Інформаційне забезпечення оперативного контролю діяльності промислових підприємств

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Інформаційне забезпечення оперативного контролю діяльності промислових підприємств

Старенька О.М.

викладач кафедри бухгалтерського обліку та аудиту

АНОТАЦІЯ

У статті розглянуто інформаційне забезпечення системи оперативного контролю діяльності промислових підприємств. Доведено, що належна його організація дасть змогу прискорити одержання поточної інформації керівництвом підприємства, оперативно забезпечити всі економічні підрозділи необхідною інформацією в задані моменти часу, мінімізувати ризик утрати інформації, запобігти дублюванню функцій окремих робітників та підрозділів, спростити процес формування та обробки інформації згідно зі змінами законодавчого характеру.

Ключові слова: інформація, інформаційне забезпечення, промислове підприємство, внутрішній контроль, оперативний контроль.

В статье рассмотрено информационное обеспечение системы оперативного контроля деятельности промышленных предприятий. Доказано, что правильная его организация позволит ускорить получение текущей информации руководством предприятия, оперативно обеспечить все экономические подразделения необходимой информацией в заданные моменты времени, минимизировать риск потери информации, предупредить дублирование функций отдельных работников и подразделений, упростить процесс формирования и обработки информации в соответствии с изменениями законодательного характера.

Ключевые слова: информация, информационное обеспечение, промышленное предприятие, внутренний контроль, оперативный контроль.

The article reviews the information support of the industrial enterprises operational control system activity. It proves that proper organization accelerates the receipt of everyday information by the enterprise management, promptly provides all necessary information to economic units at specified time, minimizes the risk of information loss, prevents duplication of functions of individual workers and units, facilitates the process of generating and processing of information in accordance with the character of legislative changes.

Keywords: information, information support, industrial enterprise, internal control, operational control.

Постановка проблеми

Різним сторонам проблеми інформаційного забезпечення системи управління та контролю діяльності промислових підприємств присвячено роботи вітчизняних та зарубіжних дослідників, зокрема з питань контролінгу [1], економічної стійкості підприємств [2], управлінського обліку [3; 4], внутрішнього контролю [5; 6], фінансового контролінгу [7; 8] внутрішньогосподарського оперативного контролю [9] тощо. Однак, незважаючи на постійний інтерес до відповідної проблеми з боку науковців, ціла низка питань залишається невирішеною та дискусійною. Так, остаточно не з'ясовано загальний підхід до побудови системи інформаційного забезпечення, не обґрунтовано, які саме функції відповідають за забезпечення інформацією оперативного управління.

Виділення невирішених раніше частин загальної проблеми. А для цього необхідно здійснити дослідження інформаційного забезпечення діяльності промислових підприємств та розробити пропозиції щодо його вдосконалення, що сприятиме підвищенню ефективності оперативного контролю. Отже, враховуючи вищевикладене, виникає необхідність детально дослідити проблему інформаційного забезпечення оперативного контролю на промислових підприємствах, що зумовлює актуальність обраної теми.

Мета статті полягає в обґрунтуванні напрямів побудови підсистеми інформаційного забезпечення оперативного контролю діяльності промислових підприємств.

Виклад основного матеріалу дослідження

оперативний контроль інформаційний

Особливу роль у забезпеченні нормального функціонування системи управління підприємством відіграє інформація. Її достовірність та оперативність є необхідними умовами економічного регулювання виробництва і підвищення його ефективності, тоді як недостовір- ність або відсутність інформації може привести підприємство до негативних наслідків.

Для управління підприємством необхідна змістовна, достовірна та об'єктивна інформація, що надходить, обробляється, використовується своєчасно, коли виникає необхідність у прийнятті того або іншого управлінського рішення.

Основними джерелами інформації, що використовуються під час здійснення контролю, є:

1. Дані бухгалтерського, оперативного та статистичного обліку.

2. Дані бухгалтерської звітності.

3. Нормативна та планова інформація (законодавчі акти, договори, бізнес-плани, норми та нормативи витрат, прейскуранти цін тощо).

4. Внутрішня інформація (накази, доповідні записки, виробниче листування, акти перевірки).

5. Зовнішня інформація (статистичні збірники, анкетні обстеження, дані галузевих видань).

6. Особисті спостереження контролерів.

Уся інформація має бути перевірена за формою (встановлення правильності оформлення документів) та змістом (установлення достовірності обліку реальному стану об'єктів та процесів на підприємстві, відповідності звітів даним бухгалтерського обліку).

Багато інформації, що використовується в контролі, має форму показників. Обґрунтованість висновків залежить від підбору показників, які формують цілі системи контролю. Показники дають якісні та кількісні характеристики різних боків господарської діяльності промислового підприємства або окремих його процесів. Їх кількість може зростати шляхом інтеграції залежно від мети контролю та глибини вивчення конкретних об'єктів.

Показники можуть класифікувати за різними ознаками. У практиці контролю розрізняють показники: якісні та кількісні; абсолютні та відносні; вартісні, натуральні та трудові; планові та фактичні.

Важливою властивістю інформації має бути оперативність, яка забезпечується тільки завдяки комп'ютеризації виробництва, що дає змогу обробляти великі масиви інформації та своєчасно її використовувати. Завдяки цьому можливо вирішувати більшу кількість конкретних питань контролю. Це дає змогу оцінювати діяльність не тільки за минулі періоди, але й розглядати поточні та майбутні ситуації, що сприятиме розробленню обґрунтованих та своєчасних управлінських рішень.

Формування кожного такого рішення має бути інформаційно забезпечено.

Отже, інформаційне забезпечення управління -- це сукупність реалізованих рішень відносно обсягів інформації, її якісного та кількісного складу, розміщення і форм організації. При цьому метою інформаційного забезпечення управління є своєчасне надання необхідної і достатньої інформації для прийняття управлінських рішень, що забезпечують ефективну діяльність як підприємства у цілому, так і його структурних підрозділів [5, с. 20].

Б.Г. Преображенський запропонував створити багаторівневу систему інформаційного забезпечення, де буде визначено інформацію, необхідну для керівників різних рівнів управління, та інформацію, що сформована за певними алгоритмами, яка видається у визначені терміни та у формі, що придатна для прийняття рішень. А для того щоб така системна організація інформаційного забезпечення управління існувала, необхідно додержуватися таких принципів:

— єдності інформації (єдність економічних даних під час організації планування, контролю та власне управління на всьому шляху руху інформації з моменту первинного формування до моменту прийняття рішень та видачі даних на вершину ієрархії управління);

— комплексності та синхронізації економічної інформації;

— релевантності даних (відбір та представлення таких даних, що необхідні для прийняття рішень);

— забезпечення максимуму похідної інформації на підставі мінімуму вхідних даних та первинної інформації;

— поділ економічних процесів і показників, що їх відображають, на ті, що управляються, й ті, що контролюються;

— агрегації інформації під час руху знизу вверх по ієрархії системи прийняття рішень (певній організаційній сходинці управління відповідає певна ступінь деталізації інформації, що є відображенням комплексу функцій даного рівня та ступеню централізації його управління);

— єдності управління (інформація повинна передаватися строго визначеному центру для одноразового прийняття рішень щодо керованого об'єкту або процесу);

— безперервності управління (безперервність актів планування, регулювання, контролю, обліку забезпечується безперервною видачею даних) [10, с. 183--185].

К.П. Мельник указує на те, що «інформацію в оперативному контролі слід уважати ключовим елементом, запорукою його ефективного проведення, що формується, змінюється та використовується на різних етапах проведення контрольних процедур та є їх кінцевим продуктом» [11, с. 102]. Автор указує на те, що для того щоб виявити повідомлення чи показники в проведенні оперативного контролю, інформацію необхідно класифікувати за такими ознаками: за змістом (відбувається виокремлення баз взаємопов'язаних даних, що створюються з урахуванням зовнішніх умов діяльності підприємств та впливають на здійснення оперативного контролю, визначають особливості та структуру його інформаційного забезпечення); за способом обробки (передбачається з'ясування форм та ступеня використання інформації, що відповідає наявним проблемам та складенню господарської ситуації); за формою використання (передбачається розмежування інформації на ту, що є головною для здійснення оперативного контролю, тобто її об'єктом, та інформацією, що є його результатом); за функціями (розподілення інформації відбувається на підставі того, що мають існувати та функціонувати центри її формування); за джерелами виникнення (відбувається поділ інформації залежно від її виникнення -- чи всередині підприємства, чи за його межами) [11, с. 103--104].

Дослідження діяльності окремих промислових підприємств Одеської області показало, що керівництво підприємства та різних його підрозділів акцентує увагу саме на оперативності інформації, що надається їм із різних джерел, а це вказує на велике значення інформації під час здійснення оперативного контролю.

Результати анкетування свідчать про те, що більшість керівників не має безперервної інформації про діяльність підприємства, що призводить до недостатньої поінформованості та прийняття необґрунтованих управлінських рішень.

На багатьох підприємствах більшість інформації передається в усній формі або за допомогою мобільного зв'язку, що призводить до безконтрольного проведення операцій. Але багато керівників розуміють, що якщо оперативні дані будуть документально зафіксовані, то це дасть змогу порівнювати необхідні показники за короткі терміни часу та вчасно виявляти причини їх відхилень.

Необхідно вдосконалювати процес документального забезпечення господарських операцій та використовувати у практичній діяльності нові технології передачі інформації.

Результати дослідження інформації оперативного контролю на промислових підприємствах свідчать про те, що вона створюється та надається різними системами, що часто призводить до її повторення. Так, оперативний контроль здійснюється на підставі даних оперативного обліку, бухгалтерського обліку, управлінського обліку, а також на підставі фактичних даних.

Багато підприємств використовує фактичні дані, що здебільшого не забезпечує керівників релевантною та своєчасною інформацією та впливає на ефективність здійснення оперативного контролю.

Під час використання інших джерел інформації результативність оперативного контролю значно підвищується. Дані бухгалтерського обліку надають якісну інформацію, показники оперативного та управлінського обліку надають безперервну інформацію для проведення оперативного контролю та здійснення управлінської діяльності на промисловому підприємстві.

Але бухгалтерський облік надає інформацію про вже здійснені господарські операції, а цього недостатньо для здійснення оперативного контролю, бо вже неможливо змінити поточну ситуацію.

Отже, інформаційне забезпечення оперативного контролю -- це «процес задоволення потреб конкретних користувачів інформації, що ґрунтується на застосуванні спеціальних методів і засобів її отримання, оброблення, накопичення і видачі в зручному для використання вигляді» [11, с. 108]. Головна мета інформаційного забезпечення полягає в інформуванні всіх, хто бере участь у процесі контролю, про поточний стан об'єктів оперативного контролю.

Результати анкетування показують, що на підприємствах надаються узагальнюючі аналітичні відомості про здійснені господарські операції або завершений виробничий процес, а ця інформація бухгалтерського обліку не може бути підставою для виправлення поточної ситуації, тобто здійснення оперативного контролю. Виникає необхідність у контролі кожної господарської операції, бо якщо вона буде некоректно здійснена, то це може призвести до порушення виробничого циклу.

Але не всім керівникам потрібна інформація про всі господарські операції. Вони виділяють конкретні показники про визначені об'єкти. Метою оперативного контролю в управлінні промисловим підприємство є забезпечення керівників, менеджерів та інших користувачів спеціальною оперативною інформацією, що потрібна саме їм про визначені напрями господарювання, тому необхідно визначити об'єкти, які потребують постійної уваги, оскільки одним із напрямів удосконалення інформаційного забезпечення оперативного контролю є саме визначення об'єктів та показників.

Велике значення має обґрунтування необхідності створення системи об'єктів, яка повинна знаходитися під впливом функції контролю, що здійснюється в оперативному режимі часу. Доведено, що об'єкти повинні представляти собою деяку систему, яка сконструйована для того, щоб цілеспрямовано й ефективно впливати на них із боку управляючої системи, а показники, які їх характеризують, повинні давати цілісне уявлення про основні боки функціонування на кожному рівні управління [12, с. 12].

Формування системи об'єктів припускає структуризацію цілісного об'єкта для виділення в ньому відносно відокремлених груп економічних об'єктів, стан яких визначають кінцеві результати діяльності підприємств.

Але економічні об'єкти функціонують не самі по собі, а під впливом людей, і ця обставина диктує необхідність розкриття об'єкту оперативного контролю не тільки в економічному сенсі, а й в організаційному.

Мається на увазі, що власне економічні об'єкти (основні засоби, матеріальні ресурси, грошові кошти та ін.) знаходяться в межах певних організаційних структур, тому вплив на них здійснюється опосередковано через управління діяльністю основних, допоміжних цехів, відділів та служб.

У вирішенні завдання важливі обидва аспекти, тому що конкретні економічні об'єкти, які представляють інтерес для оперативного контролю, обов'язково необхідно ввести у відповідні організаційні структури, які також є його об'єктами. Тільки так можна предметно підійти до розроблення системи економічних показників, які додають кількісну характеристику змістовно сформульованим цілям.

Класифікація об'єктів оперативного контролю призводить до системи різноманіття як самих об'єктів, так і їх властивостей. У результаті виділяються системоутворюючі ознаки, які визначають єдність елементів даної групи, виявляються специфічні риси окремих об'єктів та їх груп, установлюються наявні між ними взаємозв'язки.

Системне впорядкування об'єктів дає змогу чітко розмежувати їх стосовно основних сфер діяльності підприємства, виділити ключові точки оперативного контролю, сформулювати його мету і показники, які визначають суть функціонування об'єктів.

Якщо в режимі поточного контролю зусилля спрямовані на оптимізацію процесів у рамках звітних періодів, то перед оперативним контролем ставляться якісно інші завдання. Вони мають за мету систематичний, щоденний контроль і регулювання відхилень фактичного стану економічних об'єктів від тих еталонних характеристик, які визначають цілі підприємства в усіх сферах його діяльності.

У першому випадку контроль завжди має справу із системою об'єктів, що становлять кругообіг капіталу, з певними сукупностями процесів і пов'язаних із ними ресурсів; в другому -- тримає у своєму полі окремі частини цих сукупностей у їхньому, як правило, розрізненому виді та стані. Локальні процеси, окремі господарські операції на стадіях зародження, проходження, завершення, відхилення від норм, нормативів і встановлених правил, проміжні результати на окремих стадіях кругообігу капіталу -- от той неповний перелік об'єктів, які повинні знаходитися в полі оперативного контролю.

Але це не означає, що для цілей поточного й оперативного контролю повинні існувати принципово різні інформаційні моделі економічних об'єктів, різні їх класифікації. Завдання полягає у тому, щоб виділити у цілісній моделі об'єктивно наявних процесів і пов'язаних із ними ресурсів, витрат і результатів ті об'єкти, від стану яких залежать кінцеві результати діяльності підприємства.

Отже, за складом необхідно розрізняти три групи об'єктів оперативного контролю: окремі елементи ще незавершених процесів виготовлення продукції та різного роду незакінчених господарських операцій; вже завершені процеси і господарські операції локального характеру, такі як отримання окремих партій матеріалів від постачальників, передача із цеху на склад виготовлених виробів, відвантаження окремих партій готової продукції конкретним покупцям; сукупні процеси, які здійснюються на всіх стадіях кругообігу коштів та включають усі однорідні процеси та господарські операції локального характеру. Прикладом можуть бути процеси залучення у виробництво грошових коштів, заготовлення матеріалів, залучення трудових ресурсів, виготовлення продукції, її реалізації, які мали місце протягом доби, п'ятиденки, декади.

Це дає можливість розробити в подальшому цілі та показники діяльності, які повинні знаходитися у полі оперативного контролю, зосередити у відповідних організаційних структурах функції, необхідні для ефективного впливу на процеси основних сфер діяльності в онлайн- режимі, виробити критерії оцінки ефективності системи оперативного управління.

Висновки

Використання сучасної обчислювальної техніки, яка швидко обробляє великі обсяги інформації та надає її в короткі терміни на всі рівні управління, потребує підвищення оперативності інформації для швидкого реагування на всі зміни в господарській діяльності. Одним із таких засобів, особливо це стосується промислових підприємств, є створення та використання в повсякденній діяльності оперативної системи інформаційного забезпечення різних сфер діяльності підприємств, що вирішить проблему оперативного одержання, своєчасного опрацювання та ефективного використання інформації.

Дослідження діяльності промислових підприємств показало, що на багатьох із них відсутнє належне інформаційне забезпечення системи оперативного контролю. Наявні великі потреби керівництва у якісній та своєчасній інформації про фактичний стан об'єктів оперативного контролю. Отже, необхідно створити дієву систему показників, що допоможе вчасно виявляти відхилення, збої у виробництві, реагувати на них та здійснювати заходи з їх усунення. Доведено, що інформація про них має бути зафіксована документально у вигляді внутрішніх оперативних звітів і надана керівництву у визначені терміни, що сприятиме прийняттю своєчасних управлінських рішень. А це потребує вдосконалення документального оформлення господарських операцій про стан об'єктів оперативного контролю, тому одним із напрямів подальших досліджень уважаємо розроблення форм внутрішньої оперативної звітності, в яких має бути зосереджена інформація, що необхідна для постійного спостереження за операціями та процесами, що будуть джерелом інформації, для прийняття своєчасних оперативних управлінських рішень.

Бібліографічний список

1. Контроллинг как інструмент управления предприятием / Е.А. Ананькина, С.В. Данилочкин, Н.Г. Данилочкина [и др.]; под ред. Н.Г. Данилочкиной. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003. - 279 с.

2. Лоханова Н.О. Інформаційне забезпечення системи управління економічною стійкістю підприємств / Н.О. Лоханова // Наукові праці Кіровоградського національного технічного університету. Економічні науки. - 2005. - № 7. - Ч. II. - С. 163-170.

3. Нападовська Л.В. Управлінський облік: [монографія] / Л.В. Нападовська. - Дніпропетровськ: Наука і освіта, 2000. - 450 с.

4. Загородній А.Г., Партин Г.О. Управлінський облік як система інформаційного забезпечення управлінських рішень / А.Г. Завгородній, Г.О. Партин // Вісник Львівської комерційної академії. Серія «Економічна». - 2004. - Вип. 16. - С. 45-49.

5. Петренко С.М. Інформаційне забезпечення внутрішнього контролю господарських систем: [монографія] / С.М. Петренко. - Донецьк: ДонНУЕТ, 2007. - 290 с.

6. Максимова В.Ф. Внутрішній контроль економічної діяльності промислового підприємства - системний підхід до розвитку: [монографія] / В.Ф. Максимова. - К.: АВРІО, 2005. - 264 с.

7. Паскалова А.Н. Фінансовий контролінг в управлінні витратами підприємств: автореф. дис.... канд. екон. наук: спец.

08.0. 08 «Гроші, фінанси і кредит» / А.Н. Паскалова. - Київ, 2016. - 20 с.

8. Скакальський Ю.С. Контролінг фінансових ризиків підприємств: дис.... канд. екон. наук: спец. 08.00.08 / Ю.С. Ска- кальський. - К., 2016. - 231 с.

9. Кошкаров С.А. Внутрішньогосподарський оперативний облік і контроль у системі управління діяльністю виробничих підприємств / С.А. Кошкаров, В.І. Бачинський, П.О. Куцик. - Чернівці: Золоті литаври, 2012. - 264 с.

10. Преображенский Б.Г. Оперативное управление в производственных системах: проблемы и ресурсы интенсификации / Б.Г. Преображенский. - Воронеж: Воронежский ун-т, 1988. - 199 с.

11. Мельник К.П. Оперативний контроль в сільськогосподарських підприємствах: дис.... канд. екон. наук: спец. 09 / К.П. Мельник. - К., 2013. - 231 с.

12. Оперативный контроль экономической деятельности предприятия / Б.И. Валуев, Л.П. Чернова, Е.Л. Зернов [и др.]. - М.: Финансы и статистика, 1991. -224

Размещено на Allbest.ru