Размещено на http://www.allbest.ru/

Автоматизация процессов отдела материально-технического снабжения на предприятии занимающейся добычей полезных ископаемых

В современных экономических условиях функционирование предприятий добывающей отрасли требует большого контроля в части расходования денежных средств. Стабильная работа добывающей сферы и должный контроль над расходованием денежных средств невозможен без использования современных методов управления материально-техническим снабжением основного производства. Поэтому в настоящее время представляется актуальной разработка программных средств для внедрения экономических методов контроля.

Зачастую на предприятиях ведущих добычу полезных ископаемых работа организованна вахтовым методом. Промышленная площадка, на которой и происходит добыча, находится вдали от основных дорожных магистралей, что затрудняет своевременный завоз необходимого материала для работы. Как правило, завоз необходимых материалов для работы ограничен и возможен только в летнее время. На некоторых предприятиях существует возможность осуществлять завоз материалов дважды в год - в летний и зимний период. В связи с этим требуется осуществлять планирование потребностей в необходимом материале на год либо полгода.

Отдел Материально Технического Снабжения (ОМТС) обеспечивает предприятие всем необходимым для работы. При обеспечении производства необходимыми материалами возникает ряд проблем, одна из которых, это контроль над избытком запасов на складе, либо наоборот дефицитом. Запасов на складе всегда должно быть достаточно.

Избыток запасов - это потеря денежных средств. Избыток запасов приводит к увеличению затрат на их хранение, росту налога на имущество, неполучению возможных доходов из-за замораживания финансовых ресурсов в запасах, потерям в результате физической порчи и моральному старению запасов.

Дефицит запасов вызывает остановку производства, падение объемов реализации, в некоторых случаях -- необходимость срочно приобретать необходимое сырье и материалы по завышенным ценам. Следствием является недополучение предприятием возможной прибыли. Поскольку запасы -- это ликвидные активы, их снижение ухудшает показатель текущей ликвидности.

Процесс материального технического обеспечения может быть выстроен в организациях с учетом специфики отрасли, но, как правило, процесс начинается с формирования плана потребления. Процесс формирования плана потребления представлен на рисунке 1.

Рисунок - 1.

материальный обеспечение полезный ископаемое

Что бы запустить процесс материально технического обеспечения, необходимо начать с планирования. Определить план, какие материалы необходимы будут производственным подразделениям в течение заданного периода, как правило, один период ограничивается одним годом. План может определяться различным образом, с применением различных математических алгоритмов и построением математических моделей. Форма предоставления плана может быть различной, основные параметры это - материалы (номенклатура), количество в разрезе периода планирования, как правило один календарный месяц.

После того, как план сформирован, ОМТС необходимо произвести его расценку, узнать стоимость каждой позиции и определить величину расходов для компании в денежном эквиваленте. Расценка может происходить различным образом:

1. Поиск средней цены на материалы методом сбора информации у поставщиков (обзвон, интернет, личные встречи и т.д.).

2. Автоматическая расценка материалов на основании последних поступлений. Данный способ сокращает трудозатраты, однако он не является точным, следует учитывать такие факторы как:

a. Постоянное изменение цен;

b. Нет стандартов наименования для всех материалов. Различные поставщики могут присваивать различные наименования материалам, и что бы система могла автоматически определить по различному наименованию, что материал один и тот же, необходимо провести дополнительные трудозатраты на указания аналогов;

c. Встречаются материалы, поступлений по которым еще не было и в системе отсутствует какая-либо информация по данным позициям.

3. Загрузка прайсов от поставщиков. Можно осуществлять консолидацию планов всех подразделений, определять материалы по определенным признакам (например, по номенклатурным группам) и формировать множество планов по этим признакам. Затем отправлять эти небольшие планы поставщикам данной номенклатурной группы и ожидать от них итоговых прайсов с конечными ценами. Данные прайсы загружать в систему.

Так же необходимо учитывать факт наличия аналогов материалов. Во время расценки материалов, могут быть ситуации, когда аналоги материалов могут стоить дешевле, что в дальнейшем сыграет положительное значение при согласовании плана потребления.

После расценки всех планов и получения итоговых сумм, можно переходить к согласованию плана потребления с руководством. Имея данные о количестве и стоимости, руководство может принимать решения об утверждении данного плана либо отправить его на корректировку.

По окончанию процесса согласования плана потребления начинается процесс выполнения плана по закупке необходимых материалов. Процесс выполнения плана представлен на рисунке 2.

Рисунок - 2.

Первым делом необходимо определить оптимального поставщика того или иного материала. У каждой организации могут быть свои критерии исходя из их специфики, но, как правило, общие для всех критерии выбора поставщика следующие:

1. Низкая стоимость;

2. Отсрочка платежа;

3. Оперативная доставка;

4. Надежность поставщика.

Когда выбран оптимальный поставщик, ему формируется заказ на поставку материалов. Но прежде чем сформировать заказ поставщику, необходимо определить количество заказываемого материала. В качестве простейшего алгоритма, можно использовать следующий алгоритм:

Z = Q - R + L

Где Z - количество заказываемого материала; Q - необходимое количество, заявленное в плане потребления; R - остаток на складе; L - неснижаемый остаток.

В процессе определения необходимого количества материалов, может оказаться так, что необходимость в формировании заявки поставщику отпадет, так как существуют остатки материалов, которые и закроют потребность в материалах.

Если необходимость в материалах все-таки присутствует, формируется заказ поставщику, далее, исходя из условий договора, происходит оплата / частичная оплата либо отгрузка материалов без оплаты. При наличии необходимых документов, подтверждающих факт отгрузки от поставщика, что бы избежать дальнейшей путаницы и что бы поставщик мог, смело работать, возможно, осуществление поступлений на виртуальный склад сотрудника ОМТС, который отвечает за поставку материалов от данного поставщика. Так же это придает дополнительной ответственности для сотрудника ОМТС.

В дальнейшем, при фактическом поступлении материалов на склад, проводится соответствие с заказом поставщику и если никаких расхождений не обнаруживается, то материалы перемещаются с виртуального склада сотрудника ОМТС на реальный склад предприятия. Если же присутствуют расхождения, то перемещаются фактически доставленные материалы, остальная часть продолжает числиться на сотруднике ОМТС и уже непосредственно он несет ответственность, он выясняет причины и ведет работу с поставщиком.

После того, как план по закупке выполнен, и материалы доставлены на складе производства, их необходимо выдавать в производство. Процесс выдачи материалов может выглядеть следующим образом:

Рисунок - 3

Для получения необходимых материалов со склада подразделения формируют заявки на получение материалов. Заявка может быть сформирована только в том случае, если данные материалы были ранее заявление в плане потребления. Количество материалов возможных к выдаче так же ограниченно. Оно рассчитывается по следующему алгоритму:

Где i - номер заказа; - количество, которое может быть выдано; - количество, указанное в плане потребление за текущий месяц; - количество уже выданное в этом месяце данному подразделению; - сумма ранее заказанных материалов, но еще не выданных со склада. Если тогда заказа можно формировать, иначе материалы со склада получить нельзя.

- может изменяться в зависимости от материалов либо от специфики организации. Это может быть как месяц, так и полгода, на какие-то определенные материалы, либо в целом на все заявки. Это связано с тем, что материалы могут быть сыпучими либо нарезными.

ОМТС не все планы может выполнить оперативно, и необходимые материалы окажутся во время и именно в том количестве на складе производства. И не всегда этому причина именно ОМТС. При борьбе с излишками материалов на складах может появиться дефицит материалов на складе. Может сложиться ситуация, когда один и тот же материал заказали разные подразделения, но материалов пришло только для одного подразделения. Данную проверку так же необходимо учесть, и при условии такого совпадения, необходимо определить, какому подразделению следует выдавать материалы, либо же есть возможность, используя текущее количество материалов выполнить работу двух производственных подразделений не в ущерб плану производства.

После прохождения всех проверок заказ можно формировать. После этого можно данные материалы забирать со склада. Затем по факту потребления материалов производственные подразделения могут формировать акты списания материалов.

Бывают и аварийные ситуации, когда материалов в план не внесли, а по факту материалы понадобились. По большему счету здесь мы сталкиваемся только с аварийностью доставки данных материалов. Весь процесс аналогичен формированию обычного плана. Так же его нужно расценить, согласовать, доставить и выдать в производство.

Весь процесс на предприятии может протекать без автоматизированной системы, например на бумажных носителях либо в электронных таблицах, например excel. На лицо сложности, которые могут возникнуть при таком подходе к ведению учета. Произвести все расчеты и учесть все тонкие моменты, хотя бы те основные, которые указаны выше, займет большое количество времени, либо необходимо большое количество сотрудников ОМТС, что не приведет к меньшим трудозатратам. При большом числе сотрудников выполняющих пересекающиеся задачи невольно сформируются коммуникативные потери, что приведет к неэффективной трате времени. Небольшой перечень сложностей с которыми сотрудники ОМТС постоянно сталкиваются: сколько материалов находится на складе в данный момент; сколько уже заказано материалов; какие материалы еще не заказали; какие доставили уже на склад; какие материалы находятся в пути; какие заявки на приобретение материалов нужно выполнять в кратчайшие сроки (срочные заявки); какие заявки могут немного подождать и многие другие вопросы, решение которых занимает большое количество времени. И не всегда на все вопросы ОМТС может найти ответы. При необходимости предоставления отчетов руководству, сотрудники ОМТС тратят большое количество времени и эти отчеты не всегда достоверны, например данные находящиеся на бумажных носителях может быть утеряны. Немаловажную роль во всем процессе играет достоверность информации, при «ручном» подходе к организации процесса вероятность получения не достоверной информации высокая. Так как во главе всего стоит человеческий фактор.

Решением этих задач может стать внедрение автоматизированной системы. Далее рассмотрим пример внедрения автоматизированной системы на предприятии занимающейся добычей полезных ископаемых.

Перед началом проекта внедрения автоматизированной системы для отдела ОМТС были выделены основные цели проекта, которые включают в себя все сложности, возникающие в процессе работы ОМТС:

*Повышение эффективности бизнеса за счет сведения к минимуму вероятности возникновения ситуации дефицита материально-технической базы на производстве, которая приводит к простою на производстве и организация несет убытки.

*Повышение финансовой дисциплины с помощью внедрения автоматизированной учетной системы.

Так же, можно выделить и задачи проекта:

*Создание единой информационной системы на предприятии;

*Автоматизация учета процесса создания, согласования и контроля выполнения заявок;

Цели являются внешними по отношению к АСУ, т.е. создание системы не является самоцелью, а направлено на выполнение конкретных задач предметной области.

Указанные цели достигается только при построении сквозной системы учета по предприятию, которая содержит непротиворечивые данные о деятельности предприятия, как в целом, так и по отдельным участкам учета/управления, с однократным вводом любой информации.

Внедрение автоматизированной информационной системы позволит снизить трудоёмкость и повысить оперативность исполнения бизнес-процессов, обеспечить повторяемость и предсказуемость их результатов.

Для выполнения проекта, необходимо определить Жизненный цикл проекта. Жизненный Цикл проекта (ЖЦ)- это временной период, от замысла нового проекта Автоматизированной системы до момента прекращения ее использования и утилизации. ЖЦ представляет собой последовательность строго ограниченных по наименованиям этапов или специфических видов работ, результатом которых является определенный продукт.

Для осуществления проекта, был установлен следующий ЖЦ проекта:

*Обследование и анализ;

*Техническое проектирование;

*Разработка;

*Внедрение;

*Сопровождение.

Каждый этап начинает выполняться только после завершения предыдущего этапа и использует результаты всех предыдущих этапов.

Программный продукт, на основе которого создавалась информационная система, был выбран по следующим критериям:

1. Стоимость программного продукта;

2. Стоимость услуг по внедрению;

3. Стоимость дальнейшего сопровождение программного продукта;

4. Гибкость системы;

5. Максимально отвечает потребностям предприятия;

6. Возможность интеграции с учетными системами для ведения бухгалтерского учета (в организации используется «1С:Бухгалтерия 8»)

По результатам анализа выбор пал на программный продукт на платформе «1С:Предприятие 8».

В ходе обследования предприятия, было установлено, что в целом существующие бизнес-процессы соответствуют решаемым задачам, но выявлены следующие характерные для всех проблемы:

*Не все бизнес-процессы документированы надлежащим образом;

*Отсутствует механизм контроля над расходованием денежных средств;

*Недостаток отчетности и аналитических средств;

*Многие бизнес-процессы являются трудоёмкими, ввиду наличия учёта «вручную»;

*Методология исполнения некоторых процессов нуждается в доработке;

В ходе технического проектирования было составлено техническое задание на настройку и доработку автоматизированной системы под бизнес-процессы предприятия. Так же были изменены и сами бизнес-процессы на предприятии.

Вся разработка происходила непосредственно по техническому заданию. В процессе разработки были выявлены отклонения от технического задания, отклонения были внесены в техническое задание.

Во время ввода автоматизированной системы в опытную эксплуатацию, а так же в дальнейшем и в промышленную эксплуатацию, так же были выявлены дополнительные требования. Но они не мешали работать в системе и позволили на этом этапе уже снизить трудозатраты персонала и получать достоверную информацию в режиме on-line.

В результате внедрения автоматизированной системы были достигнуты следующие результаты:

1. Снижение трудозатрат персонала;

2. Инструмент для ведения единого справочника нормативно-справочной информации;

3. Быстрое и легкое формирование отчетов позволяет анализировать информацию и принимать своевременные управленческие решения;

4. Консолидация всей заявочной компании в системе;

5. Механизм согласования заявок происходит в автоматизированной системе;

6. Контроль за расходованием денежных средств в соответствии с бюджетом;

7. Контроль текущих остатков на складе при формировании заказов;

И множество других преимуществ, которые позволяет использовать автоматизированная система. Так же в нее заложен функционал, который можно использовать в дальнейшей перспективе.

Эти преимущества в малой степени зависят от конкретного предприятия. При внедрении автоматизированной системы для ОМТС практически на любом предприятии можно получить данные преимущества, т.к. принцип работы ОМТС сохраняется, появляется дополнительная специфика, которая учитывается в процессе внедрения автоматизированной системы.

Размещено на Allbest.ru