Требования, предъявляемые к оборудованию помещений, в которых хранятся секретные документы, ведутся секретные работы

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Реферат

Требования, предъявляемые к оборудованию помещений, в которых хранятся секретные документы, ведутся секретные работы

Введение

конфиденциальный делопроизводство архив секретный

Актуальность. Государственные секреты и охота за ними возникли на заре человеческого общества, когда появились первые государства. Задачи обеспечения безопасности государства предопределяют необходимость защиты его информационных ресурсов от утечки важной политической, экономической, научно-технической и военной информации. Этим определяется существование института государственной тайны (ГТ), создающего возможность для государства проводить независимую информационную политику, защищать свои национальные интересы.

С момента изобретения письменности человечество стало переносить личные, государственные и вселенские тайны на подходящие материальные носители. Как только предки не изощрялись в том, чтобы тексты не были прочитаны чужими глазами. Самым древним и востребованным способом защиты по праву является криптограмма (в переводе с греческого означает «тайнопись»). Например, священные иудейские тексты шифровались методом замены - вместо первой буквы алфавита писалась последняя буква, вместо второй - предпоследняя и т.д. Этот древний шифр называется Атбаш.

Также предпринимались шаги для защиты передаваемых секретных сообщений от перехвата и подмены. Обычно для этого использовали вооружённую охрану, но не отказывались и от альтернативных способов - пугали Божьим гневом и древними проклятьями, что было весьма действенно для тех лет.

Под уровнями секретности документов следует определять градацию бумаг по степени их разглашения. Секретное делопроизводство - это достаточно рискованная деятельность, потому, что необходимо отлично знать его тонкости. Важно быть знакомым с уровнями секретности бумаг и правилами, согласно которых определяют, является ли документация секретной. Представить себе организацию без документооборота невозможно. И коммерческие, и государственные структуры не могут обойтись без налаженной системы делопроизводства: общего, кадрового, по воинскому учету, а иногда и секретного.

Во многих государственных структурах существует ведение секретного делопроизводства. Это особый способ сопровождения дел, порядок управления им также является тайной. Все, кто имеет отношение к «секретке», дают обязательство о неразглашении сведений и системы такого документооборота. Секретное делопроизводство существует в органах МВД, военкоматах, и других госструктурах. Оно ведется по специальным инструкциям и требует строгой регистрации и высокого уровня ответственности исполнителей.

Предмет - секретные документы

Объект - оборудование помещений, в которых хранятся секретные документы

Целью настоящего исследования является изучение правовых режимов секретности, секретного делопроизводства.

Для достижения обозначенной цели были поставлены следующие задачи:

- дать понятие режима секретности, определить его значение и рассмотреть правовое регулирование;

- изучить особенности обеспечения режима секретности отдельных видов информации;

- исследовать порядок допуска лиц к отдельным видам секретной информации;

- определить основные правила защиты секретного делопроизводства.

1. Организация секретного делопроизводства

1.1 Основные понятия секретного делопроизводства

На сегодняшний день основным законодательным актом, регулирующим вопросы по работе с государственной тайной, является Закон РФ от 21 июля 1993 г. №5485-I «О государственной тайне». В данном законе перечисляются сведения, составляющие государственную тайну, рассматриваются принцип засекречивания и рассекречивания сведений, относящихся к государственной тайне, порядок защиты и финансирования мероприятий по защите государственной тайны, а также раскрывается суть понятия «государственная тайна» и дана классификация степеней секретности сведений и грифов секретности носителей этих сведений.

Таким образом, согласно вышеуказанному ФЗ государственная тайна - защищаемые государством сведения в области его военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной, оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб государству. Исходя из данного определения, нужно отметить, что разглашение сведений, отнесенных к государственной тайне может нанести ущерб безопасности всего государства, а не отдельного учреждения или юридического лица. Также государственная тайна отличается от служебной, коммерческой и иной тайны, потому что сведения, ее составляющие, напрямую связаны с государственными интересами Российской Федерации, а не конкретного предприятия. Закон о государственной тайне содержит в себе ряд взаимосвязанных определений, имеющих прямое отношение к термину «государственная тайна»

Согласно ФЗ «О государственной тайне» устанавливаются три степени секретности сведений, составляющих государственную тайну, и соответствующие этим степеням грифы секретности для носителей указанных сведений: «особой важности», «совершенно секретно», и «секретно».

Использование перечисленных грифов секретности для засекречивания сведений, не отнесенных к государственной тайне, не допускается.

В соответствии со ст. 7 Закона о государственной тайне предусмотрен перечень сведений, которые не подлежат отнесению к государственной тайне и засекречиванию:

1. о чрезвычайных происшествиях и катастрофах, угрожающих безопасности и здоровью граждан, и их последствиях, а также о стихийных бедствиях, их официальных прогнозах и последствиях:

2. о состоянии экологии, здравоохранения, санитарии, демографии, образования, культуры, сельского хозяйства, а также о состоянии преступности;

3. о привилегиях, компенсациях и социальных гарантиях, предоставляемых государством гражданам, должностным лицам, предприятиям, учреждениям и организациям;

4. о фактах нарушения прав и свобод человека и гражданина;

5. о размерах золотого запаса и государственных валютных резервах Российской Федерации;

6. о состоянии здоровья высших должностных лиц Российской Федерации;

7. о фактах нарушения законности органами государственной власти и их должностными лицами.

Организация делопроизводства возлагается на режимно-секретные подразделения. Главным нормативным актом при ведении секретного делопроизводства выступает Инструкция по обеспечению режима секретности в Российской Федерации, утвержденная постановлением Правительства РФ от 05.01.2004 №3-1. Данная инструкция должна являться «настольной книгой» сотрудника режимно-секретного подразделения организации. Особенность инструкции заключается в том, что это документ ограниченного доступа, имеющий гриф «секретно»: его нельзя ксерокопировать, сканировать, переписывать фрагменты текста, а также передавать для чтения лицам, не допущенным к государственной тайне. Следовательно, полный и актуальный текст данного документа невозможно найти в официальных нормативно - правовых базах. Обязанностью режимно-секретных органов является разработка и осуществление мероприятий, обеспечивающих режим секретности, организация системы секретного делопроизводства, постоянно осуществляя мероприятия, обеспечивающие режим секретности при работе с секретными документами, а также проводя систематический контроль за порядком обращения с секретными документами. Сохранность документов обеспечивают исполнители и лица, ответственные за ведение секретного делопроизводства.

Режим секретности при работе с документами может быть обеспечен при соблюдении следующих требований: исполнители обязаны разрабатывать секретные документы только в рабочих тетрадях, спецблокнотах или на учтенных листах бумаги, выданных им в режимно-секретном подразделении организации; работники режимно-секретного подразделения обязаны учитывать количество разработанных экземпляров секретных документов; секретные документы необходимо подшивать в дела с секретными документами (т.е. хранить отдельно от несекретных) и вносить во внутреннюю опись дела; не оставлять документы с грифами без присмотра, а хранить в специальных опечатываемых сейфах. Также соблюдаются определенные правила при отправке (пересылке): документы пересылаются только фельдсвязью по реестру в специальной упаковке, исключающей возможность ознакомления с находящимся в пакетах документами или изъятия их без повреждения оттисков печатей и упаковки; секретная корреспонденция и изделия доставляются адресатам фельдъегерями фельдсвязи и передаются по реестрам.

Еще одним важным аспектом в работе с секретными документами является уничтожение документов, утративших практическое, научное и историческое значение. Для этого приказом руководителя организации назначается экспертная комиссия из квалифицированных специалистов, имеющих соответствующую форму допуска. Далее отобранные комиссией на уничтожение секретные документы вносятся в акт и после проверки их номеров, наименования и количества листов с записями в акте, с книгами и журналами, по которым они были учтены, уничтожаются через шредер, с дальнейшим сожжением бумажной стружки.

Работать с документами, содержащими сведения, отнесенные к государственной тайне и грифами определяющими степени секретности имеют право сотрудники, имеющие допуск к государственной тайне. Рассмотрим процесс допуска сотрудников к государственной тайне. Данная процедура проводится на основании Инструкции о порядке допуска должностных лиц и граждан Российской Федерации к государственной тайне, утвержденной Постановлением Правительства РФ от 28 октября 1995 г. №1050. Допуск к государственной тайне - это процедура оформления права граждан на доступ к сведениям, составляющим государственную тайну, а предприятий, учреждений и организаций - на проведение работ с использованием таких сведений (согласно ст. 2 ФЗ «О государственной тайне»). Допуск организаций к проведению работ, связанных с использованием сведений, составляющих государственную тайну осуществляется путем получения ими лицензий на проведение работ со сведениями соответствующей степени секретности. В соответствии со степенями секретности сведений, составляющих государственную тайну, устанавливаются следующие формы допуска: первая-для граждан, допускаемых к сведениям особой важности; вторая - для граждан, допускаемых к совершенно секретным сведениям; третья - для граждан, допускаемых к секретным сведениям. При этом, если работник имеет допуск к сведениям более высокой степени секретности, он имеет право для доступа к сведениям более низкой степени секретности. Подготовка материалов на сотрудников, оформляемых на допуск к документам, содержащим секретные сведения осуществляется отделом кадров организации. Лица, которым оформляется допуск к государственной тайне, должны представить в отдел кадров собственноручно заполненную анкету, документы, удостоверяющие личность и подтверждающие сведения, указанные в анкете (паспорт, военный билет, трудовую книжку, свидетельство о рождении, свидетельство о заключении (расторжении) брака, диплом об образовании и т.п.), а также справку об отсутствии медицинских противопоказаний для работы со сведениями, составляющими государственную тайну. После проверки представленных документов кадровик предлагает работнику оформить письменное согласие на проведение в отношении него полномочными органами проверочных мероприятий, форма и содержание которого, как правило, разрабатывается режимно-секретным подразделением на отдельном бланке. На самом деле оформление допуска на практике вызывает немало вопросов, обусловленных большим количеством форм и строгим порядком их заполнения, отправки в органы безопасности и последующего хранения.

1.2 Режим хранения секретных документов

Для обеспечения физической сохранности секретных документов, дел и носителей, а также для предотвращения утечки содержащейся в них информации должен быть установлен специальный режим их хранения. Помещения подразделения секретного делопроизводства, предназначенные для круглосуточного хранения секретных документов, в целях обеспечения дополнительных гарантий от постороннего проникновения в них должны, как правило, находиться не на первом и последнем этажах.

Кроме того, они должны соответствовать нормам, установленным для хранения документов: удалены от помещений с пищевыми продуктами и химическими веществами, не иметь с ними вентиляционных каналов, отвечать требованиям пожарной безопасности, санитарным нормам, а также быть гарантированы от затопления. Вход в такие помещения необходимо строго регламентировать. Кроме руководителя предприятия и сотрудников, имеющих прямое отношение к обработке и хранению секретных документов, в помещения могут допускаться лица, обеспечивающие их обслуживание. Уборка помещений, ремонт находящихся в них оборудования и технических средств, выполнение других работ, связанных с привлечением лиц, не имеющих доступа к хранящимся в помещениях документам, должны производиться только в присутствии сотрудников подразделения секретного делопроизводства. Окна помещений должны иметь надежные средства защиты, исключающие возможность проникновения в помещения посторонних лиц. Кроме того, на них должны быть защитная сетка или жалюзи, предотвращающие возможность выпадения документов, а также визуального просмотра документов и экранов видеомониторов с улицы. Если помещения расположены на первом или последнем этаже или рядом с ними находятся пожарные лестницы, балконы, водосточные трубы, другие какие-либо пристройки, с помощью которых можно проникнуть в помещения, то для предотвращения проникновения окна дополнительно защищаются распашной металлической решеткой с замком. Входные двери помещений должны быть обиты металлом и оборудованы замками, гарантирующими их надежное закрытие. По окончании рабочего дня двери необходимо не только запирать, но и опечатывать печатью подразделения (или сотрудника подразделения) секретного делопроизводства. Печать проставляется на тонкий слой пластилина или специальной мастики таким образом, чтобы оттиск невозможно было снять и восстановить. Перед отпиранием двери проверяется сохранность оттиска печати и целостность запоров. При обнаружении попыток проникновения в помещения нужно немедленно поставить в известность службу охраны и доложить руководителю предприятия. До принятия решения руководителем предприятия помещения не открываются и обеспечиваются физической охраной. Для предотвращения несанкционированного входа в помещения в течение рабочего дня на дверях могут устанавливаться электромеханические или электронные замки. Секретные документы в помещениях должны храниться в сейфах, металлических шкафах или металлических стеллажах, которые по окончании рабочего дня запираются и опечатываются сотрудниками, ответственными за учет и хранение документов. Хранение открытых документов вместе с секретными допускается только в случаях, когда они являются приложениями к секретным документам. Входные двери, окна помещений, а также сейфы, шкафы и стеллажи следует оснастить охранной сигнализацией, связанной со службой охраны предприятия или службой вневедомственной охраны. Помещения, в которых для фиксации, обработки, хранения, воспроизведения и передачи секретной документной информации используются электронно-вычислительные машины, электронные множительные аппараты, средства аудио-, видеозаписывающей и воспроизводящей техники и другие технические средства, создающие электромагнитные излучения, необходимо оборудовать дополнительными средствами защиты, предотвращающими перехват соперником электромагнитных сигналов, несущих секретную информацию. В этих же целях целесообразно приобретать сертифицированные технические средства обработки информации, отвечающие требованиям по защите секретной информации от ее утечки, а средства иностранного производства предварительно подвергать спецпроверкам на предмет выявления возможных специальных электронных и программных закладок. Замки дверей помещений, распашных металлических решеток на окнах, сейфов, шкафов или стеллажей должны иметь рабочие и запасные экземпляры ключей. Запасные экземпляры ключей могут храниться в опечатанных их владельцами пеналах или конвертах либо у руководителя предприятия, либо в службе охраны, либо (ключи от сейфов, шкафов, стеллажей, металлических решеток) в сейфе (шкафу) сотрудника подразделения секретного делопроизводства, ответственного за хранение документов. Рабочие экземпляры ключей от сейфов, шкафов, стеллажей, решеток в нерабочее время могут храниться в опечатанном пенале (конверте) либо в службе охраны, либо в сейфе (шкафу) сотрудника подразделения секретного делопроизводства, ответственного за хранение документов. В последнем случае по окончании рабочего дня ключ от этого сейфа вместе с рабочим экземпляром ключа от входной двери помещения передается в пенале, опечатанном печатью сотрудника подразделения секретного делопроизводства, в службу охраны с внесением соответствующих данных в графы 1-6 журнала передачи-приема под охрану помещений и пеналов с ключами.

1.3 Система защиты секретной информации при ее обработке на средствах вычислительной техники

Основными направлениями защиты секретной информации при ее обработке на средствах вычислительной техники являются:

* предотвращение несанкционированного доступа к обрабатываемой на СВТ информации;

* предотвращение утечки обрабатываемой информации за счет побочных электромагнитных излучений и наводок (ПЭМИН), создаваемых функционирующими техническими средствами, а также электроакустических преобразований;

* предотвращение перехвата информации, передаваемой по каналам связи, с помощью специальных технических средств;

* предотвращение специальных программно - технических воздействий, вызывающих разрушение информации или сбои в работе средств информатизации;

* выявление внедренных на объекты и в технические средства электронных устройств и программ перехвата информации (закладных устройств).

Для защиты обрабатываемой секретной информации на объекте СВТ создается система защиты секретной информации (СЗСИ), которая включает в себя совокупность режимных и организационно - технических мер, программных и криптографических методов, инженерных и аппаратных средств, направленных на обеспечение сохранности секретной информации во время разработки, монтажа, эксплуатации, ремонта и списания СВТ путем предотвращения случаев несанкционированного доступа к секретной информации, ее разрушений и утечки по техническим каналам. Основой разработки и осуществления режимных и организационно - технических мер является определение степени секретности обрабатываемой информации и условий расположения объекта СВТ. Функции по разработке и осуществлению режимных и организационно - технических мер защиты обрабатываемой на СВТ секретной информации, а также контролю за их реализацией возлагаются на подразделение по защите государственных секретов (ПЗГС) и подразделение по технической защите информации, а также соответствующих технических специалистов. Необходимость применения программных и криптографических методов, инженерных и аппаратных средств, а также выбора специальных требований и рекомендаций определяется подразделением по технической защите информации в зависимости от степени секретности обрабатываемой информации, времени ее обработки и условий расположения объекта СВТ

2. Запросы к помещениям для сохранения и работы с документами

2.1 Железные шкафы, сейфы, хранилища

Весьма надежными и широко применяемыми средствами защиты документов, продукции и других ценностей являются металлические шкафы, сейфы и хранилища.

Металлические шкафы предназначены для хранения документов с невысоким грифом конфиденциальности, ценных вещей, небольшой суммы денег. Надежность шкафов определяется только прочностью металла и секретностью замка. Для хранения особо ценных документов, вещей, больших сумм денег применяются сейфы и хранилища. К сейфам относятся двустенные металлические шкафы с тяжелыми наполнителями пространства между стенками, в качестве которых используются армированные бетонные составы, композиты, многослойные заполнители из различных материалов.

Хранилище представляет собой сооружение с площадью основания внутреннего пространства более 2 мІ. Защищенное от взлома и устойчивое к воздействию высокой температуры при пожаре.

По конструктивному исполнению хранилища могут быть:

монолитными;

сборными;

сборно-монолитными.

Различают взлом с полным доступом, когда открывается дверь сейфа или хранилища, и частичным доступом. Взлом с частичным доступом предполагает создание в сейфе отверстия, достаточного для просовывания в него руки. Сейфы имеют меньшую взломоустойчивость, чем хранилища.

Дополнительно хранилища испытываются на устойчивость к взлому с использованием взрывчатых веществ с массой заряда до 500 г. в тротиловом эквиваленте. Выдержавшее испытание хранилище маркируется дополнительным индексом «ВВ», Сейфы оцениваются также на пожароустойчивость. Устойчивость сейфа к температуре характеризуется временем, в течение которого температура внутри сейфа не превысит температуру возгорания бумаги или других вложении. Это время оценивается с момента нагревания сейфа до температуры около 1000 Цельсия и составляет 1-2 часов. Температура внутри сейфа не должна превышать для бумаги 170°С, для магнитных лент и дисков, фото- и кинопленки - 70°С, гибких магнитных дисков - 50°С. Сейфы для хранения машинных носителей оцениваются также временем не превышения внутри сейфов значений предельной влажности 80-85% при 100% влажности окружающей среды. Сейфы высокого класса имеют большой вес, который надо учитывать при выборе места их установки, особенно для слабых межэтажных перекрытии. Дня затруднения выноса легких сейфов вместе с содержимым они крепятся к полу или вделываются в стену.

При выборе сейфов рекомендуется учитывать:

объем и тип вложения (деньги, документы, машинные носители материальные ценности);

вид воздействия (взлом, огонь, вода);

количество и типы замков сейфа;

масса-габаритные характеристики, влияющие на способ установки сейфа (на полу без крепления, с креплением к полу, в стене);

максимальная сумма страхового покрытия в случае взлома сейфа, которая изменяется в значительных пределах в зависимости от класса сейфа.

2.2 Требования к помещениям и хранилищам, где хранятся секретные документы

Организация внутриобъектового и пропускного режимов имеет целью исключение проникновения посторонних лиц в режимные помещения предприятия, а также несанкционированного посещения таких помещений сотрудниками предприятия и командированными лицами, не имеющими прямого отношения к проводимым в них работам. К помещениям, предназначенным для ведения работ с использованием сведений, составляющих государственную тайну, или для хранения их носителей, предъявляется ряд требований. На практике данные требования, как правило, распространяются на служебные помещения и хранилища предприятия, в которых используются в работе или хранятся не только названные сведения, но и другие виды конфиденциальной информации (или ее носители). Это позволяет обеспечить сохранение конфиденциальности проводимых в указанных помещениях работ, а также надежную сохранность носителей конфиденциальной информации.

Размещение и оборудование указанных режимных помещений должны исключать возможность бесконтрольного проникновения в них посторонних лиц и гарантировать сохранность находящихся в них носителей конфиденциальной информации. Поэтому к данным помещениям предъявляются особые требования режима секретности.

Входные двери этих помещений оборудуются замками, гарантирующими надежное закрытие помещений в нерабочее время, в них также могут устанавливаться кодовые и электронные замки и автоматические турникеты.

Режимные помещения, в которых в нерабочее время хранятся носители конфиденциальной информации, оснащаются охранной сигнализацией, связанной с караульным помещением, пультом централизованного наблюдения за сигнализацией службы охраны или с дежурным по предприятию.

Режимные помещения, в которых имеются технические средства, разрабатываются, испытываются или эксплуатируются специальные изделия, имеющие охраняемые характеристики, оборудуются в соответствии с требованиями по противодействию иностранным техническим разведкам и технической защите информации.

Перед началом эксплуатации режимные помещения обследуются комиссией, назначаемой руководителем предприятия, и аттестуются на соответствие требованиям, предъявляемым к помещениям для проведения работ с конкретным видом конфиденциальной информации. Результаты работы комиссии оформляются актом пригодности помещения для проведения конкретных видов работ, утверждаемым руководителем предприятия. Обследование и аттестация режимных помещений проводится не реже одного раза в 5 лет, а также после их ремонта или реконструкции.

В эти помещения допускается строго ограниченный круг сотрудников предприятия, имеющих прямое отношение к ведущимся в них работам. Кроме того, в них допускаются руководитель предприятия, его заместитель, руководитель службы безопасности, руководитель режимно-секретного подразделения и их заместители. Доступ других сотрудников предприятия в эти помещения в случае крайней служебной необходимости может быть разрешен заместителем руководителя предприятия, руководителем режимно-секретного подразделения или его заместителем. Для осуществления приема и выдачи носителей конфиденциальной информации режимные помещения соответствующих структурных подразделений (режимно-секретного подразделения или службы безопасности) оборудуются специальными окнами, не выходящими в общий коридор, или выделяется часть рабочей комнаты, изолированная барьером.

Размер режимных помещений определяется исходя из функций этих помещений. Для ознакомления и работы с носителями конфиденциальной информации в помещениях службы безопасности (режимно-секретного подразделения) выделяются специальные комнаты (кабины).

В режимных помещениях службы безопасности (режимно-секретного подразделения) запрещается работать с документами, не имеющими непосредственного отношения к основной деятельности данной службы (подразделения), а также хранить посторонние предметы.

Для хранения носителей конфиденциальной информации помещения обеспечиваются необходимым количеством хранилищ, замки которых оборудуются приспособлениями для опечатывания. Хранилища и ключи от хранилищ учитываются в службе безопасности (режимно-секретном подразделении). Хранилища, а также входные двери помещений, в которых они находятся, оборудуются надежными замками с двумя экземплярами ключей от них, один из которых в опечатанном пенале (пакете) хранится у руководителя службы безопасности (режимно-секретного подразделения). Второй экземпляр ключей в опечатанном виде хранится у руководителя предприятия или у его заместителя.

В нерабочее время ключи от хранилищ и от входных дверей режимных помещений, в отдельных пеналах, опечатанных дежурным по службе безопасности (режимно-секретному подразделению), передаются на хранение службе охраны или дежурному по предприятию.

По окончании рабочего дня все хранилища и режимные помещения закрываются и опечатываются. Хранилища и входные двери помещений, в которых они находятся, опечатываются разными печатями. При опечатывании мастика (пластилин) или сургуч накладываются таким образом, чтобы исключить их снятие без повреждения оттиска печати.

Режимные помещения, в которых хранятся носители конфиденциальной информации, с опечатанными входными дверями и пеналы с ключами от них сдаются под охрану службе охраны или дежурному по предприятию с указанием времени приема-сдачи и проставлением соответствующих отметок о включении и выключении охранной сигнализации. Порядок приема-сдачи под охрану режимных помещений определяется инструкцией, специально разрабатываемой службой безопасности (режимно-секретным подразделением) и утверждаемой руководителем предприятия. Сдачу под охрану и вскрытие помещений производят ответственные за эти помещения сотрудники предприятия на основании утвержденных руководителем предприятия списков этих сотрудников с образцами их подписей. Списки находятся в службе охраны или у дежурного по предприятию. Сотрудники предприятия, которым предоставлено право вскрытия, сдачи под охрану и опечатывания помещений, отвечают за соблюдение в этих помещениях установленных требований режима секретности. При отсутствии сотрудников предприятия, ответственных за помещения, в которых хранятся носители конфиденциальной информации, данные помещения могут быть вскрыты комиссией, создаваемой по указанию руководителя предприятия (его заместителя) с составлением акта. Перед вскрытием помещений сотрудники, ответственные за них, проверяют целостность печатей и исправность замков. При обнаружении нарушения целостности оттисков печатей, повреждения замков, а также других признаков, указывающих на возможное проникновение в эти помещения или хранилища посторонних лиц, вскрытие не производят, о случившемся составляют акт и немедленно ставят в известность руководителя предприятия, руководителя службы безопасности (режимно-секретного подразделения) и орган безопасности. Одновременно принимаются меры по охране места происшествия, до прибытия сотрудников органа безопасности в эти режимные помещения никто не допускается. В случае утраты ключа от хранилища или от входной двери помещения режимно-секретного подразделения (службы безопасности) немедленно ставят в известность руководителя этого подразделения. В установленном порядке осуществляют замену замка или его секрета. Хранение носителей конфиденциальной информации в хранилищах, от которых утрачены ключи, до замены замка или изменения его секрета запрещается. Уборка и другие необходимые хозяйственные работы в помещениях проводятся в присутствии сотрудников, отвечающих за находящиеся в этих помещениях носители конфиденциальной информации. Во время уборки и хозяйственных работ все носители информации должны быть убраны в соответствующие сейфы (хранилища) и опечатаны. Порядок вскрытия режимных помещений, эвакуации и дальнейшего хранения носителей конфиденциальной информации в случае пожара, аварии, стихийного бедствия и при возникновении других чрезвычайных ситуаций определяется инструкцией, утверждаемой руководителем предприятия. Инструкция хранится у дежурного по предприятию и в службе охраны. Для обеспечения эвакуации носителей конфиденциальной информации, каждое режимное помещение или хранилище, где они постоянно хранятся, обеспечивается необходимым оборудованием или специальной тарой (упаковкой) в количестве, необходимом для эвакуации всех находящихся в помещении носителей конфиденциальной информации. Места нахождения оборудования и специальной тары (упаковки) должны быть известны и доступны лицам, осуществляющим эвакуацию носителей конфиденциальной информации. При возникновении чрезвычайной ситуации дежурный по предприятию и сотрудники службы охраны немедленно вызывают пожарную охрану или иную аварийную службу, сообщают о происшедшем руководителю предприятия, руководителю службы безопасности (режимно-секретного подразделения), в орган безопасности и принимают меры по ликвидации последствий чрезвычайного происшествия.

2.3 Архивное сохранение документов

Деятельность государственных структур, включая муниципальные образования, силовые ведомства и объекты стратегического назначения, строго регламентируется положениями законодательства РФ:

Закона РФ №5485-1 от 21.07.1993 г. «О государственной тайне».

Постановления Правительства РФ от 04 сентября 1995 года №870 «Об утверждении правил отнесения сведений составляющих государственную тайну».

Постановления Правительства РФ №№3-1 от 05 января 2004 года «Инструкция по обеспечению режима секретности в Российской Федерации».

При организации архивного хранения документов используются положения Федерального закона №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» от 01 октября 2004 году (опубликован 27 октября 2004 г.) в части раздела о документах повышенной значимости.

Передача документов на архивное хранение:

На основании проведения экспертизы ценности на предмет культурного, научного, экономического, политического значения устанавливается важность материального информационного носителя, представленного в виде текстового, графического изображения или фото. Определяется период архивного хранения документа, с указанием крайних сроков или отметкой о его постоянном хранении. Также присваивается степень секретности. После проведения комплектации дел, путем надлежащего формирования идентичных материалов и внутреннего оформления, составляется подробная опись каждого тома.

Передача документов на архивное хранение с грифом «совершенно секретно» происходит в присутствии уполномоченных на это лиц при условии обеспечения военизированной охраны при проведении транспортировки. Хранение документов данного типа осуществляется в специализированных помещениях 3 категории безопасности, расположенных в отдельных подразделениях Архивного Фонда.

На основании ст. 25 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» устанавливаются ограничения доступа к документам, представляющим государственную тайну РФ. Отмена данного вето или рассекречивание происходит только в случае принятия соответствующего положения (закона) правительством Российской Федерации.

Заключение

В повседневной деятельности министерств и ведомств Российской Федерации образуется огромное количество документов. Вполне закономерно, что любая управленческая деятельность невозможна без документооборота. Характерной особенностью состояния управления является разнообразие документальных материалов. На основании Закона РФ от 21 июля 1993 г. №5485-I «О государственной тайне» немалую долю в этом документообороте составляют документы с грифом «Секретно».

Всем документам, содержащим государственную тайну и подлежащим охране в соответствии с существующим законодательством или по распоряжению органов государственного управления, в зависимости от степени их секретности устанавливаются следующие грифы: «Особой важности», «Совершенно секретно», «Секретно».

Степень секретности документов определяется на основании Перечня сведений, подлежащих засекречиванию. В них содержатся сведения, классифицированные по направлениям деятельности.

Доступ к данному комплексу документов осуществляется в строгом соответствии с законодательством Российской Федерации и нормативными актами в этой области.

Весь комплекс мероприятий по засекречиванию носителя сведения содержащего государственную тайну возложен на эксперта. От его квалификации и знаний нормативных актов зависит правильность выполнения мероприятий по обеспечению сохранности тайны.

Гриф секретности документам, а также выпискам из них устанавливается исполнителем и контролируется должностным лицом, подписавшим эти документы. Указанное должностное лицо совместно с исполнителем несет ответственность за правильность присвоения документу грифа секретности. Если в документ включены сведения различной степени секретности, то ему присваивается гриф по высшей степени секретности сведений.

Работа по снижению грифа секретности или рассекречиванию изделий осуществляется специальными комиссиями из компетентных лиц, назначенными соответствующими руководителями. Комиссии составляют акты, в которых подробно излагают мотивы рассекречивания или снижения грифа секретности.

Руководители имеют право изменять гриф секретности, засекречивать или рассекречивать документы, составленные или разработанные в данной организации.

Уничтожение секретных документов производится в строгом соответствии нормативно-правовых актов секретного делопроизводства, а также перечня документов со сроками их хранения.

Оборудование помещений, в которых хранятся секретные документы должны находиться в контролируемой зоне, иметь прочные входные двери, на которые устанавливаются автоматические замки. Двери и окна оборудуются охранной сигнализацией. Окна на первых и последних этажах зданий, а также рядом с балконами, пожарными лестницами оборудуются внутренними металлическими решетками.

Таким образом, секретное делопроизводство таит в себе немало рисков, которые связаны с незнанием особенностей работы с секретными документами и нарушением основных принципов определения степени секретности. Защита документов от копирования и редактирования всегда накладывает ограничения на использование. Важно сохранить баланс между удобством, защищенностью и стоимостью.

Список литературы

1. Закон РФ от 21 июля 1993 г. №5485-I «О государственной тайне»

2. Инструкция по обеспечению режима секретности в Российской Федерации, утвержденная постановлением Правительства РФ от 05.01.2004 №3-1

3. Источник: Алексенцев А.И. Конфиденциальное делопроизводство. ООО «Журнал «Управление персоналом». - 200 с. 2003

4. Приказ Агентства по защите госсекретов от 29.01.2001 №2 «Об утверждении инструкции по обеспечению режима секретности при обработке сведений, составляющих государственные секреты, с применением средств вычислительной техники»

Размещено на Allbest.ru