Особливості та перспективи інформатизації обласних архівів в інтернет-комунікаційному просторі (на прикладі архівів Полтавської області)

Размещено на http://www.allbest.ru/

Особливості та перспективи інформатизації обласних архівів в інтернет-комунікаційному просторі (на прикладі архівів Полтавської області)

Анотація

УДК 930.25:004.9](477.53)

Особливості та перспективи інформатизації обласних архівів в інтернет-комунікаційному просторі (на прикладі архівів Полтавської області)

Зміст статті

Сьогодні важливість збереження спадщини у сфері історії та культури суспільства зумовлена значним зростанням обсягів інформації, що за браком електронного архівування може бути втрачена для майбутніх поколінь. Нині актуальним є забезпечення постійного доступу до цифрової національної спадщини, автентичності електронних документів, надійності баз даних, а також створення цифрових сховищ для їхнього збереження [12].

Представники світової архівної спільноти наголошують на важливому значенні вдосконалення засобів збереження архівних документів. Про це йшлося на 32-й Генеральній конференції ЮНЕСКО у Парижі (2003), під час якої було ухвалено Хартію збереження цифрового надбання та стратегічний план щодо реалізації програми ЮНЕСКО "Пам'ять людства" щодо цифрової спадщини. Україна також долучилася до світових проектів, однак їхню реалізацію ускладнюють чинники об'єктивного і суб'єктивного характеру [12].

Сучасні тенденції та етапи розвитку інформатизації архівної справи в Україні досліджували Г. Боряк, Л. Дубровіна, С. Кулешов, Я. Калакура, Н. Кузовова, Ю. Забенько, В. Ляхоцький та інші. Автори спираються на положення, зафіксовані в Основних правилах роботи державних архівних установ України (Київ, 2004), зокрема щодо визначення інформатизації архівної справи як "комплексу організаційних, науково- методичних та технологічних заходів, що забезпечують створення за єдиними методологічними та методичними засадами взаємопов'язаних інформаційних технологій в архівній справі, формуванні національних архівних інформаційних ресурсів" [7].

Мета статті - проаналізувати та охарактеризувати особливості інформатизації обласних архівів (на прикладі Полтавської області) та окреслити перспективи розвитку архівних веб-сайтів в інтернет- мережі.

Інформатизація передбачає реалізацію системи заходів щодо створення умов для переведення традиційних архівних технологій у комп'ютерні, формування електронних архівних документних ресурсів, розширення доступу до архівної інформації, її раціонального та оперативного використання [11].

Інформатизація дає змогу розв'язати чимало проблем, з-поміж яких виокремимо вдосконалення функціонування архівної галузі на нових методичних засадах формування архівних ресурсів та інтелектуального доступу до архівної інформації. Засобом реалізації цих завдань є комп'ютеризація, яка, проте, підтримує лише одну ланку - програмно-технологічне і матеріально-технічне забезпечення функціонування технологічних процесів завдяки комп'ютерній техніці, автоматизованим БД та інформаційним системам. Архівісти створюють структури опису (моделі даних) різноманітної документної інформації, формулюють завдання архівної галузі, а програмісти забезпечують реалізацію цих завдань за допомогою засобів комп'ютеризації. Тому інформатизація потребує спільних зусиль цих фахівців.

Напрями та процеси інформатизації в архівній галузі регулюють законодавчі й нормативні акти, що стосуються інформаційних аспектів діяльності архівних установ і конкретизують процеси, пов'язані з інформатизацією в архівній справі й діловодстві, зокрема міжнародні стандарти, дотримання котрих важливе для нашої держави як члена Міжнародної ради архівів [6]. інформатизація обласний архів інтернет

Державні архівні установи обласного рівня активно долучаються до цих завдань, про що свідчать аналітичні матеріали Українського науково-дослідного інституту архівної справи та документознавства (УНДІАД) [2]. Зокрема, працівники обласних архівів підготували значну кількість методичних розробок, пам'яток, інструкцій тощо. З-поміж них виокремимо такі: "Методичні рекомендації по створенню електронних баз даних до фондів архівних відділів, секторів райдержадміністрацій та міських рад" (Житомир, 2013), "Переведення інформації документів на паперових носіях в цифровий вигляд: інструкція" (Чернігів, 2013), "Робота з адміністративною частиною сайта Державного архіву Харківської області, розробленого на основі (платформи) WordPress (WP)" (Харків, 2013); методичні розробки одного із центральних архівів України: "Методичні вказівки про організацію робіт і порядок відбору інформації для введення її до автоматизованої інформаційно-пошукової системи (АІПС)" (Київ, 2005) [2].

Результатом інформатизації архівних установ, зокрема обласних та районних, в умовах інтернет-комунікаційного простору, на наш погляд, мають стати електронний архів (ЕА) та веб-сайт архівної установи, який розглядаємо як складник електронного архіву.

Зауважимо, що поняття "електронний архів" в архівній галузі позначає "інформаційну систему, що приймає, зберігає та надає користувачам та державним архівам доступ до архівних документів в електронному вигляді (профільні документи) тривалого або постійного термінів зберігання" [4].

До складу документів електронного архіву, згідно з Положенням Центрального державного електронного архіву України (ЦДЕА України), входять: електронні документи установ - джерел формування НАФ, передані державними архівами; електронні інформаційні ресурси; електронні документи та інформаційні ресурси особового походження, передані державними архівами та їх власниками; службові видання в електронному вигляді, що не надходять у встановленому порядку до Книжкової палати України та бібліотек-депозитаріїв; електронні документи юридичних і фізичних осіб, що в установленому порядку надійшли у власність держави з-за кордону; електронні страхові копії особливо цінних та унікальних документів та інформаційних ресурсів, котрі зберігаються в органах державної влади, місцевого самоврядування, на підприємствах, установах, організаціях незалежно від форми власності; облікові документи та архівні довідники: описи, каталоги, путівники тощо [4].

До переліку складників сучасного електронного документообігу, які мають бути прийнятими на зберігання в електронний архів, входять: електронний документ, котрий захищено електронним цифровим підписом; електронні інформаційні ресурси, до яких належать бази даних і веб-сайти [4].

Сьогодні у світі небагато ЕА, створених у межах архівних установ, що мають власний повноцінний інтернет-ресурс, тобто веб-сайт, на якому користувач має можливість не тільки переглянути цифрову копію документа, а й відшукати його в електронному каталозі, замовити якісну копію чи отримати офіційну довідку.

Нині більшість обласних архівів прагнуть створити резервний фонд документів в електронному форматі. Прикладом успішного досвіду в цій справі є архіви Вінниці та Одеси, зокрема на сайті Одеського обласного архіву представлено копії документів у форматах djvu чи pdf [10].

Резервний електронний фонд архівних документів має містити не тільки полегшені та зручні до перегляду файли, а й якісні зображення у форматах jpeg або raw, для чого варто дотримуватися додаткових технічних вимог. Такі фонди потребують значного обсягу пам'яті на жорстких дисках чи в хмарному сховищі. Самостійно вирішити це завдання надто складно, враховуючи вартість проекту. За розрахунками фахівців, для збереження лише найпопулярніших документів у кожному архіві потрібно забезпечити майже 25-30 ТБ пам'яті, а для України загалом - приблизно 250-300 ТБ. Отже, для оцифрування архівних фондів та інших ресурсів необхідно високо - технологічне забезпечення: апаратне, програмне, комп'ютерно-комунікаційне тощо [4].

Архівісти-практики свідчать, що на якісне обслуговування зібрань бракує коштів і потрібно мати хоча б фотокопію, аби вилучити оригінал історичного документа з фізичного використання і захистити його від руйнування. До того ж кожен архів, окрім оцифрування, має чимало інших проблем: не вистачає приміщень, коштів на забезпечення умов зберігання документів. Історичні документи в архівах України щодня перебувають на межі зникнення, зокрема лише в Кам'янець-Подільському архіві внаслідок пожежі 2003 р. було втрачено приблизно 30 % фондів сховища. Знищено майже 100 років історії сімей Хмельницької та Вінницької областей. І такі загрози наразі вельми актуальні [14].

Для представлення інформації про систему архівних установ і національні архівні інформаційні ресурси фахівці Укрдержархіву, інших архівних установ та архівів створюють і підтримують відповідні веб- сайти чи сторінки на ресурсах інших юридичних осіб. Обов'язковими елементами структури сайта є історична довідка, дані про склад і зміст фондів, перелік і характеристика основних фондів, інформація про унікальні та особливо цінні документи, характеристика довідкового апарату, відомості про режим роботи архіву і читального залу та порядок доступу до документів тощо [9].

Згідно з аналізом районних архівних установ Полтавської області автор виявила незадовільний стан репрезентації їхніх електронних ресурсів в інтернет- просторі. Відповідно, було здійснено спробу розробити перспективну модель архівного веб-сайта, спираючись на наявні теоретичні, методичні, організаційні й технологічні принципи загального архівного характеру. Водночас вивчено та описано предметну область, яка зумовлює змістове й функціональне призначення веб-сайта, зокрема це діяльність Карлівського районного архіву Полтавської області - як узагальнений та умовно "типовий" приклад архівної установи регіонального рівня.

Проаналізуємо сучасний стан районного архіву області на прикладі Карлівського архівного сектору як структурного підрозділу районної державної адміністрації, що підзвітний і підконтрольний голові районної держадміністрації та державному архіву Полтавської області. Основними завданнями є: реалізація державної політики у сфері архівної справи і діловодства, здійснення управління архівної справою і діловодством на території району; координація діяльності органів державної влади, підприємств, установ та організацій усіх форм власності у питаннях архівної справи і діловодства; внесення до Національного архівного фонду архівних документів, що мають місцеве значення, ведення обліку, зберігання та використання відомостей, що в них містяться; здійснення контролю за діяльністю архівних установ і служб діловодства, забезпечення додержання законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи [5].

Станом на 1 січня 2015 р. в архівному секторі зберігалося 78 фондів (26 608 справ), з них 21 (1206) - періоду незалежності, а також 123 описи, з яких на управлінську документацію припадає 122, на документи особового походження - 1. В архівному відділі зберігаються документи, в яких виявлено та встановлено фактичну наявність архівної інформації репресивних органів за період 1917-1991 рр., разом 2 фонди, 4207 справ із грифом обмеженого доступу [5].

Сьогодні веб-сайти архівних установ регіонального рівня ще не мають можливості надавати повноцінний доступ до власних електронних архівів. Зокрема, на сайті Державного архіву Полтавської області (http://poltava.archives.gov.ua/page/elektronni-dokumenti- elektronni-arkhivi) є лише посилання на рубрики "Електронний архів" та "Електронний документ", з яких є доступ до лінійного тексту з переліком нормативно-правових документів і вимог, розміщених на офіційному веб-порталі Державної архівної служби України (http://www.archives.gov.ua/Electronic/E_A.php).

З урахуванням рекомендацій Укрдержархіву та конкретних потреб автор розробила структуру веб-сайта районного архіву, сформувала контент (рубрикацію, гіперпосилання), представила навігаційні й пошукові засоби, технологію сайтобудування. Зокрема, проаналізовано та охарактеризовано головні етапи розробки моделі архівного веб-сайта, методику їхньої реалізації. Сайт створено відповідно до чинного законодавства України, з дотриманням стандартів базової моделі для відкритої архівної інформаційної системи OAIS RM та на основі дослідження переваг і недоліків роботи аналогічних мережевих ресурсів. Веб-сайт представлено для користування в тестовому режимі, налагоджено зворотний зв'язок з архівістами і користувачами щодо оцінювання та пропозицій із вдосконалення. Ресурс має сприяти активізації уваги громадськості й держави до проблем збереження національної історичної пам'яті. У майбутньому планується ввести в базу даних ЕА документи сільських рад: господарські книги, актові книги тощо, а також розширити кількість складників цифрового архіву (БД, електронних ресурсів) та забезпечити надання доступу до них через архівний веб-сайт, котрий потрібно технологічно вдосконалювати для підвищення ефективності користування архівними ресурсами й сервісами (завдяки зручній навігації та ширшим можливостям пошуку архівної інформації).

Перспективними напрямами розвитку системи архівних установ Полтавської області визначимо такі: формування власної обласної мережі архівних веб- сайтів та введення її до національного архівно-інформаційного середовища України; входження до міжнародного інтернет-простору через створення електронних архівних ресурсів та сервісів.

Список використаної літератури

1. Боряк Г.В. Десять років інформатизації архівної справи в Україні: Проблеми. Здобутки. Перспективи. - Режим доступу: http://www.archives.gov.ua/Publicat/ Researches/ Doslidz-Boryak.php. - Назва з екрана.

2. Бюлетень Галузевого центру науково-технічної інформації з архівної справи та документознавства. Вип. 1 (25) / Держ. арх. служба України, Укр. наук. -дослід. ін-т арх. справи та документознавства, Галуз. центр наук. -техн. інформації з арх. справи та документознавства; уклад.: А.А. Майстренко та ін. - Київ, 2016. - С. 15-16.

3. Вірьовкіна Н.М. Електронний архів як засіб зберігання та пошуку документальної інформації / Н. М. Вірьовкіна // Наука в інформаційному просторі: матеріали X Міжнар. наук. -практ. конф. (20-21 листоп. 2014 р.): у 3 т. - Дніпропетровськ: Біла К.О., 2014. - Т. 3: Актуальні питання гуманітарних та суспільних наук. - С. 53-55.

4. Електронний архів. - Режим доступу: http://www. archives.gov.ua/ Electronic/E_A.php. - Назва з екрана.

5. Історія архіву державного архіву Полтавської області. - Режим доступу: http://poltava.archives.gov.ua/page /pro-arkhiv-0. - Назва з екрана.

6. Кузовова Н. Інформатизація архівної справи в Україні (1991-2014 рр.): історичні та правові аспекти / Н. Кузовова // Scriptorium nostrum. - 2015. - № 1-2. - С. 223-239.

7. Основні правила роботи державних архівів України / Державний комітет архівів України, Український науково-дослідний інститут архівної справи та документознавства. - Київ, 2004. - С. 223.

8. Правила роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій: (із змінами, внесеними згідно з Наказами Державного комітету архівів № 87 від 05.06.2007, № 188 від 19.09.2008): зареєстр. в М-ві юстиції України 8 трав. 2001 р. за № 407/5598 / Держкомархів України. - Київ, 2009. - 104 с.

9. Про Основні правила роботи державних архівів України: рішення Колегії Державного комітету архівів України - Режим доступу: http://www.uazakon.com/documents /date_4e/pg_imgbst/pg20.htm. - Назва з екрана.

10. Радченко С.В. Особливості систем електронного документообігу у державних органах України // Архіви України. 2013. - Випуск 4 (286). - С. 39-53.

11. Спасьонова Ю.М. Питання інформатизації архівів Полтавщини / Ю.М. Спасьонова // Культура та інформаційне суспільство ХХІ століття: матеріали Всеукр. наук. -теорет. конф. молодих учених 24-25 квіт. 2014 р. / Харків. держ. акад. культури [та ін.]. - Харків, 2014. - С. 237-238.

12. Тюрменко І. Цифрова історико-культурна спадщина на веб-сайтах архівних установ України та Франції: порівняльний аналіз / І. Тюрменко // Інформація, комунікація, суспільство 2014: матеріали 3-ї Міжнар. наук. конф. ІКС-2014, 21-24 трав., 2014, Україна, Львів-Славське / Нац. ун-т "Львів. політехніка", Каф. соц. комунікацій та інформ. діяльності, Каф. інформ. систем та мереж. - Львів: Львівська політехніка, 2014. - С. 282-283.

13. Чічіпан Ю.М. Електронний ресурс Державного архіву Полтавської області як результат розвитку інформаційного суспільства / Ю.М. Чічіпан // Вісник Харківської державної академії культури: зб. наук. пр. - Харків, 2014. - Вип. 45. - С. 122-129.

14. Гайдамашко В. Репортаж з обпаленого архіву / В. Гайдамашко, М. Гординчук, К. Медвідь // Кам'янець-Подільський вісник. - 18 квітня 2003. - № 16. - С. 2.

Размещено на Allbest.ru