К организационным документам относятся: учредительный договор; устав организации; положение об организации; положения о структурных подразделениях организации, коллегиальных и совещательных органах; инструкции по определенным направлениям деятельности; должностные инструкции работников; регламенты работы, правила внутреннего трудового распорядка, положение о персонале; структура и штатная численность; штатное расписание.

Договор - юридическое понятие, с которым связано возникновение различных обязательств и отношения, регулирующие их. В учредительном договоре учредители берут обязательство создать юридическое лицо (дается наименование юридического лица), определяется порядок совместной деятельности по его созданию, условия образования имущества и уставного капитала. Договором определяется предмет и цели деятельности юридического лица, а также условия и порядок управления деятельностью юридического лица и условия распределения между учредителями прибыли. Местонахождение юридического лица определяется местом его государственной регистрации, если в соответствии с законом в договоре не установлено иное. В заключительной части договора указывается количество экземпляров договора, юридические адреса и банковские реквизиты сторон. На договоре подписи заверяются печатями. Если одна из сторон (или обе договаривающиеся стороны) являются гражданами, то указываются их фамилии, имена и отчества, паспортные данные и место жительства. Учредительный договор подлежит государственной регистрации в установленном порядке. Учредительный договор юридического лица заключается, а устав утверждается его учредителями (участниками). Все государственные, муниципальные, частные предприятия, общественные объединения действуют на основе устава. Устав - свод правил, регистрирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственной или хозяйственной деятельности. Существует, например, Устав добровольного спортивного общества, Устав акционерного общества, Устав товарищества с ограниченной ответственностью и т.д. Уставы предприятий, учреждений, организаций утверждаются выше стоящими органами (министерствами, администрацией субъектов федерации), устав юридического лица утверждается его учредителями (участниками) и подлежит государственной регистрации в установленном порядке. Устав относится к обязательным учредительным документам при создании негосударственных коммерческих организаций. Общие требования к порядку его составления, оформления и содержания даны в части первой Гражданского кодекса Российской Федерации.

В оформлении уставов должны присутствовать следующие реквизиты: наименование министерства, наименование организации, вид документа, регистрационный номер, дата, место издания, гриф утверждения. В реквизите "текст" необходимо предусмотреть такие разделы, как общие положения, основные функции, права и обязанности, руководство, взаимоотношения и связи, производственно хозяйственная, коммерческая деятельность, имущество и средства, контроль, проверка и ревизия, реорганизация или ликвидация. Положения - нормативные акты, определяющие порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязан-ности и организацию работы структурного подразделения, комиссии, деятельность должностных лиц и т.п. В отдельную группу можно выделить положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу. Положения утверждаются в установленном порядке. И уставы, и положения являются сложными документами, их структура и содержание обычно определяются учреждениями-разработчиками.

Положение об организации - это нормативный правовой акт, определяющий статус организации, ее задачи и функции, права, ответственность, порядок деятельности. На основании положения действуют государственные и муниципальные некоммерческие организации, работающие за счет средств бюджета, в том числе органы власти и управления. На основании положений действуют также филиалы коммерческих и некоммерческих организаций, их отделения, представительства. Положения бывают типовые и индивидуальные. Типовые разрабатываются для системы учреждений и предприятий. В текст положения необходимо включить такие разделы, как общая часть, основные функции, права, порядок образования и организации работы и др. в зависимости от характера положения. В формуляр-образец положения входят следующие реквизиты: наименование министерства, ведомства, наименование организации, наименование структурного подразделения, дата, регистрационный номер, наименование вида документа, место издания, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подпись, отметка о согласовании. Структура текста положения о структурном подразделении (службе) нормативно не определена. Достаточно устойчивую структуру, выработанную практикой, имеют положения о подразделениях, имеющие следующие разделы: общие положения, основные задачи, функции, права и обязанности, ответственность, взаимоотношения. Отдельную группу положений составляют положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу. Уставы и положения являются сложными документами. Их структура и содержание определяются учреждениями-разработчиками.

Инструкция - правовой акт, содержащий правила, регули-рующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые или иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, их подразделений, служб, должностных лиц. Инструктивный характер носят такие виды документов, как правила, регламенты и др. Начинается инструкция, как правило, разделом "Общие положения", в котором указываются цели ее издания, области распространения, порядок пользования и другие сведения общего характера. Текст инструкции должен содержать четкие формулировки с распорядительными словами типа "должен", "следует", "необходимо", "имеет право", "не допускается", "рекомендуется", "запрещается" и т.д. Текст инструкции излагается от третьего лица ("исполнитель должен представлять документы на подпись вместе с материалами, на основании которых они готовились") или в безличной форме ("срок хранения документов определяется по Перечню"). На каждого работника учреждения (организации) составляется должностная инструкция. Должностная инструкция - это организационно-правовой документ, определяющий задачи, функции, основные обязанности и ответственность сотрудника предприятия при осуществлении им служебной деятельности согласно занимаемой должности. Основой для разработки должностных инструкций являются квалификационные характеристики (требования) по должностям служащих, утвержденные Министерством труда и социального развития Российской Федерации. Целями разработки должностной инструкции являются: создание организационно-правовой основы служебной деятельности сотрудников; повышение ответственности сотрудника за результаты его деятельности, осуществляемой на основании трудового договора; обеспечение объективности при аттестации сотрудника, его поощрении и при наложении на него дисциплинарного взыскания. Должностная инструкция состоит из следующих разделов: общие положения, права, обязанности, ответственность, квалификационные требования. Должностная инструкция составляется по каждой должности организации, носит обезличенный характер и объявляться сотруднику по расписку при заключении трудового договора, в том числе при перемещении на другую должность, а также при временном исполнении обязанностей по должности. Регламент - документ, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа. Регламент работы коллегиального или совещательного органа определяет: статус коллегиального или совещательного органа; порядок планирования работы; порядок подготовки материалов для рассмотрения на заседании; внесение материалов на рассмотрение; порядок рассмотрения материалов и принятия решений на заседании; ведение протокола заседания; оформление решений коллегиального или совещательного органа; порядок доведения решений до исполнителей; материально-техническое обеспечение заседаний. Регламент оформляется на общем бланке учреждения. Обязательные реквизиты: наименование учреждения (организации); вид документа; заголовок к тексту (наименование коллегиального или совещательного органа); вид документа; дата; место составления; гриф утверждения; текст, подпись. Регламенты обсуждаются в процессе подготовки на заседаниях коллегиального органа и согласовываются с юридической службой, подписываются руководителем организации или руководителем коллегиального органа, утверждаются коллегиально. Правила внутреннего трудового распорядка представляют собой документ, регламентирующий организацию работы предприятия. Он состоит из следующих разделов: общие положения, порядок приема и увольнения рабочих и служащих, основные права и обязанности работодателя, основные права и обязанности рабочих и служащих, рабочее время и его использование, время отдыха, поощрения за успехи в работе, ответственность за нарушение трудовой дисциплины. При приеме на работу каждый работник знакомится с правилами внутреннего трудового распорядка под расписку. Структура и штатная численность - это документ, в котором закрепляется состав подразделений (отделов, служб) и штатная численность каждого структурного подразделения и всей организации в целом. Документ оформляется на общем бланке организации с указанием вида документа, подписывается руководителем кадровой службы, визируется главным бухгалтером, заместителями руководителя организации и утверждается руководителем организации с проставлением печати. Текст документа составляется в форме таблицы, графы которой соответствуют графам 1, 2 и 4 штатного расписания (приложение В). Обычно этот документ утверждается на целый год, но если в течение года в него необходимо внести изменения, то они проводятся приказом по основной деятельности. Штатное расписание - документ, который определяет структуру организации и численность должностей каждого наименования в конкретных структурных подразделениях в организации. В соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации штатная структура и штатное расписание разрабатываются организацией самостоятельно.

Штатное расписание содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, набавках и месячном фонде заработной платы.

Глава 2. Характеристика структуры содержания и правил оформления отдельных видов организационных документов

2.1 Требования к оформлению реквизитов организационных документов

Эмблему организации помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии полное наименование вышестоящей организации. Наименование организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного, национальный язык, печатают на двух языках - русском и национальном. Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного. Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении об организации). Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке. Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Справочные данные об организации включают: почтовый адрес; номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.). Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД. В письме наименование вида документа не указывают. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания. Дату документа оформляют тремя парами арабских цифр в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Например, дату 5 января 2017 г. следует оформлять 05.01.17 г. Допускается оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца. При подготовке нормативных и финансовых документов допускается словесно - цифровой способ оформления даты (без кавычек), например - 1 марта 2017 г.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указывают с учетом принятого административно - территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименования организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже. Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно. В состав реквизита "Адресат" при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной Почтовыми правилами.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа. Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес. При адресовании документа физическому лицу указывают почтовый адрес, затем фамилию и инициалы получателя. Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы: о чем (о ком) или чего (кого). К тексту документов, оформленных на бланках формата А 5, заголовок можно не составлять. Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках. Тексты документов пишут только на русском языке при направлении их: в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации; на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации. Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф. Связанный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы). В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами. Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют. Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают. В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом: Приложение: письмо Росархива от 14.06.17 г. N 02-4/156 и приложение к нему, всего на 30 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом: Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый адрес. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне. В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением. Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии. При этом не допускается ставить предлог "За", надпись от руки "Зам." или косую черту перед наименованием должности. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

Согласование документа оформляют визой, которая включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости - должность визирующего. Визы проставляют на последнем листе подлинника распорядительного документа, на копии отправляемого документа (письмо). Возможно оформление виз распорядительного документа на отдельном листе.

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами. Документы заверяют печатью организации.

2.2 Учредительные документы. Положение

Таким образом, обобщая все вышеизложенное, можно сделать следующие выводы по работе. Организационные документы - комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководства и специалистов предприятия. Организационные документы реализуют нормы административного и гражданского права, являются правовой основой деятельности учреждения и строго обязательны для исполнения. Эти документы проходят обязательно процедуру утверждения непосредственно руководителем с проставлением грифа утверждения или распорядительным документом (постановлением, решением, приказом или распоряжением) или заседанием коллегиального органа и действуют до утверждения новых. В случае реорганизации деятельности учреждения разрабатываются новые организационные документы. В организационных документах отражается и учитывается деятельность организации, в них зафиксированы важные решения, влияющие на работу всего предприятия. При проверке работы организации, проведении ревизии проверяют прежде всего документы. Поэтому ведение многих документов предписано законами. Требования к оформлению документов также закреплены в государственных стандартах на документацию. Стандарт, как информативно-технический документ (образец, эталон, модель) устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации. К настоящему времени созданы нормативно - правовая, научно - методическая базы для ведения оптимального делопроизводства и текущее делопроизводство в федеральных органах власти, а также в учреждениях, предприятиях, местных органах власти. Принятие унифицированной системы документации позволило поставить делопроизводство на более новый высокий уровень. Главная особенность организационных документов состоит в том, что они являются внутренними документами. Иными словами, для того, чтобы разработать и ввести их в действие, не требуется участия сторонних организаций или представителей каких-либо других предприятий. Достаточно решения руководства или других должностных лиц того предприятия, деятельности которого эти документы касаются. Организационные документы значительно облегчают и разъясняют работу в любом виде деятельности, где их используют. С их помощью можно узнать значительную часть информации о той или иной организации, фирме, предприятия. Управленческая деятельность присуща всем учреждениям, предприятиям и организациям. Она охватывает организационные вопросы, планирование, финансирование, отраслевую производственную работу, подбор и расстановку кадров, контроль. В процессе управления собирается, обрабатывается и передается огромное количество информации. На основе информации принимаются управленческие решения, информация служит доказательством их исполнения и источником для обобщения. Эффективность управления зависит от объема, оперативности и достоверности информации, которая фиксируется в документах. Документ, зафиксировав информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, а также многократное использование информации. Таким образом, документирование управленческой деятельности заключается в записи по установленной форме необходимой для управления информации, то есть в создании документов. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления.

Список литературы

1. Андреева, В.И. Делопроизводство: учебное пособие В.И. Андреева. - М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 2014 г.

2. Бардаев Э.А. Документоведение: учебник / Э.А. Бардаев. - М.: Академия, 2015 г.

3. Витрянский В.А. Обеспечение исполнения обязательств В.А. Витрянский // Хозяйство и право. - 2014 г.

4. Зиновьева, Н.Б. Документоведение: учебно-методическое пособие / Н.Б. Зиновьева. - М.: Профиздат, 2016 г.

5. Кирсанова, М.В. Современное делопроизводство: учебник М.В. Кирсанова. - М.: ИНФРА-М, 2014 г.

6. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство: учебник / Т.В. Кузнецова. - М.: Интел-Синтез, 2015 г.

7. Кузнецова, Т.В. Документы и делопроизводство: справочное пособие /Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум А.В. Соколов. - М.: Экономика, 2015 г.

8. Куренной А.В. Контракт с руководителем предприятия: 2014 г.

9. Кушнаренко, Н.Н. Документоведение: учебник Н.Н. Кушнаренко. - Киев: Знания, 2015 г.

10. Ларин, М.В. Развитие понятия "документ" / М.В. Ларин // Делопроизводство. - 2014 г.

11. Ларьков, Н.С. Документоведение: учебное пособие Н.С. Ларьков. - М.: АСТ, 2015 г.

12. Пшенко А.В. Делопроизводство: Документационное обеспечение работы офиса]: учебное пособие / Под. ред. М.: Академия, 2015 г.

13. Румынина Л.А. Делопроизводство: учебник / Л.А. Румынина. - М.: Мастерство, 2016 г.

Размещено на Allbest.ru