Методи і засоби раціональної обробки текстових матеріалів. Сутність та правила планування робочого дня менеджера. Концептуальний підхід до самоменеджменту Л. Зайверта

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

Вступ

Самоменеджмент - це послідовне і цілеспрямоване використання випробуваних методів роботи в повсякденній практиці, для того, щоб оптимально і зі змістом використовувати свій час.

Основна мета самоменеджменту полягає в тому, щоб максимально використовувати власні можливості, свідомо керувати плином свого життя (самовизначатися) і переборювати зовнішні обставини як на роботі, так в особистому житті.

Кожній людині взагалі й особливо тому, хто готує себе до роботи керівника чи вже є таким, у першу чергу, необхідно вміти перетворити ситуацію, для якої типова невпорядкованість дій, обумовлена зовнішніми обставинами, у ситуацію цілеспрямованих і здійсненних задач. Навіть тоді, коли на вас з усіх боків звалюються різні завдання, можна завдяки послідовному плануванню часу і використанню методів наукової організації праці краще здійснювати свою діяльність, щодня виділяючи резерв часу (у тому числі і для дозвілля) для дійсно керівних функцій.

Багато керівників інколи занадто зорієнтовані на процес діяльності, а не на його результати. При такому підході вони віддають перевагу:

· правильно робити справи замість того, щоб робити правильні справи;

· вирішувати проблеми замість того, щоб створювати творчі альтернативи;

· зберігати засоби замість того, щоб оптимізувати використання засобів;

· виконувати обов'язок замість того, щоб домагатися результатів;

· зменшувати витрати замість того, щоб підвищувати прибуток.

Дослідник самоменеджменту Л. Зайверт обґрунтовано нагадує про те, що поліпшувати своє життя необхідно із самого себе. “Зміни себе - і ти зміниш світ навколо себе”. Замість того, щоб змінювати обставини, які ми і так не в силах змінити, потрібно змінити своє відношення до них.

Л. Зайверт дає практичні рекомендації для тих, хто хоче поліпшити своє безпосереднє виконання функцій керівника, менше засиджуючись на роботі, ефективніше виконуючи покладені задачі з меншими витратами часу, попереджаючи стреси, підвищуючи кваліфікацію. Він пропонує контролювати те, чого усім нам часто не вистачає - час - шляхом складання планів роботи, де кожному виду діяльності потрібно приділити місце, вказавши часовий інтервал, тобто визначивши, яку частку вільного часу воно займає, а також ведення щоденника часу, за допомогою якого можна навчитися контролювати себе і контролювати виконання щоденних задач.

Щоденне рішення різного роду задач і проблем можна представити у виді ряду різних функцій, які знаходяться у визначеній взаємозалежності між собою і, як правило, здійснюються у визначеній послідовності. Процес самоменеджменту в аспекті послідовності виконання конкретних функцій може охоплювати шість фаз:

· постановка цілі - аналіз і формування особистих цілей;

· планування - розробка планів і альтернативних варіантів своєї діяльності;

· прийняття рішень по конкретних справах;

· організація і реалізація - складання розпорядку дня й організація особистого трудового процесу з метою реалізації поставлених задач;

· контроль - самоконтроль і контроль підсумків (у разі потреби - коректування цілей);

· інформація і комунікації - фаза, властива у визначеній ступені усім функціям, тому що і комунікації, і обмін інформацією необхідні на усіх фазах самоменеджменту.

Окремі функції не обов'язково суворо випливають одна за іншої, а можуть переплітатися.

Переваги оволодіння мистецтвом самоменеджменту полягають у наступному: виконання роботи з меншими витратами часу, краща організація праці; менше поспіху і стресів; більше задоволення від роботи; активна мотивація праці; ріст кваліфікації; зниження завантаженості роботою; скорочення помилок при виконанні своїх функцій; досягнення професійних і життєвих цілей найкоротшим шляхом.

1. Методи і засоби раціональної обробки текстових матеріалів

самоменеджмент робочий документальний

Підприємство можна розглядати як колектив, організацію людей, об'єднаних спільними цілями. Підприємство має певну структуру, внутрішні зв'язки, що забезпечують взаємодію між керівництвом і структурними підрозділами чи працівниками і зовнішні зв'язки з діловими партнерами, підприємствами, органами влади. Зовнішні та внутрішні зв'язки підприємства можна розглядати як інформаційні.

З точки зору технології, управління підприємством є процесом отримання, опрацювання інформації, прийняття рішення та доведення його до виконавця (передача інформації).

Найбільш важливою частиною управління є прийняття рішення. Для вироблення правильного рішення необхідна повна, оперативна й достовірна інформація. Повноту інформації характеризує її обсяг, який має бути достатнім для прийняття рішень. Інформація має бути оперативною, тобто такою, щоб за час її передачі та опрацювання стан справ не змінився. Достовірність її визначається ступенем відповідності змісту об'єктивному стану справ.

На робоче місце керівника підприємства чи виконавця інформація має надходити у формі, що полегшує її сприйняття та опрацювання.

Інформація - це відомості про оточуюче середовище, процеси, які в ньому відбуваються і сприймаються людиною чи спеціальними технічними засобами.

З точки зору змісту чи сфери діяльності, в якій використовується інформація, умовно її поділяють на управлінську, наукову, технічну та ін. Інформація використовується підприємствами для планування, організації та координації господарської діяльності.

Визначення поняття "документ". Види документів та їх класифікація

Документальна фіксація інформації є обов'язковим елементом управлінської діяльності. Матеріальними носіями її є документи.

Інформація, що міститься в документах, необхідна для стабільної діяльності будь - якої організації, підприємства. На її основі приймаються відповідні управлінські рішення.

Документ - матеріальний об'єкт, що містить інформацію у зафіксованому вигляді.

Першими документами на Русі були грамоти. Саме слово документ походить з латинської мови - "спосіб доказу", "зразок". В українську мову воно прийшло з російської: за часів Петра І документами стали називати ділові папери, що мали правове (юридичне) значення, тобто слугували доказом чиїхось прав, підтвердженням законності певних дій.

Згідно з Державним стандартом на термінологію діловодства та архівної справи, документ - це засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної діяльності і продукти розумової діяльності людини.

Як носій інформації документ є неодмінним елементом внутрішньої організації кожної установи, підприємства. Документи забезпечують взаємодію всіх підрозділів.

Комунікативна функція документів забезпечує і зовнішні зв'язки установ та підприємств.

Документи використовуються для передачі інформації у часі та просторі, тобто мають координуючу функцію.

В роботі з документами необхідно керуватися нормативними актами України, стандартами (ДСТУ), які передбачають складання документів за певними правилами, ведення номенклатури справ, створення архіву підприємства для забезпечення збереження найбільш цінних документів.

В управлінській діяльності використовують головним чином текстові документи, інформація у яких зафіксована будь-яким письмовим способом - рукописним, машинописним, типографським. Сукупність документів, оформлених згідно з певними правилами, називають управлінською документацією.

Управлінська документація - це система документації, що забезпечує управлінські процеси в суспільстві, на підприємстві, в організації та установі.

Документи створюються для реалізації тієї чи іншої функції. В документі, як правило, переплітається велика кількість функцій - інформаційна, соціальна, комунікативна, управлінська, правова, облікова.

У процесі адміністративної та господарської діяльності підприємств виникає необхідність у складанні низки документів. Робота з документами займає від 45 до 70 % робочого часу керівників та спеціалістів підприємств сфери обслуговування.

Діловодство - це діяльність, яка охоплює питання документування та роботи з документами при виконанні управлінських функцій і включає всі види робіт по оформленню, виготовленню документів, опрацювання вхідних та вихідних документів, контролю за їх виконанням.

До діловодства відносять документування процесу управління, документаційне забезпечення, роботу з готовими документами, які створені в даній установі або отримані ззовні.

Діловодство в організації встановлює загальні правила документування управлінської діяльності у структурних підрозділах і регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі до архіву.

Ці правила визначають порядок ведення діловодства, його положення поширюються на всю службову документацію, що створюється засобами обчислювальної техніки, при цьому комп'ютерні (автоматизовані) технології опрацювання документальної інформації повинні відповідати вимогам державних стандартів. Також визначається порядок ведення діловодства щодо документів з обмеженим доступом, а також діловодства при розгляді заяв, скарг та пропозицій.

Правила і рекомендації щодо порядку здійснення діловодних процесів розробляються згідно з вимогами основних положень Єдиної державної системи діловодства, державних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію та нормативних актів і методичних рекомендацій Головного архівного управління щодо організації документального забезпечення.

Загальне керівництво роботою служби документального забезпечення здійснює керівник організації або один із його заступників згідно з розподілом службових обов' язків.

Відповідальність за організацію та ведення діловодства відповідно до вимог Єдиної державної системи діловодства, державних стандартів, а також методичне керівництво діловодством у структурних підрозділах покладається на канцелярію. Вимоги керівника цієї служби є обов'язковими для всіх працівників управлінського апарату організації.

Відповідальність за дотримання встановлених правил діловодства, його стан в структурних підрозділах, а також за зберігання і використання документів, що перебувають на виконанні, до передачі їх на архівне зберігання, покладається на керівників підрозділів.

Безпосереднє ведення діловодства у відповідних структурних підрозділах здійснюють діловоди (секретарі, інспектори, офіс-менеджери).

При організації діловодства необхідно керуватися принципами:

- оперативності (швидка та чітка робота з документами), сучасне технічне оснащення (використання ПЕОМ, факсів, ксероксів, засобів малої оргтехніки, що полегшують роботу з документами, нумератори, степлери);

- доцільності всіх діловодних операцій (кожний вид роботи з документами має бути необхідним в діяльності підприємства);

- вмілого поєднання документального забезпечення управління з бездокументальним. Документування - це процес створення документів.

Документування інформації є обов'язковою умовою віднесення до інформаційних ресурсів. Здійснюється воно в порядку, який визначається органами державної влади, відповідальними за організацію діловодства та стандартизацію документів.

Документування включає наступні операції: підготовка, складання, узгодження, оформлення та виготовлення документів.

На підприємстві має бути встановлений єдиний порядок (єдині вимоги) до складання документів та роботи з ними. Він може бути закріплений інструкцією по діловодству (документальному забезпеченню управління підприємством) або доведений до співробітників у вигляді спеціальних інструктажів, практичних занять і відповідати критеріям оцінки якості документування систем управління (табл. 1.1).

Таблиця 1.1. Критерії оцінки якості документування в системах управління

Принцип документування	Документація
	Процес - фіксація, передавання, використання, зберігання документів	Система-комплекс взаємопов'язаних документаційних систем і підсистем
Доцільність	Відсутність можливості використання бездокументаційних каналів зв'язку	Відповідність процедурам реалізації управління і відсутність надлишкової інформації
Достовірність	Достовірність вихідної інформації та відсутність помилок	Об'єктивність відображення фактів, чітка термінологія
Повнота	Достатність інформації для прийняття рішень	Відповідність чинним уніфікованим системам, стандартам
Правомірність	Відповідність чинному законодавству, правильність оформлення	Те саме
Системність	Комплексність раціоналізації документообігу	Поєднання уніфікованих стандартних систем і підсистем в галузевому, функціональному і територіальному розрізах
Технологічність	Пристосованість форм документів для машинної обробки на робочому місці	Пристосованість уніфікованих систем до автоматизованої обробки
Оперативність	Мінімальне пролежування документа	Адаптивність, рухливість документаційних систем і підсистем

Використання стандартів під час документування має на меті забезпечити юридичну силу документів, сприяти їх оперативному виконанню з наступним використанням в довідкових та наукових цілях, створити передумови для автоматизованої обробки інформації, що в них міститься, оперативного її пошуку, скоротити затрати на документування та опрацювання документів.

Враховуючи рекомендації стандартів, можна створити альбом (справу, файл) зразків документів, що найчастіше використовуються в практичній діяльності підприємства, які надалі будуть застосовуватися його працівниками.

Таблиця 1.2. Методи контролю за станом документального забезпечення управління

Об'єкт контролю	Методи контролю
Наявність і виконання інструкції з документаційного забезпечення управління	Вибіркова перевірка виконання основних вимог інструкції
Наявність і виконання посадових інструкцій секретарем, діловодом, інспектором з контролю виконання та іншими працівниками діловодства	Вибіркова перевірка виконання основних вимог інструкції. Відсутність конфліктів, зумовлених неправильним розподілом функцій
Наявність і використання бланків, якість оформлення документів	Перевірка оформлення основних видів документів
Оперативність документообігу	Перевірка картотек, журналів і документів з точки зору наявності відмітки про виконання і дотримання термінів проходження документів в апараті управління. Виявлення причин, що затримують проходження документів
Наявність і використання карткової системи реєстрації документів	Перевірка картотеки
Дотримання виконавчої дисципліни	Виявлення динаміки зниження (збільшення) питомої ваги документів, строк виконання яких не витримано, в загальному обсязі виконаних документів, а також причини затримки
Наявність і використання номенклатури справ	Перевірка наявності справ, передбачених номенклатурою, і не врахованих справ, правильності їх ведення
Організація зберігання документів	Перевірка і забезпечення засобів зберігання документів у робочий і неробочий час, наявність відповідальних за це осіб
Обсяг документообігу	Виявлення динаміки зниження (збільшення) кількості опрацьованих документів в апараті управління. З'ясування причин збільшення обсягу документообігу.
Організація роботи з пропозиціями, заявами і скаргами громадян	Перевірка виконання службою документаційного забезпечення відповідних інструкцій, строків виконання, правильності обліку, реєстрації і зберігання документів
Підготовка і передача справ у відомчий архів	Перевірка роботи експертної комісії, протоколів її засідань, дотримання строків списання справ і правил передавання їх у відомчий архів
Нормування праці персоналу, зайнятого документаційним обслуговуванням (секретарі, діловоди та ін.)	Наявність норм часу і перевірка їх виконання.
Підвищення кваліфікації діловодного персоналу	Перевірка періодичності навчання працівників служби документаційного забезпечення в інститутах підвищення кваліфікації, на курсах і семінарах

Робота з документами підприємства складається з таких етапів: приймання, розподіл, контроль виконання, довідкова робота, формування справ, передархівна обробка, використання, зберігання документів.

Ступінь досконалості технологічної схеми роботи з документами визначається оперативністю пересування та виконання документів та ефективністю забезпечення керівництва підприємства документованою інформацією.

2. Сутність та правила планування робочого дня менеджера

Щоб правильно виконувати функції та досягти своєї мети, кожен повинен чітко уявити собі, наскільки обмежений бюджет часу. Планування - це проект процесів праці на майбутній часовий період. Ми плануємо не тільки професійні та особисті завдання, але й поточне, пов'язане з роботою навантаження, відхиленням або відкладанням нових завдань і вимог.

Таким чином, чим ліпше ми знаємо свій часовий бюджет і сукупність завдань, тим краще ми готові делегувати менш важливі справи, зменшувати їх кількість або відкладати на пізніші строки.

Правил планування часу є багато, зате серед них можна вибрати п'ять найважливіших з точки зору кожного менеджера:

1. Необхідно складати план на певну частину свого робочого часу, як показує досвід, краще всього на 60 відсотків.

Основне правило планування часу: 60 % - запланована активність;

20 % -- непередбачена активність (резерви часу і позапланові дії);

20 % - спонтанна активність (управлінська діяльність, творчість).

В залежності від виду та роду занять вказані величини можуть відхилятися в той чи інший бік. Точніше можна їх визначити, виходячи з аналізу окремих видів діяльності та витрачання часу, який є основою всякого планування часу.

Аналіз видів діяльності і витрачання часу. Листок "денних перешкод". Слід задокументовувати і перевіряти те, як і на що витрачається час. Такі дії допоможуть набути: досвід як основу для майбутніх потреб у часі; вихідні позиції для удосконалення методики роботи та розподілу часу, а також знання у витратах бюджету свого часу.

Зведення завдань в єдине -- планування дій. Необхідно перерахувати всі робочі акції, які будуть у відповідному плановому періоді. Невиконане з цього списку можна взяти за основу для заповнення "вільних потужностей" при складанні плану на наступний період.

Регулярність - системність - послідовність. Необхідно працювати над своїми планами часу регулярно й системно, послідовно доводити до кінця розпочату справу.

Реалістичне планування. Не потрібно кидатися в крайність надмірного планування, слід планувати лише такий обсяг завдань, з яким реально можна справитися.

Пристосованість. Гнучкість необхідна при складанні планів, оскільки вони складаються не для того, щоб полегшити вам життя, а для досягнення мети.

Поповнюйте втрати часу. За можливістю потрібно негайно поповнювати втрати часу. Вигідніше один раз довше попрацювати ввечері, ніж протягом цілого дня наздоганяти втрачене напередодні.

Письмова форма. Добре складати часові плани на формулярах свого виготовлення або на спеціально розроблених карточках. У такому випадку нічого не буде втрачено, і завжди можна мати повний огляд справ.

Перенесення незробленого. Невиконані завдання, які ви не хочете викреслити зовсім, слід перенести в план наступного періоду. Тоді вони не загубляться і автоматично врахуються при розробці нових планів.

Фіксація результатів замість дій. Необхідно фіксувати в планах результати або мету (кінцевий етап), а не просто якісь дії.

Встановлення часових норм. Дуже важливо задавати точні часові норми, передбачати в плані рівно стільки часу на ту чи іншу справу, скільки вона справді потребує.

Термін виконання. Встановити точні терміни виконання для всіх видів діяльності - ось що головне. Таким чином, ви привчаєтеся до самодисципліни, уникаєте нерішучості, уповільнення, відкладання справ.

Встановлення пріоритетів (суть важливості). Кожен повинен точно визначити, якій справі віддати пріоритет.

Позбавлення від "тиранії" поспішності. Слід навчитися відрізняти найважливіше від спішного. Це допоможе позбавитися від "тиранії" спішних справ. Інколи термінова (спішна) справа не завжди буває найважливішою, однак саме спішні і "невідкладні" справи займають більшу частину нашого дорогоцінного часу.

Делегування (передоручення) справ. З самого початку потрібно встановити в своїх планах, яку роботу ви повинні виконати особисто, а яку можна передоручити (делегувати).

"Поглиначі часу" і резерви часу. Певний відсоток часу необхідно залишити в рахунок резерву для неочікуваних відвідувачів, телефонних розмов, криз або на випадок недооцінки тривалості окремих справ. Намагайтеся скоротити кількість і обсяг "перешкод" ("поглиначів" вашого часу).

Переробка - переперевірка. Важливо постійно перевіряти план з точки зору того, чи можуть ті чи інші акції бути реалізовані повністю.

Вільний час. Його також потрібно планувати й використовувати до ладу, так само як і час, який іде на поїздки та очікування.

Часові блоки і спокійний час. Резервування подовжених безперервних періодів часу для великих справ (спокійний час, закриті години) і коротких проміжків часу -- для вирішення декількох малих справ є дуже важливим.

Час для планування та творчості. Потрібно резервувати певний відсоток свого часу для планової, підготовчої й творчої роботи, а також для підвищення кваліфікації.

Рутинна робота. В плани повинно входити виконання рутинних завдань, читання місячних звітів, обхід підприємства тощо.

Непродуктивна діяльність. Слід стежити затим, щоб на непродуктивну діяльність, наприклад, виготовлення фотокопій, несуттєві наради, збори витрачалося найменше часу, варто обмежуватися тільки справді необхідним.

Альтернативи. При плануванні потрібно думати альтернативно -за принципом "завжди є інший, кращий шлях".

Різноманітність. В плани необхідно вносити різноманітну діяльність, чергувати виконання довго- і короткострокових проектів, роботу наодинці та в групах.

Узгодження часових планів. Щоб зробити робочі будні насиченими, а плани втілити в життя, їх потрібно узгодити з планами інших людей (секретарів, начальника, підлеглих, колег).

Із цих правил кожен може собі вибрати п'ять основних і дотримуватися їх при щоденному плануванні.

У діловому житті виправдали себе такі планові періоди:

довгострокові завдання - 3-5 років (або більше) - плани на декілька років;

середньострокові завдання -- 1-3 роки - річні плани;

поточні цілі -- 1 тиждень -- 3 місяці -- місячні, декадні плани.

Із плану на декілька років вперед можна скласти річний план, переносячи в нього всі ті завдання, які були заплановані на рік.

Система планування часу приведена на рис. 2.1

Квартальний план служить інструментом контролю за виконанням річного плану. Протягом року через рівні проміжки часу потрібно обдумати події минулого періоду і при необхідності внести зміни або перенести терміни (проміжний контроль). У кінці кожного кварталу можна встановити орієнтири на найближчі три місяці й визначити, які завдання в наступному кварталі потрібно викреслити, які перенести, а які доповнити.

Місячний план. Складається із завдань і цілей квартального плану. У випадку необхідності в нього переносять завдання з плану минулого місяця. Оскільки з наближенням часового горизонту підвищується точність планування, в місячному плані завдання враховуються вже з більшою деталізацією (витрати часу ведуться по годинах).

Рис. 2.1. Система планування часу

Передумова складання реальних місячних і тижневих планів полягає в тому, що ви визначаєте ще і так званий час, який вільно планується.

Декадний план є більш детальним, більш точним прогнозом. Виходячи із свого місячного плану, необхідно скласти на тиждень розпорядок всіх справ і завдань у відповідності з їх обсягом та часом для виконання.

Допоміжні запитання для планування роботи протягом тижня:

на чому потрібно сконцентрувати увагу в першу чергу на цьому тижні (центральне завдання)?

яке завдання на цьому тижні саме суттєве і вимагає найбільших затрат часу?

які інші справи на цьому тижні необхідно завершити, підготувати до завершення або почати (обов'язкові задачі)?

яку рутинну роботу (написання звітів, доповідей, телефонні розмови, збори тощо) потрібно зробити?

до яких невирішених питань слід було б приступити (можливі завдання)?

що ще потрібно, бажано, доцільно зробити?

які події можуть бути передбачені?

Щоденний план будується на базі декадного плану. В ньому відображаються завдання і справи, які повинні бути виконані протягом відповідного робочого дня, причому до передбачених раніше, запланованих, додаються непередбачені.

Щоденний план -- найважливіший ступінь у системі планування часу, конкретна реалізація поставлених цілей. Планування - це поступовий рух вперед, розклад загального завдання на частини, з тим, щоб різні дії можна було розподіляти в часі.

Як уже зазначалося раніше, планування - це підготовка до реалізації мети. В цьому випадку говорять також про цільові плани. Людина може зовсім по-іншому сприймати навколишній світ, коли знає, чого вона хоче, тобто якщо має конкретний план витрачання часу.

Принципово важливо складати план дня в письмовому вигляді.

Плани дня, які тримають в голові, легко відкладаються.

Письмові плани дня забезпечують розвантаження пам'яті.

План, який фіксується письмово, має психологічний ефект самомотивації до роботи. Ваша ділова активність стає більш цілеспрямованою і орієнтованою на дотримання чіткої програми дня.

Якщо є чіткість відносно того, що треба зробити протягом дня, то менеджер автоматично намагається раціоналізувати свою працю і, крім того, свідомо протидіє "перешкодам" внутрішнього або зовнішнього порядку. В цьому випадку його не відволікають телефонні розмови, він обмежується тільки найбільш суттєвим. Реалістичний план дня повинен мати в собі лише те, що можна зробити цього дня.

3. Концептуальний підхід до самоменеджменту Л. Зайверта

Запропонований в книзі Зайверта Л. ("Ваше время -- в Ваших руках") метод "Альпи" відносно простий, його легко можна запам'ятати, оскільки він ґрунтується на мемотехніці: початкові букви символізують предметні поняття. Метод містить п'ять стадій:

1. Складання завдань.

Необхідно записати все те, що потрібно зробити наступного дня. Вживайте при цьому скорочення, які відповідають виду діяльності або рубрикам у формулярі "план дня":

В -- візити, наради;

Д -- делегування справ;

К - контроль;

П - у процесі, у справі;

ПВ - поїздки, відрядження;

ПР -- письмова робота, ділові листи, диктування;

С -- секретарка;

Т -- телефонні розмови;

Ч -- процес читання (звітів, законів, постанов, газет тошо).

Складений в такий спосіб список завдань може мати вигляд:

ПК -- продавець "БМВ" (автомашини, які були у користуванні);

В - пан Кирилюк (програма ЕОМ);

В -- пан Озерський (експертна оцінка);

П -- проект вивчення ринку;

Т - пан Тимохін (статистика збуту продукції);

ПР - пан Сокол (лист);

Ч - спеціальний журнал для менеджерів;

Т - пан Олійник (відсутність персоналу).

Потім ви зможете скласти список завдань в такій спосіб, щоб: у першому наближенні розподіляти їх за пріоритетністю, на затяжні й короткі, недовготривалі; перепровіряти завдання, пов'язані з особистими контактами, на предмет можливості виконання їх більш раціональним способом (за допомогою телефону).

Реалістичний план повинен бути завжди обмежений тим, що менеджер у змозі фактично зробити.

2. Оцінка продовженості акцій.

Поставте проти кожного завдання приблизний час для його виконання, підсумуйте і визначить приблизно загальний час.

Ви зможете заперечити, що подовженість окремих справ неможливо оцінити достатньо точно Це правда, однак після накопичення досвіду Ви зможете покласти його в основу планування свого часу.

Слід мати на увазі, що робота часто вимагає стільки часу, скільки його є у Вашому розпорядженні. Так що встановлюючи для окремих справ конкретний проміжок часу, Ви спонукаєте себе вкладатися саме в цей проміжок часу.

Людина працює значно зосередженіше і більш послідовно позбавляється від перешкод, якщо під певне завдання в неї відведено відповідний час.

Спробуйте упродовж 10 днів складати письмові плани, і Ви станете відчувати себе при цьому дедалі вільніше.

3. Резервування часу про запас.

При складанні плану слід дотримуватися основного правила планування часу, згідно з яким планом повинно бути охоплено 60 % Вашого часу і приблизно 40 % повинно бути залишено як резервний час для неочікуваних справ.

Якщо виходити з 10-годинного робочого дня, то це значить, що в Ваших інтересах охопити планом не більше 6 годин. Однак Вашою метою повинен бути восьмигодинний робочий день, то при цьому запланований час повинен бути приблизно 5 годин.

Якщо заплановано більше 60 % свого часу, то слід довести складений список завдань до вказаних параметрів, встановлюючи пріоритети, передоручаючи справи і скорочуючи відпущений на них час. Залишок справ повинен бути або перенесений на наступний день, або викреслений, або зроблений за рахунок надурочних.

4. Прийняття рішень щодо пріоритетів, скорочення і передоручення.

Мета: скоротити час, відведений на виконання завдань дня до 5-6 годин.

Встановити одноразові, однозначні пріоритети для своїх справ, наприклад, за допомогою аналізу уточніть у відповідності з ними завдання. Потім необхідно перепровірити скалькульовану Вами потребу в часі і скоротити час на всі справи до досконало необхідного; намагайтесь при цьому залишатися на ґрунті реальності.

Кожну акцію слід розглядати з точки зору можливості її передоручення і раціоналізації.

5. Контроль і перенесення незробленого.

Як показує досвід, не всі завдання вдається виконати і не всі телефонні розмови можуть відбутися. Тому їх доводиться переносити на наступний день.

Якщо одну і ту ж справу переносити багато разів, то вона стає для Вас тягарем, і тоді існують дві можливості:

Ви накінець рішуче за неї беретесь і доводите до кінця;

Ви відмовляєтесь від цієї справи, оскільки інколи проблема вирішується сама по собі.

Буває, що для планів у звичайних календарях місяця не вистачає, тому рекомендується працювати зі спеціальним щоденником часу, що буде розглянуто далі.

Раціоналізація використання часу за допомогою бюрографії. Можна ще більше раціоналізувати складання плану, якщо поряд з буквеними скороченнями для позначки важливих елементів використовувати інші скорочення і графічні символи, так звану бюрографію.

Наприклад:

терміново !важливо ? вияснити + пріоритет категорії А

завдання виконано

завдання виконано особливо добре 0 перенесення на більш пізній час

невиконана справа.

Що дає метод "Альпи"? Щоденні затрати спочатку 20, потім 10, а потім лише 5 хвилин за методом "Альпи" принесуть Вам кращий виграш у часі. Ось 20 переваг методу "Альпи":

кращий настрій на робочий день, який буде; планування наступного дня; чітке уявлення про завдання дня; упорядкування робочого дня; подолання забудькуватості; концентрація на найсуттєвішому; зменшення обсягу "паперової роботи"; досягнення цілей дня; виокремлення більш важливих і менш важливих справ; прийняття рішень про встановлення пріоритетів і передоручення; раціоналізація шляхом групування завдань; скорочення перешкод і небажаних перерв; самодисципліна при виконанні завдань; зменшення стресів і нервового збудження; спокійне сприйняття непередбачених подій; покращання самоконтролю; відчуття успіху наприкінці робочого дня; підвищення задоволеності та мотивації; ріст особистих результатів;виграш у часі за рахунок методичної організації часу. При успішному використанні техніки планування часу і методів наукової організації праці Ви зможете щоденно економити від 10 до 20 % Вашого часу: старайтесь кожен день виграти годину -- "золотий час".

Висновки

Самоменеджмент дає можливість керівникові підприємства визначитися з процесом управління з точки зору оптимізації власних управлінських завдань, побудувати власні процеси стратегічного та тактичного управління, отримуючи значно кращі результати праці. Це вимагає інноваційного підходу у безпосередній роботі керівника підприємства та підвищеному впливі на колектив, що зобов'язує мотивувати, розвивати та навчати підлеглих.

Самоменеджмент має перспективи розвитку, якщо до соціального управління залучаються талановиті люди, які завдяки своєму інтелекту і творчому потенціалу здатні створити умови для досягнення головної мети соціальне відповідальної організації - це підвищення якості життя його працівників. Впровадження самоменеджменту персоналу необхідно розпочинати з всебічної діагностики колективу та особливостей організації, де він запроваджується. Це дозволить сформулювати досяжні цілі, визначити, в яких колективах і якими шляхами розвивати самоменеджмент. Регулярний моніторинг рівня розвитку та ефективності самоменеджменту персоналу дозволить генерувати і впроваджувати адекватні методи розвитку та регулювання цього процесу.

На основі проведеного дослідження нами запропонована модель впровадження системи самоменеджменту передбачає визначення цілей підприємства та конкретних цілей діяльності фахівця та його особистісних цінностей. Одержана база знань дозволить не тільки самонавчатись, а і постійно підтримувати актуальною базу знань підприємства, знизити ризики звільнення провідних менеджерів. Для формування ефективної команди персоналу доцільно періодично використовувати оцінку здатності співробітників до самоменеджменту та їх анкетування щодо цілей співпраці та кар'єрного зростання.

Література

1. Балабанова Л.В. Організація праці менеджера: навч.посіб. / Л.В. Балабанова, О.П. Сардак. - К.: Професіонал, 2017. - 407 с.

2. Довгань Л.Є. Праця керівника, або практичний менеджмент: навч. посіб. / Довгань Л.Є.. - К.: Ексоб, 2014. - 384 с.

3. Керівництво організацією: навч.посіб. / [О.Є. Кузьмін, Н.Т. Мала, О.Г. Мельник, І.С. Проник]. - Львів.: «Львів політехніка», 2013. - 244 с.

4. Лукашевич Н.П. Теория и практика самоменеджмента: учеб.пособие / Н.П. Лукашевич. - [2-е изд., испр.]. - К.: МАУП, 2015. - 360 с.

5. Хайкин В. Активность (характеристики и развитие) / Хайкин В. - М.: Московский психолого-социальный институт, 2014. - С 42 - 57.

6. Штепа О.С. Складові процесу самоменеджменту та діагностика його рівня // Актуальні проблеми практичної психології. Зб. наук. праць. Частина І. - Херсон, ПП Вишемирський В.С., 20080 механізм самоорганізування психологічного здоров'я / О.С. Штепа. // Психологічні перспективи. Науковий часопис Волинського національного університету імені Лесі Українки. Вип. 14. - Луцьк 2014. - С. 430 - 436.

7. Штепа О.С. Структура та формування функції самоменеджменту / О.С. Штепа // Актуальні проблеми психології. Збірник наукових праць Інституту психології ім. Г.С. Костюка АПН України / За ред. С.Д. Максименка, В.Д. Потапової. - Т. 15. част. 2. - К., 2015. - С. 430 - 436.

Размещено на Allbest.ru

...