Анализ бизнес-процессов для выявления вариантов построения организационной структуры

Размещено на http://www.allbest.ru/

НИИ информационных технологий, г. Москва

УДК 681.3: 519.68

Анализ бизнес-процессов для выявления вариантов построения организационной структуры

Беляев И.П., Черный К.И.

В работе показан вариант описания бизнес-процессов протекающих в организации, а также последующий их анализ на основе информационных потоков и подбор исполнителей для их выполнения и построения вариантов реализации организационной структуры предприятия.

При анализе и построении модели бизнес-процессов возникает задача определения ответственного исполнителя за конкретный бизнес-процесс. В данной работе производится анализ на основе видов информационных сообщений, их сочетаний на входе и выходе процесса для подбора подходящей организационной структуры.

Процесс

Под элементарным процессом (единицей процессной сети) будем понимать следующую ориентированную тройку [1,2].:

<I,P,O> , где

I - набор (множество) входных объектов,

P - преобразование входных объектов в выходные,

O - набор (множество) выходных объектов.

Графически элементарный процесс изображается (в отличие от известных нотаций, например DFD, IDEF) в форме, представленной на рис. 1. [2].

Здесь слева показано множество входных объектов, справа - множество выходных, а тело преобразования поделено на верхнюю часть, где приводится имя ответственного («хозяина») за преобразование (субъекта или объекта), а в нижней - наименование собственно преобразования.

Рис.1. Графическая нотация элементарного процесса

Кроме того, вводятся операторы выбора одного из альтернативных входных объектов, как показано на рис.2

Рис.2. Переключатель выбора входного объекта

и выбора одного из альтернативных выходных объектов, как показано на рис. 3

Рис.3. Переключатель выбора выходного объекта.

Вводится время протекания процесса t<I,P,O>. Процессная сеть строится слева направо, так что расположенный правее элементарный процесс считается более поздним по времени. Параллельно протекающие процессы характеризуются одновременным началом, а последовательно протекающие - тем, что время окончания одного является временем начала другого.

Не может быть элементарных процессов, для которых нет хотя бы одного входного объекта. Если такой объект является единственным, его называют главной причиной процесса.

Аналогично доложен быть хотя бы один выходной объект, который в случае его единственности называют главной целью процесса. Процессы объединяются в сеть через пересечение множества выходных объектов некоторого предшествующего процесса с множеством входных объектов некоторого последующего процесса. Понятно, что один предшествующий процесс может порождать более одного последующего.

Анализ бизнес-процессов

С точки зрения процессной технологии организация можно представить как совокупность взаимосвязанных бизнес-процессов, направленных на достижение целей, стоящих перед организацией.

Обобщим представление входящих и исходящих документов из процесса. В общем случае они являются либо информацией, передаваемой между сотрудниками, либо указаниями, оформленными в виде документов. В таком случае можно выделить следующие два вида информационных взаимодействий:

Inf - информационные документы или сообщения описывающие состояние процессов, результаты выполнения процессов, выбранные показатели.

Dir - директивы (указания), оформленные документально или устные распоряжения.

Проанализируем их сочетания, когда они являются элементами входа в процесс и выходными результатами процесса (Таблица 1).

Таким образом мы получили четыре сочетания различных входных и выходных результатов процесса.

Inf - Inf : процесс анализа, обработки, подготовка агрегированной или наоборот конкретизированной информации.

Inf - Dir : Процесс принятия решения.

Dir - Inf : Обратный предыдущему процессу, процесс осознания полученного указания, получение информации из указания необходимого для выполнения.

Dir - Dir : Процесс передачи указаний, то есть либо конкретизация указаний для конкретного исполнителя, либо обобщение, если получено несколько указаний из различных источников.

Для более полного описания процесса с точки зрения информационных потоков необходимо ввести третью компоненту, описывающую процесс.

Таблица 1

Варианты сочетаний входов и выходов процессов

Рассмотрим возможные сочетания I- P -O:

Inf - Inf - Inf : Процесс анализа, подготовка данных, агрегирование или конкретизация информации.

Inf - Inf - Dir : Процесс принятия решения на основе информации. На основе поступившей информации о состоянии системы принимается решение, основываясь на сложившейся ситуации, и передается исполнителю.

Inf - Dir - Inf : процесс выполнения действий согласно инструкции, например, при поступлении сообщения, что система находится в состоянии С_i, сотрудник выполняет действие согласно инструкции и передает информацию об изменениях дальше.

Inf - Dir - Dir : процесс принятия решения на основе инструкции или описания системы. На основе поступившей информации о состоянии системы принимается решение на основе правил, регламента, инструкций и тд. и передается исполнителю.

Dir - Inf - Inf : Процесс осознания полученных указаний. На основе полученных указаний и состояния системы выполняется одно из возможных (приведенных в указании) действий, на выходе процесса получается сообщение о выполнении задачи и др.

Dir - Inf - Dir : Процесс передачи указаний. Полученные указания передаются или перераспределяются между исполнителями в зависимости от состояния системы.

Dir - Dir - Inf : Процесс выполнения указаний на основе имеющихся документов (например инструкций).

Dir - Dir - Dir : Процесс передачи (перераспределения) указаний согласно инструкций.

Таким образом, получаем схему информационных потоков циркулирующих внутри организации. На основании этой схемы можно выделить процессы, в которых происходит принятие решений, анализ и подготовка информации для принятия решений и выполняются производственные процессы. И соответственно определить требования к процессорам - сотрудникам организации, выполняющим или отвечающим за данный процесс, а также их статус в организации: лицо, принимающее решения, руководитель среднего или низшего звена, ответственный исполнитель или оператор. Также позволяет определить необходимый уровень децентрализации принятия решений.

Рассмотрим анализ бизнес-процессов и дальнейшее построение на их основе организационной структуры на примере службы администрирования информационной системы, процессор на данной схеме не указан, так как в зависимости от конкретной организационной структуры для некоторых процессов он может отличаться (рис. 4).

Основная цель при выполнении функций администрирования информационной системы является поддержание ее работоспособности, разрешении вопросов и проблем пользователей, мониторинг за состоянием системы и восстановление после сбоев.

В процессе выполнения задач связанных с администрированием можно выделить следующих участников:

Пользователи, от которых поступают запросы на изменение тех или иных параметров функционирования системы, и сообщения об ошибках при работе с информационной системой.

Администраторы, которые решают проблемы связанные с функционированием системы, осуществляют мониторинг и др.

Администраторов, в свою очередь, можно разделить на несколько групп, в зависимости от выполняемых функций: системные администраторы, администраторы баз данных и сетевые администраторы. Они обслуживают различные подсистемы и выполняют различные действия и задачи, но общая структура процесса администрирования применима ко всем группам администраторов. Отличия проявятся только при переходе на более детальный уровень описания процессов. На данном уровне описания все эти отличия могут быть учтены в виде различного времени выполнения отдельных процессов.

Рассмотрим более подробно процессную схему. В случае возникновения события - ошибки, требования или задачи и др. (которые могут исходить как от пользователя, так и от других администраторов) проводится их анализ. Выявляется сама ошибка, а также состояние системы в момент ее возникновения. По результатам анализа возможно 3 варианта действий:

Подобное событие происходило раньше, существует инструкция по ее устранению, или это плановая задача по осуществлению мониторинга и инструкция по ее выполнению также существует, тогда задача сразу передается исполнителю.

Подобной ситуации раньше не возникало и не существует инструкции для исполнителя по ее устранению, и ее надо подготовить. Происходит анализ события, архитектуры системы, состояния системы и на их основе производится поиск решения проблемы. Если проблема решена, выпускается инструкция и передается исполнителю, который выполняет требуемые действия. Если проблема не решена, то описание события передается на анализ другому администратору (если проблема оказалась из смежной области) или ее продолжает исследовать тот же администратор, но на более глубоком уровне.

Если проблема затрагивает сразу несколько различных предметных областей или требуется произвести крупные изменения в архитектуре системы, тогда организуется совещание различных специалистов и обсуждается данная проблема. Если решение требует слишком больших изменений или не может быть реализовано, то оно отклоняется. Если решение проблемы существует, один из администраторов готовит инструкцию и она передается исполнителю.

Выполнение исправлений или изменений может происходить только по инструкции. По результатам выполнения готовится отчет в случае успешного выполнения или сообщается об ошибке, которая опять отправляется на повторную обработку.

Приведем краткое описание каждого процесса:

анализ - принятие решения о сути поступившей задачи, является ее решение уже описанным в какой либо инструкции, новой задачей, для которой еще необходимо подготовить инструкцию и найти решение, или необходимо вносить крупное изменение в системную архитектуру. Используемые документы при принятии решений:

· сообщение об ошибке (описание ошибки)

· инструкции

· системная архитектура

Результат - могут быть различные документы, в зависимости от последующего процесса.

Поиск - поиск решения не описанной ранее проблемы и выпуск инструкции по ее устранению.

Используемые документы:

· сообщение об ошибке (проблема)

· существующие инструкции

· системная архитектура

Результат - новая инструкция и задача для исполнения.

Совещание - анализ существующей системной архитектуры и принятие решения о целесообразности внесения изменений.

Используемые документы:

· сообщение об ошибке (проблема)

· системная архитектура

Результат - изменения в системной архитектуре или отказ.

Постановка - подготовка документации на внесение изменений в системную архитектуру и написание соответствующих инструкций.

Используемые документы:

· изменения в системной архитектуре

· системная архитектура

Результат - новая инструкция, задача для исполнения и системная архитектура с внесенными изменениями.

Исполнение - выполнение действий согласно инструкции.

Используемые документы:

· инструкция

· задача

· план

Результат - отчет о выполнении задачи или сообщение об ошибке.

Проанализировав циркулирующие в системе документы, можно выделить ряд документов, которые являются основными для функционирования системы и используются во всех процессах, это - системная архитектура и инструкции. Их можно представить как набор законов или правил, на основе которых функционирует системы.

Таким образом, остались следующие документы:

сообщение об ошибке (описание ошибки) - исходная информация Inf - сообщение об ошибке поступает от пользователя или администратора.

изменения в системной архитектуре - директива (Dir).

отказ от изменений - директива (Dir).

инструкция и задача для исполнения - директива (Dir).

отчет о выполнении задачи - информация (Inf).

На рис. 5 показана схема информационных потоков в процессе администрирования.

На основании полученной схемы информационных потоков рассмотрим отдельные процессы и используемый тип информации для их выполнения. Итого мы получаем 6 различных действий:

Inf - Inf - Inf - Анализ информации.

Em - Inf - Inf - Анализ информации.

Inf - Inf - Dir - Принятие решения, на выходе указание.

Em - Inf - Dir - Принятие решения, на выходе указание.

Dir - Inf - Dir - Передача указаний с адаптацией для исполнителя (подготовка инструкции)

Dir - Dir - Inf - Исполнение указания.

Проанализировав схему можно выделить три типа процессов:

Выполнение инструкций:

Процесс - «исполнение» (Dir - Dir - Inf). Возможный процессор - оператор или администратор.

Принятие решений на уровне системы (изменение системной архитектуры):

Процесс - «совещание» (Inf - Inf - Dir). Возможный процессор - руководитель или администратор.

Принятие решений по конкретной проблеме:

Процессы - «Анализ» (Inf - Inf - Inf; Em - Inf - Inf; Inf - Inf - Dir; Em - Inf - Dir), «Поиск» (Inf - Inf - Inf; Inf - Inf - Dir) и «Постановка» (Dir - Inf - Dir).

Возможный процессор - администратор (для процесса «анализ» м.б. специалист технической поддержки).

В дальнейшем полученные варианты организационных структур можно исследовать для выбора наилучшего варианта для конкретных задач, стоящих перед организацией.

процессный бизнес организационный

Литература

1. Беляев И.П., Капустян В.М. Системный анализ: прикладной аспект. М.: ТОО «СИМС». 1999. 360 с.

2. Беляев И.П., Капустян В.М. Разработка замысла и логической структуры базы данных.- М.: «Петрорус». - 2002 - 135 с

Размещено на Allbest.ru