Интернет-журнал «НАУКОВЕДЕНИЕ» Том 7, №2 (март - апрель 2015) http://naukovedenie.ru publishing@naukovedenie.ru

Размещено на http://www.allbest.ru/

2

http://naukovedenie.ru 86EVN215

Размещено на http://www.allbest.ru/

Оценка эффективности организационно-управленческих инноваций как результата внедрения системы электронного документооборота

Оценка эффективности организационно-управленческих инноваций является чрезвычайно сложной задачей, поскольку, с одной стороны, возникает необходимость установить результативность внедрения новых информационных технологий как таковых, с другой стороны, определить их влияние на процессы управленческой деятельности компании в целом. Среди специалистов существует диаметрально противоположные позиции по поводу окупаемости инновационных проектов, связанных с совершенствованием информационного обеспечения управления. Так на Западе информационная среда компании рассматривается один из инфраструктурных компонентов IT-архитектуры организации. Как следствие, инновационные проекты такого рода рассматриваются как затратные, обеспечивающие совершенствование инновационной среды и не предполагающие коммерческой выгоды, а расходы на них представляют собой «cost of doing business», т.е. расходы на формирование системы, необходимой для ведения бизнеса.

Согласно другой точке зрения, несмотря на значительные затраты, проекты внедрения IT-технологий являются окупаемыми. Как следствие сформировалось два подхода к оценке эффективности ECM-решений, т.е. решений, связанных с корпоративным информационным контентом и его архитектурой³:

• обосновывать и рассчитывать окупаемость информационной системы не следует вследствие ее инфраструктурной природы;

• оценивать эффективность необходимо, ориентируясь либо на традиционный расчет экономической рентабельности [5], либо на явные и неявные выгоды [6].

Специфика организационно-управленческих инноваций в области СЭД полностью соответствует вышеприведенным рассуждениям, следовательно, вопрос оценки их эффективности также может подразумевать отказ от проведения данной оценки или применение того или иного методического инструментария ее реализующего. Позиции, соответствующей первому подходу придерживается Е.Е. Сидорова [12], А.Н. Асаул и др. [7], которые утверждают, что оценить эффективность организационно-управленческих инноваций традиционными способами не представляется возможным, так как эффективность от их реализации проявляется косвенным образом. Этой же позиции придерживаются, таким мнением нельзя согласиться, поскольку осуществление компанией затрат, не приносящих определенного экономического эффекта не соответствует принципам экономической рациональности.

Следует отметить, что в литературе не существует четкого набора критериев для оценки эффективности проектного управления, особенно проектного управления инновациями, поэтому оценка эффективности является сложным процессом. Довольно распространенной позицией является рассмотрение эффективности как многокритериального интегрального показателя. В частности, Ю.В. Бакланова утверждает, что при оценке эффективности необходимо рассматривать набор показателей по различным аспектам проектной деятельности (финансовым, временным, методологическим, организационным и др.) [1]. На необходимость исследования ряда основных факторов с целью повышения эффективности использования информационных ресурсов в процессах управления указывает И.В. Хатеев [13].

Ряд авторов связывают эффективность с возможностью экономии разного рода текущих затрат. Так, например, Р.С. Севостьянов ставит вопрос об энергоэффективности, возникающей в результате оптимизации бизнес-процессов и приводящей к снижению коммунальных услуг за счет снижения нагрузки на информационно-телекоммуникационную систему организаций. [11]. В этой связи В. Васильев для оценки энергоэффективности предлагает использовать два параметра: коэффициент эффективности использования энергии и коэффициент эффективности инженерной инфраструктуры Первый параметр показывает отношение используемой мощности объекта к мощности, потребляемой непосредственно ITнагрузкой [2].

В теории экономической эффективности разграничены категории «эффект» и «эффективность». Под эффектом в широком смысле понимается: 1) действие как результат чего-то; 2) результат, следствие каких-либо причин, действий. В узком смысле эффект определяется как разность между результатами деятельности хозяйствующего субъекта и произведенными для их получения затратами на изменения условий деятельности. В узком смысле, как указывают Б.А. Райзберг и др., эффект может измеряться в материальном, денежном, социальном (социальный эффект) выражении [10]. Именно такой подход использован в таблице 1 где идентифицированы виды положительного эффекта внедрения инноваций посредством СЭД и соотнесены с такими категориями эффектов информационной системы как явные и неявные [6], прямые и косвенные.

Таблица 1. Виды эффекта от внедрения инноваций на базе системы электронного документооборота и возможности их оценки (составлено с авторами)

Исходя из таблицы 1 можно сделать вывод о том, что особенности организационно-управленческих инноваций, позволяют достаточно точно оценить прямой экономический эффект от их введения. В то же время, большое значение для компаний имеет косвенный эффект, виды которого весьма разнообразны, что позволяет проводить многостороннюю оценку результативности инновационных изменений на базе системы электронного документооборота (далее - СЭД), (табл. 2). Заметим, что СЭД как элемент инновационной среды способна обеспечить построение единого информационного пространства в компании, обеспечив очередность движения, восприятия, преобразования, фиксации и хранения определенного набора документов в рамках организационной структуры компании. Вместе с тем, оценка косвенного эффекта от ее внедрения методологически разработана слабо, сложна, трудоемка и при этом неточна.

Таблица 2. Виды эффективности от внедрения инноваций на базе системы электронного документооборота и возможности их оценки (составлено авторами)

Точной, универсальной формулы для оценки эффективности внедрения новых информационных технологий и организационно-управленческих инноваций, реализуемых на их основе, не существует. Для оценочных процедур имеют значения как прямые, так и косвенные эффекты, которые связаны соответственно с прямым и косвенным влиянием на доходы и расходы. Что касается явных и неявных эффектов, то они идентифицируются в данном контексте в зависимости от возможности их непосредственно наблюдать и оценивать.

Эффективность как экономическая категория даже в экономическом смысле определяется многозначно. По аналогии с понятием «эффект» выделяется широкий и узкий подходы к определению его сущности. В широком смысле это:

• достижение каких-либо определенных результатов с минимально возможными издержками;

• получение максимально возможного объема продукции из данного количества ресурсов;

• распределение имеющихся в наличии ресурсов между отраслями таким образом, что невозможно увеличить объем производства каких-либо товаров без сокращения объема производства других товаров.

Приведенные подходы не применимы для проведения оценочных расчетов, поэтому необходимо воспользоваться более предметным смыслом данного понятия. Под эффективностью будем понимать относительный эффект (результативность) процесса, или проекта, определяемого как отношение эффекта (результата) к затратам, которые обеспечили его получение. При этом необходимо учесть, что наиболее обобщенную оценку эффективности деятельность хозяйствующих субъектов дает система показателей рентабельности [9].

Традиционно эффективность системы управления оценивается при помощи финансовых коэффициентов, рассчитываемых на основе конечных результатов деятельности организации и затрат на управление. В качестве показателей, характеризующих конечные результаты, могут рассматриваться выручка, прибыль, себестоимость, качество продукции, сроки окупаемости инвестиций и т.п. Исходя из этого, оценка эффективности системы управления может быть реализована через оценку показателей рентабельности и деловой активности. В таблице 3 приведены результаты расчета показателей по данным финансовой отчетности ОАО «АЛРОСА», которые косвенным образом характеризуют эффективность организационно-управленческих инноваций, внедренных на базе СЭД.

Таблица 3. Косвенные показатели эффективности организационно-управленческих инноваций, внедренных на базе СЭД в ОАО АЛРОСА за период 2008-2012 гг.* (рассчитано авторами)

Рентабельность продаж, рентабельность активов, рентабельность собственного капитала и ресурсоотдача наиболее опосредованно выражают эффективность СЭД, причем для оценки ее влияния имеет значение не столько уровень, сколько динамика показателей. В целом, уровень показателей ОАО «АЛРОСА» демонстрирует несоответствие масштабов имущества масштабам выручки, связанной с предметом деятельности, что выражается в низком уровне рентабельности активов и оборачиваемости капитала. В то же время, рентабельность управленческой деятельности по чистой прибыли, более тесно связанной с управленческой расходами, показывает в динамике резкий рост и чрезвычайно высокий уровень. Можно предположить, что это является следствием влияния организационно-управленческих инноваций.

Необходимо подчеркнуть, что эффект от реализации организационно-управленческих инноваций посредством информационных технологий не является мгновенным и может быть незаметен долгое время, вследствие чего на практике компании откладывают инвестирование денежных средств в развитие обеспечивающих бизнес-процессов. В частности, это связано с отсутствием адекватной системы оценочных показателей эффективности как результата внедрения организационно-управленческих инноваций.

Отношение управленческих расходов к себестоимости и к валовой прибыли имеют положительную тенденцию к снижению. Расчеты по данным ОАО «АЛРОСА» выявили ситуацию небольшого снижения этих показателей в 2012 г. по сравнению с 2008 г., что оправдывает факт внедрения организационно-управленческих инноваций.

На рисунке 1 представлена общая схема механизма получения экономической эффективности посредством инновационного развития системы документационного обеспечения управления (ДОУ) компании. Выделены два типа выгод, которые получает компания в результате инновационного развития сферы деятельности - стратегические и тактические [4].

Интернет-журнал «НАУКОВЕДЕНИЕ» Том 7, №2 (март - апрель 2015) http://naukovedenie.ru publishing@naukovedenie.ru

Размещено на http://www.allbest.ru/

2

http://naukovedenie.ru 86EVN215

Размещено на http://www.allbest.ru/

Общая схема механизма получения экономической эффективности посредством инновационного развития системы ДОУ компании (составлено авторами)

управление экономический организационный стратегический

Стратегические выгоды ориентированы на стратегические цели компании, представляющие собой результаты, которые должны быть достигнуты в долгосрочном периоде. Они представляют собой преимущества, получаемые компанией за счет качественного улучшения процессов в области управленческой деятельности, количественно выражаемые через показатели косвенного эффекта. Стратегические выгоды выявляются и оцениваются исходя из общих показателей эффективности деятельности компании. Наряду с этим, преимущества, количественная оценка которых затруднена, определяются методом экспертных оценок.

Тактические выгоды имеют значение в краткосрочном периоде, связаны с операционной деятельностью компании и представляют собой преимущества, приобретаемые компанией за счет снижения эксплуатационных затрат с возможностью их прямой оценки. Показатели эффективности в соотношение с типом преимущества представлены автором в табличной форме (табл. 4).

Расчеты и количественная оценка эксплуатационных затрат, а также затрат на оплату труда управленческого персонала приведены в таблице 5. Аналитические данные получены в ходе анализа внутренней документации компании (технико-экономическое обоснование инвестирования в проекты внедрения информационных систем), а также путем экспертных оценок. Прямая экономическая эффективность достигается посредством снижения затрат и экономии финансовых ресурсов компании. Согласно расчетам, при внедрении организационно-управленческих инноваций на базе СЭД компания экономит порядка 21,5 млн. рублей. С учетом того, что сумма инвестиций в проект внедрения организационноуправленческих инноваций на базе СЭД в горнорудной компании «АЛРОСА» составила 53 млн. рублей, можно судить о быстром возврате инвестиций.

Срок окупаемости инвестиций в проект составляет не более 3 лет, что свидетельствует об эффективности проекта. К 2016 году ожидается полная окупаемость проекта по внедрению СЭД в АК «АЛРОСА» ОАО.

Реализация организационно-управленческих инноваций на базе внедрения СЭД позволяет крупной, территориально-распределенной компании снизить затраты в целом по компании, включая входящие в ее состав подразделения, на списание бумаги, расходы и затраты, связанные с печатанием бумажных документов, заменой картриджей, обслуживанием орг. техники и другие расходы.

Помимо экономии материальных затрат, внедрение СЭД позволит компании получить экономию фонда заработной платы работников служб ДОУ компании за счет снижения численности сотрудников данной категории. Снижение численности определено экспертным путем на основе анализа временных затрат на обработку документации с использованием и без использования СЭД. Анализ показал, что при работе в СЭД временные затраты значительно ниже в сравнении с традиционной практикой ведения документооборота [3].

Экономическая эффективность от внедрения организационно-управленческих инноваций в компании определяется путем оптимизации накладных расходов себестоимости продукции за счет экономии на управленческих операциях посредством экономии временных, пространственных, финансовых и человеческих ресурсов при использовании электронного документооборота.

Согласно графику финансирования проекта внедрения СЭД в горнорудной компании «АЛРОСА», инвестирование в проект проходило в два этапа: в 2010 г. сумма инвестиций составила 20 млн. рублей, в 2011 г. - 33 млн. рублей, в 2012 г. система была запущена в промышленную эксплуатацию.

Показатели, косвенным образом улучшающие экономику компании, составляют доходную часть в методике расчета экономической эффективности проекта внедрения СЭД.

Таблица 4. Система показателей оценки эффективности организационно-управленческих инноваций (на примере системы ДОУ компании), (составлено авторами)

Таблица 5. Количественная оценка эксплуатационных затрат и затрат на оплату труда делопроизводственного персонала (на примере АК «АЛРОСА»), (рассчитано авторами)

К=10 листов*,

С=0,5 руб.,

С1=0,7 руб.,

Ч=2503 чел., Д=251 день.

Интернет-журнал «НАУКОВЕДЕНИЕ» Том 7, №2 (март - апрель 2015) http://naukovedenie.ru publishing@naukovedenie.ru

Размещено на http://www.allbest.ru/

2

http://naukovedenie.ru 86EVN215

Размещено на http://www.allbest.ru/

Кобщ.=119 шт.,

Р=1,2 кВт/ч.,

Т=24 часа,

Т1=30 дней,

Т2=12 месяцев, С2=3,5 руб.

Интернет-журнал «НАУКОВЕДЕНИЕ» Том 7, №2 (март - апрель 2015) http://naukovedenie.ru publishing@naukovedenie.ru

Размещено на http://www.allbest.ru/

2

http://naukovedenie.ru 86EVN215

Размещено на http://www.allbest.ru/

ЗП=18000 руб.,

Ч2=204 чел.,

Ч1=159 чел.,

Интернет-журнал «НАУКОВЕДЕНИЕ» Том 7, №2 (март - апрель 2015) http://naukovedenie.ru publishing@naukovedenie.ru

Размещено на http://www.allbest.ru/

2

http://naukovedenie.ru 86EVN215

Размещено на http://www.allbest.ru/

Таким образом, с учетом графика инвестирования проекта рассчитаем NPV проекта внедрения СЭД в компании «АЛРОСА», если ставка дисконтирования равна 10% (0,83% в месяц) и период реализации проекта равен 9 месяцам. Резюмируя итог, получаем NPV=10 млн. руб. Положительное значение экономического показателя NPV позволяет судить о рентабельности (привлекательности) проекта и быстром возврате инвестиций в него в виде денежной прибыли.

Внедрение организационно-управленческих инноваций посредством СЭД способствует повышению качества информационных ресурсов компании, обеспечивая надежность, своевременность, полноту получаемой информации. Эффективное использование информационных ресурсов приводит к увеличению скорости и результативности выполнения бизнес-процессов компании, что в свою очередь оказывает влияние на экономический рост компании в целом [14].

В России «АЛРОСА» формирует экономику такого крупного региона, как Якутия. В таких условиях система коммуникаций является важнейшим фактором успеха компании. АЛРОСА вносит весомый вклад в развитие регионов, в которых работают предприятия компании. В связи с этим важным тактическим преимуществом становится сокращение затрат на доставку документов в удаленные подразделения предприятия.

Эффективность использования информационной системы в компании дополнительно можно оценивать при помощи показателя ROI (возврат на вложенные инвестиции (Return On Investment)). Методика расчета ROI определяется формулой, которая представляет собой отношение суммарного эффекта от автоматизации к объему инвестиций в нее. Сложность состоит в выборе значений показателей, которые необходимо использовать при расчете. Основную сложность составляет грамотное определение преимуществ от внедрения организационно-управленческих инноваций посредством СЭД и представление их в виде финансовых показателей.

Эффективность внедрения и, соответственно, показатель ROI зависят из следующих факторов:

• общие инвестиционные вложения в поиск, приобретение и внедрение информационной системы - совокупные разовые вложения, которые составляют затратную часть при расчете экономического эффекта;

• изменение в структуре затрат компании после внедрения системы - при эффективном проекте внедрения этот фактор являет собой доходную часть расчета, но в определенных случаях совокупные затраты компании могут и увеличиться после внедрения системы, тогда данный фактор станет затратной частью при расчете ROI;

• улучшение операционных показателей деятельности в результате внедрения - факторы, косвенным образом улучшающие экономику компании, составляя тем самым доходную часть в алгоритме расчета ROI [14].

Оценку ROI целесообразно делать несколько раз в процессе внедрения организационно-управленческих инноваций посредством СЭД. Первый расчет прогнозного значения производится на этапе предварительного анализа и обоснования внедрения системы в целом. В расчетах используется опыт завершенных проектов и экспертные оценки ожидаемого эффекта руководителей и ключевых специалистов. Второй расчет прогнозного значения делается по завершении предпроектного обследования, которое заключается в описании процессов компании и анализе возможности их оптимизации и автоматизации. Третий расчет должен быть произведен после внедрения системы, спустя достаточный период времени, чтобы увидеть реальный результат. По возможности используются реальные данные об изменениях, но также применяются экспертные оценки для тех областей бизнеса, где численный расчет невозможен.

Прежде всего необходимо определить горизонт, на котором будет оцениваться эффект от внедрения системы. Он зависит от динамики бизнеса, горизонта стратегического планирования, принятого в компании, и других факторов (размера инвестиций, оценки периода получения эффекта и т.д.). На следующем шаге осуществляется оценка влияния основных показателей эффективности автоматизируемых процессов на значение ROI. Еще можно выделить операционные риски, которые будут устранены в ходе автоматизации, что также должно повлиять на улучшение точности. Именно эти процессы и показатели будут участвовать в дальнейших расчетах ROI.

Внедрение СЭД направлено на повышение качества используемой в компании информации (ее надежности, доступности, точности, полноты, своевременности, конфиденциальности и т.д.), а также на повышение эффективности отдельных процедур и сквозных процессов компании. Эти два аспекта тесно взаимосвязаны: повышение качества информации увеличивает скорость и результативность выполнения операций, а грамотно выстроенные процессы улучшают свойства используемой информации. Большое значение имеет анализ бизнес-процессов, автоматизируемых в ходе внедрения.

В первую очередь от внедрения организационно-управленческих инноваций в сферу документационного обеспечения ожидается сокращение времени выполнения управленческих процессов, экономия ресурсов, повышение качества результатов отдельных операций, прозрачность деятельности и, соответственно, снижение затрат на управление. Все перечисленные факторы приводят к необходимости оценивать влияние внедряемой системы на бизнес-процессы компании и, как следствие, на ее экономику. Улучшение процессов документационного обеспечения необходимо как с точки зрения экономии, так и с учетом таких факторов, как выход на новые рынки, повышение гибкости компании при обслуживании клиентов, достижение заданного уровня качества обслуживания.

Литература

управление экономический организационный стратегический

1. Бакланова Ю.В. Оценка эффективности управления региональными инновациями // Управление инновациями. Электронный научный журнал. 2010. №2. Режим доступа: http://www.uecs.ru/demografiya/item/165-2011-03-23-08-2301 (доступ свободный). загл. с экрана. яз. рус.

2. Васильев В. Эффективный ЦОД в российских условиях // PC Week/RE. 2013. (апрель). Режим доступа: http://www.eaton.ru/ecm/groups/public/@pub/@eatonru/d ocuments/content/pct_479673.pdf.

3. Гаранина Г.Г. Анализ эффективности электронного документооборота. // Материалы 26-й Всероссийской научной конференции молодых ученых и студентов «Реформы в России и проблемы управления-2011». 2011. Вып. №1 С. 84-85.

4. Гаранина Г.Г. Оценка экономической эффективности организационноуправленческих инноваций (на примере документооборота) // Электронное научно-практическое периодическое издание «Экономика и социум» 2014. №1 (10). Режим доступа: http://www.iupr.ru. (доступ свободный). загл. с экрана. яз. рус.

5. Кригер А.Б. Информационный менеджмент: Учебное пособие. Владивосток: ДВГУ. 2004. Режим доступа: http://economic-info.biz/informatsionnyiymenedjment/412-primeryi-otsenki-ekonomicheskoy.html (дата обращения: 02.04.2015).

6. Марданов А.З. Экономические эффекты от внедрения CRM. Режим доступа: http://www.cfin.ru/itm/crm/effects.shtml (дата обращения: 03.04.2015).

7. Модернизация экономики на основе технологических инноваций / А.Н. Асаул,

Б.М. Карпов, В.Б. Перевязкин, М.К. Старовойтов. СПб: АНО ИПЭВ, 2008. 606 с. 8. Никитская Е.Ф. Оценка инвестиционной привлекательности в инновационной экономике с позиций внешних пользователей // Экономический анализ №5

(356). 2014. С. 12-26.

9. Никитская Е.Ф. Финансовый анализ: учебное пособие. Одинцово «Одинцовский гуманитарный институт». 2010. 134 с.

10. Райзберг Б.А., Лозовский Л.Ш., Стародубцева Е.Б. Современный экономический словарь М.: ИНФРА-М. 2010. 628 с.

11. Севостьянов Р.С. Анализ эффективности и защищенности экономических информационных систем при внедрении инновационных технологий // Управление инновациями. Электронный научный журнал. 2011. №9. Режим доступа: http://www.uecs.ru/uecs-33-332011/item/648-2011-09-26-05-42-49.

(доступ свободный). загл. с экрана. яз. рус.

12. Сидорова Е.Е. Организационно-управленческие инновации как необходимое условие эффективного развития предпринимательской организации. Режим доступа: http://www.rusnauka.com/26_NII_2009/Economics/52133.doc.htm (дата обращения: 02.04.2015).

13. Хатеев И.В. Методические подходы к оценке эффективности логистического информационного обеспечения малых предприятий // Современные исследования социальных проблем. 2012. №4 (12) Режим доступа: www.sisp.nkras.ru.

14. Шматалюк А., Коптелов А. Особенности расчета ROI при внедрении ИТ. // Директор информационной служб». 2009. №1. Режим доступа: http://osp.ru/cio/2 009/01/5766328/ (дата обращения: 02.04.2015).

Размещено на Allbest.ru