Особенности функциональных обязанностей и требований к профессии "офис-менеджер"

Размещено на http://www.allbest.ru/

ФГБОУ ВПО «Нижегородский государственный педагогический университет имени Козьмы Минина»

Особенности функциональных обязанностей и требований к профессии «офис-менеджер»

Заусайлова Полина Юрьевна

Яшкова Елена Вячеславовна

Офисный менеджер (другое название - секретарь) - это работник, который обеспечивает эффективную деятельность офиса и контролирует все процессы, которые способствуют его функционированию. Эта профессия относительно новая и востребованная, так как данную вакансию офис-менеджера часто запрашивают даже малые компании. Офисного менеджера так же модно назвать администратором офиса, поскольку на его плечи возложены такие же функции.

Как показывают ранее проведенные исследования [1, 2, 3], большинству крупных предприятий просто необходимо наличие одного и даже нескольких офис-менеджеров, потому что руководство организации, с большой численностью кадров, просто не справится со всеми обязанностями без помощников. Должность, по большей мере, востребована в частных и государственных организациях с разнообразными сферами деятельности.

Не просто так говорят, что секретарь - лицо фирмы. Офисный работник встречает клиентов при входе в контору. Он же ведёт инструктаж, консультирует клиентскую базу; ведёт деловые переговоры с партнёрами; координирует кадровый состав, выполняет некоторые функции руководителя. Это тот обязательный сотрудник, который помогает произвести первое впечатление об учреждении.

К перечню предложенных функций офисного заведующего так же относятся требования контроля технического персонала, курьерской службы, обязательная организация мероприятий, деловых встреч посетителей с начальством, документоведение, формирование и обработка корреспонденции. Не редки случаи, когда руководитель возлагал ответственность на менеджера офиса по формированию бюджета расходов фирмы на офисные нужды и не только. Ведь, современные предприятия зачастую экономят на кадрах, и взваливают на одного сотрудника сразу несколько должностных обязанностей. К примеру, помимо привычных для секретаря офиса функций, он выполняет еще функцию бухгалтера, подсчитывая расходы за месяц и формируя бухгалтерские документации.

К основным обязанностям в деятельности офисного менеджера относятся следующие:

своевременное выполнение функций администратора (контроль за офисом и задачами, стоящие перед организацией);

секретарские функции (работа с клиентами, деловые переговоры по телефону, ведение деловых переписок в сети Интернет, заведующий докуме6нтацией, руководитель курьера);

непосредственная доброжелательная встреча клиентов и партнёров компании;

анализ, ведение и составление оставление отчёта о выполненной работе;

работа с бухгалтерией, отделом кадров и другими структурными подразделениями, входящие в штат организации [4].

Но, важно отметить, что офисный менеджер, являясь главным администратором, управляет персоналом. Он руководит секретарями низшего уровня, которые ведут работу исключительно на телефоне, водителями, курьерами. Его задача, качестве руководителя - контроль выполнения работы других сотрудников. Если какая-то компания лишена кадровой службы или HR-менеджера, то обязанности составления приказов, договоров, выписка банковских чеков, трудовых книжек переходит в основные обязанности менеджера офиса. Организуя собеседования с партнёрами, секретарь выполняет функции кадрового менеджера. А в сфере торговли, маркетинговых компаниях, он - занимается поиском координацией и даже продажей.

Требования к вакансии офис-менеджера разные. Это зависит от масштаба организации, то есть, если предприятие сотрудничает с иностранными компаниями, то главным критерием к профессии будет знание иностранных языков (чем больше, тем лучше). Малые конторы, обычно, специализируются в узком кругу и такого требования не предъявляют [5].

Отмечают и возрастную категорию от 25 до 30 лет, предпочтительно представительницы женского пола с приятной внешностью, или как ещё их называют «хозяйки офиса». которая должна уметь обращаться и выполнять работу с оргтехникой, знания персонального компьютера (ПК) должны быть на профессиональном уровне. Поскольку офисный менеджер контактирует с партнёрами и клиентами, в объявлениях жирным шрифтом помечают знание деловой этики, грамотную речь, отличную дикцию, чёткое понимание поставленных задач [6].

Для того, чтобы стать офис-менеджером, иногда достаточно пройти обучение в специализированных заведениях, которые проводят курсы менеджмента и делопроизводства. В наше время этой профессией интересует огромное количество молодых людей, только что закончивших первое высшее образование с уклоном в менеджмент и организацию предприятия. Это объясняется тем, что профессия офисного менеджера имеет огромные плюсы. Во-первых, это высокий спрос специалистов. Во-вторых, компания даёт уверенность в перспективе карьерного роста и приобретение ценного опыта, что в дальнейшем может помочь с переходом на престижную и высокооплачиваемую должность. В-третьих, благодаря обязанностям и функциям, которые требует от офисного менеджера фирма, сотрудник развивает свои коммуникативные навыки.

Таким образом, только ответственные, уверенные в своём выборе и нацеленные на положительный результат люди выбирают в качестве своей профессии должность офис-менеджера.

Библиографический список

офис менеджер специалист

1. Синева Н.Л., Яшкова Е.В. Инновационные подходы к развитию персонала в контексте управления знаниями // Международный журнал прикладных и фундаментальных исследований. 2016. № 7-4. С. 648-651.

2. Яшкова Е.В., Синева Н.Л. Актуализация инновационной маркетинговой технологии HR-брендинга в системе управления персоналом организации //Интернет-журнал «Науковедение», 2015, Том 7, № 1 [Электронный ресурс] - М.: Науковедение, 2015. - Режим доступа: http://naukovedenie.ru/sbornik1(26)/pdf, свободный. - Загл. с экрана. - Яз. рус., англ.

3. Yashkova E.V., Sineva N.L., Shkunova A.A., Bystrova N.V., Smirnova Zh.V., Kolosova T.V. DEVELOPMENT OF INNOVATIVE BUSINESS MODEL OF MODERN MANAGER'S QUALITIES // International Journal of Environmental and Science Education. 2016. Т.11. № 11. С. 4650-4659.

4. Демин Ю.М. Эффективный офис-менеджер / Ю.М. Демин. - СПб.: Питер. - 2015. - 202 с.

5. Румянцева С.А. Административно-хозяйственная деятельность организации / С.А. Румянцева // Справ. секретаря и офис-менеджера. - 2014. - № 6. - С. 12-17.

6. Шеломенцева О. Личностные и профессионально-важные качества секретаря, офис-менеджера и помощника руководителя: (Школа практической психологии) / О. Шеломенцева // Справ. секретаря и офис-менеджера. - 2012. - № 7. - С. 44-50.

Размещено на Allbest.ru