Разработка методов контроля в системе управления малым бизнесом

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Разработка методов контроля в системе управления малым бизнесом

Ахметов А.Р.

аспирант Башкирского государственного университета (г. Уфа)

В статье рассматриваются методы контроля в системе управления малым бизнесом. Малые предприятия во многом определяют развитие экономики страны. Данный факт имеет значение для привлечения в сферу материального производства и в развитие инфраструктуры значительного количества трудоспособного населения

Ключевые слова: управление малым бизнесом, эффективность, метод контроля

малый бизнес контроль

Рассмотрим метод программного контроля на частном предприятии, который заключается в том, что благодаря индивидуальным продажам можно учесть эффективность работы сотрудников в сегменте торговли малого бизнеса. На его основе учитываются данные с кассовых аппаратов. Управляющий магазином оценивает результат продажи продавца-консультанта и эффективность его работы. Каждому продавцу-консультанту ставится план продаж, а управляющий через кассу может отследить работу каждого сотрудника. Для этого сотруднику присваивается свой номер. По истечении месяца выплачиваются дополнительные премии или проценты с продаж. Такой способ позволяет отследить производительность каждого продавца-консультанта и тем самым определить его уровень продаж. Стимул в виде премии определяет высокий уровень продаж. Сотрудники, получая хорошую заработную плату, не пойдут на хищение. С увеличением товарооборота возрастает капитал фирмы.

Актуально увеличение плана продаж в момент сезонности продаваемого товара. Суть выполняемого плана продаж состоит в том, что товар делится на группы, проценты с которых различны, например группа А -- 60%, Б -- 40%, В -- 30%, таким образом фирме более выгодно продавать товары из группы А, что заинтересовывает и сотрудников продавать именно этот товар. Используя этот метод, можно увеличить товарооборот и прибыль организации. Применяя на практике указанный метод контроля руководству фирмы видно, кто и как работает и сколько прибыли приносит каждый сотрудник в организацию. Одновременно необходимо периодическое перераспределение обязанностей между работниками во избежание злоупотреблений и повышения эффективности внутреннего контроля [4].

Целесообразно ежегодно перераспределять сотрудников бухгалтерии по эквивалентным, с точки зрения оплаты труда, участкам учета. Недостаточная квалификация не должна рассматриваться как основание не применять данную методику, если принять во внимание современные требования к бухгалтеру при приеме на работу, а также помощь работникам со стороны внутренних аудиторов. Такой метод широко используется в Японии, где после 3 лет работающий сотрудник сдает экзамен и по результату его переводят на более высокую должность или переводят на низшую ступень.

Не менее важным в работе организации является контроль эффективности сегментов бизнеса. Для оптимизации контроля различных направлений деятельности организации целесообразно составление внутренней сегментарной отчетности по географическим районам сбыта, типам покупателей, товарным ассортиментным группам и т.д. Оперативный контроль показателей деятельности организации, проведенный на основе детального анализа внутренней сегментарной отчетности, позволит вовремя предотвратить появление и рост негативных моментов, связанных с отдельными сегментами бизнеса, а также предотвратить усиление их влияния на другие сегменты деятельности организации в целом. Например, работникам экономических служб предприятий целесообразно регулярно осуществлять контрольно-аналитические расчеты для определения наиболее рентабельных сегментов бизнеса, требующих сосредоточения основных ресурсов и концентрации деятельности организации, а также сегментов, требующих более продуманной сбытовой политики [3].

В деятельности организации важным является совершенствование контроля при планировании продаж. Необходимым условием выживания коммерческой организации является сохранение предпочтительной доли рынка, на что и направлена оптимизация планирования продаж.

Существуют три предпосылки по повышению эффективности контроля при планировании продаж. Во-первых, планированием продаж в организации должно заниматься специализированное подразделение: отдел сбыта или отдел маркетинга. Во-вторых, основным критерием оптимальности планирования продаж является учет и соотнесение (совмещение) ряда параметров контроля -- в их числе избранная модель развития организации, максимально возможный объем продаж на основе исследования рыночной конъюнктуры. Здесь имеет значение оценка ресурсов и потенциал организации: оптимальный с точки зрения максимизации прибыли и в соответствии с возможностями организации относительно объема выпуска продукции. Большое значение имеют оптимальные продуктовые программы и увязка планов продаж с планами производства. При планировании продаж следует осуществлять контроль на предмет взаимовлияний видов продукции на объемы их сбыта. В-третьих, существенным моментом является сам порядок разработки и контроля планов продаж. Отправной точкой для разработки плана сбыта должно служить комплексное исследование и прогнозирование конъюнктуры рынка, проводимое отделом маркетинга путем присвоения заказчику номера степени риска [1].

В целях контроля различных аспектов взаимоотношений с контрагентами, по коммерческим договорам и недопущения ухудшения результатов деятельности организации, каждому покупателю (заказчику) целесообразно присваивать категорию риска. Ранжирование покупателей по категориям риска (классы риска: высокий, средний, низкий) должно производиться начальником договорно-правового бюро отдела сбыта по разработанному алгоритму на основе степени выполнения обязательств по расчетам за продукцию. На основе статистического учета рассчитывается степень выполнения договорных обязательств отдельными покупателями, а также группами покупателей, сформированными по различным признакам -- критериям рыночного сегментирования (география, размеры организации, отраслевая принадлежность и т.д.). Если ранее заказчик не имел хозяйственных связей с организацией, то есть является новым контрагентом, то категория риска его заказа определяется на основе степени выполнения обязательств по специальной группе заказчиков (покупателей). Имеет значение содержание первичной информации о заказчике (банковские и аудиторские справки, отзывы других организаций и т.п.). Кроме этого, должностное лицо производит контрольное сличение суммы, указанной в товарно-транспортной накладной, с данными по фактическому уровню дебиторской задолженности в целях предотвращения превышения ею критической суммы. При наличии отклонения отгрузка санкционируется только на сумму, которая не будет превышена на установленный лимит задолженности. Покупатель незамедлительно ставится об этом в известность соответствующим уведомлением.

Важным моментом в деятельности организации является формирование досье на заказчиков. Структура досье на покупателей (заказчиков) должна разрабатываться одним из руководителей отдела сбыта. Ее форма утверждается заместителем директора по коммерческим вопросам по представлению начальника отдела сбыта. Формирование досье на заказчика целесообразно возложить на начальника договорно-правового бюро отдела сбыта.

Досье представляет структурированную совокупность всех имеющихся данных о заказчике (покупателе). В ней указываются все реквизиты заказчика: его наименование, адрес (юридический и фактический), платежные реквизиты; данные по должностным лицам заказчика; дата и результаты предварительных переговоров; данные по результатам анализа финансового состояния и надежности (деловой порядочности). В досье фигурируют данные по всем заключенным с заказчиком договорам и их фактическому исполнению. К ним относятся: оперативные данные по полноте и своевременности отгрузок, по соотношению фактического и критического уровней дебиторской задолженности, по расчетам за продукцию, по инкассации просроченной дебиторской задолженности. Здесь же должны найти отражение данные по сверкам дебиторской задолженности, статистические данные по частоте заключения и срокам договоров, по выполнению заказчиком договорных обязательств (платежная и договорная дисциплина) и данные по аспектам взаимоотношений организации и заказчика.

Досье (или база данных) регулярно пополняется в соответствии с новыми сведениями о клиенте. Такое досье служит для контроля на предмет надежности покупателя и его финансовой устойчивости, соблюдения им договорной дисциплины, а также для контроля выполнения договорных обязательств самой организацией-продавцом. В деятельности организации определенное место отводится внедрению системы бюджетирования. Ее сутью является планирование и учет денежных средств и финансовых результатов деятельности организации по различным сферам деятельности в целом, оперативный контроль над соблюдением этих планов, то есть сравнение проектных (плановых) и отчетных (фактических) данных и оперативная корректировка планов по результатам анализа выявленных отклонений [2].

На основе анализа рыночной конъюнктуры, возможностей и целей организации составляется бюджет продаж. На этой основе различными функциональными отделами составляются другие бюджеты по каждой сфере деятельности.

Ответственность за организацию и контроль бюджетного управления, определение состава бюджетов целесообразно возложить на специально созданное бюро организации бюджетного управления, скомплектованное из квалифицированных работников финансового и экономического отделов. Использование приведенных выше методов способно существенно улучшить как контроль на предприятии, так и систему управления малым бизнесом в целом.

Литература

1. Вершигора Е.Е. Менеджмент: Учебное пособие. -- Изд.: ИНФРА-М. 2003.

2. Кабушкин Н.И. Основы менеджмента: Учебное пособие.- 5-е изд.: Новое знание, 2002.

3. Козлова О.В. Теория управления производством. -- 2-е изд.: М. Экономика, 2000.

4. Мельник М.В., Пантелеев А.С. Ревизия и контроль. -- Изд.: М. КноРус, 2009.

Размещено на Allbest.ru