Размещено на http://www.allbest.ru/

Национальный исследовательский ядерный университет «МИФИ»

МЕТОДОЛОГИЯ ВНЕДРЕНИЯ TMS-СИСТЕМ НА ПРЕДПРИЯТИИ

Голядинец О.А., Гаврилов С.И.

Аннотация

система предприятие проект команда

В современном мире наблюдается процесс всеобщей информатизации. Происходит развитие транспортной сети и увеличение количества потребностей в перевозке грузов, что усложняет работу и взаимодействие транспортных отделов и вынуждает их увеличивать количество логистов и нести убытки из-за нарушения условий доставки. Потому, существует и активно развивается специальный класс информационных систем - TMS-системы. Но на данный момент нет четкой методологии внедрения именно данных систем, поскольку внедрение TMS требует сочетания имеющихся методологий. В данной статье разработана методология внедрения TMS систем в работу предприятия. Предложены принципы формирования проектных команд, стадий проекта, а также введены характеристики оценки экономической эффективности от внедрения системы.

Ключевые слова: TMS-система, методология внедрения, управление проектами, управление перевозками и автотранспортом.

Annotation

TMS-SYSTEM IMPLEMENTATION METHODOLOGY

Golyadinets O.A., Gavrilov S.I.

There is a process of universal informatization in the modern world. Needs for transport of goods are increasing every year. This process complicates the work of the transport Departments and forcing them to increase the number of logisticians and incur losses due to violation of terms of delivery. Therefore, there is actively developed a special class of information systems - a TMS-system. However, now there is no implementation methodology of those systems, because the introduction of TMS requires a combination of the methodologies. This article describes the methodology of implementation of TMS systems in the enterprise. TMS-system implementation methodology was developed in this article. Thera are principles of the formation of the project team, project phases, and particularly the assessment of economic efficiency of implementation of the system in this article.

Keywords: TMS-system, implementation methodology, project management, freight and fleet management.

Введение

В современном мире наблюдается процесс всеобщей информатизации. Происходит развитие и распространение сети интернет, как следствие, увеличивается ежегодный поток товаров, заказываемых из интернет-магазинов и требующих оказания услуги доставки. Так, согласно данным исследования, опубликованного рекламно-консалтинговым агентством Marketing UP, выручка интернет-магазинов с 2010 до 2016 года выросла с 176 до 1000 млрд. рублей. Причем основная доля рынка приходится на крупные города, например, для Москвы и Санкт-Петербурга - 51,6 %. [9] Данное исследование свидетельствует о том, что перед крупными магазинами и транспортными компаниями очень остро стоит вопрос обеспечения своевременного и качественного выполнения услуги доставки товаров до покупателя. Кроме того, с развитием технологий улучшается возможность коммуникаций между дальними регионами и областями, что позволяет увеличивать потоки межрегиональных перевозок.

Подобное развитие транспортной сети и увеличение количества потребностей в перевозке грузов усложняет работу и взаимодействие транспортных отделов и вынуждает их увеличивать количество логистов и нести убытки из-за нарушения условий доставки. Потому, существует и активно развивается специальный класс информационных систем - TMS-системы. Тем не менее, на данный момент не существует методологии внедрения транспортных систем, и могут быть использованы только общие методологии внедрения информационных систем, которые также описаны в данной статье. Кроме того, часто поднимается вопрос методологий формирования транспортных систем, как, например, в книге «Архитектура и методология транспортных систем» авторов О. Белого и О. Кокаева [5] или «Интеллектуальные транспортные системы: интеграция глобальных технологий будущего» автора И. Кабашкина [6].

Поэтому, целью данной работы является разработка методологии внедрения TMS систем в работу предприятия на основании анализа общих методологий внедрения информационных систем и функций и особенностей данного класса систем.

Анализ функций TMS-систем и существующих методологий внедрения

TMS (Transportation Management Systems) - система управления перевозками. Системы TMS предназначены для автоматизации процесса планирования и исполнения рейсов, контролем доходов и расходов, связанными с перевозками, управления собственными транспортными средствами.

Функции систем TMS:

• Получение и учет заявок на перевозку грузов от заказчиков перевозки;

• Планирование маршрутов на основании полученных Заявок на основании различных математических алгоритмов планирования с контролем планового выполнения условий доставки;

• Контроль выполнения рейсов с мониторингом прохождения точек маршрутов и технического состояния автомобиля;

• Управление состоянием транспортных средств, учет ремонтов и расходов на горючесмазочные материалы (ГСМ);

• Распределение расходов и доходов от перевозки в разрезе распределения расходов на поступившие заявки. [2]

На основании функций подобных систем можно сформировать следующие цели внедрения систему управления автотранспортом:

• Улучшения качества контроля за всеми этапами перевозок, от формирования Заявок на перевозку до выполнения рейсов водителями;

• Снижение издержек на управления собственным автотранспортом и расходов ГСМ;

• Повышение качества доставки продукции. [1]

Следующим шагом необходимо проанализировать существующие методологии внедрения информационных систем.

Внедрение информационных систем - это сложный и трудоемкий процесс, существует несколько основных методологий внедрения:

Стандарт PMI PMBOK разработан институтом управления проектами (Project Management Institute, PMI) - международной некоммерческой организацией, которая специализируется на управлении проектами. Данный стандарт является национальным американским стандартом и можно сказать, что это самый распространенный мировой стандарт.

В методологии PMI PMBOK все процессы разделены на пять групп: группа процессов инвестирования (состоит из процессов, способствующих формальной авторизации начала нового проекта); группа процессов планирования (данные процессы определяют, а также уточняют цели проекта, кроме того планируются действия, с помощью которых данные действия достигаются); группа процессов исполнения (данные процессы объединяют человеческие и другие ресурсы для выполнения плана управления проектом); группа процессов мониторинга и управления (в данных процессах производится мониторинг прогресса проекта и происходит обнаружение отклонения от плана проекта, в случае обнаружения проекта - производятся корректирующие действия для достижения целей; группа завершающих процессов (данные процессы формализуют приемку конечного результата и приводят проект к правильному завершению). Кроме того, в данном стандарте выделены определенные области знаний, которые связаны с группами процессов.

Управление проектом и подготовка документации в соответствии с ГОСТ 34 и ГОСТ 19 используется, как правило, по требованию заказчика для подготовки проектной документации, например, ГОСТ 34: Комплекс стандартов на автоматизированные системы и ГОСТ 34.602-89.

Техническое задание на создание автоматизированной системы. [4]

Методология Agile или же гибкая методология управления проектами ориентирована на использование итеративной модели, то есть работы выполняются параллельно с постоянным анализом результатов, которые были получены на предыдущих итерациях. Итеративная модель имеет большое количество плюсов: значительное уменьшение рисков на ранних этапах проекта, а, следовательно, и уменьшение затрат на их устранение; эффективное использование опыта, накопленного на предыдущих итерациях; реальная оценка текущего состояния проекта и другие.

Гибкая методология заключает в себе следующие идеи:

• люди и взаимодействие важнее процессов и инструментов;

• работающий продукт важнее исчерпывающей документации;

• сотрудничество с заказчиком важнее согласования условий контракта;

•

• готовность к изменениям важнее следования первоначальному плану.

Однако, данная методология часто критикуема за то, что в ходе управления проектами не создается четкий план развития проекта, к тому же нет далеких планов на проект и заказчик может добавлять требования в конце каждой итерации, хотя это может нарушать структуру уже готовой части проекта. [7]

Таким образом, методологии стандарт PMIBOK и внедрения по ГОСТу являются более строгими с заранее определенными требованиями и целями проекта. Процессы проекта распределены в соответствии с планированием сроков проекта, а также в случае ГОСТа используется большое количество структурированной проектной документации. В случае методологий Agile требования к проекту могут меняться, нет конкретных сроков проекта, а выполнение осуществляется короткими итерациями.

Разработка методологии внедрения TMS систем

Для начала необходимо учесть проектную команду, которая осуществляет проект внедрения TMS системы, как правило, в крупных компаниях, занимающихся внедрением TMS систем, проектная команда состоит из следующих ролей:

• Руководитель проекта - осуществляет контроль выполнения проекта, решение особо критичных вопросов.

• Ведущий консультант - участвует во всех этапах проекта, осуществляет контроль выполнения этапов. Особое участие принимает в обследовании и анализе бизнес-процессов заказчика.

• Консультант - участвует во всех этапах проекта, осуществляет основное взаимодействие с заказчиками. Выполняет настройку системы на основании исследования бизнес-процессов заказчика.

• Архитектор - технический специалист, контролирует выполнение проекта с технической стороны. Оценивает возможность осуществления доработок функционала для бизнес-процесса заказчика.

• Разработчики - реализуют доработки функционала, если присутствует подобная необходимость.

Таким образом, исходя их специфики транспортных систем, проектная команда не должна быть достаточно большой, что больше свойственно методологиям Agile.

После формирования участников проектной команды необходимо перейти к разработке непосредственно шагов внедрения систем. Внедрение можно разделить на несколько этапов, представленных на рисунке 1.

Рисунок 1 Этапы проекта внедрения системы TMS

1. Анализ бизнес-процесса заказчика - получение информации о том, как устроена нынешняя работа заказчика. Обсуждения процессов «как есть» и «как должно быть» с учетом функциональности и возможностей системы. В случае внедрения транспортных систем данный этап является одним из основных и требует достаточно большого количества времени, поскольку транспортные процессы почти на всех предприятиях различны и имеют свои особенности. Соответственно, если рассматривать данный этап, то он выполняется с учетом заранее сформулированных требований и сроков, что свойственно методологиям PMIBOK.

2. Обсуждение технологии работы системы, подготовка технического задания - в рамках данного этапа происходит обсуждение того, как будет работать система. После каждой встречи формируется документ «Протокол встречи», где фиксируются достигнутые договоренности и дальнейшие шаги. Окончанием этапа является согласованный двумя сторонами документ «Техническое задание» ГОСТ 34.602-89, что свойственно внедрению систем по ГОСТу.

3. Настройка макета системы - производится настройка системы на основании согласованного «Технического задания». Результатом выполнения этапа является проведения приемо-сдаточных испытаний тестового макета и подписанный протокол сдачи. На данном этапе фиксированных сроков нет, поскольку сложность настройки зависит от особенностей конкретного проекта и первых этапов, также, в случае транспортных систем, настройка не занимает много времени, поскольку процесс выстраивается за счет включения определенных настроек и опций систем, а не требует дополнительных разработок. Это свойственно методологиям Agile, кроме добавления нормативных документов, что больше свойственно внедрениям по ГОСТу.

4. Промышленное развертывание системы в инфраструктуре Заказчика - установка необходимого оборудования в инфраструктуре стороны Заказчика. Данный этап занимает, как правило, фиксированное время и планируется заранее.

5. Обучение конечных пользователей - обучение пользователей работе в системе. После выполнения данного этапа проводится аттестация и формируется документ «Аттестационная ведомость», согласованный обеими сторонами. В случае TMS-систем этап является достаточно сложным, поскольку необходимо обучать различных пользователей, выполняющих разные роли, к тому же в силу специфики часто возникает проблема с обеспечением возможностей единовременного обучения пользователей. Обучение аналогично планируется заранее, в то время, как использование нормативных документов относится к внедрению по ГОСТу.

6. Проведение пробного запуска на тестовом участке перевозки - выбирается определенное направление работы организации и выполняется запуск системы на этом направлении. Данный этап необходимы для формирования списка слабых мест и является подготовкой перед запуском системы.

7. Запуск в работу и начальное сопровождение - запуск системы, подписывается документы «Акты выполненных работ». Проект считается завершенным и в дальнейшем выполняется поддержка работающих в система в первое время после запуска. Пробный запуск и запуск проекта часто выполняет по итерациям, постепенно подключая к работе, различные модули системы, поскольку, в случае внедрения транспортных систем этот процесс является самым трудоемким. Соответственно, нет определенных сроков выполнения данных этапов, что свойственно методологиям Agile.

Таким образом, разработаны этапы внедрения TMS-систем, которые являются сочетанием общих методологий внедрения информационных систем, поскольку внедрение данных систем управления автотранспортом имеет свои особенности.

После разработки этапов необходимо разработать характеристики экономической эффективности от внедрения проекта, которая может быть рассчитана на основании следующих параметров:

Основной статьей расходов на перевозку являются расходы на топливо или горючесмазочные материалы (ГСМ). Соответственно, внедрение системы позволяет оптимизировать маршруты и сократить среднюю длину ежедневных рейсов. Уменьшение средней длины рейсов за счет построения оптимальных маршрутов с меньшим пробегом, благодаря методам оптимизации, позволяет сократить расходы на ГСМ. [8]

Следующим параметром экономической эффективности является количество нарушений условий доставки. За счет планирования с учетом временных окон, а также удобного интерфейса контроля временных окон, корректного расчета планового времени, возможности вывода дополнительных условий и учете этого при планировании, внедрение TMS системы позволяет сократить количество нарушений. Это позволяет снизить издержки, связанные с этим параметром. [3]

Кроме того, внедрения системы позволяет снизить количество поломок ТС, за счет ведения журнала транспортных средств, а также контроля состояния ТС с помощью показателей датчиков.

Тогда можно выделить следующие характеристики экономической эффективности внедрения TMS систем:

• Количество среднего расхода ГСМ по транспортным средствам предприятия в день;

• Количество нарушения условий доставки;

• Количество ремонтов транспорта предприятия.

Заключение

Таким образом, в данной статье проведен анализ функций транспортных средств и основных методологий внедрения информационных систем. На основании полученных данных разработана методология внедрения TMS-систем: сформулированы принципы формирования проектной команды, где определены роли в проектной команде и размер команды, соответствующий методологии Agile. После этого были разработаны основные этапы внедрения, использующие все основные методологии: первые этапы больше похожи на процессы методологии PMIBOK, которые характеризуются спланированными трудозатратами, временными сроками и четко определенными целями. Дальнейшие шаги же более свойственны гибким методологиям, включающим в себя принципы активного общения с заказчиками, возможность изменения проекта, гибким временным срокам и выполнения проекта итерациями. Также проектная документация добавлена нормативными документами, для контроля выполнения и согласования всех этапом между, что характерно внедрениям проектов по ГОСТу. Следующим шагом выполнено определение параметров оценки экономической эффективности внедрения систем.

Внедрение TMS-систем - сложный и трудоемкий процесс, имеющий свои особенности. При внедрении используется сочетание имеющихся методологий внедрения, а результатом является достижение целей, сформулированных в данной работе.

Список литературы

1. Воропаев, Комплексное решение задач транспортной логистики // Автотрансинфо - №01(239), с. 17-24.

2. Гаспарян, Об оптимальном уровне автоматизации процессов, связанных с планирование работы транспорта // Логистика сегодня - №02(44)2011. с. 110-112.

3. Дорофеев, Эффективное управление автоперевозками // Дашков и К. 2013. с. 230.

4. Ильина О.Н., Формирование корпоративной методологии управления проектами // Российское предпринимательство. 2008. №12. с. 40-43.

5. Белый О. В., Архитектура и методология транспортных систем: монография // СПб.: Элмор, 2002.

6. Кабашкин, И. В., Интеллектуальные транспортные системы: интеграция глобальных технологий // «Транспорт Российской Федерации». 2010. № 2 (27). С. 34-38.

7. Майк Кон, Scrum: гибкая разработка ПО // М.: «Вильямс» - 2011. с. 576.

8. Сингх Ранджит, Концепция работы замкнутого цикла планирования транспортировок // Логистика сегодня - №04(40)2010. с. 200-203.

9. Рынок интернет-торговли в России. Статистика интернет-магазинов // Рекламноконсалтинговое агентств Marketing UP - Режим доступа: http://marketingup.ru/blogs/rynok-internettorgovli-v-rossii-statistika-internet-magazinov.

Размещено на Allbest.ru