Тайм-менеджмент как эффективный способ управления организацией

Размещено на http://www.allbest.ru

Размещено на http://www.allbest.ru

В настоящее время для того, чтобы организация успешно функционировала и достигала эффективных результатов, компаниям является необходимым иметь сотрудников, которые умело бы планировали и организовывали свое время, выполняли заданный объем работы с наименьшим количеством затраченного рабочего времени, чем обычный сотрудник. Для того чтобы решить данную задачу, следует рассмотреть вопрос об управлении временем.

Под тайм-менеджментом (управлением временем) понимают некую технологию: грамотное распределение ресурсов времени и повышение эффективности по их использованию. Это технология, включающая способы и методы, которые направлены сократить временные затраты по выполнению какой- либо работы и в то же время не потерять качество [1].

В тайм-менеджменте объектом является человек, его личностные и профессиональные качества, от которых зависит количество затраченного времени на выполнение дел. Главная цель в управлении временем - правильно расставить приоритеты из существующих задач и выполнить наиболее важные из них.

Тайм-менеджмент является новым направлением в сфере управления, является способом достижения конкурентоспособности организации, создавая при этом для сотрудников комфортность условий труда, тем самым повышая их мотивацию. Умение сотрудников работать точно в срок, правильный выбор приоритетов и грамотное распределение рабочей нагрузки - все это является залогом как личного успеха, так и эффективной работы компании. сотрудник тайм менеджмент рабочий

Управлять временем - значит тренировать сознательный контроль над количеством времени, которое потрачено для конкретного вида деятельности, увеличивая при этом эффективность и продуктивность. Управлять временем следует, применяя навыки, инструменты и методы, которые используются в конкретных задачах, проектах и целях. Они содержат в себе большой круг деятельности, их нельзя представить без планирования, распределения, постановки целей, делегирования, анализа временных затрат, мониторинга, организации, составления списков и расстановки приоритетов [5].

Нехватка рабочего времени, которая вызвана неправильной неграмотной организацией деятельности работников и руководства, в том числе спешка, затягивание выполнения работы, задания, отсюда и некачественная работа, потери в производстве, брак, - все это влияет на эффективность всей компании.

Для эффективного использования рабочего времени, следует, прежде всего, знать, на что оно расходуется и причину его нехватки.

Дефицит времени обуславливается следующими причинами:

1. Постоянной спешкой. В таком состоянии руководитель не сосредоточен на задаче, которую нужно выполнить в настоящий момент. Он выбирает первое же решение, которое пришло на ум, тем временем, как стоило поразмышлять об альтернативных наиболее оптимальных и рациональных способах решения задачи.

2. Отсутствием четкости в распределении работы в соответствие со степенью их важности. Руководитель принимается за более легкие и приятные дела, но которые являются не столь важными. Результат: нехватка времени на решение первостепенных задач.

3. Постоянными доработками дома. Нередко рабочее время поникает в свободное и порой руководитель не успевает отдохнуть, тем самым снижая его работоспособность и здоровье.

4. Большим потоком рутинных дел, работ, которые занимают большое количество времени.

5. “Ворами времени” - непредвиденными и обусловленными недостаточным планированием дела. Наиболее крупными ворами времени называют телефонные звонки, незваных посетителей, дела, которые человек выполняет только потому, что не может сделать отказ.

6. Суетливостью, что является результатом плохо организованного дня, обуславливается импульсивностью и особенностями человека.

7. Слабой мотивацией труда. Следствием является низкая производительность, что порождает хроническую нехватку времени [2].

Сильные стороны в использовании рабочего времени следует выделять и применить в каждодневной работе. Что касается слабых сторон, для них следует проработать стратегию в преодолении этих недостатков. Для начала, следует сделать анализ каждой работы при помощи ряда вопросов:

- является ли работа необходимой? (больше 10 % рабочего времени тратится на ненужную работу - проблемы делегирования и определения приоритетов);

- оправдываются ли затраты времени? (больше 10% рабочего времени составляют дела, время которых не оправдано, - следует искать причины, по которым времени требуется слишком много и учитывать в дальнейшей работе);

- является ли целесообразным выполнять работу? (больше 10% рабочего времени тратится на задачи, выполнять которые нецелесообразно, - следует сделать акцент на планирование, организацию, самореализацию);

- является ли определение временного интервала для выполнения той или иной работы сознательным? (более 10% рабочего времени тратится на задачи, время для которых определялось спонтанно, - следует решать проблемы по планированию рабочего времени) [2].

Следует вывод: при определении критических моментов, вредных привычек, наиболее частых ошибок рабочего стиля, которые названы поглотителями времени, следует выявлять причины и вырабатывать меры устранения, которые будут подходящими для данного бизнеса и определенного руководителя.

Существуют рекомендации эффективного управления временем и умения его контролировать. Руководству компании следует сделать акцент на этом и воспользоваться следующими методами управления:

1) Упорядочиванием планов дня при помощи метода «Альп». Он характеризуется пятью стадиями:

• Упорядочением заданий;

• Оценкой продолжительности действий;

• Резервированием времени (с соотношением 60:40);

• Принятием решений по приоритетам и перепоручениям;

• Контролем учета выполненного.

Так же существует принцип Парето, с помощью которого можно устанавливать очерёдность выполнения дел (в соотношении 80:20). Этот принцип гласит, что внутри некоторого множества имеются составляющие, которые имеют намного большую значимость, чем это соответствует их удельному весу в множестве. На основе этой теории можно сделать вывод об использования рабочего времени специалиста: за 20% израсходованного времени достигается 80% результата.

Остальные 80% потраченного времени дают всего лишь 20% от общего результата [4].

2) Установлением приоритетов с помощью анализа АВС. Данный принцип, как и принцип Парето, показывает, что наиболее важных дел немного, однако их доля в общем количестве дел специалиста примерно постоянна. Согласно принципу АВС все задачи подразделяются на три класса в соответствии с их значимостью:

• Наиболее важные дела составляют 15% общего их количества, их вклад в достижение цели составляет около 65%;

• Важные задачи составляют 20% от общего их количества, значимость их для достижения цели примерно равна 20%;

• Менее важные задачи составляют 65% общего их количества, а их значимость равна 15%.

Для эффективного применения АВС анализа необходимо выполнять следующие правила:

• составление списка всех будущих задач;

• систематизирование их по важности и установление очередности;

• нумеровка этих задач;

• оценка задач по категориям А, В и С;

• задачи категории А (15%) решает первый руководитель;

• задачи категории В (20%) подлежат перепоручению;

*задачи категории С подлежат обязательному перепоручению [4].

3) Ускоренным анализом по принципу Эйзенхауэра. Данный принцип вспомогательный, применяется тогда, когда нужно срочно принимать решение в выборе приоритета задачи.

Приоритет устанавливается по следующим критериям: - срочность задачи - важность задачи.

В свою очередь данные критерии подразделяются на четыре группы:

• срочные (важные) задачи, которые выполняет менеджер;

• срочные (менее важные) задачи, которые менеджер перепоручает другим лицам;

• менее срочные (важные) задачи, которые менеджеру необязательно решать сразу, но он может решить их позже самостоятельно;

• менее срочные (менее важные) задачи, которые менеджер должен перепоручить другим лицам [3].

Следует вывод, что в современных рыночных условиях организациям необходимо руководствоваться рациональным использованием всех существующих ресурсов (природными, финансовыми и трудовыми), анализируя возможности тайм-менеджмента, как можно эффективнее использовать рабочее временя.

Также следует принять во внимание, что необходимо выделять среди множества задач наиболее важные, приоритетные, то есть те, выполнение которых не терпит отлагательства. Также в момент постановки и распределения задач по типу следует ориентироваться на результат, который должен быть получен в результате решения задачи.

Литература

1. Архангельский Г.А. Корпоративный тайм-менеджмент: Энциклопедия решений. - М.: Альпина Бизнес Букс, 2008. - 160с.

2. Архангельский Г.А. Организация времени: от личной эффективности к развитию фирмы. СПб.: Питер, 2013. - 415с.

3. Берд П. Тайм-менеджмент: планирование и контроль времени. - М.: ФАИР-ПРЕСС, 2013. 288с.

4. Зайверт Л. Тайм-менеджмент. Учебник. СПб.: Питер, 2011. - 374с.

5. Моргенстерн, Д. Тайм-менеджмент: Искусство планирования и управления своим временем и своей жизнью / Д. Моргенстерн. - М.: Добрая книга, 2013. - 256c.

Размещено на Allbest.ru