Особливості дистанційного менеджменту в Україні на прикладі компанії "Mce solutions"

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

ОСОБЛИВОСТІ ДИСТАНЦІЙНОГО МЕНЕДЖМЕНТУ В УКРАЇНІ НА ПРИКЛАДІ КОМПАНІЇ «MCE SOLUTIONS»

Лазоренко Т.В., Бобейко І.О., Половинкіна А.О.

Національний технічний університет України«Київський політехнічний інститут імені Ігоря Сікорського»

Анотація

Досліджено теоретичні питання формування механізму дистанційного менеджменту. Розглянуто компоненти віддаленого управління. Проаналізовано процес віддаленого управління. Розглянуто приклад успішної роботи компанії на засадах дистанційного менеджменту в Україні.

Ключові слова: дистанційний менеджмент, віддалене управління, управління бізнесом, дистанційний контроль, аутсорс, аутстаф, сфера IT.

Аннотация

Лазоренко Т.В., Бобейко И.О., Половинкина А.А.

Национальный технический университет Украины «Киевский политехнический институт имени Игоря Сикорского»

ОСОБЕННОСТИ ДИСТАНЦИОННОГО МЕНЕДЖМЕНТА В УКРАИНЕ НА ПРИМЕРЕ КОМПАНИИ «MCE SOLUTIONS»

Исследовано теоретические вопросы формирования дистанционного менеджмента. Рассмотрено компоненты удаленного управления. Проанализировано процесс удаленного управления. Рассмотрено пример успешной работы компании на основе дистанционного менеджмента в Украине.

Ключевые слова: дистанционный менеджмент, удаленное управление, управление бизнесом, дистанционный контроль, аутсорс, аутстаф, сфера IT.

Summary

Lazorenko T.V., Bobeiko I.O., Polovinkina AA.

National Technical University of Ukraine «Igor Sikorsky Kyiv Polytechnic Institute»

FEATURES OF REMOTE MANAGEMENT IN UKRAINE ON THE EXAMPLE OF «MCE SOLUTIONS» COMPANY

Research of the theoretical questions of the formation of remote management. Consideration of remote control components. Analysis of remote management process. Consideration of the example of successful work of the company on the basis of remote management in Ukraine.

Keywords: remote management, distant management, business management, remote control, outsourcing, outstuffing, IT company.

Постановка проблеми. Зважаючи на глобалізаційні та інтернаціоналізаційні тенденції бізнесу в світі, мабуть, усі компанії, як найбільш інноваційні і передові, так і ті, що поступаються їм у темпах розвитку і працюють на консервативних засадах, прагнуть вийти у міжнародний простір, на ринки інших країн. Такі цілі вимагають розробки оптимальної системи дистанційного управління бізнесом.

Ще однією причиною, що актуалізувала проблему дистанційного управління, є стрімке прискорення усіх процесів і, як наслідок, скорочення як економічних циклів, так і бізнес-циклів компаній. В результаті високі темпи розвитку компаній знаходять свій вияв у масштабуванні бізнесу, тобто розширенні географії діяльності, відкритті нових філіалів в інших містах, країнах, на інших кінцях світу. Проте такі зміни в компанії не завжди мають позитивний результат. Існує перелік певних складностей управління бізнесом, з якими доведеться зіткнутися під час виходу на нові географічні ринки.

Аналіз останніх досліджень і публікацій в межах даної тематики показав, що наукових праць, що розглядають проблематику дистанційного управління, вкрай обмаль. А питанню дистанційного управління IT-підприємствами взагалі не приділено достатньої уваги.

Цілі статті. Вважаємо доцільним більш детально розглянути організацію процесу дистанційного управління персоналом на підприємствах, що планують вихід на нові географічні ринки, або вже мають свої філіали. Звернути увагу саме на компанії IT-сфери, що активно розширюють свою географію діяльності на інші країни і для яких проблема організації дистанційного менеджменту є дуже актуальною.

Виклад основного матеріалу дослідження. Розвиток техніки і технології з одного боку й усвідомлення керівництвом компаній необхідності кардинальних змін у структурі управління з іншого штовхають на пошук нових більш ефективних способів здійснення віддаленого керування персоналом. Однак поняття «дистанційне управління» включає не лише використання інноваційних комп'ютерних технологій для здійснення менеджменту в компанії.

Процес дистанційного управління дуже багатогранний, у ньому задіяно безліч методів і засобів управління людськими ресурсами. Безперечно у різних компаніях використовуваний управлінський інструментарій буде різнитися в залежності від сфери діяльності, географічного розташування компанії та багатьох інших аспектів. Проте можна виділити загальні елементи, що є спільними та будуть обов'язково присутні в процесі дистанційного управління будь-якої відносно великої компанії. За класифікацією Бикової Р.Г. виокремлюють прямі та непрямі компоненти віддаленого управління.

До прямих компонент можна віднести технічні засоби організації дистанційного управління персоналом, систему мотивації і компенсації та контроль над працівниками. Непрямі включають корпоративну культуру і філософію компанії, психологію управління, тайм-менеджмент і маркетингові методи. Зупинимось на кожному елементі більш детально.

Технічними засобами організації дистанційного менеджменту є персональні комп'ютери, принтери, факсимільні апарати, системи відеоспостереження, доступ до мережі інтернет, внутрішньої мережи підприємства та інші інструменти. Технічне оснащення організації, що складається з перелічених вище елементів, є невід'ємною складовою, що взагалі робить можливим процес дистанційного управління, забезпечуючи комунікації між керівниками компанії та її філіалами, менеджерами та персоналом цих філіалів. Надвелике значення має створення єдиного інформаційного поля компанії. Вирішується дана проблема установкою необхідного програмного забезпечення, що розробляється для конкретного підприємства.

Наступною, але не менш важливою компонентою дистанційного управління персоналом є система мотивації та компенсації. Передбачена організацією програма премій та штрафів дозволяє керувати працівниками, координуючи їх дії в тих, чи інших ситуаціях. Важливо пам'ятати, що грошові інструменти впливу на персонал не завжди є дієвими. Максимальної ефективності системи мотивації можна досягти, комбінуючи матеріальні заходи з нематеріальними, такими як корпоративне навчання, соціальні програми, можливість кар'єрного росту. Працівникам мають бути забезпечені прийнятні умови для життя, вони мають відчувати повагу до себе з боку керівництва, свою значущість для компанії. Лише в такому випадку підприємство буде працювати як єдиний організм, у якому кожна клітинка діє на благо спільної мети.

Контроль -- одна з основних функцій менеджменту, роль якої підсилюється у випадку віддаленого управління. Це поняття є досить широким і охоплює багато напрямів. Найбільш актуальними в контексті даної теми є посадові інструкції, система звітності і служба безпеки.

Під посадовими інструкціями розуміють організаційно-правовий документ, в якому коротко зазначаються основні завдання, необхідні навички і повноваження працівників різних посад в організації [4].

Обов'язковим елементом дистанційного контролю є система звітності, що уможливлює оцінювання діяльності окремих працівників і всього філіалу, дозволяє судити про успішність роботи філіалу, виявляти існуючі недоліки, у випадку їх наявності.

Гарантування безпеки є одним з пріоритетних завдань, що стоїть перед усіма організаціями. Для забезпечення реалізації цієї функції на підприємствах створюються спеціальні підрозділи, служби безпеки, що забезпечують захист внутрішньої інформації і інтересів фірми. В умовах дистанційного управління значення служби безпеки зростає в рази, оскільки контроль над дотриманням працівниками усіх регламентів з боку центрального керівництва стає майже неможливим. У такому випадку служба безпеки переймає на себе перелік функцій, що дозволяють уникнути помилок у стандартних ситуаціях.

Усі зазначені вище компоненти мають безпосередній вплив на організацію і сам процес дистанційного менеджменту. Проте варто звернути увагу також на компоненти, що опосередковано впливають на віддалене управління персоналом.

Перш за все це корпоративна культура та філософія компанії. Під корпоративною культурою розуміється система цінностей і правил організації, що визначає поведінку її працівників. Наявність позитивної корпоративної культуру веде до виникнення синергізму діяльності усіх працівників підприємства. Таке можливо лише за умов існування взаєморозуміння і довіри в колективі, коли інтереси і цілі кожного окремого працівника збігаються з інтересами і цілями всієї компанії [2]. Тому корпоративна культура є одним з найефективніших засобів залучення і мотивації співробітників. Наявність корпоративних стандартів не лише об'єднує працівників в єдине ціле, у колектив, а й є рушієм підвищення продуктивності і якості виконуваної роботи.

Не менш важливим аспектом є психологія управління. Сутність цього поняття полягає у вмінні керівника, лідера колективу, створити у ньому сприятливий психологічний клімат, у вмінні переконувати, мотивувати, ділитися своїм натхненням і вести за собою своїх співробітників.

Дієвими інструментами, що застосовується при віддаленому управлінні, є маркетингові методи моніторингу якості роботи персоналу. Одним з найбільш яскравих прикладів є програма «Таємний покупець», що застосовується до контактного персоналу сфери послуг. Вона дозволяє контролювати та управляти якістю обслуговування, ввести певні стандарти надання послуг і поширити їх на всіх філіалах і підрозділах компанії.

Ще однією компонентою непрямого впливу є тайм-менеджмент. Час є одним з найцінніших ресурсів, який можна «конвертувати» -- витрачати, використовувати, вкладати, перетворюючи його таким чином в інші цінності. Тому важливо знайти найбільш ефективний спосіб використання часу на постійній основі. Вирішити цю проблему дозволяє тайм-менеджмент, сутність якого полягає у керуванні власним часом і часом працівників шляхом складання чітко прописаного плану діяльності на певний період [3].

Яскравим прикладом успішної роботи на засадах дистанційного управління слугує сфера інформаційних технологій. Як відомо, Україна є однією зі світових лідерів в цій сфері, яка продовжує невпинно зростати. У 2016 кількість робітників ІТ-сфери майже сягнула 100 тисяч осіб і складає 99940 чоловік [5]. У минулому році ця кількість складала 89300 робітників, тобто ця індустрія зросла на 12% за останній рік. Більше 45% робітників зосереджені в місті Київ, також лідерами є Харків, Львів, Дніпро та Одеса. Кількість компаній у цій сфері у 2015 році складала 1274, а у 2016 -- 1650 компаній. Велика частка працівників в Україні працює в найбільших компаніях, де кількість працівників перевищує 1000 чоловік. До них належать, наприклад, EPAM (4 тисячі працівників), SoftServe (3100 працівників), Luxoft (3320 працівників), GlobalLogic (2419 працівників) тощо [6]. бізнес дистанційний менеджмент управління

Основними причинами такого розвитку ІТ-сфери є наступні:

• Висока кваліфікація українських працівників;

• Порівняно низька вартість працівників;

• Порівняно висока якість освіти у даній сфері;

• Можливості зручного контролю на тайм-менеджменту через близький до європейського часовий пояс та ментальну схожість з європейськими та американськими замовниками тощо.

Тому західні компанії, яким необхідно створення програмного забезпечення чи веб-сайтів, все частіше відкривають відділи розробки в Україні. Такі компанії поділяють на аутсорсингові (ті, що передають частини завдань або процесів стороннім виконавцям на період розробки та/або технічної підтримки), аутстафінгові (ті, що виводять частину персоналу за штат компанії-замовника і оформлюють його у штат компанії-провайдера) та продуктові (ті, що створюють свій програмний продукт і відкривають на постійних засадах власний офіс розробки в іншій країні). В таких компаніях важливим є правильна організація процесів контролю, керівництва та тайм-менедженту, тому вирішенню цих проблем надається значна увага.

Розглянемо механізм дистанційного управління на прикладі компанії NICE Solutions. Це шведська компанія, яка спеціалізується на розробці програмного забезпечення для управління і оптимізації логістичних процесів у великих складських приміщеннях. Основна клієнтська база цієї компанії зосереджена у Європі, переважно у скандинавських країнах, але офіс розробки програмного забезпечення знаходиться у Києві. Спочатку спосіб роботи українського офісу був аутсорсинговим, тобто компанія звернулась до української фірми, що надає послуги у розробці програмного забезпечення силами власних технічних спеціалістів. Але згодом було вирішено відкрити власний офіс в Києві, тобто спосіб роботи був змінений на відділення продуктової фірми. Для успішного управління таким офісом на відстані необхідно багато різносторонніх механізмів, від технічного забезпечення до якісної організації процесу роботи.

По-перше, необхідно облаштувати робочі місця в дистанційному офісі. Для цього потрібно встановити персональні комп'ютери, при чому чим потужнішими і швидшими вони будуть, тим комфортнішою і швидшою буде розробка програмного забезпечення. По-друге, важливим є налаштування зв'язку між цими комп'ютерами і підключення їх до приватної мережі, яка також з'єднана з головним офісом у Швеції. Це потрібно для швидкого обміну завданнями та результатами роботи між працівниками різних офісів. Оскільки різниця між часовими поясами України та Швеції є невеликою, то обидва офіси можуть велику частку робочого дня працювати паралельно. Це створює організацію нарад між двома офісами, які можна проводити за допомогою відеозв'язку у спеціально обладнаному приміщенні для групових нарад і безпосередньо на робочих місцях для приватних. Це є великою перевагою порівняно з розташуванням головного офісу, наприклад, в США, де через різницю в часі можливість працювати одночасно для обох офісів обмежена 3-4 годинами на день.

На випадок перебоїв з електропостачанням чи проблем зі зв'язком у київському офісі обладнані спеціальні сервери, які дозволяють всім працівникам цього офісу отримати доступ до останньої версії програмних продуктів у будь-який час. Крім того, мережа налаштована таким чином, що за потреби працівник може без проблем працювати з дому, під'єднавшись до приватної мережі, що є зручним інструментом для вирішення термінових проблем чи завдань

Кожен працівник зі свого робочого комп'ютера завжди має можливість переглянути свій список завдань на найближчий час (від 1 дня до 2 тижнів), який може поповнюватись як місцевим керівництвом київського офісу, так і безпосередньо зі Швеції. Оскільки у Швеції знаходиться відділ технічної підтримки, який безпосередньо контактує з клієнтами з приводу різних проблем, то завдання можуть поступати напряму від нього. Завдання поділяються на замовлення нової функціональності, виправлення проблем та помилок в існуючій і створення спеціальних налаштувань для кожного окремого клієнта. Останнє зазвичай додатково оплачується фірмою-замовником і вимагає точної оцінки необхідного часу на виконання.

Що стосується безпосередньо керівництва, то управління роботою персоналу та тайм-менеджменту здійснюється на двох рівнях -- на рівні шведського відділення і на рівні українського. Зазвичай це відбувається наступним чином: кожного понеділка зранку відбувається нарада між усіма працівниками київського офісу, кількість яких складає 7-10 чоловік, і керівництвом центрального офісу. Обговорюються основі важливі новини за останній тиждень і встановлюються завдання на наступний тиждень. При потребі такі наради можуть проводитись частіше, ніж один раз на тиждень. Після цього безпосередньо в київському офісі проводиться додаткова нарада, на якій керівник розподіляє завдання на тиждень між працівниками. Це є важливим моментом, оскільки місцеве керівництво краще знає сильні і слабкі сторони кожного працівника і може більш оптимально розподілити завдання. Зазвичай кожен працівник оцінює, скільки часу йому знадобиться на ті чи інші задачі і всі приступають до роботи. На нараді на наступному тижні оцінюють співвідношення між часом, який був оцінений наперед, і реальним часом виконання завдання. Хорошим є співвідношення, рівне 1-1.5, тобто реальний час виконання не повинен перевищувати прогнозований більше, ніж у півтора рази. Якщо коефіцієнт вищий, то працівник повинен намагатись оцінювати свій час більш точно.

Сам процес розробки програмного забезпечення є відносно автономним, тобто окрім часу проведення наради присутність працівника на робочому місці є бажаною, але не необхідною (окрім випадків парного програмування або інших видів зайнятості декількох працівників одним завданням). Кожен працівник виконує свої завдання локально на персональному комп'ютері і по мірі готовності завантажує свої зміни на сервер, одночасно закриваючі свої завдання з відповідними коментарями та документацією. Це виконується за допомогою спеціальних програмних продуктів, таких як TFS, GIT, SVN тощо. Вони дозволяють об'єднати в одному місці перелік активних та виконаних завдань, зв'язати їх з безпосередніми результатами роботи кожного працівника, вказати кількість часу, який був на це витрачений і переносити завдання між етапами постановки, аналізу, виконання та тестування. Результати роботи зазвичай перевіряються спочатку за допомогою автоматичних модульних та інтеграційних тестів, що спеціально створюються працівниками і виконуються кожен раз при внесенні змін до програмного забезпечення. Також в компанії працюють тестувальники програмного забезпечення, задачею яких є забезпечення якості продукту і перевірка якості роботи розробників. Весь цей процес дозволяє центральному офісу в будь-який момент часу відслідковувати стан завдання і доповнювати його коментарями у випадку необхідності. Що стосується тайм-менеджменту, то існує багато різноманітних методик групової розробки програмного забезпечення, які передбачають, наприклад, щоденні короткі наради на 15-30 хвилин тощо. Найбільш популярними та успішними є Agile та Kanban, які передбачають візуалізацію всіх активних, виконаних і майбутніх завдань на спеціальних дошках з сортуванням за кожним працівником, які дозволяють полегшити управління процесами розробки.

Також важливою є атмосфера в команді, при якій кожен працівник відчуває себе частиною великого механізму і відчуває власну відповідальність за кінцевий продукт і кожного з своїх співробітників. Це досягається за допомогою механізмів так званого «тімбілдингу», тобто побудови команди. До них відносяться, наприклад, регулярні щоквартальні корпоративи за рахунок фірми, відрядження, поліпшення зав'язків між шведським та українським офісами, регулярна розсилка інформації про успіхи фірми, заохочення працівників за успіхи тощо.

В результаті проведеного узагальнення існуючих теоретичних напрацювань в галузі дистанційного менеджменту було розглянуто практичну імплементацію окремих інструментів віддаленого управління на прикладі провідної IT-компанії NICE Solutions, що має своє відділення в Україні. Всі зазначені чинники та механізми дозволяють побудувати ефективний процес дистанційного управління діяльністю іноземних офісів на відстані, за якого розробка програмного забезпечення є швидкою, якісною, економічно вигідною та ефективною для обох офісів. Тож така модель організації дистанційного менеджменту може стати базисом для багатьох IT-компаній, що прагнуть розширити географію своєї діяльності.

Список літератури

1. Быкова Р.Г. Дистанционное управление персоналом // Креативная экономика. - 2008. - № 11 (23). - С. 118-124.

2. Управління людськими ресурсами: філософські засади [Текст]: навч. посібник / В.Г. Воронкова [та ін.]; ред. В.Г. Воронкова; Запорізька держ. інженерна академія. - К.: Професіонал, 2006. - 567 с.: рис., табл. - ISBN 966-370-012-2.

3. Тайм-менеджмент и его роль в эффективном управлении персоналом организации / Е.С. Мищенко, Н.В. Дубровская / ФГБОУ ВПО «Тамбовский государственный технический университет», г. Тамбов.

4. Електронний ресурс: Журнал «Управление персоналом», № 11, 2008 год / Должностная инструкция: понятие, содержание, разработка / С. Россол.

Размещено на Allbest.ru