Требования к оформлению документов

Размещено на http://www.allbest.ru/

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования

«Уральский государственный экономический университет»

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по дисциплине «Основы документооборота в государственном и муниципальном управлении»

Вариант № 14

Студент:

К.А.Андреевна

Руководитель:

Фомичева Н.В

Екатеринбург 2017

СОДЕРЖАНИЕ

1. ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА. ПРИМЕР И ТРЕБОВАНИЯ ДОКЛАДНОЙ ЗАПИСКИ

2. ТРЕБОВАНИЯ К ОБЪЯСНИТЕЛЬНОЙ ЗАПИСКЕ И ЕЕ ВИДЫ

3. СПРАВКА

4. ТЕЛЕГРАММА

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА. ПРИМЕР И ТРЕБОВАНИЯ ДОКЛАДНОЙ ЗАПИСКИ

Большинство документов, создаваемых учреждениями, являются информационно - справочными. Информационно - справочные документы - это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений, издания распорядительных документов. Виды информационно - справочных документов:

1.акт;

2. протокол;

3. докладная записка;

4. объяснительная записка;

5. справка;

6. письма;

7. телеграмма, телефонограмма.

Докладная записка -- документ, адресованный руководителю другого структурного подразделения, руководителю данного или вышестоящего учреждения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Пример оформления внутренней докладной записки

Докладная записка составляется как по личной инициативе автора (должностного лица), так и по указанию (письменному или устному) руководителя.

Виды докладных записок

По содержанию докладные записки подразделяются на:

§ инициативные;

§ информационные;

§ отчетные.

Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки не только излагаются какие-то факты, но и содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы. докладной записка справка телеграмма

Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях или методах выполнения работы.

Отчетные докладные записки информируют о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.п.

Содержание и оформление докладной записки

Оформление докладной записки зависит от ее адресата. Если докладная записка адресована руководителю организации, она считается внутренней, если она направляется за пределы организации, например в вышестоящую организацию, то внешней. Внешние докладные записки оформляются на общем бланке, внутренние -- на обычном листе бумаги.

Внешняя докладная записка должна содержать:

§ наименование организации;

§ название вида документа (докладная записка);

§ дату;

§ индекс;

§ место составления;

§ адресат;

§ заголовок к тексту;

§ текст;

§ подпись руководителя организации;

§ фамилию исполнителя;

§ номер его телефона.

Для ее оформления обычно используется общий бланк организации.

Внутренняя докладная записка включает:

§ наименование структурного подразделения;

§ наименование вида документа (докладная записка);

§ дату;

§ адресат;

§ заголовок к тексту;

§ текст;

§ подпись.

Подписывает внутреннюю докладную записку составитель (с указанием должности, инициалов, фамилии).

Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий её содержание.

Текст докладной записки состоит из вводной и заключительной частей. В первой излагают факты, события, послужившие основанием для создания документа, возможно, анализ возникшей ситуации. Во второй содержатся выводы и предложения автора записки, конкретные меры, которые необходимо предпринять.

Резолюция руководителя, рассмотревшего внутреннюю докладную записку, является основанием для принятия каких-то решений, издания документов, проведения мероприятий.

2. ТРЕБОВАНИЯ К ОБЪЯСНИТЕЛЬНОЙ ЗАПИСКЕ И ЕЕ ВИДЫ

Объяснительная записка -- документ, составляемый для пояснения отдельных положений основного документа (проекта, отчета, плана).

По своему оформлению такие объяснительные записки отличаются от докладной записки тем, что не содержат выводов и предложений.

Объяснительные записки работников, по требованию работодателя

Разновидностью объяснительных записок являются документы, составляемые работниками организации по указанию прямых или вышестоящих руководителей по отношениям, возникающим в процессе производственной и трудовой деятельности. Такие документы составляют при возникновении нештатных ситуаций, нарушениях трудовой и производственной дисциплины, дисциплинарных нарушениях, проступках и др. В таких ситуациях работодатель обязан затребовать от работника объяснительную записку (ст. 193 ТК РФ) , которая рассматривается трудовым законодательством как форма самозащиты работника.

Пример оформления объяснительной записки

Объяснительная записка такого рода обычно пишется от руки, адресуется руководителю, который ее потребовал. Датой объяснительной записки будет дата ее составления. Оформление даты в объяснительной записке крайне важно -- дисциплинарное взыскание может применяться к работнику не позднее одного месяца со дня обнаружения дисциплинарного проступка, не считая времени болезни работника или пребывания его в отпуске. Текст объяснительной записки должен содержать описание фактов, послуживших поводом к ее написанию, и аргументы, объясняющие происшествие, смягчающие проступок работника или подтверждающие какие-то факты.

Требование краткости и четкости текста распространяется и на объяснительные записки. При оформлении подписи указывается должность, личная подпись, инициалы и фамилия .

Виды объяснительных записок

По содержанию объяснительные записки делятся на две группы:

§ сопровождающие основной документ;

§ поясняющие содержание отдельных положений основного документа.

3. СПРАВКА

Справка -- документ, содержащий описание или подтверждение фактов и событий.

Справки бывают двух разновидностей:

§ служебного характера;

§ личного характера.

Справка служебного характера

Справка служебного характера представляется по запросу вышестоящих организаций, а также сторонних учреждений и организаций (органы суда, следствия, прокуратуры, государственного надзора и др.). Такая справка оформляется на бланке и имеет следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, место составления, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись. Справки, направляемые в вышестоящие организации, заверяют печатью.

Пример оформления справки

Справки служебного характера применяются для представления руководителю организации по его указанию или коллегиальному органу. В таких случаях справка может быть оформлена на чистом листе бумаги, но с указанием тех же реквизитов. Текст справки может состоять из нескольких разделов, пунктов. В него включают ссылку на период времени, к которому относятся включаемые в справку данные, а также ссылку на документы, послужившие основанием для составления справки. В отличие от докладных записок текст справки содержит только перечисление каких-то фактов или изложение истории вопроса.

Справка личного характера

Справки личного характера, как правило, выдаются сотрудникам организаций для подтверждения факта их работы, зарплаты, трудового стажа и др. Справка должна иметь следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, регистрационный номер, дату, текст, подпись, печать.

При оформлении справок часто используются трафаретные тексты, в которых основная часть текста напечатана заранее, а переменные данные могут вноситься от руки или на пишущей машинке.

Текст справки личного характера следует начинать с фамилии» имени и отчества работника (в именительном падеже). Не рекомендуется использовать архаичные обороты типа: «Настоящая справка дана...», «Настоящим подтверждается, что действительно работает....» и т.д.

В тексте этого документа обязательно указывается организация, в которую предоставляется справка. Справку подписывает должностное лицо (секретарь, инспектор службы кадров), подпись заверяется печатью.

4. ТЕЛЕГРАММА

Телеграмма -- вид документа, определяемый способом передачи информации по каналам телеграфной связи. Для передачи факсимильной копии документа, а также схем, чертежей и рисунков используются фототелеграммы, факсы (факсимильные сообщения) или электронная почта.

Категория и вид телеграммы указываются перед адресатом. Например, «правительственная», «срочная», «заверенная», «с уведомлением о вручении», «с оплаченным ответом» и т.д. Чаще всего отправляют телеграммы срочные и простые. Срочная должна прийти к адресату за время до 3 часов, а простая -- до 6 часов.

В телеграмме даются точный адрес (перед ним обязательно проставление номера (индекса) отделения связи, обслуживающего адресата), наименование учреждения, если известно -- наименование должности, фамилия (с инициалами или без них) получателя.

Адрес в телеграмме печатается отдельной строкой. В телеграмме, направляемой в несколько адресов (в том числе и в одном городе), каждый адрес указывается индивидуально. Если телеграмма направляется в один город нескольким адресатам и при этом один из них основной, а к остальным пойдут копии, адрес оформляют следующим образом:

СМОЛЕНСК МЭРИЯ

КОПИЯ АДМИНИСТРАЦИИ ОБЛАСТИ.

Если телеграмма адресуется более чем в четыре адреса, прилагается указатель рассылки, составленный и подписанный исполнителем, подготовившим текст телеграммы. Печатается адресат прописными буквами. Большое значение при составлении телеграммы следует придавать выбору слов, более точно передающих смысл. Пишется телеграмма особым телеграфным языком, по возможности без предлогов, союзов, знаков препинания. Если знаки препинания все же необходимы, так как имеют смысловое значение, они пишутся сокращенно строчными буквами: точка -- тчк; запятая -- зпт; двоеточие -- двтч; кавычки -- квч; скобки -- скб.

Ответная телеграмма начинается с указания номера (индекса) и даты инициативного документа, на который дается ответ, без слов «Ваш», «На Ваш». Поэтому сам текст не следует начинать и заканчивать цифрами. После текста указываются наименование должности (допускается не указывать) и фамилия лица, подписавшего телеграмму. Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой.

Текст служебной телеграммы заверяется печатью. Составляется телеграмма в двух экземплярах. Первый, подписанный, отдается для передачи, а второй подшивается в дело.

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

Нормативные правовые акты:

1. Гражданский кодекс Российской Федерации (ред. от 03.07.2016) (с изм. и доп., вступ. в силу с 02.10.2016)

2. Федеральный закон № 137-ФЗ от 14.11.2002 «О введении в действие Гражданско-процессуального кодекса РФ» (в ред. 07.06.2013).

3. Федеральный закон № 177-ФЗ от 18.12.2001 «О введении в действие Уголовно-процессуального кодекса РФ» (в ред. 13.07.2015).

4. Федеральный закон № 96-ФЗ от 24.07.2002 «О введении в действие Арбитражного процессуального кодекса РФ» (в ред. 07.06.2013).

5. Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 03.07.2016) (с изм. и доп., вступ. в силу с 03.10.2016).

6. Федеральный закон № 5154-1 от 10.06.1993 «О стандартизации» (в ред. 10.01.2003).

7. Федеральный закон №24-ФЗ от 20.02.1995 «Об информации, информатизации и защите информации (в ред. 10.01.2003).

8. ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

9. Комментарий к ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-правовой документации.

Учебная литература:

1. Власов Ю.Н. Наследственное право РФ: общие положения, правовые основы, образцы типовых документов: Учеб.-метод. пособие. 3-е изд., доп. и перераб. М.: Юрайт, 1999. 320 с.

2. Данилов Е.П. Наследование: консультации. Образцы документов: судебные споры. М.: Новый юрист, 1999. 240 с.

Размещено на Allbest.ru