Оптимизация бизнес-процессов компании ООО "Spesia"

В сферу event-менеджментамогут включать в себя мероприятия любых размеров от олимпиады до бизнес-завтраков в компании. Многие отрасли, благотворительные организации и группы по интересам проводят мероприятия, чтобы продвигать свои услуги, строить деловые отношения или отмечать успехи организации.

Event-менеджмент может быть инструментом стратегического маркетинга и коммуникаций, используемым компаниями любого размера. Компании могут воспользоваться рекламными мероприятиями в качестве способа общения с текущими и потенциальными клиентами. Например, эти события, ориентированные на рекламу, могут возникать как пресс-конференции, рекламные мероприятия или запуск продукта[Баронов, 2007а].

Менеджеры событий также могут использовать традиционные средства массовой информации для того, чтобы ориентировать свою аудиторию, надеясь создать освещение в средствах массовой информации, которое охватит тысячи или миллионы людей. Они также могут приглашать свою аудиторию к своим событиям и достигать их на самом мероприятии.

Менеджер событий - это лицо, которое планирует и исполняет мероприятие, беря на себя ответственность за творческие, технические и логистические элементы. Это включает в себя общий дизайн событий, создание бренда, маркетинг и коммуникационную стратегию, аудиовизуальное производство, создание сценариев, логистику, бюджетирование, переговоры и обслуживание клиентов[Хальцбаур, 2015а].

К компетенциям управления событиями относится способность применять навыки управления проектами для запуска крупных социальных или деловых мероприятий, таких как официальные вечеринки, конференции, фестивали, концерты, церемонии или конвенции и т. д.

По сути, навыки управления событиями требуют, чтобы человек работал в рамках данного бюджета, следуя определенному графику, и имел дело с поставщиками, чтобы создавать и развивать наилучшие возможные события, запрошенные клиентами. Наряду с навыками управления проектами, это требует использования организационных, а также навыков управления бизнесом, чтобы представить, спланировать и, наконец, выполнить любое такое событие.

Устойчивое управление событиями (также известное как «озеленение событий») - это процесс, используемый для производства событий с особым вниманием к экологическим, экономическим и социальным проблемам[Хальцбаур, 2015б].

Устойчивость в управлении событиями включает принятие решений, связанных с социальной и экологической ответственностью, планированием, организацией, реализацией и участием в мероприятии. Оно включает в себя принципы и методы устойчивого развития на всех уровнях организации мероприятий и направлен на обеспечение того, чтобы событие принималось ответственно. Также оно представляет собой полный пакет мероприятий на мероприятии и должен выполняться комплексно[Баронов, 2007б].

Организация событий должна начинаться с самого начала проекта и включать всех ключевых участников, таких как: клиенты, организаторы, места проведения, субподрядчики и поставщики

С точки зрения бизнеса, управление событиями имеет большое значение. Организация мероприятий иногда дает невероятную возможность продвигать свой бизнес. Чем популярнее бренд, тем больше нерешительных людей будут испытывать новые продукты или услуги, предлагаемые этим брендом.

Таким образом, навыки управления событиями необходимы для того, чтобы компания могла получить необходимую информацию и создать положительный имидж как для всей компании, так и для любого бренда. Они не только служат шансом для хорошо зарекомендовавшей себя компании, чтобы восстановить ее важность, привлекая все большее число потенциальных клиентов, но также позволяют начинающей компании развивать чувство интереса к простым людям о предлагаемых ими продуктах и услугах.



Глава 2. Описание компании Specia

2.1 Краткое описание компании ООО «Specia»

Specia - это Содружество Петербургских Цифровых Агентств (Saint-PetersburgCommunityofInteractiveAgencies), которое начало свою деятельность в 2012году по инициативе цифровых агенств «Кельник», Nimax, Serenity, Astra Media Group и студии Usability Lab. Цель сообщества заключается не только в получении коммерческих выгод, сколько в решении важных задач, которые не решаются по отдельности и развитии индустрии цифровых продуктов и коммуникаций среди компаний. К задачам Специи относятся представление интересов отрасли в диалоге с государством и другими структурами, увеличение объёма рынка, решение проблемы кадрового голода и так далее[43].

Содружество проводит различные мероприятия, которые направлены на обучение участников цифрового рынка, привлечением новых компетентных работников и интеграцию рынка в целом. Важной задачей Specia является формирование технологического бренда Санкт-Петербурга.

На сегодняшний день, в сообщество входит около 180 компаний цифровой индустрии: веб-студии, интернет-агенства, разработчики программ и приложений, брендинговые и PR-агенства. Среди крупных участников агентства Санкт-Петербурга можно выделить такие компании, как: Nimax, Кельник, RealWeb, Trinet, AstraMediaGroup, Serenity, Wебком и многие другие, большие продуктовые компании (1С-Битрикс, UMI, LiveTex), мобильные разработчики (TouchInstinct, Бегемот-Бегемот), образовательные структуры (Графен, EpicSkills, HTML Academy), а также множество веб-студий размером от 2 до 20 человек.

Чтобы проанализировать эффективность бизнес-процесса, рассмотрим, как менялось количество участников за последние 5 лет [43].

Рис. 4. Количество участников Специи с 2013-2017год

По графику видно, что количество участников увеличивалось с каждым годом. Если в 2013 году в сообщество входило 70 компаний, то на сегодняшний день, в Специю входят 180 цифровых компаний, что свидетельствует об успешной деятельности сообщества.

В конце каждого квартала Специа формирует рейтинг самых активных компаний в digital-сфере. Чтобы расти в этом рейтинге, компаниям нужно выполнять ряд действий: проведение различных образовательных программ для клиентов и компетентных специалистов, участие в различных мероприятиях, направленных на объединение (спорт, выезды), обеспечение инфраструктуры сообщества и другие.

Компании, которые находятся в топе рейтинга попадают в «координационный совет». Участие в координационном совете (сокращённо «КС») -- это одновременно и привилегия, и повинность наиболее активных участников СПЕЦИИ, так как оно требует дополнительных инвестиций времени для организации инфраструктуры СПЕЦИИ.

В КС попадает компания, набравшая не менее 40 баллов полезных действий, и вошедшая в топ по количеству набранных баллов за отчётный период среди всех компаний-участников Специи. КС должен состоять не менее, чем из 5, и не более, чем из 7 компаний-участников, желательно нечётное количество, идеальное количество -- 7.

Компания может отказаться от повинности участия в КС на следующий год, тогда право занять её место получает компания, следующая по количеству набранных баллов.

Координационный совет принимает решение посредством прямого открытого голосования своих членов («за», «воздержался» или «против»), простым большинством голосов. Равенство голосов трактуется в пользу отрицательного решения по вопросу голосования.

Координационный совет обязан принимать решения по следующим вопросам:

Вступление в СПЕЦИЮ

КС обязан рассмотреть заявку о вступлении в СПЕЦИЮ и подтведить обязательные условия, которым должна соответствовать компания (п. 2.1).

Смена статуса в СПЕЦИИ

Ежеквартально КС должен обсчитывать и объявлять результаты участия в Специи: какие компании получили статус «Активиста» и «члена КС».

Состав активных участников пересматривается ежеквартально. Состав Координационного совета пересматривается раз в пол года: в первом и в третьем кварталах текущего года.

Подтверждение полезного действия

КС обязан подтверждать все полезные действия. Для подтверждения состава организаторов и количества посетителей на каждом мероприятии должен присутствовать представитель хотя бы одного члена КС, чьё присутствие не учитывается в статистических показателях.

Для подтверждения смет маркетинговых и инфраструктурных действий, иных полезных действий и статуса партнёра СПЕЦИИ для сторонних организаций, проводится голосование КС. Подтверждение производится при условии количества голосов «за» строго больше ?.

Оценка соответствия этическим нормам

КС производит обработку обращений, касающихся нарушения членами СПЕЦИИ этических норм (раздел 7) и выносит решения, вплоть до исключения из СПЕЦИИ.

Изменение настоящих Положений

КС имеет право изменять условия настоящих Положений в иных при условии единогласного голосования «за».

Инициатива об изменении Положений может исходить от любой компании-члена КС либо компании-активиста СПЕЦИИ.

Все решения, принятые КС, должны храниться в Реестре действий, где упоминаются:

Дата принятия решения

Суть принятого решения

Состав проголосовавших (поименно и принадлежность к компании) с голосами

Результат голосования

Реестр действий КС хранится бессрочно, доступ к реестру на чтение имеют все текущие участники Специи.

В целях обеспечения непрерывного администрирования содружества, активного хода проектов СПЕЦИИ и PR-активности, участники СПЕЦИИ вкладываются в бюджет СПЕЦИИ членскими взносами:

Члены КС -- 5 000 руб. в месяц;

Активисты СПЕЦИИ -- 1 000 руб. в месяц.

Взносы оплачиваются ежемесячно, до конца календарного месяца.

Таким образом, средний бюджет в месяц сообщества составляет 53 тысячи рублей.

Бюджет СПЕЦИИ расходуется на:

оплату работы администратора СПЕЦИИ;

пиар-мероприятия и рекламу СПЕЦИИ (в т.ч. печать рекламу в Интернете, печать полиграфии и т.п.).

Активисты СПЕЦИИ и члены КС получают скидку от 30% на посещение любых платных событий, обсчитываемых по правилам СПЕЦИИ.

6. Условия партнерства со СПЕЦИЕЙ

С высокой степенью вероятности будут появляться сторонние организации, желающие получить статус партнёра СПЕЦИИ. Это могут быть компании со смежными услугами, либо смежные ассоциации (АКАР, РАЭК и т.п.), либо площадки для проведения мероприятий, либо образовательные площадки, и т.п.

2.2 Уровень участия в компании ООО «Specia»

Отчетным периодом является календарный квартал: с 1 января по 31 марта (I), с 1 апреля по 30 июня (II), с 1 июля по 30 сентября (III), с 1 октября по 31 декабря (IV).

В Специи существует три основных степени полномочий, и одна вспомогательная:

Участник СПЕЦИИ: компания, заявившая об участии в СПЕЦИИ, подтверждённая КС, и набравшая хотя бы какое-то количество баллов за календарный год или посетившая хотя бы одно мероприятие за предыдущий квартал.

Польза статуса для клиентов: компания действительно существует в Санкт-Петербурге физически, она декларирует своё согласие с «Манифестом» и участвует в жизни СПЕЦИИ.

Активист СПЕЦИИ: компания, набравшая не менее 40 баллов за последний календарный год, но не попавшая в члены КС.

Польза для клиентов: компания активно учится и развивает своих сотрудников, что означает повышение качества её услуг.

Член КС СПЕЦИИ: компания, набравшая не менее 40 баллов за последний отчётный год, и входящая в топ по количеству набранных баллов. В КС должно быть не менее 5 и не более 7 участников, желательно нечётное количество.

Польза для клиентов: компания, наиболее активно участвующая в формировании цивилизованного рынка цифровых услуг на Северо-Западе.

Вспомогательная степень -- Сочувствующий СПЕЦИИ. Это компания, заявившая об участии в СПЕЦИИ, подтверждённая КС, но не набравшая ни одного балла и не посетившая ни одного мероприятия за предыдущий квартал.

В зависимости от степени полномочий компании уплачивают различные по размеру членские взносы, растущие с ростом степени полномочий.

Активность любой компании-участницы СПЕЦИИ определяется только суммарным количеством баллов организационных полезных действий, совершённых за последний отчётный период. Подсчётом баллов занимается КС (см. Процедуры). Баллы за организационные полезные действия назначаются за следующие активности.

Организуемые мероприятия могут быть как с платным посещением, так и бесплатным -- на усмотрение организаторов (однако, рекомендуется проводить события с платным посещением).

Полезные действия учитываются только при следующих условиях.

Действия предварительно согласуются с Координационным Советом.

События учитываются только при наличии на мероприятии роллапа СПЕЦИИ (можно бесплатно брать уже имеющиеся), наличии логотипа СПЕЦИИ в партнёрах мероприятия, а также наличии фразы типа «Событие проводится при поддержке содружества петербургских цифровых агентств» со ссылкой на http://specia.pro/ во всех анонсах, пресс-релизах и пост-релизах.

Платные события учитываются при условии, что организаторы предоставили скидку не менее 30% на посещение мероприятия для представителей компаний со статусами «Активист СПЕЦИИ» или «Член КС». «Участники СПЕЦИИ» посещают платные события на общих основаниях.

Компания проводит три типа мероприятий:

Клиентское образовательное мероприятие - это любое мероприятие, направленное на рост профессионального уровня петербургских заказчиков интернет-услуг. Мероприятие должно удовлетворять следующим условиям:

Мероприятие является оффлайновым и проходит в Санкт-Петербурге.

Если мероприятие предполагает лекционный или семинарский формат, то в качестве спикеров должны выступить представители не менее 3-х компаний-участников СПЕЦИИ любого уровня (включая организаторов).

Общее количество посетителей (кроме сотрудников компаний-организаторов) должно быть не меньше 20.

Мероприятие с одной и той же тематикой не может проводиться одними и теми же организаторами чаще одного раза в квартал.

За организацию такого мероприятия компаниям-организаторам начисляется суммарно 60 баллов полезных действий. Подобное мероприятие могут организовывать 1, 2 или 3 компании-организатора по общей договорённости -- баллы соответственно разделяются между ними равномерно.

За участие в качестве спикера, не будучи организатором, компания получает 20 баллов полезных действий.

Факт посещения подобных мероприятий не награждается баллами полезных действий.

Большое клиентское мероприятие-это любое мероприятие, направленное на рост профессионального уровня петербургских заказчиков интернет-услуг. Мероприятие должно удовлетворять следующим условиям:

Мероприятие является оффлайновым и проходит в Санкт-Петербурге.

В качестве спикеров должны выступить представители не менее 3-х компаний-участников СПЕЦИИ любого уровня (включая организаторов).

Общее количество посетителей (кроме сотрудников компаний-организаторов) должно быть не меньше 500.

Мероприятие с одной и той же тематикой не может проводиться одними и теми же организаторами чаще одного раза в квартал.

За организацию такого мероприятия компаниям-организаторам начисляется суммарно 120 баллов полезных действий. Подобное мероприятие могут организовывать 1, 2 или 3 компании-организатора по общей договорённости -- баллы соответственно разделяются между ними равномерно.

За участие в качестве спикера, не будучи организатором, компания получает 20 балла полезных действий.Факт посещения подобных мероприятий не награждается баллами полезных действий.

Образовательное мероприятие для участников СПЕЦИИ-это любое мероприятие, направленное на рост профессионального уровня рынка цифровых агентств. Мероприятие должно удовлетворять следующим условиям:

Мероприятие является оффлайновым и проходит в Санкт-Петербурге.

Если мероприятие предполагает лекционный или семинарский формат, то в качестве спикеров выступают представители не менее 3-х компаний-участников «Специи» любого уровня (включая организаторов).

В качестве посетителей должны присутствовать представители не менее 5 компаний рынка (помимо организаторов и спикеров).

Общее количество посетителей (кроме сотрудников компаний-организаторов) должно быть не меньше 15.

В основном подобные мероприятия являются платными. Прибыль от семинаров передаётся в бюджет СПЕЦИИ.

За организацию такого мероприятия компаниям-организаторам начисляется суммарно 60 баллов полезных действий. Подобное мероприятие могут организовывать 1, 2 или 3 компании-организатора по общей договорённости -- баллы соответственно разделяются между ними равномерно.

За участие в качестве спикера, не будучи организатором, компания получает 20 балла полезных действий.

Факт посещения подобных мероприятий не награждается баллами полезных действий, но отмечается для участников СПЕЦИИ и показывается на сайте СПЕЦИИ.

Оплата или создание маркетинговых инструментов СПЕЦИИ- это разработка сайта, закупка контекстной или баннерной рекламы, приобретение партнёрства с мероприятиями, организация стендов на конференциях и так далее.

КС по заявке от участника СПЕЦИИ утверждает или отклоняет предложенную им смету оплаты или создания маркетинговых инструментов. Общий принцип -- компании-участники СПЕЦИИ передают такие инструменты по стоимости, незначительно превышающей полную себестоимость, а не по цене, предлагаемой ими рынку.

За каждую 1 000 рублей утверждённой и реализованной сметы компания получает 1 балл полезных действий. Например, если компания закупила в пользу Специи партнёрство в стороннем мероприятии стоимостью 120 000 рублей, она получает 120 баллов полезных действий.

Такие работы, как развитие фирменного стиля, создание рекламных носителей, поддержка и размещение сайта, приобретение юридических услуг.

КС по заявке от участника СПЕЦИИ утверждает или отклоняет предложенную им смету. Заявки от текущих исполнителей имеют приоритет. КС имеет право передать инфраструктурные работы новому исполнителю, если стоимость работ значимо возросла за отчётный период, либо качество работ значимо ухудшилось.

За каждую 1 000 рублей утверждённой и реализованной сметы компания получает 1 балл полезных действий.

Все иные действия, работающие на укрепление имиджа СПЕЦИИ, увеличение дохода участников СПЕЦИИ, развитие регионального рынка (утверждается КС). Любое подобное действие должно быть предварительно утверждено КС, включая количество назначенных баллов полезных действий (целое количество, не более 6).

Такими действиями могут быть: привлечение высокоимиджевых партнёров, бесплатное или бартерное задействование широких или узкоцелевых каналов коммуникации (в т.ч. рекламы), бесплатное или бартерное задействование высококачественных площадок для проведения мероприятий, и так далее.

Также сюда включаются: разработка стандартов качества проектов, стандартов ведения проектов, типовых ТЗ и иные крупные рыночные инфраструктурные проекты.

2.3 Этика членов СПЕЦИИ

В перспективе участники СПЕЦИИ могут начать добровольно договариваться друг с другом о соблюдении неких этических норм, которые полезны для рынка в целом. Пока что задан некий формат правил, который может достаточно активно меняться и дополняться.

Внутри компании существует три главных правила:

Кадровая политика- члены СПЕЦИИ принципиально не переманивают сотрудников друг у друга.

Клиентская политика- участники Специи целенаправленно не переманивают клиентов других участников Специи.

Откаты- члены СПЕЦИИ принципиально не дают откатов. Компания-член СПЕЦИИ, уличённая в откате, исключается из СПЕЦИИ без права возвращения.

Для выявления внутренней и внешней среды организации был проведен SWOTанализ компании ООО «СПЕЦИА».

Таблица 2

SWOT анализ компании ООО «СПЕЦИА».

Сильные стороны Развитие индустрии цифровых продуктов и коммуникаций среди компаний Возможность интерактивных коммуникаций Обучение- обмен знаниями и опытом Работа на бартерной основе Нахождение новых партнеров Пиар-преимущества	Слабые стороны Трата временных ресурсов Ответственность Финансовые вложения
Возможности Увеличение взносов Больше платных мероприятий Привлечение спонсоров Продажа рекламных возможностей Привлечение больших ресурсов Увеличение количества участников Привлечение новых участников-расширение профиля Знакомство и уточнение потребностей клиентов	Угрозы Нестабильность экономики Отток участников Снижение вовлеченности



Глава 3.Оптимизация бизнес-процессов компаниии ООО «СПЕЦИА»

В данной главе будет описываться практическая часть по оптимизации бизнес-процессов компании ООО «SPECIA». Ниже представлена схема алгоритма проведенных работ по оптимизации бизнес-процессов.

Рис. 5.Алгоритм проведенных работ по оптимизации бизнес-процессов компании ООО «SPECIA»

Моделирование и описание бизнес-процессов организации мероприятий в компании ООО «SPECIA»

Первым этапом оптимизации бизнес-процессов является описание бизнес-процесса «как есть». Данный этап фокусируется на тщательном рассмотрении текущего процесса, который должен быть изменен. Информация о текущем процессе была собрана различными способами, в том числе:

* Интервью с управляющим отделения

* Изучение корпоративных документов

* Обзоры

* Наблюдение (людей, работающих с текущим процессом)

В данном параграфе будут описываться процессы организации мероприятий в компании ООО «СПЕЦИА» по методике IDEF0.

Рис. 6.Блок-схема процесса организации мероприятия в ООО «СПЕЦИА»

Организация мероприятия состоит из шести основных этапов:

Исследование

Творческая разработка

Планирование

Работа с участниками

Реализация и координация

Анализ результатов.

Ниже приведена блок-схема основных этапов организации мероприятия, которая была смоделирована по стандарту IDEF0.

Рис. 7. Описание бизнес-процессов организации мероприятий по стандарту IDEF0

Далее рассмотрим каждый этап по отдельности более подробнее.

Исследование

Первым этапом организации мероприятия является исследование. Ниже представлена блок-схема этапа «Исследование» по методике Idef 0.

Рис. 8. Моделирование этапа «Исследование» по стандарту IDE0

Исходя из блок-схемы, мы видим, что первые два этапа направлены на изучение отзывов прошлых мероприятий и статистики о продаже билетов на разных рекламных каналах. После проводится анализ конкурентной среды, где организаторы изучают программы крупных форумов и ожидаемые Санкт-петербургские конференции, смотрят, на какие темы проводятся мероприятия, какие спикеры выступают для понимания актуальных тем и выявления отличительных сторон мероприятия. Затем проектируются потребительские ожидания о конференции, то есть формируется общее представление о том, что было бы интересно для потребителя. Таким образом, в конечном этапе принимается решение о проведении мероприятия.

Творческая разработка

После этапа исследования идет творческая разработка. Данный этап включает в себя: определение цели и задач мероприятия, определение целевой аудитории, определение ожиданий клиента на основе изучения предыдущих практик, проектирование дизайна афиши по готовому шаблону, которая сможет привлечь целевую аудиторию, поиск спикеров (профессионалов) и формирование примерной программы мероприятия.

Рис. 9. Моделирование этапа «Исследование» по стандарту IDE0



Планирование

Развитие мероприятия требует значительного стратегического планирования. В основе процесса определяются ключевые углы проекта, а именно: ресурсы, время и контент мероприятия. Затем формируется команда организаторов, обычно туда входят трех до пяти компаний, и назначаются ответственные лица.После этого формируются документы, в которые входят: планирование мероприятия, организация, презентации спикеров и партнерские коммуникации.

На следующем уровне выбирается подходящее место для проведения мероприятия. Понимание параметров события также позволит планировщику определить тип средств, необходимых для успешного завершения события; таких как пространство стенда, аудио / визуальные технологии, компьютерные возможности и транспортные ресурсы.Далееопределяется формат мероприятия и планируется общая конва по времени и порядку выступления спикеров.

Рис. 10. Моделирование этапа «Планирование» по стандарту IDEF0

Работа с участниками (Приглашение на мероприятие)

Следующим важным этапом является «Работа с участниками». Данный этап состоит из следующих работ:

Уведомление участника о мероприятии;

Заполнение формы на сайте вручную;

Оплата билета на сайте;

Письмо с уведомлением;

Письмо перед мероприятием.

Рис. 11. Моделирование этапа «Работа с участниками» по стандарту IDEF0

Реализация и координация

Наконец, само мероприятие требует тщательного управления, последним этапом является «реализация и координация». В данный этап входят такие задачи, как: разработка подробного плана действий на мероприятии, составление списка партнеров, определение коммуникационного плана с участниками, проведение локального риск-менеджмента. Затем проводится координация самого мероприятия, где еvent-менеджер проверяет, что оборудование работает правильно и все аудиовизуальные презентационные материалы подготовлены для программы, подготавливается площадка для мероприятия, решаются срочные вопросы на месте, ведется работа со спикерами и партнерами мероприятия.

Рис. 12. Моделирование этапа «Реализация и координация» по стандарту IDEF0

Анализ результатов

В заключительном этапе «Анализ результатов» event-менеджер изучает статистику продаж и проходимости мероприятия и анализирует статистику по информационным партнерам и каналам продаж, собирает все отзывы участников, спикеров и партнеров, фиксирует все недочеты и лучшие практики и идеи.

Рис. 13. Моделирование этапа «Анализ результатов» по стандарту IDE0

Анализ бизнес-процессов и выявление проблемных сторон

После описания и моделирования бизнес-процессов «как есть» нужно выявить, где находятся пробелы и где есть возможности улучшения. Также здесь определяется основные причины проблем.

На данном этапе было проведено личное глубинное интервью с главным event-менеджером Специи Ериной Екатериной. Данное интервью было проведено с целью выявления ключевых проблемных сторон бизнес-процессов изнутри. Перечень вопросов глубинного интервью можно рассмотреть в ПРИЛОЖЕНИИ А.

В результате проведенного интервью и анализа бизнес-процессов выяснилось, что первой проблемой является недостаточность трудовых ресурсов. Так, один человек- event-менеджер компании берет всю ответственность за выполнение большого количества работ. Из-за этого возникают большие риски, связанные с временем и эффективностью проведения мероприятий.

Второй проблемой, которую выделила event-менеджер, является то, что люди в основном покупают билеты за день до мероприятия. Из-за этогобываетсложнозаранеерассчитать сколько человек придет на мероприятие и приходится делать многие задачи в последний момент.

На сегодняшний день, в Санкт-Петербурге проводится много мероприятий, направленных на обучение и развитие специалистов. Поэтому, третьей проблемой является конкурентоспособность с другими масштабными мероприятиями.

В-четвертых, из-за того, что в основном при организации мероприятий, компания пользуется бартерными услугами, их качество не всегда может соответствовать потребностям. Также нет промежуточных дедлайнов для спикеров вследствие чего качество презентаций спикеров может ухудшиться.

Все эти проблемы связаны в основном с тем, что компании не хватает денежных ресурсов. Поэтому, данную проблему можно выделить главной и её нужно решать в первую очередь.

Также выяснилось, что в компании не автоматизированы следующие процессы:

Фиксирование оплаты билетов выполняется вручную, что несет за собой лишние временные затраты;

Рассылка писем для участников также не автоматизирована;

Нет единой формы для заполнения заявки участников;

Статус участника автоматически не меняется в системе, поэтому приходится следить вручную.

Далее для определения качества предоставляемых услуг мероприятий в Специи и выявления их проблемных сторон был проведен опрос среди участников прошлых мероприятий. В опросе приняло участие 200 человек, ранее посетивших мероприятия в Специи.

В качестве базового инструмента сбора данных была разработана анкета, содержащая вопросы открытого и закрытого типов.

Рис. 14. Оценка уровня проведенных мероприятий в Специи

На первый вопрос о том, как участники оценивают уровень проведенных мероприятий, выяснилось, что 70 % опрошенных оценивают мероприятие на «отлично», 25 % на «хорошо» и 5% «плохо».

Рис.15. Оценка качества предоставляемых услуг мероприятий в Специи

Так же были заданы вопросы, которые помогли оценить качество таких ключевых аспектов проекта, как: качество презентации спикеров, качество обслуживания на регистрации, соответствие плану по времени и очередности спикеров, и качество технического обслуживания во время презентации спикеров.

По результатам опроса можно сделать вывод о том, что в целом, участники мероприятия оценили данные показатели на хорошо и отлично. Однако, главным фактором над которым нужно работать стало несоответствие плана по времени и очередности спикеров. Так на вопрос о том, как респонденты оценивают соответствие плану по времени и очередности спикеров, 10% ответили «плохо».

На вопрос о том, хотели бы клиенты принять участие на подобном мероприятии Специи снова, 75% ответило положительно, 15% отрицательно и 10% затруднились в ответе.

Рис. 16. Результаты проведенного опроса участников мероприятий

Таким образом, исследование помогло выявить ряд проблем в процессах организации мероприятий в ООО «Специи». В следующем параграфе будет описан ряд рекомендаций для улучшения бизнес-процессов.



3.3 Рекомендации по оптимизации бизнес-процессов компании ООО «Specia»

После того, как были собраны данные о ключевых бизнес-процессах и выявления их проблемных сторон был сформирован ряд рекомендаций по улучшению бизнес-процессов организации мероприятий компании ООО «Specia».

Ниже приведена таблица, которая включает в себя ключевые проблемы, цель и рекомендации по решению выявленных проблем.

Таблица 3

Рекомендации по улучшению бизнес-процессов компании ООО «СПЕЦИА»

Проблема	Цель	Рекомендации
Недостаточность финансовых ресурсов	Повышение финансовых показателей	Увеличение взносов участников Больше платных мероприятий для клиентов Привлечение спонсоров в данной области Продажа рекламных возможностей на сайте, на мероприятии
Негативное влияние внешних факторов: люди покупают билеты за день до мероприятия	Повысить объем продаж билетов	Сделать скидки на билеты, купленные заранее
Один человек выполняет несколько функций	Оптимизировать временные ресурсы	Набор квалифицированных специалистов Внедрение программы по управлению проектами MicrosoftProject
Проблема	Цель	Рекомендации
Качество презентации спикеров, спикеры оправляют презентации в день мероприятия	Повысить качество презентаций спикеров Улучшить своевременность	Сделать промежуточные дедлайны для спикеров (сдача презентаций за неделю до мероприятия) Делать прогоны мероприятий за несколько дней до мероприятия Введение мотивационной системы для спикеров
Не автоматизированы следующие процессы: Фиксирование оплаты билетов выполняется вручную, что несет за собой лишние временные затраты. вручную следить за статусом участника. Рассылка писем для участников также не автоматизирована Статус участника автоматически не меняется в системе Также выяснилось, нет единой формы для заполнения заявки участников	Автоматизировать бизнес-процессы, которые делаются вручную Понизить временные затраты	Разработка мобильного приложенияпутем введения автоматизации таких процессов, как: фиксирование оплаты билетов, фиксирование смены статуса участника, рассылка писем для участников сообщества, единая форма для заполнения участников

Таким образом, был сформирован ряд рекомендаций по улучшению бизнес-процессов.

Для повышения финансовых показателей, компании рекомендуется:

увеличить взносы для участников сообщества на 5-10%;

проводить больше платных мероприятий;

привлекать новых спонсоров путем усиления продажи рекламных возможностей на мероприятии и на сайте.

Чтобы решить проблему с тем, что один человек выполняет несколько функций, нужно нанять как минимум одного квалифицированного специалиста и четко распределить все обязанности. Также рекомендуется внедрение программы по управлению проектами MicrosoftProject, которая сможет помочь координатору Специи в оптимизации календарного планирования, распределения ресурсов компании, отчетов о сделанных работах[Марвел, 2008].

Для решения проблемы, связанной с тем, что люди покупают билеты в последний момент, можно внести скидки на билеты, купленные заблаговременно, к примеру, за неделю до самого мероприятия. То есть, если за день до мероприятия билет стоит 3000 рублей, то за неделю его можно будет приобрести за 2500.

Чтобы повысить качество презентаций спикеров, рекомендуется ввести промежуточные дедлайны для спикеров, то есть спикерам стоит присылать организаторам свои презентации за неделю до мероприятия, также стоит делать прогоны мероприятий за несколько дней.Кроме того, можно ввести систему мотивации, когда участник может оценить выступление по 10-балльной шкале и в конце награждать лучших спикеров денежной премией, это позволит повысить заинтересованность спикеров в повышении качества презентаций.

Длярешения проблемы с тем, что многие процессы выполняются вручную и несут временные затраты, рекомендуется разработать систему, которая будет доступна каждому участнику Специи. Она сможет помочь в оптимизации временных затрат и автоматизации таких процессов, как: фиксирование оплаты билетов, фиксирование смены статуса участника, информирование участников о предстоящем мероприятии путем рассылки писем для участников сообщества, также необходимо разработать единую форму для заполнения участников.

Система будет представлена в виде облачного решения, которое даст возможность работы через любой браузер и через специально разработанное приложение.

Единая форма для заполнения данных будет появляться на экран после того, как пользователь выберет конкретное мероприятие. Такие поля как: Мероприятие и Дата будут заполнены автоматически по выбранному ранее мероприятию. Поле стоимость будет также автоматически варьироваться от выбранного количества мест. После заполнения формы участник будет получать уведомления,т.к. в системе будет установлен процесс автоматической отправки уведомлений: письмо о регистрации на мероприятие и об оплате, напоминающее письмо, которое отправляется за неделю до мероприятия и в день самого мероприятия.

Рисунок 0.1 Единая форма для заполнения

Оплата будет производиться на самом сайте или через приложение.

оплата банковскими картами, онлайн-операции по которым обрабатываются процессинговыми центрами;

оплата с использованием электронных кошельков от операторов электронных денежных средств (ЭДС);

оплата посредством сервисов интернет-банкинга -- технология проведения платежей e-invoicing, которая позволяет выставлять электронные счета покупателям товаров и услуг;

После успешной оплаты статус участника меняется.

Рисунок 0.2 Автоматизация процесса отправки уведомлений

Вся заполненная информация будет поступать в систему к руководителю мероприятий, где хранятся все данные о мероприятиях, об участниках, их контакты и история посещения мероприятий.

Таким образом, после проведения предложенных мероприятий по оптимизации бизнес-процессов, возможно улучшение следующих показателей:

Планируется сокращение временных и финансовых издержек на 5-10%;

Повысится своевременность выполнения задач на 5-10%;

У участников появится потребность покупать билеты за неделю до мероприятия, что понизит риски, связанные с тайм-менеджментом;

Количество участников повысится на 5-10%.



Заключение

На основе полученных результатов теоретического и эмпирического материала можно сделать вывод о том, что управление бизнес-процессами является непростой задачей, однако, оно позволяет компаниям оптимизировать ключевые процессы компании, что приводит к повышению эффективности, как с внешней, так и с внутренней стороны организации.

Данная проектно-аналитическая работа позволила дать ряд практических рекомендаций по совершенствованию бизнес-процессов организации мероприятий компании ООО «Specia».

В ходе достижения данной цели работы были решены следующие задачи:

-проведен анализ литературных источников по бизнес-процессам, что позволило выделить ключевые определения;

- проведен обзор основных методологий по моделированию и оптимизации бизнес-процессов;

- дано общее описание компании ООО «Specia»;

- смоделированы и описаны бизнес-процессы компании «как есть» по методике IDEF0;

- проанализированы бизнес-процессы ООО «Specia» и определены их ключевые проблемы на основе корпоративных документов, личного глубинного интервью с главным координатором мероприятий, а также обратной связи клиентов;

- разработан ряд рекомендаций по оптимизации бизнес-процессов ООО «Specia» и спрогнозирован возможный эффект от предложенных мероприятий.

Таким образом, разработанный проект по оптимизации бизнес-процессов компании был рекомендован для реализации в рамках ООО «Специа» в городе Санкт-Петербург.



Список литературы

Аренков И.А. (2006) Бенчмаркинг и маркетинговые решения / И.А. Аренков, Е.Г.

Абдикеев Н.М. (2008) Реинжиниринг бизнес-процессов. Полный курс MBA: Учебник /. - М.:ЭКСМО,- 592 с.

Ансофф И. (2009) Стратегический менеджмент. - СПб: Питер, 344с.

Баронов, В. B., Круглов, М.Г. (2007) Всеобщее управление качеством. Менеджмент систем качества [Текст] - М.: Деловая книга, - 287 [92]

Белова М.А., Каменнова М.С., Крохин В.В. (2005) Анализ и моделирование бизнес-процессов: Сб. практ. заданий. М.: Высшая школа экономики.

Багиев, Г.Л. (1996) Бенчмаркинг в разработке стратегий маркетинга / Г.Л. Ба-гиев, И.А. Аренков, М.В. Мартынова // Маркетинг в системе управления предпринимательством. - Киев, - С. 22-34.

Войнов И. В., Пудовкина С. Г., Телегин А. И. (2002) Моделирование экономических систем и процессов. Опыт построения ARIS-моделей: Монография. - Челябинск: Изд. ЮУрГУ.

Галямина И.Г., (2013), Управление процессами: Учебник для вузов, Стандарт третьего поколения, Издательский дом «Питер».

Гличев, А.В. (2005) Современные методы управления качеством. Стандарты и качество, [Текст] - М.: Деловая книга.

Гличев, А.В., (2009) Круглов, М.И. Управление качеством продукции [Текст] - М.: Экономика, - 32 c.

Голоктеев К., Матвеев И. Управление производством: инструменты, которые работают., -- СПб.: Питер, 2008

Громов А.И., Фляйшман А., Шмидт В., (2016), Управление бизнес-процессами: современные методы, Монография.

Грушенко В.И. (2010) Стратегии управления бизнесом. От теории к практической разработке и реализации. - М.:ЮНИТИ-ДАНА: Закон и право, 295с.

Данилов, И.П. (2005) Бенчмаркинг как основа создания конкурентоспособного предприятия / И.П. Данилов. - М. : Стандарты и качество.

Джестон, Д. (2015) Управление бизнес-процессами. Практическое руководство по успешной реализации проектов / Д. Джестон, Й. Нелис. - М.: Символ,.

Джордж Л. Майкл. Бережливое производство (2005) + шесть сигм в сфере услуг: как скорость бережливого производства и качество шести сигм помогают совершенствованию услуг и операций. -- Альпина Паблишер,. -- 402 с. -- ISBN 5-9614-0208-8.

Долженко Р.А. (2014) Cущность и оценка эффективности использования оптимизационных технологий «лин» и «шесть сигм» // Вестник Омского университета. Серия «Экономика» : Журнал. --№ 1.

Елиферов В.Г., Репин В.В., (2005) Процессный подход к управлению. Моделирование бизнес-процессов. - М.: РИА «Стандарты и качество», - 380с.

Елиферов, В.Г. (2013) Бизнес-процессы: Регламентация и управление: Учебник / В.Г. Елиферов. - М.: НИЦ ИНФРА-М,. - 319 c.

Ермаков С.Г., Макаренко, Ю. А., Соколов, Н.Е. (2017) Еvent-менеджмент: обзор и систематизация подходов к организации мероприятий. Управленческое консультирование

Калянов Г.Н. (2006) Моделирование, анализ, реорганизация и автоматизация бизнес-процессов // М.: Финансы и статистика. 

Каменнова М., Громов А., (2001) Ферапонтов М., Шматалюк А. Mоделирование бизнеса. Практическое руководство. М.

Каплен, Г. A., (2006) Практическое введение в управление качеством [Текст] - М.: Издательство стандартов, - 69 c.

Кондратьев, В.В., Кузнецов, М.Н (2007) Показываем бизнес-процессы. Методики и практика применения. - М.: Эксмо, - 190с.;

Ларри Холп, Пит Панде. (2006) Что такое «Шесть сигм»? Революционный метод управления качеством. -- Альпина Паблишер. -- 158 с. -- ISBN 5-9614-0383-1.

Лимарова О. Д., Веретено А. А. (2016) Роль event-маркетинга в управлении брендом // Молодой ученый. ---- №29. -- С. 435-437.

МармелЭ., (2007) MicrosoftOfficeProject. Библия пользователя. Управление проектами = MicrosoftOfficeProject 2007 Bible. -- М.: «Диалектика», 2008

Минцберг Г., Альстрэнд Б., Лэмпел Д. (2000) Школы стратегий. Стратегическое сафари: экскурсия по дебрям стратегий менеджмента //СПб.: Питер.. - С. 336.

Назарова, О.Б. (2012) Теория экономических информацион-ных систем: Учебник для студентов высших учебных заведе-ний, обучающихся по специальностям: 080800.62 - «Приклад- ная информатика», 080801.65 - «Прикладная информатика (в экономике)»2. В 2-х частях. - Магнитогорск,

Нелис, Й. (2015) Управление бизнес-процессами: Практическое руководство по успешной реализации проектов / Й. Нелис, Д. Джестон. - СПб.: Символ-плюс, - 512 c.

Репин В.В. (2007) Бизнес-процессы компании: построение, анализ, регламентация. - М:РИА «Стандарты и качество»,

Ротер, М. (2015) Учитесь видеть бизнес-процессы: Построение карт потоков создания ценности. 4-е изд. / М. Ротер. - М.: Альпина Паблишер,. - 136 c.

Тельнов, Ю.Ф. (2015) Инжиниринг предприятия и управление бизнес-процессами. Методология и технология: Учебное пособие / Ю.Ф. Тельнов, И.Г. Фёдоров. - М.: ЮНИТИ, - 176 c.

Хальцбаур У., Йеттингер Э., Кнаусе Б., Мозер Р., (2015) Event-менеджмент. М.: Эксмо

Хаммер, М., Чампи, Дж. (1997) Реинжиринг корпорации: манифест революции в бизнесе. Пер с англ. - СПб.: Издательство С.- Петербургского университета, 32с.

Цисарь И.Ф., Нейман В.Г. (2002) Компьютерное моделирование экономики. М.: Диалог.

Чукарин, А.В. (2016) Бизнес-процессы и информационные технологии в управлении современной инфокоммуникационной компанией / А.В. Чукарин. - М.: Альпина Паблишер, - 512 

Шеер А.В., (1999) Бизнес-процессы. Основные понятия. Тео Методы //М: Вестъ-МетаТехнология. - Прим. ред.

Mollenkopf, D. A., Rabinovich, E., Laseter, T. M., & Boyer, K. K. (2007). Managing internet product returns: a focus on effective service operations. Decision Sciences, 38(2), 215-250.

Bonev, M. (2012). Managing Reverse Logistics Using System Dynamics: A Generic End-to-end Approach. DiplomicaVerlag

Poluha, R. G. (2016). The Quintessence of Supply Chain Management. Springer Berlin Heidelberg.

Ramнrez A. M. (2012). Product return and logistics knowledge: Influence on performance of the firm. Transportation Research Part E: Logistics and Transportation Review, 6, 1137-1151.

Rao, S., Griffis, S. E., &Goldsby, T. J. (2011). Failure to deliver? Linking online order fulfillment glitches with future purchase behavior. Journal of Operations Management, 29(7), 692-703.

Rao, S., Rabinovich, E., & Raju, D. (2014). The role of physical distribution services as determinants of product returns in Internet retailing. Journal of Operations Management, 32(6), 295-312.

Официальный сайтIDEF [Электронный ресурс] //IDEF: [сайт]. - URL: http://idef.ru/ (дата обращения: 10.04.2018).

Официальный сайт компании ООО «Specia» [Электронный ресурс] // ОOО «Specia»: [сайт]. - URL : http://www.specia.pro/ (дата обращения: 15.04.2018).



Приложение

Перечень вопросов для главного event-менеджера компании ООО «СПЕЦИА»

Блок 1. Представление

Добрый день! Вы не против, если я запишу интервью на аудиозапись?

Блок 2. Выделение ключевых проблем в бизнес-процессах

Насколько, по Вашему мнению, эффективно работают бизнес-процессы?

Опишите, как бизнес-процессы были оцифрованы за последние 5 лет.

Как это делалось (какое ПО, привлекался ли сторонний подрядчик, как обслуживается ПО для автоматизации бизнес-процессов)

Какие бизнес процессы еще не оцифрованы? 

Какие ключевые проблемы в бизнес-процессах Вы могли бы выделить?

Блок 3. Формирование модели бизнес-процессов «как должно быть», определение ключевых критериев оценки результата

Определите критерии оценки результатов оптимизации бизнес-процесса?

Как, на Ваш взгляд, можно улучшить эти процессы?

Размещено на Allbest.ru

...