Аналіз чинників, що впливають на ефективність професійної діяльності уповноважених осіб

Размещено на http://www.allbest.ru/

Національний фармацевтичний університет

Інститут підвищення кваліфікації спеціалістів фармації

Аналіз чинників, що впливають на ефективність професійної діяльності уповноважених осіб

Т.О. Артюх, В.М. Толочко

Організація діяльності спеціалістів фармації є необхідним етапом оптимізації системи управління якістю праці фахівців, тому що персонал фармацевтичних підприємств з оптової та роздрібної реалізації лікарських засобів є головним ресурсом у системі якості та являє собою найбільш складний об'єкт управління [9].

У наш час ринкові умови та впровадження Належних практик (GDP та GPP) вимагають вирішення питань з підвищення ефективності використання фармацевтичних кадрів, удосконалення праці фармацевтичних спеціалістів та раціонального їх використання з урахуванням перспектив розвитку системи по забезпеченню якості лікарських засобів в цілому.

Концепція всеосяжного менеджменту якості (Total Quality Management), яка відображена у світових загальноприйнятих стандартах Належних практик та ISO 9001, передбачає наявність уповноваженої особи (Authorized Person або Qualified Person) [2, 8, 9, 11]. Із зарубіжної аптечної практики, де впровадження системи менеджменту якості є обов'язковою вимогою поряд з виконанням умов Належних практик (GDP та GPP), запозичена посада цього спеціаліста на українські фармацевтичні підприємства з оптової та роздрібної реалізації фармацевтичної продукції з метою подальшого удосконалення якості, безпечності та ефективності лікарських засобів на шляху до вітчизняного споживача, як це передбачено «Програмою боротьби з виробництвом та розповсюдженням фальсифікованих лікарських засобів на 2003-2008 роки», що затверджена Постановою КМУ від 17.07.2003 р. № 1075.[4]. Тому ефективне використання посад уповноважених осіб за умов Належних практик (GDP, GPP) та визначення складових ефективної професійної діяльності фармацевтичних фахівців із забезпечення якості фармацевтичної продукції заслуговує уваги [11].

У попередніх виданнях [5, 6] нами проаналізовані змістовність завдань та обов'язків уповноважених осіб фармацевтичних підприємств з оптової та роздрібної реалізації лікарських засобів. Також на наш час встановлена відсутність системи ефективного використання уповноважених осіб із забезпечення якості лікарських засобів в умовах розвитку фармацевтичного ринку та на перспективу при впровадженні Належних практик (GDP, GPP).

Метою нашої роботи постає продовження вивчення професійної діяльності уповноважених осіб, а саме оцінка чинників, які впливають на ефективність діяльності цих фахівців, з метою подальшого наукового обґрунтування напрямків оптимізації праці уповноважених осіб фармацевтичних підприємств в умовах впровадження Належних практик (GDP, GPP).

Ефективна діяльність з вирішення проблем з удосконалення організації праці фармацевтичних кадрів можлива лише за умови використання комплексних досліджень, що враховують специфічні особливості роботи цих спеціалістів. Методами вивчення професійної діяльності уповноважених осіб на підприємствах з оптової та роздрібної реалізації фармацевтичної продукції є анкетування, графічний та метод експертних оцінок, які і були нами використані.

У дослідженнях взяли участь спеціалісти, які обіймають посаду уповноваженої особи або виконують її функції, та працюють на фармацевтичних підприємствах з колективною формою власності (12%), приватні (40%), державні (6%) та комунальні (42%). Серед представлених організацій 2% мають середній денний товарообіг більше 20 тис. грн., 12% - до 20 тис. грн., 26% - до 10 тис. грн. та 60% всіх підприємств мають товарообіг до 5 тис. грн.

Відповідно до тривалості стажу професійної діяльності саме на посаді уповноваженої особи 34% з них працюють більше 10 років, 36% - від 5 до 10 років, та останні 30% - це фахівці зі стажем роботи від 1 до 5 років (рис. 1).

Рис. 1 Відповідність залучених спеціалістів до тривалості стажу на посаді уповноваженої особи

Першим кроком наших досліджень стало виявлення та детальний аналіз саме чинників, що впливають на ефективність діяльності уповноважених осіб фармацевтичних підприємств з роздрібної та оптової реалізації лікарських засобів в умовах Належних практик (GDP, GPP). Велике значення мають нераціональний режим праці та відпочинку; відсутність чіткого графіку роботи; нерівномірне навантаження протягом робочого часу; виконання роботи, що невластива кваліфікації спеціаліста; відсутність інформаційних матеріалів та додаткових знань; відсутність прописаних стандартних операційних процедур та норм витрат часу; незадовільна організація, оснащення та недостатня площа робочого місця; незадовільні санітарно-гігієнічні умови праці.

Оцінка чинників, які впливають на ефективність діяльності уповноважених осіб та є наслідками недосконалої організації їх праці, наведена у таблиці.

Таблиця

Оцінка чинників, які впливають на ефективність діяльності уповноважених осіб

З таблиці видно, що середній бал впливу кожного з чинників на ефективність діяльності уповноважених осіб коливається від 6,67 до 1,67. Зупинимось докладно на найбільш вагомих причинах.

Найбільший вплив мають нераціональний режим праці та відпочинку (6,67 балів). Так за результатами анкетування, більшість уповноважених осіб мають восьмигодинний робочий день, але деякі з них працюють за ненормованим графіком, за яким тривалість робочої зміни коливається до 10-12 годин без наявності регламентованих перерв, що негативно впливає на якість виконуваної роботи та ефективність діяльності уповноважених осіб із забезпечення системи менеджменту якості на фармацевтичних підприємствах.

Нерівномірне навантаження протягом робочого часу уповноважених осіб фармацевтичних підприємств (5,00 балів) також свідчить про наявність проблем з плануванням праці цих фахівців та інших їх робочих періодів (дня, тижня, місяця та року). Зрештою, існування графіку робочого дня надасть можливість скоординувати не тільки дії уповноваженої особи, але й дії співробітників, експедиторів та менеджерів фірм постачальників, інспекторів уповноваженого органу з контролю якості лікарських засобів та інших фахівців з якими виникає тісна співпраця протягом робочого часу. Наприклад, запропонований розклад допоможе відокремити роботу з постачальниками від внутрішньоаптечних обов'язків уповноваженої особи, що сприятиме розподіленню навантаження не тільки протягом робочого дня, а й робочого тижня. Це допоможе цим спеціалістам прогнозувати та планувати свою роботу, враховуючи високу концентрацію уваги на виконання елементів основної роботи, які потребують достатньої кількості часу, що сприятиме оптимізації діяльності та відповідає принципам системи менеджменту якості, оскільки на уповноважену особу покладені обов'язки саме з оперативного управління питаннями якості на фармацевтичному підприємстві [8].

Проте робочий день уповноваженої особи складається з багатьох дрібних справ, що визначають підготовчо-заключну та методичну роботу, які також потребують уваги. Під час виконання цих елементів роботи, спеціаліст має змогу змінити напрямок думок на інший вид діяльності, що позитивно впливає на ефективність його праці під час робочого дня та знімає навантаження. Звідси витікає, що чітке встановлення розкладу поставок та час їх прийому значно зменшать навантаження на уповноважену особу фармацевтичного підприємства. Зазначимо, що опрацювання зовнішніх переривань та повернення до роботи, що раніше здійснювалася, є одним з головних чинників втрати часу цим спеціалістом. Звідси витікає доцільність притримання уповноваженою особою плану робочого часу та необхідність повністю завершувати кожну розпочату роботу, перш ніж виконувати іншу, без переривань, що сприятиме раціоналізації режиму їх праці та відпочинку. Це дозволить встановити чіткі нормативи часу на виконання кожної операції з окремого виду роботи уповноважених осіб з врахуванням сучасних організаційно-технічних умов, що передбачають раціональну організацію робочих місць, новітні методи праці, а також оптимальні санітарно-гігієнічні умови та раціональні режими праці та відпочинку в умовах впровадження Належних практик (GDP, GPP) [2].

Також, на нашу думку, такі умови праці сприятимуть підвищенню якості роботи, що виконується уповноваженою особою, особливо під час проведення вхідного контролю якості лікарських засобів та супровідних документів, що надасть змогу зменшити потрапляння неякісних та фальсифікованих лікарських засобів або про які є підозра щодо їх якості до споживачів. Тим не менше додатково підкреслимо, що проведення вхідного контролю якості лікарських засобів є лише однією з функцій уповноваженої особи, яка не повинна займати весь робочий період цього спеціаліста, у той час як найбільше слід приділяти найбільшу увагу саме налагодженню та підтриманню системи управління якістю фармацевтичного підприємства [1, 2].

Відсутність інформаційних матеріалів - другий з найбільш значимих аспектів, що впливає на ефективність роботи уповноважених осіб, який відзначили респонденти. Середній показник за вказаним вище чинником становить 6,00 балів з 10,00. Наступний за кількістю отриманих балів чинник - це відсутність додаткових знань у цих спеціалістів (5,70). Так встановлено, що відсутні інформаційні матеріали та додаткові знання уповноважені особи фармацевтичних підприємств з роздрібної та оптової реалізації лікарських засобів намагаються отримувати з різних джерел, таких як друковані видання в межах аптеки, думка співробітників, дошка об'яв, звіти для персоналу, зустрічі з керівництвом, збори, Інтернет та чутки (рис. 2).

Рис. 2 Види інформаційних джерел у діяльності уповноважених осіб

Наприклад, більшість уповноважених осіб, а саме 64,58%, отримують вичерпну інформацію із зустрічей з керівництвом; 58,33% - читають друковані видання в межах аптеки. Аналогічна кількість спеціалістів (58,33%) користуються мережею Інтернет. Слід відмітити, що збори та думка співробітників мають інформаційний вплив відповідно на 39,58% та 33,33% всіх анкетованих фахівців. Також великий вплив для 31,25% респондентів мають звіти для персоналу. На дошку об'яв звертають увагу - 12,50% уповноважених осіб, а 6,25% цих фахівців використовують у своїй роботі інформацію, що отримали з чуток.

Разом з тим, за результатами отриманих відповідей на питання анкети встановлено, що пошук альтернативних джерел інформації виникає, головним чином, через брак програмного забезпечення. Так, виявлено, що лише 17% уповноважених осіб використовують у своїй роботі спеціальні комп'ютерні програми, найбільш уживаними серед яких є 1С:підприємство для України (рис. 3).

Рис. 3 Використання комп'ютерних програм у діяльності уповноважених осіб фармацевтичних підприємств

Більшість респондентів (67%) мають змогу працювати зі стандартним набором програм Microsoft Office. На противагу 84% (67%+17%) уповноважених осіб, діяльність яких у певній мірі комп'ютеризована, 16% фахівців не мають змоги використовувати під час роботи програмне забезпечення.

Як зазначено раніше у таблиці, виконання роботи, що невластива кваліфікації уповноважених осіб з контролю якості лікарських засобів та відсутність прописаних стандартних операційних процедур їх діяльності отримали по 4,91 та 4,86 балів відповідно, що вказує на значні недоліки у роботі з організації праці цих спеціалістів на фармацевтичних підприємствах з роздрібної та оптової реалізації фармацевтичної продукції. Тим більше, що згідно з кваліфікаційною характеристикою уповноважених осіб, як з роздрібної, так і з оптової реалізації лікарських засобів, вид роботи, що не властива кваліфікації спеціаліста, не повинен бути наявним у переліку робіт цього фахівця.

Відмітимо, що останнім часом фармацевтичні підприємства впроваджують системи управління якістю та націлені на виконання вимог стандартів належних аптечної та дистриб'юторської практик, де прописання стандартних операційних процедур є обов'язковою умовою [1 - 3, 7 - 11]. Проте, як показали результати досліджень, лише 8% всіх уповноважених осіб працюють за прописаними стандартними процедурами, між тим, решта фахівців, а саме 92%, виконують свої обов'язки покладаючись на інтуїцію та власний досвід. Тим не менше, підкреслимо, що згідно системи менеджменту якості посада уповноваженої особи передбачає особисту відповідальність за виконання всіх офіційних вимог і стандартів в умовах впровадження Належних практик (GDP, GPP) на фармацевтичних підприємствах через розробку та опрацювання на них стандартних операційних процедур (транспортування, закупки, збереження лікарських засобів тощо) з урахуванням специфіки діяльності різних підприємств [7, 10].

Звертаємо увагу на інформацію, викладену вище у таблиці, а саме на незадовільну організацію робочого місця (4,40% уповноважених осіб відмітили цей факт), відсутність чіткого графіку роботи (3,60%), недостатню площу робочого місця (3,43%), незадовільні санітарно-гігієнічні умови праці (2,88%), відсутність норм витрат часу (1,67).

У теперішні часи розвитку вітчизняної фармацевтичної галузі на перспективу впровадження Належних практик (GDP та GPP) умови для роботи висококваліфікованих спеціалістів, якими є уповноважені особи, непривабливі через брак уваги з боку керівництва фармацевтичних підприємств до перерахованих чинників. Також, як і всі розглянуті нами раніше причини, вони певною мірою мають вагомий вплив на ефективність діяльності уповноважених осіб фармацевтичних підприємств з роздрібної та оптової реалізації лікарських засобів та є прямими наслідками недосконалої організації праці у закладах фармації.

Висновки

1. Встановлені та проаналізовані чинники, що впливають на ефективність роботи уповноважених осіб фармацевтичних підприємств у системі управління якістю праці: нераціональний режим праці та відпочинку; нерівномірне навантаження протягом робочого часу; незадовільні санітарно-гігієнічних умови праці, організація, оснащення та недостатня площа робочого місця; відсутність чіткого графіку роботи, інформаційних матеріалів та додаткових знань; прописаних стандартних операційних процедур та норм витрат часу; виконання роботи, що невластива кваліфікації спеціаліста.

2. Визначені інформаційні джерела, які використовують під час професійної діяльності уповноважені особи: друковані видання в межах аптеки, думка співробітників, дошка об'яв, звіти для персоналу, зустрічі з керівництвом, збори, Інтернет, чутки; та їх масова доля у відновленні інформаційних пробілів через брак додаткових знань та матеріалів. Визначені види комп'ютерних програм, які використовуються у діяльності уповноважених осіб фармацевтичних підприємств.

Література

1. ДСТУ ISO 9001-2001. Системи управління якістю. Вимоги // www.centr.gov.ua]

2. Коваленко С.М., Лебединець В.О., Коваленко С.М. Концептуальні основи систем управління якістю. Основоположні принципи міжнародного стандарту ISO 9000:2000: Навч. посіб. Х.: Вид-во НФаУ; Золоті сторінки, 2003. 96 с.

3. Неволина Е.В. Первые шаги к надлежащей аптечной практике. Часть 1. Эволюция стандартов // Российские аптеки. 2007. № 3. С. 12-14.

4. Постанова КМУ від 17.07.2003 р. № 1075 «Програма боротьби з виробництвом та розповсюдженням фальсифікованих лікарських засобів на 20

5. Толочко В.М., Галій Л.В., Артюх Т.О. Уповноважена особа аптеки: дослідження та удосконалення професійної діяльності // Фармаком. 2007. № 3. С. 107-111.

6. Толочко В.М., Галій Л.В., Медведєва Ю.П., Артюх Т.О. Уповноважена особа: проблеми та перспективи професійної діяльності // Провізор. 2008. № 3. С. 4-6.

7. Холоденко М. Основи належної дистриб'юторської практики // Аптека. 2004. № 46. www.apteka.ua.

8. Good Manufacturing Practices: Authorized Person - the role. Functions and training. WHO/PHARM/96.588. World Health Organization, 1996.

9. Good Pharmacy Practice (GPP) in community and hospital pharmacy settings. Geneva, WHO, 1996 (WHO/PHARM/DAP/96.1).

10. http://www.gmpua.com/GSP/GSP.htm.

11. TQM Sim.

12. plified: A practical guide / James H. Sayior. 2.ed. New York etc.: Mc Graw - Hill, 1996. XV, 369 p.

Анотація

Аналіз чинників, що впливають на ефективність професійної діяльності уповноважених осіб

Т.О. Артюх, В.М. Толочко

Національний фармацевтичний університет Інститут підвищення кваліфікації спеціалістів фармації

Авторами проведені дослідження професійної діяльності уповноважених осіб фармацевтичних підприємств з оптової та роздрібної реалізації лікарських засобів у сучасних умовах впровадження Належних практик (GDP, GPP) та встановлені і проаналізовані чинники, що впливають на ефективність їх роботи: режим праці та відпочинку; навантаження протягом робочого часу; санітарно-гігієнічних умови праці, організація, оснащення та площа робочого місця; графік роботи, професійні та додаткові знання; стандартні операційні процедури та норми витрат часу та інші.

З метою пошуку найбільш успішного використання матеріальних та трудових ресурсів, визначені інформаційні джерела та види комп'ютерних програм, які використовують під час професійної діяльності уповноважені особи. ресурс професійний трудовий фармацевтичний

Ключові слова: організація праці, професійні обов'язки уповноваженої особи з якості лікарських засобів, ефективна діяльність, всеосяжний менеджмент якості, інформаційні джерела

Annotation

Analysis of factors affecting the performance of professional activities of authorized persons

TA Artyukh, VM Tolochko

National Pharmaceutical University Institute of professional development of pharmacy

The authors conducted a study of professional activities authorized persons pharmaceutical companies with wholesale and retail sale of medicines in the current conditions for implementation of good practices (GDP, GPP) and installed and analyzed the factorsthat affect the efficiency of their work: mode of work and rest;load during working hours, sanitary conditions, organization, equipment and area jobs, schedule, and additional professional knowledge, standard operating procedures and rules of time and others.

To find the most successful use of material and human resources identified information sources and types of computer programs that use during professional authorized persons.

Key words: organization of work, professional duties as an authorized person on drugs, the work, a total quality management, information sources.

Аннотация

Анализ факторов, влияющих на эффективность профессиональной деятельности уполномоченных лиц

Т.А. Артюх, В.М. Толочко

Национальный фармацевтический университет Институт повышения квалификации специалистов фармации

Авторами проведены исследования профессиональной деятельности уполномоченных лиц фармацевтических предприятий по оптовой и розничной реализации лекарственных средств в современных условиях внедрения Надлежащих практик (GDP, GPP) и установлены, проанализированы факторы, влияющие на эффективность их работы: режим труда и отдыха; нагрузки в течение рабочего времени; санитарно-гигиенических условиях труда, организация, оснащение и площадь рабочего места; график работы, профессиональные и дополнительные знания, стандартные операционные процедуры, нормы затрат времени и другие.

С целью поиска наиболее успешного использования материальных и трудовых ресурсов, определены информационные источники и виды компьютерных программ, используемые в профессиональной деятельности уполномоченными лицами.

Ключевые слова: организация труда, профессиональные обязанности уполномоченного лица по качеству лекарственных средств, эффективная деятельность, всеобъемлющий менеджмент качества, информационные источники

Размещено на Allbest.ru