Перспективы внедрения системы электронного документооборота в единое информационное пространство приборостроительного предприятия

Размещено на http://www.allbest.ru/

ОАО «Концерн «ЦНИИ «Электроприбор», С.-Петербург

Перспективы внедрения системы электронного документооборота в единое информационное пространство приборостроительного предприятия

Д.Ю. Поляков

А.П. Соколов

С.А. Мухин

Актуальность совершенствования традиционного документооборота обуславливается необходимостью эффективной управленческой деятельности, ускорением движения документов в организации, уменьшением трудоемкости обработки документов. Система электронного документооборота должна повысить эффективность управления за счет образования единого информационного пространства, предоставляющего пользователям средства эффективной совместной работы с документами в любом месте и в любое время.

Понятие электронного документа включает в себя не просто файл, а целую совокупность таких файлов разных типов - составных частей документа, правила их обработки, связи с другими электронными документами, информацию о маршруте движения документа и многое другое. Обязательным является наличие у документа набора реквизитов (вид документа, регистрационный номер, краткое содержание и другие атрибуты, в общем случае регламентируемые ГОСТами и стандартами организаций). В таком виде документ становится базой построения системы электронного документооборота - системы, организующей полный жизненный цикл документа, начиная от инициализации и заканчивая утилизацией.

В настоящей работе рассматриваются перспективы внедрения системы электронного документооборота ТЕЗИС в уже существующее единое информационное пространство, построенное на основе систем управления жизненным циклом изделий Windchill, корпоративной информационной системы Галактика и Автоматизированной системы управления производством.

Преимущества системы электронного документооборота

В условиях нынешней экономической ситуации все больше предприятий сталкивается с необходимостью внедрения СЭД с целью повышения эффективности ведения бизнеса. Электронный документооборот имеет ряд преимуществ перед бумажным способом ведения делопроизводства, а именно:

- удобство хранения. Сокращается место, занимаемое документами, и, соответственно, уменьшаются расходы на хранение;

- хорошая структурированность информации. Упрощается поиск и выборка документов;

- повышение уровня безопасности. Сокращается вероятность доступа посторонних лиц к внутрикорпоративной документации, повышается сохранность документов за счет большей надежности носителя;

- усиление контроля за эффективностью работы каждого сотрудника со стороны руководства, автоматизация систем менеджмента качества;

- возможность коллективной работы над документами для сотрудников с различными уровнями полномочий;

- оптимизация процесса управления документооборотом и, следовательно, более эффективное управление предприятия в целом;

- объединение работы территориально удаленных подразделений организации, участвующих в бизнес-процессах и организация электронных форм взаимодействия с другими компаниями;

- принятие оптимальных управленческих решений руководством компании на основе анализа единой и структурированной информации по документообороту и бизнес-процессам компании;

- сокращение сроков создания и обработки документов;

- возможность использования электронных цифровых подписей;

- сохранение окружающей среды.

Одна из главных особенностей внедрения любой серьезной системы электронного документооборота в том, что система электронного документооборота начинает контролировать сотрудников компании, выявлять неоптимальные процессы, узкие места, всех «лодырей» или наоборот излишне загруженных сотрудников.

Система электронного документооборота в ОАО “Концерн “ЦНИИ “Электроприбор”

Автоматизация электронного документооборота имеет несколько степеней. Первой степенью автоматизации является перенос существующих практик работы с бумажными документами в безбумажное виртуальное пространство. Вторая степень автоматизации подразумевает необходимость классификации документов и привязку к шаблонам, регламентирующим как содержание документов, так и их жизненный цикл. Третьей степенью является более глубокая степень автоматизации необходимая как для дальнейшего развития классификации документов, так и для создания иерархии ролей и связанных с ними должностей, разработка специфических блоков и операторов маршрутов бизнес-процессов и многое другое.

При внедрении системы электронного документооборота в уже существующее информационное пространство дальнейшая интеграция с ней, приводит к сложному взаимодействию всех систем. Зачастую в организациях уже существующий электронный документооборот реализован через системы, не предназначенные для ведения офисной документации. Многие организации дорабатывали системы своими силами, тем самым получали систему с примитивными и сокращенными функциями электронного документооборота, реализованных на основе не подходящего для системы электронного документооборота интерфейса пользователя. Таким образом, вряд ли получится достичь высокой степени автоматизации в сфере документооборота и рабочего процесса в целом. В таких организациях внедрение системы электронного документооборота приводит к сложностям переобучения персонала и технического внедрения системы с дальнейшей интеграцией с существующим информационным пространством.

Выделив электронный офисный документооборот в отдельную систему информационного пространства, важно четко разделить функции, однозначно определить области действия и взаимодействия систем, особенно с системой выполнявшей функции системы электронного документооборота. Следует следить, что бы данные, содержащиеся в различных системах, не приводили к дублированию, а взаимно дополняли друг друга.

Новому объекту в существующем информационном пространстве необходима возможность. Интеграция необходима для обеспечения целостности информации и создания единого информационного пространства (в нашем случае PLM+ERP+ECM+система разработки технической документации). Улучшает распределение мощности серверов, так как классы задач не пересекаются.

Интеграция систем происходит на нескольких уровнях:

- Интеграция ECM и PLM систем на уровне ссылок, непосредственно позволяющие ссылаться на документы из других систем. Реализовано, благодаря природе используемых систем с клиентом - веб-браузером;

- Интеграция функций управления документами непосредственно в различные приложения, позволяющие пользователю получать документ сразу из хранилища системы управления документами, делать какие-либо модификации, и сохранять его обратно в хранилище в качестве новой версии, и всё это проделывать в одном приложении, не выходя из него.

Риски внедрения системы электронного документооборота

Выбору автоматизированной системы должно предшествовать предварительное обследование документооборота организации. Необходимо выяснить цели и задачи организации, юридические, нормативные и деловые условия, в которых она ведёт свою деятельность, выявить слабые места, связанные с недостатками в управлении документами. Провести анализ деловых процессов, определить потребность организации в тех или иных видах документов, сопоставить характеристики представленных на рынке систем делопроизводства и документооборота с конкретными потребностями организации в сфере документационного обеспечения.

На его успех могут повлиять многие факторы, поэтому необходимо с самого начала взять под контроль все направления внедрения системы, на которых вас могут подстерегать разнообразные риски.

Если риски не учесть в начале проекта внедрения, впоследствии могут увеличиться затраты на него, сроки внедрения затянуться, запланированный результат не будет достигнут, возникнет разочарование в новых технологиях и оп­тимизации в принципе. При этом было бы ошибочно полагать, что при неудачном проекте внедрения потери несет только заказчик (вложенные инвестиции, затраченное на проект время, доверие персонала). Не меньше рискует и компания - поставщик услуг по внедрению СЭД. Ее потери - это потеря доверия потенциальных заказчиков, а значит, и печальное будущее компании.

Условно риски можно разделить на группы. Однако многие из них тесно связаны между собой и являются следствием или причиной друг друга, что лишний раз показывает, что недооценка рисков на одном этапе может принести неприятности на другом. И чем раньше возник риск, тем более разрушительны будут его последствия в дальнейшем.

Организационные риски. Отсутствие или некорректная постановка целей и задач проекта - один из весьма распространенных рисков.

Административные риски. Недостаточное внимание высшего руководства к проекту. Нередки случаи, когда руководитель компании вспоминает о проекте, только подписывая растущие счета на его ведение. Следствием такого пренебрежения становится пассивность линейных руководителей и простых сотрудников.

Технологические риски. Затруднит работу по внедрению СЭД отсутствие нормативной базы, неформализованные бизнес-процессы, так как при отсутствии четких правил работы, единых регламентов документооборота невозможна и эффективная эксплуатация системы.

Недостаточное планирование. Особенно опасно тем, что возникает именно на начальной стадии проекта. В свою очередь, он ведет к тому, что отсутствует или не работает система контроля выполнения работ и сроков реализации этапов проекта.

Субъективные риски. Большое значение в преодолении субъективных рисков имеет вовлечение персонала в проект. Чувствуя себя созидателями, а не жертвами решения сверху люди перестают сопротивляться новому.

Несогласованность действий участников внедрения в процессе выполнения работ. Особенно высок этот риск, когда в проекте участвует несколько сторон, например компания-заказчик, компания-исполнитель, соисполнители.

Как уже упоминалось, часто один риск является последствием или причиной другого, поэтому вопрос управления рисками актуален на всем протяжении проекта и даже после его завершения.

Внедрение системы электронного документооборота - это здравое решение в области бизнеса, а не технологий. Принятие руководством организации решения о вложении средств в улучшенную систему управления документацией даст практический результат - более качественный и оперативный сервис, более эффективное рабочее пространство и, что особенно важно, экономию времени.

Внедрение специализированного программного обеспечения для автоматизации документооборота приводит к качественно новым изменениям на всех уровнях, позволяет повысить прозрачность выполнения задач и производительность сотрудников.

Опираясь на нынешние тенденции развития организаций и сложности внутреннего взаимодействия всех сотрудников авторы доклада выявили этапы развития и внедрения системы электронного документооборота, а также оценили перспективную составляющую этого вопроса. В условия работы организации с большим количеством штатных сотрудников и имеющимся единым информационным пространством авторами была внедрена и интегрирована в различной степени система электронного документооборота, что в свою очередь, оправдало ожидания от проделанной работы.

управленческий безбумажный виртуальный пространство

Размещено на Allbest.ru