Специфіка формування проектної команди: управлінський аспект

Размещено на http://www.allbest.ru/

УДК 005.95/.96

СПЕЦИФІКА ФОРМУВАННЯ ПРОЕКТНОЇ КОМАНДИ: УПРАВЛІНСЬКИЙ АСПЕКТ

І.В. Ганза,

к. е. н., доцент кафедри бізнес-адміністрування та менеджменту зовнішньоекономічної діяльності,

Запорізького національного університету, м. Запоріжжя

У статті розглядаються етапи створення проектної команди (формування, період спрацювання учасників, період нормальної реорганізації, розформування). У статі акцент робиться саме на першому етапі цього процесу, який складається з трьох підетап. тренінгів, супровід). Також у роботі описуються цілі створення проектних команд (зміна набору цілей або пріоритетів; аналіз , роботи; аналіз норм, способу прийняття рішень, комунікацій; визначення взаємозв'язків між людьми, які виконують роботу), основні підходи до формування команд (цілепокладання, міжособистісний, рольовий, проблемно-орієнтований). Окрім того наведена порівняльна характеристика та визначена різниця між групою та командою, а також між менеджером проекту та менеджер статті зазначено ряд вимог та порад, які дозволять менеджеру ефективно виконувати свою роботу у напрямку формування проект

Ключові слова: проект, команда, менеджер проекту, цілі проекту.

команда менеджер проект група

Ganza,

Ph.D., Ass.Prof of

Business administration and management of foreign economic activity department, Zaporizhzhya national university

PROJECT TEAM BUILDING PRINCIPLES: ADMINISTRATIVE ASPECT

The article considers the stages of project team forming (forming, members cooperation period, normal functioning period, reorganization emphasis is put exactly on the first stage of this process which consists of three substages (diagnostics, trainings, support) in the artici describes the purposes for project teams forming (change of purposes or priorities set; analysis and distribution of operation method; a decision making method, communications; determination of interconnection between people who perform work), and four main approache (goal-setting, interpersonal, role-based, problem-oriented). Besides, the comparative analysis has been conducted and the difference betw team and also between a project manager and an organization manager has been determined in this research. The article indicates a range o advices which let a manager execute his work effectively in the direction of project team building.

Key words: project, team, project manager, project goals.

Постановка проблеми та актуальність вивчення специфіки формування проектної команди аргументується декількома причинами. По-перше, розвиток концепцій у потребує постійного теоретичного та методологічного удосконалення. Адже зміни в суспільстві та на виробництві диктують нові вимоги. По-друге, будь-яке управління, що : чинником завжди викликало та буде викликати інтерес у науковців будь-яких сфер. Оскільки управління персоналом потрібно постійно удосконалювати, з урахуванням ін. кожної людини. По-третє, для ефективного управління будь-яким проектом потрібні живі люди, які створюють команду для виконання поставлених завдань. І саме від того вона буде сформована буде залежати майбутнє проекту.

Аналіз останніх досліджень вказує на те, що проблемам теорії, методології і практики управління проектами командами присвячений ряд праць вітчизняних наукових теорії управління проектами. Аналіз публікацій у цій площині дає можливість виділити дві основні концепції, покладені в основу вивчення формування проектних кома проектного менеджменту (управління проектами) (В. Бабаєв, Л. Батенко, О. Загородніх, Л. Кобилянський, В. Ліщинська, І. Мазур, Л. Ноздріна, Н. Ольдерогге, Г. Тарасюк, В. Я точки зору взагалі функціонування команд як способу організації праці людей (О. Бондарчук, М. Войтович, Л. Карамушки, Н. Коломінського, Г. Ложкіна, Л. Орбан-Лембрик.

Можна стверджувати, що проблематика дослідження команд у спільній діяльності надзвичайно широка: кількісний і якісний склад, генезис команди, її структуру (кооперація, диференціація, самоорганізація, узгодження функцій) та експресивні (наслідування, придушення, симпатія, антипатія, емпатія) процеси, норми й цінності, взаємодії тощо.

Також залишається поза увагою науковців комплексний підхід саме до етапу формування проектної команди з точки зору управління. Оскільки цей етап розглядається ризиків та проблем підбору учасників та їх мотивації. У той же час, оминаються увагою складові етапи цього процесу та вимоги до менеджерів проектів. Саме тому, метод визначення етапів та вимог саме до процесу формування проектної команди.

Ми вважаємо, що виклад основного матеріалу дослідження доцільно розпочати з уточнення таких ключових категорій як «проект», «управління проектами», «ком проектною командою».

Так, проект доцільно розглядати як обмежений часовими рамками процес, що має визначений початок та кінець, як правило, обмежений датою (але також фінансуванням або досягненням результатів), який здійснюється для реалізації унікальних цілей та завдань, зазвичай, щоб призвести до вигідних змін або створення доданої природа проектів контрастує з бізнесовими процесами, які є повторюваною, постійною або частково постійною діяльністю з виробництва продуктів або послуг. На п вищезазначеними двома системами часто різниться і таким чином вимагає розвитку окремих технічних навичок та використання розподіленого управління ними [9].

Таким чином, управління проектами передбачає виконання проекту як найефективніше з огляду на обсяг, якість, часові, ресурсні та фінансові обмеження. Нині виокремлюється в специфічну галузь знань з планування, організації та управління ресурсами з метою успішного досягнення цілей та завершення завдань проекту, що п промислові, будівельні, консалтингові та інжинірингові аспекти діяльності [9].

Тепер доцільно визначити відмінність між поняттями «команди», «групи» та «колективу». Так, команда - це група індивідів, людей-однодумців, що для координують свої взаємодії, трудові й інтелектуальні зусилля. Поняття «команда» і «група» не є взаємозамінними. Можна зібрати групу людей, але при цьому не створити кома

Таким чином, основа концепції «команда» полягає в тому, що всі її члени схильні до єдиної стратегічної мети і разом з тим несуть колективну відповідальність за її д 230]. Більш детально відмінності між групами і командами перераховані в таблиці 1.

Таблиця 1 - Основні відмінності між групами і командами

Отже, можна зробити узагальнення, що як і у спорті, командна робота надзвичайно важлива для конкурування на сучасних світових ринках, де індивідуальна важлива, як високий рівень колективної роботи. У радикальних інноваційних проектах робота команди це скоріше правило, чим виключення. Характерною рисою цих к повноважень або прав прийняття рішення.

Щодо різниці між колективом і командою, то за визначенням, колективом уважають більшість груп працівників, об'єднаних певними правилами, традиціями, постійні члени колективу мають спільні інтереси, особисті стосунки. Проте вони не мають спільної мети, якої в них бути й не може, адже кожний член колективу працює над своїм завданням.

Колективом можна назвати, наприклад, групу менеджерів із реклами. Вони працюють в одному офісі, мають певні традиції, стиль спілкування, разом святкують Не Проте командою їх назвати неможливо, оскільки як професіонали вони не взаємодіють під час роботи.

Отже, головною відмінністю команди є існування певної спільної мети. Учасники робочого процесу розподіляють завдання для досягнення цієї мети між собою, і ко відповідальним за її досягнення. Важливим є так званий «зламний період», коли інтереси особистості поступаються місцем успіху команди. Після нього відбувається змії особистого до спільного. Таким чином, колектив є групою. Проте не кожна група є командою.

У свою чергу, слід зазначити, що проектна команда - це певна чисельність людей, які працюють разом для досягнення спільної мети. Вони безпосередньо працю проекту і підпорядковані керівникові (менеджеру) проекту. Команда проекту створюється на період реалізації проекту і після його завершення розпускається [1, с. 198].

Для того щоб зрозуміти доцільність створення проектної команди, перш за все, необхідно визначитися з тим - для чого вона має існувати, тобто її мета. Так, проектної команди можуть бути:

удосконалення розподілу робіт. Поєднати навички, уміння, здібності і відповідно до часу розподілити між членами їхні завдання;

управління і контроль за роботою. Робота кожного з групи зорганізується і контролюється іншими членами;

вирішення проблем і прийняття рішень. Це завжди легше зробити, поєднуючи вміння, здібності, обізнаність групи людей;

перевірка і затвердження рішень. Перевірити реальність рішення, яке сприймалось ззовні, або затвердити таке рішення;

зв'язок та інформування з метою передачі рішень або необхідної інформації тим, хто має це знати;

накопичення ідей, інформації, порад;

координація і зв'язок між функціональними підрозділами;

підвищення відповідальності й залученості членів команди, створення середовища, яке сприяє участі у плануванні й діяльності компанії;

переговори і розв'язання конфліктів на різних рівнях управління;

аналіз результатів виконання проектів з метою поліпшення інформаційної бази для їх оцінки [1, с. 199].

Також ми підтримуємо точку зору А. Оленіч, З. Шацька, які наголошують на тому, що сучасні команди сприймаються як партнери вищого керівництва, що виконують завдання із взаємоузгодження нових стратегічних директив з останніми інноваційними продуктами й рішеннями. Вирішення даного завдання вимагає високого рівня одиниць компанії як по вертикалі, так і по горизонталі [6, с. 140].

Для того, щоб визначити специфіку саме формування проектної команди з управлінської точки зору нам необхідно розглянути етапи її створення та вимоги до менеджеру

Почнемо з того, що існує п'ять стадій створення команди. Перший етап - це формування. На цьому етапі команди основні труднощі виникають через: власні відчуття почуваються вони як повноправні члени команди, як до них ставляться); взаємовідносини в команді (хто з ким взаємодіє і хто який має вплив); визначення місця команди

На початку члени команди збираються з почуттям вимушеності й взаємного нерозуміння. Їхня мотивація висока, адже вони були обрані для виконання проекту, але еф першій стадії є невисокою, оскільки члени команди не впевнені один в одному.

Другий етап - це період спрацьованості учасників. Основні проблеми, які виникають на цьому етапі, тобто це: труднощі в роботі команди (немає просу відповідальності); вияв характерів (властолюбець, неформал, лірик, «мильні бульбашки», ледарі); обговорення проблем (сперечання або абсолютна згода); хибні методи звіту (з приписування, неякісна інформація); помилки керівництва (різкі коливання, зміна настрою, недосить чітке планування, слабкий контроль); взаємовідносини (ворожнеча, від довіри, конфлікти).

Коли члени команди розпочинають спільну роботу, вони розуміють, що мають різні уявлення про найкращі шляхи досягнення цілей проекту. Вони також з'ясовують підходи до роботи за проектом. Ці розбіжності можуть викликати суперечки і навіть конфлікти, що стає причиною зниження ефективності роботи команди.

Третій етап - це період нормального функціонування (у кожного своя роль і своє місце). Члени команди починають досягати згоди з різних питань за допомогою пере: Як результат цих пристосувань, у них починає вироблятися почуття команди і певні спільні норми і цінності. Це формує основу, на якій члени команди можуть спільно праці мотивація починають зростати до певного рівня.

Четвертий етап - це реорганізація (через зміну обсягів і видів робіт, залучення тимчасових експертів). Менеджер проекту повинен підтримувати досягнутий високий р праці, навіть якщо в команді проекту відбуваються вимушені зміни.

П'ятий етап - це розформування (після завершення робіт). Із наближенням до завершення роботи ефективність роботи або зростає, якщо члени команди виконанні завдання, або зменшується, якщо члени команди шкодують про закінчення робіт і розрив взаємовідносин, які сформувалися. Останнє має місце тоді, коли майбутнє к [1, с. 198-202].

З зазначеного вище, ми можемо зробити виносок, що процес формування в загальному управлінському циклі роботи над проектом є визначальним. Тому потреб розгляду з точки зору складових елементів та етапів. Так, наприклад, його можна представити у вигляді наступних трьох підетапів: діагностичний, тренінговий та етап проходження всіх етапів та їх специфіки вирішується в кожному конкретному випадку [31, 121].

Метою діагностичного підетапу етапу формування є або відбір претендентів у члени команди й визначення потенціалу до спільної діяльності, або аналіз ситуації в рольової структури й зон розвитку команди.

В обох випадках вивчаються цілі й мотиви членів команди. На цьому етапі використовуються певні психодіагностичні процедури й групові форми роботи (діло складається прогноз щодо подальшої роботи команди, виявляються її ресурси й визначаються напрями подальшої праці з нею.

Тренінговий етап виявляє досвід спільного вирішення завдань, у процесі якого формується команда. Це й спільне вирішення проблем, і навчання, і формування груп взаємодії в групі.

Відпрацьовуються рольові позиції членів команди, підвищується їх згуртованість. Утворюється настановлення на досягнення спільної мети, підвищення ефективно усередині команди тощо.

Залежно від початкової ситуації або проробляється процедура командоутворення (адаптація, групування, кооперація, нормування діяльності, функціонування), або ви виявлені в команді на етапі діагностики. Внаслідок цього відбувається мобілізація команди, активізація її потенціалу та підвищення ефективності роботи.

На етапі супроводу команди здійснюються тренінги. Їх призначення - виробити конкретні комунікативні уміння, сформувати й підтримати в команді відповідний орган

Таким чином, процес створення проектної команди є ширшим ніж процес формування команди. У той же час, етап формування складається з трьох підетапів, які ми ро

Тепер доцільно вернути увагу на чотири основні підходи до формування команди: ціле покладання; міжособистісний; рольовий; проблемно-орієнтований [2, с. 337].

Ціле покладання (заснований на цілях) дозволяє членам команди краще орієнтуватися в процесах вибору та реалізації спільних групових цілей реалізації проекту.

Міжособистісний підхід сфокусований на поліпшенні міжособистісних відносин у команді і заснований на тому, що міжособистісна компетентність збільшує еф команди. Його мета - збільшення групового довіри, заохочення спільної підтримки, а також збільшення внутрішніх командних комунікацій.

Рольовий підхід - це проведення дискусії і переговорів серед членів команди щодо їх ролей; передбачається, що ролі членів команди частково перетинаються.

Проблемно-орієнтований підхід (через рішення проблем) припускає організацію заздалегідь спланованих серій зустрічей з групою фахівців в рамках команди організаційні відносини і цілі. Підхід включає в себе послідовний розвиток процедур рішення командних проблем і потім досягнення головного командного завдання [2, с. 338].

Доцільно наголосити на тому, що особливо велике значення серед зацікавлених у проекті осіб має керівник (менеджер) проекту. Керівник проекту повинен завжди з стратегію і політику. Тим самим керівник зможе вирішити проблему, яка часто виникає.

Завдання керівника проекту - пошук компромісів, проте вирішальне слово все одно залишається за топ-менеджментом материнської організації. Також важливо між цілями окремих учасників проекту, оскільки часто вони можуть перебувати у протиріччі. Наприклад, ціль постачальника - отримання максимального прибутку, а ціль ко проект, - мінімізація витрат.

Особливо важливо узгоджувати цілі різних учасників на початкових етапах проекту. Менеджерові проекту слід виявити всі зацікавлені сторони, визначити критерії і розташувати їх в порядку важливості для проекту. Такі заходи поліпшить шанси на успішне завершення проекту. Оточення накладає обмеження на проект, який може буї задовольнити потреби зацікавлених сторін. Очікування зацікавлених сторін теж потребують управління зі сторони проектного менеджера. Керівником проекту ведеться ро зовнішньої мереж, як формальної, так і неформальної, які взаємодіють з проектом (компанії, агентства, менеджери, експерти, співробітники, неформальні лідери і авторитети

Специфіку діяльності менеджера проекту у порівнянні із звичайним менеджером організації наведено в таблиці 2.

Таблиця 2 - Порівняльна характеристика менеджера проекту та менеджера організації

Отже, на основі зазначеної специфіки діяльності менеджера проекту, для його ефективної діяльності необхідним є визначити організаційну структуру команди; обов'язки; призначити керівників і відповідальних за окремими напрямами; забезпечити своєчасне планування і розподіл роботи; чітко пояснити цілі та завдання; долати конфліктів; зацікавлювати, допомагати; створювати команді привабливий імідж, підтримку керівництва [1, с. 201].

Також, слід пам'ятати, що на ефективність проектної команди впливають - злагодженість, загальні цілі, привабливість. Злагодженість - це єдність її учасників і їх наділі Лідер може використовувати деякі фактори для досягнення злагодженості проектної команди, наприклад, фактор взаємодії. Зрозуміло, що цей фактор пропорційно впливає на команди. Наступний фактор - загальні цілі, тобто цілі об'єднують членів команди, сприяють створенню однодумців. Привабливість - третій фактор, який працює завдяки однаково подобаються. В цих умовах проектна команда працює разом, з симпатіями і повагою відносяться один до одного. І нарешті, успіх і позитивна оцінка результатів проекту закріп команди [3].

Таким чином, ми можемо зробити наступні висновки. По-перше, процес формування команди проекту слід розглядати як створення єдиного, цілісного колективу ефективно досягати цілей проекту.

По-друге, специфіка управління процесом формування проектної команди визначається тим, що вона створюється керівником проекту - замовником. Керівник менеджера проекту, що здійснює загальне керівництво проектом, контролює його основні параметри і координує діяльність членів команди. А вже менеджер проекту визначають членів команди, а також вимоги до них.

По-третє, щоб сформувати ефективну проектну команду необхідно поставити ціль, яка буде однаково важливою для всіх учасників; спрямувати всі зусилля на по створення сприятливого соціально-психологічного клімату; допомогти менеджеру проекту перетворитися на справжнього лідера; не боятися заміняти одних учасників таким чином, щоб у кожного було своє власне особливе місця й роль.

Перспективи подальших розвідок у даному напрямі окреслити можна необхідністю вивчення сучасних вимог до управління проектною командою, учасники якої країнах чи містах. Також потребує детального вивчення специфіка комунікацій між учасниками команди з метою підвищення її ефективності та зниження рівня ризиків розвитку конфліктів.

Література

1. Батенко Л. П. Управління проектами: Навч. посібник. / Л. П. Батенко, О. А. Загородніх, В. В. Ліщинська. - К.: КНЕУ, 2003. - 231 с.

2. Мазур И.И., Управление проектами: Учебное пособие / И. И. Мазур, В. Д. Шапиро, Н. Г. Ольдерогге. - М.: Омега-Л, 2004. - 664 с.

3. Маковій О. П. Особливості формування проектної команди [Електронний ресурс] / О. П. Маковій - Режим доступу: http://www.rusnauka.com/8_NMIV_2013/Economic

4. Мищенко А. П. Стратегическое управление: Учебное пособие. - Днепропетровск: Издательство ДУЭП, 2003. - 261 с.

5. Ноздріна Л. В. Управління проектами: Підручник / Л. В. Ноздріна, В. І. Ящук, О. І. Полотай. - К.: Центр учбової літератури, 2010. - 432 с.

6. Оленіч А. В. Формування і розвиток проектної команди в сучасних умовах / А. В. Оленіч, З. Я. Шацька. // Економіка та управління підприємствами. - 2012. - №10. - 1

7. Томчук М. І. Психологічні особливості формування команд в організаціях Міністерства внутрішніх справ [Електронний ресурс] / М. І. Томчук - Режим доступ pdf/Vnadps 2012 5 50.pdf.

8. Філатов А. С. Особливості формування крос-функціональних команд для управління інноваційними проектами [Електронний ресурс] / А. С. доступу: http://www.pmdp.org.ua/images/Journal /35/10fasuip.pdf.

9. Шафранська Т. Ю. Проектний менеджмент як специфічна галузь управління [Електронний ресурс] / Т. Ю. Шафранська - Режим до http://www.rusnauka.com/10_DN_2014/Economics/10_ 165298. doc.htm.

References

1. Batenko, L. P. and Zahorodnikh, O. A. (2003), Upravlinniaproektamy [Project management], KNEU, Kyiv, Ukraine.

2. Mazur, I.I. Shapiro, Kozlov, V. D. and Olderogge, N. G. (2004), Upravlinnia proektamy [Project management], Omega-L, Moscow, Russia.

3. Makovij, O. P.(2015), “Features of formation of the project team”, [Online], available at: http://www.rusnauka.com/8_NMIV_2013/Economics/ 6_131678.doc.htm (Accessed 15

4. Mischenko, A. P. (2003), Strategicheskoe upravlenie [Strategy Management], DUEP, Dnepropetrovsk, Ukraine.

5. Nozdrina, L. V. Yaschuk, V. I. and Polotaj, O. I. (2010), Upravlinnia proektamy [Project management], Tsentr uchbovoi literatury, Kyiv, Ukraine.

6. Olenich, A. V. and Shats'ka, A. V. (2012), “Formation and development of the project team in modern conditions”, Ekonomika ta upravlinnia pidpryiemstvamy, vol.10.pp.136-b

7. Tomchuk, M. I. (2012) “Psychological features of formation teams in the organizations of the Ministry of the Interior”, available at: http://nbuv.gov.ua/j-pdf/Vnadps_2012_5_50 2015).

8. Filatov, A. S. (2010) “Features of forming cross-functional teams to manage innovative projects”, available at: http://www.pmdp.org.ua/ images/Journal/35/10fasuip.pdf, (Access

9. Shafranska, T. Yu. (2014) “Project management as a specific branch management”, available at: http://www.rusnauka.com/10_DN_2014/ Economics/10_165298.doc.htm, (Acce;

Размещено на Allbest.ru