До питання про процеси і методи управління організаційними знаннями

Размещено на http://www.allbest.ru/

УДК 658.1:001.9

Дніпропетровського університету імені Альфреда Нобеля

ДО ПИТАННЯ ПРО ПРОЦЕСИ І МЕТОДИ УПРАВЛІННЯ ОРГАНІЗАЦІЙНИМИ ЗНАННЯМИ

В.Л. ПІКАЛОВ

Постановка проблеми.

У сучасному розумінні знання - це перевірений практикою результат пізнання дійсності, цілком певне віддзеркалення його в мисленні індивідуума. Знання в соціально-економічних системах нині виступає як продукт діяльності, предмет кінцевого споживання, виробничий ресурс, засіб трансакцій і тезаврацій, а також інструмент консолідації суспільства і відтворення громадських інститутів.

Управління знаннями - це відносно новий напрям в менеджменті (що сформувався і отримав досить бурхливий розвиток упродовж останніх 20-25 років), що представляє процес, у ході якого суб'єкти господарювання свідомо створюють, структурують і використовують базу знань [1].

Необхідність цього напряму в менеджменті викликана інтенсивним переходом розвинених країн до інноваційної економіки, в якій у процесі виробництва продукції і надання послуг провідна роль належить інтелектуальним ресурсам. У нових економічних умовах суб'єкти господарювання прагнуть якомога більше знати про характер свого внутрішнього і зовнішнього середовища і стосунках між ними. Вивчаючи своє внутрішнє середовище, вони виявляють природу своїх здібностей і дій, особливості кінцевих виробів і послуг з тим, щоб додати до них ще більшу вартість. Вивчаючи зовнішнє середовище, суб'єкти господарювання прагнуть до кращого пізнання своїх клієнтів, дистриб'юторів, постачальників, конкурентів, нових технологій, економічних тенденцій і так далі. Тільки на основі систематичного розвитку своїх власних здібностей і ефективного використання їх для задоволення потреб клієнтів останні здатні домагатися конкурентної переваги і тривало утримувати її в умовах інноваційної економіки. Тому суб'єктам господарювання доводиться систематично навчатися, освоювати і ефективно застосовувати у практичній діяльності свої організаційні знання.

Організаційне знання (знання суб'єкта господарювання), що базується на знаннях індивідуумів, може бути визначене як розподілений набір принципів, фактів, навичок, правил, які інформаційно забезпечують процеси ухвалення рішень, поведінку і дії в організації. Організаційне знання нині у все більшій мірі стає найважливішим джерелом відмітних здібностей суб'єктів господарювання і найважливішим чинником їх конкурентоспроможності [2].

Управління організаційними знаннями базується на ключових напрямах діяльності організації: маркетингу, виробництві, інжинірингу, бенчмаркингу, інформаційних технологіях, менеджменті якості, управлінні персоналом, оскільки в інноваційній економіці знаннями є не лише масив інформації, яку мають люди, але і деякі частини продукту або послуги. Проте в тлумаченні провідних учених і фахівців у сфері управління організаційними знаннями найважливіших для цього напряму діяльності понять є помітна розбіжність, що виражається у наявності цілого ряду пропагованих ними плюралістичних концепцій, що містять різні уявлення про сутність процесів і особливості методів управління знаннями.

Постановка завдання.

Метою статті є аналіз існуючих теоретичних уявлень про сутність процесів і методів управління організаційними знаннями і деяких проблем впровадження системи управління знаннями суб'єктами господарювання.

Основний матеріал і результати дослідження.

Як показали проведені автором дослідження, в сучасній науковій літературі проблеми процесів і методів управління організаційними знаннями розглядаються на основі трьох основних підходів: інформаційно-технологічного, організаційно-управлінського і організаційно-економічного.

З точки зору інформаційно-технологічного підходу (Т. А. Гаврилов, Д.І. Муромцев, І. Ерикссон та ін.) можливості інформаційно-комп'ютерних технологій (забезпечення швидкого доступу до інформації, підтримка ефективних комунікацій, інформаційні системи підтримки управлінських рішень, штучний інтелект і т.і.) розглядаються в якості органічної частини передових систем в управлінні знаннями суб'єктів господарювання

Організаційно-управлінський підхід (П. Друкер, П. Сенге, М. Желены та ін.), що спирається на досить глибокий аналіз завдань менеджменту знань, робить акцент на специфіку управління інтелектуальними працівниками (працівниками, що володіють знаннями,), а також на феномен розподілених знань між працівниками організації, що систематично навчається.

Організаційно-економічний напрям досліджень управління знаннями (Б.З. Мільнер, В.В. Глухов, Г.Б. Клейнер та ін.) трактує організаційне знання як найбільш важливий ресурс суб'єкта господарювання, що забезпечує його конкурентні переваги.

За даними [2-4] в управлінні організаційними знаннями виділяють чотири основні процеси: створення, зберігання, передачу і використання знань. В той же час ряд авторів [5,6] вважають, що ефективне управління знаннями суб'єкта господарювання неможливе без системного підходу до управління ланцюжком таких процесів, як: створення, фіксація, кодифікація, відбір, тестування, розповсюдження, розвиток, захист контроль, передача, адаптація і використання знань.

Проведений автором аналіз існуючих підходів до управління організаційними знаннями дозволив зробити висновок, що значна частина фахівців в цій області менеджменту розглядають управління знаннями як ряд систематичних процесів, завдяки яким знання, необхідні для успішної діяльності суб'єкта господарювання створюються, зберігаються, розподіляються і використовуються. І, незважаючи на деяку суперечність концепцій по управлінню знаннями, можна виділити деякі базові процеси, які є присутніми практично у будь-якій моделі управління знаннями.

Зокрема, це такі найважливіші процеси: придбання, створення (генерація знань працівниками суб'єкта господарювання), поширення і обмін, а також використання знань з метою підвищення конкурентоспроможності суб'єктів господарювання. Ті ж процеси, які в тій або іншій ступені забезпечують здійснення базових процесів, цілком можна віднести до допоміжних: відбір, кодифікація, накопичення, аудит, розвиток (поповнення, якісне оновлення), захист, розподіл, оцінка, контроль знань та ін. При цьому процеси управління знаннями, можуть здійснюватися як в якості самостійних бізнес-процесів, так і можуть бути інтегровані в основні бізнес-процеси суб'єкта господарювання. Але у будь-якому випадку вони вимагають фінансового, технічного і структурного забезпечення, хоча в кожному процесі управління знаннями використовуються цілком певні специфічні методи. Зокрема, управління створенням знань припускає розвиток творчого мислення, інновації, придбання знань, а також використання деяких інших методів.

Управління поширенням і обміном знаннями пов'язане з використанням методів кодифікації, інтерактивного спілкування і спільної діяльності, стимулювання обміну знаннями, а також застосуванням інформаційних технологій. У теж час управління процесом використанням знань здійснюється за допомогою передачі знань, комерціалізації інтелектуальних активів, групових методів розробки рішень.

Доречно відмітити, що управління організаційними знаннями є процесом із зворотним зв'язком, що має циклічний характер. Так, на деякому етапі діяльності суб'єкта господарювання з'являється потреба у конкретних знаннях, потім здійснюються формування нового знання з внутрішніх і зовнішніх джерел, з наступною його формалізацією. Надалі розробляються процеси забезпечення доступу, зберігання, обміну, розповсюдження і використання нових знань. Нарешті, на основі аудиту і оцінки результатів використання цих знань, визначається необхідність в новітніх знаннях, запускається процес їх створення, оновлення існуючих знань, кодифікація і так далі. Проте, перш ніж створювати знання, необхідно визначити, які з них потрібні суб'єкту господарювання, з яких джерел і якими способами вони будуть отримані, яка їх вартість, хто і коли буде усім цим займатися.

Управління організаційними знаннями зв'язане зі змінами культури в організації і неможливе без створення спеціальних механізмів, що дозволяють мотивувати проведення робіт щодо створення системи управління знаннями і ефективному використанню останніх. Воно припускає бажання працівників суб'єкта господарювання ділитися отриманими знаннями для досягнення синергетичного ефекту в масштабах усієї організації, що, на думку автора, може бути забезпечено лише при особливо високому рівні мотивації робітників, що мають високий рівень знань. З цією метою до них повинні застосовуватися такі способи мотивації, які сприяють їх визнанню і самовираженню. Таким працівникам необхідно надавати широкі можливості для самонавчання і подальшого кар'єрного росту, створювати для них спеціальні внутрішні курси навчання, виділяти ресурси для подальшого підвищення рівня освіти в робочий час.

Серед існуючих моделей створення організаційного знання, безумовно, на особливу увагу заслуговує модель (спіраль знань), запропонована Икуджиро Нонака і Хиротака Такеучи [7]. Створення знання розглядається ними як систематична взаємодія явних (формалізованих) і неявних (неформалізованих) знань, які поступають як ззовні, так і генеруються в самій організації, багаторазово переходячи з індивідуального рівня на організаційний і назад. Модель передбачає чотири способи трансформації знань в організації: соціалізація, екстерналізація, комбінація і інтерналізація.

Соціалізація (усуспільнення) припускає перенесення неявних знань від однієї людини до іншого неформалізованим чином при їх взаємодії у тривалої сумісної діяльності. В результаті взаємного навчання вони придбають нові знання, уміння, навички; у них формуються загальні погляди.

В процесі екстерналізації відбувається трансформація неявних індивідуальних знань в явні організаційні знання. В результаті знання набувають формалізованого вигляду (тексти, схеми, таблиці), вони представлені у письмовій формі, відеозаписах і тому подібне, стають доступними для використання працівниками організації.

Комбінація (формування системного знання) означає передачу явних знань від індивідуумів, що мають знання, з метою створення явних знань у індивідуумів, що пізнають. Такий прямий доступ нових знань до користувачів особливо ефективно здійснюється в результаті застосування сучасних інформаційних технологій, створення баз даних, використання електронної пошти, розміщення нових знань в Інтернеті і т. п.

Інтерналізація припускає трансформацію (перетворення) індивідуумом отриманих явних знань у власні неявні, внаслідок чого у нього формуються нові прикладні знання. Надалі ці отримані нові неформалізовані знання передаються неформалізованим шляхом іншим учасникам спільної діяльності, тобто відбувається процес їх соціалізації. Таким чином, по спіралі і йде нарощування організаційних знань.

Доречно відмітити, що осмислення, запропонованою І. Нонака і Х. Такеучи спіралі знань, дозволяє зробити наступні висновки:

- три з чотирьох фрагментів спіралі знань пов'язані з безпосереднім спілкуванням працівників організації, і тільки один - з інформаційними технологіями. Отже, ефективність процесу створення організаційних знань значною мірою визначається досягнутим рівнем комфортності спілкування працівників і станом психологічного клімату в організації;

- на кожному етапі трансформації знань відбувається часткова їх втрата і спотворення. Найменшими втратами і спотвореннями супроводжується процес соціалізації (безпосередня передача неявних знань від одного індивідуума до іншого);

- процес соціалізації (усуспільнення неявних знань) грає центральну роль в створенні організаційних знань;

- тільки неявні знання (самі по собі або разом з формалізованими знаннями) можуть забезпечити суб'єктові господарювання стійки переваги в конкуренції. інноваційний інтелектуальний організаційний знання

В процесі створення знань можна виділити наступні найбільш важливі етапи: ідентифікація (визначення), придбання і генерація нових знань.

На етапі ідентифікації необхідно встановити, які основні знання мають значення для реалізації стратегії і успіху суб'єкта господарювання. Основні (базові) знання - це сукупність експертних знань, інструментів і методів, необхідних для реалізації відповідних стратегічних можливостей організації. Такі знання мають бути орієнтованими на завдання і цінності компанії (знання про запити і очікування споживачів, конкурентів, постачальників, про продукцію і послуги, фінанси, технології, працівників та ін.) [8].

Виходячи з цього, до процесу ідентифікації знань слід віднести:

- вибір базових знань, що мають значення для реалізації стратегії і забезпечення успіху компанії;

- вибір доменів знань (спеціалізованих предметних областей, на які розділяються базові знання);

- оцінку наявного рівня знань і компетенції працівників в кожній виділеній області.

При цьому домени знань (продукт, ринок, споживачі, працівники і тому подібне) виявляються шляхом структуризації базових знань.

Після цього оцінюється наявний рівень компетенції працівників в кожній сфері знань і виявляється, чи володіють працівники достатніми знаннями і досвідом для досягнення цілей організації. Визначення розриву між наявним і необхідним рівнями компетенції дає основу фахівцям у відповідних галузях знань спільно з фахівцями з навчання і інформаційних технологій приступити до створення повчальних програм.

На етапі створення знань необхідно приділяти пильну увагу виборам джерел їх можливого отримання, оцінці їх корисності і відбору необхідних знань, а також забезпеченню відповідності між припливом нових знань і потребою в них. Разом з внутрішніми джерелами отримання знань необхідно використовувати усе різноманіття зовнішніх джерел: засобів масової інформації (друк, телебачення, радіо, газети, журнали, інші періодичні видання), Інтернету, спеціалізованих звітів компаній, баз даних, матеріалів виставок і конференцій, маркетингових досліджень, співпраці, партнерства і тому подібне.

Для отримання нових знань необхідно використовувати різноманітні методи, такі як: збір і аналіз інформації, особиста взаємодія, придбання і оренда знань, бенчмаркинг, імітація, наслідування, досвід, злиття і поглинання, створення союзів і альянсів та ін.).

На етапі придбання знань має бути визначена єдина структура організації і класифікації знань, призначених для зберігання в корпоративній пам'яті. Окрім вивчення і структуризації знань потрібні оцінка і фільтрація останніх експертами на базі виявлення їх корисності.

Одним з важливих завдань управління на етапі створення знань є забезпечення відповідних умов майже кожному працівникові організації для здійснення новаторства, прояву ініціативи і творчості, обміну думками і досвідом, генерації ідей [8]. Джерелами створення нових організаційних знань суб'єкта господарювання є дослідження і розробки, інноваційна діяльність, ідеї і пропозиції його працівників. В деяких випадках можуть бути сформовані спеціальні групи, відділи, центри створення знань.

Процес створення знань, безумовно, повинен супроводжуватися процесами їх накопичення і розвитку, що забезпечують постійне оновлення знань, перетворення знань з неявних в явні, використання різних способів виявлення нових знань, поповнення організаційної пам'яті. До основних завдань управління в процесі накопичення і розвитку знань слід віднести: класифікацію знань і визначення знань, що підлягають перетворенню в інтелектуальні активи, їх кодифікацію і забезпечення доступу працівників до них.

Накопичення знань, як процес створення організаційної пам'яті, здійснюється у формі пам'яті окремих індивідуумів, на паперових носіях і в електронному вигляді. При цьому накопичений досвід може бути узагальнений і представлений у вигляді вузьких спеціалізованих областей знання.

Знання організації може бути класифіковане за такими показниками, як галузь, напрям бізнесу, професія і тому подібне. Зокрема, знання про зовнішнє середовище зручно класифікувати в організаційної пам'яті по ринках, конкурентах, клієнтах, постачальниках, споживачах, продуктах, послугам і тому подібне. Знання ж про внутрішнє середовище організації розділяються по структурі, функціям, процесам, технологіям, мотивації, організаційної культурі і тому подібне

Накопичені знання можна представити у вигляді теоретичних (фундаментальні концепції, гіпотези, принципи, моделі і тому подібне) і практичних (прикладні теорії, емпіричні правила, досвід, методи, ті що постійно використовуються у поточній роботі) знань. Проте, багато знань після систематизації втрачають значну частину змістовних нюансів, заснованих на індивідуальній інтерпретації і досвіді використання.

У свою чергу, розвиток знань припускає виявлення нових знань і поповнення організаційної пам'яті, що досягається на основі маркетингових досліджень, ретельного вивчення клієнтів, і споживачів, аналізу практичних результатів, узагальнення успішного досвіду, проведення експериментів і розвиток креативного мислення працівників суб'єкта господарювання. Але це потребує створення в організації середовища для їх вільного обміну і поширення серед співробітників компанії, бо нерівномірний розподіл знань серед співробітників суб'єкта господарювання оцінюється фахівцями як дефіцит знань. Неповнота знань створює інформаційні проблеми. Дефіцит знань і інформаційні проблеми нерозривно пов'язані. Щоб вивільнити потенціал, що знаходиться в знаннях, необхідно одночасно вирішувати і ті і інші завдання.

Для розповсюдження знань необхідно витягнути їх з організаційної пам'яті і зробити доступними для усіх робітників суб'єкта господарювання. Для цього можна використовувати сучасні комп'юторні технології пошуку знань, внутрішні друкарські видання, інформаційні технологій і програмні продукту для спільної роботи (електронна пошта, телеконференції, електронні наради, відео конференції, Інтернет, Інтранет, програмне забезпечення групового користування), а також співпрацю і групову діяльність (співтовариства практиків, робочі групи, соціальні мережі, віртуальні команди та ін.), навчання, формування культури використання знань.

Впровадження інформаційних технологій і програмних продуктів, що представляють пошукові механізми високого рівня, дозволяють здійснювати не лише пошук інформації, але і готові до негайного використання необхідних знань.

Працівники суб'єктів господарювання повинні мати доступ до усіх видів знань зі свого робочого місця. Але, як показала практика, використання інформаційних технологій у внутріорганізаційних інформаційних системах часто призводить до інформаційного перевантаження персоналу. Симптомами синдрому інформаційної втоми, якими страждає багато робітників організацій, є надлишок інформації і недолік саме знань. У результаті має місце непродуктивна втрата часу на пошук потрібної інформації і зниження ефективності роботи. Тому при роботі з великими об'ємами інформації треба особливо ретельно дотримувати принцип взаєморозуміння, для чого потрібне створення у внутріорганізаційній «павутині» загального масиву символів для партнерів по комунікації.

В управлінні знаннями велике значення мають спілкування із зовнішнім середовищем: споживачами, клієнтами, постачальниками, партнерами. Опит суб'єктів господарювання, які використовують співпрацю з метою отримання знання, свідчить, що саме вони більше інших досягають успіху в отриманні і підтримці конкурентної переваги, поліпшенні довгострокових фінансових показників діяльності. Безумовно, ті організації, які перевершують інших в отриманні знань від партнерів, мають можливість краще пристосуватися до динамічних змін навколишнього середовища. Використовуючи співпрацю і обмін знаннями, вони своєчасно відповідають на потреби споживачів.

В умовах зростаючої конкуренції, росту витрат на наукові дослідження, збільшення ризику, пов'язаного із створенням і комерціалізацією технологій, суб'єкти господарювання у тому числі і ті, що конкурують один з одним, об'єднуються по проведенню дослідницьких робіт, створюють стратегічні альянси. При цьому їх зусилля спрямовані на створення механізмів успішної передачі знань, технологій, а також на обмін досвідом. На практиці отримали поширення такі методи, як заохочення спільної діяльності; віддзеркалення завдань передачі знань і технологій в планах; проведення загальних для альянсу виставок; розширення діяльності по демонстрації своїх технології; адаптація процесу передачі технології до конкретних умов кожного суб'єкта альянсу; проведення тренінгів і інших форм навчання.

Як було відмічено вище, використання знань означає їх активне застосування в процесі ухвалення рішень, виконання завдань, навчання, поліпшення економічних і фінансових показників діяльності. Але наявність в організації системи управління знаннями далеко не завжди означає, що знаннями активно користуються.

Серед основних завдань управління в процесі використання знань можна виділити:

- створення умов для використання знань в ділових процесах, у тому числі в процесі ухвалення рішень;

- використання знань при навчанні (робітників, партнерів);

- комерціалізація знань.

У сучасних організаціях отримали поширення наступні форми і методи використання знань:

- застосування інформаційних технологій для доступу до необхідних знань;

- організація спільної групової і міжгрупової роботи;

- навчання;

- передача знань партнерам;

- продаж знань (патенти, ліцензії, бренди, торгові марки, технології, винаходи, комп'ютерні програми);

- лізинг (оренда) знань;

- франчайзинг.

Для того, щоб отримати доступ і застосувати потрібну частину знань в потрібний час і в правильній формі, потрібна спеціальна мова запитів. Для швидкого доступу, перегляду і отримання знань необхідно створити зрозумілі системи класифікації і навігації. Такі системи повинні «розуміти» завдання користувача і задані умови. У деяких суб'єктів господарювання для цих цілей застосовуються інтегровані системи забезпечення діяльності, які істотно збільшують можливості робітників і їх працездатність. Для своєчасного отримання знань потрібна проактивна система, яка відстежує дії користувача і визначає, коли потрібні підтримка або використання потрібного модуля. Користувачі можуть заявити формат, в якому будуть представлені знання, запросити довідковий, консультаційний, тестовий і атестаційний модулі.

Проте якщо в організації не проводитимуться роботи по формуванню культури спільної роботи і загального доступу до знань, то інформаційні технології не дозволять отримати відчутні результати. У використанні знань головною є взаємодія між людьми з метою обміну ідеями, індивідуальними знаннями, досвідом, навичками, уміннями, організація спільної групової і міжгрупової роботи.

Одним з видів використання знань є їх продаж. На базі інтелектуального капіталу створюються нові продукти, які можуть бути реалізовані за межами організації. Це стосується, передусім, організаційного капіталу (винаходів, технологій, патентів, брендів, торгових марок, комп'ютерних програм, баз даних). Він, на відміну від інших видів інтелектуального капіталу, є власністю суб'єкта господарювання і може бути відносно самостійним об'єктом купівлі-продажу. Як правило, продаж інтелектуальних активів становиться можливою, коли організація досягає певної фази зрілості.

Комерціалізація використання інтелектуальних активів можлива і в інших формах, що отримали поширення: продаж ліцензій, лізинг, франчайзинг, поступка, запорука. Для залучення інтелектуальних активів до обороту компанії необхідно вирішити цілий ряд управлінських завдань, пов'язаних з їх аудитом, експертизою, отриманням охоронних документів, виняткових прав власності, захистом. Рішення цього комплексу завдань вимагає розробки корпоративної стратегії управління інтелектуальними активами.

Найбільш суттєвими параметрами, на які слідує орієнтуватися при виконанні робіт кожного процесу і етапу управління знаннями, є націленість на споживача, висока компетентність і професіоналізм, використання сучасних інформаційних технологій, гнучкість і адаптивність.

На думку автора, успішне управління організаційними знаннями можливо лише на основі створення у суб'єктів господарювання ефективної системи менеджменту знань, що представляє сукупність взаємодіючих і взаємозалежних елементів, які відносяться до управління знаннями (процесів, баз даних, програмного забезпечення, організаційних структур, специфічної організаційної культури і т.д.), і забезпечує досягнення поставлених цілей. При цьому найважливішим завданням такої системи є створення специфічної організаційної культури, що забезпечує вільний обмін знаннями, безперервне навчання працівників, оскільки це підтримує їх саморозвиток, призводить до постійного вдосконалення майстерності, які приносять зрештою величезне моральне задоволення працівників без очікування якої-небудь додаткової матеріальної вигоди. В той же час, володіння сукупністю організаційних знань, навичок і умінь є нині головною умовою конкурентоспроможності суб'єктів господарювання і їх успішного розвитку в довгостроковій перспективі, а процес організаційного навчання виступає основним механізмом їх забезпечення.

Список використаної літератури

1. Пікалов В.Л. Управління знаннями як нова функція управління корпораціями / В.Л. Пікалов // Академічний огляд / Academy Review. - 2009. - № 2. С. 106-111.

2. Нонака И. Компания - созидатель знания. Классика Harvard Business Review / И. Нонака // М.: Альпина Бизнес Букс, 2006. - 208 с.

3. Махлуп Ф. Производство и распространение знаний в США / Ф. Махлоуп // М.: ИНФРА-М, 1998. - 416 с.

4. Чезборо Г. Открытие инновации / Г. Чезборо // М.: Поколение, 2007. - 386 с.

5. Сенге П.М. Пятая дисциплина: Искусство и практика самообучающейся организации / П.М. Сенге // М.: ЗАО «Олимп-Бизнес», 1999.- 408 с.

6. Когут Б. Знания фирмы, комбинационные способности и реплиувция технологий / Б. Когут, У. Зингер // Российский журнал менеджмента. - 2004. - т.2, № 1. С. - 123-138.

7. Нонака И. Компания - создатель знания. Зарождение и развитие инноваций в японских фирмах / И. Нонака, Х. Такеучи // Пер. с англ. - М: Олимп-Бизнес, 2003. - 383 с.

8. Пікалов В.Л. Основні проблеми створення системи управління знаннями на підприємстві сфери торгівлі. / В.Л.Пікалов // Європейський вектор економічного розвитку. - Зб. наук. пр. - Д.: ДУЕП, 2009, вип. 1 [6], - C. 128 - 136.

Размещено на Allbest.ru