История развития делового стиля документов

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство образования и науки Российской Федерации

Министерство образования Красноярского края

КГБПОУ «Красноярский педагогический колледж № 2»

Цикловая комиссия социальной работы

Курсовая работа

История развития делового стиля документов

Матюшина Юлия Вячеславовна

Руководитель: преподаватель Немерова Л.Н.,

Красноярск, 2018



Содержание

Введение

Глава 1. История делового стиля документов

1.1 История формирования делового стиля документов

1.2 XIV-XVI века

Глава 2. Делопроизводство в России

2.1 Понятие и значение документа в управленческой деятельности

2.2 Особенности делопроизводства в России

2.3 Развитие советского делопроизводства

2.4 Деловая письменная речь

2.5 Делопроизводство в современной России

Заключение

Литература

Введение

деловой служебный письмо документирование

Слово «документ» в переводе с латинского означает «свидетельство». Документ - это материальный объект с закрепленной на нем информацией для передачи ее во времени и пространстве. Документ выполняет следующие функции: информационную, организационную, коммуникативную, воспитательную.

Важнейшей среди названых функций является информационная функция. В документе фиксируются факты, события, явления практической и мысленной деятельности человека.

Документ обладает организационной функцией. С помощью документа обеспечивается воздействия на группы людей для организации и координации их деятельности. Внешние связи предприятий и организаций обеспечивает коммуникативная функция документов.

Документ несет юридическую функцию, поскольку его содержание используется как доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами деловых отношений.

Так же, документ выполняет воспитательную функцию. Он дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческих кадров, повышает престиж организации в глазах деловых партнеров. Данная курсовая работа предназначена для совершенствования знаний в области «Документационного обеспечения управленияа также для более углубленного изучения истории появления документа.

Предмет: Служебное деловое письмо

Объект: История делового стиля документа

Цели и задачи: 1.Рассмотреть историю делового стиля документа

2. Проанализировать содержание служебно-делового письма

3. Рассмотреть условия в которых появился документ и особенности его развития



Глава 1. История делового стиля документов

1.1 История формирования делового стиля документов

Первые деловые документы появились на Руси после введения в Х в. письменности. В летописи зафиксированы первые письменные тексты договоров русских с греками, относящиеся к 907-971 гг. В XI в. появляется первый свод законов Киевской Руси "Русская правда" - главный юридический памятник Киевской Руси, по которому можно судить о развитии юридической и общественно-политической терминологии в то время.

Возникновение древнейшего письменного свода законов обычно относят ко времени правления князя Ярослава Мудрого, который в 1016 г., желая примириться с новгородцами, несправедливо обиженными княжеской дружиной, состоявшей из наемных варягов, оставил свою грамоту в заверение того, что будет править в соответствии с волей "лучших мужей" Новгорода. Это традиционное объяснение того, как появилась первая часть памятника - "Правда Ярослава".

Впоследствии свод был дополнен статьями, внесёнными во второй половине XI в., так называемой Правдой Ярославичей, составленной на совещании князей Изяслава, Святослава и Всеволода с приближёнными к ним боярами около 1070 г. И, наконец, в первые десятилетия XII в. пространная редакция "Русской правды" включила в себя статьи "Устава Владимира Мономаха". Таким образом, письменная фиксация законодательства, призванного обосновать и защищать феодальный строй в Киевском государстве, происходила длительное время, естественно отражая несколько отличавшиеся друг от друга этапы языкового развития¹.

В языке "Русской правды" уже присутствуют характерные черты делового стиля: употребление специфических терминов (вира - штраф, послухъ - свидетель, добытые - имущество и др.), наличие сложноподчинённых предложений и бессоюзных цепочек.

Древнейшим документом также является "Грамота великого князя Мстислава Володимировича и его сына Всеволода 1130 года". Начальная формула этой грамоты "Се азъ" ("Вот я") становится с этого времени обязательным элементом древнерусских грамот. Заканчиваются грамоты специальной конструкцией, в которой указывается, кто был свидетелем сделки и кто скрепляет грамоту своей подписью.

Рассмотрим язык частной переписки времени Киевской Руси, язык новгородских грамот на бересте. Берестяные грамоты принадлежат к числу древнейших памятников русской письменности, по данным археологии они датируются XI столетием. Некоторые грамоты начинаются словами: "приказ от NN к NN". Часто встречающимся трафаретным началом письма можно считать формулу: "Целобитье от NN к NN". Не менее характерные примеры применения "литературного этикета" находятся и в концовках грамот. Типичны в концовках грамот фразы с различными формами глагола кланяться, например: "а вам кланяемся"; "а язъ тобь кланяюся"; "а тобе ся кланяю". Также в грамотах присутствует яркая и лаконичная концовка: "а на том тобе цолом". Это говорит об общем высоком культурном уровне жителей древнего Новгорода в XI-XII вв. и вместе с тем подтверждает неразрывную связь языка древнерусской деловой письменности с книжной речью.

Приведённые примеры доказывают, что такие устоявшиеся словосочетания, традиционные формулы начала и концовки письма составляют принадлежность уже в древнейшую эпоху зародившегося на Руси литературного эпистолярного стиля, характеризуют речевую культуру писавших, их умение владеть обработанными формами издавна сложившегося литературно-письменного языка.



1.2 XIV-XVI века

Новый этап в развитии русского общенародного и литературно-письменного языка начинается со второй половины XIV в. и связан с формированием централизованного государства вокруг Москвы - Московского княжества.

Местные канцелярии получают наименование приказов, а писцы великокняжеских и местных канцелярий называются дьяк, подьячий. Дела в этих учреждениях вершились приказными дьяками, выработавшими особый "приказный слог", близкий к разговорной речи простого народа, но хранивший в своём составе и отдельные традиционные формулы и обороты.

Неотъемлемой принадлежностью приказного слога стали такие слова и выражения, как челобитная, бить челом (просить о чем-либо). Стало общепринятым, чтобы проситель в начале челобитной перечислял все многочисленные титулы и звания высокопоставленного лица, к которому он адресовал просьбу, и обязательно называл полное имя и отчество этого лица. Наоборот, о себе самом проситель должен был неизменно писать лишь в уничижительной форме, не прибавляя к своему имени отчества и добавляя к нему такие обозначения действительной или мнимой зависимости, как раб, рабишко, холоп.¹

В указанный исторический период особенное распространение получает слово грамота в значении деловая бумага, документ. Появляются сложные термины, в которых существительное определяется прилагательными: грамота душевная, духовная (завещание), грамота договорная, грамота складная, грамота приписная, грамота отводная (устанавливавшая границы земельных пожалований) и т.д. Не ограничиваясь жанром грамот, деловая письменность развивает такие формы, как записи судебные, записи расспросные.

К XV-XVI вв. относится составление новых сводов судебных постановлений, например, "Судебник" Ивана III (1497г.), "Псковская судная грамота" (1462-1476 гг.), в которых, опираясь на статьи "Русской правды", фиксировалось дальнейшее развитие правовых норм. В деловой письменности появляются термины, отражающие новые социальные отношения (брат молодший, брат старейший, дети боярские), новые денежные отношения, сложившиеся в московский период (кабала, деньги и т.д.).² Развитие обильной социальной терминологии, вызванное к жизни усложнением общественно-экономических отношений, связано с непосредственным воздействием на литературно-письменный язык народно-разговорной речевой стихии.

Язык деловых памятников XV-XVII вв. - несмотря на относительно большую близость языка памятников этого типа к разговорной речи, даже такие из них, как расспросные речи, испытали на себе непрерывное и мощное воздействие письменной орфографической традиции, ведущей своё начало еще от древнеславянской письменности Х-XI вв. Свободным от подобного традиционного воздействия не мог быть ни один письменный источник Древней Руси во все периоды исторического развития.

Обогащение и увеличение числа форм деловой письменности косвенно влияло на все жанры письменной речи и, в конечном счете, способствовало общему поступательному развитию литературно-письменного языка Московской Руси. Этот язык все более и более проникался речевыми чертами деловой письменности.

С XV в. сведение о том, кто писал текст, становится нормой, а с ХVII-ХVIII вв. - обязательным реквизитом делового письма. Государственно-приказный язык ХV-ХVII вв. при всей лексической пестроте - это более нормированный, эталонный язык, чем живая разговорная речь. Он вводит в обиход ряд приказных формул, становящихся штампами и канцеляризмами (взять на поруки, сия дана в том, дать очную ставку, отдать под суд, учинить расправу и т.п.). Документов становилось всё больше. Обширное делопроизводство допетровской Руси потребовало выработки единых подходов к оформлению и обработке документов. Процесс унификации языка документов, начавшийся еще в Киевской Руси, получил свое дальнейшее развитие.

Таким образом, в период с XV по XVII века, в эпоху становления Русского централизованного государства, сформировалась государственная система с разветвлённой системой функций, обслуживаемых посредством различных групп документов. В это время зарождается особый административный институт - приказы, а в их составе институты, обслуживающие письменную деловую коммуникацию - канцелярию, почту, архив (что определило эпоху приказного делопроизводства). Деятельность этих инструментов должна была опираться на определённую систему работы с документами, и такая потребность вызвала необходимость разработки нормативно-методических актов, содержащих рекомендации по оформлению документов, в том числе и лингвистического характера. Таким образом начинает формироваться система работы с документами, система правил их оформления.



Глава 2. Делопроизводство в России

2.1 Понятие и значение документа в управленческой деятельности

Документ возник, прежде всего, как способ фиксирования информации для придания ей юридической силы (от латинского доказательство свидетельство). Документ - результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной деятельности и мысленной деятельности человека. Он создает по средствам письма, графики, рисунков, фотографий, звука - и видеозаписи. Документ изготовляется на специальном материале (бумаге, фотопленки и т.п.). Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания регламентируется и осуществляется по установленным правилам. Это подчеркнуто и в определении термина «документ» в законе об информации, информатизации и защите информации: «документированная информация (документ) - зафиксированная на материальном носителе информации с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Как носитель информации документ выступает в качестве неприметного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, выступает как доказательство их исполнения и источник для обобщения, а также как материал для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ - это еще предмет и результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.

Все формы управленческой деятельности выражаются в соответствующих документах: планирование - в подготовке различных планов, учет - виде составления и обработки статистической, бухгалтерской и оперативно-технической документации; руководство - в издании распорядительных документов; инструктирование - в выпуске инструкции, методических указаний; контроль - в сборе сведений в письменном виде и т.д. Таким образом, документация, будучи тесно связанна со всеми формами управленческой деятельности, используется аппаратом управления в качестве сбора и средства реализации возложенных на его функции. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актом государственного управления.

2.2 Особенности делопроизводства в России

Делопроизводство («вершение дел») в России прошло ряд этапов своего становления. Письменные документы, дошедшие до нашего времени, показывают, что уже в X в. в древнерусском государстве была определенная культура подготовки документов (договоры с Византией 911 и 945 гг., купчие грамоты и другое). Слово «дело» как собрание документов употреблялось уже в середине XVI в.

Первым к началу XVII в. в России сложилось приказное делопроизводство. Приказами в то время именовались органы государственной власти. Документы имели форму свитка, составляющего иногда в длину десятки и даже сотни метров.

При Петре I было введено коллежское делопроизводство, более прогрессивное по сравнению с приказным. Коллегиями назывались центральные учреждения, ведавшие отдельными отраслями государственного управления. В коллегиях были созданы канцелярии, введена должность секретаря, сложилась журнальная форма регистрации документов.

В начале XIX в. коллегии были заменены министерствами, коллегиальность в руководстве сменилось единоначалием. Сложилась исполнительное («министерское») делопроизводство. Появились бланки служебных документов, в каждом департаменте для хранения дел создавались архивы, началось внедрение механизации конторского труда.

В годы советской власти было разработано делопроизводство, характерное для централизованного (государственного) управления народным хозяйством. В практике делопроизводства был установлен единый порядок документирования, внедрены стандартные требования к форме и структуре документов. Установлен типовой состав информационных элементов документов (реквизитов). Была предпринята попытка внедрения Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). В целях применения средств вычислительной техники в ряде отраслей осуществлялось освоение унифицированных систем документации, позволяющих одновременно использовать их и при традиционных методах обработки документов.

В настоящее время сложившаяся система делопроизводства в России развивается с учетом специфики рыночных отношений и массовой компьютеризации управления. Деловая письменная речь

2.3 Развитие советского делопроизводства

После революции в октябре 1917г., в связи с отстранением старого чиновничьего аппарата от власти и замены его неквалифицированным персоналом из рабочих и солдат, уровень документационного обеспечения управления заметно понизился. В.И. Ленин и Советское правительство, формируя новый государственный аппарат, параллельно уделяли много внимания улучшению "письмоводства", сокращению переписки, устранению канцелярской волокиты.

Были другие попытки улучшения работы государственных учреждений в области документирования, однако реализация их тормозилась вследствие разрухи и идущей Гражданской войны и интервенции государств Антанты (1918-1920гг.). Не хватало также технических средств оформления документов, бумаги, чернил.

В 1922 году Народным комиссариатом рабоче-крестьянской инспекции (НК РКИ) был образован отдел нормализации с секцией делопроизводства, которая занималась совершенствованием структуры делопроизводственных служб в государственном аппарате. В середине 20-х годов были образованы две важные научно-исследовательские организации - Государственное бюро организации строительства "Оргстрой" и Государственный институт техники управления (ИТУ), оказавшие заметное влияние на решение проблем управления и делопроизводства в учреждениях страны.

При всем разнообразии видов и форм документов, реально циркулирующих в советских учреждениях, продолжали оставаться неупорядоченными по форме и содержанию потоки документации. В этой связи к концу 20-х годов остро встала проблема их унификации и стандартизации. В ИТУ организовали специальное структурное подразде- ление, занимавшееся этими вопросами на общесоюзном уровне -- Кабинет стандартизации. Им были разработаны стандарты служебных писем, телеграмм, телефонограмм, протоколов, извещений и др. Стандартизиро- вались материалы, применяемые в делопроизводстве (бумага, чернила, ленты для пишущих машинок и т.п.); средства и предметы конторского труда, включая офисную мебель. Успешной была деятельность Кабинета по стандартизации форматов бумаги.

Тяжелое состояние разрушенной войной экономики и проблемы восстановления народного хозяйства после окончания войны оттеснили на второй план вопросы документационного обеспечения управления. Повышение интереса к разработке проблем рационализации технологии и техники управления можно отнести к началу 60-х годов.

На долгом и тернистом пути подготовки Государственной системы документационного обеспечения управления, действующей в настоящее время, первым юридически важным этапом стало принятие 25 июля 1963 г. постановления Совета Министров СССР "О мерах по улучшению архивного дела в СССР". Главному архивному управлению и ряду государственных комитетов и институтов поручалась разработка ЕГСД. В 1966 г. в рамках Архивной службы учрежден Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), которому поручалось завершить разработку данного документа. В 1970 г. создан проект основных положений ЕГСД, в подготовке которого приняли участие НИИтруда, ВНИИоргтехники, Институт государства и права Академии наук СССР, ВНИИстандартизации. После обсуждения и доработки в сентябре 1973 г. "Основные положения ЕГСД" одобрил Госкомитет СМ СССР по науке и технике и рекомендовал их министерствам, ведомствам и организациям для использования, но только как положения, не имеющие официального статуса. Однако элементы новых информационных технологий, частично реализовывавшиеся в практике работы ведущих зарубежных фирм, в ЕГСД представлены не были из-за полного отсутствия литературы по этим вопросам и финансирования на их практическое изучение. Этот пробел отчасти восполнен позже созданием новой редакции Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), утвержденной-начальником Главного архивного управления в 1988 г.

Заметным явлением в истории делопроизводства 70-80-х гг. стало издание ГОСТов на управленческие документы. В середине 80-х годов ЕГСД была переработана в Единую государственную систему документационного обеспечения управления (ЕГСДОУ). С этого времени понятие "делопроизводство" именуют также термином "документационное обеспечение управления" (ДОУ). Значение некоторых ГОСТов проявилось в полной мере позднее в 90-х гг. Внедрение указанных материалов в практику управления значительно улучшило оформление документации, рационализировало процедуры поиска, учета и хранения разнообразной информации, подготовило почву для автоматизации управленческих функций.

В целом развитие делопроизводства советского периода, в особенности 70-80-х годов XX в., оценивается учеными-документоведами весьма положительно. Начав в 20-х годах с отдельных административных мер по упорядочению документирования, оно пришло к созданию общегосударственной системы делопроизводства, отвечающего на начало 90-х годов соответствующим требованиям научно-технического прогресса конца XX в., став основой формирования современного делопроизводства в Российской Федерации.

2.4 Деловая письменная речь

Особенности письменной речи : Письмо, или письменная речь, один из двух продуктивных видов речевой деятельности, дополнительное к звуковой речи средство общения - выражение мыслей и чувств с помощью графических знаков. Письменная речь служит для опосредованного общения, т.к. письменное высказывание обычно читается адресатом спустя некоторое время. Таким образом, письмо является важнейшим способом хранения информации. Письменная речь вторична по отношению к говорению и базируется на его основных механизмах. Однако современная письменная речь характеризуется многими собственными правилами и закономерностями, отличными от правил и закономерностей звучащей речи. Главное отличие письменной речи от устной состоит в невозможности опоры на ситуацию, следствием чего является необходимость воссоздавать ситуацию речевыми средствами в публицистической, художественной, разговорно-письменной речи. Для научной и официально-деловой речи такая опора не нужна, поскольку данные стили абстрагированы от ситуации. Второе отличие связано с отсутствием непосредственного контакта речевых партнёров. Вследствие этого в письменной речи приходится предавать вербально ту информацию, которая в устном общении передаётся интонацией, мимикой и другими паралингвистическими средствами. В результате письменная форма выражения характеризуется большей вербальной развёрнутостью, лексической и синтаксической сложностью. Письменная речь в основном использует книжную лексику, порядок слов в предложениях, как правило, прямой. Для синтаксиса характерны сложные предложения с большим количеством причастных и деепричастных оборотов, рядов однородных членов. Поскольку письменная речь ориентирована на зрительное восприятие, она обладает чёткой структурной организацией, т.е. делением на разделы и параграфы, абзацными отступами, нумерацией страниц, системой ссылок и т.п .Формирование официально-деловой письменной речи во всех языковых культурах обусловлено развитием государственности, аппарата управления и связано с необходимостью документально закреплять правовые отношения юридических и частных лиц. Интернациональные свойства делового письма - следствие универсальности задач, которые оно призвано решать, а именно служить инструментом делового общения, языковым средством фиксации (документирования) управленческой, деловой, служебной информации. К служебной информации предъявляются общие требования:

- достоверность (объективность);

- актуальность (необходимость, новизна, своевременность);

- убедительность (аргументированность);

- полнота (достаточность информации).

Документирование - это регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий её юридическую силу. В деловом общении документирование имеет особое значение. Ссылка на какую-либо устную договорённость может быть опровергнута или подвергнута сомнению, но если данная договорённость или распоряжение имеют форму документа, то ссылка на него обоснована юридически. Правила документирования устанавливаются правовыми актами каждого государства или вырабатываются традицией.

Итог документирования - создание документа. В социальном плане любой официальный документ полифункционален, что позволяет ему удовлетворять различные потребности человека. Функции документа делятся на два вида: общие и специальные. К общим функциям относятся

- информационная: любой документ создаётся для сохранения информации;

- социальная: документ является социально значимым объектом, поскольку порождён той или иной социальной потребностью;

- коммуникативная: документ выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры, в частности, между учреждениями;

- культурная: документ - средство закрепления и передачи культурных традиций, этапов развития цивилизации.

Специальные функции документа:

- управленческая: документ является инструментом управления (например, плановые, отчётные, организационно-распорядительные документы);

- правовая: документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе (например, законодательные и правовые нормативные акты, документы, приобретающие правовую функцию временно, на период судебного разбирательства);

- функция исторического источника: документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества.

Указанные функции имеют интернациональный характер и определяют общие для разных языковых культур требования к документу.

3. Жанровое разнообразие письменной деловой речи

Документы занимают в жизни современного человека значительное место, они регулируют его социальную жизнь. Поэтому с необходимостью правильно истолковывать документы и правильно их составлять сталкивается каждый. Значимость документа, его роли поддерживается на государственном уровне: официальные бумаги подвергаются стандартизации, т.е. требования к составлению документов утверждаются законодательно, через ГОСТ (Государственный стандарт).

Документы описывают самые разнообразные ситуации, возникающие в жизни человека, и для каждого из них существует свой способ описания, свой жанр. Тексты определённого жанра составляются по шаблону, модели, задаваемой этим жанром. Чаще всего автор, создающий документ, не выбирает то или иное языковое средство из ряда синонимичных, а воспроизводит то, которое диктуется ему жанром. Так, для заявления о приёме на работу стандартна фраза Прошу принять меня на работу в качестве… и невозможна - Хочу работать у вас.

Существует два типа документов:

- служебная документация - документы, регламентирующие деятельность учреждений и их работников, органов управления и граждан, им подвластных;

- официально-деловая переписка - документы, фиксирующие отношения между различными учреждениями и их работниками, связанными деловой и коммерческой деятельностью.

В рамках служебной документации выделяют группы жанров, объединяемых по ряду признаков - функциональному, содержательному, временному (по срокам исполнения):

- личные документы (автобиография, анкета, резюме, заявление, доверенность и др.);

- распорядительные документы (постановление, приказ, распоряжение и др.);

- административно-организационные (договор, контракт, отчёт, устав и др.);

- информационно-справочные (акт, выписка, докладная записка, справка и др.).

Жанры официально-деловой переписки определяются в первую очередь целями, которые ставит перед собой составитель: письмо-приглашение содержит информацию о проведении мероприятия и приглашение адресату принять в нём участие, письмо-подтверждение указывает на согласие адресанта с предложениями адресата, в гарантийном письме говорится об обязательствах, которые берёт на себя адресант перед адресатом.

2.5 Делопроизводство в современной России

Современные российские технологии документационного обеспечения управления развивались постепенно, уходя корнями в традиции предшествующих периодов.

После октябрьского переворота 1917г. для работы в учреждениях были привлечены профессиональные революционеры, рабочие, солдаты и прочие не имеющие специального образования кадры. Уровень документационного обеспечения понизился, а любая власть объективно нуждается в укреплении и упорядочении своего положения. Она не может стабильно существовать в условиях беспорядочного управления с неподготовленными сотрудниками аппарат управления. Необходимо было упорядочить процессы документирования.

Для этого стали использовать опыт работы предшественников, ведь рядом с новыми руководителями на своих рабочих местах оставались и многие царские чиновники. Так, при создании «Положения о письмоводстве и делопроизводстве» за основу был принят аналогичный по наименованию и содержанию документ военного ведомства 1911г. изменения в проекте были незначительными: исключение устаревших канцелярских шаблонов при составлении текстов документов, рекомендации по уменьшению форматов бумаги в целях ее экономии и т.п., но работа не была доведена до конца.

Для улучшения качества оформления документов 2 марта 1918 г. было принято постановление « О форме бланков государственных учреждений». В нем перечислялись обязательные реквизиты бланков документов, много внимания уделялось упрощению и рационализации делопроизводства 8 декабря 1918 г. было издано постановление «О точном и быстром исполнении распоряжений центральной власти и устранения канцелярской волокиты».

Интересные и перспективные разработки проблем делопроизводства велись также в Государственном институте техники управления (1926г.). изучение вопросов приходило по следующим основным направлениям:

1) документооборот учреждений и методы его оптимизации;

2) способы регистрации документов, выработка рациональных методов учета документации;

3) контроль исполнения документов;

4) хранение документов.

Предлагаемая новая система делопроизводства основывалась на общих принципах, во многом актуально звучащих и сегодня:

5) организация делопроизводства должна быть единой для всего учреждения;

6) регистрация документов должна быть однократной и производиться в самой упрощенной форме;

7) отказ, где возможно, от регистрации вообще;

8) число инстанций, через которые проходит каждый документ, сокращается до минимума;

9) справочная работа обеспечивается с наименьшей затратой времени;

контроль исполнения документов должен быть проверкой по существу, не носить формальный характер;

10) наблюдение, руководство и ответственность за постановку делопроизводства возлагается на определенное лицо.

В 1928г. Государственным институтом техники управления совместно с архивной службой были изданы «Правила постановки архивной части делопроизводства в государственных, профессиональных и кооперативных учреждениях и предприятиях РСФСР», в которых давались рекомендации по составлению перечней документов и дел, циркулирующих в учреждениях, и правила их уничтожения (для документов с истекшими сроками хранения).

В 1931 г. был издан проект «Общих правил документации и документооборота». В нем был аккумулирован передовой практический опыт, накопленный к тому времени различными ведомствами и организациями, обобщены исследования отечественных и зарубежных ученых.

В 1963г. архивная служба выпустила «Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций, предприятий СССР», которые на протяжении многих лет были руководящим материалом (единственным), способствовали упорядочению деятельности служб документации и архивов.

В 1966г. в рамках архивной службы был учрежден Всесоюзный научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД), которому поручалась разработка Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД). В подготовке проекта «Основных положений» ЕГСД приняли участие: НИИ труда, ВНИИ оргтехника. Институт государства и права Академии наук СССР, ВНИИ стандартизации. В 1973 г. «Основные положения! ЕГСД были одобрены Госкомитетом СССР по науке и технике и рекомендованы министерствам, ведомствам и организациям для использования.

Утвержденная в 1988 г. начальником Главного архивного управления «Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» до настоящего времени остается основным нормативным документом по организации делопроизводства нашей стране. Необходимо отметить, что при неоднократных переизданиях ГСДОУ редактировалась, актуализировалась, из нее изымались и добавлялись отдельные положения.

В конце 1980-х гг. государственным стандартом вводится технология централизованного контроля за составом создаваемых документов путем их внесения в табель форм, утверждаемый руководителем организации (министерства, ведомства), но ее практическое применение пока не тало повсеместным. Таким образом, традиционная всероссийская технология процессов документационного обеспечения управления с XVIII в. Имеет следующие особенности:

11) четко выраженный вертикальный характер движения документов (руководитель - исполнитель- руководитель) внутри организации;

12) отслеживание всего комплекса работ с документами в регистрационных журналах или машинописных картотеках, куда заносятся все сведения о документах, их перемещениях, резолюциях начальства, контроле сроков исполнения, отчетах и т.п.;

13) ведение централизованных регистрационно-контрольных и отчетных массивов (файлов, картотек или журналов);

14) для обеспечения единого порядка обработки документов предусматривается создание специализированных служб: управлений делами, секретариатов, канцелярий;

15) относительно небольшое разнообразие процессов делопроизводства и документооборота, их высокая степень стандартизации;

16) основы технологии документационного обеспечения управления закреплены в государственных нормативно-методических документах.

Основная проблема данной технологии - централизованное оперативное отслеживание движения документов, поскольку эта технологи требует как получения своевременной информации, так и ведения объемных регистрационно-контрольных карточек. При этом делопроизводство фактически отделено от работы с самими документами: руководители и исполнители работают непосредственно с документами (или их копиями), а делопроизводительный персонал отслеживает их действия с помощью регистрационных и контрольных карточек.

Нормативно-правовую базу делопроизводства в современной России составляет совокупность законодательных актов Российской Федерации, правовых и нормативных актов и методических документов, регламентирующих вопросы создания, технологию обработки и хранения управленческой документации, а также регулирующих работу служб делопроизводства на всех уровнях управления.Исходным правовым актом, определяющим государственную политику в сфере информационно-документационного обмена, является Конституция Российской Федерации.

Приведу ниже лишь некоторые нормативные акты, которые в настоящее время имеют первостепенное значение для организации делопроизводственного обеспечения управления:

- Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ).

- Делопроизводство в федеральных органах исполнительной власти. Типовая инструкция по делопроизводству.

Утверждена приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005г. № 536.

- Федеральный закон "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22.10.2004 №125-ФЗ.

Федеральный закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в РФ в интересах граждан, общества и государства.

- ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Национальный государственный стандарт России ГОСТ Р 6.30-2003 является важнейшим нормативным документом по оформлению служебной документации. Стандарт принят постановлением Госстандарта России (теперь - Федеральное агентство по техническому регулированию и метрологии) от 3 марта 2003г. № 65-ст.

В стандарте отражены проверенные временем требования к оформлению управленческих документов, оговоренные в ранее действовавших, а затем отмененных стандартах ГОСТ Р 6.30-97 и его предшественников ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72.

Требования ГОСТ Р 6.30-2003 распространяются на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД) - постановления, приказы, решения, протоколы, акты, письма и другие документы, включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД, класс 0200000). Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов, требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного Герба Российской Федерации.

Кроме уже названных нормативно-методических документов в стране действуют нормы и правила работы с рядом специфических документных образований, которые регламентируются специальными нормативно-правовыми актами. Речь идет о бухгалтерской, кадровой, торговой и других видах документации.

Названные нормативно-правовые и методические документы служат базовыми источниками для разработки собственных положений (инструкций) по делопроизводственному обеспечению управления конкретной организации, фирмы.

Требования, устанавливаемые названными нормативными документами, должны основываться на современных достижениях науки, техники и информационных технологий, на международных стандартах, а также учитывать опыт документирования и документооборота в Российской Федерации.



Заключение

В данной курсовой работе рассмотрена тема «История развития делового стиля документа», а также современное делопроизводство в России. Рассмотрены особенности развития документа, его характерные черты и отличия от данного современного документа. Время не стоит на месте, поэтому все изменяется. Развитие делопроизводства, тесно связано с развитием страны. Исторический опыт подтверждает, что официальное (деловое) письмо это один из важнейших компонентов документационного обеспечения управления. Деловая корреспонденция, общение с ее помощью с внешним миром занимает в отдельных организациях до 90% всей управленческой переписки. Удачно составленное деловое письмо и строгое соблюдение существующих правил документирования открывают путь к успешному решению производственных и иных задач компании, организации.



Литература

1. Ларьков. Н.С. Документоведение: учебное пособие. - М., 2008.

2. . Красивова А. Деловой русский язык: Учебно-практическое пособие - М., 2001.

3. Басовская Е.Н Языковые трудности, связанные с составлением документов // Секретарское дело. - 1997.- №1.- С. 31.

4. Колтунова М.В. Язык и деловое общение: нормы, риторика, этикет: Учебное пособие. - М.,2000.

5. Басаков М.И. Современное делопроизводство. Учебное пособие. - М., 2006.

6. Леонова Г.В. О некоторых особенностях употребления заимствованных слов в деловой речи // Секретарское дело. - 1997.-№ 4. -С.5.

7. Рахманин Л.В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов. - М., 1988.

8. Бабенко О.В., Ларионова А.Ю. Деловые бумаги: составление, оформление, редактирование. - М., 2005.

9. Зарецкая Е.Н. Деловое общение: Учебник. - М., 2002.

10.Давыдова Э.Н. Делопроизводство. Учебно-практическое пособие. - М.,2011.

Размещено на Allbest.ru

...