Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство образования Республики Беларусь

Учреждение образования «Гродненский Государственный университет имени Янки Купалы»

Факультет экономики и управления

Кафедра математического и информационного обеспечения экономических систем

Курсовая работа

по предмету «Современные технологии обработки экономической информации (с модулем технологии автоматизации делопроизводства)»

Создание системы документооборота ЭРУП «Центр механизации путевых работ белорусской железной дороги»

Специальность «Информационные системы и технологии (в экономике)»

Авторы работы Студенты 5 курса, 7 группы Е.А.Шпиталь

А.А.Ланевская Е.С.Дударевич

Руководитель Ст. преподаватель Е.Н. Калинина

Гродно, 2015



Реферат

документооборот бухгалтерский учет

Создание системы документооборота ЭРУП «Центр

механизации путевых работ белорусской железной дороги»

Работа содержит: 26 страниц, 14 рисунков, 4 использованных источника литературы, 1 приложение.

Ключевые слова: ДОКУМЕНТООБОРОТ, ПЛАТФОРМА «1С:ПРЕДПРИЯТИЕ», ПРОГРАММНЫЙ ПРОДУКТ.

Объектом исследования является понятие документооборота на предприятии.

Предмет исследования - основные возможности автоматизации процесса документооборота на предприятии

Цель работы - создание автоматизированной системы документооборота на примере ЭРУП «Центр механизации путевых работ БЖД».

В работе используется платформа «1С:Предприятие 8».

Основные результаты курсовой работы:

- рассмотрено понятие документооборота, его основных форм, а также проблем, связанных с ним;

- рассмотрен процесс функционирования ЭРУП «Центр механизации путевых работ БЖД» с выделением структуры документооборота;

- мы ознакомились с основными принципами создания программных продуктов с использованием платформы 1С Предприятие;

- создана автоматизированная система документооборота на примере ЭРУП «Центр механизации путевых работ БЖД»

Работа состоит из введения, трех глав, заключения, списка использованных источников, одного приложения.



Содержание

Введение

1. Документооборот ЭРУП «Центр механизации путевых работ БЖД»

1.1 Общее понятие документооборота

1.2 Описание и организационная структура ЭРУП «Центр механизации путевых работ БЖД»

1.3 Структура документооборота ЭРУП «Центр механизации путевых работ БЖД»

2. Основные сведения о платформе 1С: предприятие 8.2

2.1 Система показателей конкурентоспособности предприятий

2.2 Преимущества использования решений на платформе «1С: Предприятие 8.2»

2.3 Новое в версии 8.2 платформы «1С:Предприятия 8»

3. Разработка программного продукта

3.1 Проектирование и конфигурация системы

3.2 Руководство пользователя

Заключение

Список использованных источников



Введение

Системы управления документацией являются средством автоматизации крупномасштабного формализованного бизнеса, преобразовывая документооборот из бумажной формы в электронную. Автоматизация документооборота подразумевает возможность использования информации из базы данных, уменьшение ввода информации вручную, что дает выигрыш во времени и в снижении количества ошибок. Помимо форм документов, в базе данных системы управления документооборотом хранятся данные (адреса, номера договоров, даты заключения договоров, суммы и т.д.), которые могут потребоваться во многих документах (договорах, приказах, актах выполненных работ и т.д.). Один раз введенная вышеуказанная информация позволяет формировать документы, требуемые в административных структурах.

Самыми главными проблемами, сопряженными с документированием хозяйственной деятельности предприятия (организации), являются проблемы хранения и перемещения всего многообразия документации в пределах предприятия, а также за его территорией. Современные проблемы документирования информации, а также ее передвижения, связанные прежде всего с традиционными способами хранения информации, а также человеческим фактором, заставляют предприятия все больше и больше склоняться к автоматизации процесса документирования информации и документооборота.

Автоматизированный документооборот - это автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой иерархической организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций. При этом предполагается, что процесс управления опирается на человеко-читаемые документы, содержащие инструкции для сотрудников организации, необходимые к исполнению.

Объектом исследования данной работы является понятие документооборота на предприятии.

Предмет исследования работы - основные возможности автоматизации процесса документооборота на предприятии.

Целью данной курсовой работы является создание автоматизированной системы документооборота на примере ЭРУП «Центр механизации путевых работ БЖД».

Задачами курсовой работы являются:

1. Рассмотрение понятия документооборота, его основных форм, а также проблем, связанных с ним.

2. Рассмотрение процесса функционирования ЭРУП «Центр механизации путевых работ БЖД» с выделением структуры документооборота.

3. Знакомство с основными принципами создания программных продуктов в 1С Предприятие.

Курсовая работа состоит из 3 глав. В первой рассмотрена основная сущность документооборота, а также его проблемы на примере ЭРУП «Центр механизации путевых работ БЖД». Вторая глава посвящена описанию выбранной среды разработки. Третья глава посвящена проектированию и разработке автоматизированной системы документооборота ЭРУП «Центр механизации путевых работ БЖД».



1. Документооборот ЭРУП «Центр механизации путевых работ БЖД»

1.1 Общее понятие документооборота

Документооборот - движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки. Документооборот является важным звеном делопроизводства, определяет инстанции и скорость этого движения. Главное правило документооборота - оперативное движение документов по наиболее перспективному пути с минимальными затратами времени и труда. Основу документооборота дают организационные документы: Устав, положения о структурных подразделениях, положения о службе ДОУ, приказы о распределении обязанностей, инструкции по работе с документами, инструкции по делопроизводству, схемы документопотоков, пути прохождения отдельных видов документов. Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей-потоков. Они осуществляют прямую и обратную связь в управлении.

Документы, поступающие на предприятие, проходят:

первичную обработку;

предварительное рассмотрение;

регистрацию;

рассмотрение руководством.

После этого входящие документы передаются конкретным исполнителям.

Служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая может быть представлена на предприятии как самостоятельным структурным подразделением (канцелярия, общий отдел, секретариат), так и отдельным сотрудником (секретарь - референт) должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата.

Конверты от поступающих документов уничтожаются за исключением тех случаев, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов. Не вскрываются и передаются по назначению документы с пометкой "лично" и в адрес общественных организаций [3, c. 165].

Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы ДОУ с целью распределения поступивших документов на: направляемые на рассмотрение руководителю предприятия; направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.

Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени, как правило, года. Объем документооборота -- важный показатель, используемый в качестве критерия при решении вопросов выбора организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, структуры службы делопроизводства, ее штатного состава и других вопросов.

Можно выделить несколько основных этапов процесса организации документооборота предприятия:

1) Составление документа на предприятии или получение его со стороны.

На этом этапе создается документ - источник хранения информации. Он может быть составлен в любом отделе предприятия (организации). Оформление документов производится в соответствии с установленными требованиями. Документ может быть создан не только на предприятии, но и за его пределами. В этом случае необходимо проконтролировать процесс передачи документа, а также уведомить предприятие (организацию) о его прибытии [4, c. 46].

2) Проверка документа.

На этом этапе происходит проверка содержания документа. Проверка может производиться: по форме (проверка правильности оформления самого документа, а также его реквизитов), арифметически (в случае наличия в документе расчетов, необходима их детальная проверка), по существу (проверка непосредственного наличия документа). Документ, не прошедший проверку, может быть доработан или изъят из документооборота, в случае грубых нарушений.

3) Обработка документа.

Этот этап наиболее продолжителен по времени и включает в себя множество дополнительных действий. Это может быть запись проводок документа, включение документов во все необходимые регистры. Можно выделить несколько видов учетных регистров. Это могут быть книги, карточки, журналы, ордера. Таким образом, создаются ссылки на данный документ в других документах, что значительно облегчает процесс поиска нужной документации. Этот этап является ключевым в понимании процесса документооборота. На этом этапе можно четко проследить взаимосвязь документации предприятия между собой.

4) Сдача в архив.

После прохождения первых трех этапов документооборота он поступает на хранение в архив. В архив могут поступать как активные документы, так и документы, подлежащие ликвидации. На этом этапе возникает одна из основных проблем документооборота - сохранность документации. Зачастую, именно бумажные документы, попадающие на хранение в архив, могут быть утеряны. Поэтому на этом этапе предприятию (организации) необходимо организовать контроль за хранением архивной документации. [1, c. 203]

Создание документации предприятия, порядок и сроки их передачи для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота. Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается руководителем предприятия. Документооборот, организованный по графику, позволяет ускорить процесс прохождения документом всего пути - от оформления и проверки до обработки, способствует равномерному распределению учетной работы в течение всего рабочего времени, повышает производительность труда счетных работников, способствует усилению контрольных функций бухгалтерского учета, а также повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ. [2, c. 143]

1.2 Описание и организационная структура ЭРУП «Центр механизации путевых работ БЖД»

Белорусская железная дорога является одним из основных звеньев транспортного комплекса страны, занимая важное место в ее жизнеобеспечении.

На долю железнодорожного транспорта общего пользования в последнее десятилетие приходится около 75% всех выполняемых в Беларуси грузовых и более 50% пассажирских перевозок.

Путевое хозяйство - важнейшая отрасль железнодорожного транспорта, от состояния которой зависит работоспособность всей железной дороги. Его нормальное функционирование немыслимо без применения современных ресурсосберегающих технологий, высокопроизводительной техники, без надлежащего ремонта и содержания пути.

ЭРУП «Центр механизации путевых работ БЖД» в г. Пинске - единственное предприятие в Беларуси, которое производит ремонт путевых машин тяжелого типа.

Наибольший удельный вес в структуре выручки занимает ремонт пути (82%).

Выполняет работы по ремонту:

· комплектов подбивочных блоков фирмы Plasser & Theurer с машин типа ВПР, ВПРС;

· колесных пар, осевых редукторов;

· платформ с заменой комплектов универсального съемного оборудования (УСО).

На предприятии имеется возможность выполнить работы по изготовлению:

· комплектов универсального съемного оборудования (УСО);

· скобы для кантовки рельс;

· быстроизнашиваемых запасных частей для щебнеочистительных машин RM-76,80: сита, пластины на рабочую/не рабочую направляющую.

Имеется возможность на высоком техническом уровне произвести восстановление штоков гидроцилиндров, в т.ч. подбивочных блоков.

Для обеспечения ремонта путевых машин Центр имеет необходимый парк станочного и испытательного оборудования, в том числе станки: токарной, фрезерной, сверлильной, строгальной, зубофрезерной, шлифовальной и расточной групп, станок плазменной и газо-кислородной резки листового металла.

Основными потребителями услуг являются хозяйственные единицы Белорусской железной дороги. [см. приложение 1].

Повышение качества и конкурентоспособности выпускаемой продукции и предоставляемых услуг: обеспечение качества ремонта и обслуживания путевых машин, выполнение работ по текущему содержанию и ремонту пути на Белоруской железной дороге, является важным направлением деятельности завода с целью развития производства.

Постоянное повышение уровня производства базируется на использовании достижений науки, внедрении ресурсо- энергосберегающих, экологически безопасных, прогрессивных технологий и новых материалов.

Спрос на услуги и продукцию формируется на основе заявок путевых машинных станций и дистанций пути.

Сезонность заявок на ремонт обусловлена типами путевых машин, в частности:

- заявки на ремонт снегоуборочных машин СМ поступают преимущественно летом;

- на остальные виды машин - круглогодично.

ЭРУП «Центр механизации путевых работ БЖД» специализированное предприятие, которое осуществляет ремонт пути и ремонт путевых машин для предприятий Белоруской железной дороги. Аналогичную деятельность в России осуществляет машинизированная дистанция пути (г. Тосно, Октябрьская железная дорога), в Украине - Опытная путевая машинная станция (г. Полтава).

Таким образом, рынок сбыта данных услуг в Республике Беларусь почти полностью охвачен и контролируется ЭРУП «Центром механизации путевых работ БЖД» в городе Пинске.

1.3 Структура документооборота ЭРУП «Центр механизации путевых работ БЖД»

В структуру документооборота центра механизации путевых работ Белоруской железной дороги входят следующие основные документы:

· письмо заказчика;

· акт на выдачу ремонта;

· калькуляция заказа;

· телеграмма;

· приказы.

Рассмотрим участие документа «Письмо заказчика» в документообороте предприятия. Утверждает (подписывает) данный документ руководитель предприятия. Далее этот документ направляется в юридический отдел для заключения договора, в производственный отдел для запуска производства, а также его копия направляется в плановый отдел для закрытия заказов.

Ответственные лица за исполнение данного документа в производственном отделе - начальник производства, в плановом отделе - начальник группы ЭА и Ц, в юридическом отделе - юрисконсультант.

Данный документ в производственном отделе контролирует выполнение заказа, плановый отдел посредством данного документа направляет наименование заказа на склад и в бухгалтерию, в юридическом отделе данный документ контролирует сроки выполнения работ по договору. Графическое представление движения документа «Письмо заказчика» показано ниже:

Рис. 1.1 - Схема движения документа «Письмо заказчика»

Источник: собственная разработка автора

Далее рассмотрим документ «Акт на выдачу из ремонта». Акт на выдачу из ремонта утверждает (подписывает) начальник цеха. Далее данный документ направляется в плановый отдел для анализа себестоимости заказа.

Ответственным лицом за исполнение документа является начальник группы ЭА и Ц. Данный документ контролирует анализ себестоимости товара.

Рассмотрим документ «Калькуляция заказа». Данный документ утверждает руководитель предприятия. Документ «Калькуляция заказа» направляется в бухгалтерию для составления акта выполненных работ и предъявления заказчику стоимости работ.

Ответственный за его исполнение - главный бухгалтер или бухгалтер по учёту реализации. Калькуляция заказа осуществляет функцию контроля за оплатой.

Следующим для рассмотрения возьмём документ «Телеграмма». Утверждает данный документ руководитель. Данный документ направляется заказчику для получения выполненного заказа.

Ответственным за исполнение является производственный отдел. Особенностью данного документа является то, что он выполняется после калькулирования стоимости заказа.

Рассмотрим документ «Приказ». Данные документы утверждает руководитель предприятия. Затем приказы направляются в производственный отдел, в плановый отдел, в бухгалтерию и в юридический отдел.

Ответственными лицами за исполнение приказов могу быть начальник производства, начальник группы ЭА и Ц, главный бухгалтер или начальник отдела. Графически схема движения приказов на предприятии выглядит следующим образом:



Рис 1.2 - Схема движения документов приказов

Источник: собственная разработка автора

Таким образом было рассмотрено движение отдельных документов предприятия центра механизации путевых работ БЖД. Графически, общая схема движения всех документов на данном предприятии, то есть общая схема документооборота, выглядит следующим образом:



Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис. 1.3 - Схема документооборота ЭРУП «Центр механизации путевых работ БЖД»

Источник: собственная разработка автора



2. Основные сведения о платформе 1С: Предприятие 8.2

2.1 Система показателей конкурентоспособности предприятий

Все программные продукты «1С» направлены на помощь организации в планировании и контроле своих финансовых потоков, что играет первостепенную роль в жизнедеятельности и конкурентоспособности любой компании.

Программа «1С: Предприятие» всегда состоит из двух частей:

Платформа "1С: Предприятие"

Прикладное решение (или "конфигурация")

Платформа «1С: Предприятие» - это и есть основа, главная программа, которая устанавливается на ваш компьютер с фирменного DVD-диска. Ее назначение - заниматься выполнением прикладного решения. Одна и та же платформа «1С: Предприятие», установленная на Ваш компьютер, может выполнять любые, совершенно разные прикладные решения. Когда вы запускаете 1С на компьютере из меню "Пуск" или щелкая на ярлычок на рабочем столе - сначала всегда запускается платформа 1С.

Прикладное решение (конфигурация) - это специальный комплект файлов, который может распространяться отдельно от платформы, на отдельных DVD-дисках, а может быть в комплекте с платформой на одном диске. Это не так важно, важно что платформа «1С:Предприятие» и "прикладное решение" - это две независимых части системы. (Независимых, в смысле возможности отдельного хранения, приобретения) Прикладное решение написано на языке программирования 1С и содержит в себе весь конкретный, специфичный набор возможностей, функций, документов и отчетов - необходимых для ведения конкретного вида учета.

Например, существует "1С: Заплата и управление персоналом 8" - это прикладное решение, автоматизирующее работу отдела кадров, начисление зарплаты, взносы в фонды, и так далее. Существует другое прикладное решение - "1С: Предприниматель 8". Его используют индивидуальные предприниматели, которые являются плательщиками НДФЛ - для ведения книги учета доходов и расходов и пр. Всего существуют сотни и тысячи прикладных решений. Часть из них написана и продается серийно - это универсальные решения для автоматизации учета, пригодные сразу для большого числа фирм. Есть не серийные, уникальные прикладные решения, созданные специально для ведения учета в некой конкретной фирме - силами программистов самой фирмы. Такая фирма однажды решила, что типовые решения ее не устраивают, что ей нужно нечто специфичное, поэтому создала решение для себя сама. [5]

Любое прикладное решение всегда выполняется непосредственно платформой «1С: Предприятие». Платформа и является тем ядром, той средой, которая запускает указанное прикладное решение и выполняет его. Само по себе решение можно копировать, хранить отдельно от платформы и т.д. Но когда потребуется его запустить на выполнение (чтобы Вы могли напечатать расчеты, заполнить документы, т.е. заниматься учетом) - запуск и выполнение решения на вашем компьютере осуществляет платформа «1С: Предприятие» Она загружает файлы нужного прикладного решения (написанные на языке программирования 1С) в память компьютера и выполняет их. А результат - учетная система перед вашими глазами, можно вводить первичные документы, считать баланс или печатать отчет о большой прибыли и совсем небольших затратах вашей фирмы.

Важно знать, что конкретное прикладное решение написано и работает только с той версией платформы (их всего три), для которой оно предназначено.



2.2 Преимущества использования решений на платформе «1С: Предприятие 8.2»

Прикладные решения, разработанные на платформе «1С:Предприятие 8.2», отличает эргономичный интерфейс, развитые средства построения аналитической отчетности, принципиально новые возможности анализа и поиска информации, высокая масштабируемость и производительность, современные подходы к интеграции, удобство администрирования системы.

Система «1С: Предприятие 8.2» реализует работу пользователей через Интернет в режиме веб-клиента с помощью интернет-браузера под управлением операционных систем Windows или Linux, в том числе по мобильным каналам связи (GPRS).

«1С: Предприятие 8.2» поддерживает работу с различными СУБД-файловый режим, Microsoft SQL Server, PostgreSQL, IBM DB2, OracleDatabase.[3, с.40]

Сервер «1С^Предприятия 8.2» может функционировать как в среде Microsoft Windows, так и в среде Linux. Это обеспечивает при внедрении возможность выбора архитектуры, на которой будет работать система, и возможность использования открытого программного обеспечения для работы сервера и базы данных.

«1С: Предприятие 8.2» поддерживает возможность настройки прикладного решения для отражения специфики работы конкретного учреждения:

-используя механизм функциональных опций, с помощью
которого осуществляется быстрая настройка системы при внедрении, без изменения прикладного решения;

-используя режим запуска "Конфигуратор", который обеспечивает визуальные средства разработки, конструкторы и другие механизмы для изменения прикладного решения.



2.3 Новое в версии 8.2 платформы «1С:Предприятия 8»

Версия «1С: Предприятие 8.2» - это принципиальное изменение архитектуры платформы версии 8, наиболее существенное с момента ее выпуска.

«1С: Предприятие 8.2» полностью меняет весь слой работы с интерфейсом. Сюда относится и командный интерфейс, и формы, и оконная система. При этом не только меняется модель разработки пользовательского интерфейса в конфигурации, но и предлагается новая архитектура разделения функциональности между клиентским приложением и сервером.

В версии «1С: Предприятие 8.2» принципиально переработан механизм установки, запуска и обновления платформы. Предприняты существенные усилия для повышения удобства развертывания системы в крупных организациях.

Также выполнено значительное развитие кластера серверов «1С: Предприятия» сразу по нескольким направлениям: масштабируемость, отказоустойчивость и динамическое распределение нагрузки.



3. Разработка программного продукта

3.1 Проектирование и конфигурация системы

1) Справочники

Объект конфигурации «Справочник» является прикладным объектом и предназначен для описания списков данных. Объект конфигурации «Справочник» используется для того, чтобы на его основе платформа создала в базе данных информационную структуру, в которой будет храниться, например, список сотрудников, перечень товаров, список клиентов или поставщиков.

Характерной особенностью объекта конфигурации «Справочник» является то, что пользователь в процессе работы может самостоятельно добавлять новые элементы в справочник. Например, пользователь может добавить в справочник новых сотрудников, создать новый товар или внести нового клиента.

Для организации документооборота ЭРУП «Центра механизации путевых работ БЖД» нужно создать следующие справочники (рис.3.1):

· «Сотрудники» - реквизиты: ID, ФИО, должность, отдел;

· «Отделы» - реквизиты: ID, название отдела;

· «Организации» - реквизиты: ID, название организации, адрес, контактное лицо, должность, телефон.



Рис. 3.1 - Окно конфигуратора: «Справочники»

Источник: собственная разработка автора

2) Документы

Объект конфигурации Документ является прикладным объектом и предназначен для описания информации о совершенных хозяйственных операциях или о событиях, произошедших в жизни организации вообще. На основе объекта конфигурации «Документ» платформа создает в базе данных информационную структуру, в которой будут храниться, например, такие документы как приходные накладные, или приказы о приеме на работу, или платежные поручения, или счета и т.д.

Характерной особенностью объекта конфигурации «Документ» является то, что в процессе работы пользователь может самостоятельно создавать новые объекты этой структуры - новые документы.

Для организации документооборота ЭРУП «Центра механизации путевых работ БЖД» нужно создать следующие документы (рис.3.2):

1) «Письмо заказчика» - ID, имя заказчика, название организации, дата поступления, содержание;

2) «Акт на выдачу из ремонта» - ID, название акта, дата составления, содержание акта, основание совершения работ, стоимость работ, ответственное лицо, должность, телефон;

3) «Калькуляция заказа» - ID, дата составления, название организации, наименование продукции, количество, цена за единицу продукции, сумма заказа, составитель, ответственное лицо.

4) «Телеграмма» - ID, дата составления, название организации отправителя, название организации получателя, адрес отправителя, адрес получателя, дата составления, номер телеграммы, содержание телеграммы.

5) «Приказы» - ID, дата составления, номер приказа, название приказа, ответственный за выполнение, содержание приказа.

Рис. 3.2 - Окно конфигуратора: «Документы»

Источник: собственная разработка автора

3) Пользователи

Чтобы каждый сотрудник мог работать только с разрешенными по его занимаемой должности документами, ему предоставляется доступ к определенному отделу по средствам авторизации. Для этого создается объект «Пользователь»,которому предоставляетяс определенная роль (права на доступ к документам, изменение и удаление документов) и интерфейс, то есть окно с набором документов, разрешенных для доступа в конкретном отделе организации (рис. 3.3).

Рис. 3.3 - Окно конфигуратора: «Список пользователей»

Источник: собственная разработка автора

3.2 Руководство пользователя

В курсовой работе мы предлагаем сотрудникам ЭРУП «Центр механизации путевых работ БЖД» решить проблему автоматизации документооборота следующим образом. В современных условиях такие проблемы можно устранить за счет специальных программ и приложений, которые позволяют автоматизировать процесс делопроизводства и упростить контроль за исполнением задач. Для этого нами была разработана система автоматизированного документа оборота.

Программный продукт дает возможность пользователям приложения создавать, просматривать, редактировать и удалять объекты типа «Справочник» и «Документ» для сокращения затрат рабочего времени. Приложение позволит сократить количество бумажных документов, ускорить поиск необходимой информации, повысить скорость движения документов между отделами.

С целью защиты информации мы предлагаем разграничить права доступа пользователей к документам.

Рассмотрим работу программного продукта на примере работы под паролем и логином секретаря.

При входе в программу необходимо авторизоваться (рис. 3.4).

Рис. 3.4 - Авторитизация

Источник: собственная разработка автора

После получения письма от заказчика секретарь создает в системе 1С документ «Письмо заказчика» и вносит основные данные (рис. 3.5).



Рис. 3.5 - Письмо заказчика

Источник: собственная разработка автора

После проведения документа «Письмо заказчика» в системе 1С документ становится доступным для просмотра сотрудникам производственного, планового и юридического отделов. Однако, при попытке добавления, изменения или удаления этого документа сотрудниками выше названных отделов система 1С выдает сообщение об ошибке (рис. 3.6)

Рис. 3.6 - Сообщение об ошибке

Источник: собственная разработка автора

Следует отметить, что таким пользователям, как администратор, секретарь и руководитель, доступны все документы.

Далее рассмотрим работу с документом «Акт на выдачу из ремонта». После утверждения акта начальником цеха документ передают секретарю для занесения в базу (рис. 3.7).

Рис. 3.7 - Акт на выдачу из ремонта

Источник: собственная разработка автора

Далее документ доступен бухгалтерии и плановому отделу для анализа себестоимости заказа. Юридическому отделу документ не доступен для работы (рис. 3.8).



Рис. 3.8 - Ограничение прав доступа к документу

Источник: собственная разработка автора

Рассмотрим работу с документом «Калькуляция заказа». В отличие от остальных этот документ добавлять, изменять и ставить пометку на удаление могут только сотрудники бухгалтерии (рис. 3.9).

Рис. 3.9 - Калькуляция заказа

Источник: собственная разработка автора



Следующим для рассмотрения возьмем документ «Телеграмма» (рис.3.10).

Рис. 3.10 - Телеграмма

Источник: собственная разработка автора

Рассмотрим документ «Приказы». Данные документы утверждает руководитель предприятия. Секретарь вносит необходимую информацию в базу данных. После проведения документа все пользователи системы могут просматривать данный приказ (рис. 3.11).



Рис. 3.11 - Приказы

Источник: собственная разработка автора

Таким образом, разработанное нами приложение, позволит автоматизировать процесс документооборота ЭРУП «Центр механизации путевых работ БЖД», что может значительно облегчить работу сотрудников. В результате работы приложения:

· сократится количество бумажных документов;

· сократятся затраты рабочего времени сотрудников;

· ускорится поиск документов;

· снизится риск утери документов;

· повысится скорость движения документов между отделами.



Заключение

В ходе написания данной курсовой работы нами были решены следующие задачи:

1) Рассмотрение понятия документооборота, его основных форм, а также проблем, связанных с ним.

2) Рассмотрение процесса функционирования ЭРУП «Центр механизации путевых работ БЖД» с выделением структуры документооборота.

3) Знакомство с основными принципами создания программных продуктов с использованием платформы 1С Предприятие.

В целях совершенствования процесса документооборота в ЭРУП «Центр механизации путевых работ БЖД» мы предложили использовать систему автоматизированного документооборота, что позволит сократить количество бумажных документов, сократить затраты рабочего времени сотрудников, ускорить поиск документов, снизить риск утери документов, повысить скорость движения документов между отделами.

Таким образом, в современных условиях разработанное нами приложение по автоматизации документооборота ЭРУП «Центр механизации путевых работ БЖД» может рассматриваться не только, как инструмент улучшения системы управления, но и механизм снижения внутренних издержек.



Список использованных источников

1. Андреева, И. Работа с документами в делопроизводстве / И. Андреева. - М.: 2007. - 300c.

2. Волынская, Л. Организация движения документов / Л. Волынская. - М.: 2008. - 295c.

3. Еремченко, В. Документооборот и управление / В. Еремченко. - М.: 2004. - 413c.

4. Казанцев, С. Новое слово в документообороте. / C. Казанцев- М.: 2012. - 153c.

5. Платформа 1С: Предприятие 8.2 [Электронный ресурс] - 2015. - Режим доступа: http://v8.1c.ru/. - Дата доступа: 29.11.2015.

Размещено на Allbest.ru

...