Теоретико-методологічний аналіз системи управління документацією

Размещено на http://www.allbest.ru//

Размещено на http://www.allbest.ru//

Теоретико-методологічнии аналіз системи управління документацією

В.В. Добровольська

В статті здійснено теоретико-методологічний аналіз системи управління документацією та репрезентовано методику удосконалення цієї системи в органах управління.

Ключові слова: система управління документацією, методологія, системний, функціональний, структурний, модельний підходи, методика, органи управління.

V.V. Dobrovolska

THE THEORETICAL AND METHODOLOGICAL ANALYSIS

OF THE RECORDS MANAGEMENT SYSTEM

The article elucidates the theoretical and methodological analysis of the records management system, but also is represented the method of its improvement in the managing authorities.

Keywords: records management, methodology, systematic, functional, structural, modeling approaches, methods, managing authorities.

Теоретико-методологічні засади дослідження управління документацією, попри її визначальну роль для вивчення цього напряму документознавства, на сьогоднішній день недостатньо розроблені, що зумовлює необхідність звернення до цієї проблеми в даній публікації.

Вивчення управління документацією на етапі освоєння інформаційних технологій у функціональному зрізі як складової частини системи соціальних комунікацій підготовлене тривалою історією розвитку документознавчої думки та суміжних наук. Аналіз попередніх досліджень системи управління документацією та суміжних напрямів науки про документ дозволяє виділити два підходи, що сформувалися в документознавстві - аналітико- сумативний і системний [1, 11]. Вихідним пунктом першого є погляд на документознавство як прикладну галузь архівознавства. Сутність аналітико-сумативного підходу полягає в аналізі та розкритті функціонування системи управління документацією в цілому або окремих її складових частин. Цей підхід дає можливість поглибленого вивчення та порівняння стану окремих напрямів документознавчої діяльності. В межах аналітико-сумативного підходу проведено велику кількість переважно локальних наукових розвідок, спрямованих на дослідження питань документування й активізації використання документації, визначення специфіки окремих напрямів управління документацією та удосконалення технологічних процесів.

Але аналітико-сумативний підхід у принципі не дає можливості вивчити всю складність системи управління документацією. Ця думка підтверджується численними невдалими спробами дослідити в межах цього підходу загальнотеоретичні питання розвитку системи управління документацією. Суттєва обмеженість аналітико-сумативного підходу зумовлює необхідність формування іншої парадигми, що базується на евристичних можливостях системного підходу.

Можливості системного підходу в документознавстві та суміжних науках обґрунтовуються у працях В.В. Добровольської [1], Є.О. Плєшкевича [7], М.С. Слободяника [11], Ю.М. Столярова [14].

У розвитку системного підходу до вивчення управління документацією нами умовно виділяються чотири напрями. Перший передбачає вивчення з системних позицій, окремих елементів управління документацією, що мають спільні властивості та функції. Другий передбачає необхідність обґрунтовування доцільності вивчення управління документацією як системи та виділення основних її елементів. Цей напрям характеризується необхідністю визначити структуру системи та характер зв'язків між її елементами. Теоретичні засади його реалізації закладені в докторських дисертаціях і монографіях Ю.М. Столярова [14] і М.С. Слободяника [11]. Ю.М. Столяров визначив і теоретично обґрунтував родові елементи структури бібліотеки, вивчив бінарні зв'язки між ними, що дало змогу вченому проаналізувати сутність бібліотеки, здійснити її цілісне теоретичне відображення як складної системи. Запропонований Ю.М. Столяровим підхід було розвинуто в численних дисертаціях і публікаціях [14]. Проте в документознавстві їх обмежує орієнтація на вивчення структури управління документацією в статиці. Саме тому, виникає об'єктивна необхідність розвитку наступного напряму, в якому управління документацією має вивчатися у функціональному зрізі як система, що знаходиться із зовнішнім середовищем у відносинах взаємозв'язку та взаємовпливу. Саме такий напрям, на нашу думку, дозволяє найбільш повно дослідити еволюцію цієї системи.

Для обґрунтування теоретико-методичного апарату дослідження проаналізуємо властивості управління документацією як системи, що розвивається, та різнопланові суперечності, зумовлені тенденціями розвитку документознавства як системи вищого рівня. Є невідповідність між стрімким зростанням професійного знання, що зафіксоване в документній формі, й обмеженими можливостями користувачів для його пошуку та освоєння. Цей процес «конфронтації» документованих знань та їхніх потенціальних користувачів повинен визначати тенденції розвитку даної системи, що у перспективі має забезпечити їхній синтез. Із цим пов'язані суперечності між монодисциплінарністю досліджень, характерних для документознавства в минулому, і швидко зростаючою в наш час тенденцією до їхньої співпраці з іншими науками. Ширший підхід до аналізу проблеми дозволяє визначити суперечності між диференціацією та інтеграцією системи управління документацією як загальними тенденціями її розвитку.

Суттєвою є суперечність між необхідністю поєднання загальнонаукових та спеціальних документознавчих знань, які мають об'єднуватися при дослідженні системи управління документацією. Кожна з цих суперечностей по-своєму важлива, дає змогу розглядати досліджувану систему в певному зрізі, розуміти суттєві аспекти її функціонування. Звісно, їхній перелік не є повним, адже вичерпати його практично неможливо, що пояснюється невичерпністю властивостей і відносин, які виникають в управлінні документацією. Але серед багатьох суперечностей, які характеризують цю систему на кожному етапі, слід виділяти основні, що є джерелом її подальшого розвитку. Такою на сьогодні є суперечність між управлінням документацією, значний потенціал якої поєднується з обмеженими комунікаційними можливостями, що потребує прискореного розвитку електронної документації, управління якою базуються на принципово нових інформаційно-технологічних підвалинах.

Структурний підхід відображається в роботах великої групи вчених, які розглядали структуру сучасного документознавства [3-6; 10; 15]. Дослідники використовували і функціональний підхід, зокрема, можливості функціонального аналізу документознавства. Повною мірою можливості функціонального підходу продемонстровані у відомих монографіях Є.О. Плєшкевича [6] і М.С. Слободяника [11]. Результати цих наукових розвідок виявляють документознавчі явища, що потребують подальшого теоретичного узагальнення.

На нашу думку, методологічні основи вивчення управління документацією можуть бути розроблені на ґрунті сучасних підходів до пізнання, сформованих на базі загальнонаукових категорій, до яких у філософії відносять групу швидко поширюваних у різних галузях знань фундаментальних понять дуже високої міри узагальнення. Йдеться про систему, структуру, функцію, модель тощо. Пізнавальна функція цих категорій виявляється саме у формуванні на їхній підставі відповідних загальнонаукових підходів - системного, структурного, функціонального, модельного тощо, які потребують поширення в документознавчих дослідженнях. Розглянемо можливості цих підходів для розробки методології дослідження системи управління документацією.

Почнемо з системного підходу. Згідно з його центральною ідеєю, управління документацією має досліджуватись як система, виходячи з сутнісних рис, що становлять це поняття. Серед завдань, що вирішуються за допомогою цього підходу, одне з перших місць належить визначенню типу системи. За типологічними ознаками управління документацією належить до великих систем і характеризується кількістю елементів і підсистем, завдань і функцій та складністю поведінки внаслідок взаємодії великої кількості елементів [11].

Система управління документацією має такі ознаки: багаторівневість, самоорганізацію, багатоцілевість, поліфункціональність, самоорганізацію тощо. Найхарактернішою системною рисою системи є те, що стосовно зовнішнього середовища - управління, системи соціальних комунікацій тощо, управління документацією є цілісним об'єктом, об'єднаним внутрішньою метою, що прагне до принципового збереження та функціонування, саме як органічна цілісність. Природно, що рівень організації системи в цілому не збігається з відповідним рівнем окремих підсистем та елементів, більше того, між ними можуть виникнути прямі суперечності. Таке становище логічно випливає з положення про те, що властивості системи не зводяться до суми властивостей її елементів. Отже, локальні цілі й завдання всіх підсистем та елементів керування документацією повинні підпорядковуватися меті й загальним інтересам системи в цілому. Завдяки цьому, систему управління документацією з її елементами, можна вважати якісно новим утворенням, порівняно з діловодством, що набуває принципово нових властивостей, відсутніх у окремих її частинах. Але така своєрідна система може виникнути лише внаслідок взаємодії її певною мірою самостійних елементів. Рівень такої самостійності залежить від природи системи і від конкретного аспекту її вивчення. Отже, системний підхід до управління документацією базується на діалектиці цілого й частки та дає змогу їх конкретизувати й розвивати, зважаючи на специфіку функціонування досліджуваного об'єкта в системі соціальних комунікацій.

Це зумовлює складність дослідження властивості системи та необхідність вирішення цього завдання шляхом поєднання пізнавальних можливостей різних загальнонаукових підходів [11]. Зокрема, системний підхід за своєю природою спричиняє необхідність аналізу управління документацією з позицій структурного підходу. Структуру слід розглядати як базову частину системи, порядок оформлення в єдину систему взаємозв'язаних її елементів. Тому ґрунтовне дослідження системи управління документацією неможливе без поглибленого аналізу її структури, та з'ясування порядку оформлення її елементів у систему. Саме так Ю.М. Столяров використовує пізнавальні можливості системноструктурного підходу [14]. Структурний підхід дає змогу аналізувати способи внутрішніх зв'язків усіх структурних рівнів системи управління документацією та підрозділів, що задіяні в цьому процесі, тобто її внутрішню організацію.

Слід відзначити, що система складається з різнопланових структур, сформованих за різними ознаками. Це зумовлює необхідність різностороннього аналізу, що спрямований на розкриття взаємозв'язків і відносин між окремими її частинами.

У системі управління документацією структура перебуває в динаміці та розвитку, що спричинені як зовнішніми, так і внутрішніми факторами, що з часом приводить до зміни взаємодії елементів усіх структурних утворень. Це дає змогу привести її відповідно до поточних і перспективних напрямів розвитку процесу управління документацією.

Структурний підхід за пізнавальними можливостями є логічним доповненням системного і, в свою чергу, органічно доповнюється функціональним. Зв'язок між цими підходами зумовлений з їхнім співвідносним характером. Адже будь-яка структура є не самоціллю, а умовою та засобом для реалізації певних функцій. Послідовне використання функціонального підходу дозволяє розглядати взаємодію та взаємовплив досліджуваної системи з управлінням організацією як із зовнішнім середовищем. Функціональність є однією з сутнісних сторін організації управління документацією як соціальної системи. Серед основних принципів функціонального підходу М.С. Слободяник виділяє: функціональний взаємозв'язок, зворотні дії, нейтралізацію дисфункцій, оптимізацію функцій, активізацію основних і позитивних функцій; актуалізацію функцій [11]. Саме на цих принципах, які можна розглядати як сутнісні особливості цього підходу, може базуватися вивчення управління документацією в зовнішньому середовищі та взаємодії зі спорідненими напрямами розвитку документознавства.

Функціональний підхід до дослідження цієї системи дозволяє вивчати її одночасно у двох взаємопов'язаних аспектах - як її функціонального впливу на управління організацією, так і навпаки.

Розкриття поняття функції є вихідним для розуміння самої сутності цього підходу, що є необхідною умовою для представлення управління документацією як комплексу функцій, що достовірно відображають її діяльність. Основними взаємопов'язаними та взаємодоповнюючими складовими частинами цього підходу є функціональний аналіз і синтез. При функціональному аналізі здійснюється свого роду процес трансформації управління документацією в її абстрактну форму, що представлена у вигляді комплексу функцій. Мета функціонального синтезу - розробити систему, здатну забезпечити максимально ефективну реалізацію виділених та упорядкованих функцій управління документацією.

Функціональний підхід дозволяє не обмежуватися дослідженням функцій системи, а й передбачати на цій основі характер їхнього подальшого розвитку.

Отже, у документознавстві співіснують різні загальнонаукові підходи до аналізу управління документацією. Це створює реальні передумови для дослідження комунікаційних засад функціонування цієї системи. Для розв'язання цього завдання необхідно використати можливості комунікаційного підходу.

Активізація дослідження системи соціальних комунікацій створила передумови для формування комунікаційного підходу. Суть цього підходу полягає в тому, що при вивченні будь-якого об'єкта, процесу чи явища у природі чи суспільстві, передусім досліджуються найбільш характерні для них комунікаційні аспекти, що визначають їхній стан і розвиток.

У межах цілісної теорії обґрунтовується взаємодія трьох базових складових соціальних комунікацій: соціальні структури, комунікаційні системи та засоби комунікацій [12; 13].

Взаємодія комунікаційного та системного підходів дозволяє вивчати управління документацією як складну комунікаційно- орієнтовану систему. Поєднання можливостей комунікаційного та структурного підходів дає можливість для вивчення комунікаційної спрямованості структурних елементів системи управління документацією. Інтеграція комунікаційного та функціонального підходів спрямована на вивчення впливу зовнішнього середовища системи на комунікаційні процеси.

Яскраво виражена соціально-комунікаційна орієнтація системи управління документацією дозволяє розглядати її на основі комунікаційного підходу як елемент складної комунікаційної системи: управлінська діяльність ^ отримання нового управлінського знання ^ формування управлінського рішення ^ розповсюдження цього рішення за неформальними каналами ^ створення управлінського документа ^ кумуляція документів і включення їх в адміністративну комунікаційну систему ^ управління документацією ^ користувач ^ процес службових комунікацій у документованій формі ^ використання документа в системі управління ^ старіння документа ^ початок діяльності та створення нового документа.

Поєднання пізнавальних можливостей системного, структурного, функціонального та комунікаційного підходів дозволило розробити спеціальну методику дослідження системи управління документацією. Суть цієї методики полягає в послідовному наближенні від частки до цілого. Для зручності викладу методика подана у вигляді послідовних кроків. Такий спосіб репрезентації методики розповсюджений у дослідженнях, присвячених оптимізації складних систем.

Серед наук документально-комунікаційного циклу даний підхід апробований у монографії М.С. Слободяника [11]. Зупинимося на викладі розробленої методики докладніше.

Крок перший - генезис і розвиток дослідження проблеми управління документацією.

Аналізується сутність управління документацією. Для цього в комплексі простежуються сучасні проблеми розвитку документознавства в цілому й управління документацією зокрема, вивчається зміст базових міжнародного та національного стандартів. Приділена увага Європейській специфікації MoReg, яка є базовою для подальшої організації робіт з управління електронною документацією. Прогнозуються зміни, що мають відбутися в управлінні документацією під впливом освоєння інформаційних технологій.

Крок другий - репрезентація теоретико- методологічних засад дослідження.

Для цього основна увага приділяється загальнонауковим методам дослідження, що базуються на пізнавальних можливостях наукових підходів, що сформовані на основі категорій: система, функції, структура, модель. Викладена суть кожного з цих підходів та можливості їхнього використання у поєднанні з комунікаційним підходом для дослідження системи управління документацією.

Крок третій - розробка системно- функціональної моделі управління документацією.

Вона базується на результатах аналізу системи управління документацією як складної системи. Визначаються основні елементи моделі та зв'язки між ними. Аналізуються бінарні зв'язки між елементами моделі.

Крок четвертий - побудова спеціалізованої системно-комунікаційної моделі керування документацією.

Обґрунтовуються елементи, що входять до цієї моделі, і зв'язки, що виникають між цими елементами. Першочергова увага також приділяється аналізу бінарних зв'язків. Аналізується специфіка використання обох варіантів моделі.

Крок п 'ятий - вивчення динаміки змін комунікаційних потреб менеджерів. управління документація системний

Встановлюється постійна та динамічна складові комунікаційних потреб. Зміст динамічної складової визначається шляхом аналізу змін, що відбуваються у світовому професійному середовищі.

Крок шостий - обґрунтування стратегічних засад удосконалення процесів управління документацією.

З'ясовуються базові складові розробки стратегії та їхній вплив на подальший розвиток процесів управління документацією.

Крок сьомий - розробка стратегічного плану вдосконалення процесів управління документацією та аналіз можливості його реалізації.

Стратегічний план будується шляхом визначення місії та декомпозиції цілей системи й обґрунтування на цій основі комплексу завдань, які розвивають основні елементи запропонованих нами моделей. Визначаються основні напрями реалізації запропонованого стратегічного плану та можливості його реалізації в органах управління.

Крок восьмий - обґрунтування пріоритетних напрямів управління електронною документацією на основі її комплексного аналізу впродовж життєвого циклу документа.

Для цього аналізується організація та технологія функціонування електронної документації в органах управління. Розкриваються зміни, що відбуваються в комунікаційній структурі управління документацією під впливом новітніх технологій.

Розроблена крокова методика відповідає меті та завданням дослідження й сприяє планомірній роботі з вивчення системи управління документацією й обґрунтуванню можливості його вдосконалення в сучасному інформаційно-комунікаційному середовищі.

Визначальна роль у реалізації цієї методики належить модельному підходу, який потребує окремого розгляду.

Використані джерела

Добровольська В.В. Теоретико-методологічні засади дослідження комунікаційного середовища докумен- тознавства / В.В. Добровольська // Бібліотечний вісник. - 2014. - № 1. - С. 26-31.

Дубровіна Л.А. Методологічні засади історичних досліджень у бібліотекознавстві та документознавстві: базові принципи і поняття / Л.А. Дубровіна // Бібліотекознавство. Документознавство. Інформологія. - 2005. - №1. - С. 22-29.

Кулешов С.Г Документальні джерела наукової інформації: поняття, історія типологічної схеми / С.Г Кулешов. - К. : УкрІНТЕІ, 1995. - 190 с.

Кушнаренко Н.М. Загальнонаукові методи документологічних досліджень / Н.М. Кушнаренко // Бібліотекознавство. Документознавство. Інформологія. - 2006. - № 3. - С. 72-80.

Кушнаренко Н.М. Методологічні засади книгознавчих, бібліотекознавчих і бібліографознавчих досліджень / Н.М. Кушнаренко // Вісн. ХДАК. - X., 2004. - Вип. 15. - С. 84-94.

Ларьков Н.С. Документоведение : учеб. пособие / Н.С. Ларьков. - М. : АСТ, 2006. - 428 с.

Плешкевич Е.А. Основи общей теории документа : монография / Е.А. Плешкевич. - Саратов : Науч. книга, 2005. - 244 с.

Плешкевич Е.А. Эволюция теоретических представлений о документе / Е.А. Плешкевич. - М. : Пашков дом, 2011 - 96 с.

Різун В.В. Начерки до методології досліджень соціальних комунікацій [Електронний ресурс] / В.В. Різун // Інститут журналістики : [сайт] - Електрон. дані. - К., 2011. - Режим доступу: http://journlib.univ.kiev.ua/Nacherky_ do_metodologiyi.pdf - Назва з екрана. - Оновлюється часто.

Слободяник М.С. Бібілотека. Документ. Комунікації : вибрані праці / М.С. Слободяник. - К. : Ліра-К, 2010. - 308 с.

Слободяник М. С. Наукова бібліотека: еволюція структури і функцій. / М.С. Слободяник. - К. : Ред. журн. «Бібл. вісн.», 1995. - 268 с.

Соколов А.В. Введение в теорию социальной коммуникации : учеб. пособие / А.В. Соколов. - СПб. : СПбГУП, 1996. - 320 с.

Социальные комуникации (теория, методология, деятельность) : слов.-справочник / авт.-сост. В. А. Ильганаева. - Х. : КП «Гор. типогр.», 2009. - 391с.

Столяров Ю.Н. Библиотека: структурно-функциональный подход / Ю.Н. Столяров. - М. : Книга, 1981. - 255 с.

Швецова-Водка Г.М. Методи документознавства / Г.М. Швецова-Водка // Бібліотекознавство. Документознавство. Інформологія. - 2007. - № 1. - С. 81-85.

Размещено на Allbest.ru