Впровадження iнформацiйних систем управлiння як запорука ефективного функцiонування органiзацiї

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Впровадження iнформацiйних систем управлiння як запорука ефективного функцiонування органiзацiї

Постановка проблеми

В умовах нестабiльного економiчного середовища та частої змiни ринкових умов органiзацiя знаходяться в станi постiйної оцiнки можливостей та iснуючих ризикiв i загроз, стосовно досягнення поставлених цiлей. За цих умов органiзацiям приходиться доводити свою рентабельнiсть, конкуренцiя на ринку постiйно зростає тому втрати органiзацiй вiд неефективного управлiння стають непоправними. Але пiдвищення конкурентоспроможностi органiзацiї в сучасних умовах можна досягти при покращенi дiяльностi за рахунок впровадження бiльш ефективних iнформацiйних систем та iнформацiйних технологiй управлiння.

За останнi роки бiльшiсть керiвникiв рiзних органiзацiй усвiдомили потребу нових методiв керування, вдумливо пiдходячи до побудови i розвитку системи управлiння. Це ефективно впливає на роботу пiдприємства тому що допомагає обробити велику кiлькiсть iнформацiї, яка потрiбна для прийняття правильних управлiнських рiшень.

Спочатку використання iнформацiйних технологiй полягало в тому, що органiзацiї купували програми, якi вирiшують лише деякi задачi. Кожна програма виконувала свою функцiю, тому цi частини iнформацiї не вiдображали повної картини того, що дiється в органiзацiї. На сьогоднiшнiй день в Українi дуже великий попит на управлiнськi iнформацiйнi системи, тобто тi системи, якi iнтерпретують отриману iнформацiю, проаналiзують її i допомагають в прийняттi управлiнських рiшень.

Аналiз останнiх дослiджень i публiкацiй. Рiзнi пiдходи до автоматизацiї iнформацiйних систем управлiння пiдприємством, дослiдження проблем використання програмних продуктiв ранiше розглядалися у наукових публiкацiях українських i закордонних вчених та спецiалiстiв з iнформацiйних технологiй: I.С. Вовчак, А. Бююль, О.В. Шипулова, П.М.Сухарев та iн. В своїх роботах вони аналiзують сутнiсть управлiнських iнформацiйних систем, їх недолiки та показують можливостi удосконалення прийняття управлiнських рiшень.

Формулювання цiлей статтi. Метою дослiдження є розробка теоретичних, методологiчних положень i практичних рекомендацiй щодо вибору функцiональних iнформацiйних систем управлiння та їх впровадження як запоруки ефективного функцiонування органiзацiї.

Виклад основного матерiалу дослiдження

Iнформацiйна система управлiння органiзацiєю, тiсно пов'язана не тiльки з системами збереження та видачi iнформацiї, але й з системами, що забезпечують обмiн iнформацiєю в процесi управлiння.

Отже, iнформацнйна система - це сукупнiсть органiзацiйних i технiчних засобiв для збереження та обробки iнформацiї з метою забезпечення iнформацiйних потреб користувачiв [1, c. 14]

Iнформацiйнi системи не можуть iснувати без участі iнформацiйних технологій. Тому, iнформацiйнi технології - це сукупнiсть методiв, виробничих процесiв i програмно-технiчних засобiв, iнтегрованих з метою збирання, опрацювання, зберiгання, розповсюдження, показу i використання iнформацiї в iнтересах її користувачiв [1, c. 30].

Серед iнформацiйних систем та технологiї iснує деяка напрямкiв.

Iнформацiйно-аналiтичнi системи та технологiї для обробки поточних операцiй - це актуальнi сучаснi системи, якi дозволяють здiйснювати монiторинг продажiв та пiдтримувати високий рiвень конкурентоспроможностi пiдприємства [2, с. 210].

Iнформацiйнi системи та технологiї пiдтримки прийняття рiшень. В сучасних умовах iснує двi групи iнформацiйних систем управлiння, орiєнтованих на кiнцевого користувача, якi сформованi на генераторах пiдтримки прийняття рiшень [3, с. 487].

Глобальнi телекомунiкацiйнi системи та технологiї. заснованi на використаннi Iнтернету та створюють можливiсть для пiдприємств не тiльки розширювати рекламу, реалiзовувати власну продукцiю i послуги, а також контролювати всi процеси органiзацiї за допомогою Iнтернету [3, с. 226].

Ефективне використання iнформацiйних систем управлiння залежить не лише вiд функцiональних особливостей апаратних засобiв та програмного забезпечення, але й рiвня пiдготовки персоналу до використання iнформацiйних технологiй.

Основним завданням iнформацiйної системи є можливiсть отримання потрiбної iнформацiї для успiшного управлiння всiма ресурсами органiзацiї та успiшного прийняття управлiнських рiшень. В будь-якiй iнформацiйнiй системi вирiшуються задачi трьох типiв:

- задачi оцiнки ситуацiї;

- задачi перетворення опису ситуацiї;

- задачi прийняття рiшень [4, с. 115].

Сьогоднi найбiльш поширеними програмами для систематизацiї клiєнтської бази даних є MS Excel, MS Outlook, MS Access, але вони не вирiшують ряд завдань.

Наприклад, при роботi з iснуючими базами даних клiєнтiв в MS Excel неможлива одночасна робота декiлькох спiвробiтникiв. Ця потреба актуальна у кожнiй органiзацiї: протягом дня працiвники вiддiлу продажiв заносять новi данi, здiйснюють пошук i редагування вже iснуючої iнформацiї, але одночасно зберiгати iнформацiю кiлькома користувачами ця програма не може. Внаслiдок - спiвробiтники не отримують всю iнформацiю про клiєнта вчасно. Iнша проблема - це вiдсутнiсть можливостi запису iсторiї роботи з клiєнтами, що не дозволяє якiсно обслуговувати клiєнта та прогнозувати розвиток вiдносин з ним. I найголовнiше те, що MS Excel не має такої корисної функцiї, як планування робочого часу. Таким чином, MS Excel виконує лише завдання накопичення iнформацiї, але не завжди справляється з завданням обробки даних i не допомагає менеджеру управляти робочим процесом.

Дивлячись на недолiки програми MS Excel деякi менеджери замiнюють її на програму MS Outlook. Ця програма має можливiсть планування, тому вона бiльш пристосована для органiзацiї оперативної роботи менеджера. Але компанiї розвиваються, а при розвитку, виникають новi потреби i функцiональностi програми стає замало. При всiх своїх перевагах MS Outlook не має можливостi розвиватись, тому це призводить до того, що знову потребується витрачати час та кошти на впровадження новий складних рiшень.

Програма MS Access дуже складна. Вона вимагає багато часу на впровадження, адаптацiю та освоєння системи. Для користування цiєю програмою треба багато часу придiлити навчанню спiвробiтникiв, що вiднiмає час, яких потребується на роботу з клiєнтом.

Дивлячись на недолiки стандартних програм на ринку iнформацiйних технологiй iснують бiльш функцiональнi програми, якi задовольняють потреби сучасних органiзацiй. Цими iнформацiйними системами зручно користуватися використовуючи останнi досягнення комп'ютерних технологiй та комунiкацiй тому вони задовольняють зростаючi вимоги до забезпечення iнформацiєю користувачiв та успiшно вводити їх в експлуатацiю.

Використання рiзних варiантiв автоматизацiї управлiнської роботи змiнює основнi елементи системи управлiння та забезпечує нову якiсть функцiональних можливостей роботи адмiнiстративно-управлiнського персоналу та значно спрощує роботу. Але важливо не переоцiнювати роль iнформацiйної технiки бо вона виконує функцiї допомоги в процесi прийняття рiшення на пiдставi лише введеної iнформацiї, а не з погляду на ситуацiю вцiлому.

Тому необхiдно видiлити головнi переваги для органiзацiй, якi надають перевагу використанню сучасних iнформацiйних систем в управлiннi. Застосування передових засобiв мiж особового зв'язку та обробки iнформацiї у щоденнiй роботi спiвробiтникiв дозволяє значно зменшити витрати на неефективну роботу i пiдвищити ефективнiсть дiлових процесiв. Ще одною перевагою є автоматизацiя передачi iнформацiйних масивiв, що дозволяє своєчасно отримувати потрiбну iнформацiю. Впровадження iнформацiйних систем управлiння дає можливiсть вирiшувати проблеми комплексно i пiдняти ефективнiсть працi на бiльш високий рiвень. Це дозволить краще дотримуватися загальної полiтики та поставленої стратегiї органiзацiї, бiльш ефективно управляти персоналом на основi налагоджених тiсних зворотних зв'язкiв, органiзовувати колективну працю, правильно реагувати на ризики на основi методу глибокого аналiзу проблем, використовуючи iнформацiйне забезпечення органiзацiї.

Сучаснi iнформацiйнi системи працюють в реальному часi використовуючи мережу Internet i це означає, що вiдображення iнформацiї проходить динамiчно та своєчасно, що забезпечує своєчасне отримання потрiбних даних для прийняття управлiнських рiшень.

На практицi iнформацiйнi системи управлiння створюються у процесi iнтеграцiї iснуючих автоматизованих систем управлiння великими економiчними об'єктами. Такi системи охоплюють всi тiсно взаємопов'язанi рiвнi управлiння вiд керiвництва до управлiння виробництвом. Налагоджений зворотнiй зв'язок мiж нижнiми i вищими рiвнями управлiння, сприяє успiшному прийняттю рiшень. У такий комплекс можуть входити велика кiлькiсть мережних та персональних комп'ютерiв, десятки тисяч пакетiв рiзних потрiбних програм.

Процес запровадження, удосконалення iснуючих та розробка нових iнформацiйних систем управлiння органiзацiєю продовжується i наш час. Тому на ринку представленi найбiльш сучаснi iнформацiйнi системи. Розглянемо найсуттєвiшi з них.

Система MRP є унiверсальною базою та застосовується не тiльки виробничими пiдприємствами, але й торговельними.

В системi MRP реалiзовано:

- опис виробничої дiяльностi пiдприємства як потоку взаємопов'язаних замовлень;

- обмеження ресурсiв на виконання замовлення;

- формування замовлень постачання та виробництва на основi замовлень реалiзацiї та виробничих графiкiв;

- узгодження замовлень з економiчними показниками;

- своєчасне завершення виконання замовлення [5, c. 284].

Наступною системою є MRP II, що є результатом розвитку MRP. Основна суть MRP II це те, що прогнозування, планування i контроль здiйснюється для повного циклу виробництва, починаючи з закупiвлi сировини та закiнчуючи вiдвантаженням готового продукту споживачевi.

На вiдмiну вiд MRP, де виробничi потужностi розглядаються як необмеженi; MRP II передбачає узгодження потреби в матерiалах з можливостями виробництва, що дозволяє планування необхiдних потужностей - CRP.

Система класу MRP II забезпечує пiдвищення ефективностi роботи пiдприємства, оскiльки така система мiстить 16 груп функцiй:

1) планування продажу та виробництва;

2) управлiння попитом;

3) складання основного виробничого плану;

4) планування потреб в матерiалах;

5) специфiкацiя виробiв;

6) управлiння складськими операцiями;

7) планування поставок;

8) управлiння на рiвнi виробничого цеху;

9) планування виробничих потужностей;

10) контроль входу/виходу;

11) закупки;

12) планування ресурсiв дистрибуцiї;

13) планування i контроль виробничих операцiй;

14) фiнансове планування;

15) моделювання;

16) оцiнка результатiв дiяльностi [6].

В результатi розвитку з'являється нова концепцiя управлiння ресурсами пiдприємства на базi ERP-систем. Системи класу ERP орiєнтованi на роботу з фiнансовими даними (FRP) для вирiшення завдань управлiння великими корпорацiями. ERP система виконує такi функцiї:

- бiзнес-планування i прогнозування;

- планування продажу та виготовлення продукцiї;

- планування проектiв i програм;

- управлiння попитом;

- управлiння витратами [9].

Паралельно ERP розвиваються аналiтичнi системи типу ВРМ - це iнформацiйнi системи, якi дають можливiсть учасникам процесу управлiння реалiзувати методики й бiзнес-процеси управлiння на практицi. ВРМ-система надає менеджерам персонiфiкований (враховує персональний внесок в процесi управлiння) погляд на стан бiзнесу. Система охоплює все пiдприємство i передбачає спiльний доступ до даних, що дає можливiсть обмiнюватися необхiдними даними всiм учасникам процесу управлiння.

Корпоративнi системи, як правило, є комплексними, якi об'єднують всi структурнi пiдроздiли пiдприємства в єдиний контур (замовлення клiєнта - замовлення на виробництво - замовлення на закупiвлю матерiалу - поставка матерiалу - виробництво готової продукцiї - поставка готової продукцiї клiєнтовi). Для пiдприємств, що вирiшують завдання управлiння запасами та виробництвом, застосовуються системи класу ERP.

Програмний продукт CRM-систем повинен забезпечувати наступне: централiзований облiк клiєнтської бази, включаючи iсторiю контактiв з клiєнтом, автоматизований менеджмент кожної угоди i розвинену звiтнiсть для визначення ефективностi маркетингу i продажiв.

На ринку є багато пропозицiї CRM - рiшень, тому видiляють кiлька окремих класiв:

- повномасштабнi ERP-рiшення, одним з елементiв яких є CRM;

- окремi рiшення, спрямованi на пiдтримку ведення продажiв, обслуговування клiєнтiв, проведення маркетингових операцiй та виконавської звiтностi;

- рiшення, призначенi для здiйснення процесiв електронної комерцiї;

- рiшення для середнiх i невеликих компанiй;

- окремий iнструментарiй, спрямований на вирiшення завдань рiзних завдань у вiддiлах продажiв, маркетингу тощо [8].

Iснує багато програмних рiшень, якi допомагають полегшити процес контролю за дiяльнiстю пiдприємства. Впровадження таких автоматизованих iнформацiйних систем як "Парус", Oracle Applications, "Галактика" дозволило збiльшити швидкiсть i якiсть обробки економiчної та управлiнської iнформацiї при мiнiмальних затратах людських ресурсiв. Громiздкий паперовий документообiг замiнив багатофункцiональний i оперативний електронний процес, що надає легкий доступ до потрiбної iнформацiї. Це дало можливiсть забезпечити високий рiвень гнучкостi виробництва, його здатнiсть миттєво реагувати на потреби ринку.

Рiзнi фiрми пропонують великий вибiр автоматизованих систем управлiння документами, однак, як правило, перевага вiддається розробленню систем електронного документообiгу. На українському ринку представленi системи електронного документообiгу переважно росiйських i вiтчизняних розробникiв. Серед росiйських програм успiшно застосовуються "Оптима Workflow" (компанiя "UpScale Sofb>), "Дело" (компанiя "Электронные Офисные Системы"), "Босс-Референт" (компанiя "АйТи"), а серед українських розробок -"АСКОД" (компанiя "IнфоПлюс"), "Атлас Док" (корпорацiя "Атлас"), "ДОК ПРОФ 2.0" (компанiя "Квазар-Мiкро"), "Megapolis. Документообiг" (компанiя "Softline"), "ФОССДок" (пiдприємство "Фосс-Он-Лайн") [7].

Специфiка вiтчизняних рiшень в тому, що вони найбiльше спрямованi на внутрiшню дiяльнiсть компанiї, i робота з клiєнтами часто обмежується веденням внутрiшньої документацiї та бази даних компанiї. Наприклад, у системi "Галактика" механiзми управлiння вiдносинами з клiєнтами зводяться до створення i ведення бази даних по клiєнтах, на основi якої компанiя в подальшому може виробляти аналiз, планування, вибирати маркетингову полiтику, спiвробiтники вiддiлiв мають можливiсть отримують можливiсть вести всю клiєнтську документацiю. Iнструментарiї для управлiння вiдносинами з клiєнтами є в системi "Парус" i в Iнтернет-версiї "Парус Онлайн".

На сьогоднiшнiй день "Парус Онлайн" - це вiтчизняна систем, яка найбiльш близька до захiдних аналогiв, оскiльки дозволяє компанiї пов'язувати всi фiлiї, склади, торговi точки воєдино. Покупцi отримують доступ до каталогу товарiв компанiї i цiкавлять iнформацiї безпосередньо на сайтi компанiї i оформити замовлення, який переправляється до вiддiлу продажiв.

Елементи, якi дозволяють управляти вiдносинами з клiєнтами, включенi i в ряд iнших вiтчизняних розробок, але вони є неповними, тобто дозволяють проводити роботу по одному напрямку - вести документацiю, накопичувати данi, планувати маркетингову стратегiю . Недолiком є i те, що цi програми орiєнтуються на внутрiшню дiяльнiсть пiдприємства, не використовуючи Iнтернет для оптимiзацiї внутрiшнiх i зовнiшнiх процесiв в компанiї.

Висновки

Всi органiзацiї повиннi використовувати сприятливi можливостi для ефективного функцiонування, а також швидко реагувати на змiни економiчної ситуацiї. Тому органiзацiї повиннi вводити в експлуатацiю iнформацiйнi системи, якi дозволяють забезпечити динамiчну координацiю дiй за рахунок сучасних засобiв зв'язку, програмних засобiв та комп'ютерної технiки. В сучасних ринкових умовах iнформацiйна система повинна спрямовуватись на ефективне та оперативне розв'язання таких завдань:

- розробку нового автоматизованого рівня облiку затрат, що починається з аналiзу джерел цих затрат i можливостi управлiння ними (наприклад, контроль i управлiння боргами, проникнення в усi види затрат в органiзацiї та їх аналіз);

- зосередження уваги на споживачах, як з точки зору реалiзацiї товарiв та послуг, так i з точки зору обслуговування;

- забезпечення ефективності, гнучкості, можливостей адаптацiї до змiн в дiяльностi органiзацiї та до змін в ринковій ситуації;

- можливість інтегрованого відображення всієї дiяльностi в динамiцi;

- автоматизація рутинної i важкої роботи, що дозволяє звільняти при цьому працiвникiв для виконання більш квалiфiкованих задач;

- можливість швидкого надати керiвництву актуальної iнформацiї, необхiдної для прийняття не тiльки оперативних, але й стратегічних рішень;

- можливість проведення детального аналізу економiчної ситуацiї, з метою пiдвищення ефективностi управлiння.

Сучаснi iнформацiйнi системи, якi представленi на ринку iнформацiйних технологiй, значно спрощують роботу органiзацiї. Вони задовольняють бiльшiсть вимог, якi є до iнформацiйних систем i постiйно розвиваються та обновлюються. Так, в бiльшостi вiтчизняних та доступних варiацiях цих систем маються деякi недолiки, якi треба допрацьовувати, але з кожним днем iнформацiйнi системи вдосконалюються i допомагають ефективно працювати та краще приймати необхiднi рiшення.

Лiтература

iнформацiйний управлiння система

1. Iнформацiйнi системи i технологiї в економiцi: Посiбник/ Ред. В.Пономаренко,. -К.: Академiя, 2012.- 531с.

2. Iнформацiйнi системи i технологiї маркетингу: навч. Посiбник / А.П. Оксанич, В.Р. Петренко, О.П. Костенко.-К.: Видавничий дiм «Професiонал», -2008 р., - 320с.

3. SPSS: искусство обработки информации. Анализ статистических данных и восстановление скрытых закономерностей/ А.Бююль, П. Цефель: пер. с нем. - СП.: Изд-во «ДиаСофтЮп», -2011, - 608 с.

4. Iнформацiйнi системи на пiдприємствах: розвиток теорiї та практики: монографiя / С.I. Левицький, Р.М. Репа, Ю.О. Коваленко та iн.; Нац. акад. наук України, Iн-т економiки промисловостi. - Донецьк: Юго-Восток, 2007. - 249с.

5. Iнформацiйнi системи та комп`ютернi технологiї в менеджментi: навчальний посiбник/ I. С. Вовчак; Мiн-во освiти i науки України, Тернопiльський держ. технiчний ун-т iм. I.Пулюя. - Тернопiль: Карт-бланш, 2011. - 354 с.

6. Денисенко М.П. Iнформацiйне забезпечення ефективного управлiння пiдприємством / М.П. Денисенко // Економiка та держава. - 2006. - №7. - С. 28-32.

7. Шипунова О.В. Розвиток управлiнських iнформацiйних систем/ О.В. Шипунова // Iнновацiйна економiка. - 2011.- № 1.- С.32-36.

8. Минухин С.В. Формирование информационного обеспечения системы управления бизнес процессами предприятия/ С. В. Минухин //Актуальнi проблеми економiки. - 2006. - № 10. - C.170-178.

9. Костiна Д.Ю. Дослiдження сучасних iнформацiйних систем аналiзу фiнансового стану пiдприємства / Костiна Д.Ю., Сухарєв П.М. // Донецький нацiональний унiверситет економiки и торгiвлi iменi Михаїла Туган - Барановського, 2010. [Електронний ресурс]. - Режим доступу: http://www.rusnauka.com/10_NPE_2010/Informatica/61601.doc.htm

References

1. Ponomarenko, V (2012) Informatsijni systemy i tekhnolohii v ekonomitsi [Information systems and technology in the economy] Akademiia, Kyiv, Ukraine.

2. Oksanich, A.P. (2008) Informatsijni systemy i tekhnolohii marketynhu [Information systems and technology marketing], Professional, Kyiv, Ukraine.

3. Byuyul, A. and Tsefel P. (2011) SPSS: iskusstvo obrabotki informacii. Analiz statisticheskih dannyh i vosstanovlenie skrytyh zakonomernostej [SPSS: art information processing. Analysis of statistical data and restore hidden patterns], DiaSoftYup, St. Petersburg, Russia.

4. Levitsky, S.I. Rap, R.M. and Kovalenko, J.O. (2007) Informatsijni systemy na pidpryiemstvakh: rozvytok teorii ta praktyky [Information systems in enterprises: development theory and practice], Natsional'na akademiia nauk Ukrainy, Donetsk, Ukraine.

5. Vovchak, I.S. (2011) Informatsijni systemy ta komp`iuterni tekhnolohii v menedzhmenti [Information systems and computer technologies in management], Carte blanche, Ternopil, Ukraine.

6. Denisenko, M.P. (2006) “Information support effective management”, Ekonomika ta derzhava, vol. 7, pp. 28-32.

7. Shipunova, A.V. (2011) “The development of management information systems”, Innovatsijna ekonomika, vol.1, pp. 32-36.

8. Minuchin, S.V. (2006) “Formation of information security management system business processes of an enterprise”, Aktual'ni problemy ekonomiky, vol. 10, pp. 170-178.

9. Kostin, D.Y. and Sukharev, P.M. “Studies of modern information systems analysis of the financial condition of the company”, Donetsk National University of Economics and Trade named after Mikhail Tugan - Baranovsky [Online], available at: http://www.rusnauka.com/10_NPE_2010/Informatica/61601.doc.htm

Размещено на Allbest.ru