Информационные технологии как инструмент моделирования бизнес-процессов в системе менеджмента качества

Размещено на http://www.allbest.ru/

Информационные технологии как инструмент моделирования бизнес-процессов в системе менеджмента качества

Кузаева Екатерина Юрьевна, студент;

Илюхина Лариса Алексеевна

кандидат экономических наук, доцент, кафедра экономики труда и управления персоналом,

Самарский государственный экономический университет, г. Самара

Аннотация

В настоящее время информационные технологии выступают в качестве мощного инструмента моделирования и совершенствования бизнес-процессов. В статье приведены примеры использования различных методов моделирования бизнес-процессов применительно к процессам управления персоналом.

Ключевые слова: информационные технологии, моделирование бизнес-процессов, система менеджмента качества, управление персоналом, инструменты моделирования бизнес-процессов.

Изречение Уинстона Черчилля, гласящее: «кто владеет информацией, тот владеет миром», не теряет своей актуальности до сих пор. Более того, информация становится все более важным и ценным ресурсом современного мира. Именно информационные технологии сегодня являются определяющими как в жизни отдельно взятого человека, предприятия, так и общества в целом. управление персонал менеджмент информационный

Особенно глубокие знания по информационным технологиям необходимы тем компаниям, которые переходят от функционального к процессному управлению. В управлении такими организациями одними из важнейших становятся вопросы регламентации и стандартизации бизнес-процессов, а также применение для их описания методологии функционального моделирования.

Моделирование бизнес-процессов сегодня является одним из наиболее эффективных инструментов внедрения принципов системы менеджмента качества (процессный подход, системный подход к менеджменту, постоянное улучшение и других). Можно сказать, что это один из современных методов наведения порядка, повышения качества и эффективности работы предприятия. Основа данного метода заключается в описании бизнес-процесса через различные элементы (действия, события, данные, материалы), присущие ему. Моделирование процесса описывает логическую взаимосвязь всех элементов процесса от его начала до завершения в рамках организации. В более сложных ситуациях моделирование может включать в себя внешние процессы и системы по отношению к организации.

Таким образом, моделирование бизнес-процессов позволяет провести полный анализ выполняемых в компании работ. Это достигается за счет того, что модели могут быть описаны по различным аспектам и уровням управления. При этом конечная цель моделирования процессов - это улучшение работы организации в целом. Для этого в ходе анализа основное внимание уделяется повышению ценности результатов процессов и снижению времени выполнения их действий и стоимости.

Моделирование бизнес-процессов преследует несколько целей [6]:

Описание процессов. За счет моделирования можно проследить за процессами от их начала и до завершения. Моделирование позволяет получить «внешний» взгляд на процессы и определить улучшения, которые способны повысить эффективность бизнес-процессов.

Нормирование процессов. Моделирование бизнес-процессов задает правила выполнения процессов, т. е. то, каким образом они должны быть выполнены. Если следовать установленным в моделях правилам, руководящим указаниям или требованиям, то можно достичь желаемой производительности процессов.

Установление взаимосвязей в процессах. Моделирование бизнес-процессов устанавливает взаимосвязи между процессами и требованиями, которые они должны выполнять.

На сегодняшний день существует достаточно большое количество методов моделирования бизнеспроцессов. Эти методы относятся к разным видам моделирования и позволяют сосредоточить внимание на различных аспектах. Они включают в себя как графические, так и текстовые средства, за счет которых можно наглядным образом представить основные компоненты процесса и сформулировать точные определения параметров и связей элементов.

Рассмотрим методы моделирования бизнес-процессов, которые наиболее часто применяются в организациях, внедривших систему менеджмента качества.

Flow Chart Diagram (диаграмма потока работ) - это графический метод представления процесса, в котором данные, операции и оборудование процесса изображаются специальными символами. Метод служит для отображения логической последовательности действий процесса. Главным достоинством метода является его гибкость. Процесс может быть представлен множеством различных способов [4, с. 37].

Role Activity Diagram (диаграмма ролей). Данный метод применяется для моделирования процесса с позиции отдельных ролей, групп и взаимодействия ролей в процессе. Роль представляет собой абстрактный элемент процесса, выполняющий определённую организационную функцию. Диаграмма ролей показывает степень «ответственности» за процесс и его операции.

Data Flow Diagram (диаграмма потока данных). Диаграмма потока данных или DFD применяется для отображения передачи информации от одной операции к другой. DFD описывает взаимосвязь операций с помощью информации и данных. Этот метод является основой структурного анализа процессов, поскольку позволяет разложить процесс на логические уровни. Каждый процесс может быть разбит на подпроцессы с более высоким уровнем детализации. Применение DFD позволяет отразить только поток информации, но не поток материалов. Диаграмма потока данных показывает движение информации в процессе (входы и выходы); действия, которые способствуют изменению информации; место хранения информации в процессе [4, с. 37].

IDEF (Integrated Definition for Function Modeling) - представляет собой целый набор методов для описания разнообразных аспектов бизнес-процессов. Для моделирования бизнес-процессов наиболее часто применяют методы IDEF0 и IDEF3.

IDEF0 - позволяет создать модель функций процесса. На диаграмме IDEF0 отображаются следующие элементы: основные функции процесса, входы, выходы, управляющие воздействия и устройства, взаимосвязанные с основными функциями. Процесс может быть декомпозирован на более низкий уровень.

IDEF3 - с помощью этого метода можно создать «поведенческую» модель процесса. IDEF3 состоит из двух видов моделей. Первый вид представляет описание потока работ. Второй - описание состояний перехода объектов.

Рассмотрим примеры использования разных методов моделирования бизнес-процессов применительно к процессам управления персоналом (например, кадровое делопроизводство, подбор и адаптация персонала).

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис. 1. DFD-диаграмма бизнес-процесса «Оформление и выдача трудовой книжки сотруднику при увольнении»

На рисунке 1 представлена диаграмма потока данных процесса «Оформление и выдача трудовой книжки сотруднику при увольнении». На данной диаграмме при помощи стрелок указаны «входы» и «выходы» подпроцессов. Например, при выполнении операции «Внести запись об увольнении в трудовую книжку» заполненный обходной лист является «входом». В качестве мест для хранения информации в процессе выступают следующие объекты: сейф, где хранятся трудовые книжки сотрудников; архив заполненных обходных листов; книга учёта хранения и выдачи трудовых книжек. Трудовая книжка, выданная уволенному сотруднику, является «выходом» процесса.

Приведём пример применения метода IDEF0 при описании взаимосвязи процессов «Ведение кадрового учёта» и «Начисление заработной платы» [2]. На рисунке 2 представлена диаграмма IDEF0 первого уровня.

Как мы видим из диаграммы, входной информацией для процесса «Ведение кадрового учёта» являются приказы о приёме и увольнении сотрудников, а также другие их данные. Далее менеджер по персоналу обрабатывает информацию по приказам и отправляет их директору на подпись. Данные по сотрудникам и подразделениям редактируются и помещаются в хранилище «Данные подразделений» (диаграмма IDEF0 не отражает места хранения информации). В качестве «выхода» выступает отчёт по кадрам.

Входной информацией для процесса «Начисление заработной платы» является отчёт по кадрам и отчётность подразделений. На основании этих данных бухгалтер рассчитывает заработную плату. Расчётная ведомость является «выходом» процесса.

Таким образом, метод DFD имеет более разнообразный набор элементов. К таким элементам относятся, например, хранилища данных, внешние сущности (субъекты), которые отражают взаимодействие информационной системы с внешним миром. В IDEF0 отсутствуют подобные выразительные средства для моделирования особенностей информационных систем. Однако IDEF0 позволяет наиболее полно описать бизнес-процесс, используя информационные, материальные потоки и обратные связи.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис. 2. Диаграмма IDEF0 (1 уровень) взаимосвязи процессов Ведение кадрового учёта» и «Начисление заработной платы»

Но наряду с этим следует отметить и недостатки IDEF0 моделирования, такие как сложность восприятия бизнес-процесса из-за большого количества стрелок, а также наличие условия максимального количества блоков на одном уровне восприятия (6-7), что приводит к необходимости детализации процесса и значительно увеличивает объём модели, затрудняет её понимание.

Для описания основных и вспомогательных процессов, а также процессов низших уровней (подпроцессов) целесообразнее использовать другой, более простой инструмент моделирования - блок-схемы.

Блок-схема позволяет наглядно представить последовательность действий при выполнении процесса. Использование блок-схем при документировании процессов даёт возможность значительно сократить описательную часть документа. Основными элементами блок-схем являются [1, с. 50]:

Размещено на http://www.allbest.ru/

Действие по ходу процесса. В этом элементе также может быть указано должностное лицо, ответственное за данный этап процесса;

Размещено на http://www.allbest.ru/

Управляющий или отчётный документ (информация, данные, записи по качеству);

Размещено на http://www.allbest.ru/

Принятие решения по ходу процесса;

Размещено на http://www.allbest.ru/

Проверка (контроль соответствия);

Размещено на http://www.allbest.ru/

Доработка.

В качестве примера на рисунке 3 изображена блок-схема процесса «Подбор и адаптация персонала». Данный процесс состоит из двадцати подпроцессов, для каждого из которых есть свои «входы» и «выходы». Например, для подпроцесса «Заполнение заявки руководителем подразделения» входной информацией будет бланк заявки на подбор. «Выходом» для подпроцесса «Составление текста вакансии» будет текст вакансии.

На современных предприятиях большинство из рассмотренных методов моделирования могут быть реализованы при помощи программного обеспечения, позволяющего выполнять постоянную поддержку бизнес-процессов и проводить их анализ. Существуют различные программные продукты для решения задач анализа и организации бизнес-процессов. Их можно разделить на три группы [5]:

1. Стандартные графические пакеты используются для представления процессов в электронном виде с целью их визуализации. Например, ABC-FlowCharter, CorelFlow, Visio.

2. Программное обеспечение для анализа процессов построено на основе графических пакетов и позволяет, наряду с визуализацией, обрабатывать некоторые данные бизнес-процессов. Например, Ablauf-Profi, Vamos-BE, Proplan.

3. Процессно-ориентированное программное обеспечение. Эта группа предоставляет широкие функциональные возможности. В данных продуктах реализованы модули для анализа, моделирования и визуализации процессов, а также поддерживаются оценка и документация. Некоторые системы позволяют строить анимационные модели. Например, ARISToolset, SYCATAIBAS, AENEIS.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Рис. 2. Начало блок-схемы процесса «Подбор и адаптация персонала»

Рис. 3. Окончание блок-схемы процесса «Подбор и адаптация персонала»

Выбор программных продуктов для моделирования бизнес-процессов, как правило, осуществляется руководством компаний и зависит от целей и объемов моделирования, функциональности программных средств, их интеграции с другими инструментами.

При переходе к комплексной IT-поддержке работающей системы менеджмента качества возникает возможность корректировать бизнес-процессы уже за счёт тесной взаимосвязи информационных систем, контролирующих качество продукции, с системами управления документами и моделирования бизнеспроцессов. В качестве примера, где применяется достаточно глубокий уровень связи программных систем двух последних выше указанных категорий, можно привести Российскую транспортную компанию - «Юнитранс». На сегодня там решается задача непрерывного совершенствования бизнес-процессов. В данной организации документация, касающаяся производственной деятельности системы менеджмента качества, корректируется и генерируется автоматически на основе бизнес-моделей. При работе с бизнес-моделями также используются средства программного обеспечения.

Таким образом, современные информационные технологии, выступая мощным инструментом моделирования и совершенствования бизнес-процессов организации, коренным образом упорядочивают и улучшают работу компаний. При этом автоматизация систем моделирования позволяет ускорить и упростить поддержку и анализ бизнес-процессов, тем самым повышая эффективность работы организации.

Литература

1. Илюхина Л. А. Стандартизация деятельности вуза: процессный подход [Текст]: Монография / Л. А. Илюхина. - Самара: Изд-во Самар. гос. экон. Ун-та, 2013. - 264 с.

2. Майер О. А. О совершенствовании информационной системы начисления заработной платы и ведения кадрового учёта // Международный студенческий научный вестник, 2013 г.

3. Репин В. В. Процессный подход к управлению. Моделирование бизнес-процессов [Текст] // В. В. Репин,

В. Г. Епиферов. - 2-е изд. - М.: РИА «Стандарты и качество», 2005. - 404 с.

4. Сорокин А. В. Реинжиниринг бизнес-процессов: Учебное пособие для студентов очного и заочного отделений экономических направлений / Рубцовский индустриальный институт. - Рубцовск, 2014. - 77 с.

5. Энциклопедия производственного менеджера [Электронный ресурс]: Деловой портал «Управление производством». Режим доступа: http://www.up-pro.ru/encyclopedia/opisanie-biznes-processov.html. (дата обращения: 10.05.2016).

6. Моделирование бизнес-процессов [Электронный ресурс]: Деловой портал «Менеджмент качества». Режим доступа: http://www.kpms.ru/Automatization/BPM.htm. (дата обращения: 15.05.2016).

Размещено на Allbest.ru