Офис управления проектами: определение, классификация, функции

Размещено на http://www.allbest.ru/

Офис управления проектами: определение, классификация, функции

М.Н. Герасимова

(Науч. руководитель к.э.н., доцент Пестерникова М.В.)

ПГНИУ, г. Пермь

Довольно часто в научной литературе [1, 2] имеет место противопоставление операционной и проектной деятельности, процессного и проектного подхода к управлению. На самом элементарном уровне различия между этими видами деятельности и подходами к управлению можно сформулировать следующим образом: операционная деятельность имеет в своей основе повторяющуюся деятельность, проектная - уникальную. Следовательно, цели и методология управления различными по своей природе объектами должны отличаться: процессный подход предполагает стандартизацию набора действий (процессов) для достижения качественно однородного результата; проектный подход стремится к минимизации набора действий для достижения качественно отличного от аналогов или даже уникального результата. управление стандартизация проектный

Существуют компании, которые реализуют проектный подход к управлению, стремясь минимизировать затраты на инициацию, разработку, реализацию и завершение проектов, иными словами, стараются стандартизировать процессы проектной деятельности. Можно сделать вывод, что для такого рода компаний управление проектами является операционной деятельностью, и для осуществления функций по управлению проектами должны быть созданы особые структурные элементы, реализующие повторяющуюся, направленную на достижение уникальных результатов, деятельность. Одним из центральных элементов при стандартизации процесса управления проектами выступает так называемый офис управления проектами (далее - ОУП). Ряд статей практического характера [3, 4] описывает проблему невозможности реализации проектов в компании на постоянной основе без создания специальной структуры, способной организовать процессуправления проектами.

Несмотря на важность практической реализации функций ОУП, в научной литературе не сложилось единого представления о сущности этого явления, что является проблемным моментом при понимании роли ОУП, оценке эффективности его деятельности, измерения уровня зрелости и других важных исследований, имеющих практическую направленность. Поэтому цель данной статьи - дать лучшее понимание сущности ОУП как явления. Задачи, поставленные для достижения цели: 1) проведение анализа определений ОУП, представленных в различных источниках; 2) формулировка единого определения ОУП, отображающего сущность явления; 3) выделение классификационных оснований для типизации ОУП; 4) определение круга наиболее важных функций ОУП, отображающих его сущность.

Определение ОУП

Для лучшего понимания сущности понятия офиса управления проектами проведем анализ определений из различных источников.

В работе «Модели и методы управления портфелями проектов» дается определение ОУП (1): под ним понимается «офис» (физический или виртуальный), в состав которого входят специалисты в области управления проектами, выполняющие функции управления проектами в своей организации[1, стр.5].Данное определение не раскрывает сущности понятия, лишь описывает некоторые элементы структуры; ценность заключается в понимании возможности организации виртуального офиса, способного объединить круг лиц в рамках организации без создания формальной структуры. Однако стоит отметить, что создание виртуального офиса нацелено на краткосрочную перспективу - реализации конкретного проекта.

Международный некоммерческий институт управления проектами - Project Management Institute- в разработанном им стандарте приводит свое определение. ОУП (2) - это подразделение, осуществляющее различные функции, относящиеся к централизации и координации управления проектами, входящими в его сферу ответственности [5, стр.11].Определение дано на основе групп функций, выполняемых большинством ОУП.

Некоторые источники отождествляют понятие ОУП и проектного офиса. Например, в электронной энциклопедии Википедия приводится следующее определение: ОУП или проектный офис (3)-- структурное подразделение организации, которое определяет и развивает в организации стандарты бизнес-процессов, связанные с управлением проектами[6].Можно заключить, что понятие ОУП и проектного офиса имеют общие характеристики. Однако имеются существенные различия в данных понятиях, которые необходимо отметить: понятие проектного офиса исторически возникло раньше для обозначения временных структур, поддерживающих реализацию крупных проектов [1, стр.30;7, стр.3]. Если рассмотреть сущность этих понятий с позиций диалектики, то проектный офис - это низшее в развитии, по отношению к изучаемому понятию; а сложность, которая добавляется к низшему, - управление большим количеством проектов, программ, составляющих портфель проектов организации, а также новые подходы к развитию проектного управления.

Тем не менее, определение (3) отражает сущность ОУП - стандартизация бизнес-процессов по управлению проектами, обеспечивающих снижение затрат времени и денег и повышение качества, то есть оптимального соотношения сторон «треугольника» проектного управления. Так же определение отражает стратегический смысл создания такой структуры - развитие проектного управления в организации. В статье «The PMO maturity cube a PMO maturity model» авторы придерживаются мнения, что деятельность ОУП - это сфера, в которой сосредоточены определенные действия (функции), связанные с проектным менеджментом, с целью помочь организации достичь лучших результатов от проектов организации [8].То есть данная структура рассматривается скорее как обеспечивающая (отдел поддержки) основную деятельность.

На основе анализа приведенных определений сформулируем единое, которое будет наиболее полным образом отображать сущность рассматриваемого в статье понятия. Итак, под ОУП будем понимать структурное образование в рамках организации, созданное на постоянной основе для определения и развития стандартов бизнес-процессов, необходимых для качественного управления проектами и достижения лучших результатов от проектной деятельности. Функции, выполняемые такими структурными образованиями, будут прямо следовать из самих бизнес-процессов, являясь их конкретизацией, поэтому включать их в определение будет излишним.

Классификация ОУП

Для лучшего понимания явления ОУП необходимо дать полное представление о его разновидностях, иначе говоря, провести классификацию ОУП. Сложности в определении сущности ОУП и различие в дефинициях, приведенных в рассмотренных источниках, порождают трудности в классификации офисов управления проектами как явления.

При рассмотрении литературы, которая существует по этому вопросу, можно определить попытки, которые были сделаны в области стандартизации способа типизации ОУП. Например, существует подход, при котором выделяются следующие пять типов ОУП:

1. контролирующий ОУП, направленный на один проект и являющийся более оперативным;

2. стратегический ОУП, направленный на организацию в целом;

3. ОУП как бизнес-единица, направленная на сферы деятельности или отдел (работает стратегически или тактически);

4. офис поддержки проектов, направленный на всю компанию, но имеющий оперативную роль;

5. центр совершенствования управления проектами, который фокусируется на постоянном развитии и инновациях [9].

В основании приведенной классификации лежит уровень управления проектами: оперативный, тактический, стратегический. Однако такая типизация ОУП имеет в себе неточность: пятый тип является не отдельной разновидностью ОУП, а, скорее, отображает сущность этого явления, то есть является одной из характерных черт любого ОУП. С другой стороны, классификация одновременно имеет еще одно основание - масштаб деятельности ОУП.

Масштаб деятельности ОУП исходит из того, насколько широко простираются его действия внутри организации. В принципе, есть три взаимоисключающие возможности: ОУП масштаба «проект/программа», сфера действия которого распространяется только на один из проектов или программ организации (проектный офис); ведомственный ОУП, который охватывает сферу, отдел, направление или бизнес-единицу, то есть какую-либо часть организации, и, наконец, корпоративный ОУП или ОУП масштаба всей организации, деятельность которого охватывает организацию в целом[8, стр.5].

Итак, наиболее полная классификация ОУП для определения его сущности имеет два основания: уровень управления проектами (оперативный, тактический, стратегический) и масштаб деятельности (проект/программа, подразделение, предприятие). Стоит также отметить, что ОУП может одновременно реализовывать функции разного уровня управления, таким образом, по первому основанию имеется 7 вариантов (стратегический, стратегическо-тактический, стратегическо-оперативный, тактический, тактико-оперативный, оперативный и стратегическо-тактико-оперативный).

Сущность любого явления можно раскрыть через его функции. Рассмотрим функции, которые необходимо реализовывать ОУП для достижения своих целей.

Функции ОУП

Существует мнение, что основная функция ОУП - координация работы подразделений, отвечающих за обеспечение проектов критическими ресурсами, руководствуясь при этом корпоративными стратегией и политикой. ОУП участвует в отборе проектов, помогает в простановке приоритетов в портфелях проектов и т.д. Также ОУП является центром накопления знаний организации в области управления проектами [1, стр.5-6].Функции ОУП могут варьироваться от предоставления поддержки в управлении проектами до фактического несения ответственности за непосредственное управление проектом [5, стр.11].От чего же зависит набор функций, реализуемый тем или иным ОУП? От типа каждого конкретного ОУП в соответствии с приведенной классификацией (таблица 1). Все представленные функции были обозначены в исследовании, в котором определены 27 наиболее общих функций ОУП. Эти функции представляют собой основные услуги, предоставляемые ОУП своим заказчикам [10].

Таблица 1. Функции ОУП в зависимости от классификации ОУП

По итогам исследования вопросов, касающихся сущности ОУП, стоит отметить, что теме посвящено значительное количество литературы, однако авторы не дают единого определения понятия. На основе анализа дефиниций были отмечены характерные черты ОУП как явления, и приведено определение, отображающее сущность этого явления. Для лучшего понимания сущности также была проведена классификация ОУП по двум, наиболее значимым, основаниям: уровень управления проектами и масштаб деятельности. В статье приведены 27 основных функций ОУП, которые дают лучшее понимание сущности этого явления в организациях. Полученные результаты исследования могут быть взяты за основу последующих научных работ, в том числе практического характера.

Список литературы

1. Матвеев А.А., Новиков Д.А., Цветков А.В. Модели и методы управления портфелями проектов. М.: ПМСОФТ, 2005.

2. Баранская А.Н.Процессный и проектный подходы в стратегическом управлении организациями инновационной экономики // Креативная экономика. 2010. Выпуск 12 (48). С. 130-135.

3. Бриджес. Д. Как создать и развернуть проектный офис. URL: http://www.iteam.ru/publications/project/section_42/article_2508/ (дата обращения 20.04.2014)

4. Кольцов А.Чем занимается проектный офис в холдинге. URL: http://www.pmoffice.by/blog/pmo/project-management-office-in-holding.html (дата обращения 20.04.2014)

5. Руководство к своду знаний по управлению проектами. Pennsylvania 19073-3299 USA. 4-оеиздание. 2008. URL: www.pmi.org (дата обращения 20.04.2014)

6. Свободная электронная энциклопедия Википедия. URL: http://ru.wikipedia.org/wiki/%D0%9E%D1%84%D0%B8%D1%81_%D1%83%D0%BF%D1%80%D0%B0%D0%B2%D0%BB%D0%B5%D0%BD%D0%B8%D1%8F_%D0%BF%D1%80%D0%BE%D0%B5%D0%BA%D1%82%D0%B0%D0%BC%D0%B8 (дата обращения 20.04.2014)

7. Hobbs B., Aubry M., Thuillier D. The Project Management Office as an Organisational Innovation. International Journal of Project Management, 26(5), 547-555. Special Issue of best papers presented at the IRNOP 2007, Brighton, UK.

8. Pinto A., Levin G., Cota M. The PMO maturity cube a PMO maturity model // Materials of PMI Research and Education Congress 2010, Washington D.C., USA.

9. Englund, R. L., Graham, R. J., Dinsmore, P. C. (2003). Creating the project office - A manager's guide to leading organizational change. San Francisco: Jossey-Bass

10. Hobbs, B., &Aubry, M. (2007). A multi-phase research program investigating project management offices (PMOs): The results of phase 1. Project Management Journal, 38(1), 74-86.

Размещено на Allbest.ru