Організація ефективної комунікації в сучасних закладах освіти

Організація ефективної комунікації в сучасних закладах освіти

О.О. Сакалюк

У статті досліджено особливості організації ефективних комунікацій, доведено важливість і необхідність їх функціонування, проаналізовано принципи та функції організації ефективного комунікаційного процесу та запропоновано основні напрями удосконалення організації ефективної комунікацій у закладах освіти.

Ключові слова: комунікація, ефективна комунікація, комунікаційний процес, управління комунікаціями.

Постановка проблеми. Роль комунікації у сучасному суспільстві неухильно зростає. Комунікація є одним із важливих компонентів процесу управління, яка забезпечує створення особистісного комунікативного комфорту для кожного члена колективу й організації загалом. Тому великого значення набуває ефективне управління комунікаціями.

Аналіз останніх досліджень і публікацій. Розробкою практичних і теоретичних основ комунікації, проблемами управління комунікаційними процесами займалися такі вітчизняні та зарубіжні вчені: Д Адаір, Д Бернет, М. Василик, Ф. Котлер, Д Лейхіфф, Н. Морозова, Т. Орлова, Г. Осовська, В. Рева, О. Суровцева, М. Федотова, В. Шепель та ін. До проблем комунікації у процесі управління освітніми закладами зверталися у своїх дослідженнях Л. Карамушка, К. Чернуха-Гадзецька, С. Хаджирадєва, Н. Черненко та ін. Отже, аналіз останніх досліджень та публікацій засвідчив, що питаннями управління комунікаційними процесами присвячені праці багатьох вітчизняних та зарубіжних дослідників. Проте, проблеми організації ефективних комунікаційних процесів у закладах освіти потребують докладнішого дослідження і вивчення.

Мета статті: дослідити особливості організації ефективної комунікації та розробити основні напрями її удосконалення у закладах освіти.

Виклад основного матеріалу. Як засвідчують дослідження та управлінський досвід, керівники значну частину робочого часу витрачають на комунікації [2; 4 та ін.]. Комунікація, наголошує Л. Карамушка, - це обмін інформацією між учасниками управлінської взаємодії і є одним із важливих психологічних компонентів процесу управління та становить невід'ємну частину таких його головних етапів, як планування, організація, контроль [2]. Отже, саме тому, що обмін інформацією вбудований у всі основні види управлінської діяльності, комунікації є процесом, що пов'язує.

Про важливість і необхідність ефективного функціонування комунікацій в освітньому закладі свідчить ряд положень, а саме: 1) комунікація є однією з основних умов існування і розвитку організації; 2) комунікація здійснює взаємодію із зовнішнім середовищем, визначаючи рівень і якість прийняття управлінських рішень; 3) комунікації характеризують стан внутрішнього середовища організації шляхом забезпечення функціонування і взаємодії особистостей, структури, цілей, технології та завдань організації; 4) комунікація створює неформальну структуру в процесі функціонування організації і сприяє зближенню з нею формальної структури [5 та ін.].

Наголосимо, що ефективність діяльності всього закладу освіти, його структурних підрозділів та окремих членів колективу багато в чому залежить від надійності комунікацій. Менеджери освіти можуть ухвалювати правильні рішення і діяти на високому рівні тільки тоді, коли всі члени колективу взаємодіють один з одним.

Таким чином, першою з важливих ознак комунікацій є доведення інформації до інших людей. Однак, щоб акт комунікації відбувся, просто довести інформацію недостатньо. Друга ознака комунікації - досягнення взаєморозуміння [1].

Доведення інформації для організації є не дуже значущим доти, поки члени колективу не погодять між собою, що дана інформація означає. Отже, комунікації - це доведення інформації від однієї особи до іншої або до групи осіб з метою досягнення взаєморозуміння, що дозволяє ухвалити правильне рішення. Наголосимо, що забезпечення взаєморозуміння не завжди означає, що люди повинні погоджуватися один з одним. Це означає, що вони повинні мати відносно точні уявлення про те, що їм намагаються повідомити. Комунікація вважається надійною або ефективною, коли члени колективу освітнього закладу доводять інформацію один до одного і всі сторони, що беруть участь, відносно ясно розуміють, що дана інформація означає. Комунікація неефективна в тих випадках, коли люди або не одержують необхідної інформації, або не цілком упевнені в тому, що одержана інформація означає.

Ефективна комунікація, наголошує Ю. Паскевська, є цілеспрямованою взаємодією, яка орієнтована на розуміння співрозмовника, а її засоби сприяють встановленню та розвитку контактів, позитивних взаємовідносин, вивченню особистісних особливостей тощо. При цьому, молекулою спілкування є не вміння «відправити» вербальний або невербальний сигнал, а вміння організовувати ансамбль власних «сигналів» та сприймати ансамбль «сигналів» партнера. Таким чином, ефективні комунікації - це такий процес передачі повідомлення, коли отримане повідомлення якомога близьке за значенням до первинного.

Як відомо, комунікація в організації підрозділяється на формальну і неформальну. Відповідно до цього принципи управління формальною і неформальною комунікацією в організації також відрізняються. Розглянемо кожну з цих груп принципів.

Серед принципів організації ефективного формального комунікаційного процесу з членами колективу можна виділити такі (за М. Федотовою): регулярне дослідження відношення членів колективу до освітнього закладу і менеджменту в ньому (це дозволяє виявити проблеми до того, як вони стануть кризою); послідовність і регулярність комунікацій, повідомлення як хороших, так і поганих новин; персоніфікація і щирість комунікацій, їх особистий характер; у повідомленнях членам колективу потрібно говорити про перспективи розвитку освітнього закладу; інноваційність і креативність у виборі комунікаційних рішень; поліцентризм і мультинаправленість комунікацій [3].

Щодо комунікаційної політики по відношенню до неформальної комунікації, то дослідження вчених й управлінський досвід дозволяють констатувати, що значну роль у комунікаційних мережах організації відіграє інформація, поширювана у формі чуток.

Чутки - це сукупність оцінювально-нейтральних відомостей (правдивих або помилкових), які виникають з анонімних джерел і розповсюджуються неформальними каналами. На відміну від офіційної інформації, чутки є не достатньо надійними і виникають за дефіциту або недовіри до інформації, що йде від керівництва. Типові теми чуток - це можливі майбутні скорочення, зміни в структурі організації, передбачувані переміщення членів адміністрації тощо [2; 3 та ін.].

Менеджмент організації може використовувати канал чуток, щоб підготувати членів колективу до можливих змін, сприйняття інформації стресового або особистісно-значущого характеру. Інформація, поширювана таким каналом, зазвичай, зустрічає менший критичний захист. Однак, чутки, що завдають шкоди загальній атмосфері організації, повинні негайно присікатися, публічно або шляхом запуску контр-слуху тими ж каналами. І навпаки, чутки, які сприятливо впливають на членів колективу, повинні вміло підігріватися.

У цілому, менеджеру освіти необхідно мати інструменти і технології, що дозволяють вивчати рівень і ступінь інформованості членів колективу і неформальних груп, структурних підрозділів щодо ключових питань життєдіяльності освітнього закладу; визначати інформованість адміністративно-управлінського апарату про оцінки його діяльності з боку підлеглих; виявляти перешкоди, чутки, що наповнюють інформаційне поле; виявляти неформальні комунікаційні мережі і носіїв певних комунікаційних ролей для надання їм відповідної підтримки (придушення); мати систему внутрішнього інформування членів колективу, що забезпечує «прозорість» і «гласність» діяльності всіх структурних підрозділів освітнього закладу і зміцнює організаційні зв'язки; організовувати неформальне (неофіційне) спілкування керівництва з рядовими працівниками організації; організувати ефективну систему зворотного зв'язку, що дозволяє, по-перше, контролювати своєчасність і адекватність засвоєння інформації, і, по-друге, прискорити реакцію керівництва на ініціативи, що виходять знизу.

Ефективні комунікації в освітньому закладі виконують такі функції: надання інформації (надходження інформації до членів адміністрації та всього колективу закладу освіти, що дозволяє їм ухвалювати вірні рішення і досягати поставлених цілей); мотивація членів освітнього закладу (мотивація ключовий чинник діяльності організацій, тому комунікації відіграють основну роль в стимулюванні членів організації на досягнення поставлених перед ними цілей. Мотиваційна роль комунікацій зумовлена тим, що члени колективу працюватимуть на більш високому рівні, якщо мають конкретні і складні цілі й зворотний зв'язок - інформацію про те, як вони діють. Менеджери використовують комунікації, щоб інформувати колектив про ті цілі, яких необхідно досягти, а також повідомляти, як вони рухаються на шляху їх досягнення); контроль і координування зусиль окремих співробітників (для окремих груп і організацій необхідно контролювати типи поведінки своїх членів і домагатися, щоб ті виконували свою роботу на належному рівні. Коли член групи ухиляється від роботи, один з основних способів боротьби з цим явищем - інформування про те, що його поведінка помічена, і його не збираються терпіти) [1].

Не завжди процес комунікації є ефективним, адже між тим, хто доносить інформацію, і тим, хто її сприймає, можуть виникати комунікативні бар'єри - психологічні перепони, які людина установлює, аби захиститися від небажаної, втомлюючої або небезпечної інформації.

Суттєвий вплив на спілкування в закладах освіти мають електронні засоби комунікацій. Інформаційні технології можуть використовувати комп'ютери, комп'ютерні мережі, телефони та інше устаткування. Останні досягнення в галузі інформаційних технологій значно сприяють покращенню обміну інформації в освітніх закладах. Так, електронна пошта дає працівникам можливість направляти письмові повідомлення будь-якій особі в організації. Це значно зменшує традиційно невичерпний потік телефонних розмов. Крім того, електронна пошта - ефективний засіб зв'язку між людьми, які знаходяться в різних приміщеннях, різних містах і країнах. Суттєвою відмінністю на користь електронної пошти є можливість відправляти одне повідомлення великій кількості одержувачів.

Результати плотного дослідження, проведеного серед студентів магістратури зі спеціальності «Управління навчальним закладом», засвідчили, що однією з головних причин виникнення проблем в освітньому закладі є неефективні комунікації. Серед причин виникнення проблем у комунікації респонденти виділили наступні: деякі менеджери вважають, що інформація, яка надійшла зверху, стосується тільки їх самих (83%); деяку інформацію не слід надавати членам колективу, тому що їм усе це або вже відомо, або байдуже, або знати про це їм не належить (75%); конфіденційні знання сприяють зміцненню влади і підвищенню авторитету (58%) тощо.

Респонденти наголошують, що вдосконаленню комунікаційних процесів у закладах освіти значно сприятиме чітке управління інформаційними потоками; використання при передачі повідомлень паралельно декількох каналів зв'язку; вдосконалення документообігу; застосовування сучасних інформаційних технологій; організація системи зворотних зв'язків та ін.

Серед напрямів удосконалення комунікацій в організаціях і в закладах освіти можна виділити наступні: 1) урегулювання інформаційних потоків (вивчення інформаційних потоків); 2) розробка систем збору пропозицій з метою забезпечення більш легкого надходження і проходження інформації від низових рівнів угору і з метою зниження фільтрації; 3) удосконалення управлінських дій (проведення зборів, нарад); 4) удосконалення систем зворотного зв'язку; 5) використовування сучасних інформаційних технологій; 6) випуск інформаційних бюлетенів та ін.

З метою забезпечення ефективної комунікації в освітньому закладі його керівник має забезпечити ефективний обмін інформацією між суб'єктами і об'єктами управління, а також між закладом освіти і його оточенням; удосконалення міжособистісних відносин у процесі обміну інформацією; створення інформаційних каналів для обміну інформацією між окремими співробітниками і групами та координації їх завдань і дій; регулювання і раціоналізацію інформаційних потоків.

ефективний комунікація освіта функціонування

Висновки

Отже, саме тому, що обмін інформацією входить до всіх видів управлінської діяльності, комунікацію називають процесом, який поєднує частини організації в єдине ціле. Якщо ліквідувати комунікацію, то організація вже не буде керованою і її діяльність набуде хаотичного, некоординованого характеру. Оскільки керівник виконує всі свої управлінські ролі (міжособистісні, інформаційні й ухвалення рішень) і здійснює функції управління для того, щоб сформулювати цілі організації і досягти їх, якість обміну інформацією прямо впливає на ступінь реалізації цілей. Це означає, що для успіху індивідів і організації необхідні ефективні комунікації. І навпаки, погано поставлена в організації система обміну інформацією стає однією з головних причин виникнення проблем.

Література

1. История менеджмента : [уч. посіб.] / под ред. Д. В. Валового. - М. : «ИНФРА-М», 1997. - 256 с.

2. Карамушка Л. М. Психологія освітнього менеджменту : [навч. посіб.] / Л. М. Карамушка. - К. : Либідь, 2004. - 424 с.

3. Федотова М. Г. Коммуникационный менеджмент : [уч. пособие] / М. Г. Федотова. - Омск : Изд-во ОмГТУ, 2006. - 76 с.

Размещено на Allbest.ru