Размещено на http://www.allbest.ru/

2

Размещено на http://www.allbest.ru/

Документационное обеспечение оценки и отбора документов на архивное хранение в Российской Федерации



1. Теоретические основы документационного обеспечения оценки и отбора документов на архивное хранение в РФ

1.1 Основные понятия документационного обеспечения оценки и отбора документов на архивное хранение в РФ

Причина создания любого архива является организация повторного использования исполненных документов и закрытых дел. А чтобы иметь такую возможность необходимо выполнять данные условия: - выработать долговременную документационную политику;

- производить отбор документов для архивного хранения, в соответствии с выработанной политикой;

- создать эффективную поисково-справочную систему по этим документам;

- обеспечить сохранность документов в течение всего срока хранения; - внедрить такую систему использования документов, при которой сводились бы к минимуму риски утраты документов.

Целью создания архива является наличие или возможность появления документов, которые могут понадобиться их владельцу на протяжении некоторого отрезка времени. [23]

Отбор документов на хранение или уничтожение является результатом проведения экспертизы ценности документов. Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов должны проводить квалифицированные специалисты, которые в своей деятельности должны руководствоваться действующем архивном законодательством.

Экспертиза ценности документов - это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев. [6]

Экспертиза ценности документов в организации проводится:

- в делопроизводстве - при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив;

- в архиве - в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение.

Экспертиза ценности документов проводится на основе:

- действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления;

- типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел;

- нормативно-методических документов Федерального архивного агентства (Росархива) и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела.

К задачам экспертизы ценности документов относят:

- отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации;

- отбор на временное хранение документов, не представляющих научноисторической ценности, но сохраняющих практическое значение;

- выделение к уничтожению документов, не имеющих научной ценности и утративших практическое значение;

- установление или изменение сроков хранения документов. [27]

Работа по организации экспертизы ценности документов проводится в три этапа.

Первый этап проводится в текущем делопроизводстве:

- при разработке и составлении номенклатуры дел;

- при регистрации документов;

- при направлении исполненных документов в дела;

- при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам.

Второй этап проводится во время подготовки дел к передаче в архив организации.

Третий этап экспертизы ценности проводится в архиве организации, передающей документы постоянного хранения в государственный архив.

Составляющей частью работы по экспертизе ценности документов является выделение особо ценных документов (ОЦД) компании. Особо ценный документ (ОЦД) - документ Архивного фонда РФ, который имеет непреходящую культурно-историческую и научную ценность, особую важность для общества и государства и в отношении, которого установлен особый режим учета, хранения и использования. [15]

Основным критерием при определении особой ценности документа является содержание. Особо ценные документы по критерию содержания приведены в Приложении А.

Уникальный документ - особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и его внешним признакам, невосполнимый при утрате с точки зрения его значения и автографичности.

При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив организации; отбор документов с временными сроками хранения (до 10 лет включительно) и с пометкой «До минования надобности», подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению документов за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. [23]

Отбор документов могут производить кроме работников государственной архивной службы, также работники, отвечающие за делопроизводство и ведение ведомственного архива в учреждении.

Отбор документов производится в несколько этапов: при формировании дел в делопроизводстве, по окончании делопроизводственного года или срока хранения дел в структурных подразделениях, непосредственно в ведомственном архиве и при подготовке и передаче дел для хранения в государственном архиве. [28]

На стадии делопроизводства уже при разработке номенклатуры дел происходит отбор документов на постоянное хранение путем установления сроков их хранения. Номенклатура дел обеспечивает полноту состава документов учреждения, правильность и четкость формирования дел, что облегчает проведение экспертизы ценности. [33]

Исчисление срока хранения документов производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством. Если дело состоит из нескольких томов, которые содержат документы за определенный период (например, документы, послужившие основанием для бухгалтерских записей, формируются, как правило, по месяцам), то исчисление срока хранения этого дела (а не части или тома) аналогично исчислению, приведенному выше, т.е. нельзя уничтожать документы, сформированные в дело.

Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях. [30]

Отбор документов на хранение и уничтожение проводиться путем полистного просмотра дел. Не допускается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам дел в номенклатурах, описях структурных подразделений организации или на обложках дел без просмотра самих документов. [28]

Дела с пометкой ЭПК также подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов постоянного хранения. После просмотра они переформируются. Документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела. Сроки хранения оставшихся документов определяются по ведомственному или типовому перечням документов или номенклатуре дел. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности и отбора документов.

В делах, предназначенных для постоянного и длительного (свыше 10 лет) хранения, подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов.

При отборе дел на хранение уточняется также характер повторения и поглощения содержащейся информации в других документах, при этом учитывается вид, форма и полнота повторения и поглощения. Хранению подлежат только подлинники документов, а в случае их отсутствия (утраты, выемки) - заверенные копии, так как это в дальнейшем играет существенную роль при их использовании. Особенно это касается подтверждения по архивным документам сведений социально-правового и имущественного характера. [15]

Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации осуществляется по результатам экспертизы ценности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов. Критерии экспертизы ценности - это система научно обоснованных признаков, на основе которых определяется ценность документов.

Результаты экспертизы ценности и отбора документов подлежат утверждению или согласованию на заседании экспертной комиссии соответствующего уровня.

На отобранные в структурных подразделениях дела составляются описи. Они готовятся отдельно на:

- дела постоянного хранения;

- дела временного хранения (свыше 10 лет);

- дела по личному составу;

- дела, состоящие из специфических, характерных только для данной организации документов (судебные и следственные дела, научные отчеты по темам и др.);

- служебные ведомственные издания. [29]

Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером;

- порядок нумерации дел в описи - валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; - при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «то же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

- графа описи «примечание» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п. [29]

В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

Отобранные в структурных подразделениях дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу по составленным описям передаются в архив организации. Здесь работниками архива организации или государственного архива проводится окончательная научнотехническая обработка документов. Проведение экспертизы ценности документов в архиве организации заключается в комплексном анализе состава документации учреждения с точки зрения устранения внутриведомственной дублетности и повторяемости информации, уточняется, в каких структурных подразделениях должны быть оставлены основные экземпляры этой документации. Дела, отобранные по результатам экспертизы на постоянное и временное хранение, оформляются и описываются в соответствии с установленными правилами, на них составляются описи. На выделенные к уничтожению документы готовятся акты, в которых указываются заголовки дел, не подлежащих хранению, их количество, хронологические рамки, основание для отбора к уничтожению.

Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января того года, в котором составлен акт. Например, дела с трехлетним сроком хранения, законченные делопроизводством в 2011 г., могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2015 г., с пятилетним сроком хранения - не ранее

1 января 2017 г. [20]

В государственных архивах экспертиза ценности и отбор документов проводятся как самостоятельный вид работы, а также при усовершенствовании описей.

Необходимость такой работы вызывается наличием в госархивах определенного количества документов, не содержащих ценной информации и не подлежащих хранению.

По итогам экспертизы и отбора составляются акты о выделении документов к уничтожению. [16]

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов, образующихся в деятельности организации, создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК).

Экспертные комиссии (ЭК) учреждений образуются приказами ее руководителей из числа наиболее квалифицированных работников основных структурных подразделений. Они организуют отбор документов, рассматривают описи на дела постоянного и временного сроков хранения, акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению, участвуют в подготовке и рассмотрении проектов перечней и номенклатур дел, готовят предложения об изменении сроков хранения отдельных категорий документов. [4]

В органах исполнительной власти, крупных учреждениях и организациях помимо экспертных комиссий создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК). Одной из функций ЦЭК является оказание методической помощи в проведении экспертизы.

ЦЭК и ЭК являются совещательными органами. Они работают в постоянном контакте с экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) соответствующего архивного учреждения, от которого получают указания организационно-методического характера.

Экспертно-проверочные комиссии (ЭПК) обсуждают проблемные вопросы теории и практики экспертизы ценности документов, разрабатывают научно-методические пособия по экспертизе ценности документов, комплектованию и постановке делопроизводства в учреждениях, рассматривают и утверждают практические результаты работы по отбору на постоянное хранение документов действующих учреждений и оптимизации состава хранящихся в архивах фондов.

В задачи экспертной комиссии входит:

- организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел;

- организация и проведение экспертизы ценности документов при подготовке их к передаче в архив организации;

- организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив. [27]

В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций главными функциями экспертных комиссий являются:

- организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения; - рассмотрение и принятие решения об одобрении (утверждении):

- проектов номенклатур дел организации (сводной и по структурным подразделениям);

- описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе по личному составу, подлежащих передаче в архив организации;

- описей на дела, подлежащие передаче на государственное хранение в соответствии с договором, заключаемым с учреждением Государственной архивной службы;

- актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих дальнейшему хранению;

- подготовка предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов, установленных перечнями, и об определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями;

- участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документацией в организации. [23]

Кроме того, экспертные комиссии совместно со службой делопроизводства и заведующим архивом осуществляют контроль над формированием дел в делопроизводстве и качеством подготовки документов к передаче в архив организации; оказывают методическую и практическую помощь работникам организации по вопросам экспертизы ценности документов, подготовки номенклатур дел, описей, актов и т.п.

Для выполнения своих функций экспертная комиссия наделяется определенными правами, которые закрепляются в положении. Итоги работы комиссии оформляются протоколом. [30]

1.2 Нормативно-методическая база документационного обеспечения оценки и отбора документов на архивное хранение в РФ

Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также регламентирующих работу службы делопроизводства - ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и некоторые другие аспекты. [29]

Документационное обеспечение - важнейшая сторона деятельности любого учреждения, предприятия. Законодательство РФ регламентирует общие принципы организации документационного обеспечения деятельности физических лиц (граждан) и юридических лиц.

Нормативно-методическая база включает в себя:

- законодательные акты РФ в сфере информации и документации; - государственные стандарты на документацию;

- нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда;

- государственную систему документационного обеспечения управления;

- основные требования к документам и службам документационного обеспечения;

- указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;

- классификаторы социальной и технико-экономической информации;

- унифицированные системы документации;

- правовые акты федеральных органов исполнительной власти (агентств, служб, комитетов и т.д.). [29]

Документы, создающиеся в процессе деятельности учреждений, организаций, фирм содержат информацию, ценность которой различна. С экономической точки зрения хранить все документы нецелесообразно, так как для них потребуются большие помещения, оборудования, штаты специальных работников. Поэтому систематически проводится экспертиза ценности документов - определение политического, экономического, социально-культурного, практического и иного значения документов. [20]

ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» рассматривает понятие «экспертизы ценности документов» как «отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев». В свою очередь, Федеральный закон от 24 октября 2004 г. №125 «Об архивном деле в Российской Федерации» определил экспертизу ценности документов как «изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда

Российской Федерации». [6]

Как видно из определения, ключевое значение придается применению критериев ценности, т.е. системе научно обоснованных признаков документов, на основании которых выносится решение о степени их ценности. В то же время и сама система критериев ценности, и методы (подходы) их применения должны опираться на общенаучные принципы историзма, системности и целостности.

В Энциклопедии делопроизводства экспертиза ценности документов определяется как «изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение». [35]

С точки зрения Т.А. Быковой экспертизой ценности документов называется изучение документов на основе принципов и критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для хранения. [20]

По мнению В.А. Кудряева наиболее тесно именно регистрация связана с изучением ценности документов для определения сроков хранения (и отбора части из них для длительного и постоянного хранения). Такая деятельность в системе управления получила профессиональный термин «экспертиза ценности документов». [28]

Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации осуществляется по результатам экспертизы ценности на основании принципов историзма, системности и целостности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документа.

При отнесении документов к составу Архивного фонда Российской Федерации учитывается фактор степени полноты и сохранности фонда. Экспертиза ценности документов проводится на основе:

- действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления;

- типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел;

- нормативно-методических документов Федеральной архивной службы России и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела.

В соответствии с действующим законодательством нормативно - правовое обеспечение оценки и отбора документов поручено Федеральной архивной службе России. Согласно ст. 6 основ законодательства РФ «Об архивном деле в Российской Федерации» от 27.10.2004 №125 «Архивные документы включаются в состав Архивного фонда Российской Федерации на основании экспертизы ценности документов». [3]

Этот нормативно-правовой акт закрепил основополагающие права Федеральной архивной службы России по вопросам отнесения документов к составу Архивного фонда РФ.

Основные виды нормативных документов, являющиеся основанием для определения сроков хранения документов:

- типовые перечни документов со сроками хранения;

- перечни документов постоянного хранения, подлежащих приему в государственные (муниципальные) архивы, которые разрабатываются и утверждаются Федеральной архивной службой России;

- ведомственные (отраслевые) перечни документов со сроками хранения. [24]

Для определения сроков хранения документов используются специальные справочники, называемые перечнями документов со сроками хранения. Они бывают нескольких видов. Каждая служба ДОУ должна иметь Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Если в организации откладываются чертежи и другие научно-технические документы, надо иметь Перечень научно-технической документации, подлежащей приему в государственные архивы России.

Конечно, типовые перечни не могут полно охватить всю документацию различных отраслей. Поэтому на базе типовых перечней разрабатываются министерствами и ведомствами перечни, охватывающие документацию учреждений их системы. Ведомственные перечни дают наиболее полное и систематическое перечисление документации, образующейся в деятельности ведомственной системы. Поэтому, если ведомственный перечень есть, им следует воспользоваться при установлении сроков хранения документов в первую очередь.

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. Нормативный характер данного перечня означает, что срок хранения соответствующих перечню документов, является определяющим при отборе на хранение или уничтожение возникших в деятельности конкретной организации управленческих документов. Снижение сроков хранения, установленных перечнями, запрещается. А решение об увеличении сроков хранения, которое обуславливается особенностями деятельности организации, принимается организацией самостоятельно. Это решение имеет право принять экспертная комиссия организации, оно закрепляется протоколом её заседания и утверждается первым руководителем. [24]

Памятка по упорядочению и отбору на государственное хранение документов организаций обобщает основные требования, содержащиеся в нормативно-методической литературе по отбору документов на государственное хранение и организации работы архивов организаций.

Задачей настоящей памятки является оказание работникам кадровых и делопроизводственных служб, штатным работникам архивов организаций помощи по вопросам проведения экспертизы ценности документов и формированию дел, оформления дел, выделения дел к уничтожению; составления описей дел постоянного хранения (для государственных, муниципальных организаций, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы в установленном порядке, и негосударственных организаций, с которыми заключены соответствующие соглашения

(договоры), т.е. источников комплектования архивов), описей дел по личному составу. [31]

Таким образом, экспертиза ценности документов играет важную роль для деятельности любой организации. Так как изучает состав и содержание документов организации на основании критериев ценности документов в целях определения сроков их хранения и отбора документов на их дальнейшее хранение. В состав научно-методической регламентации входят: типовые перечни документов со сроками хранения; перечни документов постоянного хранения; ведомственные (отраслевые) перечни документов со сроками хранения.



2. Анализ документационного обеспечения оценки и отбора документов на архивное хранение в РФ

2.1 Общая характеристика МДОБУ детский сад №11 г. Белорецк

Дошкольная образовательная организация Муниципальное дошкольное образовательное бюджетное учреждение детский сад №11 г. Белорецк муниципального района Белорецкий район Республики Башкортостан, в дальнейшем именуемое «Организация», ранее создана в соответствии с решением исполнительного комитета Белорецкого городского Совета депутатов трудящихся №3-83 от 17 февраля1989 года и передана в собственность муниципального района Белорецкий район Республики Башкортостан в соответствии с постановлением Правительства Республики

Башкортостан №312 от 30.12.2005 года, в соответствии с постановлением Администрации муниципального района Белорецкий район Республики Башкортостан о реорганизации Муниципального дошкольного образовательного бюджетного учреждения детский сад №11 г. Белорецк №1324 от 06.04.2015 года путём присоединения Муниципального дошкольного образовательного бюджетного учреждения детский сад №43 г. Белорецк. [13]

Место нахождения: Республика Башкортостан, г. Белорецк, улица Пушкина, д. 45а.

Организация является юридическим лицом. Организация осуществляет свою деятельность в соответствии с Федеральным законом от 29.12.2012 №272-ФЗ «Об образовании в Российской Федерации», Федеральным законом от 12.01.1996 №7-ФЗ «О некоммерческих организациях», приказа МНО России от 30.08.2013 г. №104 «О порядке организации и осуществления образовательной деятельности по основным общеобразовательным программам» и «Федеральным государственным образовательным стандартом дошкольного образования», утвержденным 17.10.2013 г., другими федеральными законами и нормативно-правовыми актами органов местного самоуправления. [13]

Организация формирует открытые и общедоступные информационные ресурсы, содержащие достоверную и актуальную информацию о своей деятельности, обеспечивает доступ к таким ресурсам посредством размещения их в информационно-телекоммуникационных сетях, в т.ч. на официальном сайте образовательной организации в сети «Интернет» в соответствии с перечнем сведений, установленных федеральным законодательством.

Предметом деятельности является выполнение работ, оказание услуг, предусмотренных федеральными законами, законами Республики Башкортостан, правовыми актами муниципального района Белорецкий район Республики Башкортостан в сфере образования.

Целями деятельности, для которых создана Организация, являются: - осуществление образовательной деятельности по образовательным программам дошкольного образования;

- предоставление квалификационной коррекции имеющихся отклонений в речевом развитии;

- присмотр и уход за детьми.

МДОБУ детский сад №11 г. Белорецк осуществляет следующие основные виды деятельности, в соответствии с видами реализуемых образовательных программ:

- реализация основной образовательной программы дошкольного образования;

- реализация дополнительных общеразвивающих программ; - присмотр и уход за детьми.

В детском саду имеется 11 групп полного дня для детей с 2 лет

до 7 лет. [13]

Содержание образования определяется программами дошкольного образования, разрабатываемыми и утверждаемыми Организацией в соответствии с федеральным государственным образовательным стандартом и с учётом соответствующих примерных образовательных программ дошкольного образования.

Единоличным исполнительным органом Организации является руководитель (заведующий), который назначается Муниципальным казённым учреждением Управление образования муниципального района Белорецкий район Республики Башкортостан.

Детский сад работает под руководством заведующей - Горбатова Елена Владимировна.

Основными задачами деятельности Учреждения являются:

- охрана жизни и укрепление физического и психического здоровья детей;

- обеспечение познавательно-речевого, социально-личностного, художественно-эстетического и физического развития детей;

- воспитание с учетом возрастных категорий детей гражданственности, уважения к правам и свободам человека, любви к окружающей природе, Родине, семье;

- осуществление необходимой коррекции недостатков в физическом и (или) психическом развитии детей;

- взаимодействие с семьями детей для обеспечения полноценного развития детей;

- оказание консультативной и методической помощи родителям (законным представителям) по вопросам воспитания, обучения и развития детей. [13]

Делопроизводством в МДОБУ детский сад №11 г. Белорецк занимается делопроизводитель - Татарникова Виктория Викторовна.

Делопроизводитель относится к категории вспомогательного персонала. Назначается и освобождается от занимаемой должности заведующей МДОБУ детского сада. На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее среднее общее образование и стаж работы в должностях по делопроизводству. В своей деятельности делопроизводитель руководствуется:

- Законодательными и нормативно-методическими документами, рассматривающими вопросы делопроизводства и регламентирующими правила составления и оформления документов и организацию работы с ними;

- уставом МДОБУ детского сада;

- правилами внутреннего трудового распорядка;

- приказами и распоряжениями заведующей МДОБУ детского сада;

- должностной инструкцией. [19]

На делопроизводителя возлагаются функции: обеспечение учёта, регистрации, контроля исполнения поручений руководства дошкольного учреждения, информационно-справочное обслуживание по документам, их хранение.

Для выполнения возложенных на него функций делопроизводитель обязан:

- Принимать и регистрировать корреспонденцию, передаёт руководителю дошкольного учреждения;

- Осуществлять документационное обеспечение кадровой деятельности дошкольного учреждения;

- Организовать подготовку необходимых документов для руководства;

- Отвечать за качество подготовки, правильность составления, согласования и оформления документов, образующихся в процессе деятельности дошкольного учреждения;

- Осуществлять контроль: исполнения документов, поручений и заданий руководства дошкольного учреждения, систематически докладывать руководителю о состоянии их исполнения; обеспечивать сохранность проходящей служебной документации;

- Отвечать за качество подготовки, правильность составления, согласования и оформления документов, образующихся в процессе деятельности дошкольного учреждения. [19]

делопроизводственный документационный архивный хранение

2.2 Анализ организационно-правовой документации МДОБУ детский сад №11 г. Белорецк регламентирующей документационного обеспечения оценки и отбора документов на архивное хранение в РФ

При работе с документами делопроизводитель руководствуется нормативными актами Российской Федерации, которые предусматривают определенные правила подготовки и составления документов, ведение номенклатуры дел, а также создания архива учреждения для обеспечения сохранности наиболее значимых документов.

В теории и практике делопроизводства различают следующие виды номенклатуры: типовую, примерную и конкретную. Типовая номенклатура это ведомственный документ, устанавливающий типовой состав дел, единую их индексацию. [33]

Примерная номенклатура дел устанавливает состав дел для организаций, однородных по характеру деятельности, носит рекомендательный характер.

Номенклатура дел - это систематизированный перечень или список наименований дел, заводимых в делопроизводстве учреждения с указанием сроков их хранения, оформления в установленном порядке. Состав документов определяется компетенцией и функционированием учреждения, порядком решения вопросов, взаимосвязей с другими организациями. Единство правил документирования управленческих действий регламентируется применением Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и унифицированными системами документации (УСД). Номенклатура дел для дошкольного образовательного учреждения содержит перечень основных, необходимых для организации его деятельности документов. [28]

Номенклатура дел выполняет целый ряд функций:

- используется как система классификации при группировке исполненных документов, при этом заголовки дел переносятся на их обложки;

- определяет сроки хранения документов;

- используется для построения информационно-поисковой системы;

- имеет справочное значение при изучении деятельности учреждения.

Каждая организация составляет свою конкретную номенклатуру дел. При наличии типовой номенклатуры заголовки дел полностью переносятся в конкретную номенклатуру. Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой, переносятся в конкретную номенклатуру дел без изменений. В дошкольном образовательном учреждении имеется утвержденная руководителем номенклатура дел. Заведующий дошкольным образовательным учреждением вправе вносить дополнения и уточнения в номенклатуру дел учреждения в соответствии со спецификой его деятельности. [19]

Формирование дел - это группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой и систематизация документов внутри дела. Быстрый поиск и использование документов возможны лишь при их четкой классификации. Простейшей классификацией документов является их группировка в дела в соответствии с номенклатурой дел. Формирование начинается с начала календарного года, когда на каждое названное в номенклатуре дело заводится отдельная папка. Формирование дела состоит из ряда операций: распределение и раскладка исполненных документов по папкам, расположение документов внутри дел в определенной последовательности, оформление обложек дел.

Делом называется совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. [6]

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и долговременного хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.).

На обложках дел, состоящих из нескольких томов, проставляются крайние даты документов каждого тома. При обозначении точной календарной даты указывается число, месяц и год, или год, месяц, число. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишется словами. При обозначении календарной даты - сокращенное цифровое написание, в том случае если это не будет приводить к неоднозначности толкования, на обложке дописывается новое название этого структурного подразделения.

При формировании дел следует придерживаться определенных правил:

- в дело подшиваются только исполненные документы;

- каждый документ должен соответствовать требованиям государственных стандартов и нормативных актов (для этого проверяется наличие необходимых подписей, виз, индекса, дат и др.);

- в дело подшиваются документы в одном экземпляре (оригиналы);

- документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела;

- как правило, в дело группируются дела одного календарного года, за исключением переходящих документов;

- документы помещаются в дело со всеми приложениями или дополнительными материалами;

- толщина одного дела не должна превышать 30-40 мм (около 250 листов). [34]

Хранение документов в МДОБУ детский сад №11 г. Белорецк на персональном компьютере осуществляют по принципу: один документ - один файл. В каталоге имена файлов не повторяются. Периодически проводится ревизия документов, которая позволяет сортировать документы, избавляться от устаревших и ненужных. Для создания архива используют жесткие и лазерные диски.

Все документы различаются по своей ценности, следовательно, у всех документов должны различаться сроки хранения, причем данное правило распространяется и на хранение электронных документов.

Все дела в МДОБУ детский сад №11 г. Белорецк хранятся в кабинете заведующей и у руководителей структурных подразделений (методическом, медицинском кабинетах, у заместителя по административно-хозяйственной части).

Хранение дел осуществляется по следующим правилам:

- дела хранятся в закрывающихся шкафах и сейфах;

- дела располагаются вертикально, последовательно (в соответствии с номенклатурой);

- для учета документов, определенных категорий дел постоянного временного хранения составлена внутренняя опись;

- внутренняя опись помещается в начале дела и в нее вписаны данные о каждом подшиваемого документе. По окончании формирования дела имеется итоговая запись внутренней описи. При этом указывается количество включенных документов и количество листов самой описи.

При необходимости изъятия документа и дела на его место закладывается лист, на котором указывается, когда, кому на какой срок выдан документ. Дело может быть выдано целиком, в этом случае заполняется карта-заместитель, в которой указывается номер выданного дела, кому оно выдано, на какой срок, а также ставятся росписи в получении и приеме после возвращения документа.

Ответственность за хранение документов руководитель МДОБУ возлагает на руководителей подразделений (старшего воспитателя, старшую медицинскую сестру, главного бухгалтера).

Завершающий этап работы с документами - обработка их дальнейшего хранения и подготовка документов к сдаче в архив организации, которая включает:

- проведение экспертизы ценности документов;

- оформление дел;

- составление описей дел;

- составление актов о выделении к уничтожению документов и дел. [16]

Организацию и проведение экспертизы ценности документов, их отбор на хранение и уничтожение в МДОБУ должна проводить экспертная комиссия, созданная приказом директора.

В своей работе экспертная комиссия руководствуется нормативнометодическими документами, разработанными архивными органами, перечнями документов с указанием сроков их хранения, положением о работе ЭК.

Ежегодно проводится отбор документов на постоянное и временное хранение, а также для уничтожения. Этот отбор проводится в структурных подразделениях под руководством заведующего, а при необходимости - с участием сотрудников ведомственного архива. Отбор предполагает анализ фактической ценности документов: определяется научная, практическая ценность и соответствующие сроки хранения. По результатам экспертизы ценности в ведомственный архив передаются дела постоянного хранения по личному составу. Их передача осуществляется только по описям. Дела временного (до 10 лет) хранения не сдаются в ведомственный архив, а хранятся в ДОУ и по истечении срока хранения уничтожаются. Уничтожение документов оформляется актами, которые подписывает председатель и члены экспертной комиссии. Утверждает акт руководитель МДОБУ.

Таким образом, на основе анализа документационного обеспечения деятельности МДОБУ детский сад №11 г. Белорецк, можно сделать следующие выводы:

1. Организация деятельности учреждения предусматривает наличие многихвидов документов (в отдельных случаях их разработку), без которых невозможно решать задачи эффективного управления. Залогом успеха делопроизводителя в управленческой деятельности является глубокое знание ведомственных организационных документов, их умелое использование в практической работе, а также систематическое совершенствование личных навыков в подготовке документальных материалов.

2. Делопроизводителем должен обладать необходимой правовой подготовкой, знать и грамотно применять на практике методику подготовки приказов, которая предусматривает обязательную проработку руководителем особенностей конкретной ситуации, требующей издания приказа, проверку наличия необходимых документальных материалов и их соответствия действующему законодательству. Заведующему необходимо скрупулезно контролировать сроки подготовки приказов о периодически проводимых в учреждении мероприятиях: ознакомление сотрудников с действующими ведомственными инструкциями, назначение ответственных за пожарную безопасность в помещениях и т.д.

3. Система делопроизводства в данном муниципальном дошкольном образовательном учреждении, несомненно, требует совершенствования: необходимо разработать должностную инструкцию для делопроизводителя, а также инструкцию по делопроизводству.



Заключение

Экспертиза ценности документов проводится как в делопроизводстве, так и в ведомственных и государственных архивах. Оценка документов и их содержания проводится практически на всех этапах создания и обработки документа, начиная от написания содержания, согласования проекта, определения формы и вида конечного варианта документа; порядка доведения его до адресата, установления системы регистрации, выбора места и способа хранения.

В процессе экспертизы ценности документов решаются такие задачи, как отбор на постоянное хранение ценных документов и охрана архивов от потока документов, имеющих временный, оперативный или справочный характер.

Особенности нынешней ситуации нашли отражение в законодательстве, нормативных актах и методических документах. В настоящее время экспертиза ценности документов проводится на основе: действующего законодательства и правовых актов Российской Федерации по архивному делу и документационному обеспечению управления - Федеральный закон «Об архивном деле в РФ», Положение об Архивном фонде Российской Федерации и др.; типовых и ведомственных перечней документов с указанием сроков их хранения, типовых и примерных номенклатур дел; нормативно-методических документов Федеральной архивной службы России и органов управления архивным делом субъектов Российской Федерации в области архивного дела - Государственная система документационного обеспечения управления, Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии организации, Основные правила работы архивов организаций и др.

Перечням принадлежит ведущая роль в процессе установления сроков хранения документов. Они являются ключом к созданию конструкции Архивного фонда страны.

Для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на постоянное хранение документов, образующихся в деятельности в организации, приказом руководителя организации создается постоянно действующая экспертная комиссия. Совместно со службой делопроизводства и заведующим архивом экспертные комиссии осуществляют контроль над формированием дел в делопроизводстве и качеством подготовки документов к передаче в архив организации; оказывают методическую и практическую помощь работникам организации по вопросам экспертизы ценности документов, подготовки номенклатур дел, описей, актов и т.п.

Таким образом, в результате деятельности организаций, предприятий и учреждений создаются документы, имеющие различное научное и практическое значение. Значительная часть документов несет в себе информацию разового характера. После использования этой информации в оперативных целях такие документы теряют свое значение. Дальнейшее их хранение не целесообразно. Другие документы сохраняют свое значение в течение ряда лет. Но есть документы, содержащие ценную для научных и практических целей информацию. Такие документы должны храниться постоянно. Поэтому необходима четкая система определения ценности информации и на этой основе принятие решений об установлении сроков ее хранения.



Список используемой литературы

делопроизводственный документационный архивный хранение

1. Конституция Российской Федерации (принята всенародным голосованием 12.12.1993) (с учетом поправок, внесенных Законами РФ о поправках к Конституции РФ от 30 декабря 2008 г. №6-ФКЗ, от 30 декабря 2008 г. №7-ФКЗ, от 5 февраля 2014 г. №2-ФКЗ, от 21 июля 2014 г. №11ФКЗ) // Собрание законодательства РФ. - 2014. - №31. - Ст. 4398.

2. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 №149 - ФЗ.

3. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 №125 - ФЗ.

4. Приказ Федерального архивного агентства «Об утверждении Положения о Центральной экспертно-проверочной комиссии при Федеральном архивном агентстве» от 2 мая 2007 г. №22.

5. Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 №526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях».

6. ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

7. ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

8. Правила «Основные Правила работы архивов организаций» от 6 февраля 2002 г.

9. Закон Республики Башкортостан «Об архивном деле в Республике Башкортостан» от 03 февраля 2006 года №278 - з.

10. Закон Республики Башкортостан «Об образовании в Республике Башкортостан» от 01 июля 2013 года №696 - з.

11. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 №558).

12. Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 31.07.2007 №1182).

14. Andreeva S., Velikanova S., Kozhushkova N., Samarokova I., Arakcheeva Z., Chernykh O. Therisk-basedthinkinginmanagingdocumentsasassets // InternationalJournalofEconomicPerspectives. 2017. Т. 11. №2. С. 33.

15. Андреева В.И. Экспертиза ценности документов // Справочник секретаря и офис менеджера - 2015. - №2 - С. 4.

16. Андреева, В.И. Передача документов на архивное хранение [в архив организации] // Справочник секретаря и офис-менеджера. - 2008. - №9. - С. 44-49.

17. Анохина С.А., Кожушкова Н.В. Кодификация норм оформления перечней в деловом тексте // Вестник Новосибирского государственного университета. Серия: История, филология. 2014. Т. 13. №9. С. 110-117.

18. Анохина С.А., Кожушкова Н.В. Производственная практика по документоведению: методические рекомендации для студентов очного и заочного отделений, обучающихся по специальности 032001.65 (350800) «Документоведение и документационное обеспечение управления» / Магнитогорск: МаГУ, 2010. - 35 с.

19. Басовская Е.Н., Быкова Т.А., Вялова Л.М., Емышева Е.М. Делопроизводство: Учебное пособие / Е.Н. Басовская, Т.А. Быкова, Л.М. Вялова, Е.М. Емышева. - общ. ред. Т.В. Кузнецова. - М.: Форум: НИЦ ИНФРА, 2014. - 256 с.

20. Быкова Т.А. Кузнецова Т.В., Санкина Л.В. Документационное обеспечение управления (делопроизводство): учеб. пособие / Т.А. Быкова, Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2017. - 304 с.

21. Великанова С.С., Аракчеева З.В., Кожушкова Н.В. Документационное обеспечение процесса обучения персонала // Современные проблемы науки и образования. 2017. №2. С. 207.

22. Великанова С.С., Самарокова И.В., Кожушкова Н.В., Аракчеева З.В. Кадровое делопроизводство: учебное пособие / Москва, 2017.

23. Е.В. Алексеева Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: перечни документов // Секретарское дело. - 2011. - №1. - С. 20-23.

24. Жукова М.П. Перечень типовых управленческих документов в делопроизводстве организации // Отечественные архивы. - 2010. - №4. - С. 8.

25. Кожушкова Н.В. Структура документа. Системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации: общие требования к составлению и оформлению. Электронное издание /. Магнитогорск, 2016.

26. Кожушкова Н.В., Коробков Ю.Д. Комплексный анализ организационнораспорядительного документа: формирование профессиональных компетенций документоведа // Документ. Архив. Современность: материалы IV Международной научно-практической конференции, посвященной 20 летию подготовки документоведов в Уральском федеральном университете. Министерство образования и науки Российской Федерации, Уральский федеральный университет им. первого Президента России Б.Н. Ельцина. 2012. С. 382-386.

27. Кошелева, Е.А. Проведение экспертизы ценности документов // Секретарь-референт. - 2008. - №11. - С. 42-45.

28. Кудряев, В.А. Организация работы с документами: учеб. для вузов - М.: ИНФРА, 2013. - 592 с.

29. Кузнецов И.Н. Делопроизводство: уч.-справ. пособие. - 4-е изд., перераб. и доп. - М.: Издательско-торговая организация «Дашков и К?», 2007. - 520 с.

30. Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: 2-ое издание, перераб. и доп. - М.: «ТЕРМИКА», 2014. - 288 с.

31. Кузнецова, Т.В. Как провести экспертизу ценности документов и установить сроки их хранения // Жилищное право. - 2016. - №2. - С. 60-65.

32. Непогода А.В., Семченко П.А. Делопроизводство компании / А.В. Непогода, П.А. Семченко - М.: Омега-Л, 2008. - 506 с.

33. Рогожин М.Ю. Организация делопроизводства предприятия - М.: Кнорус 2010. - 176 с.

34. Рогожин М.Ю. Справочник по делопроизводству - 3-е изд., перераб. и доп. - СПб.: Питер, 2011. - 178 с.

35. Энциклопедия делопроизводства. Экспертиза ценности документов [Электронный ресурс]. - Режим доступа: www.termika.ru

Размещено на Allbest.ru

...