постоянного хранения;

долговременного хранения (свыше 10 лет);

временного хранения (до 10 лет включительно);

подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

Для определения сроков хранения документов необходимо, найдя соответствующую статью в "Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения", утвержден Росархивом 6 октября 2000 года, проводить полистный просмотр дел. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.

Срок хранения документов на нетрадиционных носителях соответствует сроку хранения аналогичных видов документов на традиционных носителях.

Дела с отметкой "ЭПК" подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.

Дела постоянного и долговременного хранения (свыше 10 лет), включая документы по личному составу, должны храниться в архиве организации. Однако если документы имеют, скажем, историческую или научную ценность, то организация передает их в государственный или муниципальный архив. Конечно же, при условии, что с ними заключено соответствующее соглашение. Передача их осуществляется по описям.

Дела временного хранения (до 10 лет), как правило, в архив организации не передаются, а по истечении срока хранения уничтожаются.

Таким образом, по результатам экспертизы ценности документов в организации составляются:

описи дел постоянного хранения;

описи дел временного (свыше 10 лет) хранения;

описи дел по личному составу;

факты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.

Описи дел, составленные в результате деятельности экспертной комиссии, утверждаются руководителем организации.

После утверждения описей дел, составленных экспертной комиссией, организация может уничтожить документы с временными сроками хранения, срок хранения которых истек.

"Выделение документов к уничтожению: Выявление в процессе экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими сроками хранения, утративших практическое, научное или общественное значение, и отбор их к уничтожению".

Уничтожение документов оформляется актом, утверждаемым руководителем организации. Для организаций, сдающих документы на государственное хранение, акты утверждаются руководителем организации после утверждения описей дел постоянного хранения экспертной комиссией учреждения государственной архивной службы.

Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт. Например, законченные дела с трехлетним сроком хранения в 2003 года могут быть включены в акт, который будет составлен не ранее 1 января 2007 года.

Дела, подлежащие уничтожению, передаются на переработку (утилизацию). Передача дел оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры.

Погрузка и вывоз на утилизацию осуществляются под контролем сотрудника, ответственного за обеспечение сохранности документов архива.

Уничтожение дел с истекшим сроком хранения, имеющих грифы "Секретно", "Для служебного пользования", "Конфиденциально", производится в соответствии со специальными инструкциями.

Список использованных источников

Опубликованные источники:

1. "ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" [Электронный ресурс] - Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_163800/

2. "ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" [Электронный ресурс] - Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_216461/

3. "ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Национальный стандарт РоссийскойФедерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования" [Электронный ресурс] - Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_135548/

4. "Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих" [Электронный ресурс] - Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_97378/

5. "Основные Правила работы архивов организаций" [Электронный ресурс] - Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_40984/

6. ГОСТ 17914-72. Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования. [Электронный ресурс] - Режим доступа: http://www.edou.ru/enc/docs/detail. php? ID=2498

7. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечени" [Электронный ресурс] - Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_94185/

8. Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты” [Электронный ресурс] - Режим доступа:

9. Постановление Минтруда РФ от 26.03.2002 N 23 "Об утверждении норм времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти" [Электронный ресурс] Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_91156/99aaedf5ba3e383e969e1 7fdd9cbbcb9386b3c9b/

10. Трудовой кодекс Российской Федерации [Электронный ресурс] - Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34683/

11. Труханович Л.В. Делопроизводство. М., 2008

12. Федеральный закон от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" [Электронный ресурс] - Режим доступа: http://base. garant.ru/12137300/

Книги и статьи:

13. Андреева В.И. Делопроизводство: требования к документообороту фирмы (На основе ГОСТов РФ). - М.: Бизн. - шк. Интел Синтез, 2004.

14. Андреева В.И. О сложных вопросах документирования трудовых отношений // Справочник кадровика, 2006, №10.

15. Анохина С.А., Кожушкова Н.В. Кодификация норм оформления перечней в деловом тексте // Вестник Новосибирского государственного университета. Серия: История, филология. 2014. Т.13. № 9. С.110-117.

16. Анохина С.А., Кожушкова Н.В. Производственная практика по документоведению: методические рекомендации для студентов очного и заочного отделений, обучающихся по специальности 032001.65 (350800)"Документоведение и документационное обеспечение управления" / Магнитогорск: МаГУ, 2010. - 35 с.

17. Барихин А.Б. Делопроизводство: учебник. М., 2006

18. Басаков М.И. Делопроизводство. М., 2007

19. Белущенко С. Автопорядок в кадрах // Справочник по управлению персоналом, 2007, №4.

20. Борискин В.В. Официальное делопроизводство. М., 2007

21. Быкова Т.А. Делопроизводство. М., 2008

22. Великанова С.С., Самарокова И.В., Кожушкова Н.В., Аракчеева З.В. Кадровое делопроизводство: учебное пособие / Москва, 2017.

23. Вялова В.М. Кадровое делопроизводство в организациях с обособленным подразделением // Справочник кадровика, 2008, №8.

24. Галахов В.В. Делопроизводство в кадровой службе. М., 2006

25. Доронина Л.А. Основы делопроизводства. М., 2007

26. Журнал "Делопроизводство", 2007, N 4

27. Иритикова В.С. Делопроизводство // Секретарское дело. - 2007. - № 1 - с. 20-27

28. Кирсанова М.В. Курс делопроизводства. М., 2006

29. Конституция Российской Федерации [Электронный ресурс] - Режим доступа: http://www.constitution.ru/

30. Корякина Ю.С. Делопроизводство. М., 2007

31. Кудряев В.А. "Организация работы с документами" В.А. Кудряев и др. М.: ИНФРА-М, 2006

32. Кузнецов Д.Л. Кадровое делопроизводство. М., 2007

33. Кузнецова Т. Делопроизводство. М., 2008

34. Курноскина Л.В. Современное делопроизводство. М., 2007

35. Ленкевич Л.А. Делопроизводство: учебное пособие. М., 2007

36. Макарова Н.А. Делопроизводство на предприятии. М., 2008

37. Малькова Е.Н. Обязательные кадровые документы, формируемые в кадровой службе предприятия // Кадровые решения, 2008, № 7.

38. Непогода А.В. Делопроизводство организации. М., 2007

39. Новикова Е.А. Делопроизводство в кадровой службе. М., 2006

40. Орловский Ю.П. Делопроизводство в организации. М., 2007

41. Пустозерова В.М., Соловьев А.А. Прием и увольнение работников. - М.: Приор, 2006.

42. Пшенко А.В. Основы делопроизводства. М., 2006

43. Рогожин М.Ю. Делопроизводство в кадровой службе. М., 2007

44. Смирнова Е.П. Делопроизводство: учебник. М., 2006

45. Соколов А.В. Документационное обеспечение управления. М., 2006.

46. Стенюков М.В. Документоведение и делопроизводство. М., 2007

47. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: Практич. Пособие по документационному обеспечению деятельности предприятия. М.: Приор, 2006.

48. Столяров Ю.Н. Классификация документа: решения и проблемы. // Книга: исследования и материалы. Сб.70. М., 2005. С.24-40.

Размещено на Allbest.ru