Исследование методов и разработка автоматизации создания интегрированного архива документов
Создание и миграция электронных документов и образов, оперативный поиск и отображение документов. Аналоги программного обеспечения, которые соответствуют современным требованиям. Использование технологий, способных автоматизировать работу с документами.
Рубрика | Менеджмент и трудовые отношения |
Вид | статья |
Язык | русский |
Дата добавления | 22.02.2019 |
Размер файла | 280,5 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
ИССЛЕДОВАНИЕ МЕТОДОВ И РАЗРАБОТКА АВТОМАТИЗАЦИИ СОЗДАНИЯ ИНТЕГРИРОВАННОГО АРХИВА ДОКУМЕНТОВ
Агафонкин М.А, Рыбанов А.А.,
научный руководитель Свиридова О.В.
Аннотация
Так как многие предприятия, компании развиваются и расширяются, перед ними встаёт проблема в большом объёме документооборота и соответственно перевод с бумажных носителей в электронный вид. И в следствии с этим была написана эта статья. В ней рассмотрены основные проблемы и их решения, по внедрению технологий автоматизации создания интегрированного архива документов. Также описывается порядок развёртки оборудования на предприятии. В статье выявлены и описаны самые необходимые функции этих технологий. А именно: сканирование, распознавание и корректировка ошибок, создание и миграция электронных документов и образов, индексирование документов, оперативный поиск и отображение документов, управление функционированием системы. А так же рассмотрены аналоги программного обеспечения, которые соответствуют современным требованиям.
Ключевые слова: автоматизация создания электронного архива документов, корпоративный электронный архив, архив документов.
Abstract
The article considers the main problems and their solutions for implementing automation technologies for creating an integrated archive of company or enterprise documents. The most necessary functions of these technologies have been identified and described. As well as analogues of software are considered.
Key words: automation of creation of electronic archive of documents, corporate electronic archive, archive of documents.
Введение
Электронные архивы активно используют, как в крупных, так и в мелких компаниях и предприятиях. И без корпоративного электронного архива уже нельзя представить работу в компании, так как на нём строится весь документооборот. Но с каждым годом количество документов увеличивается и требования к электронному архиву возрастают. Подобные факты подталкивают к использованию технологий, способных автоматизировать большинство процессов в архиве документов.
Постановка проблемы В наше время компании всё чаще сталкиваются с большим объёмом документооборота [2]. Что приводит к увеличению времени обработки этих документов. И в связи с этим, компании внедряют технологии автоматизации в электронный архив. Что позволит сократить время обработки документов, пропадут проблемы с хранением, ускоренный поиск по различным параметрам, автоматическое распределение документов в архиве и много других функций. Благодаря этим технологиям, работать становится проще, пользователь меньше заботиться о хранении документов, и перенаправляет сэкономленное время непосредственно на обработку самого документа.
Процесс автоматизации электронного архива Автоматизации электронного архива это трудоёмкий и ресурсозатратный процесс. Общую концепцию можно обрисовать следующим образом. Вначале следует провести развёртывание высокопроизводительной сети, графические рабочие станции и мощные сервера ввода и обработки информации. Для перевода документов с бумажных носителей в электронный вид, применяют промышленные сканеры потокового ввода и подходящие к ним русифицированное программное обеспечение. Система снабжает высокоэффективное индексирование и полнотекстовой поиск неструктурированной информации большого объёма. В высокопроизводительной и отказоустойчивой системе памяти, хранятся данные, которые используются для поиска документов. А данные представленные в графическом виде, хранятся на носителях, что характеризует продолжительным временем хранения и невысокой стоимости.
В итоге образуется ряд основных функций:
- сканирование;
- распознавание и корректировка ошибок;
- создание и миграция электронных документов и образов;
- индексирование документов;
- оперативный поиск и отображение документов;
- анализ документов;
- управление функционированием системы;
Понятие электронного архива документов состоит из определений современных автоматизированных систем управления документооборотом (СУД) и информационных хранилищ данных - DataWarehouse (ИХД). Отличающейся чертой внедрения системы электронного архивирования заключается в том, что в первую очередь необходимо заполнить базу данных системы весь объем документов [2]. Из-за того, что это очень длительный и трудоемкий процесс, то он потребует максимальной автоматизации, а именно: исключения оператора от любого участия в процессе ввода, распознавания, корректировки и индексирования документов. И с этим связана следующая отличительная особенность электронного архива документов - обеспечение полнотекстового поиска. Характерного для систем управления документооборотом, построение и поддержка системы атрибутивного поиска оказывается неприемлемым из-за временных и стоимостных затрат. документ программный технология миграция
Касательно ИХД, то в электронном архиве также обрабатываются большие объемы данных, которые могут достигать больше одного терабайта. Так как структура базы данных системы направлена на объекты, а не на процессы, то архивные данные однозначные и их точность не зависит от времени, а также стабильны, в том плане, что они не удаляются и не модифицируются. Отличительная черта заключается в том, что в ИХД данные имеют интегральный вид, которые получены из множества разнотипных СУБД и файловых систем [3]. Как правило, в КЭА утверждается единая технология ввода документов. Но на практике всё обстоит иначе: ряд архивов уже обладает конкретными наработками либо в организации документооборота, либо в автоматизации каталогов, описей и специфичных картотек. И следовательно на первом этапе имеющиеся базы данных интегрируются в электронный архив.
Иной характерной и отличительной особенностью КЭА является то, что он имеет как средства оперативного поиска информации (On-line Time Processing - OLTP), так и средства оперативного анализа информации (On-line Analyze Processing - OLAP), которые являются главными средствами ИХД.
При всем разнообразии программных продуктов, на сегодняшний день не существует как таковых продуктов СУД и ИХД, которые позволяют обеспечить всеми необходимыми функциями электронного документооборота и архивирования для работы с огромными объемами документов. С другой стороны, наибольшее количество компонентов КЭА, как технических, так и программных, являются уникальными и настраиваемыми образцами.
Поэтому, при проектировании электронного архива компании появляются, как минимум, две взаимосвязанные проблемы, а именно: оценка и выбор компонентов; интегрирование технологий, программных продуктов и технических средств.
Выбор отдельных компонентов, например, высокопроизводительной сети, конкретных моделей серверов или RAID-массива сходится с современными технологическими решениями построения традиционных автоматизированных систем сбора, хранения и обработки информации.
Обзор существующих решений На сегодняшний день существует не так много программных продуктов на рынке для решения автоматизации электронного архива документов. Самые популярные и одновременно традиционные из них это:
"DOCS OPEN" (рис. 1) - издателем данного продукта является компания Hummingbird, которая более 15 лет разрабатывает решения масштабов предприятия. Это программное обеспечение является мощным решением по управлению документами, которое позволяет организовать корпоративный электронный архив документов, управлять им, назначать права доступа к информации и многое другое. Распространяется на операционные системы Windows.
Рис. 1. DOSC Open
"Excalibur EFS" - компания Excalibur Technologies. Разработала и представила на рынке технологию адаптивного распознавания образов APRP. Данная технология основана на нейронных сетях, что обеспечивает обход проблемы ошибок связанных с распознаванием текстов, но и даёт возможность автоматического индексирования и поиска разных типов неструктурированной информации в электронной форме.
Excalibur EFS является другим примером по управлению электронным архивом. Серверное ПО данного средства работает в операционной системы Unix, а пользовательские рабочие места могут работать на операционной системе MS Windows. За основу базы данных учетных карточек можно использовать такие средства, как: СУБД Oracle, Informix, Sybase и Ingres. И поэтому как такового интерфейса программы не существует. Разрабатывается для каждого клиента индивидуально и не распространяется в интернете.
Вывод
В результате исследовательской работы было принято решение создания упрощённого аналога автоматизированного электронного архива для общего доступа.
Допускается использование программного обеспечения в маленьких компаниях.
Литература
1. Сыроедова Т.И. Выбор СЭД для организации / Т.И.Сыроедова // Современные технологии делопроизводства и документооборота № 6 (54) 2015. С. 33.
2. Чесноков С.В. Внедрение электронного документооборота в Российских организациях / С.В.Чесноков // Электронный документооборот. 2015. С. 45.
3. Кузнецов И.Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство / И.Н.Чесноков // Вопросы современного документооборота и делопроизводства. 2012. С. 126
Размещено на Allbest.ru
...Подобные документы
Назначение регистрации документов. Журнальная система регистрации в работе с документами ограниченного доступа: секретными и конфиденциальными. Преимущество карточной системы. Электронная форма регистрации документов с помощью программного обеспечения.
контрольная работа [135,4 K], добавлен 22.03.2013Изучение документов, подлежащих обязательному контролю. Типовые сроки исполнения документов. Исследование автоматизированной системы контроля исполнения документов. Современные технологии обеспечения управления и программы автоматизации документооборота.
контрольная работа [789,0 K], добавлен 08.04.2013Понятие учета документов в государственном (муниципальном) архиве. Учет и обеспечение сохранности документов архивного фонда Российской Федерации. Система учетных документов архива, их целевое назначение. Общие требования к учетным документам архива.
контрольная работа [34,4 K], добавлен 29.03.2012История создания, структура и направления деятельности ГКУСО "ГАНТСДСО". Справочно-информационный фонд, информационное обслуживание посетителей архива в читальном зале. Выполнение запросов граждан и организаций по представлению архивных документов.
дипломная работа [268,0 K], добавлен 02.10.2013Централизация операций по приему документов. Разделение документов, включенных в документооборот организации, на документопотоки. Организация предварительного рассмотрения поступивших документов до передачи их на резолюцию. Обработка исходящих документов.
контрольная работа [442,2 K], добавлен 22.08.2013Состав организационно-распорядительных документов. Документирование и организацию работы с официальными документами. Правила оформления распорядительных документов. Основные виды распорядительных документов, примеры оформления постановления, приказа.
курсовая работа [37,9 K], добавлен 29.10.2014Формы регистрация документов и контроль за их выполнением. Систематизация документов и формирование сборников документов. Порядок сохранения в архивных учреждениях и выдачи их для временного использования. Передача документов ГКН в архив организации.
презентация [3,3 M], добавлен 16.04.2012Современное состояние технологии контроля исполнения документов, его субъекты и объекты. Порядок снятия документов с контроля исполнения документов. Формы и методика определения ответственности за нарушение сроков контроля исполнения документов.
курсовая работа [40,4 K], добавлен 14.05.2011Современная организация делопроизводства и методы классификации документов. Значение регистрации бумаг как способа придания им юридической силы, фиксирования факта их создания, отправления или получения. Контроль над сроками исполнения документов.
курсовая работа [32,9 K], добавлен 11.02.2012Аспекты создания, организации и функционирования архивов электронных документов. Роль Концепции формирования в Российской Федерации электронного правительства, условия ее функционирования. Методология и принципы архивного хранения электронных документов.
реферат [22,4 K], добавлен 21.10.2011Полный цикл обработки и движения документов с момента их создания до завершения исполнения и отправки. Экспертиза (оценка) научной и практической ценности документов. Описи и оформление дел. Описание документов постоянного и долговременного хранения.
контрольная работа [24,4 K], добавлен 14.03.2009Этапы подготовки документов к передаче в архив. Порядок выдачи из хранилища справок. Составления описи документов постоянного, долговременного хранения. Пример составления личного резюме. Заявление о приеме на работу. Оформление записи в трудовой книжке.
контрольная работа [105,8 K], добавлен 19.09.2014Компьютерные информационные технологии документационного обеспечения управления. Создание предприятия ООО "Медиатур". Выбор фирменного наименования предприятия. Регистрация символики. Создание пакета учредительных документов и штатного расписания.
контрольная работа [857,1 K], добавлен 17.06.2010Основные понятия и структура документационного обеспечения архива предприятия. История создания и становления архивного дела в Российской Федерации. Особенности выбора программного обеспечения для автоматизации научно-справочного аппарата архива.
дипломная работа [1,6 M], добавлен 18.11.2012Понятие функции официальных документов, их разновидности и содержание. Состав обязательных реквизитов. Структура бланков документов. Основные стандарты, отражающие общие требования к составлению и оформлению наиболее распространенных документов.
контрольная работа [25,4 K], добавлен 12.04.2014Этапы и содержание комплектования документов в архивах. Подготовка и порядок передачи документов в архивы. Правила фондирования документов в архивах. Определение, основные задачи и этапы экспертизы ценности документов. Деятельность экспертных комиссий.
контрольная работа [23,0 K], добавлен 03.06.2017История создания, направления деятельности организации. Организация и проведение экспертизы ценности документов ООО "Оборудование Люкс". Методические пособия, используемые при отборе документов. Разработка и внедрение положения об экспертной комиссии.
дипломная работа [203,4 K], добавлен 05.01.2015Основные особенности делового общения. Организация и технология документационного обеспечения управления. Технические средства, используемые для составления документов. Требования к оформлению документов. Правила ведения бесед и деловых совещаний.
контрольная работа [23,5 K], добавлен 08.12.2010Суть документов, применяемых в управленческой деятельности. Организационные, распорядительные и документы по личному составу. Требования к видам документов на современном этапе. Развитие нормативной правовой базы документационного обеспечения управления.
курсовая работа [77,4 K], добавлен 26.02.2009Определение состава и установление сроков хранения документов. Подготовка электронных документов к передаче в архив организации. Внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки. Составление для наиболее ценных дел внутренней описи документов дела.
презентация [160,4 K], добавлен 01.03.2014