Снижение затрат предприятия при внедрении электронного документооборота

Размещено на http://www.allbest.ru/

ФГАОУ ВО «Сибирский федеральный университет» Красноярск, Россия

Снижение затрат предприятия при внедрении электронного документооборота

Усикова Е.С.

Любая фирма создается ради получения прибыли, с этим не поспорить. Но для того чтобы прибыль стала максимальной следует снизить издержки фирмы, то есть повысить ее эффективность. Существуют разные пути уменьшения издержек. В работе рассматривается один из них, а именно внедрение на предприятии системы электронного документооборота.

Система электронного документооборота (СЭД) - это компьютерная программа (программное обеспечение, система), которая позволяет организовать работу с электронными документами (создание, изменение, поиск), а также взаимодействие между сотрудниками (передачу документов, выдачу заданий, отправку уведомлений и т.п.). Также СЭД называют EDMS (Electronic Document Management Systems) - система управления электронными документами [2].

Говоря о различных факторах повышения эффективности деятельности организации при внедрении СЭД, необходимо знать, как определяется та самая эффективность.

Согласно общему определению будем рассматривать эффективность как результат деятельности, отнесенный к затратам на его достижение:

Эффективность = Результат / Затраты

Как видно из определения, повышать эффективность деятельности организации можно двумя путями: сокращая затраты и/или увеличивая результат. документооборот компьютерный бумажный информационный

Приведем факторы, способствующие снижению затрат [1].

Фактор № 1: сокращение затрат на бумажные документы.

Самое наглядное и эффективное следствие внедрение СЭД - это сокращение затрат на копирование и печать документов. Если организация переведет в электронный документооборот хотя бы часть из них, то она уменьшит затраты на: бумагу, расходные материалы, обслуживание копировальных и печатных машин и содержании огромных бумажных архивов.

Но на практике этот фактор будет реально значимым, если это крупная фирма и их затраты на сопутствующие материалы для печати будут исчисляться сотнями тысяч рублей в месяц. Только спустя некоторое время при изменении привычек основной массы пользователей, при реальном переводе существенной части документооборота в электронный вид, при широком внедрении корпоративной электронной почты произойдет действительное сокращение затрат на поддержание бумажного документооборота.

Фактор № 2: сокращение непроизводительных затрат рабочего времени сотрудников.

Более существенным фактором снижения затрат в результате внедрения СЭД является экономия рабочего времени сотрудников организации.

Вся работа сотрудников с документами делится на две части: творческая и рутинная. Творческая - это производительная часть работы, когда работник подготавливает информацию для нового документа, прорабатывает ее, обсуждает с коллегами, принимает решения и т.д. А рутинная - это непроизводительная часть работы, такая как поиск потерявшихся документов, ожидания в приемных, неоднократные повторные согласования, огромная масса ненужных документов, проблемы, вызванные слабой координацией с деятельностью смежных подразделений, многократный ввод и дублирование информации.

Для оценки внедрения СЭД используют показатель - сколько работник тратит рабочего времени на рутинную работу. В системе российской бюрократии на это уходит и того больше - 60 % времени. Внедрение СЭД позволит снизить эти затраты минимум в 10 раз [3]. Эффективность внедрения СЭД в данном случае прямопропорциональна числу использующих ее сотрудников организации.

Фактор № 3: ускорение информационных потоков.

Гораздо более существенное влияние на деятельность организации оказывает такой фактор, как возрастание скорости распространения информации. Этот показатель напрямую влияет на экономический результат, достигаемый организацией в процессе своей деятельности.

От того, как быстро организация способна обрабатывать поступающую и внутреннюю информацию, зависит, насколько она мобильна и динамична, с какой скоростью принимаются решения и как быстро они реализуются, насколько быстро организация способна реагировать на изменения внешней среды и, в конечном счете, насколько конкурентоспособна эта организация.

Даже самые сложные процессы документооборота складываются из элементарных действий. Так, например, процесс передачи информации от одного сотрудника до другого можно разделить на три этапа: подготовка документа, передача документа и получение. Эти три этапа соответствуют три характерных интервала времени: время на подготовку документа, время передачи и время получения документа.

С помощью электронного документооборота можно сократить все эти этапы до минимума. За счет применения шаблонов работник сократит время подготовки документа, а с помощью более быстрого доступа к информации и более четкому исполнению бизнес-процедур работник сократит время на осмысление документа и принятие решений.

Фактор № 4: изменение корпоративной культуры организации.

Корпоративная (организационная) культура - это совокупность наиболее важных идей, взглядов и предположений, основополагающих ценностей, принимаемых и разделяемых большинством из членов организации.

Процесс внедрения СЭД влечет за собой целый ряд изменений в корпоративной культуре:

– разрушение барьеров между подразделениями (создание более эффективных деловых связей между структурами подразделения);

– повышение привлекательности для инвестиций (внедрение СЭД означает, что руководители данной организации заботятся об эффективности и прозрачности управления фирмой);

– повышение качества управленческих решений (СЭД помогает руководству быстрее получать информацию и быстрее принимать важные решения, а значит и скорее реагировать на изменения внешней среды);

– изменение отношения к труду (работа в единой системе электронного документооборота прививает навыки эффективной командной работы, сокращает рутинную работу и развивает творческие навыки сотрудников)[1].

Все эти факторы приводят к сокращению затрат фирмы при внедрении СЭД, каждый фактор важен и нужен. Применение всех факторов приведет к наиболее эффективному результату.

Список литературы

1. Романов Д. А., Ильина Т. Н., Логинова А. Ю. Правда об электронном документообороте. - М.: ДМК Пресс, 2008. - 224 с.

2. Просто об электронном документообороте [Электронный ресурс]. - Режим доступа: https://ecm-journal.ru/mustknow

3. Система электронного документооборота (СЭД): что такое, особенности и рекомендации [Электронный ресурс]. - Режим доступа:

http://fb.ru/article/279568/sistema-elektronnogo-dokumentooborota-sed-chto-takoeosobennosti-i-rekomendatsii

Размещено на Allbest.ru