Управление деятельностью бюджетного учреждения "Югорская городская больница"

Размещено на http://www.allbest.ru/

Федеральное агентство железнодорожного транспорта

федеральное государственное бюджетное учреждение

высшего профессионального образования

«ОМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ ПУТЕЙ СООБЩЕНИЯ» (ОмГУПС (ОмИИТ))

ИНСТИТУТ МЕНЕДЖМЕНТА И ЭКОНОМИКИ

Кафедра «Менеджмент, маркетинг и коммерция»

Отчет

по преддипломной практике

на предприятии БУ «Югорская городская больница»

Омск 2015г.



Содержание

Введение

1. Общая характеристика предприятия

1.1 Краткая характеристика БУ «Югорская городская больница»

1.2 Структура управления организацией

2. Особенности менеджмента в организации

3. Организационно-экономический анализ деятельности предприятия

4. Анализ состояния и динамики факторов внешний и внутренней среды предприятия

5. Перспективы развития организации

6. Индивидуальное задание

6.1 Анализ существующей системы документооборота в БУ «Югорская городская больница»

6.2 Проблемы в организации документооборота

6.3 Рекомендации по совершенствованию документооборота

Заключение

Список использованных источников

Приложение № 1 Устав бюджетного учреждения Ханты-Мансийского автономного округа - Югры «Югорская городская больница»

Приложение № 2 Лицензия № ЛО-86-01-001839 от 29 июля 2014 г. «На осуществление медицинской деятельности»

Приложение № 3 «Политика бюджетного учреждения Ханты-Мансийского автономного округа - Югры «Югорская городская больница» в области обработки и защиты персональных данных»



Введение

управление менеджмент среда документооборот

База прохождения практики: Бюджетное учреждение Ханты-Мансийского автономного округа - Югры «Югорская городская больница», Ханты-Мансийский автономный округ - Югра, город Югорск, улица Попова, дом 29/1.

Период прохождения практики: 30 марта 2015 г. - 26 апреля 2015г.

Основной целью прохождения преддипломной практики является получение практических знаний и навыков профессиональной деятельности и сбор исходных данных для выполнения выпускной квалификационной работы (ВКР).

Исходя из поставленной цели, были определены следующие задачи преддипломной практики:

1. Дать общую характеристику предприятия;

2. Изучить особенности менеджмента в организации;

3. Провести организационно-экономический анализ;

4. Провести анализ состояния и динамики факторов внешней и внутренней среды предприятия;

5. Проанализировать перспективы развития организации.



1. Общая характеристика предприятия

1.1 Краткая характеристика БУ «Югорская городская больница»

Медицинскую помощь жителям города оказывает бюджетное учреждение Ханты-Мансийского автономного округа - Югры «Югорская городская больница» (до 01.01.2014 г. муниципальное бюджетное учреждение «Центральная городская больница города Югорска»), в которой работают высококвалифицированные специалисты - профессионалы своего дела, около 50% врачей имеют высшую и первую квалификационную категории [1].

Специалисты больницы участвуют в реализации федеральных программ: «Анти - СПИД», «Неотложные меры по борьбе с туберкулезом», «Сахарный диабет», «Вакцинопрофилактика». Ежегодно выполняется утверждаемая Правительством ХМАО «Программа государственных гарантий оказания гражданам РФ, проживающим на территории ХМАО, бесплатной медицинской помощи» [1].

БУ «Югорская городская больница» - это многопрофильное лечебно - профилактическое учреждение, имеющее в своем составе стационар на 195 коек, поликлиническое отделение на 841посещение в смену.

Учреждение создано в соответствии с постановлением Главы города № 26 от 24.01.2000 года. Учреждение относится к системе здравоохранения. Учредителем, до 01.01.2014 г., являлось Административное муниципальное образование города. С 01.01.2014 г. на основании распоряжения Правительства ХМАО-Югры от 1 ноября 2013г. № 564-рп МБЛПУ «Центральная городская больница г. Югорска» передано в государственную собственность ХМАО-Югры, и переименовано в бюджетное учреждение Ханты-Мансийского автономного округа - Югры «Югорская городская больница» (сокращенное наименование БУ «Югорская городская больница»).

Реформа здравоохранения в нашей стране, начавшаяся в 90 - е годы, ознаменовала собой переход к обязательному и добровольному страхованию и привнесла договорные отношения между страховщиками и лечебно - профилактическими учреждениями. При этом изменения коснулись не только источников финансирования, но и всей системы финансирования, а также управления здравоохранением. Все это потребовало создания структур, аналогичных западным моделям организаций, объединяющим отдельные звенья медицинской помощи, но максимально адаптированным потребностям Российского здравоохранения [1].

Финансирование БУ «Югорская городская больница» преимущественно одноканальное. Финансирование осуществляется из средств обязательного медицинского страхования, перечисление из Департамента здравоохранения ХМАО-Югры, субсидии на обеспечение выполнения государственного задания на оказание государственных услуг (выполнение работ). Также учреждение оказывает платные медицинские услуги в рамках приносящей доход деятельности [1].

В своей деятельности больница руководствуется уставом, который содержит следующие разделы:

° Общие положения;

° Цели и виды (предмет) деятельности;

° Полномочия вышестоящей организации и департамента;

° Управление;

° Имущество;

° Ликвидация, реорганизация и изменение типа.

Раздел 1. Общее положение

1. Бюджетное учреждение Ханты-Мансийского автономного округа - Югры «Югорская городская больница» (далее - учреждение) создано в соответствии с гражданским законодательством Российской Федерации.

Учредителем учреждения является Ханты-Мансийский автономный округ - Югра.

2. Полное наименование: бюджетное учреждение Ханты-Мансийского автономного округа - Югры «Югорская городская больница». Сокращенное наименование: БУ «Югорская городская больница».

3. Учреждение является юридическим лицом и от своего имени приобретает и осуществляет имущественные и личные неимущественные права, несет обязанности, выступает истцом и ответчиком в суде.

4. Учреждение имеет в оперативном управлении обособленное имущество, самостоятельный баланс, план финансово-хозяйственной деятельности, печать со своим полным наименованием и изображением герба Ханты-Мансийского автономного округа - Югры, штампы, бланки и собственную символику.

5. Учреждение обязано соблюдать акты, составляющие правовую систему Российской Федерации, и настоящий устав, в том числе:

1.5.1 Предоставлять информацию о своей деятельности в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации и Ханты-Мансийского автономного округа - Югры и актами контролирующих органов.

1.5.2 Обеспечивать своевременную выплату заработной платы, безопасные условия и охрану труда работникам учреждения.

1.5.3 Вести бухгалтерский учет, предоставлять бухгалтерскую и статистическую отчетность.

1.5.4 Нести ответственность за нарушение своих обязательств.

6. Местонахождение и почтовый адрес: Российская Федерация, 628260, Ханты-Мансийский автономный округ - Югра, г. Югорск, ул. Попова, д. 29/1 [2].

Остальные разделы устава смотреть в Приложении № 1.

Вся деятельность больницы происходит на основании лицензии № ЛО-86-01-001839 от 29 июля 2014 г. «На осуществление медицинской деятельности». Лицензия бессрочна. Настоящая лицензия имеет 23 приложения, являющиеся её неотъемлемой частью на 28 листах.

Основные листы лицензии находятся в Приложении № 2.

Администрацией больницы разработана и успешно действует «Политика бюджетного учреждения Ханты-Мансийского автономного округа - Югры «Югорская городская больница» в области обработки и защиты персональных данных». Общий текст политики больницы расположен в Приложении №3 [3].

Учреждение в своей деятельности преследует следующие цели:

° управление муниципальной системой здравоохранения г. Югорска;

° удовлетворение общественной потребности в медицинском обслуживании граждан. Оказание населению города доступной, качественной медицинской помощи.

Предметом деятельности является:

° развитие муниципальной системы здравоохранения;

° оказание экстренной, неотложной, консультативной, диагностической, профилактической и лечебной медицинской помощи;

° участие в выполнении программ обязательного медицинского страхования;

° реабилитация больных;

° обеспечение доступности населению гарантированного объема медико-социальной помощи;

° проведение профилактической и санитарно-информационной работы среди населения;

° санитарно-гигиеническое образование населения;

° контроль за качеством оказания медико-социальной и лекарственной помощи предприятиями, учреждениями и организациями государственной, частной системы здравоохранения, а также лицами, занимающими частной медицинской практикой;

° выполнение государственных и окружных мероприятий по мобилизационной подготовке и гражданской обороне в соответствии с действующим законодательством;

° обеспечение социальной защиты работников учреждения;

° развитие производственной и социальной базы учреждения как части муниципальной системы здравоохранения;

° оказание неотложной медицинской помощи на оборудованном транспорте;

° фармацевтическая деятельность;

° деятельность, связанная с оборотом наркотических средств и психотропных веществ (хранение, перевозки, отпуск, реализация, распределение, приобретение, использование, уничтожение).

° деятельность, связанная с оборотом психотропных веществ (хранение, перевозки, отпуск, реализация, распределение, приобретение, использование, уничтожение) [1].

1.2 Структура управления организацией

Управление больницей осуществляется в соответствии с законодательством РФ, и уставом организации. Высшим должностным лицом является главный врач, назначаемый и освобождаемый главой местной администрации по согласованию с департаментом здравоохранения ХМАО-Югры. Главный врач действует на основе устава организации и законодательства РФ [2].

В состав руководства так же входят:

o заместитель главного врача по лечебной части (начмед),

o заместитель по организационно-методической работе,

o заместитель главного врача по клинико-экспертной работе,

o главный бухгалтер,

o заместитель главного врача по административно-хозяйственной части.

Врачи подразделяются на врачей широкого профиля (хирург, терапевт, акушер-гинеколог, педиатр) и врачей узких специальностей (стоматолог, отоларинголог, офтальмолог, нарколог, инфекционист, дерматовенеролог, фтизиатр, невропатолог, рентгенолог, психиатр, анестезиолог).

В подчинении специалистов находятся средний и младший медицинский персонал, выполняющий соответствующую их функциональным обязанностям работу.

Учреждение имеет 39 структурных подразделений, 69 материально-ответственных лиц. Численность рабочего контингента - 1204 человека:

- врачей - 165 человек; - средний медперсонал - 437 человек;

- младший медперсонал - 286 человек;

- прочий персонал - 316 человек.

Главный врач учреждения выполняет следующие функции и обязанности по обеспечению деятельности учреждения:

° обеспечивает руководство учреждением в соответствии с действующим законодательством;

° представляет интересы учреждения в государственных, судебных и арбитражных органах;

° организует работу коллектива;

° отвечает за организацию производственной, административно-хозяйственной и финансовой деятельности;

° осуществляет анализ деятельности учреждения на основе оценки показателей его работы и принимает необходимые по улучшению форм и методов работы;

° контролирует выполнение требований, установленных правилами и нормами внутреннего распорядка, выполнение технической безопасности и охраны труда, технической эксплуатации приборов и оборудования;

° утверждает штатное расписание;

° издает приказы, дает указания, обязательные для работников учреждения [4].

В структуре больницы можно выделить такие подразделения как:

- поликлиника; стационар; администрация; административно-хозяйственная часть.

Линейно-функциональная структура управления является наиболее адекватной в такой отрасли, как здравоохранение. Благодаря ней, работа поставлена четко и качественно.

Организационную структуру управления учреждением г. Югорска можно представить в виде следующей схемы:

Рис. 1 Организационная структура управления учреждением



2. Особенности менеджмента в организации

Задача менеджмента обеспечить совместную и эффективную работу врачей. Врач - это представитель свободной профессии, которая подразумевает, что он исторически «работал» только на самого себя, оказывая помощь страждущим. Плохо вписывается психология и самоидентификация врача (и даже современного), в статус наемного, подневольного работника, работающего на собственника [5].

В медицинской клинике остро сталкиваются вопросы финансовой прибыли и качественной медицинской помощи. Информационная асимметрия, в которой пребывает пациент на приеме у доктора, делает его легкой добычей врачей, не отягощенных этическими и профессиональными принципами и желающими заработать.

Поэтому столь важна роль менеджера, который несет ответственность не только перед системой финансирования больницы, но и перед своими пациентами, должен создать главное - идеологию клиники и сформулировать четкую, понятную и емкую миссию [5].

Опираясь на должностные инструкции учреждения главный врач, как менеджер, осуществляет следующую деятельность:

° организует всю работу учреждения;

° несет полную ответственность за его состояние и состояние трудового коллектива;

° представляет учреждение во всех учреждениях, организациях и в департаменте;

° издает приказы по учреждению в соответствии с трудовым законодательством, принимает и увольняет работников;

° принимает меры поощрения и налагает взыскания на работников учреждения [4].

Управленческие решения принимаемы в больнице можно разделить на 3 группы:

° решения, которые принимает Главный врач и они являются стратегическими, оперативными. Они распространяются на деятельность всей организации, на всех работников;

° решения, которые принимают заместители Главного врача, главный бухгалтер, по функциональным направлениям деятельности учреждения. Эти решения распространяются в целом на учреждение и на работников, которых они курируют;

° решения, которые принимают заведующие отделениями, амбулаториями, лабораторией. Они направлены на организацию и выполнение работы подведомственного отделения и его работников.

Рассмотрение методов можно начать с третьего уровня, которые используются при принятии управленческого решения на том или ином звене:

1. Заведующие отделений, амбулаторий, лабораторией являются руководителями подразделений, которые непосредственно оказывают услуги медицинской помощи населению. Все рабочие вопросы, связанные с осуществлением процесса предоставления медицинских услуг, они решают на основе личных знаний, умений, опыта, где-то интуитивно.

2. Главный врач и его заместители, главный бухгалтер при принятии управленческих решений используют следующие методы:

2.1 Метод здравого смысла. Решения принимаются на основе личных знаний, умений, опыта. Этот метод характерен для всех видом управленцев, так как ценность каждого управленца заключается в личных его знаниях, умениях, способностях;

2.2 «Дерево решений». Из имеющихся вариантов выбираются направления, с помощь которых можно быстрее и с наименьшими затратами времени и финансовых средств решить проблему;

2.3 Экономический анализ. Используется Главным врачом, главным бухгалтером и заместителем по экономическим вопросам. Принятие решения невозможно без достоверных информационных данных. Информация о наличии финансовых средств, целевого их использования, расходов учреждения, рентабельности предпринимательской деятельности, направлений использования бюджетных средств помогает принять верное решение. Широко используется при составлении смет расходов учреждения на следующий год, составлении плана работы учреждения на среднесрочную перспективу.

2.4 Анализ временных рядов - который позволяет исходя из тенденций прошлого планировать будущее. Активно используется при среднесрочном планировании.

2.5 «Мнение жюри» (или «мозгового штурма»). Используется при решении сложных вопросов, которые требуют знаний в различных областях. Например, при решении вопроса, связанного с комплексным лечением сложного больного.

2.6 Метод управления запасами.



3. Организационно-экономический анализ деятельности предприятия

Бюджетная организация любой ведомственной принадлежности использует бюджетные средства в соответствии с утверждённой сметой доходов и расходов. Правильность составления сметы и её использования влияет на рациональное и эффективное расходование бюджетных средств, вследствие этого контроль данного направления финансовой деятельности учреждения является одним из важнейших этапов бюджетного учёта и экономического анализа. Отчёты бюджетных учреждений в разрезе показателей смет и их глубокое изучение с целью оценки эффективности использования ресурсов, выявление отклонений фактической суммы расходов от сметы, а также факторов, повлиявших на эти отклонения, составляют содержание анализа исполнения сметы расходов [6].

Основными задачами анализа исполнения сметы расходов являются:

° оценка соблюдения сметных назначений в целом и по отдельным статьям;

° характеристика состава и структуры расходов, оценка их изменения за определённый период; определение факторов отклонения фактических расходов от предусмотренных сметой;

° выявление резервов повышения эффективности использования ресурсов бюджетных учреждений;

° разработка мероприятий, направленных на повышение эффективности управления бюджетными средствами и учреждениями.

Все задачи анализа конкретизируются в ходе изучения расходов по отдельным их видам и направлениям [6].

Таблица 1

Анализ финансирования и исполнение сметы расходов, бюджетных средств, тыс. руб.

Наименование показателя	ЭКР	Уточненный план на 2012 год	Кассовые расходы 2012год	Отклонение (+ перерасход «-« экономия	% исполнения	Уточненный план на 2013 год	Кассовые расходы на 2013 год	Отклонение (+ перерасход «-« экономия	% исполнения
Оплата труда и начисления на опл. труда	210	286779	286723	-56	100	321438	321435	-4	100
Заработная плата	211	225641	225641	0	100	256938	256938	0	100
Прочие выплаты	212	6019	5963	-56	99,1	7275	7272	-4	100
Начисления	213	55119	55119	0	100	57225	57225	0	100
Приобретение услуг	220	28466	28069	-397	98,6	3221	31943	-267	99
Услуги связи	221	690	682	-8	98,8	660	659	-1	100
Транспортные услуги	222	606	578	-28	95,4	668	658	-10	99
Коммунальные услуги	223	9156	9117	-39	99,6	10681	10681	0	100
Арендная плата за пользование имуществом	224	0	0	0	0	0	0	0	0
Услуги по содержанию имущества	225	9405	9246	-159	98,3	11643	11457	-186	98
Прочие услуги	226	8609	8446	-163	98,1	8558	8487	-71	99
Социальное обеспечение	260	1505	1504	-1	99,9	1993	1784	-209	89
Пособия по социальной помощи населению	262	1505	1504	-1	99,9	1993	1784	-209	89
Социальные пособия, выплач. Организациями сектора государственного управления	263	0	0	0	0	0	0	0	0
Прочие расходы	290	126	109	-17	86,5	138	138	0	100
Стипендии	291	0	0	0	0	0	0	0	0
Прочие расходы	292	126	109	-17	86,5	138	138	0	100
Поступление нефинансовых активов	300	12833	12794	-39	99,7	11399	11237	-162	99
Увеличение стоимости ОС	310	2731	2728	-3	99,9	2858	2855	-3	100
Увеличение стоимости нематериальных активов	320	0	0	0	0	0	0	0	0
Увеличение стоимости матер. запасов	340	10102	10066	-36	99,6	8541	8382	-159	98
медикаменты, перевяз. средства и пр.	341	3400	3400	0	100	2248	2248	0	100
продукты питания	342	1676	1674	-2	99,9	705	705	0	100
строительные материалы	343	330	330	0	100	237	237	0	100
прочие расходные материалы	344	2281	2281	0	100	2724	2712	-12	100
горюче смазочные материалы	345	1995	1977	-18	99,1	2429	2282	-147	94
мягкий инвентарь	346	420	404	-16	96,2	198	198	0	100
Всего расходов		329709	329199	-510	100	367179	366537	-642	100

Из таблицы 1 видим, что данное снижение связано с тем, что в 2013 году уменьшились расходы за счет средств бюджета на приобретение медикаментов 2012 год - 3400,0 тыс. руб., 2013 год - 2248,0 тыс. руб.; мягкий инвентарь: 2012 год - 404,0 тыс. руб., 2013 год - 198,0 тыс. руб., продукты питания 2012год -1674 тыс. руб., 2013 год - 705 тыс. руб., строительные материалы 2012 год - 330 тыс. руб., 2013 год 237 тыс. руб. Данные расходы в основном производятся за счет средств обязательного медицинского страхования.

Расходы на капитальные и текущие ремонты зданий и помещений больницы за счет средств бюджета составили 1974 тыс. руб., план на 2013 год 1980,6 тыс. руб., 99,7% процент выполнения от плановой суммы [6].

План на 2013 год по статье «Пособия по социальной помощи населению» - 1993,0 тыс. руб. кассовые расходы - 1784,0 тыс. руб. Средства расходовались на компенсацию донорам за сдачу крови - 82,4 тыс. руб., что составляет 15% исполнения от плановой суммы. Экономия сложилась в результате приостановления деятельности отделения по предписанию прокуратуры.

План на 2013 год по статье «горюче-смазочные материалы» - 2429 тыс. руб., кассовые расходы - 2282 тыс. руб., экономия сложилась по причине того, что в течение 4 квартала 2013 года поставщик трижды уведомлял о снижении стоимости на горюче-смазочные материалы.

По данным таблицы 1 сделаем вывод, что в 2012 и 2013 годах смета расходов составляет 100% исполнение бюджетных средств [6].



4. Анализ состояния и динамики факторов внешний и внутренней среды предприятия

Любая организация (учреждение) находится и функционирует в рамках внешней и внутренней сред.

Внешняя среда является источником, питающим учреждение ресурсами, необходимыми для поддержания ее внутреннего потенциала на должном уровне. Учреждение находится в состоянии постоянного обмена с внешней средой, обеспечивая тем самым себе возможность выживания. Но ресурсы внешней среды не безграничны. И на них претендуют многие другие учреждения, находящиеся в этой же среде. Поэтому всегда существует возможность того, что учреждение не сможет получить нужные ресурсы из внешней среды. Это может ослабить ее потенциал и привести ко многим негативным для учреждения последствиям. Задача стратегического управления состоит в обеспечении такого взаимодействия учреждения со средой, которое позволяло бы ей поддерживать ее потенциал на уровне, необходимом для достижения ее целей, и тем самым давало бы ей возможность выживать в долгосрочной перспективе. Внешние факторы подразделяются на факторы прямого воздействия и косвенного воздействия [7]. Среда прямого воздействия включает факторы, непосредственно влияющие на деятельность учреждения:

1. Поставщики. Поставщиками БУ «Югорская городская больница» являются бюджет города Югорска, Фонд ОМС. Они ежемесячно предоставляют финансирование денежных средств. Также поставщиками можно назвать организации, которые пользуются услугами БУ «Югорская городская больница».

2. Трудовые ресурсы. Без нужных специалистов должной квалификации нельзя эффективно использовать сложную технику и оборудование.

3. Законы государства. Организации обязаны выполнять не только федеральные, но и региональные законы. Государственные органы обеспечивают принудительное выполнение законов в сфере своей компетенции.

4. Потребители. Потребителями услуг БУ «Югорская городская больница» являются:

° люди, на которые направлены бесплатные (льготные) услуги;

° люди, которые покупают услуги учреждения;

° организации - потребители услуг.

5. Конкуренты. Руководство учреждения должно помнить, что неудовлетворенные нужды потребителей создают свободные ниши на рынке для конкурирующих организаций.

Среда косвенного воздействия состоит из факторов, которые не оказывают прямого и немедленного воздействия на деятельность организации:

1. Состояние экономики страны.

2. Научно-технический прогресс. Технические новшества повышают производительность труда, способствуют улучшению качества предоставляемых услуг.

3. Социокультурные факторы. Это, прежде всего, жизненные ценности и традиции, обычаи, установки, которые оказывают существенное влияние на деятельность учреждения.

4. Политические факторы. К ним относятся экономическая политика административных органов государства.

5. Отношения с местным населением. Характер отношений с местной общиной является очень важным для учета и планирования в любой организации.

Внутренняя среда организации - это ситуационные факторы внутри организации. Менеджер (главный врач) формирует и изменяет, когда это необходимо, внутреннюю среду учреждения, представляющую собой органичное сочетание ее внутренних переменных. Но для этого он должен уметь выделять и знать их.

Внутренние переменные - это ситуационные факторы внутри организации. Поскольку организации представляют собой созданные людьми системы, то внутренние переменные в основном являются результатом управленческих решений. Но это вовсе не означает, что все внутренние переменные полностью контролируются руководством. Часто внутренний фактор есть нечто «данное», что руководство должно преодолеть в своей работе. Управленческий механизм ориентирован на достижение оптимального взаимодействия всех уровней управления и функциональных областей управления для наиболее эффективного достижения намеченных целей. Основные переменные в самой организации, которые требуют внимания руководства, это цели, структура, задачи, технология и люди.

Цели - конкретные, конечные состояния или желаемый результат, которого стремится добиться группа, работая вместе. Основной целью работы большинства организаций является получение прибыли. Но БУ ЦГБ Югорская городская больница является некоммерческой организацией и не озабочена проблемами прибыли, но затраты волнуют и ее. Некоммерческая организация имеет разнообразные цели, но, как правило, уделяет большое внимание социальной ответственности [7].

Главной целью БУ «Югорская городская больница» является предоставление населению качественных медицинских услуг.

Основной проблемой в управлении учреждением является несовершенствование бумажного документооборота, частичное использование локальной сети больницы и компьютерного оснащения.

Процесс документооборота является устаревшим рутинным процессом. Донесение распоряжения главного врача доходит до исполнителя (сотрудника больницы) с большим разрывом времени из-за предпочтения в использовании старых методов введения документации и из-за недоверия к электронным носителям информации.

Вся администрация больницы объединена одной локальной сетью, благодаря которой происходит обмен информацией непосредственно внутри всего отдела. Тогда как взаимосвязь с другими отделениями больницы происходит по старому принципу обмена документацией. На этом этапе увеличивается время выполнения распоряжений, частичная утеря бумажных носителей информации и т.д.

На сегодняшний день в задачи оперативного и стратегического планирования внесены вопросы по решению данной проблемы.



5. Перспективы развития организации

В связи с выделенной проблемой о несовершенствовании документооборота перед администрацией больницы стоит задача о модернизации системы передвижения документов. В этом направлении уже сейчас делаются следующие шаги:

1. Создание и распространение различных программ для врачей стационаров и поликлиник (всевозможные автоматизированные рабочие места), для обслуживающего персонала (медицинская статистика, экономика больниц, питание больных и т. д.);

2. Стремление все большей части медицинского персонала к получению доступа к сети INTERNET;

3. Проведение локальной сети в целом по больнице.

Это в дальнейшем поможет сократить время на исполнение распоряжений главного врача, сократить время обмена информации о пациенте, его состояния, стоимости лечения и т.д.

Но не только проблема времени будет решена. Данная модернизация поможет сократить расходы на канцелярские принадлежности, сократить штат сотрудников больницы, что приведет к экономии бюджетных средств, в дальнейшем используемых на приобретение новейшего оборудования.

В связи с возможностью обновления оборудования, в целом по больнице, приведет к совершенствованию процесса лечения пациентов.

Из этого вытекает ещё одна перспектива развития больницы - это применение новых технологий в здравоохранении.



6. Индивидуальное задание

6.1 Анализ существующей системы документооборота БУ «Югорская городская больница»

Порядок работы с документацией в больнице осуществляется на основании двух основных методологических инструкций по обеспечению качества:

1. «Управление организационно-распорядительной документацией» МИ IV - 4.2-02;

2. «Управление документацией в учреждении» МИ IV - 4.2-03.

Настоящие инструкции устанавливают порядок и правила ведения делопроизводства в учреждении, предусматривают четкое выполнение операций по приему и отправке документов, своевременному их доведению до исполнителей, определяют единую централизованную систему регистрации и контроль за исполнением входящей и исходящей корреспонденции, а так же устанавливают порядок работы с подлинниками медицинской документации, документации системы менеджмента качества (далее по тексту СМК), организационной документации, программной документации, документами о качестве медицинской услуги, справочно-информационного обслуживания в учреждении.

Данные инструкции составлены с учетом специфики медицинского учреждения, где методологическая инструкция по обеспечению качества «Управление организационно-распорядительной документацией» МИ IV - 4.2-02 используется в административной работе, а методологическая инструкция по обеспечению качества «Управление документацией в учреждении» МИ IV - 4.2-03 используется для ведения медицинской документации.

Вначале рассмотрим работу с документацией в административном секторе. Для примера приведем работу с поступающими (входящими) документами.

Ответственность за организацию и правильное ведение организационно-распорядительной документации в аппарате управления возлагается на главного врача, заместителей главного врача, руководителей подразделений и секретаря-машинистку [10].

Контроль над соблюдением процедуры управления организационно-распорядительной документацией и требованиями настоящей МИ осуществляет секретарь-машинистка.

Заместители главного врача и руководители подразделений обязаны рассматривать все документы в день их получения, при необходимости с визой направлять должностным лицам для исполнения, контролировать своевременное и качественное исполнение документов.

Заместители главного врача и руководители подразделений обязаны сохранять служебную переписку (внутреннюю и внешнюю).

Организация работы с документами - это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами (с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на хранение).

В документационном обеспечении учреждения выделяются три группы документов:

поступающие (входящие) документы;

отправляемые (исходящие) документы;

внутренние документы.

Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения [10].

Вся поступающая корреспонденция принимается и регистрируется секретарем-машинисткой БУ «Югорская городская больница». Регистрация документов необходима для учета, контроля исполнения и поиска документов. Принятая корреспонденция вскрывается, кроме конвертов с надписью «лично», проверяется правильность адресата, наличие в конверте документов, приложений и их соответствие тексту документа. Документы секретарем-машинисткой сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые, в соответствии с перечнем документов, не подлежащих регистрации. Нерегистрируемые документы, документы с пометкой «лично» непосредственно передаются по назначению. На первой странице полученного документа ставится отметка, с указанием даты поступления и порядкового номера входящего документа с начала года. Если к поступившему документу имеется приложение, то рядом делается соответствующая пометка « + приложение на 2 листах». Регистрационную отметку о поступлении документа в учреждение проставляют согласно ГОСТ Р 6.30-2003 в правом нижнем углу первого листа документа. Регистрация документа проводится однократно в журнале регистрации входящей документации. Зарегистрированные документы, независимо от их содержания и характера исполнения, передаются на рассмотрение главному врачу. Главному врачу передаются документы от вышестоящих административных органов, а также другие важнейшие документы, содержащие необходимую информацию по принципиальным вопросам деятельности БУ «Югорская городская больница», исполнение которых требует решения главного врача. Если установлено, что документы адресованы неправильно, то их необходимо вернуть секретарю-машинистке для передачи по назначению. Документы передаются исполнителям в день их поступления. Резолюция пишется в левом верхнем углу (исполнитель, срок исполнения и др.).

Ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым. Ответственному исполнителю предоставляется право привлекать соисполнителей, которые обязаны обеспечить выполнение документа в установленный срок [10].

Документы, которые исполняются несколькими подразделениями, передаются им поочередно или размножаются и передаются им одновременно в копиях. Поступившие в подразделения документы регистрируются (при необходимости) в журнале учета документов ответственным за документацию в подразделении или руководителем подразделения, если не определено ответственное лицо, согласно МИ IV-4.2-03 «Управление документацией в учреждении». Не позднее указанного в резолюции срока исполнитель обязан представить информацию об исполнении документа вышестоящему руководителю. Исполнитель на первом листе исполненного документа в правом нижнем углу делает пометки:

отметка о том, когда и как решен вопрос;

отметка о составлении ответного документа (при необходимости);

другая информация.

Исполнитель подшивает документы в соответствующее дело не позднее следующего дня после их исполнения или отправки ответа [10].

Ознакомившись с данной работой, следует, что делопроизводство в больнице имеет чёткие рамки выполнения качественной работы. Все требования ведения документации соблюдаются. Но всё равно регистрация входящих (и не только) документов производится по-старому, т.е. используется метод заполнения журналов вручную. Тогда как в наше время для этого можно использовать компьютер и соответствующую программу.

Теперь рассмотрим медицинский документооборот на примере работы по организации работ по учету, хранению подлинников МТС (медико-технологический стандарт), документации СМК (система менеджмента качества), организационной документации, программной документации, ГОСТов, ТУ и изготовлению с них копий [11].

Распределение ответственности между должностными лицами и подразделениями за организацию деятельности по каждому этапу работы данного процесса представлено в матрице распределения ответственности.



Таблица № 2

Матрица распределения ответственности при организации работ по управлению документацией

	Специалисты или подразделения (должностные лица)
Состав работ	Гл. врач	Заместители главного врача	К по СМК	Зав. отделениями	Руков. подразд дер.подлин-а	Секретарь- машинистка	Спец по выпол работ по стандартизации	Ответственный за докум.в подразд
1	2	3	4	5	6	7	8	9
1.Учет, хранение подлинников документации	-	-	О	У	О	У	О	У
2. Регистрация, изготовление и выдача учтенных копий документации	-	У	О	У	О	У	О	У
3.Проверка физического состояния подлинников и их восстановление	-	-	О	У	О	У	О	-
4.Хранение документации в подразделении	-	У	О	У	У	У	О	О
5.Внесение изменений в подлинники документации	-	-	-	У	О	-	О	У
6.Внесение изменений в документы СМК	-	-	О	В	-	В	В	В
7. Внесение изменений в программную документацию	-	-	У	-	О	-	-	-
8.Внесение изменений в НД	-	-	-	-	-	-	О	У
9.Заявка на изготовление дополнительных копий документации	-	У	В	У	В	У	В	О
10.Заявка на приобретение книг, периодических изданий, справочно-информационной литературы, оформление подписки на периодические издания	-	В	В	В	В	У	В	В
11.Рассылка полученных периодических изданий	-	-	-	-	-	О	-	-
13.Заявка на приобретение НД	-	-	-	У	-	-	О	У
14.Учет, хранение, регистрация контрольных экземпляров НД	-	-	-	-	-	-	О	-
15.Выдача учтенных копий НД в подразделения	-	-	-	У	-	-	О	У
16.Учет и хранение документов законченного делопроизводства	-	-	В	О	В	В	-	-
17.Составление номенклатуры дел подразделения	-	-	О	О	-	У	О	-

О - отвечает за выполнение работ по данному направлению в соответствии с организационной структурой;

В - выполняет основную часть работ по данному направлению и отвечает за свою часть работ;

У - выполняет определенную часть работ по своему направлению.

Подлинники документов хранятся в следующих подразделениях:

Медицинские карты:

- «Карта стационарного больного» - в архиве учреждения;

- «Карта амбулаторного больного» - в регистратуре;

- МТС у заместителя главного врача по медицинской части;

Инженерно-техническая документация:

- по оборудованию - у специалистов, ответственных за данный раздел работы;

- по электрохозяйству - у начальника энергетической службы;

- строительно-монтажная - у главного инженера, начальника службы ремонта;

- документация СМК в кабинете по функционированию СМК;

- организационная документация в архиве учреждения;

- НД (ГОСТ, ТУ) у специалиста, выполняющего работы по стандартизации и метрологии;

- Законодательная и правовая документация у начальника юридического отдела;

- Программная документация в информационно-техническом отделе.

К внутренним документам СМК, порядок управления которыми регламентируется настоящей методикой, относятся:

- Политика в области качества;

- Руководство по качеству;

- Цели в области качества структурных подразделений;

- методики СМК;

- положения;

- карты процессов;

- инструкции;

- методические рекомендации;

- положения о структурных подразделениях, должностные инструкции;

- внутренняя организационно-распорядительная документация;

- нормативная документация;

- внутренние локальные акты;

- другие.

Подлинники документов из подразделений, где они хранятся, не выдаются. В исключительных случаях подлинники документов по СМК выдаются по служебной записке с разрешения руководителя учреждения. Изготовление копий и выдача их производится по заявке [11].

Руководители подразделений (или ответственное лицо), которые являются держателями подлинников, проверяют правильность оформления подлинников (качество их выполнения, комплектность, наличие всех подписей) присваивают им порядковые номера и регистрируют в книге регистрации.

Оформление документации:

° СМК согласно МИ IV-4.2 - 01 “Порядок разработки методологических инструкций”;

° программной документации согласно МИ V-5.5 - 12 “Порядок управления информационной системой”;

° организационной документации аналогично оформлению документации СМК;

° организационно-распорядительной документации согласно МИ IV-4.2 - 02 “Управление организационно-распорядительной документацией”.

В книге регистрации подлинников документов и выдачи копий в графе “Кому разослать” указываются подразделения, куда разослать копии документов. Подразделение - держатель подлинника регистрирует изготовленные копии в книге регистрации и под роспись в ней выдает копии ответственному за документацию в подразделении. Все копии должны иметь штамп “учтено, № копии». Ежегодно в январе месяце подразделение-держатель подлинника проводит проверку физического состояния подлинников документации. При наличии подлинников, пришедших в негодность, составляет график их восстановления (форма графика произвольная). О восстановлении документа делается отметка в книге регистрации подлинников документов и выдачи копий. Хранение документации в подразделениях осуществляется в условиях, обеспечивающих ее сохранность и предохраняющих от воздействия неблагоприятных факторов. Подлинники аннулированных и замененных документов хранятся в подразделениях отдельно от действующих [11].

Так же, в секторе по работе с медицинской документации, просматривается четкая структура ведения документов.



6.2 Проблемы в организации документооборота

Рассмотрев примеры ведения делопроизводства в больнице можно сделать выводы, что данный аспект работы в целом, довольно-таки слаженный и регламентированный. Всё происходит в рамках требований. Все правила соблюдаются. Но, такое «соблюдение правил» начинается и заканчивается в момент ведения того или иного журнала. Если можно позволить такое сравнение, то журнал - это как «отче наш» - главный момент в работе всей больницы. В нём расположена вся информация обо всех документах.

С одной стороны, данный «инструмент» является надежным источником и хранилищем информации. В любой момент, благодаря журналу, можно узнать всё необходимое о документе. Но с другой стороны, этот метод - устарел. И даже, когда он был единственным способом ведения информации - был несовершенен. Сему виной - человеческий фактор. Либо журнал заполняется не по регламенту, либо почерк заполняющего не читабелен, либо журнал был испорчен (к примеру, на него пролили воду), то «тяжелая», ответственная ноша журнала сразу же приходит в непригодность. И когда сейчас, на смену журналам пришли новые технологии, само существование журнала можно и забыть.

Но проблема не заканчивается на журнале. Проблема заключается ещё в том, что обмен информацией (документами) между всеми подразделениями больницы происходит так же устаревшим способом - пешим ходом. В большей степени проблематика касается статталонов (статистические талоны) и историй болезней. Их перемещение зависит от медсестер или иных ответственных лиц. Отсюда вытекает и третья проблема - нерациональное использование рабочего и личного времени сотрудников больницы. Контрольная временная точка получения или отправления статтолонов - отсутствует, из-за этого данный процесс может растянуться на весь день, а то и более. Так же здесь можно просмотреть такие проблемы, как утеря и порча бланков.

Ещё одной большой проблемой является отсутствие локальной сети в целом по больнице. Как была сказано выше, локальное единство существует только в административном отделении больницы. Между остальными подразделениями электронный обмен информацией отсутствует.

6.3 Рекомендации по совершенствованию документооборота

Проведя анализ документооборота в учреждении, и выявив проблематику системы, можно придти к выводам - необходимо совершенствование и модернизация делопроизводства. Необходимо внедрять электронный обмен информацией по всей больнице. Это поможет решить почти все существующие проблемы.

Как именно следует решать проблему с несовершенным документооборотом:

1. Создание и распространение различных программ для врачей стационаров и поликлиник (всевозможные автоматизированные рабочие места), для обслуживающего персонала (медицинская статистика, экономика больниц, питание больных и т. д.);

2. Стремление все большей части медицинского персонала к получению доступа к сети INTERNET;

3. Проведение локальной сети в целом по больнице.

Конечная цель такого процесса, очевидно, должна состоять в построении интегрированной информационной системы больницы. А в качестве первого, наиболее важного этапа ее создания, с моей точки зрения, должна выступать компьютерная технология ведения истории болезни.

Требование осуществления информационной связи между подразделениями больницы должно быть одним из основных при проектировании компьютерной технологии ведения истории болезни. Наличие в больнице локальной компьютерной сети является главным условием для того, чтобы информационные связи между подразделениями были не только надежными, но и высокоскоростными. Например, если лаборатория больницы располагает автоматическим анализатором крови, то при занесении результата анализа в память анализатора или связанного с ним компьютера этот результат тут же передается в историю болезни. Аналогично, при наличии цифровой рентгеновской установки полученное изображение моментально становится доступным лечащему врачу. В простейшем случае использования автоматизированных рабочих мест врачей функциональной диагностики, врач получает список направленных к нему больных, а при внесении им результатов обследования и заключений они оказываются в истории болезни.

Очевидно, что компьютерная технология ведения истории болезни не только делает более надежными и скоростными информационные потоки, но и позволяет устранить многократность ввода в компьютеры информации, необходимой для страхового отдела ОМС и не только. При осуществлении предлагаемого подхода построения информационной системы больницы вся необходимая информация берется из структурированного архива историй болезни и переносится в требуемые формы, файлы, базы данных в том виде, который необходим для дальнейшего использования.

Таким образом, компьютерная технология ведения истории болезни позволяет в полной мере удовлетворить требование надежности, полноты и высокой скорости информационных внутрибольничных связей. Однако этим не исчерпывается ее влияние на обеспечение качества лечения больных. Целый ряд факторов, привнесенных этой технологией в работу врачей косвенно отражается на качестве лечения. Например, высокая скорость доступа к архивам приводит к тому, что в случае повторного обращения больного (это касается большинства хронических больных) врач запрашивает из архива предыдущую историю болезни. Это происходит уже в силу того, что он получает из нее тексты разделов первичного врачебного осмотра, которые можно, отредактировав, включить в новый документ. Теперь врач может просмотреть предыдущее лечение и, намечая план обследования, учесть полученную информацию. Когда он записывает диагноз, ему предлагается просмотреть соответствующий медико-экономический стандарт. Врач видит объемы обследования и лечения, предусмотренные данным стандартом, задачи этапа и критерии качества при выписке.

Так же наличие такой возможности облегчает работу с документацией по всей больнице.

В связи с нововведениями работа учреждения станет более чёткой, высокоскоростной, разрешить все проблемы по работе с бумажной документацией.



Заключение

БУ «Югорская городская больница» является постепенно развивающимся учреждением. В работе сотрудников больницы прослеживается профессионализм, компетентность и ответственность за здоровье граждан.

Для создания всех условий благоприятной жизни населения администрацией больницы предприняты всевозможные меры.

Благодаря четко налаженному финансированию учреждения, а так же экономичному и разумному распоряжению средствами, ежегодно БУ «Югорская городская больница» справляется с поставленными перед ней задачами, не смотря на то, что данная больница является единственным медучреждением в городе Югорске.

Условия для работы в больнице отвечают всем современным стандартам и законодательству РФ. Четко налаженное оперативное и стратегическое планирование в модернизации системы документооборота не заставит себя долго ждать. Результаты проделанной работы будут приносить свои плоды.

После проделанной работы - БУ «Югорская городская больница» можно будет считать самым современным медучреждением в ХМАО-Югре.



Список использованных источников

1. БУ «Югорская городская больница» [сайт] URL: http://www.ucgb.org (дата обращения 02.04.2015 г.).

2. Устав бюджетного учреждения Ханты-Мансийского автономного округа - Югры «Югорская городская больница», стр 5.

3. Политика бюджетного учреждения Ханты-Мансийского автономного округа - Югры «Югорская городская больница» в области обработки и защиты персональных данных.

4. Должностные инструкции работников БУ «Югорская городская больница».

5. Статья «Особенности менеджмента в медицинских клинках» [сайт] URL: http://www.anoufriev.ru (дата обращения 05.04.2015г.), к.м.н, доцент Ануфриев Сергей Анатольевич.

6. Бухгалтерский отчет за 2013 год БУ «Югорская городская больница.

7. А. А. Цыренова. Менеджмент: Учебно-методическое пособие. Улан-Удэ: Издательство ВСГТУ, 2006. с.114.

8. Методологическая инструкция по обеспечению качества «Управление организационно-распорядительной документацией» МИ IV. 4.2-02, 2009. с. 22.

9. Методологическая инструкция по обеспечению качества «Управление документацией в учреждении» МИ IV - 4.2-03, 2009. с. 26.

10. Приказ от 01.12.2010 года № 230 «Об утверждении Порядка организации и проведения контроля объемов, сроков, качества и условий предоставления медицинской помощи по обязательному медицинскому страхованию».

11. Портал Территориального фонда обязательного медицинского страхования Ханты-Мансийского автономного округа. Югры [сайт] URL: http://www.ofoms.ru (дата обращения 03.04.2015 г.).



Приложение № 1 Устав бюджетного учреждения Ханты-Мансийского автономного округа - Югры «Югорская городская больница», стр. 1



Приложение № 2 Лицензия № ЛО-86-01-001839 от 29 июля 2014 г. «На осуществление ме...