Делопроизводство на предприятии

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования

"Пензенский государственный университет" (ФГБОУ ВПО ПГУ)

Факультет экономики и управления

Кафедра «Экономика и финансы»

Отчет по учебной практике

Студентки Барановой Екатерины Евгеньевн ы 1

1 курса группы 15эм1

Направления подготовки / специальности менеджмент ,

Профиля подготовки делопроизводство

проходившей учебную практику с 27.06.2016 по 11.07.2016

в ФГБОУ ВПО ПГУ

2016

Содержание

1. Задачи, основные направления практики

2. Место проведения практики

3. Руководитель практики от выпускающей кафедры

4. Продолжительность и время проведения практики

5. Краткое описание организации (учреждения, предприятия), структурного подразделения

6. Структура учреждения

7. Задания, полученные на практику и сведения о конкретно выполненной работе в период практики

8. Рекомендации

1. Задачи, основные направления практики

делопроизводство документ систематизация

Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Информация, содержащаяся в документах, необходима для стабильной деятельности любой организации. На основе ее принимаются соответствующие управленческие решения. Процедуры делопроизводства регулируются законами РФ, государственными и отраслевыми стандартами, классификаторами и инструкциями, а также инструкциями по делопроизводству конкретной организации, предприятия либо учреждения.

В ФГБОУ ВПО ПГУ на факультете экономики и управления в деканате ежедневно производится работа с документами различного содержания. На практике мне представилась возможность поработать с личными делами студентов, которые уже защитили дипломную работу и желают обучаться дальше.

В процессе прохождения практики были поставлены задачи, которые необходимо было выполнять:

· Формирование личных дел студентов по заданным стандартам (определенный порядок документов, соблюдение хронологии, нумерация каждой страницы).

· Проверка наличия у каждого студента перечня обязательных документов: заявление, сведения об учащемся, согласие об использовании персональных данных, опись личного дела, если студент обучается платно, то должен присутствовать договор об оказании образовательных услуг и чек об оплате, личные карточки студента, автобиография, задание дипломной работы, протокол, рецензия, оценка дипломной работы, диплом, удостоверяющий, что выпускнику присвоилась квалификация бакалавр, свидетельство о сдаче единого государственного экзамена, аттестат, обходной лист, зачетная книжка, студенческий билет.

· Систематизация документов с учетом тех, которые не входят в перечень обязательных, например: копии паспорта, выписки из приказов, дипломы, грамоты, свидетельство о смерти, заявление о смене фамилии и т.д.

· Выравнивание документов по высоте и ширине.

· Подшив личного дела каждого студента.

· Указание на лицевой стороне личного дела общего количества страниц, которые подшиты в деле.

· Передача документов для их последующего использования.

· Систематизирование уже пошитых личных дел в алфавитном порядке.

2. Место проведения практики

Практика проводилась на территории ФГБОУ ВПО «Пензенский государственный университет». Он располагается по адресу г. Пенза ул. Красная 40.

Университет организован в соответствии с Распоряжением Совета Народных Комиссаров СССР от 8 июня 1944 г. № 12393-р как Пензенский индустриальный институт на базе эвакуированной части Одесского индустриального института, возобновившего свою деятельность согласно приказу Всероссийского комитета по делам высшей школы при СНК СССР и Народного комиссара минометного вооружения Союза ССР от 3 июля 1943 г. № 164/210.

Структурное подразделение - факультет экономики и управления, специальность - менеджмент.

Место прохождения практики: учебный корпус №9, аудиторий: 205, 206, 208 в зависимости от дня недели и загруженности помещений.

3. Руководитель практики от выпускающей кафедры

Руководитель практики от организации: Байрамова Жанна Малыевна

http://dep_busmg.pnzgu.ru/files/dep_busmg.pnzgu.ru/finans/bayramova.jpgДолжность: руководитель отделения бизнеса факультета экономики и управления, доцент кафедры «Управления бизнесом» Учёная степень: к.э.н.

Учёное звание: доцент. Стаж научно-педагогической работы: 19 лет.

Образование:

· 1989-1994 гг. - Высшее образование, Карагандинский государственный университет, экономический факультет. Специальность «Финансы и кредит».

· 1994-1999 гг. - Аспирантура при кафедре экономической теории МЭСИ (г. Москва).

· 2008-2012 гг. - ПГПУ, юридический факультет.

Научно-исследовательская деятельность:

25.04.2000 г. - защита кандидатской диссертации «Монополизм в экономике российской федерации в переходный период». Специальность: 08.00.01 - Политическая экономия (экономические науки).

В 2010-2012 гг. являлась исполнителем проекта по повышению финансовой грамотности населения.

С 2010 г. член аккредитационной комиссии Министерства образования Пензенской области.

4. Продолжительность и время проведения практики

Учебная практика проходила с 27.06.2016 по 11.07.2016. каждый день кроме воскресенья. Время начала практики было договорным, а время ухода завесило от объема выполненной работы. В среднем каждый день на практике длилась около 4 часов. В конце каждого дня руководитель практики заносил в ведомость все данные о выполненном объеме работы.

5. Краткое описание организации (учреждения, предприятия), структурного подразделения

Структурное подразделение, в котором я проходила учебную практику, - это факультет экономики и управления.

Факультет экономики и управления организован приказом ректора Пензенского государственного технического университета профессора Е.А. Ломтева №1/1 от 22 января 1996 г.

В создании факультета проявилась активная жизненная позиция его основателей: Волчихина В.И., Мещерякова В.А., Будиной В.И., Свистунова Б.Л. - первого декана факультета. Первым деканом факультета был заведующий кафедрой «Физика» к.т.н. Первыми кафедрами факультета, начавшими подготовку специалистов-экономистов были: кафедра «Экономика, финансы и менеджмент» (зав.кафедрой Будина В.И.), кафедра «Экономическая кибернетика» (зав.кафедрой Федотов Н.Г.).

В 2002 г. деканом факультета был избран доктор экономических наук, профессор Виктор Михайлович Володин.

В настоящее время на факультете обучается около 3500 студентов, в том числе около 3000 студентов - на договорной основе и 56 иностранных студентов.

Факультет является одним из самых крупных подразделений университета, интегрированным в общую систему подготовки высококвалифицированных специалистов. Факультет обеспечивает профессиональную подготовку, способствует формированию и развитию навыков научно-исследовательской деятельности, а также активной жизненной позиции, стремится сохранять и развивать лучшие традиции отечественной системы образования, науки и культуры. Он формирует и поддерживает стремление студентов к непрерывному обновлению знаний, развитию интеллектуального потенциала, высокой морали и нравственности.

6. Структура учреждения

7. Задания, полученные на практику и сведения о конкретно выполненной работе в период практики

Основным заданием на протяжении всей учебной практики, являлось с делопроизводство, а именно, формирование дел студентов, которые закончили обучение на одной из ступеней университета и получили профессионально-квалификационную степень - бакалавр.

Задания были как индивидуального характера, так и для работы в группах по 2-3 человека, когда личных дел было больше 20 штук.

Формирование дела проходило следующим образом: сначала расформировывалось старое дело, затем оттуда брались заявление, сведения об учащемся, согласие об использовании персональных данных, опись личного дела и складывались друг за другом в таком порядке. Также, если студент проходил обучение на платной основе, отдельно откладывался договор об оказании образовательных услуг и чек об оплате. Данные документы не подшивались, а вкладывались в самом конце папки, т.к. это были подлинники документов. После этого в отдельной папке с личными карточками студентов производился поиск необходимых карточек и в хронологическом порядке они вкладывались в новое личное дело. Затем вкладывался лист с биографией студента, если его не было, вкладывался чистый лист для дальнейшего заполнения. Следующим этапом был поиск задания дипломной работы, протокола и рецензии в отдельно сформированной папке. Данные документы присутствовали не у всех т.к. не все студенты защитили дипломную работу. Потом, если ученик успешно защитил дипломную работу, вкладывался диплом, удостоверяющий, что выпускнику присвоилась квалификация бакалавр. Следующим обязательным документом было свидетельство о сдаче единого государственного экзамена и аттестат, выдаваемый после окончания школы. Если ученик поступал после колледжа, то присутствовал аттестат о получении среднего профессионального образования. Самым последним обязательным документом был обходной лист выпускника. При формировании дела в вкладывался также тоненький лист, на котором указывалось количество прошитых и пронумерованных листов. После сбора всех документов, их сгибали с левого края на один сантиметр, выравнивали по ширине и длине и начинали сшивать. Для этого брали шило, делали 4 дырочки: сверху и снизу дела, отступая на 1 сантиметр от края и в самой середине, чтобы зафиксировать лист, указывающий общее количество листов в деле. Затем бралась иголка и нитка, отмерялось расстояние достаточное для сшивания дела и согласно проделанным отверстиям дело сшивалось. Завязывалось оно туго, чтобы документы, которые вкладывались после остальных: зачетная книжка, студенческий билет, договор об оказании образовательных услуг, чек, оригиналы документов, копии грамот, свидетельство о смене фамилии, свидетельство о смерти, - не выпадали. Последним этапом была нумерация каждой страницы и указание на лицевой стороне личного дела количества листов, которые были прошиты.

За все время практики в период с 27.06.2016 по 11.07.2016 в общей сложности было прошито всего около 150 личных дел студентов университета.

8. Рекомендации

Для прохождения практики студентов следующих курсов по направлению делопроизводство на базе Пензенского государственно университета хотелось бы сформулировать несколько рекомендаций, которые способствовали бы более быстрому и качественному выполнению поставленных задач. Во-первых, ускорению процесса делопроизводства способствовала бы электронная база с личными документами всех учащихся университета, из которой можно было бы легко восстановить утерянный или деформированный экземпляр. Во-вторых, использование дырокола, а не шила могло бы упростить процесс сшивания дел. Самым лучшим вариантом было бы приобретение брошюровочной машины.

Размещено на Allbest.ru