Разработка системы менеджмента организации по оказанию услуг автоматизации быта

Размещено на http://www.allbest.ru/

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РФ

ФГБО ВО «ПЕНЗЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ»

Факультет Экономики и управления

Кафедра «Менеджмент и экономическая безопасность»

Дисциплина «Теория менеджмента»

Курсовая работа

на тему «Разработка системы менеджмента организации по оказанию услуг автоматизации быта»

Выполнила: студентка гр. 16эм1

Никонорова С.Д.

Проверил: к.э.н., доцент

Сенаторов Д. В.

Пенза 2017



Содержание

Введение

1. Целеполагание организации

1.1 Информация о фирме

1.2 Характеристика оказываемых услуг

2. Планирование деятельности организации

2.1 Планирование. Миссия организации и цели

2.2 Внешняя среда организации

2.3 Внутренняя среда организации

2.4 Определение стратегии

3. Разработка системы управления организации

3.1 Принципы организации

3.2 Законы организации

3.3 Организационно-правовая форма

3.4 Имидж организации

3.5 Организационная структура

4. Координация деятельности организации и построение системы коммуникации

4.1 Координация деятельности организации

4.2 Система коммуникации

4.3 Полномочия сотрудников организации

5. Организационный контроль

6. Управление персоналом и мотивация

6.1 Подбор кадров и адаптация сотрудников, аттестация

6.2 Развитие персонала

6.3 Мотивация персонала

6.4 Стиль руководства и решение конфликтов

Заключение

Список использованных источников

Введение

Технологии не стоят на месте, и прогресс выдает нам все больше устройств и приспособлений, облегчающих нашу жизнь и быт. Полная автоматизация, направленная на улучшение условий для жизни, обеспечение безопасности, энергосбережения. Одной из таких является система «Умный дом». Эта сфера имеет большие перспективы для развития и творчества, потому что научно-технический прогресс развивается с бешеной скоростью, каждые несколько месяцев на рынок выходят новые разработки.

В Пензе существует фирма по предоставлению услуг по автоматизации быта, но это очень дорогостоящая услуга, поэтому возникла необходимость создания фирмы, которая будет ориентирована на средний класс и иметь более доступные услуги по сравнению с конкурентами.

В связи с этим целью курсовой работы является разработка системы менеджмента предприятия, оказывающего услуги по автоматизации быта.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

определение сущности вновь создаваемого предприятия, предметной области его деятельности;

описать основные услуги, предоставляемые предприятием;

определение миссии организации и основных целей деятельности фирмы;

изучение внешней и внутренней среды организации;

выбор стратегии менеджмента;

определение принципов и законов организации;

утверждение организационно-правовой формы;

выбор имиджа организации;

разработка организационной структуры и структуры управления;

определение коммуникационных потоков;

разграничение полномочий;

определение организационного контроля;

разработка система найма сотрудников

выбор программы адаптации и аттестации;

определение системы мотивации;

выбор стиля руководства;

изучение методов решения конфликтов.

Теоретической основой курсовой работы послужили труды ученых в области экономики и менеджмента, законодательные и нормативные правовые акты, методические указания, ресурсы интернета.

стратегия менеджмент правовой конфликт



1. Целеполагание организации

1.1 Информация о фирме

Благодаря развитию информационных технологий, увеличению среднего уровня жизни и потребности людей в безопасности и комфорте на рынке создаются все необходимые условия для развития области автоматизации быта. Поэтому в Пензенском регионе возникла необходимость создания фирмы по оказания услуг автоматизации каждодневных процессов, потому что есть потребность в упрощении повседневных дел и высвобождению времени, ведь для современного человека время это очень ценный и важный ресурс.

Вновь создаваемое предприятие будет иметь название: «Мыслящие технологии» и осуществляет свою деятельность в рамках ИП. Фирма планирует оказывать услуги по автоматизации быта. Она имеет разнообразный ассортимент услуг, от повсеместно распространенных (автоматическое открывание дверей, противопожарная безопасность) до уникальных (автоматический набор ванны). Главное отличие от конкурентов это ориентированность на средний, а не высший класс населения.

Размещаться фирма будет в городе Спутник. На это есть ряд причин:

низкая арендная плата;

доступность транспорта;

близость к частному сектору;

расположение строительных магазинов.

Фирма будет иметь одно здание, в котором будет располагаться несколько отделов:

отдел управления: офисный кабинет для директора и бухгалтера;

отдел разработки и установки: технологически оснащенное современным оборудованием и информационными средствами помещение для разработчиков и монтажников с отдельной лаборантской и мини-складом из комплектующих изделий;

коммерческий отдел: офисный кабинет для работников маркетинговой службы;

приемная;

гараж.

Инфраструктура помещения должна иметь: водоснабжение, теплоснабжение, энергоснабжение, канализацию, охранные устройства.

Прежде чем создавать предприятие необходимо выявить его конкурентные преимущества и недостатки, которые представлены в таблице1. Это нужно для того чтобы знать свои сильные стороны по отношению к конкурентам, делать на это ставку, а также работать над своими слабыми местами.

Таблица 1 - Конкурентные преимущества и недостатки фирмы

Конкурентные преимущества	Конкурентные недостатки
Доступность для низкого и среднего класса	Не отлаженная система поставки необходимого оборудования и полуфабрикатов
Инновационные, уникальные продукты	Неизвестность компании на данном рынке
Широкий ассортимент	Отсутствие клиентской базы
Гибкость услуг, возможность изменения готового товара	Неопытность персонала
Обслуживание по гарантийному сроку	Большие временные затраты на выполнение заказов
Молодой и креативный персонал
Личностный подход к клиентам

1.2 Характеристика оказываемых услуг

В систему «умного дома» входит множество различных составляющих, которые можно по-разному компоновать. Организация «Мыслящие технологии» имеет следующий ряд услуг:

автоматическое открывание ворот;

контроль температуры в доме;

контроль освещения;

поливочная система;

автоматический набор ванны;

контроль электропитания;

система безопасности;

контроль сохранения свежести продуктов;

контроль влажности и запыленности в помещении.

Все вышеперечисленные компоненты системы «умного дома» это не полный набор предоставляемых услуг, а только базовые или интересные составляющие. Заказчик может самостоятельно выбирать и компоновать свой «Умный дом».



2. Планирование деятельности организации

2.1 Планирование. Миссия организации и цели

Планирование - это процесс разработки и последующего контроля за ходом реализации плана создания, развития и функционирования предприятия.

Для того, чтобы план был эффективен, он должен содержать:

1. анализ внешней среды предприятия;

2. оценку возможностей предприятия с учётом благоприятных и неблагоприятных факторов воздействия внешней среды;

3. цели и определение текущих оперативных задач, соответствующих целям;

5. методы анализа и контроля за выполнением плана.

Любое планирование должно основываться на основных принципах: непрерывность, научность, точность, приоритетность, принцип участия. Планирование является одной из функций управления и позволяет качественно обеспечить процесс принятия решений.

Планирование начинается с разработки стратегии управления бизнесом, а одно из самых первых решений является определение миссии организации. Она является базисным понятием планирования. [18]

Миссия--это предназначение организации, основная цель ее существования.

Миссия «Мыслящих технологий»--быстрое и качественное создание комфорта в быту, сокращение времени на повседневные занятия, а также улучшение условий жизни для занятых людей и просто тех, кто хочет упростить ежедневные домашние обязательства.

Миссия для общества--создание новых рабочих мест.

Миссия для потребителя--удовлетворение различных запросов потребителей за счет широкого ассортимента и индивидуального подхода к каждому клиенту.

Миссия для персонала--обеспечение всех необходимых условий для того, чтобы каждый сотрудник мог реализовать себя и при этом развивать свои профессиональные навыки.

Миссия для поставщиков--создание долговременных дружеских отношений с партнерами по бизнесу и обеспечение бесперебойной работы.

Следующим этапом в системе планирования является определение стратегических целей предприятия.

Цель--это конечное состояние, желаемый результат, которого стремится добиться любая организация.

Цели предприятия должны обладать рядом характеристик, которые иногда называют критериями качества поставленных целей. К числу основных характеристик целей относятся:

конкретность и измеримость;

достижимость;

непротиворечивость. [22]

Основная цель организации «Мыслящие технологии» является: обслужить к 2022 г. 1000 клиентов путем реализации услуг по автоматизации быта. Представим разветвление основной цели организации на стратегические по сферам деятельности путем построения «дерева целей» в приложении П.А.1 и в таблице 2.

Таблица 2--Содержание целей организации

№	Тип цели	Вид цели	Описание цели
Э1	экономические	прибыльность	увеличивать чистую прибыль на 5-10% в год в период с 2017г по 2022г
Э2	экономические	себестоимость	снизить с/с продукции на 5 % начиная к 2020 г.
Э3	экономические	ассортимент	расширить к 2020г ассортимент продукции на 5- 10 пунктов
М1	маркетинговые	поставщики	найти к 2018г 3-5 надежных поставщиков
Продолжение таблицы 2
№	Тип цели	Вид цели	Описание цели
М3	маркетинговые	реклама	разработать и провести рекламу в интернете к 2018г
М4	маркетинговые	новые рынки	выйти на Саратовский, Ульяновский, Мордовский и Тамбовский рынок к 2021г
С1	социальные	благотворительность	выделять 3% прибыли на благотворительность каждый год с 2017 по 2022
К1	кадровые	штат	сформировать к 2020г штат сотрудников в 50 человек
К2	кадровые	социально-психологический климат	сформировать благоприятный психологический климат в коллективе благодаря ежемесячным тренингам
К3	кадровые	мотивация	выработать к 2019г эффективную систему наказаний и поощрений
К4	кадровые	повышение квалификации	направлять персонал на обучение и стажировку каждые пол года
К5	кадровые	повышение квалификации	приглашать в компанию наемных специалистов каждый месяц для проведения лекций и тренингов
Т1	технологические и производственные	усовершенствование услуг	разработать к 2022 г 3 новых вида автоматизации
Т2	технологические и производственные	оборудование	закупить к 2020г новое оборудование
Т3	технологические и производственные	инновации	внедрять на предприятии новые технологии каждый год

2.2 Внешняя среда организации

Внешняя среда--это совокупность факторов, влияющих на организацию извне. И у нее есть ряд особенностей:

внешняя среда является для организации источником питания ресурсами;

внешняя среда находится в постоянном взаимодействии с внутренней средой;

внешняя среда всегда неопределенная, она постоянно меняется и находится в непрерывном движении;

внешняя среда очень сложная и имеет много факторов, влияющих на деятельность организации;

ресурсы внешней среды не безграничны и на них претендуют многие организации.

Все компоненты внешней среды подразделяются на социальные, технологические, экономические и политические. Более детально они представлены в таблице 3. [7]

Таблица 3 - факторы внешней среды

При анализе факторов внешней среды выявляются направления и характер воздействия их на внутреннюю среду организации в долгосрочной перспективе, то есть устанавливается четкое понимание как и какой фактор будет влиять на развитие бизнеса, будет ли предприятие иметь возможность со стороны внешней среды или определять фактор как угрозу. Анализ факторов и профиль внешней среды представлены в таблице 4 и приложении П.Б.1.

Таблица 4 - Анализ факторов внешней среды

Условное обозначение	Факторы	Условие	Вектор условия	Значение условия	Вес условия	Результирующий балл
	Административные
А1	Государственная поддержка малого и среднего бизнеса	Льготные условия (пониженные налоги)	+	3	2	+6
А2	Таможенные пошлины	Снижение	+	2	2	+4
	Политические
П1	Политические взаимоотношения с Китаем и другими поставщиками редкоземельных металлов и изделий из них	Договоры сотрудничества	+	2	2	+4
П2	Государственная политика в сфере образования	Поддержка развития инженерных и программистских профессий	+	2	1	+2
	Экономические
Э1	Валютный курс	Повышение доллара относительно рубля	-	2	3	-6
Э2	Средний уровень з/п	Низкий	-	2	3	-6
Э 3.1 Э 3.2	Темпы инфляции	В сфере инновационных технологий На автоматизацию быта	- +	1 1	1 1	-1 +1
Э4	Стоимость редкоземельных металлов	Повышение стоимости на импортируемые металлы	-	2	2	-4
Э5	Рост цен на другие закупочные материалы	Снижение	+	2	2	+4
Э6	Рост цен на энергоносители	Повышение цен	-	1	2	-2
Э7	Рост цен на оборудование	Высокие цены на оборудование	-	1	2	-2
	Социальные
С1	Уровень жизни	Относительно низкий уровень	-	2	3	-6
С2	Отношение людей к качеству жизни	Потребность в качестве	+	2	1	+2
С3	Отношение к комфорту и безопасности	Высокие требования к комфорту и безопасности	+	2	1	+2
С4	Тип общества	Консервативный	-	1	1	-1
С5	Мода	На инновационные технологии	+	2	1	+2
	Технологические
Т1	Интернет	Высокое качество	+	3	3	+9
Т2	НТП	Быстрые темпы развития	+	3	3	+9



2.3 Внутренняя среда организации

Внутренняя среда организации--это все внутриорганизационные факторы, процессы и ресурсы, влияющие на деятельность предприятия. Состояние внутренней среды определяется качеством управления. Внутренняя среда обладает огромным потенциалом, который можно использовать для достижения целей организации.

Внутренняя среда имеет несколько срезов, каждый из которых включает набор ключевых процессов и элементов организации и определяет потенциал бизнеса.

Во-первых, это кадровый срез, который включает в себя: взаимодействие между работниками; наем, обучение и мотивацию персонала; оценку результатов труда; создание благоприятного климата в коллективе.

Во-вторых, организационный срез, охватывающий организационную структуру; нормы и правила; распределение полномочий и ответственности; иерархию подчинения и коммуникационные процессы.

В-третьих, производственный срез, в который входят разработка услуг; снабжение и сбыт.

В-четвертых, маркетинговый срез. Он включает в себя реализацию услуг, то есть стратегии услуг, ценообразования, продвижения на рынке.

В-пятых, финансовый, который охватывает процессы, связанные с движением денежных средств в организации, в частности поддержание рентабельности и ликвидности, а также создание инвестиционных возможностей.

Анализ факторов внутренней среды «Мыслящих технологий» представлен в таблице 5.



Таблица5 - Анализ факторов внутренней среды

Группы факторов внутренней среды	Сильные стороны	Слабые стороны
Кадры	Эффективная система мотивации	Отсутствие системы планирования карьеры
	Благоприятный психологический климат в коллективе	-
	Целостная система развития персонала	-
Организация	Разработана система привлечения работников к участию в принятии управленческих решений	Не отлаженная система коммуникаций
	Гибкая организационная структура	-
Маркетинг	Эффективная система ценообразование	Отсутствие каналов сбыта
	-	Отсутствие рекламы
Производство	Использование современного оборудования	Большой процент закупок
Финансы	Быстрое перемещение денежных потоков	Ограниченность ресурсов начинающей компании

2.4 Определение стратегии

На основе анализа внешней и внутренней среды организации определяется стратегия функционирования и развития.

Стратегии функционирования обусловливают действия организации на рынке с целью достижения конкурентных преимуществ. Существует 3 вида данных стратегий:

Стратегия лидерства - ориентирует фирму на получение дополнительной прибыли за счет сокращения постоянных затрат.

Стратегия дифференциации - связана с производством уникальных видов товаров. Предпосылками ее внедрения являются широкая известность фирмы, высокое качество продукта, интенсивная работа с потребителями, умелая политика ценообразования.

Стратегия фокусирования - предполагает обслуживание узкого сегмента потребителей с особыми запросами, где можно достичь конкурентных преимуществ путем реализации одной из описанных выше стратегий или обеих вместе. [23]

Для предприятия «Мыслящие технологии» больше всего подойдет стратегия фокусирования, так как фирма еще начинающая и необходим индивидуальный подход к каждому клиенту, причем деятельность носит личностный характер и проекты выполняются индивидуально для каждого заказчика.

Стратегии развития в качестве объекта имеют потенциал фирмы и позиции на рынке. Существует четыре ее вида: стратегия роста, стратегия умеренного роста, стратегия сокращения масштабов деятельности, комбинированная стратегия.[23]

Стратегия роста присуща молодым фирмам, таким как организация, проектируемая в данной курсовой работе, стремящимся к лидерству в своей области и к захвату доли рынка. За счет этой стратегии фирма увеличит масштабы своей деятельности.



3. Разработка системы управления организации

3.1 Принципы организации

Организация - это группа людей, взаимодействующих друг с другом, деятельность которых координируется для достижения общей цели. [3]

Любую организацию характеризует наличие ряда признаков, для «Мыслящих технологий» они следующие:

наличие цели -получение прибыли путем оказания услуг по автоматизации быта;

правовой статус - предприятие является юридическим лицом, зарегистрированном в качестве индивидуального предпринимателя, с вытекающим из этого статуса обязанностями и правами;

обособленность - предприятие имеет свои границы, которые определяется численностью в 15 человек, организационной структурой и помещением;

саморегулирование - предприятие самостоятельно осуществляет сделки, заключает договора и ведет деловые отношения на основе Гражданского кодекса РФ;

организационная культура-сотрудники выполняют свою работу на основе должностных инструкций, в организации развиваются (через проведение различных тренингов) сплочение команды, развитие креативного мышления, воспитывается личная ответственность; для сотрудников данного предприятия является креативность, исполнительность, ответственность, коммуникабельность.

3.2 Законы организации

Деятельность предприятия осуществляется на основе законов организации:

Закон синергии.

Закон синергии заключается в том, что сумма свойств организованного целого превышает арифметическую сумму свойств каждого из его элементов в отдельности.

В организации существует оптимальный микроклимат. Из-за небольшого численного состава работников происходит тесная взаимосвязь между персоналом. Совместная работа позволяет соединить отдельные силы работников в единое целое. Взаимопомощь и поддержка позволяет работать эффективнее, чем в одиночку.

Закон самосохранения.

Каждая материальная система (организация, коллектив, семья) стремится сохранить себя и использует для достижения этого весь свой потенциал (ресурс). Согласно закону самосохранения любая организационная система, равно как и ее отдельный элемент, стремятся сохранить себя как целое.

Предприятие сохраняет себя путем подстраивания под изменения, происходящие во внешней среде; при этом нужно стремиться сохранить внутреннюю стабильность, в первую очередь по отношению к персоналу и его мотивации к изменениям.

Закон единства анализа и синтеза.

Суть анализа состоит в разделении целого на части, в представлении сложного в виде простых составляющих. Суть синтеза -- в соединении простых составляющих объекта в единое целое. Анализ и синтез в человеческом мышлении сильно переплетаются и не могут существовать друг без друга, поэтому говоря о единстве анализа и синтеза, подразумевается их неразрывность и взаимодействие в процессе любой мыслительной деятельности.

Техническая деятельность подразумевает четкий анализ информации, предоставляемой из внешней среды, ее тщательное изучение и обработка. На основе полученной информации составляется новая инновационный продукт для дальнейшей реализации.

Закон пропорциональности и композиции.

Его суть состоит в том, что функционирование всех без исключения организационных элементов в той или иной степени подчиняется общей цели, а индивидуальные цели каждого из них представляют собой ее конкретизацию и являются по отношению к ней подцелями.

В организации за определенные сферы отвечают отдельные люди, например, разработчики, монтажники, экономист. Каждый из них отвечает за отдельный вид работ, но при этом все стремятся качественно предоставить услуги автоматизации быта.

Закон информированности - упорядоченности.

Согласно закону информированности -- упорядоченности чем большей информацией располагает организация о внутренней и внешней среде, тем большую вероятность устойчивого функционирования (самосохранения) она имеет.

В организации необходимо постоянно мониторить информацию из внешней среды: какие выходят новые нормативные акты, какие существуют инновационные разработки, как развивается рынок IT. Также необходимо учитывать состояние технического оборудование, настроение и мотивацию сотрудников, финансовое состояние.

Закон необходимого разнообразия.

Разнообразие обеспечивает устойчивость и гибкость организации, возможность адекватно отвечать на любые внутренние и внешние возмущения и в нужный момент соответственно противодействовать им.

Разнообразие продукции позволяет реагировать на изменения в поведении потребителей. Например, если широкий ассортимент услуг, то какие-то приносят меньше прибыли, какие-то меньше, но в целом дают стабильную прибыль.

Закон онтогенеза.

В соответствии с ним жизнь любой организации состоит из трех основных фаз, последовательно сменяющих друг друга: становления, развития и угасания. Понятно, что задача руководства в свете этого состоит в максимальном сокращении первой фазы, продлении второй и отсрочке наступления третьей.

Организация находится на этапе рождения (становления). В этот период основной задачей является выход на рынок. [9]

3.3 Организационно-правовая форма

Любая предпринимательская деятельность осуществляется в рамках определенной формы хозяйствования. Было выявлено, что наиболее предпочтительной формой является ИП, так как численность персонала находится в пределах пятнадцати человек, данная форма позволяет осуществлять деятельность в рамках упрощенного налогообложения, имеет не сложную форму отчетности.

Преимущества данной организационно-правовой формы заключаются в следующем:

предприятие в форме ИП легко зарегистрировать, организационные процедуры минимальны;

индивидуальный предприниматель располагает полной свободой действий по сравнению с обществами или товариществами, при этом прибыль предпринимателя полностью зависит от деятельности организации и от управленческих способностей руководителя. Это является важным мотивом к эффективному и успешному ведению бизнеса;

достаточно низкие по сравнению с юридическими лицами ставки налогообложения;

К недостаткам ИП можно отнести следующие моменты:

ограниченность финансовых ресурсов, которая выражается в том, что финансовых средств одного предпринимателя не достаточно;

недостаточная поддержка в некоторых регионах страны, она попросту отсутствует;

сложности при лицензировании отдельных видов деятельности. В ряде случаев для получения лицензий у ИП не хватает либо ресурсного обеспечения, либо каких-то организационных фундаментов;

ответственность индивидуального предпринимателя неограниченна, предприниматель отвечает по обязательствам своей фирмы всем своим имуществом. [2]

Для ИП необходимы следующие учредительные документы:

Свидетельство о государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя.

Выписка из Единого Государственного Реестра индивидуальных предпринимателей (ЕГРИП).

Уведомление о постановке на учет физического лица в налоговом органе (Форма № 2-3-Учет).

Имидж организации

Имидж - это портрет компании, который находит свое отражение в сознании людей. У каждой компании есть свои имидж, у кого-то положительный, у кого-то отрицательный. Это зависит от того как компания позиционирует себе на рынке, какой у нее персонал, как она заботится о своем внутреннем состоянии, в каком качестве и как преподносятся ее товары и услуги, а также от того какой у нее руководитель.

Задачами формирования имиджа являются:

рост престижа компании, так как индивидуальный стиль говорит о заботе компании не только о производстве, но и собственной роли в обществе;

рост эффективности рекламы и разного рода промоакций, направленных на продвижение продукта;

упрощение внедрения на рынок новинок компании, так как укрепившийся имидж повышает уровень доверия клиентов;

рост конкурентоспособности фирмы, при равных характеристиках товара конкуренция идет на уровне имиджевого преимущества.

Имидж выполняет ряд определенных функций. Во-первых, это создание определенного образа у клиентов, партнеров и общественности. Во-вторых, это внутренний образ, воспроизводимый у сотрудников по отношению к фирме. [15]

На первых этапах создания фирмы основу имиджа составляют название и эмблема, потому что это первое на что обращают внимание у только что открывшейся фирмы.

Для организации деятельности фирмы по предоставлению услуг по автоматизации быта было выбрано название - «Мыслящие технологии», что отражает сферу деятельности организации и объясняет характер предоставляемых услуг.

Эмблема предприятия - это графическое обозначение, которое позволяет отличить товары и услуги одних юридических или физических лиц от однородных товаров других.[6]

Эмблема «Мыслящих технологий» представлена на рисунке 1.

Рисунок 1 - Эмблема организации

Организационная структура

Организационная структура - совокупность связей между звеньями, подразделениями, обособившимися друг от друга. В организационной структуре есть элементы, связи и уровни.

Элементы организационной структуры--это службы, группы или отдельные работники, выполняющие управленческие задачи. Связи--это взаимодействие между элементами структуры, они бывают вертикальные и горизонтальные. Уровни--это ступени иерархического управления организацией. [10]

Предварительным этапом формирования организационной структуры является департаментализация. Департаментализация--процесс обособления структурных подразделений. Самой распространенной является функциональная департаментализация, основывающаяся на разделении функций. Департаментолизация «Мыслящих технологий» представлена на рисунке 2.

Рисунок 2 - Департанентализация организации

Таким образом, на основании департаментализации была разработана организационная структура, которая представлена на рисунке 3.



Рисунок 3 - Организационная структура фирмы «Мыслящие технологии»

Данная организационная структура относится к линейно-функциональному типу. Его преимуществами являются:

более глубокая подготовка решений и планов, связанных со специализацией работников;

освобождение линейных руководителей от решения многих вопросов, связанных с планированием финансовых расчетов, материально-техническим обеспечением;

построение связей «руководитель -- подчиненный» по иерархической лестнице, при которых каждый работник подчинен только одному руководителю;

высокая компетентность специалистов, отвечающих за осуществление конкретных функций;

исключение дублирования в выполнении управленческих функций. [12]

В целях определения степени участия руководства и функциональных подразделения предприятия в выполнении определенных функций строится матрица распределения ответственности, которая представлена в таблице 6. На пересечении функций и подразделений указывается основные операции управления по конкретной функции, за реализацию которых отвечает определенный элемент управления. 

Таблица 6 - Матрица распределения ответственности

Наименование функции управления организацией	Структурные подразделения
	Директор	Коммерческий отдел	Бухгалтерия	Отдел установки	Отдел разработки
Управление стратегией развития организацией	О	У	У	У	У
Организация системы управления	О	У	У	У	У
Имидж организации	О	У	-	У	-
Управление персоналом	О	У	У	У	У
Управление финансами	К	У	О	У	У
Планирование и управление техническим развитием	К	У	-	-	О
Управление качеством	К	У	-	О	У
Управление охраной труда и безопасностью	О	У	У	У	У
Управление материально-техническим снабжением	К	О	У	-	У
Управление продвижением	К	О	У	У	У
Управление разработкой	К	У	У	У	О
Управление установкой	К	У	У	О	У

Условные обозначения: О--ответственный за принятие решений, постановку целей; К--контроль; У--участие в реализации функции.

Для выполнения функций необходима совместная деятельность работников, с различными профессиональными компетенциями. Характер их взаимодействия представлен в виде структуры управления на рисунке 4.

Рисунок 4 - Структура управления организации.



Далее представлены должностные обязанности сотрудников организации в таблице 7.

Таблица 7 - Должностные обязанности сотрудников организации

Должность	Должностные обязанности
Директор	1 руководит производственно-хозяйственной и финансово-экономической деятельностью предприятия; 2. занимается управлением персонала; 3. обеспечивает выполнение предприятием всех законодательных норм и уплату налогов; 4. работает с клиентами; 5. представляет компанию на рынке и в суде.
Заместитель директора по коммерции	1.работает с клиентами, разрабатывает условия договоров с заказчиками; 2.контролирует процесс выполнения работ в срок; 3.занимается маркетингом на предприятии.
Менеджер по снабжению	1.подготавливает договоры о закупке материалов; 2.анализирует рынок материалов и комплектующих изделий, предоставляет отчеты; 3.поддерживает беспрерывное снабжение необходимыми материалами отдел разработки и установки.
Менеджер по сбыту и рекламе	1.осуществляет заключение договоров с заказчиками; 2.занимается продвижением и рекламой.
Главный инженер	1.распределяет работы между подчиненными; 2. выбирает стратегии разработки проекта; 3.проверяет работу подчиненных и компонует это в один проект; 4.предоставляет отчет о проекте; 5.консультирует заказчиков.
Программист	1.реализация программной части системы утвержденной с главным инженером; 2.составлении касающейся программной составляющей системы; 3 интегрирует современные технологические решения.
Инженер-схемотехник	1.разрабатывает эскизные, технические и рабочие проекты с использованием средств автоматизированного проектирования; 2.определяет показатели технического уровня проектируемых изделий; 3.составляет схемы, эскизных проектов, проверяет рабочие проекты, снимает эскизы сложных деталей с натуры и выполняет сложные деталировки; 4.согласовывает разрабатываемые проекты с другими подразделениями предприятия, представителями заказчиков и органов надзора, экономически обосновывает разрабатываемые конструкции; 5.участвует в монтаже, наладке, испытаниях и сдаче в эксплуатацию опытных образцов изделий, узлов, систем и деталей новых и модернизированных конструкций, а также в работах по совершенствованию модернизации, унификации конструируемых изделий, их элементов и в разработке проектов стандартов и сертификатов.
Инженер-документовед	1.составляет инструкции по эксплуатации конструкций, пояснительные записки к ним, карты технического уровня, паспорта, программы испытаний, технические условия, извещения об изменениях в ранее разработанных чертежах и другую техническую документацию; 2.изучает и анализирует поступающую от других организаций конструкторскую документацию в целях ее использования при проектировании и конструировании; 3.проводит технические расчеты по проектам, технико-стоимостной анализ эффективности проектируемых конструкций, а также учет рисков при разработке новых изделий.
Продолжение таблицы 7 - Должностные обязанности сотрудников организации
Должность	Должностные обязанности
Монтажник-водитель	1.занимается установкой составляющих системы «Умного дома»; 2.занимается транспортировкой компонентов системы.
Монтажник	занимается установкой составляющих системы «Умного дома».
Главный бухгалтер	1.осуществляет организацию бухгалтерского учета на предприятии; 2.разрабатывает смету; 3.контролирует экономическое использование материалов; 4.занимается начисление заработной платы; 5.составляет бухгалтерскую и статистическую отчетность в соответствии с законами.
Уборщица	поддерживает в чистоте здания и территорию организации.



4. Координация деятельности организации и построение системы коммуникации

4.1 Координация деятельности организации

Одной из основных функций в менеджменте является координация, которая обеспечивает бесперебойную работу организации.

Координация - это функция, призванная обеспечивать согласованность и взаимосвязь между элементами системы управления организацией, бесперебойность и непрерывность процесса управления. Главная ее задача - согласованность в работе всех подсистем фирмы. Координация обеспечивает распределение обязанностей, определение времени для исполнения задач, совмещение прилагаемых усилий.

В «Мыслящих технологиях» процесс координации будет осуществляться путем собрание совещаний два раза в неделю, в понедельник и в пятницу. В понедельник для определения текущих задач, а в пятницу для подведения итогов. Также возможны собрания на неделе для решения оперативных проблем.[11]

4.2 Система коммуникаций

Коммуникация - это обмен информацией, на основе которой руководитель принимает решения и доводит их до сотрудников, обеспечивая эффективность работы организации.[8]

Коммуникации необходимы для координации всех структурных подразделений. При помощи них передается информация, позволяющая решать долгосрочные и оперативные задачи.

В организации присутствуют внешние и внутренние коммуникации. Первые представляют собой обмен информацией с внешней средой. Из нее поступает информация о состоянии рынка, о трудовых ресурсах, о законодательных нормах и многое другое. Внутренние коммуникационные потоки протекают по двум направлениям: вертикальному и горизонтальному.

Вертикальные коммуникации представляют собой обмен информацией между вышестоящими и нижестоящими звеньями организационной структуры. Соответственно разделяют нисходящие потоки (от руководителя к подчиненному) и восходящие коммуникационные потоки (от подчиненных к руководителям). Первые существуют для постановки задач, описания работ. Вторые для получения обратной связи, информирования о проделанной работе. Для организации «Мыслящие технологии» вертикальные коммуникации представлены на рисунке 5 .

Рисунок 5 - Вертикальные коммуникации.

Горизонтальные коммуникационные потоки представляют собой передачу информации от одного подразделения к другому для реализации проектов. Горизонтальные коммуникации проектируемой организации представлены на рисунке 6 .



Рисунок 6 - Горизонтальные коммуникации

4.3 Полномочия сотрудников организации

Полномочия -- совокупность прав и ответственности за использование ресурсов организации, за самостоятельное принятие решений, и осуществление решений. [14]

В организации имеют место следующие виды полномочий:

распорядительные (право принятия решений);

рекомендательные (имеют право давать советы руководителям и исполнителям, но они не обязательны для исполнения);

согласительные (в обязательном порядке высказывает в пределах компетенции свое отношение к принимаемым решениям);

координационные (имеют право согласовывать деятельность отдельных субъектов организации);

контрольно-отчетные (носители имеют право требовать от руководителей и исполнителей предоставление отчетов, проводить анализ).

Грамотное распределение полномочий между сотрудниками обеспечивает эффективную координацию деятельности. Оптимальное делегирование помогает избежать потери управляемости. В «Мыслящих технологиях существуют для этого все виды полномочий, которые представлены в таблице 8.



Таблица 8 - Виды должностей и полномочий сотрудников организации

Должность	Виды полномочий
Директор	распорядительные координационные контрольно-отчетные
Главный бухгалтер	согласительные
Заместитель директора по коммерческим вопросам	распорядительные рекомендательные согласительные
Менеджер по установке	распорядительные координационные
Главный инженер	распорядительные рекомендательные координационные контрольно-отчетные



5. Организационный контроль

Контроль - процесс определения, оценки информации об отклонениях действительных значений от заданных или их совпадении и результатах анализа. Контролировать можно цели и ход выполнения плана. [5]

Особенностями контроля являются:

он неотъемлем от самого процесса менеджмента, является одной из основных его функций;

необходим для ведения порядка, предотвращения хаоса;

контроль должен быть всеобъемлющим;

контроль дает возможность своевременно обнаруживать и устранять недостатки и нарушения,

контроль позволяет судить о правильности и эффективности принимаемых решений.

Контроль можно разделить на внешний и внутренний.

Внешний контроль осуществляется со стороны служб, наделенных контролирующими функциями органов государственной власти, а также аудиторские конторы.

К нормативным документам стандартизации, которая выполняет функцию контроля, в РФ относятся:

ГОСТы РФ;

международные нормы;

общероссийские классификаторы технико-экономической информации;

стандарты отраслей;

региональные стандарты;

стандарты предприятий;

стандарты инженерных обществ и других общественных объединений.

Внутренний контроль--это процесс, организованный руководителем предприятия с целью контроля над работниками для наиболее эффективного выполнения поставленных задач. Внутренний контроль осуществляет эффективное функционирование предприятия; обеспечивает соблюдение политики предприятия и сохранность имущества. [4]

Контроль в организации «Мыслящие технологии» осуществляется в соответствии с:

правилами внутреннего распорядка;

должностными инструкциями;

годовым отчетом и другими нормативными актами.

Система внутреннего контроля «Мыслящих технологий» представлена в таблице 9.

Таблица 9 -- Система контроля в организации

Субъект контроля	Объект контроля
Директор	Главный бухгалтер
Директор	Заместитель директорав по коммерческим вопросам
Директор	Главный инженер
Директор	Менеджер по установке
Директор	Уборщица
Заместитель директора по коммерческим вопросам	Менеджер по сбыту и рекламе
Заместитель директорав по коммерческим вопросам	Менеджер по снабжению
Главный инженер	Программист
Главный инженер	Инженер-схемотехник
Главный инженер	Инженер-документовед
Менеджер по установке	Монтажник
Менеджер по установке	Монтажник-водитель

Директор контролирует деятельность начальников подразделений через сбор совещаний. Начальники подразделений осуществляют контроль над деятельностью своих подчиненных в процессе совместной с ними работы. Главный инженер распределяет задания между подчиненными и ведет проект. Менеджер по установке контролирует деятельность монтажников в процессе монтажа конечного результата проекта. Заместитель директора по коммерции контролирует своевременную поставку комплектующих, а также работает совместно с менеджером по сбыту и рекламе.



6. Управление персоналом и мотивация

6.1 Подбор кадров и адаптация сотрудников, аттестация

От того какие кадры будут наняты в организацию во многом будет зависеть успешность бизнеса, потому что в современных реалиях человеческие ресурсы играют большую роль в ведении бизнеса, потому что человек - это единственный безграничный ресурс. Его возможности в рамках его трудовой жизни неиссякаемы, если правильно подобрать и замотивировать персонал на работу.

Поиск квалифицированного персонала - это первое чем нужно заниматься руководителю новой организации.

Подбор персонала - это целенаправленная работа, поиск, тестирование и наём людей, которые могут и хотят работать, обладают нужными работодателю компетенциями, знаниями и разделяют ценности компании.

Качественный подбор работников увеличивает прибыли компании, повышает продуктивность труда, позволяет компании развиваться. Основными источниками подбора являются:

рекомендации - это привлечение знакомых и друзей на предлагаемую вакансию;

прямая работа с потенциальными сотрудниками - представляет работу с людьми, которые сами звонят в компанию, присылают свое резюме;

реклама в СМИ - один из самых распространённых способов, который включает в себя размещение информации о предлагаемой должности например в социальных сетях или на специальных сайтах;

контакты с ВУЗами состоят в заключении договоров с учебными заведениями о прохождении практики или целевом приеме:

биржи труда и кадровые агентства - это профессионально занимающиеся поиском кадров организации, которые могут предлагать рабочую силу на основании выбранных критериев. [20]

Для подбора рядовых сотрудников в компании «Мыслящие технологии» будут использоваться все вышеперечисленные виды подбора для того чтобы в большей мере охватить рынок труда.

Основными этапами отбора будут являться:

предварительная беседа;

интервью;

профессиональное тестирование;

совещание с существующим коллективом;

принятие решения.

При оформлении на работу кандидат будет предоставлять следующие документы: паспорт, трудовую книжку, документ об образовании, военный билет, страховое свидетельство, ИНН, резюме, заявление, фотографии и иные документы о квалификации и повышении профессионализма. Найм на работу производится по трудовому договору на основании Трудового кодекса РФ. Устанавливается испытательный срок в 2 месяца и издается приказ о найме на работу. [1]

После приема на работу наступает этап адаптации новичков. Адаптация--это ознакомление человека с новой компанией и изменение его поведения в соответствии с требованиями и правилами организационной культуры.

В компании «Мыслящие технологии» будет использоваться система наставничества, потому что это наиболее эффективный вид для сфер, связанных с развитием технологий, потому что чтобы повысить производительность труда и дать простор для творчества необходимо быстро усвоить имеющуюся базу.

По сути дела, наставничество - это обучение на рабочем месте молодых сотрудников более опытными. Основным плюсом данного вида является индивидуальная работа, позволяющая наиболее полно усвоить необходимый материал. Наставничество позволяет достаточно быстро освоить корпоративную культуру, позволяет наладить взаимоотношения в коллективе между сотрудниками, а также повышает производительность труда.

Для наставников будет иметься возможность для карьерного роста и дополнительной возможности в повышении квалификации. Для наставников будет разработана определенная, индивидуальная программа обучения. [16]

В процессе адаптации работник проходит несколько стадий:

беседа с руководителем, очерчивание основных принципов коллектива и норм работы;

знакомство коллектива в процессе тренинга;

обустраивание рабочего места;

работа с наставником.

После прохождения испытательного срока проводится аттестация работника и принятие решения о его допуске к самостоятельной работе или о прекращении трудовых отношений. Аттестация будет проводиться в форме профессионального тестирования и контрольных вопросов со стороны наставника и руководителя. В состав аттестационной комиссии входят: директор, наставник, глава подразделения.

6.2 Развитие персонала

Развитие персонала - это комплекс мероприятий, направленных на повышение профессиональной и управленческой компетентности персонала компании.

В компании «Мыслящие технологии» будут осуществляться следующие методы развитие:

чтение лекций - используется для изложения теоретического материала;

программированные курсы - активный способ получения теоретической информации;

конференции, семинары - используется для развития логического мышления;

кейсы - используются для моделирования организационных ситуаций, которые позволяют соединять теоретические и практические навыки, развитие творчества;

деловые игры - обучает манере поведения в различных производственных ситуациях;

тренинги - интенсивное, быстрое обучение, используется для быстрого и эффективного обучения;

самостоятельное обучение - для этого обучения в организации будет разработана специальная библиотека;

стажировка - это практика на специально выделенных местах, которая проводится для формирования и закрепления профессиональных знаний, умений и навыков. [17]

6.3 Мотивация персонала

Для эффективного функционирования предприятия необходимо повышать производительность труда. Это осуществляется при помощи системы мотивации труда.

Мотивация - это процесс побуждения людей к труду, который предусматривает использование мотивов поведения человека для достижения личных целей или целей организации.

Мотивация бывает экономической и неэкономической. К первой группе относятся все виды вознаграждений. Нематериальные стимулы можно разделить на заработную плату и премирование.

Заработная плата будет формироваться на основе показателей прожиточного минимума и среднерыночной стоимости трудовых ресурсов данной квалификации, и будет составлять 30-40% от возможного материального поощрения.

Премирование сотрудников может составлять до 70% материального дохода. Система премирования будет основываться на следующих критериях:

количество качественно выполненных проектов;

новые разработки;

самообучение;

наставничество;

добросовестное выполнение трудовых обязанностей;

работа вне отведенного времени;

новаторство в работе;

работа в команде.

Основным критерием является количество качественно выполненных проектов, который дает до 50% от надбавки, также высоко ценятся разработки. За все ...