Изучение влияния основных свойств документов системы менеджмента качества на образовательную деятельность вуза

Размещено на http://www.allbest.ru/

[Введите текст]

Статья по теме:

Изучение влияния основных свойств документов системы менеджмента качества на образовательную деятельность вуза

Королева Н.А., заместитель директора НОУ Санкт-Петербургский институт внешнеэкономических связей, экономики и права филиал в г. Краснодаре

В данной статье автор характеризует методы изучения свойств документов системы менеджмента качества. Показывает влияние управленческих свойств документов на образовательную деятельность вуз.

Ключевые слова: свойства документов, система менеджмента качества, образовательная деятельность вуза, методы исследования, опрос.

The author describes methods for studying the properties of the quality management system documentation. The author shows the influence of administrative document properties for educational activities college.

Keywords: document properties, quality management system, the educational activities of the university, research methods, survey.

Обеспечение доступности качественного образования для всех слоев населения является приоритетным направлением государственной политики. Проводимая в настоящее время масштабная модернизация системы высшего профессионального образования затрагивает перестройку системы управления. Одним из важнейших проектов в этой сфере является создание системы управления качеством профессионального образования, которая могла бы гарантировать качество подготовки выпускаемых специалистов, необходимое заказчикам.

Для реализации, организации и контроля содержания учебного процесса, достижения им поставленных целей создается система управления качеством образования, неотъемлемым компонентом которой выступает самооценка деятельности вуза, показывающая эффективность организации и уровень зрелости системы менеджмента качества (далее СМК). Любая функция управления имеет определённый состав документов, сопровождающих процесс реализации конкретной функции, поэтому изучение такого состава может дать наглядное представление и о процессе реализации управленческих функций. Результативность действий учебных заведений во многом определяется наличием документов, адекватно описывающих процессы организации образовательной деятельности, а также документов, отражающих состояние системы управления качеством обучения.

Система документации вуза обладает свойствами, оказывающими влияние на учебный процесс. Изучение свойств документов, с нашей точки зрения, необходимо проводить на основе принципа междисциплинарности применительно к документированным образовательным системам. Данный подход позволит интегрировать научные достижения в области решения теоретических и прикладных проблем педагогики, документоведения, организации делопроизводства и документационного обеспечения управления, автоматизации работы с документами, разработанные К.Г. Митяевым, Я.З. Лившицем, В.А. Цикулиным, Т.В. Кузнецовой, А.Н. Соковой, М.В. Лариным, В.С. Мингалевым В.М. Магидовым, А.В. Пшенко, И.Л. Бачило, М.П. Илюшенко, К.Б. Гельман-Виноградовым и рядом других специалистов в указанных областях научной деятельности [1].

Документационное обеспечение образовательной деятельности вуза представляет деятельность по созданию, получению, использованию, хранению, предоставлению документированной информации о содержании образовательной деятельности. Основными слагаемыми качества образования в вузе являются: качество функционирования системы управления, качество результата и качество процесса обучения. Функции по управлению качеством образования вуза реализуются в системах документов, отражающих основные направления образовательной деятельности.

В вузах управленческие функции реализуются на основе использования документов, относящихся к различным системам документации, обеспечивающих управленческую, учебную, научную, воспитательную, международную, инновационную и другие виды деятельности. Документация рассредоточена по структурным подразделениям, частично представлена в фондах научных вузовских библиотек, что затрудняет процесс управления документами и снижает уровень управления качеством образования.

Основные характеристики системы документации можно сгруппировать по следующим признакам:

- целевого назначения, включающие такие типы документации, как учебная, воспитательная, научная и т.д.;

- вид документа, представленные в виде плановых, отчетных, справочных, информационных документов;

- содержание;

- области распространения документа, имеющие широкую или ограниченную сферу допуска;

- форма представления информации (электронные, бумажные, графические документы);

- срок хранения и ряда других.

Основными компонентами внутривузовской системы документации по управлению образовательной деятельности является подсистемы управленческой документации, учебной и методической документации, документации по социальной и воспитательной работе, документация по научно-исследовательской деятельности, международной деятельности и других видов деятельности. Обеспечивает управление документами особая подсистема документации, в которой отражаются законодательные и нормативные требования к организации процессов делопроизводства.

Изучение основных свойств документов СМК образовательной деятельности вуза проводилось на структурно-процессной модели, позволяющей анализировать внешнюю и внутреннюю документацию, выделять входные и выходные потоки документов, отмечать документы вспомогательных процессов [2].

Система документации СМК образовательной деятельности вуза является сложной и характеризуется как отраслевая, обладающая целостностью, многоуровневой структурой, единством компонентов. Она представляет собой систему соподчиненных видов документов, описывающих основные требования к управляющим, основным и обеспечивающим процессам. Значение документов СМК заключаются в том, что они устанавливают порядок и правила осуществления процессов и видов деятельности, помогают обеспечить соответствие требованиям и постоянное улучшение системы менеджмента, обеспечивают наглядность и взаимодействие процессов, способствуют разрешению проблем, возникающих при выполнении процессов и деятельности, служат основой для проведения аудита, способствует повышению уровня квалификации персонала. На основе анализа структурно-процессной модели системы документационного обеспечения образовательной деятельности вуза выявлены следующие функции документации: организационные, ориентационные, концептуальные, координационные, оценочно-результативные.

Для исследования свойств документов СМК проведена классификация их свойств, позволившая объединить их в четыре группы: системные (определяемые системой менеджмента качества), функционально-управленческие (определяемые предназначением системы), специальные (определяемые особенностями документов), ценностные (определяемые особенностями самих документов, выступающих в роли элементов системы документации), представленные в таблице 1.

менеджмент качество документ авторитет

Таблица 1 - Свойства документов СМК образовательной деятельности вуза

Группы системных, функционально-управленческих, специальных и ценностных свойств были подвергнуты дополнительному анализу, который позволил выявить наиболее значимые свойства для управления образовательной деятельностью вуза и объединить их в особый показатель - «основные свойства» документов СМК.

Методика изучения свойств документов СМК основана на использовании экспертного опроса авторитетной группы специалистов.

Анкета включала 38 вопросов, объединенных в 4 блока. В каждом блоке объединены вопросы, связанные с системными (1-8 вопросы), функционально-управленческими (9-16, 26, 38 вопросы), специальными (17-25, 27 вопросы) и ценностными (28-30, 32-36 вопросы) группами свойств документов СМК образовательной деятельности вуза (Табл.2).

Эксперты, отвечая на вопросы анкеты, показывали уровень своей компетентности в отношении состава и основных характеристик документов СМК, и каждому эксперту был присвоен индивидуальный весовой коэффициент. Полученные оценки экспертов позволили определить степень авторитета и выявить основные свойства документов СМК вуза.

Таблица 2 - Анкета эксперта

Результаты показали, что наибольшее предпочтение эксперты отдали функционально-управленческой группе свойств документов СМК. А основными свойствами функционально-управленческой группы стали целенаправленность, нормативность, регламентированность. Документы СМК обладают также контролирующими, подтверждающими и воспитательными свойствами. Причем мнение экспертов по данному вопросу согласованное и единодушное.

Исходными данными для моделирования является наличие и состояние документов СМК образовательной деятельности вуза. Модель имеет ряд ограничений и допущений: 1) влияние функционально-управленческих свойств документов СМК на образовательную деятельность вуза определяется по наличию документов СМК, обладающих определенными свойствами, и по соответствию их требованиям стандартов ГОСТ Р ИСО; 2) документ может иметь два состояния: полностью соответствующий требованиям и несоответствующий требованиям.

Такие функции управления, как планирование, организации, контроля, оперативного управления, учета, отражаются в системе документации, а документы служат подтверждением эффективности управленческой деятельности.

Между документами СМК вуза существует информационная связь, подтверждающая факт наличия документационного обмена между элементами СМК вуза. Можно выделить два уровня реализации информационных связей. Первый уровень - это процессы. Он определяет содержание и структуру документов СМК вуза. Второй уровень - это инфраструктура СМК. На этом уровне путем проекции информационных процессов на объекты и формы организации инфраструктуры определяется конкретная технологическая реализация информационных связей - схема документооборота, с учетом СМК высшего учебного заведения. Поэтому для изучения свойств документов СМК через исследование документооборота разработана схема документооборота с учетом СМК вуза.

Выявление свойств документов СМК образовательной деятельности вуза проводилось не только на основе анкетирования, анализа документации, наблюдения за образовательной деятельностью, разработки модели «дерево свойств документов СМК», но и на основе модели исследования свойств СМК как составной части менеджмента вуза (рис.1).

Рисунок 1 - Модель исследования свойств СМК, как составной части менеджмента вуза

Иерархическая схема уровней анализа основных свойств документов СМК образовательной деятельности вуза позволяет детализировать проблему дальнейшего исследования основных управленческих свойств документов СМК образовательной деятельности вуза, в том числе эмерджентных и синергетических свойств. Формирование СМК связано с разработкой документации, которая регламентирует, нормирует, инструктирует деятельность аппарата управления. Документация СМК обладает свойствами, позволяющими разрабатывать оптимальное управленческое воздействие. Именно функционально-управленческие свойства документации СМК оказывают основное влияние на образовательную деятельность вуза.

Результатом анализа является подтверждение улучшения качества образования на основе применения документов СМК. Исследование основных свойств документов - составная часть менеджмента, а результаты исследования - основа для совершенствования существующей системы управления. На организационное воздействие большое влияние оказывают функционально-управленческие свойства документов.

Организационное воздействие не будет доведено до конца и не приобретёт конкретных регламентированных форм, если оно не будет дополнено распорядительным воздействием. Распорядительное воздействие -более активная и гибкая форма воздействия, направленное на устранение отклонений образовательного процесса от поставленных задач. Распорядительное воздействие, хотя и является формой оперативного воздействия, должно опираться на методы организационного воздействия. Организационные и распорядительные виды воздействия являются формами организационных методов, которые не противоречат, а дополняют и развивают друг друга, существуют в сочетании и взаимной зависимости. Они всегда используются вместе в том или ином сочетании. Вся организационно - распорядительная деятельность должна протекать в правовых рамках и на основе правового обеспечения процессов управления.

Главная проблема организационного воздействия - связать управляющую систему с управляемой, обеспечить соотносимость этих систем. При исследовании данного аспекта на первый план, конечно же, выходят свойства документов, позволяющие контролировать и подтверждать действия. Анализ эффективности реализации свойств управления позволяет более четко определить обязанности и права работников, связанных с СМК, и на этой основе спроектировать рациональную систему СМК. Исследование основных свойств документов СМК образовательной деятельности вуза - составная часть менеджмента, а результаты исследования - основа для совершенствования существующей системы управления.

Менеджмент образовательной деятельности вуза можно представить выражением:

S = (SC, PL, R, PI, PR, CO, EX, M, F, EF),

где: SC цель, PL - планы, R - ресурс, PI - исполнители, PR процесс, CO контроль, EX - управление, M - мотивация, F - результат,

EF качество.

Документооборот вуза объединяет уровни исследования документов СМК, подчеркивая тем самым важность документации в управлении (менеджменте) качеством образовательных услуг вуза. Основными принципами системы управления документацией вуза должны являться: оперативное прохождение документов; параллельная обработка документа; обоснованное перемещение документов исходя из организационных и технологических нужд вуза; процессы прохождения и обработки документов должны быть единообразными.

Таким образом, главной задачей управления документацией СМК вуза является - обеспечение прямоточности в движении документов и однократности их обработки. По отношению к управлению потоки различаются на входящие, исходящие, внутренние. Основными характеристиками потоков являются: объем потока, который определяется количеством документов, проходящих через секретаря (административный отдел, документационное управление или иные организационные структуры) за год, полугодие, квартал; структура потока, определяемая разновидностью документов, авторством и другими классификационными признаками; режим потока, который определяется предпочтительностью движения документов.

Данная методика позволяет совершенствовать СМК образовательной деятельности вуза и может быть использована для дальнейших исследований свойств документов в различных системах управления.

Список литературы

1. Королева, Н.А. Разработка модели документов системы менеджмента качества высшего учебного заведения [Электронный ресурс] / Н.А. Королева // Научный политематический электронный журнал КубГАУ.- №60 (06).- Краснодар, 2010. URL: http://ej.kubagro.ru.

2. Королева, Н.А. Методика выявления основных свойств документов СМК [Текст]/Н.А. Королева // Образование и общество. - Орел, 2010. - С. 32-36.

Размещено на Allbest.ru