Менеджмент в архивах России

Размещено на http://www.allbest.ru/

Краснодарский государственный университет культуры и искусств

Кафедра документоведения и информационной культуры

Менеджмент в архивах России

Савенко Я.М., Дулатова А.Н.

Аннотация

При огромном потоке документов в организациях повышается потребность в их правильном текущем хранении, комплектовании и передаче на дальнейшее хранение. Для выполнения всех этих требований возникает потребность в компетентных кадрах данной сферы деятельности. Вместе с тем, недостаточно простого обеспечения профильным кадровым составом. Архив нуждается в правильной организации работы в нем, чем и занимается менеджмент.

Ключевые слова: архивы России, менеджмент, персонал, хозяйственная деятельность, архивное законодательство.

With the huge flow of documents in organizations increases the need for proper current storage, acquisition and transfer for further storage. To fulfil all these requirements there is a need for competent personnel in the industry. However, it is insufficient simply providing specialized personnel. The archive needs proper organization of work, carried out by the management.

Keywords: the Russian archives, management, staff, business, archival legislation.

Организационные моменты играют огромную роль в деятельности архивов России. Поэтому в архивных учреждениях необходимо использовать современные методы и технологии менеджмента.

Архив - это учреждение или структурное подразделение организации, выполняющее следующие функции:

1. Ведение списка источников комплектования

2. Прием документов на временное хранение

3. Учет документов на временное хранение

4. Размещение документов в хранилищах и средствах хранения, обеспечивающие их сохранность

5. Осуществление информационно-справочного обслуживания пользователей

6. Проведение экспертизы ценности документов, в том числе при подготовке к передаче на постоянное хранение

7. Проверка правильности формирования и оформления дел в источниках комплектования

8. Организация работы по составлению (пересоставлению) номенклатуры дел предприятия

9. Участие в разработке нормативно-методических документов по ведению архивной работы на предприятии (3).

Выполняя данные функции, архив функционирует в полном объеме, что позволяет организации слаженно работать. Каждая функции важна и не выполнение каких - либо из них может привести к сложностям производства в структурных подразделениях и на предприятии в целом.

Свои функции архив выполняет на основании нормативно-правовой базы. Нормативно-правовая база, регулирующая отечественную архивную деятельность обширна. Кроме того, главным правовым актом, регулирующим деятельность архивов в Российской Федерации, является Конституция РФ. Также регулирование данной отрасли опирается на такие документы как Гражданский кодекс РФ, Уголовный кодекс РФ, Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях, нормативно-правовые акты Правительства РФ. Нормативно-правовая база совершенствуется, вносятся коррективы и изменения по мере необходимости, которыми занимается Росархив. Самым важным документом, определяющим деятельность архива, является его Положение (Устав).

Кадровый состав архива, в своей деятельности, опирается на технологии менеджмента.

Цыренова А.А. в своем учебном пособии по менеджменту дает определение менеджменту как вид профессиональной деятельности, направленный на оптимизацию человеческих, материальных и финансовых ресурсов для достижения целей организаций (5).

Для успешного внедрения технологий менеджмента необходимо выделять общие функции управления:

- планирование,

- организация,

- мотивация (в т.ч. подбор и расстановка кадров),

- контроль,

- координация (4).

Любая функция управления включает в себя сбор информации, ее преобразование, выработку решений, придание формы и доведения до исполнителей. архив менеджмент документация должность

Все функции менеджмента важны при организации работы в архивном учреждении, т.к. все они взаимосвязаны.

Управление архивом осуществляет его персонал. Деятельность персонала в архиве основывается на положении об архиве (Уставе архива). Также при выполнении должностных обязанностей сотрудники опираются на должностные инструкции. Приказом Министерства здравоохранения и социального и социального развития Российской Федерации от 11 апреля 2012 г. № 338н "Об утверждении Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, раздел "Квалификационные характеристики должностей работников государственных архивов, центров хранения документации, архивов муниципальных образований, ведомств, организаций, лабораторий обеспечения сохранности архивных документов" был утвержден квалификационный справочник должностей работников архива (2).

В приказе выделены основные должности сотрудников архива такие как:

- директор архива;

- главный хранитель фондов архива;

- заведующий отделом архива (главный начальник отдела архива);

- заведующий архивохранилищем;

- начальник сектора архива;

- заведующий архивом муниципального образования;

Специалисты:

- главный архивисты;

- главный археограф;

- главный палеограф;

- главный методист;

- ведущий архивист;

- ведущий археограф;

- ведущий палеограф;

- ведущий методист;

- архивист;

- палеограф;

- методист;

- хранитель фондов;

- главный специалист лаборатории обеспечения сохранности архивных документов;

- ведущий специалист лаборатории обеспечения сохранности архивных документов;

- художник - реставратор архивных документов.

Менеджмент как метод управления архивом включает в себя также и управление его хозяйственной частью.

Под хозяйственной деятельностью понимают любые мероприятия, происходящие на предприятии.

Багиев Г.Л. говорит, что, к хозяйственной деятельности архива можно отнести следующие виды деятельности:

- разработка программ развития и планов работы архива;

- представление планово-отчетной документации;

- распоряжение финансовыми ресурсами архива, обеспечение экономии в расходовании средств, эффективное и целевое их использование;

- организация внедрения в работу архива автоматизированных архивных технологий;

- внедрение в практику рациональных форм и методов работы, развитие материально-технической базы архива;

- обеспечение надлежащей технической эксплуатации зданий и помещений (1).

Для нормально функционирования хозяйственной деятельности архива необходим компетентный должностной состав, с высокой должностной ответственностью и дисциплиной. Также для современного этапа деятельности архивного предприятия необходим поток документирования всех видов деятельности, что способствует эффективной организации труда сотрудников и организации в общем.

В итоге можно сделать вывод, что для решения проблем, с которыми сталкиваются архивы на современном этапе, можно предложить следующее из решений:

1. Улучшать деятельность архивов по продаже различных видов услуг, т.к. действует недостаточное финансирование архивов государством особенно в данный момент.

2. Привлекать для работы больше молодых перспективных специалистов, поскольку более старшие поколения не совсем точно справляются с современными технологиями, необходимыми для современной работы в архиве в том числе для оцифровки документов.

3. Для более старших поколений работников архивов необходимо проводить курсы по повышению квалификации, мастер-классы, семинары, посвященные современным технологиям.

4. Развивать или создавать отдел маркетинга архивов, поскольку услуги, которые запрашивают пользователи стали полноценной услугой, а у услуги должна быть соответствующая цена, но регулируемая нормативными актами Российской Федерации.

5. Постоянно отслеживать изменения нормативно-правовой базы архивов Российской Федерации, что даст возможность архивам работать в ногу со временем, полноценно, законно.

Продуманный менеджмент - наиболее надежное средство для достижения эффективности работы архивов.

Список литературы

1. Багиев, Г.Л. Архивный менеджмент. -М., ИНФРА-М, 2014. -342 с.

2. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих 4-е издание, дополненное: квалификационный справочник: [утв. постановление Минтруда РФ от 21 августа 1998 г. № 37, с изменениями и дополнениями от 12 февраля 2014 г.]/Российская Федерация. -М., Сатурн, 2014, - 73 с.

3. Крайская, З.В. Архивоведение: учебник для средних специальных учебных заведений. - М.: изд-во Норма, 2013. - 224 с.

4. Репина, Е.А. Основы менеджмента: Учебное пособие / Е.А. Репина. - М.: Академцентр, 2013. - 240 c.

5. Цыренова, А.А. Менеджмент: Учебно-методическое пособие / А.А. Цыренова. - Улан-Удэ: Издательство ВСГТУ, 2012. - 295 с.

Размещено на Allbest.ru