Размещено на http://www.allbest.ru/

1

Размещено на http://www.allbest.ru/

Служба внутреннего аудита качества в системе управления предприятием

проверка аудит управление

В авиационной отрасли предъявляются высочайшие требования к качеству продукции, так как некачественная продукция(услуга) в авиации с большой долей вероятности приведет к большому числу человеческих жертв и серьезным экономическим потерям. Одним из методов обеспечения качества является внутренние проверки качества(аудит).

Аудит представляет собой систематический, независимый и документированный процесс получения свидетельств аудита (проверки) и объективного их оценивания с целью установления степени выполнения согласованных критериев аудита (проверки).

Актуальность работы проявляется в том, что внутренний аудит дает информацию высшему звену управления всей организацией о ее финансово-хозяйственной деятельности, повышает эффективность системы внутреннего контроля, препятствующей возникновению нарушений, и подтверждает достоверность отчетов ее обособленных структурных подразделений.

В данной работе будет рассмотрен не только сам процесс внутренней проверки качества, но и возможности по улучшению на основе современных технологий.

Объектом для рассмотрения процесса внутренней проверки качества выступает публичное акционерное общество «Таганрогский научно-технический комплекс им. Г.М. Бериева» (далее ПАО «ТАНТК им. Г.М. Бериева»). При написании работы была использована нормативная документация ПАО «ТАНТК им. Г.М. Бериева», изученная во время прохождения производственной практики.

Главной задачей внутренней проверки (аудита) является определение степени соответствия объектов аудита требованиям НД и определение областей их улучшения. Целью проверки является оценка функционирования СМК предприятия в целом и отдельных её подразделениях, выполнение мероприятий по её улучшению, выполнению требований отдельных процессов, процедур и документации СМК, а так же любых видов деятельности, результаты проверок которых могут быть использованы руководством предприятия для улучшения качества выпускаемой продукции.

Для объективной оценки существующего уровня развития производства отдельных структурных подразделений и предприятия в целом, а также потенциальных возможностей его повышения, проводятся проверки:

? построения организационных структур управления подразделений и предприятия

? достаточности и эффективности административных решений, процедур их реализации, и процедур системы менеджмента качества;

? наличие необходимого персонала, оборудования и материальных ресурсов;

? технологических операций и процессов;

? выпускаемой продукции (с целью определения степени соответствия стандартам и техническим требованиям);

? качества всех видов документации (порядок ведения, учета, и хранения).

Проведение внутренних проверок позволяет выявить существующие и потенциальные несоответствия функционирования СМК и своевременно принять меры по разработке и реализации корректирующих и предупреждающих действий.

В качестве примера, иллюстрирующего проведения внутренней проверки (аудита) рассмотрим рекомендации по совершенствованию процесса управления качеством на предприятии.

При проведении внутреннего аудита происходит оборот большого объема документации. Поэтому в целях сокращения трудоемкости документооборота, в крупных организациях имеет смысл автоматизировать данный процесс, в том числе и в области внутренних аудитов.

Возможности системы электронного документооборота (СЭД) и специальных решений на их основе дают возможность управлять документацией СМК на всех этапах работы. Руководство организации получает удобный инструмент для контроля и анализа системы менеджмента качества и реализации функций управления предприятием. Такие решения помогают специалистам по качеству планировать и проводить внутренние аудиты, фиксировать несоответствия, планировать и осуществлять корректирующие и предупреждающие действия.

Преимущества СЭД перед традиционным документооборотом довольно существенны:

Во-первых, контроль. Кто, где и что сделал, кто не работал. Как и любая автоматизация, СЭД решает такую задачу достаточно эффективно. К тому же видно детализацию того, кто и что делает до последнего человека в компании. Видно, где какой документ застрял и кто виноват.

Во-вторых, доступность информации. Любая важная для компании информация будет доступна в системе в любой момент, особенно это актуально для организаций в состав которых входят десятки заводов и различных филиалов с огромным количеством сотрудников. Ведь бывают случаи, когда из-за нехватки одного документа, например задерживается отгрузка вагона с сырьем необходимым для производство, что в свою очередь вызывает простои и как следствие убытки.

В-третьих, избавление от бумаги. На первое место сейчас выходят продукты и решения, которые позволяют экономить здесь и сейчас. Быстрее окупаются, быстрее показывают результат. Логистика бумаги дорогая, и если получается избавиться от печати и пересылки бумажных документов внутри группы компаний (холдинга), это уже существенное яркое достижение.

В-четвёртых, информационная безопасность. Сотрудники в принципе не должны хранить файлы, где им захочется, а хранить их в СЭД в нужных разделах. Важно защитить файлы не только, когда они хранятся на диске, но и когда они перемещаются, как внутри, так и за пределы компании. Для этого используются IRM-системы

(InformationRightsManagement), они позволяют защитить документы за пределами периметра организации. Чтобы адресат прочитал файл, у него должны быть соответствующие права на дешифрацию.

Но для автоматизации того или иного процесса, нужны алгоритмы по которым эти процессы выполняются. Поэтому необходимо разрабатывать блок-схемы алгоритмов документооборота на всех стадиях аудита.

Каждый внутренний аудит (проверка) включает следующие этапы: ? планирование и подготовка аудита (проверки);

? проведение предварительного совещания (при необходимости);

? проведение аудита (проверки) на месте;

? проведение заключительного совещания (при необходимости);

? оформление, утверждение и рассылка отчета о результатах внутренних аудитов (проверок).

Руководитель группы по аудиту (проверки) разрабатывает план внутреннего аудита (проверки), где указывается:

? цель проведения аудита (проверки);

? сроки проведения аудита (проверки);

? критерии аудита (проверки);

? область аудита (проверки);

? закрепление экспертов (аудиторов) по объектам аудита (проверки).

План внутреннего аудита (проверки) должен быть гибким (допускать изменения) в приоритетности проверяемых требований в зависимости от информации, полученной в ходе аудита (проверки).

План внутреннего аудита (проверки) должен быть согласован с проверяемым(и) подразделением(ями). В плане внутреннего аудита (проверки) окончательно определяются уточненные сроки посещения проверяемых подразделений, эксперты (аудиторы), которые будут проводить аудит (проверку), и сопровождающие представители подразделений.

Руководитель группы по аудиту (проверки) извещает руководителя проверяемого подразделения о предстоящем аудите (проверки) за 14 календарных дней до его проведения и направляет проект плана внутреннего аудита (проверки). В 7-ми дневный срок руководители проверяемых подразделений должны согласовать план внутреннего аудита (проверки).

При подготовке к проведению аудита (проверки) эксперты (аудиторы) анализируют документы, устанавливающие требования к проверяемым процессам, режим работы и должностных лиц выполняющих работу в рамках данного процесса. При необходимости эксперты (аудиторы) составляют перечень контрольных вопросов.

Далее происходит проведение предварительного совещания (при необходимости). На совещании должны присутствовать руководители подразделений, задействованных в аудите (проверки), и эксперты (аудиторы). Руководитель группы по аудиту (проверки) представляет экспертов (аудиторов) руководителям и представителям проверяемых подразделений, объясняет цель аудита (проверки), делает краткий обзор критериев и области аудита (проверки), разъясняет любые непонятные детали плана.

На предварительном совещании обычно рассматриваются следующие вопросы:

? представление участников и их роль в аудите (проверки);

? подтверждение цели, области и критериев аудита (проверки);

? подтверждение плана аудита (проверки);

? ознакомление с методами и процедурами аудита (проверки);

? установление официальной связи между экспертами (аудиторами) и представителями проверяемых подразделений;

? подтверждение наличия и роли сопровождающих лиц;

? информирование о классификации несоответствий и формах их регистрации;

? разъяснение всех непонятных моментов

Проведение аудита (проверки) осуществляется в сроки, установленные планом аудита (проверки).

В ходе работы эксперты (аудиторы) должны получить необходимую и достаточную информацию и свидетельства аудита (проверки), которые позволят сделать обоснованные выводы по аудиту (проверки).

Методы сбора информации включают: ? опрос персонала;

? экспертизу документов, устанавливающих требования к процессу;

? анализ записей;

? наблюдения за деятельностью и условиями.

Вся информация, указывающая на возможность несоответствия, должна фиксироваться независимо от того, входит ли область выявленного несоответствия в план аудита (проверки) или нет. Кроме того, должны фиксироваться при наличии сильные стороны проверяемого подразделения и области, где возможны улучшения.

Информация, собранная в ходе опроса, должна быть проверена путем получения информации на ту же тему из других источников (интервью с другими специалистами), а также другими методами (наблюдение, анализ документов).

Вся информация, полученная в ходе проверки должна быть идентифицирована (присвоен номер в соответствии с проверяемым пунктом требований), подписана экспертом (аудитором) и подтверждена доказательствами.

При необходимости руководитель группы по аудиту (проверки) проводит промежуточные совещания с экспертами (аудиторами), на которых обсуждаются результаты аудита (проверки).

Руководитель группы по аудиту (проверки) и эксперты (аудиторы) анализируют полученные ими результаты с целью их классификации (уведомления или несоответствия соответствующих категорий) и включения в отчет внутреннего аудита (проверки).

Источники информации могут выбираться в зависимости от области и сложности аудита и могут, например, включать:

? интервью с работниками проверяемого подразделения;

? наблюдения за выполнением процедур;

? документы, такие как политика, СТП, планы, программы, инструкции, внешние нормативные документы, договоры и т.д.;

? записи по измерениям и мониторингу, протоколы совещаний, служебные записки, отчёты и т.д.;

? компьютерные базы данных, электронные письма.

Все выявленные несоответствия и уведомления регистрируются в листах регистрации несоответствий / уведомлений.

Листы регистрации несоответствий / уведомлений передаются руководителю подразделения, в котором обнаружено несоответствие или уведомление, для подписания и определения и выполнения КД или ПД.

Если руководитель проверяемого подразделения не согласен с выявленныминесоответствиями / уведомлениями, то разногласия обсуждаются на заключительном совещании.

Оценка аудиторов и руководителей аудиторских групп должна быть спланирована, реализована и запротоколирована в соответствии с процедурами программы аудита с целью обеспечения объективных, последовательных, достоверных и надежных результатов.

Процесс оценки должен выявить потребности в обучении и приобретении других навыков.

Оценка аудиторов происходит на следующих этапах:

- начальное оценивание лиц, желающих стать аудиторами;

- оценивание аудиторов, как части процесса формирования аудиторской группы,

- постоянное оценивание характеристик аудитора с целью идентификации потребностей, необходимых для поддержания и улучшения знаний и навыков.

Процесс оценки включает четыре основных этапа:

Этап 1 Идентификация личных качеств, знаний и навыков для соответствия потребностям программы аудита

При определении требуемых знаний и навыков необходимо учитывать:

- размер, вид деятельности и сложность проверяемой организации; - цели и объем программы аудита;

- требования сертификации / регистрации и аккредитации;

- роль процесса аудита для руководства проверяемой организации; - уровень конфиденциальности, требуемый в программе аудита; - сложность проверяемой системы менеджмента.

Этап 2 Определение критериев оценки

Критерии могут быть количественными (опыт работы в годах, образование, количество проведенных аудитов, количество часов обучения аудиту) или качественными (демонстрируемые личные качества, знания или характеристики навыков при обучении или при нахождении на рабочем месте).

Этап 3 Выбор соответствующего метода оценки

Метод оценки выбирает лицо или комиссия по таблице 2. При использовании таблицы 2 необходимо обратить внимание на следующее:

- описанные методы представляют диапазон возможностей и не могут быть применимы во всех ситуациях;

- различные описанные методы могут отличаться по своей надежности;

- обычно для достижения того, чтобы результат был объективным, согласующимся, беспристрастным и достоверным, выбирают сочетание методов.

Этап 4 Проведение оценки

Собранную информацию о персонале сравнивают с критериями, установленными на этапе 2. Если персонал не соответствует критериям, указывают на необходимость дополнительного обучения, опыта работы и (или) участия в аудите, после чего проводят повторную оценку.

Выход процесса является личная карточка аудитора. Потребителем выступает УКС.

В рамках третьей главы, данной курсовой работы, мы рассмотрели основные элементы проведения внутренней проверки качества, а так же область в которой можно провести улучшение данной процедуры.

Внутренние проверки качества (аудиты) - это систематический, независимый и документированный процесс получения свидетельств аудита и объективного их оценивания с целью установления степени выполнения согласованных критериев аудита. Он представляет собой важный инструмент по повышению эффективности работы предприятия.

Но для того чтобы внутренний аудит был по-настоящему эффективен и приносил пользу, а не убытки, нужно проделать большую работу. И прежде всего для проведения достоверного аудита, нужна нормативная документация и персонал для проведения аудита, а также составление и рассылка огромного количества документов и на это уходит много рабочего времени и материальных ресурсов. Мною было замечено, что процесс оборота документов можно существенно улучшить, внедрив систему электронного документооборота.

Система электронного документооборота (СЭД) - автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой иерархической организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций. При этом предполагается, что процесс управления опирается на человекочитаемые документы, содержащие инструкции для сотрудников организации, необходимые к исполнению. Внедрение СЭД позволяет достичь сразу нескольких целей: сокращение числа бумажных документов (как следствие затрат на бумагу и её логистику); улучшение контроля за процессами; повышение доступности и удобства поиска информации; повышение информационной безопасности.

Но для внедрения программы автоматизации какого-либо процесса, нужно понимать, как он происходит. Поэтому мною были составлены блок-схемы, на которых описаны процедуры: проведения внутреннего аудита, устранения выявленных в ходе аудита несоответствий, повышения компетентности аудиторов. Данные схемы могут послужить основой для составления СЭД.

Из всего изложенного в моей работе видно, что внутренний аудит является важной основой эффективного управления организации, а внедрение новых технологий в данный процесс поможет достичь большей его эффективности. Ведь за новыми технологиями будущее.

Размещено на Allbest.ru