- обеспечить ознакомление работников с Межотраслевыми правилами обеспечения работников специальной одеждой, специальной обувью и другими средствами индивидуальной защиты;

- заполнить личные карточки учета и выдачи СИЗ работника, указать рост, размер;

- внести в перечень работ повышенной опасности, выполняемых по наряд-допускам работы проводимые на проезжей части дорог и магистралей;

- выделить кабинет площадью не менее 24 кв.м. для проведения вводного инструктажа и обучения производственного персонала знаниям общих правил по охране труда;

- провести аттестацию рабочих мест на участках: РСУ, ДЭУ-1, Озеленение;

- разработать и утвердить в установленном порядке коллективный договор и "Соглашение по охране труда" коллективного договора;

- по приеме на работу знакомить сотрудников с правилами внутреннего распорядка до подписания трудового договора.

Стоит отметить, что в организации работы отдела кадров не применяются автоматизированные программы, вся документация оформляется на бумажных носителем с заполнением сотрудниками, что значительно усложняет работу в условиях постоянных изменений законодательства в сфере ведения кадрового делопроизводства.

Глава 3. Разработка предложений по организации кадрового делопроизводства в компании АО "ДРСУ"

Эффективная работа аппарата управления любого предприятия неразрывно связана с правильной организацией работы с документами. Практически ни одна технологическая функция управления, связанная с информационными источниками, не обходится без документирования. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Следовательно, необходима тщательная работа по совершенствованию всей документации.

Направления совершенствования делопроизводства разнообразны. Рассмотрим возможные направления совершенствования кадрового делопроизводства для АО "ДРСУ":

- создание моделей документооборота;

- составление маршрутных карт технологического процесса;

- разработка рациональных схем документооборота, схем движения документов.

К числу способов, позволяющих эффективно совершенствовать технологию документооборота АО "ДРСУ", следует отнести оптимизацию процедур подготовки и оформления документации, упорядочения документационной нагрузки во времени с целью более равномерного ее распределения.

Другим направлением совершенствования кадровой деятельности АО "ДРСУ" можно назвать сокращение объема документооборота, связанное с регламентацией документирования, уменьшением количества внутренних документов, рационализацией документации. Необходимо также установление оптимальных сроков документооборота и наиболее рациональных маршрутов движения документов по каждому типу решений.

В соответствии с этим должна формироваться методика совершенствования документооборота. Она должна быть основана на изучении организационной структуры, органов и звеньев управления, принимающих решения.

Главным условием сокращения объемов документов в АО "ДРСУ" является упорядочение их возникновения. Основным методом упорядочения процесса документирования является унификация как отдельных групп документов, так и всей системы делопроизводства.

Другое направление сокращения документооборота в АО "ДРСУ" - повышение качества самого документа как носителя управленческой информации. Качество документа включает в себя требование к изложению содержания: применение унифицированных текстов, четкая структура, ясность формулировок, реальность сроков исполнения.

Следующее направление совершенствования кадрового делопроизводства в АО "ДРСУ" - построение эффективных информационно-поисковых систем (ИПС). Основные принципы рациональной организации регистрации и поиска документов предусматривают построение информационных систем на базе полной регистрации документов, однократного ввода в ИПС каждого документа, централизации при построении поисковых систем, их информационной совместимости и возможности доступа к базе данных каждого специалиста.

Централизованное хранилище данных позволяет решить целый ряд проблем:

- Возможность оперативного получения целостной и непротиворечивой информации;

- Организация сбора, хранения и актуализации разрозненной информации;

- Высокая надежность и управляемость системы, быстрый и подконтрольный доступ пользователей к информации;

- Экономия средств за счет сосредоточения обслуживающего персонала в одном месте;

- Возможность централизованного развития вычислительных средств.

Не менее значимым направлением совершенствования кадровой работы в АО "ДРСУ" является создание системы электронного документооборота.

Система управления электронным документооборотом (СУЭД) предназначена для следующих целей:

- Интеграция процесса;

- Повышение информированности руководства и специалистов за счет увеличения объемов информационного хранения, централизованной обработки информации, уменьшения времени поиска документов и соответственно подготовки отчетов и докладов, а также за счет повышения полноты и достоверности отчетов;

- Уменьшение стоимости документационного обеспечения управления предприятием за счет перехода от бумажного делопроизводства к электронному, снижение стоимости копирования и передачи бумажных документов;

- Сокращение времени поиска бумажных оригиналов документов в архивном хранении за счет получения точной адресации в электронном виде;

- Интеграция информационных процессов в рамках кооперации предприятий;

- Создание качественно новой информационной базы для последующего совершенствования процессов документационного обеспечения управления и технологии работы с документами.

Таким образом, внедрение системы электронного документооборота в АО "ДРСУ" позволит решить проблему систематизации, обработки и безопасного хранения значительных объемов информации, так как от того, насколько организовано управление документооборотом, зависит эффективность управления предприятием в целом.

В настоящее время основная концепция автоматизации документооборота базируется на принципах управления бизнес-процессами, в ходе выполнения которых создаются и движутся документы. Иными словами, это организация и управление процессами создания документов на основе последовательной обработки различными пользователями других ранее существовавших документов.

Система автоматизации делопроизводства и документооборота также позволит:

1. Централизованно отслеживать ход делопроизводственного процесса вплоть до работы исполнителей над документами на своих рабочих местах, систематизировать результаты контроля и тем самым выявлять "узкие места" в документообороте и работе персонала;

2. При переходе на работу с электронными копиями документов полностью исключить возможность их утери и свести поиск документа к запросу, выполняемому системой в течение считанных секунд. При этом даже необязательно помнить название или регистрационный номер документа, достаточно указать тематику или ключевые слова для поиска.

3. Повысить рост производительности труда сотрудников за счет упорядочения технологии работы с документами, резкого сокращения времени передачи документов по локальной сети или средствами электронной почты.

Итак, внедрение полноценной системы автоматизации делопроизводства в АО "ДРСУ" предусматривает комплекс организационно-технических мероприятий, решающих большинство перечисленных выше проблем на основе внедрения единой для всех сотрудников предприятия дисциплины работы с офисной и производственной информацией.

В конечном счете, при внедрении системы электронного делопроизводства достигается повышение оперативности управления ресурсами организации, выявляются ее резервы и перспективы роста для укрепления позиций на рынке.

Исходя из этого, можно сделать вывод, что документооборот отражает внутренние закономерности функционирования и развития систем управления и находится в прямой зависимости от происходящих в них преобразований. Он неразрывно связан с совершенствованием всего комплекса элементов, составляющих организационную структуру и процессы управления.

Таким образом, предложенные мероприятия направлены главным образом, на повышение эффективности отдела кадров и системы управления персоналом АО "ДРСУ" в целом. Внедрение электронного документооборота позволит сократить время на оформление необходимой документации и систематизировать хранение документов, что будет способствовать росту эффективности кадрового делопроизводства.

Заключение

Правила ведения делопроизводства в организациях устанавливаются в общегосударственном масштабе преимущественно в форме государственных стандартов России, типовых инструкций или правил, положений по делопроизводству, унифицированных форм документов, типовой номенклатуры дел, установления типовых сроков хранения документов, правил хранения и утилизации документов. Перечисленные выше документы разрабатываются специально уполномоченными государственными организациями в соответствии с действующим законодательством. В отдельно взятой организации делопроизводство регулируется разработкой собственной инструкции по делопроизводству или стандарта организации, которая утверждается первым лицом предприятия в качестве нормативного правового акта, обязательного для исполнения работниками всех уровней. Разработка инструкции и контроль над выполнением ее положений возлагается на службу делопроизводства.

Грамотное управление персоналом невозможно без отлаженной системы кадрового делопроизводства, которое является неотъемлемой частью любой организации (предприятия, учреждения) независимо от масштабов его деятельности и организационно-правовой системы.

Каждый руководитель должен учитывать, что недопустимо отсутствие кадровой документации, отражающей трудовую деятельность и подтверждающей трудовой стаж работника, необходимый для начисления пенсии. Именно руководители организаций и предприятий несут персональную ответственность за документальный фонд, образующийся на предприятии.

Современное законодательство требует оформления большого количества документов, фиксирующих различные аспекты трудовых отношений работника и работодателя. Для того чтобы правильно оформить документ, необходимо определить, к какой группе документов или системе документации он относится.

Для осуществления функции управления кадрами и решения кадровых задач на предприятии создается самостоятельное структурное подразделение или назначается желательно освобожденный от других видов работ специальный сотрудник, организующий весь процесс управления кадрами совместно с руководством организации.

Компетентность в вопросах кадрового делопроизводства, наличие необходимых умений и навыков работы с кадровыми документами, понимание их роли в системе управления - важнейший признак современной деловой культуры и высокого профессионализма работника.

Обязательное ведение кадровой документации в организациях установлено законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Объектом исследования в работе выступило предприятие АО "ДРСУ", основными видами деятельности которого являются капитальный и текущий ремонт дорог и дворовых территорий; благоустройство территории, включая посадку цветов и др. зеленых насаждений; содержание и эксплуатация газонов (озеленение).

В рамках данной работы была проанализирована динамика и структура численности персона АО "ДРСУ". Определенной тенденции в динамике численности персонала нет, при этом к концу 2017 года численность составляет 150 человек. 85% численности персонала АО "ДРСУ" по состоянию на конец 2017 года представлены рабочими.

Особое внимание уделяется вопросам охраны труда и технике безопасности на производстве. В АО "ДРСУ" проводятся все виды инструктажей и проверка знаний у работников. Вводный инструктаж проводится специалистом по охране труда со всеми поступающими на работу. Инструктаж проводится по программе вводного инструктажа, инструкции по пожарной безопасности.

Документирование кадровой деятельности в АО "ДРСУ" осуществляет отдел кадров, который является самостоятельным структурным подразделением предприятия и подчиняется непосредственно генеральному директору.

В АО "ДРСУ" создаются следующие кадровые документы: приказы (распоряжения), инструкции, договоры (контракты), акты, протоколы, письма, должностные инструкции, документы по личному составу и другие.

К возможным направлениям совершенствования делопроизводства в АО "ДРСУ" по результатам выявленных проблем следует отнести: создание моделей документооборота; составление маршрутных карт технологического процесса; разработка рациональных схем документооборота, схем движения документов.

Список использованной литературы

1. "Трудовой кодекс Российской Федерации" от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 05.02.2018). - Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_34683/

2. Федеральный закон "О персональных данных" от 27.07.2006 N 152-ФЗ (последняя редакция). - Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_61801/

3. Указ Президента РФ от 06.03.1997 N 188 (ред. от 13.07.2015) "Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера". - Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_13532/

4. Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты". - Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_47274/

5. "ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст). - Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_163800/

6. Александрова Н.А. Управление персоналом организации: учебник. Екатеринбург: УрГАУ, 2013. - 372 с.

7. Александрова Н.А., Васильцова Л.И., Воронин Б.А., Набоков В.И. Управление персоналом организации: учебник для бакалавров. Екатеринбург: Уральское аграрное издательство, 2013. - 329 с.

8. Багдасарьян И.С., Дудкина Г.В. Подходы к управлению профессиональной компетентностью руководителя // Научное обозрение. Экономические науки. - 2016. - № 6. - С. 22-26.

9. Бердникова, Т.Б. Анализ и диагностика финансово-хозяйственной деятельности предприятия / Т.Б. Бердникова. - М.: ИНФРА-М, 2017. - 224

10. Бугаков, В.М. Управление персоналом: Учебное пособие / В.П. Бычков, В.М. Бугаков, В.Н. Гончаров; Под ред. В.П. Бычкова. - М.: НИЦ ИНФРА-М, 2013. - 237 c.

11. Демушина О.Н. Кадровое делопроизводство: учебное пособие. Волгоград: Изд-во Волгоградского филиала ФГБОУ ВПО РАНХиГС, 2014. - 127 с.

12. Дудкина Г.В. Формирование модели коммуникативной компетентности менеджера в условиях высшего профессионального образования // В сборнике: Модернизация подготовки управленческих кадров России в контексте мировой системы образования 2012. - С. 145-153.

13. Жеребенкова, А.В. Документооборот на предприятии / А.В. Жеребенкова. - М.: Вершина; Издание 2-е, перераб. и доп., 2015. - 384 c.

14. Информационный портал для специалистов по кадрам и управлению персоналом [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.pro-personal.ru.

15. Кибанов А.Я. Управление персоналом (для вузов) [Электронный ресурс]. М. : КноРус, 2013. - 208 с.

16. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: уч. Пособие / М.В. Кирсанова - М.: ИНФРА-М, 2012. - 276 с.

17. Кузнецов С.Л. Проблема выбора программного обеспечения для комплексной автоматизации работы офиса // Секретарское дело. - 2011. - № 4. - С. 12.

18. Куприянчук, Е.В. Щербакова Ю.В. Управление персоналом: ассессмент, комплектование, адаптация, развитие: Учебное пособие / Е.В. Куприянчук, Ю.В. Щербакова. - М.: РИОР, 2013. - 255 c.

19. Ловчева М.В., Галкина Е.Н., Гурова Е.В. Делопроизводство в кадровой службе: учебно-практическое пособие / под ред. А.Я. Кибанова. М. : Проспект, 2014. - 80 с.

20. Лукичёва Л.И. Управление персоналом: учебное пособие по специальности "Менеджмент организации" /Л.И. Лукичёва; под ред. Ю. П.Анискина Москва: Изд-во Омега-Л, 2014. - 405 с.

21. Маслова В.М. Управление персоналом. М.: Изд-во "Юрайт", 2014. - 492 с.

22. Мескон, М. Основы менеджмента: классический учебник по менеджменту / М. Мескон,М. Альберт, Ф. Хедоури; пер. с англ. - М. : Изд-во "Дело", 2013. - 493 с.

23. Незоренко Т.К. Управление персоналом. М.: Лаборатория книги, 2010. - 92 с.

24. Одегов Ю.Г., Руденко Г.Г. Управление персоналом. М.: Изд-во "Юрайт", 2016. - 513 с.

25. Пошерстник, Н.В. Кадры предприятия / Н.В. Пошерстник, М.С. Мейксин. - М.: Герда, 2014. - 592 c.

26. Рязанцева, Н. 1С:Предприятие. Зарплата и кадры. Секреты работы / Н. Рязанцева, Д. Рязанцев. - М.: БХВ-Петербург, 2015. - 304 c.

27. Управление персоналом. Теория и практика. Организация оплаты труда персонала / под ред. А.Я. Кибанова. М. : Проспект, 2015. - 433 с.

28. Шегда, А.В. Менеджмент: учебник / А.В. Шегда. - К. : Знання, 2014. - 687 с.

29. Электронная библиотека книг по управлению персоналом [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://razym.ru.

Приложение А. Образец заполнения личной карточки работника

Размещено на Allbest.ru