Предмет компьютерного делопроизводства

Размещено на http://www.allbest.ru/

Лекция

1. Актуальность и цель дисциплины «Компьютерное делопроизводство»

Одной из важнейших задач современного производства является рациональная организация работы служащих, деятельность которых протекает в офисе. Эта деятельность базируется на таких процессах, как получение информации и ее обработка; анализ, подготовка и принятие решений; выполнение решений; учет и контроль принятых решений. Интенсивность этих процессов столь велика, что уже невозможно пользоваться традиционными методами и средствами обработки информации. В бизнесе низкая эффективность работы служащих офиса значительно замедляет производительность труда в целом по фирме и ухудшает ее позицию на внешнем рынке. Становится необходимым увеличивать оперативность обработки информации, а также следить за эффективностью организации деятельности современного офиса с точки зрения принятия обоснованных и своевременных управленческих решений.

Если учесть, что во все области деятельности человека, в том числе и в сферу управления, стремительно входят компьютерные технологии, обеспечение необходимой эффективности труда офисных служащих в современных условиях становится реально выполнимой задачей.

Какую бы мы организацию ни рассмотрели, всегда можно выделить нечто общее, что объединяет их, независимо от уровня, ранга или назначения. Общим для многих организаций является деятельность, связанная с обработкой документов, так как любое принимаемое управленческое решение должно быть зафиксировано в документах и доведено до соответствующих исполнителей.

Данный учебный курс призван помочь всем работникам современного офиса овладеть необходимым инструментарием компьютерных технологий для эффективной организации работы с документами. Изучив его, вы сможете:

§ получить представление о современных подходах к организации российского делопроизводства;

§ познакомиться с различного рода документами и с тем, где и когда тот или иной документ надо использовать;

§ научиться оформлять документы в соответствии с существующими правилами;

§ освоить наиболее распространенные программные продукты общего назначения, используемые для обеспечения компьютерного документооборота;

§ получить навыки использования мультимедийных возможностей компьютера.

Широко распространенные в России программные продукты фирмы Microsoft (Windows, Word, Excel, Access, Power Point) могут достаточно эффективно обеспечить организацию делопроизводства на основе персональных компьютеров. Освоив технологии делопроизводства в предлагаемых программных средах, специалист без труда сможет самостоятельно освоить и другие специализированные среды, установленные в конкретной организации.

2. Терминология российского делопроизводства

В любой сфере деятельности существуют базовые ключевые понятия. Не является исключением и сфера управления организацией. К таким понятиям следует отнести документ, документооборот и делопроизводство.

Под документом понимается информация, зафиксированная на материальном носителе в соответствии с определенными правилами. Документ обеспечивает сохранение информации, важной для одного человека или группы лиц.

Чем крупнее организация, тем больше документов циркулирует в ней, то есть тем больше у нее документооборот. Документооборот должен быть организован таким образом, чтобы ускорить процесс информационного обмена (быстрый доступ, поиск, доставку). От этого зависит выполнение требования оперативности и достоверности управляющей информации.

Организацию работы с документами называют делопроизводством. Успешное взаимодействие между организациями или отдельными людьми в деловой жизни невозможно без документов и обеспечения необходимых информационных связей, которые призвано обеспечивать делопроизводство. Делопроизводство имеется в любой организационной структуре, независимо от ее численности и назначения.

Процессы делопроизводства и документооборота могут рассматриваться как документальное отражение и обеспечение управленческих процессов.

Документационное обеспечение управления состоит в решении следующих задач:

§ документирования (подготовка, оформление, согласование и изготовление документов);

§ организации документооборота (обеспечение движения, поиска, хранения и использования документов);

§ систематизации архивного хранения документов (определение правил хранения информации, ее поиска и использования для поддержки принятия управленческих решений).

3. Особенности российского делопроизводства

Делопроизводство реализуется в виде комплекса мероприятий по документационному обеспечению управления организацией.

К настоящему времени сложились две технологии делопроизводства, условно называемые «российской» и «западной».

Российская технология процессов делопроизводства имеет следующие особенности:

вертикальный характер движения документов внутри организации (руководитель --> исполнитель --> руководитель);

§ централизованный контроль и отслеживание всего комплекса работ с документами в регистрационных журналах, куда заносятся все сведения о документах и их перемещениях, резолюции начальства, данные по контролю сроков исполнения, отчеты и т.д.;

§ создание специализированных служб: управлений делами, секретариатов, канцелярий;

§ высокая степень стандартизации, так как технологии делопроизводства закреплены в государственных стандартах и инструкциях;

§ делопроизводство фактически отделено от работы с самими документами: руководители и исполнители работают непосредственно с документами (или их копиями), а делопроизводственный персонал отслеживает их действия с помощью регистрационных и контрольных карточек;

§ компьютерные технологии делопроизводства обеспечивают сопровождение бумажного документооборота и снижение трудоемкости рутинных операций по обработке документов.

Западная технология процессов делопроизводства существенно отличается от российской. Основной особенностью «западной» технологии является моделирование реальных процессов документооборота в конкретной организации и настройка на эти модели программных систем. Кроме того, характерными отличительными признаками являются следующие: делопроизводство документационный управление

· горизонтальный характер движения документов, предусматривающий возможность попадания документа сразу к непосредственному исполнителю минуя руководство;

· отсутствие централизованного контроля;

· регистрация документов производится непосредственными исполнителями, некоторые виды документов не регистрируются;

· отсутствуют специализированные подразделения делопроизводства и промежуточные звенья, что позволяет оптимизировать делопроизводственные процессы и разрабатывать новые технологии работы с документами;

· компьютерные технологии ориентированы на максимально полное использование электронных документов и средств коллективной работы пользователей;

· вовлечение в процесс документооборота на основе компьютерных технологий руководящего звена предприятия и стремление к отказу от бумажных носителей информации.

Размещено на Allbest.ru