Офис-менеджер как специфическая разновидность управленческой деятельности

Размещено на http: //www. allbest. ru/

Уральский федеральный университет Екатеринбург, Россия

Ural Federal University Yekaterinburg, Russia

Офис-менеджер как специфическая разновидность управленческой деятельности

Office manager as particular species performance management

Прокопенко А.П.

Prokopenko A.P.

На рынке труда в России профессия «офис-менеджер» появилась не так давно - примерно пятнадцать лет назад. Главной задачей офис-менеджера является организация и обеспечение успешной работы офиса - той части компании, где размещается административно-управленческий персонал и проводится работа с клиентами.

Качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется умением офис-менеджера со знанием дела выполнять свои обязанности, освободить руководителя от нерациональной затраты времени на выполнение технических функций.

Для эффективной организации офисной работы требуются профессиональная подготовка и наличие соответствующей должности с необходимыми правами и обязанностями.

Развитие каждой бизнес-структуры на определённом этапе требует в штате человека, который будет решать за коллектив некоторые задачи. Офис-менеджер (office-manager) - это профессиональный администратор, осуществляющий руководство деятельностью управленческого аппарата предприятия. Офис-менеджер - это человек, отвечающий в компании за жизнедеятельность офиса (начиная от обеспечения персонала канцелярскими предметами и заканчивая делопроизводством).

Офис-менеджер, как и секретарь - это лицо компании. Именно от поведения этого сотрудника зависит, что подумают посетители о компании в целом. Как он принял звонок, доброжелателен ли он был при приёме посетителей, что ответил в деловом письме - на эти факторы обращают внимание потенциальные клиенты.

Работать на должности офис-менеджер в большой компании сложно, так как объём работы большой и одному человеку сложно справится. Большинство надеется на карьерный рост, но не все компании спешат переводить секретаря на более перспективную должность. «Отравляет» жизнь офис-менеджера то, что большинство людей считает эту работу не престижной. Миф о том, что эта работа не требует определённых знаний и нужна только броская внешность плотно сидит в человеческих головах, хотя на самом деле это ответственная деятельность.

Все функции офис-менеджера можно разбить на пять основных групп:

1. Управленческие. К ним относится построение организационной структуры офиса, планирование работы офиса, руководство персоналом офиса (распределение обязанностей, делегирование полномочий, организация обучения персонала и т.д.);

2. Административные. Организация делопроизводства в офисе, построение взаимоотношений между структурными подразделениями офиса и т.д.;

3. Хозяйственные. Организация закупки офисной техники, комплектующих и расходных материалов, а также руководство установкой оборудования, постановка его на техническое обслуживание;

4. Контрольные. Проведение инвентаризаций и ревизий материальных ценностей, организация внутренней отчетности, проведение иных мероприятий по контролю;

5. Отчетные. Подготовка отчетов для руководства.

Обязанности офис-менеджера могут сильно отличаться в зависимости от требований компании. Например, к ним может быть отнесены встречи важных гостей в аэропорту и заселение их в гостиницу; решения текущих проблем гостей и руководства; организация доставки горячих обедов в офис; решение неожиданных организационных вопросов; информирование сотрудников о важных новостях компании; организация поздравлений сотрудников в дни рождения, праздники, корпоративные мероприятия.

К формальным требованиям к офис-менеджеру относится наличие высшего образование, но в небольших компаниях работодатель может взять сотрудника с незаконченным высшим или средне-специальным образованием. Большинство компаний берут на должность офис-менеджеров специалистов преимущественно с гуманитарным образованием - филологическим, журналистским, педагогическим и т.д. Также к высшему образованию приветствуется дополнительное образование, например, знание 1С, владение иностранным языком.

К достоинствам профессии офис-менеджера можно отнести высокий спрос на рынке труда, получение навыков административно-хозяйственной деятельности, опыта работы с документами, развития коммуникативных навыков.

К недостаткам профессии офис-менеджера можно отнести отсутствие (как правило) четко прописанных должностных обязанностей, а также тот факт, что из-за большого количества организационных вопросов, требующих быстрого решения работа становится утомительной и приводит к стрессам.

Следовательно, можно выделить, что специфика труда офис-менеджера заключается в наличии большого количества текущей работы, а также работа в условиях стресса. Поэтому успешные офис-менеджеры умеют быстро реагировать на складывающиеся обстоятельства и переключать внимание с одного вида деятельности на другой.

Оптимальную организацию каждого рабочего места можно обеспечить лишь с помощью комплексного подхода, позволяющего совместить проектирование планировки рабочего места с его оснащением, разработкой приемов и методов труда, системы его обслуживания, выбором форм организации и нормированием труда, созданием благоприятных условий труда и разработкой наиболее целесообразной системы его оплаты.

Рабочее место - это зона пространства, оснащена необходимым оборудованием, где происходит трудовая деятельность одного работника или группы работников. Рациональная планировка рабочего места должна обеспечивать: наилучшее размещение орудий и предметов труда, не допускать общего дискомфорта, уменьшать утомляемость работника, повышать его продуктивность труда. Площадь рабочего места должна быть такой, чтобы работник не делал лишних движений и не чувствовал неудобства во время работы. Важно иметь также возможность изменить рабочую позу, положение корпуса, рук, ног [9].

К планировке кабинета относят:

1. Офисное пространство. Площадь на одно рабочее место должна составлять не менее 6 м2, в помещениях культурно-развлекательных учреждений на базе плоских дискретных экранов (жидкокристаллические, плазменные) - 4,5 м2 [1];

2. Цветовая гамма. Особое внимание стоит обратить на цветовые решения офисов. Он напомнен символическими и эмоциональными качествами и сильно влияет на психическое и физиологическое состояние человека;

3. Освещение. Норма естественного и искусственного света для офисов общего назначения с использованием компьютеров составляет 500 люкс;

4. Здравоохранение. Согласно ГОСТ 12.1.005-88 температура в офисном помещении должна составлять 22-24 °С зимой и 23-25 °С в теплое время года. Чтобы сохранять температурный режим нужно оснащать офис соответствующим охлаждающим или нагревательным оборудованием (кондиционер). Влажность воздуха должна находиться в пределах от 40 до 60% [2];

5. Фоновый шум. Верхний предел для офисного помещения составляет 55 дБ. Самым эффективным способом устранения самой причины шума (например, замена старых компьютеров на новые);

6. Фитодизайн. Существуют консервированные и живые растения, которые можно разместить на работе.

Таким образом, для эффективного функционирования работы офис-менеджера необходима четкая организация рабочего места. Очень важно рационально, точно организовать рабочее место, гармонично увязать все элементы организации, т.е. планировку, оснащение, обслуживание и конечно предоставить работнику благоприятные и комфортные условия для эффективного осуществления трудового процесса с максимально высокой производительностью. Рабочее место должно быть в максимальной степени приспособлено для высокопроизводительной, эффективной работы с минимальными затратами времени и усилий.

офисный менеджер управленческий труд

Литература

1. ГОСТ 12.2.032-78. ССБТ. Рабочее место при выполнении работ сидя. Общие эргономические требования.

2. СанПиН 2.2.4.548-96. Гигиенические требования к микроклимату производственных помещений.

3. СНиП 2.07.01-89. Строительные нормы и правила.

4. Бондарева Т.Н. Секретарское дело / Т.Н. Бондарева. - М.: Высшая школа, 1999.

5. Голуб И.Б. Стилистика современного русского языка / И.Б. Голуб. - М.: Высшая школа, 1996.

6. Ладанов И.Д. Мастерство делового взаимодействия / И.Д. Ладанов.- М.: НТК «Менеджер», 1999.

7. Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента / М.Х. Мескон, М. Альберт, Ф. Хедоури // Пер. с англ. - М.: Дело, 1995. - 704 с.

8. Скриптунова Е. Как непросто быть хорошей хозяйкой офиса, или Обеспечение офиса всем необходимым / Е. Скриптунова // Секретарь-референт. 2004. №9.

9. Устименко М. Офис начинается с офис-менеджера / М. Устименко // Молодость Сибири. № 52, 2002.

Размещено на Allbest.ru