Применение SWOT-анализа для документирования внутренних документов на нефтедобывающих предприятиях
Управление документацией как одна из процедур системы качества. Метод стратегического планирования, заключающийся в выявлении факторов внутренней и внешней среды организации и разделении их на категории: сильные и слабые стороны, возможности и угрозы.
| Рубрика | Менеджмент и трудовые отношения |
| Вид | статья |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 29.04.2019 |
| Размер файла | 556,6 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
Применение SWOT-анализа для документирования внутренних документов на нефтедобывающих предприятиях
Боровская Л.В., Герман Н.В.
Кубанский государственный технологический университет
Краснодар, Россия
В современном мире невозможно представить свою жизнь без документов. Ни одна организация неспособна вести свою деятельность без делопроизводства. Главная цель документа - это нести информацию, которая организует всю работу организации, выявляет основные цели и задачи, методы их выполнения и их исполнителя. Каждый документ имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать и дающие ему юридическую силу.
В последние годы понятие «делопроизводство» неуклонно расширяется, вбирая в себя новые составляющие. В делопроизводство вовлекается широкий круг специалистов - сотрудников канцелярий, отделов кадров и секретариатов, архивариусов, табельщиков, менеджеров по персоналу и многих других; в свете сказанного профессиональная постановка делопроизводства приобретает особую важность.
Управление документацией является одной из сложных процедур системы качества. Она упорядочивает систему документооборота организации, поэтому при разработке данной процедуры много внимания уделяется составу документации, движению документов, правилам их обработки. Данная процедура задает единые правила обращения с документацией, от соблюдения которых во многом зависит эффективность работы не только самой системы качества, но и организации в целом.
Для анализа и усовершенствования процесса управления внутренней документацией используются различные статистические методы. В данной работе был применен SWOT-анализ.
SWOT-анализ -- метод стратегического планирования, заключающийся в выявлении факторов внутренней и внешней среды организации и разделении их на четыре категории: Strengths (сильные стороны), Weaknesses (слабые стороны), Opportunities (возможности) и Threats (угрозы). SWOT-анализ эффективен при осуществлении начальной оценки текущей ситуации, однако он не может заменить выработку стратегии или качественный анализ динамики.
|
Сильные стороны - единая система документации; - контроль за соблюдением требований к внутренней документации; - анализ внутренней документации; - наличие различных процедур, которые можно принять за основу процесса. |
Слабые стороны - обобщенность документации; - непрозрачность процесса документооборота; - возможное дублирование функций. |
|
|
Возможности - сокращение срока реализации процесса; - единый архив оценки результатов; - полнота информации; - постоянное повышение качества процесса. |
Угрозы - большая зависимость от исполнителей процесса; - большая зависимость от актуальности стандартов и других документов; - зависимость от связи с другими бизнес-процессами. |
Рисунок 1 - SWOT-анализ процесса управления внутренней документацией
управление документация стратегический планирование
После проведения SWOT-анализа появляется необходимость оптимизировать процесс управления документацией. Весь процесс управления пронизан информацией, являющейся основой принятия решений, и построен на оперативной работе с документами, в которых она фиксируется.
Поэтому информационно-документационное обеспечение управления (делопроизводство) любой фирмы, учреждения, организации, предприятия рассматривается сегодня как важнейшая обслуживающая функция управления. От её рациональной организации зависит быстрота и оптимальность выбора решения, доведение его до исполнителя, своевременный контроль за исполнением и, в конечном счёте, достижение экономического эффекта в деятельности фирмы, организации, предприятия. Управление документацией осуществляется отделом документационного обеспечения и контроля.
Рисунок 2 - Поэтапный процесс обработки внутренней документации
Для оптимизации процесса обработки внутренней документации необходимо представить все этапы этого процесса в виде блок-схемы. Также для правильного и эффективного функционирования данного процесса нужно ввести два блока контроля. Усовершенствованный процесс обработки внутренней документации показан на рисунке 3.
Рисунок 3 - Блок-схема процесса обработки внутренней документации Совершенствование процесса управления внутренней документации позволяет минимизировать ошибки в составлении проекта документов, а также в правильности адресования документов. Это позволяет говорить об улучшении процесса управления, тем самым влияя на качество управления.
Внедрение технических средств и компьютерных технологий позволило изменить процесс обработки документов. Ускорился процесс составления документа, так как внесение правок не требует перепечатки. Значительно сокращается и упрощается согласование (визирование) документа. Коренные изменения произошли в процессе получения и отправки документов с появлением факсов и электронной почты. Но следует помнить, что названные средства передачи в основном передают не документ, а информацию, изображенную на носителе.
Разработка внутренней документации предприятия предусматривает создание должностных инструкций, приказов и решений. Кроме юридической безупречности, они должны быть четко сформулированы и однозначно истолковываться.
От того насколько грамотной и логически выверенной будет внутренняя документация фирмы, зависит то насколько будут эффективны ее сотрудники. Это верно при одном условии - руководство фирмы, в первую очередь должно быть заинтересованно в исполнении положений и предписаний содержащихся в внутренней документации принятой внутри компании.
Грамотно составленный процесс управления внутренней документации - залог успешной и эффективной работы предприятия. Разработка внутренней документации требует не только отличного знания той или иной области законодательства, но и четкого представления о специфике функционирования конкретного предприятия, поэтому особенно важен индивидуальный подход к каждому клиенту. Оптимизация этого процесса позволяет получить в конечном итоге более эффективную систему управления.
Размещено на Allbest.ru
...Подобные документы
Анализ внутренней и внешней среды организации, а также анализ влияния на предприятие внешних факторов и микросреды. Применение SWOT-анализ для выбора стратегии фирмы, в котором указаны сильные и слабые стороны, возможности и угрозы для предприятия.
курсовая работа [37,2 K], добавлен 04.01.2009Оценка факторов и анализ внешней и внутренней среды (SWOT-анализ): сильные и слабые стороны предприятия, внешние угрозы и возможности. Построение дерева целей организации, способы усиления конкурентных преимуществ, анализ организационной структуры.
контрольная работа [20,4 K], добавлен 01.05.2009Анализ основных показателей внутренней среды предприятия ресторанного сервиса. Характеристика факторов внешней среды: состояние, наиболее высокий коэффициент. Сведение матрицы SWOT: сильные и слабые стороны, возможности и угрозы. Стратегии предприятия.
курсовая работа [21,8 K], добавлен 21.01.2011Анализ рынка и конкурентов как основных факторов внешней среды компании "Уралтранс". Оценка факторов внутренней среды предприятия, SWOT-анализ (сильные и слабые стороны филиала). Основные направления для поддержания эффективности управления предприятием.
курсовая работа [129,1 K], добавлен 02.02.2012Методика проведения анализа стратегии предприятия. Элементы внешней среды: возможности и угрозы. Регистрация данных для SWOT-анализа. Элементы внутренней среды: сильные и слабые стороны. SWOT-анализ представительства иностранной лизинговой компании в Уфе.
курсовая работа [49,6 K], добавлен 01.07.2010История SWOT-анализа, позволяющего выявить и структурировать сильные и слабые внутренние стороны фирмы, а также потенциальные возможности и угрозы, существующие во внешней среде. Основные направления развития SWOT-анализа, рекомендации по использованию.
презентация [194,7 K], добавлен 08.04.2015Производственно-хозяйственная деятельность и система управления на предприятии. Направления повышения эффективности системы управления ресторана "Сказка". Факторы внешней и внутренней среды, сильные и слабые стороны организации, ее возможности и угрозы.
курсовая работа [290,5 K], добавлен 11.12.2012Основные направления деятельности предприятия "Рассвет". Анализ внутренней и внешней среды организации, слабые и сильные стороны, угрозы и возможности. Понятие и значение мотивации труда в управлении персоналом, основные направления ее совершенствования.
курсовая работа [61,6 K], добавлен 26.11.2010Сущность стратегического управления как системы комплексных мероприятий, ориентированных на долгосрочные цели. Внешняя и внутренняя среды туристского бизнеса. Взаимосвязь должностей, структуры и целей. Сильные и слабые стороны, угрозы и возможности.
доклад [65,9 K], добавлен 27.09.2013Характеристика особенностей функционирования ОАО "Невская Косметика". Факторы внешней и внутренней среды, сильные и слабые стороны организации, ее возможности и угрозы. Разработка рекомендаций по совершенствованию организационной структуры управления.
курсовая работа [1019,5 K], добавлен 21.05.2014Основные задачи, виды, принципы и этапы производственного планирования. Факторы финансовой среды организации. Комплексная оценка ее внешней и внутренней среды методом SWOT-анализа. Использование инструментов анализа в управлении строительного предприятия.
курсовая работа [215,0 K], добавлен 12.04.2015Основное понятие и стили лидерства. Определение сильных и слабых сторон, внутренней среды организации, угрозы и возможности внешней среды на основании SWOT–анализа. Стратегические направления деятельности и становление предприятия на лидирующие позиции.
дипломная работа [4,0 M], добавлен 23.07.2011Характеристика основных факторов внутренней и внешней среды организации. Применение современных методов исследования факторов внутренней и внешней среды, SWOT–анализа. Уровни неопределенности и приспособление организаций к неопределенности среды.
курсовая работа [47,8 K], добавлен 29.10.2011Принципы, методы, модели стратегического SWOT и Snw-анализа внутренней и внешней среды организации с использованием информационных технологий в Дальневосточном отделении ОАО "Промсвязьбанк". Организация и управление процессом обследования предприятия.
курсовая работа [199,1 K], добавлен 07.04.2012Понятие, значение и факторы внутренней и внешней среды организации. Направления анализа внутренней среды и макроокружения. SWOT-, SNW- и PEST-анализ. Поддержание внутреннего потенциала ОАО "Белкард" на должном уровне как цель стратегического управления.
курсовая работа [49,4 K], добавлен 28.09.2014Анализ существующей на предприятии системы управления, её сильные и слабые стороны, элементы внешней среды. Результаты проведения SWOT–анализа деятельности ОАО "Мегафон-Ритейл". Разработка рекомендаций по совершенствованию системы управления предприятием.
курсовая работа [139,3 K], добавлен 10.11.2014Влияние факторов макросреды и непосредственного окружения фирмы на положение компании в условиях жесткой конкуренции. Применение SWOT-анализа в процессе стратегического планирования. Определение сильных и слабых сторон внутренней структуры организации.
контрольная работа [54,8 K], добавлен 24.09.2014Методы стратегического менеджмента и их значение для успешного управления фирмой в рыночных условиях. Последовательность действий для проведения SWOT-анализа и комплексного исследования внутренней и внешней среды организации. Методика анализа макросреды.
контрольная работа [30,4 K], добавлен 06.08.2013История разработки технологии и возможности SWOT-анализа. Технология проведения SWOT-анализа. Направления SWOT-анализа организации. Анализ внешней среды. Анализ внутренней среды. Количественный анализ.
реферат [30,8 K], добавлен 17.04.2006Организационно-экономическая характеристика предприятия "Вятское машиностроительное предприятие "АВИТЕК". Анализ внутренней и внешней среды (сильные и слабые стороны, возможности и угрозы). Матрица СВОТ. Миссия и цели предприяти, конкурентная стратегия.
контрольная работа [66,4 K], добавлен 06.01.2011
