Контроль за исполнением документов

Размещено на http://www.allbest.ru/

Контроль за исполнением документов

Чурилкин И.С.,

Санина Л.Д.

В настоящее время любая управленческая структура старается выполнять функции контроля, который способствует усилению исполнительской дисциплины и повышения ответственности за исполнением документов. Однако необходимо отметить, что не всем организациям удается вести контроль исполнения документов. На данный момент существуют проблемы в правовой и нормативной регламентации и, конечно, в организации работы службы делопроизводства.

Контроль исполнения документов - это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. Целью контроля является содействие своевременному и качественному исполнению документов, а также получение информации об уровне исполнительской дисциплины структурных подразделений и сотрудников.

Впервые контроль исполнения документов был нормативно закреплен как типовая делопроизводственная функция за службами делопроизводства в Основных положениях EГСД в 1974 г. [1]

На современном этапе развития контроля, многие специалисты в области делопроизводства утверждают, что нормативно-методические документы межотраслевого действия, установившие правила делопроизводства уже устарели. Трижды выходившие в последующие годы Типовые инструкции разрабатывались для федеральных органов исполнительной власти и не являлись нормативными документами фирм.

Основным нормативным документом, регламентирующим контроль исполнения в организации, является инструкция по документационному обеспечению управления (ДOУ). От того, насколько детально и полно прописана система контроля исполнения документов в инструкции, зависит организация этой работы и ее результаты, которые, несомненно, скажутся и на всей деятельности организации.

В российской системе управления контроль исполнения документов всегда проводился руководителями структурных подразделений. В настоящее время контроль исполнения осуществляется службой ДOУ или специальной службой контроля, а в не больших организациях контроль может осуществляться одним специалистом, например, референтом руководителя организации. Однако существует множество служб делопроизводства, в которых подобные подразделения (или отдельные сотрудники) отсутствуют, а контроль ведется эпизодически или не ведется вовсе. Необходимо отметить, что специальные службы контроля создаются всё реже из-за стремления руководства организаций к сокращению до минимума численности сотрудников.[2]

Постановка документа на контроль проводится в соответствии с действующими законодательными или нормативными актами, а также в соответствии с управленческим решением органа управления (действующего на основе коллегиальности или единоначалия), которое оформляется, как правило, в виде поручения (резолюции или пункта распорядительного документа).

Постановка на контроль совпадает с моментом регистрации поступивших или созданных в организации документов. Если документ имеет конкретную дату исполнения, указанную в тексте, или документ входит в перечень документов с типовыми сроками исполнения, его имеет право ставить на контроль служба делопроизводства сразу при регистрации. Входящие документы с индивидуальными сроками исполнения ставятся на контроль после рассмотрения их руководителем, который в своей резолюции определяет конкретный срок.

При постановке документа на контроль устанавливаются определенные параметры:

- срок исполнения;

- исполнители (должностные лица или структурные подразделения, которым поручается исполнение поставленной задачи); - излагается (формулируется) текст поручения.

Принципиальным вопросом в организации контроля является сроки исполнения документа. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях:

- внутренних - с даты подписания (утверждения) документа;

- поступивших из других организаций - с даты их поступления.

Необходимо отметить, что если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ должен быть исполнен не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

Принято выделять сроки исполнения документов типовые и индивидуальные. Типовые сроки устанавливаются законодательными и нормативными актами. Индивидуальные сроки исполнения могут содержаться в тексте самих документов (например, в приказах) или определяться руководителем в резолюции.

Типовой срок основной массы документов составляет 10-15 дней, если же срок не указан в документе или резолюции, такой типовой срок не должен превышать 15 дней. Такие документы подлежат последующему контролю. Индивидуальные сроки устанавливаются для наиболее важных документов. [3]

Иногда индивидуальный срок отличается от типового, установленного для данной категории документов. Например, по обращениям руководитель может установить меньший срок, если решение не требует отлагательств.

Возможна ситуация, когда по указанию руководителя организации ли структурного подразделения на контроль может быть поставлен любой документ, не включенный в перечень.

Допускается постановка на контроль постоянных заданий (вытекающих из рабочих программ, планов). На особый контроль могут браться устные указания руководителя. Документ, содержащий сложный вопрос решается, как правило, в течение 2 дней. Начало контрольных операций должно совпадать с моментом регистрации документа. Если по каким-то объективным причинам документ не может быть исполнен в срок, необходимо заранее (за 2-3 дня) согласовать вопрос с руководителем об установлении более реального срока исполнения документа. Отпуск, командировка не являются уважительной причиной исполнения. В этом случае неисполненные документы должны быть переданы другому исполнителю.[4] документ контроль сотрудник

Для документов, требующих более длительной работы по исполнению, срок может быть увеличен (за 2-3 дня) не более чем в 2 раза первоначально установленного срока. Продлевает этот срок только то лицо, которое его установило (и снимает с контроля). Срок может быть продлен сразу после получения или за 2-3 дня до истечения срока. Если исполнителем вопрос о переносе срока не согласован заранее, документ считается неисполненным. Для сложных заданий, требующих длительного срока исполнения и участия нескольких исполнителей из различных подразделений, целесообразно задание разделить на стадии выполнения и по каждому этапу выделить конкретного исполнителя, срок исполнения и методы работы. С этой целью может составляться план выполнения документа.

После того как документ был исполнен, он снимается с контроля руководителем или, по его поручению службой делопроизводства. Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28).[5]

Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку. Передача документов на исполнение другим сотрудникам не является основанием для снятия их с контроля или переноса сроков исполнения. Если контрольная служба устанавливает, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствует заданию, она должна вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения.[6]

Проанализировав контроль исполнения документов, можно сделать вывод, о том, что многие организации ведут контроль исполнения документов не верно. В связи с этим появляются проблемы связанные с организацией контроля исполнения. В данной статье мы выясняли, что во многих организациях отсутствуют специальные службы ответственные за контроль, либо контроль не ведется вовсе.

В заключении хотелось бы отметить, что технология контроля прошла значительный путь развития и сегодня позволяет контролировать огромные массивы документов, но при этом проблема контроля по-прежнему остается во многих организациях нерешенной.

Список использованной литературы

1. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). - М.: ЗАO "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 1999. - 320с.

2. Бардаев Э.А. Документоведение: учебник для студ. высш. учеб.заведений. - М.: "Издательский центр "Академия", 2008. - 304 с.

3. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб.пособие. - М.: "ИНФРА-М", 2003. - 304 с.

4. Санкина Л.В. Контроль исполнения документов //Делопроизводство и СЭД. - 2013. - № 14. - С.4.

5. Носарева Н.Н. Контроль исполнения - традиционный уклад и инновационный подход // Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2014.- № 6. - С.6.

Размещено на Allbest.ru