Нормативно-правовое регулирование процессов документирования управленческой деятельности

Размещено на http://www.allbest.ru/

ФГБОУ ВПО "Магнитогорский государственный технический университет им. Г.И. Носова"

НОРМАТИВНО-ПРАВОВОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ ПРОЦЕССОВ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Хасаншина А.Р., Кожушкова Н.В.

Магнитогорск, Россия

Деятельность любой организации невозможно представить без сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации, при этом информация все чаще принимает фиксированный, документальный характер. Согласно ГОСТ Р 51141-98 "документ, документированная информация - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать".

Запись информации на различных носителях по установленным правилам называется документированием и представляет собой процесс создания и оформления документов.

Документирование может осуществляться на естественном языке (рукопись, машинопись) или на искусственных языках с использованием соответствующих носителей (магнитные ленты, диски, лазерные диски, дискеты и др.).

Во многих случаях документирование является обязательным, предписывается законами и нормативными правовыми актами[1].

Федеральный закон Российской Федерации "Об информации и защите информации" от 20 февраля 1995 г. № 24 - ФЗ устанавливает, что информационные ресурсы (документы и массивы документов) являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства и защищаются законом наряду с другими ресурсами. Законом устанавливается правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов, в частности: порядок документирования информации; право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах; категории информации по уровню доступа к ней; порядок правовой защиты информации[1].

Данным законом (ст. 5) также установлено, что "документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации".

Документирование, т.е. процесс создания и оформления документа, может осуществляться как физическими, так и юридическими лицами, которые будут выступать в качестве авторов документа. В связи с этим принято различать документ личного происхождения и официальный документ.

Документ личного происхождения - это "документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей".

Официальный документ - это "документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке".

Официальный документ обладает необходимым для управленческой деятельности свойством - юридической силой, что означает, что документ может служить подлинным доказательством заключенной в нем информации. Юридическая сила официального документа предполагает его обязательность для тех, кому он адресован непосредственно, или всех участников управленческих действий (органов управления, их структурных подразделений, общественных организаций, должностных лиц и граждан), которые руководствуются документом и основывают на нем свою деятельность[2].

Согласно ГОСТ Р 51141-98 "юридическая сила документа: свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления". документирование унификация информационный

Из определения следует, что при документировании необходимо учитывать действующие нормы законодательства, компетенцию автора и соблюдать действующие на момент создания документа общегосударственные правила его составления и оформления.

Документы выступают в качестве непременного элемента управленческой деятельности, являясь одновременно и средством труда, и его результатом. Такое место документы занимают благодаря своей полифункциональности, т.е. наличию различных функций.

Документы могут выполнять следующие функции, которые условно можно разделить на три блока:

1. информационные функции (информационная, социальная, политическая и коммуникативная);

2. функции, обеспечивающие процесс управления (управленческая, правовая, учетная);

3. функции, носящие культурно-исторический характер (культурная, функция исторического источника).

В управленческой функции документ выступает как средство управленческой деятельности. Эту функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процессе его реализации, для обеспечения процесса принятия решения. Документы, обладающие управленческой функцией, являются основным источником информации, играют большую роль в информационном обеспечении управления. С их помощью производится сбор первичных данных, информации о фактическом положении дел. Затем эти данные подвергаются систематизации и обобщению, что реализуется в различных сводках, справках, отчетах. Результатом являются документы, содержащие анализ и оценку положения дел, варианты возможных решений. Управленческие документы в специфической форме отражают стадии, звенья и циклы управления и сами оказывают воздействие на сферу управления[3].

Документ сочетает в себе сразу несколько функций, которые взаимосвязаны между собой, но роль каждой из них различна. В управленческих документах преобладает управленческая функция, но в то же время эти документы выполняют и другие функции - информационную, правовую, коммуникативную и социальную, исторического источника. Роль функций документа может изменяться во времени, когда содержащаяся в нем информация теряет оперативность и актуальность и превращается в ретроспективную. Происходит как бы вытеснение одних функций другими.

На практике сложился перечень наиболее употребляемых в управленческой деятельности видов и разновидностей документов. Они классифицируются:

• по грифу, т.е. степени доступности содержащейся в них информации - документы открытого пользования, ограниченного доступа, конфиденциального характера;

• по срокам исполнения - срочные, второстепенные, итоговые, периодичные документы;

• по месту составления - внутренние, внешние (входящие и исходящие) документы;

• по виду оформления - подлинники, копии, выписки, дубликаты;

• по назначению - организационно-правовые, распорядительные, информационно-справочные, информационно-аналитические, регистрационно-контрольные, планово-отчетные, кадровые, судебно-исковые, финансово-бухгалтерские документы;

• по средствам фиксации - текстовые, графические, статистические, комбинированные, аудио-, видео-, кино- и фотодокументы;

• по содержанию - простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие круг взаимосвязанных вопросов) документы.

Так как само управление можно представить как процесс документирования, получения и обработки информации, в составе управленческих документов организации всегда существуют внутренние комплексы форм документов, имеющие некоторую специфику их составления и оформления. Каждая управленческая ситуация требует в конечном итоге своего оформления в документной форме. Создание собственных форм документов в любой организации, безусловно, необходимо, так как общеотраслевые и локальные унифицированные системы и формы документов не обеспечивают всех возникающих управленческих ситуаций готовыми комплектами форм документов. Но введение любой формы документов должно пройти определенные процедуры до придания им юридического статуса: на необходимость, на понятность заполнения и оформления, на отсутствие дублирования информации с уже применяемыми формами документов, на необходимость именно документированного решения конкретной управленческой ситуации[4].

В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: решения, постановления, распоряжения, приказы, указания, поручения, инструкции.

Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения и указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов. Совместные распорядительные документы организаций, издающих одинаковые по форме документы (приказы, постановления и др.), оформляются как совместное решение, которое имеет правовую силу распорядительного документа в каждой организации, принимавшей этот документ.

Доведение до сведения подведомственных организаций, структурных подразделений документов вышестоящих органов или документов других организаций осуществляется в форме, установленной автором документа. Если способ не указан, организация решает этот вопрос самостоятельно. Протокольные решения коллегиальных органов могут доводиться до сведения исполнителей в форме, установленной положением об этих органах. Распорядительный документ может быть отменен (изменен) распорядительным документом самой организации или вышестоящей, его действие может быть приостановлено соответствующими компетентными органами. Проекты документов, затрагивающих интересы других организаций, должны предварительно согласовываться с этими организациями. В случае разногласий к проекту прилагаются замечания или формулировка сути разногласий. Ход обсуждения вопросов и решения, принимаемые на заседаниях коллегиальных органов, советах, собраниях, совещаниях, фиксируются в протоколах. Протоколы оформляются на основании записи хода заседаний, стенограмм, звуковых записей (текстов докладов, выступлений, проектов постановления или решений, повестки дня и др.). Если ход заседания стенографируется, текст стенограммы расшифровывается, печатается, заверяется и хранится вместе с протоколом.

В пределах своей компетенции организации всех уровней управления могут направлять письма при осуществлении оперативных связей с вышестоящими отраслевыми и функциональными органами, подведомственными и другими организациями, отдельными гражданами. Письма, как правило, должны составляться в том случае, когда невозможен или затруднен бездокументный обмен информацией: устные разъяснения, указания (личные или по телефону), инструктирование и т.д. При необходимости срочной передачи информации составляются телеграммы и телефонограммы, документ передается через модемную связь, по факсу или телефону. Организации на основании положений о них и других актов, определяющих их компетенцию, издают и иные документы: планы работ, отчеты, прейскуранты, стандарты, уставы, положения, правила и др[5].

Проект управленческого документа должен быть согласован с исполнителями (авторами текста), руководителями заинтересованных структурных подразделений или организаций. Внутреннее согласование проекта документа должно проводиться в следующей очередности:

- с отраслевыми, функциональными, территориальными, подразделениями, совещательными органами и при необходимости с общественными организациями;

- с работниками, ответственными за разрешение функциональных вопросов;

- с финансовым подразделением или главным бухгалтером (бухгалтером);

- с юридической службой;

- со службой документационного обеспечения;

- с заместителем председателя коллегиального органа или заместителем руководителя организации, ведающими вопросами, содержащимися в проекте документа.

Внешнее согласование в зависимости от содержания документа осуществляют в следующей очередности:

- с подчиненными организациями, а также неподчиненными, когда последние выступают обязанной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания правового акта, или когда содержание документа затрагивает их непосредственные интересы;

- с организациями и научно-производственными объединениями, занимающимися исследованиями в той области, к которой имеет отношение содержание документа;

- с общественными организациями при необходимости или в случаях, предусмотренных документами этих органов;

- с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (санитарный, противопожарный);

- с вышестоящими органами общей или отраслевой компетенции в случае, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих органов.

Управленческий документ подписывается или утверждается руководителем организации или замещающим его должностным лицом в соответствии с его компетенцией, установленной правовыми актами: уставом или положением об организации, структурном подразделении, должностной инструкцией, приказом о распределении обязанностей и т.п. Две или более подписи ставятся в том случае, если за содержание документа ответственны несколько должностных лиц.

Документы денежного, материального и кредитного характера, служащие основанием для приема и выдачи денег, товарно-материальных и других ценностей, а также изменяющие кредитные и расчетные обязательства с другими организациями, подписывают руководитель организации и главный бухгалтер (бухгалтер). Совместные документы нескольких организаций подписывают руководители всех организаций.

Документы, составленные комиссией, подписывают все члены комиссии. Решения (постановления) коллегиальных органов подписываются председателем и секретарем. Распоряжения, издаваемые руководителем коллегиального органа в единоначальном порядке, имеют одну подпись.

Право подписи распорядительных документов в форме указаний или распоряжений может предоставляться заместителю руководителя, главному инженеру, руководителям структурных подразделений. Утверждаемые документы (инструкции, положения, уставы и др.) подписывает должностное лицо, ответственное за их подготовку. Протокол подписывают председательствующий на заседании коллегиального органа (совета, коллегии, собрания, совещания) и секретарь. Доклады, докладные записки, справки и другие документы информационного, справочного или аналитического характера могут быть подписаны исполнителем, если разрешаемые в них вопросы не выходят за пределы его прав и компетенции, установленных должностной инструкцией[6].

Существуют также документы-приложения. Они могут быть трех видов: утверждаемые или вводимые в действие соответствующим распорядительным документом (приложения к НПА, имеющие самостоятельное значение); поясняющие или дополняющие содержание другого документа; направляемые с письмом в другие организации. Если приложений несколько, они нумеруются. При рассылке приложений без распорядительных документов на приложениях проставляется гриф утверждения с указанием наименования распорядительного документа, его даты и номера. Состав реквизитов и порядок оформления документов-приложений должны соответствовать требованиям унифицированной системы документации, к которой он относится.

Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной системы документационного обеспечения управлением (ГСДОУ) и унифицированных систем документации (УСД).

Унифицированные системы документации - это приведенные к максимально возможному единообразию формы документов, объединенные в основные общеуправленческие функциональные системы и предназначенные для использования всеми организациями, независимо от уровня управления и формы собственности, применяющими как традиционные, так и смешанные, с использованием компьютерных технологий, методы обработки документной информации.

Унифицированные системы управленческой документации разрабатываются на основе:

• единообразия построения форм документов;

• регламентации содержания документов, входящих в каждую систему;

• исключения из документов дублируемых данных, добиваясь однократности ввода информации в процессе решения управленческих задач;

• сокращения количества традиционно включаемых в них данных, не используемых при решении конкретных управленческих задач;

• единства применяемой терминологии и условных обозначений, добиваясь сопоставимости показателей не только на разных уровнях управления, но и в различных системах документации на основе единства алгоритмов формирования документов и показателей в них;

• определения совокупности реквизитов и показателей для каждого вида документа и создания единых моделей их построения;

• установления единых правил составления и оформления реквизитов документов, общих для всех систем документации и конкретизированных в случаях наличия специфических особенностей.

Управленческие документы по наименованию, форме и составу реквизитов должны соответствовать УСД, требованиям ГСДОУ, положениям (уставам) об организации, другим нормативным документам, содержащим правила документирования[7].

В целях сокращения количества применяемых форм документов министерства и ведомства разрабатывают отраслевые табели документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач организаций. В табель включаются документы как традиционные, так и создаваемые средствами вычислительной техники. Табель подписывается ответственным за его составление и утверждается руководителем ведомства. Ведение табеля, внесение в него изменений осуществляется службой документационного обеспечения. Составление документов, не указанных в табеле, запрещается.

Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Стандартизация документов это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ). Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники. Работа по унификации включает:

- разработку унифицированной системы документоведения (УСД), которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;

- внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в рамках республиканских и отраслевых УСД;

- ведение УСД и Отраслевого классификатора технико-экономической документации (ОКТЭИ) с целью поддержания достоверности информации и ее дальнейшего развития;

- разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;

- разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.

Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией документов, координацию соответствующих работ и контроль осуществляет головная организация по координации внедрения и ведения УСД и ОКТЭИ в республике. На отраслевом уровне эту работу проводит головная организация по внедрению УСД и ОКТЭИ в отрасли.

К настоящему времени на общеуправленческом уровне унифицировано было свыше трех с половиной тысяч форм плановых, учетных, финансовых и других документов, сведенных в 1993 г. в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). Каждый из документов получил кодовое обозначение, определяющее его принадлежность к одной из систем документации и место в этой системе.

Обязательны к применению следующие общероссийские унифицированные системы управленческой документации:

• унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД);

• унифицированная система банковской документации;

• унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

• унифицированная система отчетно-статистической документации;

• унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;

• унифицированная система документации по труду;

• унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;

• унифицированная система внешнеторговой документации.

На каждую унифицированную систему документации разработан государственный стандарт. Разработчиками УСД являются соответствующие министерства (ведомства), осуществляющие координацию в той или иной отрасли деятельности. Так, Министерство финансов РФ является ответственным за бухгалтерскую документацию, Росархив РФ - за организационно-распорядительные документы.

Унифицированная форма документа (УФД) - это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

Знание вопросов современного документирования управленческой деятельности и организации работы с документами позволяет избежать внутренних и внешних конфликтов и сосредоточить свое внимание на решении задач производственно-хозяйственной деятельности, конкурентной борьбы, получения максимальной прибыли, развития предприятия.

Документационное обеспечение управления в России регламентируется следующими нормативными актами и инструктивными материалами:

1. Конституция Российской Федерации / Принята 12 декабря 1993 г.

2. Гражданский кодекс Российской Федерации. Ч. 1-2.

3. Трудовой кодекс Российской Федерации.

4. Закон Российской Федерации от 23 сентября 1992 г. № 3520-1 "О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров".

5. Федеральный закон от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации".

6. Основы законодательства Российской Федерации от 07.07.1993 № 5341-1 "Об Архивном фонде Российской Федерации и архивах".

7. Постановление Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации".

8. Постановление Правительства Российской Федерации от 8 июля 1997 г. № 835 "О первичных учетных документах".

9. Постановление Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009 "Об утверждении правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации" (с изм. от 11 февраля 1999 г.).

10. Положение об Архивном фонде Российской Федерации. Утверждено Указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 г. № 552.

11. Положение о Федеральной архивной службе России. Утверждено Постановлением правительства Российской Федерации от 28 декабря 1998 г. № 1562.

12. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

13. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

14. Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД).

15. Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО).

16. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения.

17. Примерное положение о Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства, ведомства Российской Федерации. Утверждено приказом Росархива от 17.03.1998 № 19.

18. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации.

19. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работу по документационному обеспечению управления (утверждены Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 25 ноября 1994г. № 72).

20. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления (утверждены Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 10 сентября 1993 г. № 152)[8].

В соответствии со сложившейся за весь предшествующий период российской государственной практикой, отсутствует единый орган, несущий всестороннюю юридическую ответственность за создаваемую и используемую обществом документацию. Эта ответственность рассредоточена между рядом органов государственной власти и управления в соответствии с их функциональными обязанностями.

Список использованных литературы и источников

1. Андреева В.И. Делопроизводство: Организация и ведение. М.: КноРус, 2010.

2. Басаков М.И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления) М.: Феникс, 2012.

3. Замыцкова О.И., Басаков М.И. Делопроизводство. М.: Феникс, 2009.

4. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учебное пособие / М.В. Кирсанова. 4-e изд. (Высшее образование: Бакалавриат). М.: Инфра-М, 2012.

5. Кузнецова Т.В. Кадровое делопроизводство (традиционные и автоматизированные технологии): учебник для вузов. М.: Издательский дом МЭИ, 2011.

6. Кушнаренко Н.Н. Документоведение. М.: Знание, 2008.

7. Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство. М.: Март, 2005.

8. Информационно-правовой сайт "Консультант Плюс" [Электронный ресурс] - М., 1997-2012. - Режим доступа: http://www.consultant.ru

Размещено на Allbest.ru