Алгоритм составления и оформления номенклатуры дел: основные этапы

Размещено на http://www.allbest.ru/

ФГБОУ ВПО "Орловский государственный институт искусств и культуры"

АЛГОРИТМ СОСТАВЛЕНИЯ И ОФОРМЛЕНИЯ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ: ОСНОВНЫЕ ЭТАПЫ

Беленькая О.Н.

Орёл, Россия

Одним из основных инструментов делопроизводства любой организации или учреждения является номенклатура дел, которая устанавливает сроки хранения документов и является пособием по проведению первого этапа экспертизы ценности документов. Требования к содержанию и оформлению номенклатуры дел содержатся в Основных правилах работы архивов организации, Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительской власти. Это объясняется огромной значимостью этого документа для деятельности организации. Обязательность составления номенклатуры дел предусмотрена также Правилами делопроизводства федеральных органов исполнительской власти.

Главная задача создания документа - правильно организовать документооборот: передать или получить, зарегистрировать, согласовать, проконтролировать срок исполнения, сохранить документ, использовать содержащуюся в нём информацию, передать на дальнейшее хранение в архив или, если документ не имеет научного или иного значения, уничтожить. И в этом контексте делопроизводство и документооборот - не входящие, исходящие и внутренние документы. Это и есть правильная организация работы с документами.

Начать анализ проблем следует с терминов и определений общих понятий, данных новым ГОСТом 7.08-2013:

- делопроизводство - деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование документов;

- документационное обеспечение (управления), ДОУ - деятельность, целенаправленно обеспечивающая функции управления документами;

- документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Так что же такое номенклатура дел организации? По определению ГОСТа 7.08-2013, номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения.

Заметим, что номенклатура дел - это многофункциональный документ, используемый как схема классификации при распределении и группировке исполненных документов в дела (папки). Заголовки дел, закрепленные в ней, переносятся затем на обложки дел; каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, включенных в него.

Таким образом, с ее помощью намечают ориентировочные сроки хранения документов, что является первым этапом экспертизы ценности документов; номенклатура дел используется при построении информационно-поисковой системы по документам предприятия. При регистрации документов в регистрационный индекс часто включают индекс дела по номенклатуре. Кроме того, классификационная схема номенклатуры может быть использована при формировании справочной картотеки на исполненные документы; номенклатура дел используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив дел со сроками хранения до 10 лет включительно. Она же служит основой для составления описей на дела со сроками хранения свыше 10 лет и постоянного.

Номенклатура имеет справочное значение при изучении структуры учреждения, организации, предприятия.

Отметим общие требования к номенклатуре. Номенклатура дел как один из основных инструментов организации делопроизводства должна отвечать определенным требованиям, важнейшие из которых:

- охват всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации;

- раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения; - конкретная и четкая формулировка заголовка дела, которая полностью отражает состав и содержание документов в нем и исключает возможность включения в дело документов, не соответствующих его содержанию и сроку хранения;

- систематизация дел внутри разделов номенклатуры в соответствии со степенью важности и сроком хранения документации.

Разработка номенклатуры дел складывается из нескольких этапов:

Этап первый. Определение круга документов для включения в номенклатуру. При этом учитывается документация как создаваемая в самой организации, так и получаемая от других организаций и лиц, включая регистрационные карточки, журналы учета, различные картотеки. В номенклатуру должны быть внесены и документы временно действующих комиссий, групп, созданных для решения какой-либо конкретной задачи, документы общественных организаций. В номенклатуру дел включаются также документы, не оконченные делопроизводством, которые поступили из других организаций для продолжения или окончания решения вопроса; дела по вопросам, продолжающимся более одного года (так называемые переходящие дела). Они вносятся в номенклатуру каждого года на протяжении всего срока решения вопроса. В течение года номенклатура может быть дополнена делами, образовавшимися после начала года в результате появления в деятельности организации новых вопросов. Для таких дел в конце каждого раздела номенклатуры предусматривают несколько резервных номеров. Не включаются в номенклатуру печатные издания (сборники, справочники и т.д.).

Этап второй. Составление заголовков дел. Заголовок дела должен в обобщенной форме кратко, четко и однозначно отражать основное содержание документов комплекса, так как именно по заголовку дела производится поиск документов. Заголовок содержит указание на род заводимого дела (дело, документы, переписка) или название вида документа (приказы, акты и др.), уточняющие данные о содержании документов, корреспондентах, датах, а также указание подлинности, копийности и т.д.

Этап третий. Разработка классификационной схемы, т.е. порядка расположения дел. После составления заголовков дел проводится их систематизация, т.е. определяется порядок расположения заголовков в номенклатуре дел. Он основан на учете организационно-структурного построения аппарата управления и выполняемых им функций. В номенклатуре дел небольшой организации, не имеющей структурного деления, а также в номенклатуре дел структурного подразделения крупной организации дела систематизируют по степени их важности с учетом взаимосвязи документов.

Первыми помещаются дела, включающие организационно-распорядительные документы директивных и вышестоящих органов, затем - дела, содержащие организационную документацию, относящуюся к деятельности организации в целом (устав, положения) или структурного подразделения, если составляется номенклатура дел структурного подразделения. Далее располагают дела с распорядительной документацией самого учреждения или организации (приказы, распоряжения, решения коллегиальных органов). За этой группой дел следуют дела с плановыми и отчетными документами (годовыми, квартальными, месячными), перепиской и другими документами.

Этап четвертый. Определение сроков хранения дел. Сроки хранения - важное основание для группировки документов в дела, так как документы с постоянным сроком хранения, сроками хранения до 10 лет и свыше 10 лет не могут помещаться в одно дело. Сроки хранения устанавливаются по перечням документов с указанием сроков их хранения или экспертным путем ведущими специалистами организации.

Сроки хранения документов - постоянные или временные (один, три, пять, десять, пятнадцать лет и т.д.) - устанавливаются в зависимости от значимости документов. Если в деле содержатся документы временного хранения различной ценности и, следовательно, с разными сроками хранения, срок хранения всего дела устанавливается для наиболее ценной документации, т.е. больший. Например, если в деле находятся документы со сроками хранения один год, три года и пять лет, все дело хранится пять лет.

Срок хранения исчисляется с 1 января того года, который следует за годом окончания дела. Например, срок хранения дела, законченного делопроизводством в 2012 г., исчисляется с 1 января 2013 г.

Этап пятый. Определение системы индексации и установление индексов дел. Для практического использования номенклатуры дел большое значение имеют условные обозначения, присваиваемые делам, - индексы дел. Если организация небольшая и не имеет структурных частей, ее номенклатура строится по производственной или функциональной схеме. В этом случае индексом дела будет его порядковый номер в номенклатуре: 01, 02, 03 и т.д. документация делопроизводство номенклатура

В сводной номенклатуре в индекс каждого дела входит условное обозначение структурного подразделения и порядковый номер дела в пределах структурного подразделения. Например, индекс дела 03-02 означает, что дело было сформировано в структурном подразделении, которому присвоен индекс "03", и в номенклатуре дел данного подразделения заголовок дела располагается под номером "2" (02).

Индексация структурных подразделений должна быть постоянной и повторяться из года в год. Переходящие дела вносятся в номенклатуру каждый раз под одним и тем же индексом.

Этап шестой. Порядок оформления и удостоверения номенклатуры дел. Номенклатура дел составляется по унифицированной форме, которая разработана архивными органами и закреплена в Государственной системе документационного обеспечения управления и Основных правилах работы ведомственных архивов. Форма номенклатуры представляет собой таблицу из пяти граф: индексы дел, заголовки дел, количество томов, сроки хранения и примечания.

В конце года в номенклатуре заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных и включенных в номенклатуру дел.

В итоговой записи отдельно указывается количество дел постоянного хранения, со сроком хранения свыше 10 лет и со сроком хранения до 10 лет включительно. Кроме того, указывается количество дел, переходящих на следующий год.

После итоговой записи оформляется подпись лица, составившего номенклатуру, и проставляется дата составления.

Номенклатура составляется службой или лицом, ответственным за документационное обеспечение, и согласовывается с архивом организации. Подписывает ее руководитель службы и утверждает руководитель организации. Если документы поступают на государственное хранение, номенклатура дел направляется на согласование в государственный архив, принимающий дела данной организации, и только после этого утверждается руководителем организации.

Номенклатура дел организации (сводная) должна составляться в трех экземплярах. Все три экземпляра согласовывают с постоянно действующей экспертно-проверочной комиссией государственного архива. После согласования организация утверждает номенклатуру дел приказом руководителя, как правило, номенклатура дел составляется на следующий календарный год и вводится в действие с 1 января. Затем один из экземпляров хранится в службе ДОУ организации и является документом постоянного хранения. Этот экземпляр включается в сводную номенклатуру в раздел службы ДОУ. Второй экземпляр хранится в государственном архиве (Орловский государственный институт искусств и культуры является источником комплектования Государственного архива Орловской области), с которым номенклатура согласовывалась, третий является рабочим, который используется для выписок, заверяется службой ДОУ и направляется в соответствующие структурные подразделения для заведения дел под подпись ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях.

На момент разработки номенклатуры дел изучается и анализируется документопоток организации с целью его упорядочения и систематизации. Определяются взаимодействие со структурными подразделениями организации, а также с ее архивом и архивным учреждением.

Одним из важных аспектов составления номенклатуры является формирование дела. Формированием дела называется группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. После того как документы исполнены, они помещаются в соответствующие дела и систематизируются внутри них. Дело считается заведенным с момента появления в нем первого исполненного документа.

Формирование начинается с нового календарного года, когда на каждое названное в номенклатуре дело заводится отдельная папка (папка-скоросшиватель или папка-регистратор). При формировании дела выполняются следующие операции: распределение и раскладка исполнительных документов по папкам (делам); расположение документов внутри дел в определенной последовательности; оформление обложек дел.

Большое значение имеет правильное расположение документов внутри дела. От того, в какой последовательности они располагаются, во многом зависит время поиска необходимой информации.

Документы систематизируются в делах в соответствии с определенными принципами. Наиболее существенными и практически наиболее удобными являются вопроснологический, хронологический, алфавитный, нумерационный принципы. Они могут варьироваться и комбинироваться.

Чаще других используется вопросный (вопросно-логический) принцип, согласно которому документы располагают в делах в логической последовательности решения того или иного вопроса. Такая систематизация совпадает с хронологическим расположением документов. При алфавитной систематизации документов используют фамилии их авторов, названия учреждений-корреспондентов, наименования административно-территориальных единиц и т.д. Копии приказов о наложении взысканий, поощрениях.

В нумерационном порядке группируют однородные документы, имеющие порядковую нумерацию (протоколы, приказы, квитанции, накладные и т.д.). Наряду с принципами систематизации документов при формировании дел следует придерживаться основных правил, общих для всех категорий документов:

- в дела подшиваются только исполненные документы. Неисполненные, а также подлежащие возврату документы подшивать в дело запрещается;

- каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов. Поэтому до подшивки документа в дело обязательно проверяется правильность его оформления: наличие необходимых подписей, виз, индекса, дат, отметок и т.д.;

- в дело включаются документы в одном экземпляре. Черновики, размноженные копии вместе с оригиналами не подшиваются. Исключение могут составлять только черновики особо ценных документов или копии, на которых есть отметки, визы и т.п., дополняющие содержание первых экземпляров;

- документы постоянного и временного сроков хранения группируются в отдельные дела; - в дела группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел.

Толщина каждого дела не должна превышать 30-40 мм, что составляет примерно 250 листов. Если документов больше, дело разделяется на тома. Количество томов каждого дела указывается в номенклатуре в конце года.

В заключении хочется обратить внимание, что грамотно составленная номенклатура дел - основа правильной организации делопроизводства. Ответственный за его ведение в организации вообще или в одном из его структурных подразделений в частности при получении или составлении документа знает, "куда его потом деть", в какую папку положить. Номенклатура дел, основываясь на примерном перечне типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558, определяет, например, срок - "до минования надобности". Это означает, что документы, содержащиеся в деле, имеют только практическое значение и хранятся в организации до тех пор, пока надобность в них отпадет (но не менее одного года). Или отметка "ЭПК", проставленная в перечне к отдельным видам документов, означает, что в этих документах может содержаться информация, имеющая научно-историческое значение. Такие документы тщательно изучаются и при необходимости отбираются на государственное или муниципальное хранение.

Номенклатура дел, продуманная до мелочей и разработанная по методическим рекомендациям, но исключительно для конкретной организации, где систематизированы все документы данной организации, - уже залог успешного делопроизводства. Наша цель - не только составить документ, передать информацию, но и постоянно его использовать.

Библиографический список

1. ГОСТ 7.08-2013 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Москва Стандартинформ, 2013. С.3-5.

2. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558.

3. Борисова О.О., Беленькая О.Н. Документационное обеспечение управления в высших учебных заведениях: современные технологии сб. Электронное информационное пространство для науки, образования, культуры, декабрь 2014 г.

4. Доронина Л.А. Составляем номенклатуру дел на следующий год /Л.А. Доронина //Делопроизводство и документооборот на предприятии. - 2004 - № 12. - С.13-18.

5. Иритинова В.С. Практикум по составлению номенклатуры дел. - Москва Дитад, 2014.

6. Кошелева Е.А. Формирование дел в организации и их текущее хранение/Е.А. Кошелева//Секретарь-референт. - 2011. - № 8. - С. 10-14.

7. Кошелева Е.А. Применение перечней документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения/Е.А. Кошелева// Секретарь-референт. - 2009. - № 4. - С. 7-11.

8. Сокова А.Н., Белая Т.Р., Гавлин М.Л. Методические рекомендации по разработке примерных номенклатур дел. - 2005. - М.: Росархив; ВНИИДАД. - 30 С.

Размещено на Allbest.ru