Размещено на http://www.allbest.ru/

Курсовая работа

На тему: «Информационное и техническое обеспечение системы управления персоналом»



СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

1. ИНФОРМАЦИОННОЕ И ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ

1.1 Сущность и специфика информационного обеспечения

1.2 Сущность, значение и специфика технического обеспечения

1.3 Совершенствование информационного и технического обеспечения систем управления персонала

2. АНАЛИЗ ИНФОРМАЦИОННО-ТЕХНИЧЕСКОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ мебельной компании «Maddalena»

2.1 Краткая характеристика предприятия ООО «Maddalena»

2.2 Анализ информационно-технического обеспечения системы управления персоналом в мебельной компании «Maddalena»

2.3 Разработка направлений совершенствования информационно- технического обеспечения системы управления персоналом

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ



Введение

В современных условиях мирового социально-экономического развития, особенно важной областью стало информационное обеспечение процесса управления, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений.

Нельзя не отметить, что любые принимаемые решения требуют обработки больших массивов информации; компетентность руководителя зависит не столько от прошлого опыта, сколько от владения достаточным количеством информации о быстро меняющейся ситуации и умения ею воспользоваться.

Главные функции процесса управления персоналом, реализуемые на разных уровнях системы управления организацией, - выработка решений и контроль за их исполнением. Именно необходимость обеспечения выполнения этих функций дает возможность рассматривать управление персоналом как информационный процесс, т.е. функционально включающий получение, передачу, обработку (преобразование), хранение и использование информации, а саму иерархическую систему управления - как информационную систему.

Основа технического обеспечения системы управления персоналом - это комплекс технических средств, т. е. представленные централизованно и (или) автономные технические средства сбора, хранения, обработки, анализа, передачи и вывода информации, а также оргтехника. Эффективность применения технических средств должна определяться улучшением экономических показателей работы службы управления персоналом, а не снижением постоянных затрат.

Не вызывает сомнения тот факт, что ключом к успеху в таком обществе будет являться умение четко ориентироваться в огромном океане информации и умение эффективно воспользоваться этой информацией. Именно поэтому данная тема кажется мне очень современной, актуальной и интересной для рассмотрения в курсовой работе.

Целью курсовой работы является изучение проблемы совершенствования информационного и технического обеспечения управления организацией на примере мебельной компании «Maddalena».

Исходя из цели курсовой работы, поставлены следующие задачи:

1) Изучение информационного и технического обеспечения системы управления персоналом.

2) Анализ информационно-технического обеспечения системы управления персоналом мебельной компании «Maddalena».

Объектом курсовой работы является система обеспечения управления организацией.

Предметом курсовой работы является информационное и техническое обеспечение управления мебельной компании «Maddalena».

Общетеоретическую основу исследования составили труды, посвященные проблемам информационного и технического обеспечения системы управления персоналом таких ученых, как Сперанский М.М., Беляцкий Н.П., Макарова И.К., Кибанова А.Я., Шибалкина Ю.А. и др.

Методы исследования: изучение и анализ литературы и документов; обобщение.

Курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключения и списка использованной литературы.

информационный технический управление персонал



1. ИНФОРМАЦИОННОЕ И ТЕХНИЧЕСКОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ

1.1 Сущность и специфика информационного обеспечения

Информационное обеспечение управления - это связь информации с системами управления предприятием и управленческим процессом в целом. Оно может рассматриваться как в целом, охватывая все функции управления, так и по отдельным функциональным управленческим работам (прогнозированию и планированию, учету и анализу). Шекшня С.В. Управление персоналом современной организации. - М.: Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2013. - С. 163.

Информационное обеспечение состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и деятельности фирмы на высший уровень управления и взаимный обмен информацией между всеми взаимосвязанными подразделениями фирмы осуществляются на базе современной электронно-вычислительной техники и других технических средств связи.

Совершенствование форм и методов управления происходит на основе достижений научно-технического прогресса. Различные информационно-технические новшества следует воспринимать как средство сокращения и удешевления аппарата управления. Информационный процесс необходим как непременное условие работы современной техники, как средство повышения качества рабочей силы, как предпосылка успешной организации самого процесса производства.

Понятие информации является достаточно ёмким и широко распространено в настоящее время.

Информация (от латинского informatio - разъяснение, изложение), первоначально - сведения, передаваемые людьми устным, письменным или другим способом (с помощью условных сигналов, технических средств, и т.д.); с середины 20 в. общенаучное понятие, включающее обмен сведениями между людьми, человеком и автоматом, автоматом и автоматом.

Информация способна вызывать изменения. Сама информация стоит немного, ценность ее определяется тем, как распорядиться ею человек.

Информация, призванная обеспечить принятие решений, вносит существенный вклад в решение. Она становится фактором производства и подобно труду, материалам и капиталу создает богатства. В этой своей функции информация является элементом конкурентоспособности, равным по значению умелости менеджмента. На эффективность принимаемых решений по управлению влияет множество показателей: качество, достоверность и оперативность получения информации; знания, опыт, личные качества руководителя; квалификационный состав подчинённых; ситуация на рынке.

Менеджеры используют несколько типов информации: факты; оценки; прогнозы, обобщенные связи, слухи.

Управленческую деятельность можно условно разделить на три основные категории (таблица 1).

Таблица 1

Категории управленческой деятельности

Информация	Описание
Информация по стратегическому планированию	позволяет высшему управлению нести ответственность за установление долгосрочных целей, накопление ресурсов для достижения этих целей и формулирование политики их достижения (перспективные оценки среды, экономические прогнозы и демографические тенденции).
Контрольная управленческая информация	используется управляющими среднего уровня для координации различных подконтрольных им действий, приведения ресурсов в соответствии с задачами и разработки согласованных оперативных планов (производственные сводки и действия, предпринимаемые другими управляющими среднего уровня).
Оперативная информация	помогает управляющему нижнего уровня выполнять обычные и повседневные операции, такие, как расчет заработной платы и финансовые расчеты, составление табелей и управление запасами.

Хотя управляющие на различных уровнях организации имеют различные потребности в информации, все они сталкиваются с общим требованием самой информационно-управляющей системой (ИУС). Производя больше полезной информации на более широкой основе, система облегчает для контролирующего наблюдателя выявление плохих или слабых решений. Следовательно, можно рассматривать ИУС как встроенный механизм контроля качества, поощряющий обучение на собственном опыте и использование знаний для совершенствования мастерства и исполнения работы.

Виды источников информации делятся на несколько групп. Большинство компаний использует информацию из внутренних источников. Специализированная группа работников занята целиком или частично информационным обеспечением. Она может включать такие отделы, как: маркетинговые исследования, анализ продаж, планирование, экономический анализ, исследование операций и системный анализ.

Информация необходима для рационального решения проблем. Порой, однако, необходимая для принятия хорошего решения информация недоступна или стоит слишком дорого. В стоимость информации следует включить время руководителей и подчиненных, затраченное на ее сбор, а также фактические издержки, например связанные с анализом рынка, оплатой машинного времени, использованием услуг внешних консультантов и т.п. Поэтому руководитель должен решить, существенна ли выгода от дополнительной информации, насколько само по себе важно решение, связано ли оно со значительной долей ресурсов в организации или с незначительной денежной суммой.

К качеству информации необходимо соблюдать определенные требования (таблица 2).



Таблица 2

Требования к качеству информации

Требование	Описание
комплексность	отражение всех сторон деятельности службы (техническую, технологическую, организационную, экономическую и социальную);
оперативность	получение информации должно протекать одновременно с процессом, происходящим в системе, соответствовать возникающим потребностям в точных сведениях
систематичность	требуемая информация должна поступать постоянно
достоверность	информация должна соответствовать фактически происходящим процессам и основываться на проведенных замерах или расчетах, анализе.

Информационное обеспечение системы управления персоналом - это совокупность реализованных решений, касающихся объема, размещения и форм организации информации, обращающейся в службе управления персоналом при ее функционировании. Оно включает в себя: оперативную, нормативно-справочную информацию, классификаторы технико-экономической информации, системы документации унифицированные и специальные. Шибалкин Ю.А. Основы управления персоналом: Учебное пособие для студентов. - М.: МГИУ, 2013. - С. 13.

Также информационное обеспечение управления персоналом можно определить как совокупность систем классификации и кодирования технико-экономической информации, унифицированных систем документации и массивов информации, используемых в системе управления персоналом.

Информационное обеспечение службы управления персоналом укрупненно можно подразделить на внемашинное и внутримашинное. Такая классификация информационного обеспечения может быть использована только при том условии, что в подразделениях службы управления персоналом имеются средства вычислительной техники (персональные компьютеры или используемые вычислительные ресурсы организации).

1) Внемашинное информационное обеспечение включает: систему классификации и кодирования информации; системы управленческой документации; систему организации, хранения, внесения изменений в документации.

Внемашинная информационная база представляет собой совокупность сообщений, сигналов и документов в форме, воспринимаемой человеком непосредственно без применения средств вычислительной техники.

Во внемашинной сфере в процессе управления обмен информацией реализуется в виде движения документов между управляемой и управляющей системами:

· от органа управления к объекту следуют документы, содержащие плановую информацию (приказы, распоряжения, плановые задания, планы-графики и т. п.);

· по линии обратной связи - от объекта к органу управления - следуют документы, содержащие учетно-отчетную информацию (информация о текущем или прошлом состоянии объекта управления).

Внемашинное информационное обеспечение позволяет провести идентификацию объекта управления, формализовать информацию, представить данные в виде документов.

2) Внутримашинное информационное обеспечение содержит массивы данных, формирующие информационную базу системы на машинных носителях, а также систему программ организации, накопления, ведения и доступа к информации этих массивов.

Основным элементом внутримашинного информационного обеспечения является информационный массив, представляющий собой совокупность однородных записей. Структура массива, состав, порядок следования записей в массиве не зависят от типа машинного носителя.

В последнее время широкое распространение получило использование ПК в структурных подразделениях организации, в том числе в отделе кадров, отделах труда и заработной платы и т. д. В этой связи одной из центральных проблем проектирования информационного обеспечения службы управления персоналом является организация данных в памяти ПК.

Недостатки традиционного подхода организации массивов информации в памяти ПК, при котором разработка информационной базы ориентировались на конкретные функциональные задачи, привели к необходимости ориентации собственно на информацию, на данные, что обусловило переход от проблемно-ориентированной базы данных к информационно-ориентированной. Все это обусловило новую организацию данных в ЭВМ, что нашло свое отражение в разработке банков данных, представляющих собой совокупность баз данных пользователей, технических и программных средств формирования и ведения этих баз.

Банк данных строится из баз данных, каждая из которых представляет собой совокупность данных, организованных по определенным правилам, предусматривающим общие принципы описания, хранения и манипулирования данными. В базе данных накапливается и постоянно обновляется информация в виде небольшого числа массивов, каждый из которых ориентирован на использование при решении многих задач управления. При этом основное внимание уделяется непрерывному поддержанию в системе точной динамической информационной модели объекта управления. В этой связи открывается принципиально новая возможность использования ЭВМ несколькими пользователями, которые совместно разрабатывают и используют программы, обобщают получаемые результаты.

К разработке информационного обеспечения службы управления персоналом предъявляется ряд организационно-методических требований: рациональная интеграция обработки информации в информационной базе, сокращение числа форм документов; возможность машинной обработки информации, содержащейся в документах и во внутримашинной сфере; необходимая избыточность информационного обеспечения, позволяющая пользователям различного уровня получать информацию с различной степенью детализации.

Использование вычислительной техники и информационных технологий в сфере управления открывает возможности более экономичной и рациональной организации информационных процессов, повышения их гибкости и динамичности, расширения диапазона анализируемых факторов при принятии решений и факторов их обоснований. В конечном итоге вся масса преимуществ использования электронно-вычислительной техники позволяет повысить многократно уровень управления.

Эффективное применение ЭВМ зависит от следующих условий:

· создания самих вычислительных машин;

· создания для них программного обеспечения;

· подготовленности среды применения.

Оснащение электронной техникой позволяет экономить управленческие и накладные расходы: - повышает эффективность проектно-конструкторских работ; - обеспечивает эффективное внутрифирменное планирование; - заменяет секретарей-машинисток, делопроизводителей; - в бухгалтерском деле облегчает составление письменных финансовых документов, осуществление бескассовых связей с банками.

Во внутрифирменной системе информации используются следующие виды вычислительной техники:

· ЭВМ крупногабаритные и персональные;

· микропроцессоры;

· средства телекоммуникаций;

· электронные пишущие машинки, композеры, терминальные устройства со встроенной микроЭВМ;

· средства автоматизированной обработки текстовой информации.

В системе оперативного управления мини-ЭВМ чаще всего используются для:

· разработки оперативных планов производства и контроля за их выполнением;

· контроля движения запасов материалов, необходимых для процесса производства;

· расчета заработной платы;

· контроля за поступлением заказов;

· анализа данных о сбыте продукции;

· регистрации поступления платежей;

· ведения учета и отчетности.

Важную роль играет использование ЭВМ в системе производственного контроля. Установленные на контрольных участках ЭВМ проверяют качество поступающих на сборку частей и деталей (сверка веса, размеров допусков применительно к существующим стандартам).

Развитие систем телекоммуникаций позволило объединить все технические средства обработки цифровой и текстовой информации в единую внутрифирменную систему информации. Наиболее эффективной считается система информации, основанная на одновременном использовании вычислительной техники и средств автоматизированной обработки текстовой информации. Автоматизированные системы быстрого поиска и выдачи информации создаются для хранения большого числа различных документов и облегчения пользования ими. Организация за долгие годы работы накапливает много информации, а быстрый поиск становится возможным при эффективном размещении и хранении этой информации. Информационные базы данных включают весь комплекс статистических показателей, характеризующих хозяйственную деятельность фирмы в целом и ее производственно-сбытовых подразделений, а также фактический материал относительно всех факторов, влияющих на состояние и тенденции развития фирмы. Набор статистических показателей для базы данных тщательно разрабатывается и уточняется и охватывает те показатели, которые необходимы для глубокого всестороннего экономического анализа результатов и перспектив функционирования фирмы. Обычно при формировании базы данных решается вопрос и о системе хранения и обновления данных, а также обоснованной увязки данных, их взаимной согласованности, возможности проведения сравнений и сопоставлений оценок хранимых в банке данных. Базы данных непрерывно обновляются на определенной систематической основе с учетом требований управляющих - основных пользователей базой данных.

Во многих компаниях созданы базы данных, в которых хранится информация о кадровом составе работников, постоянно обновляемая и максимально подробная, систематизированная по самым разнообразным признакам. Выбор информации делается с выводом на печатающее устройство компьютера, что позволяет следить за укомплектованностью штатов, перемещением кадров внутри фирмы, набором и увольнением работников, повышением их квалификации. Пользование банками данных, введенными в персональный компьютер, резко ускоряет процесс получения информации из круга источников первичной информации и обеспечивает возможность выбора правильного и точного метода исследований для решения современных научных и технических проблем.

Создание пакетов прикладных программ получила в современных условиях существенное развитие. Разработкой программ стали заниматься и специализированные небольшие фирмы. Одни из них ориентированы на разработку программ для персональных компьютеров, выпускаемых одной фирмой, другие - на разработку прикладного программного обеспечения для разных видов персональных компьютеров. Комплексная автоматизированная обработка информации предполагает объединение в единый комплекс всех технических средств обработки информации с использованием новейшей технологии, методологии и различных процедур по обработке информации.

Создание комплексной автоматизированной системы включает последовательные этапы:

· автоматизация процессов сбора, хранения и выдачи данных;

· использование устройств для автоматизированной обработки текстовой информации и фотонаборных устройств;

· интеграция обособленных процессов обработки информации в единую внутрифирменную систему;

· объединение технических средств цифровой и текстовой информации посредством электронной почты;

· использование всего комплекса технических средств обработки информации, переход к единой системе обработки всех видов информации.

Внедрение персональных компьютеров в информационно-управленческую деятельность фирм повлекло за собой возникновение и развитие новых видов профессиональной деятельности, связанных с обслуживанием компьютеров, а именно программистов, операторов, систематизаторов, обработчиков и хранителей информации в требуемой форме. При этом наблюдается постоянное снижение стоимости персональных компьютеров и повышение уровня заработной платы обслуживающего персонала.

Автоматизация деятельности по управлению персоналом дает:

1) оперативность контроля возможность получения непротиворечивых и полных данных о структуре предприятия, позициях штатного расписания и сотрудниках;

2) жесткий контроль за деятельностью дочерних предприятий;

3) настраиваемую систему разработки отчетной документации;

4) переход на новые технологии и методы работы;

5) улучшение условий труда;

6) и гибкость управления.

Автоматизация документооборота необходима для:

1) формирования целостной картины происходящего на предприятии;

2) слаженной работы всех подразделений;

3) улучшения качества обслуживания клиентов;

4) эффективного использования людских, коммуникационных, инвестиционных и других производственных ресурсов.

Впервые требования к работе с документами были описаны М.М. Сперанским в 1811 году. Шекшня С.В. Управление персоналом современной организации. - М.: Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2013. - С. 41. Он разработал методику ведения делопроизводства в государственных учреждениях и стал основоположником науки, изучающей закономерности делопроизводства, - документоведения. Основные принципы и задачи документооборота до настоящего времени остались практически неизменными.

Таким образом, по мере развития цивилизации, внедрения в повседневную жизнь достижений науки и техники в делопроизводстве стала использоваться оргтехника.

Когда на смену печатной машинке пришел компьютер, при работе с информацией стали использовать новейшие информационные технологии:

· систем в архитектуре клиент-сервер;

· систем сканирования и распознавания текста;

· систем управления базами данных;

· систем поиска документов;

· Internet.

1.2 Сущность, значение и специфика технического обеспечения

Основу технического обеспечения системы управления персоналом составляет комплекс технических средств (КТС) - совокупность взаимосвязанных единым управлением и (или) автономных технических средств сбора, регистрации, накопления, передачи, обработки, вывода и представления информации, а также средств оргтехники. Управление аттестационными процессами на современном предприятии / под ред. А.Я .Кибанова. - М.: Инфра-М, 2014. - С. 166.

КТС должен обеспечивать решение задач управления с минимальными трудовыми и стоимостными затратами, с заданной точностью и достоверностью, в указанные сроки. Эффективность функционирования службы управления персоналом при использовании КТС должна обеспечиваться как за счет повышения производительности труда персонала службы, так и, что значительно важнее, за счет возможности использования экономико-математических методов решения задач управления на основе более полной и точной информации. В связи с этим эффект применения КТС в службе управления персоналом должен определяться не снижением управленческих и эксплуатационных расходов (в частности, сокращением персонала службы), а улучшением экономических показателей работы службы в целом и отдельных ее подразделений за счет более рационального управления.

Основные требования к комплексу технических средств системы управления персоналом:

1) Программная, информационная, техническая совместимость входящих в комплекс средств.

2) Адаптируемость к условиям функционирования службы управления персоналом.

3) Возможность расширения с целью подключения новых технических средств и пользователей. При выборе техники следует обратить внимание на: предназначение; производительность оборудования; надежность и безотказность работы; совместимость работы оборудования различных типов, в том числе персональных компьютеров; стоимость оборудования; состав и численность обслуживающего персонала; площадь, требуемую для размещения оборудования.

Выбор типа, модели технических средств, применяемых в системе менеджмента персонала предприятия, производится по классификатору промышленной продукции (с учетом изменений), а также с помощью различных каталогов. Эффективному формированию комплекса технических средств системы управления кадрами способствуют унификация и стандартизация в области технического обеспечения. Кроме национальных стандартов, при создании технической базы системы управления персоналом могут использоваться стандарты де-факто, устанавливаемые ведущими фирмами-производителями соответствующего оборудования, определяющими нормативы работы технических средств.

Исходными данными для выбора технических средств являются:

· характеристики задач, предназначенных для решения службой управления персоналом организации;

· характеристики технологического процесса обработки информации;

· технические характеристики оборудования, которое может быть использовано как составная часть КТС службы управления персоналом.

Основными характеристиками задач, которые должны учитываться при выборе оборудования, являются:

· носители входной и выходной информации (документы, типизированные бланки, машинные носители информации и т.д.);

· объем входной и выходной информации по указанным носителям;

· объемы вычислительных работ;

· сроки выполнения работ по решению задач управления персоналом;

· формы и способы предоставления результатов решения задач пользователям.

При выборе оборудования следует учитывать назначение и состав комплектов оборудования и его основные характеристики:

· производительность при выполнении технологических операций;

· надежность работы;

· совместимость работы оборудования различных типов, в том числе персональных компьютеров;

· стоимость оборудования;

· состав и количество обслуживающего персонала;

· площадь, требуемая для размещения оборудования.

Состав и последовательность операций по выбору технических средств для их использования в службе управления персоналом включает:

· определение видов работ, которые необходимо выполнять с использованием технических средств или автоматизировать;

· определение требований, предъявляемых к техническим средствам. Обоснование состава показателей, характеризующих предъявляемые требования к техническим средствам;

· формирование перечня технических средств, выпускаемых отечественными и зарубежными фирмами, использование которых позволит достичь целей автоматизации рассматриваемых работ в службе управления персоналом и решить соответствующие задачи;

· определение показателей качества и функциональных возможностей технических средств в рамках сформированного перечня;

· выбор метода сравнения технических средств для определения наиболее эффективного;

· проведение сравнительного анализа технических средств;

· обоснование рекомендаций по выбору наиболее эффективных технических средств, в наибольшей степени удовлетворяющих предъявляемым требованиям;

· принятие решения о приобретении выбранных технических средств.

В соответствии с последовательностью стадий технологического процесса преобразования информации все технические средства, которые могут быть использованы в службе управления персоналом, можно разделить на пять групп: сбора и регистрации, передачи, хранения, обработки и выдачи информации.

Средства сбора и регистрации информации: устройства подготовки данных, регистраторы информации, устройства сбора информации. Назначение этой группы технических средств - преобразование формы информации в вид, удобный для дистанционной передачи и дальнейшей обработки.

Средства передачи информации: системы телетайпной, телефонной, факсимильной связи. Предназначены для передачи информации в пространстве.

Средства хранения информации: внешние запоминающие устройства персональных компьютеров, картотеки. Предназначены для передачи информации во времени.

Средства обработки информации (средства вычислительной техники) составляют основу КТС службы управления персоналом. Они предназначены для преобразования исходных данных в результирующую информацию, необходимую для принятия управленческих решений.

Средства выдачи информации: печатающие устройства, знаковые индикаторы, видеотерминальные устройства (дисплеи), графопостроители и пр. Они предназначены для преобразования информации в вид, удобный для восприятия человеком.

Таким образом, нужно отметить, что приведенная выше классификация технических средств службы управления персоналом организации условна, так как многие типы технических средств выполняют комплекс функций, относящихся к разным классификационным группам.

1.3 Совершенствование информационного и технического обеспечения систем управления персонала

От совершенствования информационного обеспечения возможны следующие положительные результаты:

1) Возможная экономия расходов за счёт снижения:

· фонда заработной платы;

· коммунальных услуг;

· стоимости программного обеспечения;

· расходов на почту;

· расходов на оформление договоров;

· расходов на перераспределение сырья.

2) Устранение возможных расходов в будущем:

· избежание будущего роста численности персонала;

· уменьшение требований к обработке данных;

· снижение стоимости обслуживания.

3) Возможные нематериальные выгоды:

· улучшение качества информации;

· повышение производительности;

· улучшение и ускорение обслуживания;

· новые производственные мощности;

· более уверенные решения;

· улучшение контроля;

· уменьшение просроченных платежей;

· полное использование программного обеспечения.

Для успешного развития нужна комплексная система управления. Из принципа единства информации вытекает необходимость устранения обособленности и дублирования разных ее источников. Это означает, что каждое экономическое явление, каждый хозяйственный акт должны регистрироваться только один раз, а полученные результаты могут использоваться в учете, планировании, контроле и анализе. Таким образом, информационная система должна формироваться и совершенствоваться с учетом перечисленных выше требований, что является необходимым условием повышения действенности и эффективности управления.

При выборе программно-аппаратных платформ и отдельных бизнес приложений должны применяться непротиворечивые, согласующиеся технологии. И, наконец, соблюдение единой технологии эксплуатации и обслуживания системы.

Помимо этих ключевых требований, есть еще целый ряд общих технических требований для любой информационной системы:

· быстродействие, то есть достаточно малое время реакции системы (единицы секунд) при вводе, поиске и обработке информации;

· надежная защита от несанкционированного доступа к данным и регистрация действий персонала; - удобный пользовательский интерфейс рабочих мест;

· возможность масштабирования и развития системы;

· интеграция с модулями, используемыми в системе передачи данных;

· возможность проведения конвертации данных из использовавшихся в прошлом приложений в новую систему;

· высокая надежность работы.

Таким образом, информация является решающим фактором, который определяет развитие технологии транспортного процесса и ресурсов в целом. Цель реализации информационных технологий на транспорте - это повышение эффективности транспортного процесса на базе использования современных компьютеров распределенной переработки информации, баз данных, различных информационно- вычислительных сетей путем обеспечения циркуляции и переработки информации. Информационные потребности на АТП являются структурированными, т.к. специалистам в разных предметных областях требуется разнообразное, как по содержанию, так и по форме информация.



2. АНАЛИЗ ИНФОРМАЦИОННО-ТЕХНИЧЕСКОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ мебельной компании «Maddalena»

2.1 Краткая характеристика предприятия ООО «Maddalena»

Мебельная компания «Maddalena» - тюменская компания, которая занимается производством корпусной мебели (гостиные, детские, спальни, прихожие).

Производство мебели «Maddalena» находиться в г. Тюмень. Мебельная компания работает только с высококачественными, проверенными материалами и фурнитурой, строго соблюдаются все технологические процессы ее изготовления. Компания оснащена современным высокотехнологичным оборудованием мировых лидеров станкостроения. Система аспирации и фильтрации воздуха обеспечивает идеальную чистоту рабочих мест и воздуха производственных помещений.

Производство компании сертифицировано по международным стандартам качества, гарантирующим, что система управления качеством в компании полностью отвечает международным требованиям, принятым во многих странах мира.

Цель деятельности мебельной компании - производство и розничная продажа потребительских непродовольственных товаров, наиболее полное удовлетворение спроса в данном виде продукции и, соответственно, получение прибыли. В ее основу заложен модульный принцип построения мебели. Комбинируя различные элементы, можно по своему вкусу создать оригинальную мебельную композицию, которая будет наиболее приемлемой и соответствующей потребностям клиента. Вся мебель, представленная в салоне, соответствует государственным стандартам, обладает высоким качеством, эргономичностью, функциональностью и широкими комбинаторными возможностями. Качество и экологическая безопасность мебели подтверждены сертификатами соответствия и санитарно-эпидемиологическими заключениями. Вся мебель маркирована голографическими наклейками производителя, что исключает возможность подделки.

Помимо производства и продажи мебельная компания также оказывает ряд услуг.

В их число входит:

· консультация менеджера, предоставление информации о продукции;

· разработка дизайн - проекта;

· доставка, сборка и установка мебели;

· гарантийное обслуживание мебели;

· замена непригодных деталей.

Организационная структура управления мебельной компании «Maddalena» представлена ниже.



Размещено на http://www.allbest.ru/

Рисунок 1. - Организационная структура управления мебельной компании «Maddalena»

Вся продукция мебельной компании «Maddalena» сертифицирована. Эту мебель можно с легкостью назвать эталоном качества и удобства. Мебельную компанию «Maddalena» отличает выгодная клиент-ориентированная политика: зарабатывать не за счет высоких накруток, а за счет увеличения объемов сбыта.

Помогают этому и высокопрофессиональные кадры, тратя минимум времени на сборку, они помогают поддерживать быстрый цикл оборота средств. Много лет «Maddalena» удерживает подъем цен на уровне 7-10 %, в отличие от общепринятых 30-40 %. Оптимальное соотношение цена-качество объясняет стойкую лояльность покупателей к мебельной компании.

В основу организационной структуры управления ООО «Maddalena» положена концептуальная модель организации, ориентированной на стратегическое управление. Данная структура представляет линейную организацию управления. Распределение должностных обязанностей осуществлено таким образом, чтобы каждый служащий был максимально нацелен на выполнение производственных задач организации.

Конкретная ответственность за общее руководство трудовыми ресурсами на предприятии ООО «Maddalena» возложена на профессионально подготовленных работников отдела по управлению персоналом.

2.2 Анализ информационно-технического обеспечения системы управления персоналом в мебельной компании «Maddalena»

Общая структурная схема информационно-технической системы ООО «Maddalena» представлена ниже. Она включает комплекс взаимосвязанных автоматизированных рабочих мест: АРМ отдела кадров, АРМ технического отдела, АРМ бухгалтерии, АРМ планового отдела, РМ службы доставки, АРМ администратора системы (базы данных).

В ходе анализа информационно-технического обеспечения управления персоналом в компании ООО «Maddalena» были выявлены следующие компоненты, непосредственно входящие в состав структуры автоматизированной информационной системы:

1) Наличие автоматизированных рабочих мест оснащенных вычислительной техникой.

АРМ планового отдела: предназначен для планирования технико-экономических показателей (ТЭП), убытков и доходов. Кроме того, здесь выполняется расчёт премий и анализ деятельности компаний. Формы анализа формируются по всем видам работ (маршрутные, заказные, хозяйственные, коммерческие и пр.) в разрезе всех подразделений компании (отработанные часы, расход материалов, топлива, фактическая выручка и пр.).

АРМ техотдела: АРМ необходим для планирования технического обслуживания, технического ремонта, учёта ремонтных воздействий на мебель, а также для разработки маршрутных листов, при доставке мебели. Здесь заполняются необходимые справочники (виды ремонтных воздействий, нормативы трудоёмкости, стоимости ремонта и пр.). Персонал данной службы отслеживает все производство мебели в компании с формированием соответствующих документов.

АРМ бухгалтерии: то наиболее сложная служба (с точки зрения реализации и сопровождения) и состоит из комплекса самостоятельных АРМ, функционально связанных как между собой, так и с другими рабочими местами компании. Все бухгалтерские проводки фиксируются в главной книге. Основные подсистемы бухгалтерии: расчёт заработной платы (все категории работников), подсистема учёта основных средств, подсистема учёта малоценных материалов, подсистема работы с банком (выписка платёжных поручений), подсистема работы с внешними организациями (поставщики запчастей, договорные работы и др.).

АРМ отдела кадров: предназначен для ввода и корректировки информации о персонале компании. Здесь заполняются необходимые справочники (штатное расписание, категории работников, виды образования, структура подразделений компании и пр.). Персонал отдела кадров отслеживает все перемещения работников (приём, увольнение, переход в другое подразделение), а также изменение по конкретным работникам (смена места жительства, изменение классности, рождение детей и пр.) с выдачей соответствующих приказов и распоряжений.

2) Наличие пакета прикладных программ: Microsoft Office.

Таким образом, исследование информационно-технического обеспечения управления персоналом на предмет существующей автоматизированной информационной системы показало:

· Наличие автоматизированного документооборота.

· Наличие собственного специализированного программного обеспечения, помогающего автоматизировать часть работ специалиста.

· Наличие в отделе профессионального развития персонала специализированного программного обеспечения.

Из всего перечисленного следует, что для эффективной работы системы управления персоналом важно создать в компании единую автоматизированную сеть ПЭВМ, предусматривающую взаимный обмен кадровой информацией между всеми уровнями управления персоналом на базе современных средств передачи данных.

2.3. Разработка направлений совершенствования информационно- технического обеспечения системы управления персоналом

Для управления профессиональным ростом персонала в мебельной компании «Maddalena» предлагается осуществить следующие мероприятия:

1) Программа по возможностям продвижения, обеспечивающая следующие услуги:

· дает широкий спектр информации о вакантных местах и о квалификации, которая нужна, чтобы их занять;

· указывает систему, в соответствии с которой квалифицированные служащие могут претендовать на эти места;

· помогает работникам установить цели карьеры;

· поощряет осмысленный диалог между работниками и их руководителями о целях карьеры.

2) Для приема новых сотрудников следует привлечь работников для проведения мероприятий по отбору новых кадров.

По нашему мнению план развития карьеры в значительной степени зависит от руководителя, который формально и неформально оценивает работу сотрудника в занимаемой должности и его потенциал, является важнейшим каналом связи между сотрудником и высшим руководством организации, принимающим решения о продвижении, а также располагает ресурсами для развития сотрудника. В свою очередь службы управления персоналом всемерно способствуют выполнению планов развития карьеры отдельных сотрудников, осуществляя общее управление профессионально-должностным продвижением в организации. С этой целью составляются общие планы управления карьерой, в которых отражены основные направления деятельности кадровых служб.

3) Внедрить специализированную программу.

Большое распространение получили программы фирмы 1:С. Они сочетают в себе доступную цену и неплохие характеристики. Внедрение программ этого семейства начинается, как правило, с программы «1С: Бухгалтерия». Для автоматизации склада, торговли существуют соответствующие программы. Однако они не являются готовыми продуктами, которые могли бы успешно работать без настройки, которую весьма нелегко выполнить собственными силами. Набор начальных базовых процедур, как правило, не удовлетворяет потребностям конкретного бизнеса. Для настройки и сопровождения системы «1С: Торговля и склад» предполагается привлечение региональных представителей разработчика. Внедрение «1С: Бухгалтерии» и «1С: Торговля и склад» зачастую обходится заказчикам недешево, но иногда дешевле заплатить и такую сумму, чем разбираться в проблеме своими силами.

В работе менеджера в настоящее время все чаще и чаще можно встретить предметы, которые составляют понятие новая информационная технология. Под ней понимается совокупность внедряемых в системы организационного управления принципиально новых средств и методов обработки данных, представляющих собой целостные технологические системы и обеспечивающих целенаправленное создание, передачу, хранение и отображение информационного продукта (идей, знаний) с наименьшими затратами и в соответствии с закономерностями той социальной среды, где развивается эта технология. Переход на новые информационные технологии оправдан, если он является следствием фундаментального переосмысления и радикального перепланирования деятельности корпорации с целью резкого улучшения критических по отношению к затратам показателей - качества, обслуживания и скорости производственных процессов. Глухов В.В. Менеджмент. - СПб.: Специальная литература, 2012. - С. 654-659.

4) Наличие корпоративной вычислительной сети.

Корпоративная вычислительная сеть - это интегрированная, многомашинная, распределенная система одного предприятия, имеющего территориальную рассредоточенность, состоящая из взаимодействующих локальных вычислительных сетей структурных подразделений и подсистемы связи для передачи информации. Построение корпоративной вычислительной сети обеспечивает:

· реализацию унифицированного доступа специалистов отдела к коммуникационным ресурсам;

· единое управление, администрирование и техническое обслуживание информационно-коммуникационных ресурсов;

· организацию доступа к структурированной информации в режимах on-line и off -line;

· организацию единой системы электронной почты и электронного документооборота;

· защиту электронной почты на основе международных стандартов с созданием защищенных шлюзов в существующие сети передачи данных;

· организацию глобальной службы каталогов в интересах абонентов корпоративной вычислительной сети;

· реализацию единого пользовательского интерфейса, предоставляющего пользователям средства работы с коммуникационными ресурсами корпоративной вычислительной сети;

· взаимодействие корпоративной сети организации с бизнес системами других организаций, вычислительными сетями государственных учреждений, финансово-кредитных органов, участвующих в информационном обмене на правах абонентов коммуникационной корпоративной системы;

· функциональную наращиваемость, обеспечивающую построение корпоративной вычислительной сети, как постоянно развивающейся и совершенствующейся, открытой для внедрения новых аппаратно-программных ресурсов, позволяющих развивать и совершенствовать состав и качество информационно-коммуникационных услуг без нарушения нормального функционирования сети.

Для совершенствования управления в мебельной компании «Maddalena» мы предлагаем провести ряд мероприятий:

1) Провести локальную сеть между всеми отделами компании.

2) Дополнить информацию о деятельности компании на сайте организации.

3) Внедрить программное обеспечение одной из известной программы «1С-предприятие».

4) Обновить техническое оборудование для улучшения работы ООО «Maddalena».

5) Для персонала провести курсы повышения квалификации «Пользователь ПК».

Владение информационными технологиями является непременным условием существования и развития организации. В сложном процессе управления крупной организацией руководство обычно выделяет для себя основные стратегические направления: финансы, кадры, сбыт и др. Как правило, по каждому из них для облегчения сбора и сохранения учетной информации создаются отдельные информационные системы.

Таким образом, применение автоматизированной системы управления персоналом в отделе профессионального развития персонала в компании способствует эффективному ведению кадрового документооборота, выполнение всех учетных кадровых процедур, быстрое получение любой отчетности по персоналу, тем самым, повысило эффективность всей информационной системы в целом. Среди основных практических результатов, которые получило это предприятие при автоматизации службы персонала, - снижение общей трудоемкости цикла управления персоналом, уменьшение суммарных затрат на сопровождение и поддержку системы, сохранение кадрового состава, повышение качества информационной поддержки, уровня защищенности персонала, корпоративной безопасности с точки зрения управления персоналом. Экономический эффект от внедрения интегрированной корпоративной системы на ООО «Maddalena» будет очевиден. Экономия достигается за счет ускорения информационного обмена, более эффективной обработки данных, снижения вероятности ошибок.



Заключение

Сбор информации должен стать важной функцией в каждой компании. Только при наличии выраженной информационной функции в организации регулярно будут поступать сведения надлежащего качества. Неотъемлемая часть хорошо налаженной системы информационного обеспечения компании - это механизм внутрифирменного информирования между подразделениями.

Возрастающая значимость информации как ресурса требует усиления внимания и к способам получения и обработки информации. Высокая потребность в информации для целей управления и бурное развитие информационных процессов выдвинули на первый план создание компонентов ее инфраструктуры. Проблему оптимального использования информационного ресурса призваны решать существующие автоматизированные аналитические и бухгалтерские программы. Однако способ их применения, а также присущая программам разрозненность, отсутствие единых баз данных сводят усилия к минимальному результату. Кроме того, необходимо преодолеть во многом косность мышления, определенные стереотипы, когда речь идет, например, о внедрении информационных технологий и связанных с этим преобразованиях всей организационной (в том числе управленческой) структуры предприятия.

В соответствие с целью курсовой работы разработаны практические рекомендации по совершенствованию информационного и технического обеспечения системы управления персоналом. Для этого был произведен анализ общей системы управления персоналом ООО «Maddalena», внесены предложения по совершенствованию данного процесса.

Данные предложения позволят компании улучшить процесс подбора и найма персонала благодаря объединению в едином процессе кандидатов, работодателей, менеджеров по подбору персонала, в результате чего организация приобретает высококвалифицированных специалистов, наилучшим образом соответствующих потребностям деятельности компании, автоматизировать работу компании.

Разработанная и проводимая руководством ООО «Maddalena» политика существенно расширит сферу деятельности служб управления персоналом и предопределила их качественное обновление.



Список использованной литературы

1. Беляцкий Н.П. и др. Управление персоналом: Учебное пособие. - Мн.: Интерпрессервис; Экоперспектива, 2012. - 135 с.

2. Беляцкий Н.П. и др. Управление персоналом: Уч. пос. / Беляцкий Н.П., Велесько С.Е., Ройш П. - Мн.: Интерпрессервис; Экоперспектива, 2007. Бизюкова И.В. Кадры управления: подбор и оценка. - М.: Изд-во «Экономика», 2012. - 150 с.

3. Бухалков М. И. Управление персоналом: Учебник. - М.: ИНФРА-М, 2013. - 368 с.

4. Веснин В.Р. Основы менеджмента. - М.: Институт международного права и экономики им. Грибоедова, 2012. - 480 с.

5. Виханский О.С. Управление персоналом организации. - М.: Издательство Московского Университета, 2012. - 90 с.

6. Герчикова И.Н. Менеджмент. - М.: Банки и биржи, ЮНИТИ, 2012. -501 с.

7. Герчикова И. Н. Менеджмент персонала. - М.: Юнити, 2012. - 511 с.

8. Гидрович С. Р., Сыроежкин И. М. Игровое моделирование экономических процессов. - М.: Экономика, 2012. - 44 с.

9. Глухов В.В. Менеджмент. - СПб.: Специальная литература, 2012. - 700 с.

10. Грузинов В.П., Грибов В.Д. Экономика предприятия. - М.: Финансы и статистика, 2012. - 208 с.

11. Гусев Ю.В. Методы оценки персонала. // Управление персоналом. - 2015. - № 1. - 54 с.

12. Гусев Ю.В. Стратегия развития персонала предприятий. - СПб.: Изд-во СПбУЭФ, 2013. - 97 с.

13. Дятлов В.А., Кибанов А.Я., Пихало В.Т. Управление персоналом. - М.: ПРИОР, 2012. - 86 с.

14. Егоршин А.П. Управление персоналом. - Н. Новгород: НИМБ, 2014. - 543 с.

15. Егоршин А. П. Управление персоналом: Учебник для вузов. - Н. Новгород: НИМБ, 2013. - 720 с.

16. Кибанов А.Я., Дуракова И.Б. Управление персоналом: отбор и оценка при найме, аттестация: Учебное пособие. - М.: Экзамен, 2012. - 432 с.

17. Комарова Н. Персонал современного предприятия. // Человек и труд. -2015. - № 10. - 99 с.

18. Можайский А. В. Проблемы оценки труда персонала. - М.: Инфра-М, 2013. - 200 с.

19. Одегов Ю.Г., Журавлёв П.В. Управление персоналом: Учебник. - М.: Финстатинформ, 2012. - 878 с.

20. Организация оплаты труда работников предприятия. Сборник научных трудов. - М.: Институт труда, 2013. - 56 с.

21. Основы научной организации труда на предприятии / под ред. Н.А. Полякова. - М.: Профиздат, 2013. - 90 с.

22. Основы управления персоналом: Учебник / под ред. Б.Н. Генкина. - М.: Высшая школа, 2012. - 383 с.

23. Паниотто В. И. Количественные методы в оценке персонала. - Киев: Наукова думка, 2013. - 86 с.

24. Управление аттестационными процессами на современном предприятии / под ред. А.Я .Кибанова. - М.: Инфра-М, 2014. - 231 с.

25. Шекшня С.В. Управление персоналом современной организации. - М.: Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2013. - 359 с.

26. Шибалкин Ю.А. Основы управления персоналом: Учебное пособие для студентов. - М.: МГИУ, 2013. - 250 с.

Размещено на Allbest.ru

...