1. СХЕМА БИЗНЕС - ПРОЦЕССА

Бизнес-процесс - это совокупность взаимосвязанных мероприятий или задач, направленных на создание определенного продукта или услуги для потребителей. Для наглядности бизнес-процессы визуализируют при помощи блок-схемы бизнес-процессов. За каждый бизнес-процесс должен быть назначен ответственный.

Схема бизнес-процесса - это представление пошаговых процессов, где схемы обычно создаются как блок-схемы, в которых фигуры представляют этапы процесса, а последовательность этапов обозначается стрелками.

Блок-схема процесса представляет собой наглядную схему всей цепочки взаимоотношений между всеми участниками бизнес-процесса (потребителями, поставщиками и исполнителями). В процессе составления блок-схемы ставятся вопросы:

Сопоставима ли ценность от данного бизнес-процесса с затратами на его проведение?

Насколько он интегрирован с другими бизнес-процессами?

Могут ли быть сразу обнаружены ошибки этого бизнес-процесса?

Что сделано для улучшения и обеспечения качества этого бизнес-процесса?

Схема бизнес процесса отражает его суть и механизм работы. Создать схему, само по себе не очень сложно. Достаточно понимать на какие вопросы должна отвечать схема и придерживаться алгоритма создания.

Перед тем, как начать описывать бизнес процессы, необходимо установить их границы. Список всех бизнес-процессов компании - платформа, с которой необходимо начинать.

Многие российские компании используют в своей деятельности текстовое описание бизнес-процессов в документах, которые являются процессными регламентами. Но для целей анализа и оптимизации деятельности компании данный вариант не идеален. Описание бизнес-процесса в текстовом виде сложно представить и анализировать системно. При восприятии и анализе текстовой информации человеческий мозг раскладывает ее на ряд образов, на что уходят дополнительное время и умственные усилия.

Виды схем бизнес-процессов

Схемы разрабатываются с помощью целого ряда различных методик: без символов и диаграмм; с использованием символов и диаграмм; построения в зависимости от приоритетов; графически-описательное представление процессов.

Рисунок 1 - Символы в схемах бизнес-процессов

Рисунок 2 - Простая блок-схема бизнес-процесса с использованием символов

Схемы на основе графически-описательного представления является более удобным для реализации.

Алгоритм приведенный ниже будет полезен тем, кто только собирается описывать бизнес-процессы.

1 - Задайте границы процесса

Каждый бизнес процесс начинается и заканчивается с события. Первое, что необходимо сделать, это обозначить события начала и окончания.

2 - Нарисуйте основные блоки процесса

Расположите основные блоки (подпроцессы, операции) бизнес-процесса, в том порядке, в котором они выполняются.

Не усложняйте схему на данном этапе. Отобразите блоки так, будто процесс выполняется идельно.

3 - Добавьте развилки и другие события

А вот теперь пора немного усложнить. Добавьте основные варинты развития процесса и основные промежуточные события. Дополните схему недостающими операциями.

4 - Обозначьте роли участников процесса

В бизнес процессах нет должностей или конкретных сотрудников. Вместо этого используется понятие - роль. Одни сотрудник может выполнять множество ролей. Одну роль может выполнять множество сотрудников. Из набора ролей складывается должность.

По необходимости добавляйте недостающие операции.

5 - Разместите на схеме документы

Документ, это не обязательно официальная бумага с семью подписями. С точки зрения управления бизнес процессами, документ это информация на любом информационном носителе. Электронное письмо, доклад, презентация, СМС - все это документы.

Иногда необходимо отобразить промежуточные продукты. Это заготовки, полуфабрикаты или просто важные части работы, которые переходят из одного блока процесса в другой. Добавьте их на этом этапе. По необходимости.

6 - Добавьте используемые программы и базы данных

Процесс должен отражать, какие программы и базы данных в нем используются.

7 - Расположите инструменты и материалы

Если в процессе используются инструменты и/или материалы, это также нужно отобразить. Основные моменты можно обозначить на схеме бизнес-процесса. Детальное описание лучше дать в комментариях и специальных разделах описания. Отличный вариант - составить схему, ориентированную именно на использование инструментов и материалов. В подобной схеме упор делается не на поток работ, а на то, как, в каком количестве и какие материалы используются в бизнес-процессе.

8 - Определите показатели эффективности в бизнес-процессе

Расположите на схеме бизне-процесса показатели эффективности, которые тем или иным способом учитываются в системе.

9 - Свяжите полученную схему с другими процессами

Каждый бизнес-процесс, это лишь часть большой системы. Все процессы связаны между собой. По сути, связь является чем то, чем процесс обменивается с другими процессами. Обратите внимание - необходимо указать ппроцессы, с которыми связан текущий процесс и то, чем они обмениваются.

Связь бизнес-процесса с другими процессами

10 - Проверьте полученную модель бизнес-процесса

В принципе, схема готова. Схема бизнес-процесса должна отвечать на следующие вопросы:

· С чего начинается и чем заканчивается бизнес-процесс?

· С какими процассми он связан? Чем обменивается?

· Какие операции выполняются? В каком порядке?

· Кто выполняет операции в процессе?

· Какие документы используются и появляются в процессе? В каких операция эти документы используются/появляются?

· Какие инструменты, материалы, ПО и базы данных используются в процессе и в каких операциях?

· Какие показатели эффективности и где именно фиксируются в бизнес-процессе?

Качественно подготовленная схема должна быть проста для восприятия и достаточно информативна. Схема бизнес-процесса должна быть понятна «человеку с улицы».

Схема бизнес процесса, на этапе описания, должна отражать то, как процесс выполняется в реальной жизни.

Данный алгоритм, позволит вам довольно просто и быстро описать необходимые бизнес-процессы.

2. ОРГАНИЗАЦИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ

Организация бизнес-процессов - объединяет мероприятия по установлению их внутренней структуры (технологической, временной, пространственной, организационной) с учетом конкретных условий компании для определенной области. Результатом является план, модель, описание процессов как основа для их реализации.

В мероприятия по организации входят: определение хода процесса и оргструктуры, определение ресурсов, установление руководства, формирование процессных данных и документов, разработка информационного обслуживания и другие аспекты.

Шесть шагов системного подхода

Системный подход к организации процессов базируется на шести шагах и предполагает метод, состоящий из шести пунктов.

1. Исследование исходной ситуации

2. Анализ и оценка

3. Разработка концепции

4. Детализация процессного решения

5. Внедрение

6. Применение

В Шаге 1 проводится исследование фактического состояния процессов с использованием различных инструментов и методов, а также его анализ. Фактическое состояние могут отражать следующие данные: владение процессом и результаты, длительность прохождения заказа (рабочих дней, смен), затраты на обработку заказа (часов/заказ, минут/заказ), количество событий и участвующих рабочих систем, доля событий, создающих и не создающих стоимость, количество организационных уровней, использование площадей, загрузка рабочих систем/мощностей, задержки, время ожидания, условия работы, управление помехами и др. На основе этих причин и стимулов вырабатываются необходимые цели.

В Шаге 2 собранные данные необходимо проанализировать соответствующим образом, подготовить, т.е. упорядочить, проверить на полноту, обработать и оценить.

С учетом выявленных причин неэффективности начинается разработка мероприятий по изменению. В качестве альтернативных вариантов изменений выступают: полная реорганизация процесса или его постепенное улучшение.

В Шаге 3 прорабатываются варианты возможных решений, уточняются требования и необходимые преимущества. Здесь формируются мероприятия по организации процессов, прежде всего, в форме общего планирования возможных вариантов решений. При этом справедливо следующее основное правило: чем больше содержательно отличающихся друг от друга вариантов будет найдено, тем большая вероятность достижения поставленной цели. Варианты решений сравниваются по:

· достигаемым результатам;

· требованиям к реализации;

· затратам и срокам реализации;

· необходимости обучения и переквалификации работников и т.д.

В конце шага принимается окончательное решение о внедрении одного из предложенного варианта. Так как на предыдущем уже определены требования и необходимые мероприятия, то далее переходят к Шагу 4 - детализации процессного решения. Детальное планирование предполагает: собственно детализацию выбранного решения; организацию, перемещение и изменение рабочих систем, иногда рабочих мест; разработку необходимых мероприятий по реализации (проведение переквалификации, организация рабочего времени и системы вознаграждения, изменение кооперации, разработка процессных инструкций и документации).

В Шаге 5 реализуются необходимые подготовительные мероприятия и мероприятия по изменению:

· размещение процесса;

· организация материального потока;

· переквалификация работников;

· изменение организации работы, а также методов, средств производства.

Далее выполняется собственно внедрение на предприятие выбранного решения. Для выявления возможных недостатков и слабых мест проводится пилотный проект, который означает последовательный прогон процесса до достижения запланированных результатов.

Бизнес-процесс начинает функционировать по-новому в Шаге 6. Получаемые результаты необходимо сопоставлять с установленными целями для выявления возможных отклонений и определения возможных корректировок. Полученные результаты и опыт должны обрабатываться и сохраняться. В Шаге 6 необходимо осуществлять постоянное улучшение и совершенствование, для чего используются методы в области планирования, управления и организации процессов.

3. ОПИСАНИЕ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ

Описание бизнес-процесса - это описание последовательности действий сотрудников при выполнении определенных действий в графическом и текстовом виде с целью регламентации действий в коллективе, анализа и оптимизации их последовательности.

Для описания процесса с качественно-количественной, пространственно-организационной и технически-технологической точек зрения используются характеристики (параметры), которые заданы стандартом ENISO 9001:2000. К таким параметрам относятся:

· Цели процесса.

· Объект воздействия (вид, количество, размеры,…)

· Место воздействия (организационная единица, рабочая система).

· Вид и последовательность событий, структура.

· Применяемые средства производства (вид, количество, производительность и т.д.).

· Ход процесса (горизонтальный, вертикальный; пространственно-временной).

· Участие персонала (количество, квалификация, и т.д.).

· Затраты времени на события и общий процесс (длительность процесса).

· Рабочие условия, требования и задания.

· Применяемые технологии, режимы работы.

· Результаты.

· Неопределенные состояния и события.

Необходимо понимать, что бизнес-процесс без описания не существует. Только в процессе описания появляется бизнес-процесс, т.е. невозможно реализовать одно без другого.

При этом все действия, которые описываются в бизнес-процессе, должны быть логичными, их последовательность должна приводить к определенной поставленной ранее цели.

Описание бизнес-процессов - работа творческая. Даже если вы описываете «то, что есть», все равно допускаются некоторые неточности, «сглаживаются» углы, какие-то действия упускаются для простоты восприятия. А если описывается «то, что должно быть», то здесь на основе существующего создается нечто новое. При этом бизнес-аналитик все же ограничен строгими рамками - правил, синтаксиса, логических ограничений.

При этом нужно понимать, что ни один бизнес-процесс не может быть совершенным и на 100% соответствовать реальности. Всегда есть место каким-то упрощениям и допущениям, где-то при реализации даже самого строгого регламента свои коррективы вносит человеческий фактор.

Кроме того, как известно, в любой новой сущности всегда заложена возможность дальнейшего совершенствования. И создание бизнес-процессов также подтверждает этот философский тезис. Как бы вы ни старались описать бизнес-процесс идеально, все равно в нем найдется что-то такое, что также можно улучшить либо сейчас, либо - в будущем.

И здесь очень важно с одной стороны, вовремя остановиться самому, ведь обновленные бизнес-процессы будут реализовывать реальные люди, которые привыкли работать «по старинке», и нужно учитывать их косность мышления и степень обучаемости. Также и автоматизация, которая обычно входит в модернизацию бизнес-процессов, требует определенных вложений. И здесь нужно исходить из реальных возможностей заказчика.

Все это бизнес-консультант должен четко понимать сам, знать, где и на каком уровне допущений он упростил описание бизнес-процесса, а где решил отложить на будущее какие-то решения по объективным причинам (финансы, человеческий фактор). И все это нужно уметь просто и понятно объяснить руководителю бизнеса. Как я уже не единожды писал, я работаю преимущественно с малым и средним бизнесом, где предоставляю широкий комплекс услуг - от выявления проблем и «узких мест» в работе компании до внедрения предложенных мною решений на уровне программных продуктов и систем автоматизации.

Моделирование бизнес-процессов помогает решить сразу две задачи:

· Изучение бизнеса. Графическое изображение в виде схем, т.е. моделирование бизнес-процессов позволяет быстрее понять особенности работы компании и выявить возможные «узкие места».

· Обеспечение наглядности. Как известно, «одна картинка стоит тысячи слов». А потому схематическое изображение работы компании помогает руководителю и владельцу бизнеса намного быстрее понять суть проблемы и оценить предложенные варианты решения. В работе бизнес-консультанта (кстати, как и специалиста по внедрению программных продуктов) очень важно, чтобы клиент понимал все преимущества решения. Не менее важна и обратная связь - руководитель на схеме сможет увидеть какие-то недочеты еще на этапе обсуждения проекта, и внедрение обойдется без дополнительных сложностей и внесения изменений в проект «на ходу».

И сочетание изучения истории появления термина с моим личным опытом дает следующее определение:

Бизнес-процессы необходимы, чтобы представить сложную информацию в простой для восприятия форме для изучения и принятия решения.

Представьте себе обычную компанию, состоящую из разных подразделений: бухгалтерия, кадры, отдел продаж, склад, доставка, производство и т.д. Над всем этим стоит один человек - руководитель бизнеса. Он физически не может на экспертном уровне понимать все виды процессов в бизнесе. Именно потому и нанимают различных специалистов. Но ему необходимо эффективно всем этим управлять, а в определенных случаях - модернизировать.

И здесь на помощь приходят бизнес-процессы. При этом определенные виды человеческой деятельности в рамках компании описываются графическими нотациями и представляются в том виде, который помогает руководству понять, как именно происходит работа на каждом из этапов, и что здесь можно улучшить. При этом руководителю компании не обязательно обладать высокой квалификацией специалиста того или иного профиля.

Конечно, на этом уровне не обойтись без некоторых информационных потерь. Невозможно описать графической нотацией все нюансы и подробности работы каждого сотрудника. Но эти информационные потери оказываются несущественными для понимания процессов в общем и принятия решения.

Как описывать бизнес-процессы

Для того чтобы получить описание реально действующих бизнес-процессов, достаточно просто внимательно изучить последовательность действий каждого сотрудника. Т.е. необходимо получить информацию о входящих данных для запуска определенного процесса, исходящих - т.е. результата действий сотрудника, а также пошагово зафиксировать действия, которые потребовались.

После того, как вся информация собрана, ее нужно перевести в графическую нотацию. Здесь стоит понимать, что именно графические нотации считаются «хорошим тоном» при составлении описаний бизнес-процессов. Для себя вы можете составлять нотацию как вам удобнее, текстовые варианты описаний также существуют и применяются, например, некоторыми разработчиками программного обеспечения. Но если вы составляете нотацию, которую будут читать другие люди, не важно, разработчик программы или руководитель компании, выбирайте графику.

Причина такого решения проста: в графическом виде информация лучше воспринимается. Если вы предложите человеку «стену текста», ему потребуется много времени и сил, чтобы разобраться, о чем вы вообще говорите. А охватить задачу целиком в этом случае - почти не реально. Другое дело графические схемы - здесь можно изучать бизнес-процессы на разных уровнях детализации, да и быстро «охватить взглядом в общем» графическую схему сможет любой человек.

Рекомендуемая последовательность действий:

1. Собираем участников процесса (сотрудников);

2. Собираем входящую информацию, необходимую и достаточную для запуска процесса;

3. Собираем используемые системы. Это может быть учетная система,CRM, электронная почта, таблицы Excel и т.д. Все, что реально используется в работе, необходимо зафиксировать.

4. Определяем ожидаемый результат - что будет в конце процесса.

5. Собираем последовательность действий, которые выполняет человек.

6. Вычленяем условия. В зависимости от разных входящих данных и промежуточных результатов действия могут быть разными.

7. Описываем всю собранную информацию в графическом виде в удобной нотации (IDEF3, BPMN 2.0 и т.д.).

Правила описания бизнес-процесса

Выше было указано о творческом подходе, о возможностях включения условий и вариантов действий в описании бизнес-процессов. В результате может показаться, что любое описание действий человека «на работе» можно посчитать описанием бизнес-процесса. На самом деле, существуют строгие рамки и правила, которые определяют, можно ли назвать перечень действий описанием бизнес-процесса (в графической или текстовой форме) или нет:

· Законченность. Бизнес-процесс должен четко отвечать на вопрос, стоящий перед ним. Если мы говорим о процессе продажи определенного товара или услуги, то бизнес-процесс должен полностью описывать действия, необходимые для получения указанного результата, и завершающегося именно таким результатом (с определенными допущениями, о которых я говорил выше).

· Лаконичность. Бизнес-процесс должен сочетать в себе достаточность, т.е. описывать все необходимые этапы и действия, при этом быть максимально лаконичным для простоты восприятия. Лично я вывел для себя «правило 15 минут» -- если за этот период времени возможно объяснить руководству компании представленный бизнес-процесс, значит, его можно показывать заказчику. Получается быстрее - прекрасно, требует больше времени и слов - надо подумать, что можно сократить и упростить.

Помните, что человек воспринимает зрительно определенный объем информации, ограниченный, в том числе, определенным размером листа или экрана (это связано с особенностями зрения), а также числом элементов (возможности мозга также ограничены). Простой и лаконичный бизнес-процесс заказчик поймет, просто «охватив» схему взглядом. Сложный и перенасыщенный деталями придется изучать не один час просто для того, чтобы понять, что там отображено. Скорей всего, руководитель компании, который не является экспертом в работе отдельных подразделений, а также ограничен по количеству свободного времени, просто не будет изучать столь сложную конструкцию, и не поймет сути даже самых выгодных предложений.

· Использование общепризнанных нотаций. Не стоит изобретать собственные обозначения и правила. Используйте нотации, которыми пользуются во всем мире. Здесь как с языком - вы можете придумать свой особый язык, но понимать его никто, кроме вас, не будет. Так и с нотациями - есть уже устоявшиеся, известные людям и, что также немаловажно, интуитивно понятные нотации. Они потому и стали популярны, что в процессе их создания и доработок постоянно тестировались на простоту, однозначность и удобство. Если вы будете использовать готовые нотации, вас будут понимать, воспринимать, как эксперта, да и сами правила нотаций уберегут вас от логических ошибок.

· Все участники бизнес-процесса должны быть учтены и прямо указаны. Делать это необходимо без использования сносок с нумерациями, комментариях в объектах Swimm line (специальные сноски) и т.д. Этим нередко «грешат» любители создавать собственные конструкции вместо использования готовых нотаций. Где-то у них названия не помещаются, где-то им кажется, что длинное название в теле бизнес-процесса будет неудобным. В результате либо приходится искать в сносках, о ком именно идет речь, либо создатели таких бизнес-процессов просто забывают указать кого-то из участников.

· Понятное потребителю описание. Самое главное - ваш потребитель, тот, кто будет читать эту нотацию, должен быстро и, в идеале, даже без ваших пояснений понимать описание бизнес-процесс.

Все остальное зависит только от вас и потребителя описания бизнес-процесса. Если вам очень нравится применение различных цветов (для стрелок или объектов), это вполне допустимо. Если нотация соответствует перечисленным выше правилам и понятна потребителю, создано именно то, что нужно. И это действительно описание бизнес-процесса, профессиональное и оптимальное для работы.

Представление бизнес-процессов предполагает использование соответствующих инструментов: символы, показатели, графики, диаграммы, графы, бланки, а также таких решений, как специальное программное обеспечение.

Рисунок 3 - Представление бизнес-процессов

Распространенной формой представления может быть графическая блок-схема.

Пример. На рисунке 4 показан пример прохождения заказа на изготовление запасной детали для сельскохозяйственной техники. Из него следует, что процесс объединяет семь событий; область рассмотрения - 4 организационные единицы.

Рисунок 4 - Графическая блок-схема прохождения заказа

Связь участвующих организационных единиц отмечается линией, что повышает наглядность представления, однако, не несет необходимой информации о времени прохождения, затратах на обработку или перерывах. На таблице 1 аналогичная информация представлена с организационно-временной точки зрения.

Таблица 1 - Организационно-временное представление прохождения заказа.

Подобный вид описания является простым и низкозатратным, однако предоставляет такую полезную информацию, как прохождение через организационные единицы, время прохождения заказа, затраты на обработку и др.. Кроме того, он позволяет сделать выводы о высокой доли времени промежуточного хранения, возможных «узких местах» в производстве, повторяющейся смене ответственности во время обработки заказа.

Программное обеспечение в представлении процессов

Представление процессов также может проводится с применением специального программного обеспечения. Использование автоматизированных методов позволяет снизить затраты, провести симуляцию и визуализацию возможных решений, а также применять и модифицировать ранее разработанные решения. Существуют различные программные продукты для решения задач анализа и организации процессов. Их можно разделить на 3 группы:

- Стандартные графические пакеты, для представления процессов в электронном виде (визуализация). Например:ABC-FlowCharter, CorelFlow, Visio.

- Программное обеспечение для анализа построено на базе графических пакетов и позволяет, наряду с визуализацией, обрабатывать некоторые данные процессов. Например: Ablauf-Profi, Proplan, Vamos-BE.

- Процессно-ориентированное программное обеспечение. Эта группа предлагает широкие функциональные возможности. Обычно в данных продуктах реализованы модули для анализа процесса, моделирования и визуализации, а также поддерживаются оценка и документация.

4. АНАЛИЗ БИЗНЕС ПРОЦЕССОВ

Анализом бизнес-процессов называется процедура систематического получения информации для определения, оценки, идентификации предмета исследования с целью его улучшения. Необходимость в анализе вызвана конкурентным положением компании. Сравнение цен и затрат на продукцию разных участников рынка может помочь ей усовершенствовать свою работу. Свидетельствовать о нестабильном положении фирмы могут следующие факты: высокие затраты на модернизацию оборудования при смене технологии изготовления продукции; существенные расходы на транспортировку и хранение внутри организации готовых изделий; низкий процент времени обработки в общем цикле, который проходит продукт от создания до продажи; длительное время поставки товара; чрезмерно широкий ассортимент производимой продукции; проблемы со сроками выполнения договоров. Эти индикаторы относятся к ключевым процессам. Однако для оценки следует использовать информацию о всех видах деятельности производственного цикла фирмы. Чтобы получить сведения о аспектах работы компании, используются следующие процедуры:

аудит бухгалтерской отчётности;

изучается производственная документация; описывается алгоритм производства; бизнес системный графический инжиниринг

Основной целью анализа бизнес-процессов является улучшение их работы посредством принятия наиболее эффективных управленческих решений. Успешная реализация задачи может быть достигнута следующими действиями, применяемыми в совокупности:

определение финансовой отдачи от использования ресурсов процессов;

исследование внутренних и внешних факторов, которые влияют на результаты деятельности фирмы;

оценка выполнения установленного плана; анализ использованных возможностей предприятия; разработка плана оптимизации процессов.

Выделяют несколько методик оценки процессов. С помощью любой из них можно рассмотреть этапы производственного цикла компании, оптимизировать работу предприятия.

SWOT-анализ

Данный способ предполагает изучение процесса с помощью определения его слабых и сильных сторон, возможностей улучшения и угроз снижения эффективности. Алгоритм таков: Опрос руководства и работников предприятия. Обработка полученных результатов, оценка общих моментов в ответах. Построение таблицы. SWOT-анализ является инструментом подробной оценки процесса, результаты исследования могут быть использованы для дальнейшего поиска способов оптимизации работы предприятия. Определение проблем процесса Этот метод считается простейшим средством качественного исследования причин низкой эффективности производственного цикла организации. Его назначение состоит в установлении направления последующего углубленного анализа. Алгоритм процедуры исследования следующий: Формирование схемы бизнес-процесса с помощью отображения выполняемых функций и исполнителей. Опрос руководителей и сотрудников, участвующих в анализируемом действии. Установление проблемных участков. Полученная схема обсуждается и анализируется, результаты исследования используются при планировании реорганизации и оптимизации бизнес-процесса. Данный метод позволяет акцентировать внимание на деталях каждого из этапов производственного цикла.

Распределение по уровням

Ранжирование предназначено для характеристики наиболее крупных процессов предприятия. Алгоритм таков: Составляется перечень основных этапов цикла. Действия ранжируются в зависимости от степени важности, состояния, эффективности или любых других параметров. Полученная информация позволяет принять решение, какой из процессов следует улучшать в первую очередь. Этот метод не подходит для составления долгосрочных проектов по корректировке деятельности компании, так как основан на быстром анализе ситуации. Анализ по отношению к типовым требованиям Каждый бизнес-процесс можно рассматривать с точки зрения соответствия неким универсальным требованиям. Чаще всего для сравнения используются международные стандарты качества продукции. Если оценка показала, что исследуемый процесс удовлетворяет всем установленным положениям, то дальнейшая работа будет состоять в поиске способов улучшения уже имеющихся показателей. Визуальный анализ графических схем Метод заключается в изучении графического изображения этапов производственного цикла. Такой способ поиска возможностей оптимизации считается существенно ограниченным из-за ряда особенностей:

Подробно описать процесс с помощью одной схемы невозможно; любые ошибки при формировании делают анализ неэффективным; выводы можно сделать только при наличии практического опыта принятия лучших решений. Алгоритм следующий: Рассматривается каждая деталь процесса. Анализируется содержание этапов цикла. Устанавливается перечень необходимых документов. Проверяется наличие информации во входящих бумагах. По итогам полученной информации составляется таблица, в которой указываются все осуществляемые операции и составляемые документы. Оптимизация работы компании достигается с помощью поиска неиспользуемых бумаг, а также функций, которые не могут выполняться из-за отсутствия необходимых отчётов. Графический анализ позволяется выявить лишние или дублируемые процессы, недостающие этапы цикла. Используемые показатели Анализ процессов осуществляется для оценки результативности производственного цикла компании. Для этого используется система показателей. Существует три их вида: Структурные. Они представляют собой соотношение исходных данных, при этом цифра в числителе является частью, принадлежащей показателю в знаменателе. Например: Относительные показывают отношение показателей разных областей работы компании. Например, производительность продукции: Коэффициенты показывают соотношение цифр разных периодов, но имеющих одинаковые единицы измерения.

Сравнение цен, затрат и продуктов/услуг может прояснить необходимые требования и подтолкнуть к улучшению. Индикаторами фактической ситуации могут служить:

· длительное время поставки продукции ивозникающие проблемы со сроками выполнения заказов;

· непрозрачный ход процесса и недостаточная его глубина;

· чрезмерно широкий спектр продуктов и деталей;

· частая смена мест возникновения затрат при прохождении заказа;

· значительные внутрифирменные транспортные и складские затраты, замораживание материалов и площадей;

· высокие затраты на переоборудование при смене продукта или технологии;

· низкая доля времени обработки в общем времени прохождения заказа;

· высокие затраты и высокая загрузка мощностей; появление «узких мест» и др.

Названные индикаторы относятся, преимущественно, к ключевым процессам. Однако это не означает, что все исследование должно быть сосредоточено исключительно на них. Больший результат приносит анализ всех видов бизнес-процессов - ключевых, управленческих, поддерживающих.

Структура процесса

Для идентификации процесса как необходимого условия его улучшения, требуется определение его структуры. Здесь могут использоваться следующие данные:

· требования (количественные, качественные, экономические, экологические, временные);

· технологическая последовательность событий и действий (трансформаций), определяющая строение и характеризующая процесс по виду и цели;

· актуальная структура (последовательность выполняемой работы), как пространственно-логическая последовательность прохождения заказа через организационные единицы и рабочие системы;

· процессно-ориентированные данные, такие как длительность процесса (длительность обработки заказа), использование персонала, площади, затраты на создающие и не создающие стоимость события (транспортировка, хранение и складирование).

Для определения данных необходимы следующие инструменты:

· производственная документация и регламент;

· проведение аудита;

· проведение интервью и самоописание работников;

· описание последовательности выполнения работ;

· workshop с участниками процесса.

При изучении данных получаются ответы на следующие вопросы:

а) какой процесс анализируется? какие функциональные области или организационные единицы участвуют? когда и какие функции должны выполняться? Как выглядят результаты этих функций? Какие следствия должны исходить из этих результатов?

в) относительно хода работы - какие этапы и как они должны выполняться? какое время прохождения заказа? какие затраты? с помощью чего выполняются рабочие этапы? Какие существуют требования к качеству?

с) относительно материального потока - какие виды ресурсов? какова потребность в мощностях? какой объем мощностей в наличие? какие мощности не задействованы? какова частота колебаний в использовании мощностей? Какова матрица поступления - передачи материалов?

d) относительно информационного потока - откуда поступает информация (вход)? какие данные? по какому пути поступают? Как обрабатываются данные? куда поставляется исходящая информация (выход)?

Показатели, используемые для анализа бизнес-процессов

Анализ означает в первую очередь оценку результативности, которая получается с помощью показателей. Для непрерывного процесса улучшения также как и для эффективного управления необходимо построение системы показателей, которая состоит из двух и более факторов. Различают три вида показателей: структурные, относительные и измеряемые или индексы.

Структурный показатель представляет собой отношение части к целому, причем цифра в числителе является частью цифры в знаменателе.

Например,

Относительные показатели отражают отношение различных данных друг к другу. Например,

Стоимость одного рабочего часа:

Производительность труда за один рабочий час:

Затраты на один тонна-километр:

В коэффициентах и индексах соотносятся цифры в равных единицах измерения, но из различных, большей частью равных по величине периодов или относящиеся к различным моментам времени.

Примеры

Показатель оборота:

Если выразить показатель А в процентах от показателя Б, тогда говорят об индексе:

Примеры индексов: оборот в базовом году взят за 100%, тогда индекс оборота в текущем году составит:

Для оценки интегральной результативности внедрения бизнес-процессов предприятия существует европейская модель оценки совершенства EFQM, которая была основана в 1988 году четырнадцатью ведущими предприятиями Европы на паритетных началах с целью разработки для улучшения и упрощения производственных процессов на предприятиях. Один раз в год одно предприятие награждается Европейской наградой качества (European Quality Award). Получить ее может одно из предприятий, внедривших у себя модель EFQM и получившее наилучшие результаты.

Рисунок 5 - Европейская модель оценки совершенства EFQM.

5. ОПТИМИЗАЦИЯ БИЗНЕС ПРОЦЕССОВ

Любая компания, производство или бизнес - это организованная команда работников, которые в полном объеме выполняют все поставленные задачи. Обязанность руководителя - обеспечить производственный процесс задачами, которые в комплексе помогают достичь главного результата - повышение прибыли. Оптимизация бизнес-процессов (Business Process Optimization) - непосредственная разработка и реализация мероприятий по совершенствованию (реорганизации) бизнес-процессов компании.Исследование их фактического состояния позволяет сформулировать цели по совершенствованию (реорганизации). Например, завоевание доли рынка, снижение времени прохождения заказа, уменьшение материальных запасов и др.

Оптимизация направляется на реализацию поставленных целей и содержит мероприятия, устраняющие обнаруженные проблемы. К ним могут относиться: вопросы сопряжения измененных технологий, измененных рабочих систем, слишком большое число уровней управления, простои, неиспользуемые мощности, дублирование рабочих заданий, ошибки в передаче информации, потеря информации, ошибки в документации м др.

При разработке мероприятий по оптимизации следует учитывать параметры влияния: логистические, экономические, временные, пространственные, персональные.

Логические - это количество этапов процесса, технологическая реализуемость, последовательность событий, организационное взаимодействие.

Экономические - низкие затраты, высокая загрузка мощностей, низкий уровень запасов, экономичная глубина процесса, гибкость, высокая доля создания стоимости.

Временные - короткое время прохождения заказа, низкая доля вспомогательного времени, низкая доля времени переналадки,гибкость производственного времени.

Пространственные - возможность расположения необходимых рабочих мест, возможность упорядочения рабочих систем, минимальные транспортные пути, возможность изменения порядка расположения рабочих систем.

Персональные - объем работы и потребность в персонале, обеспечение необходимой квалификации, повышение квалификации, гибкое рабочее время для персонала. Оптимизация процессов в организации бизнес-деятельности - неотъемлемая составляющая часть успешного развивающегося проекта.

Зачем нужна оптимизация бизнеса

Принимая решение о том, в какой отрасли строить свой бизнес, невозможно наперед спрогнозировать все риски, особенности и недостатки рынка. Любой рынок - это динамика в лучшую или худшую сторону, поэтому нужно уметь правильно и своевременно проводить процессы оптимизации для реорганизации существующей концепции ведения бизнеса.

Оптимизация работы начинается с определения задач. Чтобы провести эффективную работу по улучшению уже существующего проекта, необходимо изначально определиться с целью: для чего нужна оптимизация, какая ее роль, на каком этапе целесообразно проводить улучшение, и какой итог всей кампании.

При удовлетворительной работе предприятия, руководитель интуитивно понимает, что можно обслуживать клиентов быстрее, качественнее, охватить больший объем потенциальной клиентской базы. Для этого нужно провести комплекс работ, которые направлены на улучшение работы каждого сотрудника, отдела, центра ответственности. Оптимизация бизнеса необходима в таких случаях:

· при необходимости увеличить производительность предприятия;

· для увеличения качества обслуживания;

· в случае высокой конкуренции на рынке;

· для модернизации отдельных процессов компании, которые будут отвечать новым требованиям;

· для увеличения доходности;

· при необходимости сократить рабочие места, но увеличить производительность всего бизнеса;

· при расширении бизнеса;

· в случае сокращения производительности;

· для планового усовершенствования бизнеса с целью получения большей прибыли.

Работы по проведению оптимизации бизнеса проводятся на любом этапе развития. Однако, чаще всего, такие действия имеют четкую структуру, которая помогает увидеть текущие проблемы и методы их устранения.

Обязательные 4 правила эффективной оптимизации

Цель оптимизации бизнеса - улучшить продажи, увеличить эффективность работы, снизить недостатки. Однако для того чтобы такая структура работала, необходимо провести ряд процедур, которые направлены на изучение и составление модели ведения бизнеса на данном этапе.

Топ-менеджеры не должны проводить оптимизацию процесса в собственной компании. Это дело профессиональных структур, которые получили образование, владеют технологиями оптимизации, имеют опыт в проведении методик эффективного улучшения бизнеса.

Методы оптимизации процессов сегодня представлены в огромном количестве. Отличаются они по продолжительности, принципу внедрения, эффективности. Однако для того чтобы каждый используемый метод был действительно полезным для конкретного бизнеса, стоит соблюдать 4 основных правила оптимизации.

Правило №1 - Основа оптимизации

По сути, главная задача оптимизации - это сгруппировать все процессы бизнеса таким образом, чтобы в итоге он работал более продуктивнее, эффективнее, качественнее. Поэтому прежде чем проводить улучшение в отрасли или в бизнесе, в целом, необходимо выделить и разделить бизнес-процессы, составить условную пиктограмму, которая отвечает на вопросы:

· продолжительность бизнеса;

· эффективность и результативность (в цифрах прибыли);

· количество отделов, людей в каждом из отделов, количество руководителей и рабочего персонала;

· успехи на рынке за время существования;

· риски рынка;

· особенности ведения бизнеса, его специфика;

· ход протекания процессов.

Такая четкая структура позволяет увидеть «со стороны» все важные моменты и особенности конкретного бизнеса, в чем его «промахи», и какие действия дали результат. Проще говоря, основа оптимизации должна состоять из детального обзора конкретного предпринимательства, его целей и поставленных, но нереализованных задач.

Правило №2 - «Чистить рыбу с хвоста»

Данное правило дает возможность оценивать оптимальность от «частного к общему». То есть, стоит обратить внимание на отдельные недостатки продуктивности, ее нереализуемые моменты. К примеру, есть задача продавать 10 машин в салоне Люкс класса. На сегодняшний момент реализация - 5 машин. Специалист, при разборе данной ситуации учитывает такие моменты, как:

· продолжительность бизнеса;

· количество персонала;

· специфика рынка;

· конкуренция;

· ценовая политика салона;

· наличие привлекательных моментов для покупателя;

· качество реализуемого товара.

На основе полученных данных можно составить график, который покажет количество продаж, и что для этого делалось ранее. Специалист оценивает перспективы, дает рекомендации, которые помогут улучшить продажи при соблюдении конкретных правил. То есть, изначально ставиться цель, оценивается модель оптимизации и проводится ее внедрение. Такая суть определяется термином «оптимизация». Если же целесообразно применение «от общего к частному», то тогда процесс будет называться «реинжиниринг» или комплексное, системное изменение всего бизнеса, начина с основания.

Правило №3 - Гибкость оптимизации

Если бизнес работает слаженно несколько лет, есть определенная стабильность, которая не улучшается в динамике, но и не ухудшается, то целесообразно перед проведением оптимизации провести дополнительное исследование взаимодействия всех внутренних процессов слаженной системы. В некоторых случаях оптимизация - это полное перенаправление бизнеса, что может негативно сказаться на отдельных, ранее прибыльных структурах. Поэтому гибкость в оптимизации должна «сглаживать» возможные негативные моменты, которые могут проявиться как сразу, так и через некоторое время после реструктуризации.

Правило №4 - Человеческий фактор

При проведении оптимизации стоит быть готовым к тому, что не все сотрудники смогут оценить любые новшества. Поэтому нередко наблюдается сокращение рабочих мест на предприятиях с оптимизацией процесса. В любом случае стоит понимать, что оптимизация не ставит за цель сократить рабочие места, она ставит цель - перераспределить рабочие моменты таким образом, чтобы весь бизнес только выиграл. По сути, исчезает такое понятие, как «ненужный» человек в офисе, каждый работник занимается своим делом, четко выполняет задачи, следует графику.

Методы, которые помогут оптимизировать бизнес

Пошаговая оптимизация бизнес-процессов, их концепция и варианты организации зависят от целей, специфики бизнеса и предполагаемого результата. Первые методы оптимизация бизнес-процессов компании, которые предусматривали полный анализ рынка и варианты расширения проекта, описаны в литературе М. Хаммера и Дж. Чампи.

Метод оптимизации инжиниринг

Инжиниринг - комплекс внедрения новых технологий информационного характера, которые помогают смоделировать существующую организационную структуру бизнеса. При оказании платных услуг инжиниринга бизнесмен получает консультации разного характера, которые помогут в дальнейшем обеспечить процесс производства, улучшить эксплуатацию сооружений, обслуживание хозяйственных объектов, продажи продукции. Существует консультативный, технологический и финансовый инжиниринг.

Специалисты, которые предоставляют услуги инжиниринга, обязаны иметь высшее инженерное, управленческое образование. Консультации данного характера подразумевают знания в области инженерии, а потому без специального образования получить конструктивную и полезную помощь невозможно.

Метод реинжиниринга

Реинжиниринг - это полный отказ от существующих бизнес-процессов и методов. Такой внутренний метод позволяет привлечь инвестиции, внедрить новые технологии, усовершенствовать технические средства, увеличить рост технологического прогресса. Используют методы сокращения ресурсов, кадров, разрывов «слепых мест», объединения работ нескольких отделов в один. Риск - возможная остановка производственного процесса, поскольку некоторые моменты требуют полного переформатирования существующего процесса.

Реинжиниринг является лучшим вариантом в том случае, если существующий бизнес не приносит реальной прибыли, стоит вопрос либо о банкротстве, либо об усовершенствовании существующего бизнеса. По сути, стоит быть готовому к тому, что производство на некоторое время нужно будет приостановить.

Метод непрерывного совершенствования (CPI)

Системы оптимизации бизнеса необходимо постоянно совершенствовать, подстраивать под новые потребности развивающего бизнеса. CPI-метод позволяет произвести планирование процесса таким образом, чтобы усовершенствовать все его этапы. Методология управления процессами - это основа планирования для динамического рынка, который сложно предугадать. Отличается такой метод тем, что весь процесс оптимизации является длительным, а производственный процесс не прекращается, а просто постепенно усовершенствуется.

Метод Total Quality Management

Создание нового продукта, который отвечает запросам современного рынка. В данном случае план может разрабатываться как параллельно существующему проекту, так и с заместительным подходом старой продукции. Мероприятия и действия программы направлены на поэтапное усовершенствование рабочих процессов, производству продукции изначально в ограниченный период времени.

Оптимизация бизнеса или отдельных его процессов - это обязательный момент в развитии. Однако выбирая конкретный метод, стоит обращать внимание не только на продолжительность его реализации, но и на итоговый результат. В некоторых случаях неправильная и непрофессиональная оптимизация ведет к снижению прибыли, продуктивности всего бизнеса.

Рикунок 6 - Методы оптимизации бизнес-процессов.

Метод исключать обозначает уменьшение уровней процесса, ликвидацию причин помех, сокращения транспортных путей, исключение входного контроля.

Упрощать предполагает уменьшение сложности в прохождении заказа, снижение комплексности структуры продукта, организацию работы, разделение работ

Стандартизировать - программы, технологии, методы, продукты, комплектующие, этапы.

Сокращать - места возникновения затрат, количество и продолжительность событий, деталей, производственные затраты.

Ускорять - параллельный инжиниринг, симуляцию, быстрое проектирование образцов, автоматизацию.

Изменять - необходимые материалы, технологии, методы работы, расположение, рабочие системы, объем заказа/партии, порядок обработки.

Обеспечивать взаимодействие организационных единиц, рабочих систем, работников.

Выделять и включать - необходимые процессы, комплектующие.

Размещено на Allbest.ru