Делопроизводство в государственном и муниципальном управлении

Размещено на http://www.allbest.ru/

Дисциплина: Делопроизводство

1. Делопроизводство в государственном и муниципальном управлении

1.1 Опишите признаки каждой из существующих форм организации делопроизводства

Ответ

Делопроизвомдство (документационное обеспечение управления) -- отрасль деятельности, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними.

В Российской Федерации данная деятельность регламентирована «ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Делопроизводство подразделяется на три стадии:

- создание документов (документирование);

- организация движения и учёта документов (документооборот);

-хранение документов (архивное дело).

В российских организациях ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в структурных подразделениях возлагается на руководителя организации. Непосредственное ведение делопроизводства осуществляется должностными лицами, на которых возложена ответственность за делопроизводство, учёт и сохранность документов.

Состав организационно-распорядительных документов определяется в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД). Общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в России установлены ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов».

Существует три формы организации делопроизводства: централизованная, децентрализованная и смешанная.

Централизованная форма предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении одного специализированного структурного подразделения (канцелярии, общего отдела) или одного сотрудника (секретаря учреждения). В этом подразделении (или этим сотрудником) выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания до сдачи в архив: прием и обработка поступающих документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочно-информационная работа, систематизация и хранение документов, отправка документов, обработка документов для их передачи в архив.

Централизация отдельных операций по обработке документов является наиболее рациональной формой организации делопроизводства, так как позволяет снизить затраты на обработку документов, улучшить организацию труда работников службы дело производства за счет специализации и взаимозаменяемости отдельных работников, эффективно использовать оргтехнику, достичь единства организационного и методического руководства документационным обеспечением. Однако полная централизация работы с документами возможна только в небольших учреждениях с объемом документооборота до 10 тыс. документов в год.

Децентрализованная форма организации документационного обслуживания представляет собой полную противоположность централизованной службы. Каждое структурное подразделение одной организации создает свою собственную службу для работы с документами, в которой автономно выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного структурного подразделения. Эта форма характерна для организаций и учреждений, аппарат которых территориально разобщен, а также для тех, в которых документирование деятельности имеет специфические особенности (например, исходя из соображений защиты информации или самостоятельности деятельности структурных подразделений).

Смешанная форма организации работы с документами -- самая распространенная. При этом часть операций (чаще всего прием и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение) сосредотачивается в центральной службе делопроизводства, а в каждом структурном подразделении (в департаментах, управлениях, отделах) выполняются операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их предархивной обработке.

Вариантом смешанной формы является такая организация работы с документами, при которой одна и та же технологическая операция (например, регистрация документов или контроль за их исполнением) проводится для одних массивов документов централизованно (в канцелярии), а для других -- децентрализованно (в структурных подразделениях). Разделение массивов документов в случае использования традиционных (ручных) методов работы проводится по критерию адресования -- если документ адресован руководству организации, он регистрируется в канцелярии, если руководству структурного подразделения, то в этом подразделении. Чаще всего в структурных подразделениях регистрируют внутренние документы -- по месту их создания. Например, в бухгалтерии -- бухгалтерские документы, в отделе кадров -- документы по личному составу и т. д.

Использование новейших компьютерных технологий, наличие факсимильных аппаратов, факс-модемных устройств компьютеров позволяют организовать прием и регистрацию поступающих документов, контроль за их исполнением, информационно-справочную работу в структурных подразделениях.

В создании и организации службы делопроизводства вопрос выбора организационной формы -- один из самых сложных. Действующие государственные нормативно-методические документы не регламентируют форму работы с документами.

В каждом конкретном случае выбор организационной формы работы с документами остается прерогативой самой службы делопроизводства и руководства учреждения. Решение этого вопроса связано с первоначальной организацией службы делопроизводства. В зависимости от изменений, которые происходят в связи с преобразованиями самой организации (фирмы), от модернизации технологии обработки документов изменяется и степень централизации и децентрализации работы с документами.

Регламентация выбранной формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.

Таким образом, при централизованной форме организации делопроизводства все операции по обработке документов сосредоточиваются (централизуются) в едином для всего учреждения центре -- канцелярии, общем отделе или у секретаря. Децентрализованная форма предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями учреждения; при этом в каждом из них выполняется относительно однородный набор делопроизводственных операций. Не следует смешивать децентрализованную форму организации делопроизводства, при которой делопроизводственные операции выполняются в различных структурных подразделениях учреждения, с организационной структурой службы делопроизводства, имеющей специализированные подразделения, -- экспедиции, машбюро, контрольные группы и т.д. При смешанной форме операции выполняют централизованно (прием, регистрация, контроль, размножение документов) и децентрализованно (справочно-информационное обслуживание, хранение документов, формирование дел).

Форму организации делопроизводства выбирают с учетом размера учреждения, объема документооборота, состава структурных подразделений. В мелких учреждениях (когда документирование осуществляется непосредственно в подразделениях), а также в территориально разобщенных (расположенных, например, в различных районах большого города) выбирают централизованную форму. В большинстве же учреждений и организаций используют смешанную форму организации делопроизводства.

Наиболее рациональной формой организации отдельных делопроизводственных процессов и операций является централизация, поскольку она позволяет:

- снизить стоимость делопроизводственных операций;

- улучшить организацию труда делопроизводственного персонала и, в частности, внедрить его нормирование;

- обеспечить специализацию и взаимозаменяемость работников;

- использовать прогрессивные и производительные технические средства;

- обеспечить единство организационного и методического руководства.

В современных условиях полностью централизовать делопроизводственное обслуживание можно только в сравнительно небольших учреждениях. В крупных учреждениях следует стремиться к целесообразной централизации отдельных функций делопроизводства, таких как прием и отправка документов, регистрация и контроль исполнения документов, стенографирование и печатание документов, их размножение, методическое руководство делопроизводством.

1.2 Заполните таблицу. Функции и особенности делопроизводства в государственном управлении

Функции	Особенности
обеспечивающая	обеспечение процесса предприятия документированной информацией необходимого количества и содержания;
преобразующая	преобразование недокументированной информации в документированную (в виде бумажных или электронных документов);
учетная	выражается в формировании системы учета документов и присвоении им учетных признаков, позволяющих в дальнейшем идентифицировать документы в процессе систематизации, хранения и перемещения;
обработки	выражается в упорядоченном обращении с документами и выполнении с этой целью действий по их систематизации, хранению и перемещению;
контрольная	выражается в «отслеживании» состояния делопроизводства в процессе функционирования с целью непрерывного совершенствования.
	(от лат. - «начало») - основополагающие начала, исходя из которых вырабатываются основные направления деятельности, определяются оптимальные средства и способы решения делопроизводственных задач по каждому из направлений
эффективность	функционирование делопроизводства должно способствовать эффективности деятельности предприятия в целом;
надежность	гарантированное обеспечение потребностей предприятия в документированной информации;
своевременность	требуемая документированная информация должна поступать в распоряжение предприятия к определенному сроку (в конкретный период времени);
комплексность	согласованное и целенаправленное удовлетворение потребностей предприятия в различных видах документированной информации, в первую очередь управленческой;
упорядоченность	документированная информация перемещается (между предприятием и его партнерами, а также внутри его) в соответствии с функциональным назначением и «пропускными» возможностями каналов информационного обмена, предусмотренных схемой документооборота предприятия;
гибкость	способность подсистемы обеспечения документированной информацией к саморазвитию в зависимости от условий функционирования.

2. «Подготовка и оформление документации в органах государственной власти и органах местного самоуправления»

2.1 Проанализируйте правила пользования информацией и средства ее защиты

Ответ

На современном этапе существуют следующие предпосылки сложившейся кризисной ситуации обеспечения безопасности информационных систем (ИС):

· современные компьютеры за последние годы приобрели большую вычислительную мощность, но одновременно с этим стали проще в эксплуатации; делопроизводство документация местный самоуправление

· прогресс в области аппаратных средств сочетается с ещё большим развитием программного обеспечения;

· развитие гибких и мобильных технологий обработки информаций привело к тому. Что практически исчезает грань между обрабатываемыми данными и исполняемыми программами за счёт появления и широкого распространения виртуальных машин и интерпретаторов;

· несоответствие бурного развития средств обработки информации и медленной проработки теории информационной безопасности привело к появлению существенного разрыва между теоретическими моделями безопасности, оперирующими абстрактными понятиями типа «объект», «субъект» и реальными категориями современных ИТ;

· необходимость создания глобального информационного пространства и обеспечение безопасности протекающих в нём процессов потребовали разработки международных программ и стандартов, следование которым может обеспечить необходимый уровень гарантии обеспечения защиты.

Вследствие совокупного действия всех перечисленных факторов перед разработчиками современных ИС, предназначенных для обработки конфиденциальной информации, стоят следующие задачи, требующие немедленного и эффективного решения:

· обеспечение безопасности новых типов информационных ресурсов;

· организация доверенного взаимодействия сторон (взаимной идентификации (аутентификации) в информационном пространстве;

· защита от автоматических средств нападения;

· интеграция в качестве обязательного элемента защиты информации в процессе автоматизации её обработки.

В настоящее время с ростом объёмов обработки информации в компьютерных сетях, расширением круга её потребителей, распространением многопрограммных режимов работы ЭВМ, внедрением перспективных ИТ данная проблема приобрела новый аспект в связи с возрастанием роли программно-технического посредника между человеком-пользователем и информационными объектами, что, в свою очередь, вызвало создание дополнительных способов закрытия информации.

Понятно, что проблема защиты информации приобретает особое значение в экономической области, характеризующейся повышенными требованиями одновременно к скрытности и оперативности обработки информации.

Учитывая наибольшую сложность обеспечения защиты информации, обрабатываемой и передаваемой в компьютерных сетях различных типов, в дальнейшем рассматривается, прежде всего, эта часть проблемы (если иное не оговаривается специально).

Анализ уязвимости машинной информации позволяет выделить две группы возможных причин её искажения или уничтожения:

- непреднамеренные действия (сбои технических средств, ошибки обслуживающего персонала, аварии и т.п.);

- несанкционированные действия, к которым относятся: НСД и ознакомление субъектов с информацией;

- прямое хищение информации электронном виде непосредственно на носителях или копирование информации на другие носители;

- запрещённая передача информации в линии связи или на терминалы; перехват электромагнитных излучений и информации по различным каналам связи и т.п.

Такое большое количество причин искажения и уничтожения информации определяет необходимость использования и значительного числа способов и средств её защиты, причём эти способы и средства эффективны только тогда, когда применяются комплексно. Названные обстоятельства обуславливают содержание понятия «защита электронной информации».

Под защитой информации в компьютерных системах понимают создание и поддержание организованной совокупности средств, способов, методов и мероприятий, предназначенных для предупреждения искажения, уничтожения и несанкционированного использования информации, хранимой и обрабатываемой в электронном виде.

Наряду с определением понятия «защита информации» важным вопросом является классификация имеющихся способов и средств защиты, которые позволяют воспрепятствовать несанкционированному использованию.

Способы и средства защиты информации.

Рассмотрим каждый из способов. Препятствия предусматривают создание преград, физически не допускающих к информации. Управление доступом - способ защиты информации за счёт регулирования использования всех ресурсов системы (технических, программных и др.).

Маскировка информации, как правило, осуществляется путём её криптографического закрытия. Регламентация заключается в реализации системы организационных мероприятий, определяющих все стороны обработки информации. Принуждение заставляет соблюдать определённые правила работы с информацией под угрозой материальной, административно уголовной ответственности. Наконец, побуждение основано на использование действенности морально-этических категорий (например, авторитета или коллективной ответственности).

Средства защиты информации, хранимой и обрабатываемой в электронном виде, разделяют на три самостоятельные группы: технические, программные и социально-правовые. В свою очередь, среди технических средств выделяют физические и аппаратные.

К физическим средствам защиты относятся:

· механические преграды, турникеты, специальное остекление;

· сейфы, шкафы;

· механические и электромеханические замки, в том числе и с дистанционным управлением;

· замки с кодовым набором;

· датчики различного типа;

· теле - и фотосистемы наблюдения и регистрации;

· СВЧ, ультразвуковые, радиолокационные, лазерные, акустические системы и др.;

· устройства маркировки;

· устройства с идентификационными картами;

· устройства идентификации по физическим признакам;

· устройства пространственного заземления;

· системы физического контроля доступа;

· системы охранного телевидения и охранной сигнализации;

· системы пожаротушения и оповещения о пожаре и др.

Под аппаратными средствами защиты понимают технические устройства, встраиваемые непосредственно в системы (аппаратуру) обработки информации. Наиболее часто используют:

· регистры хранения реквизитов защиты (паролей, грифов секретности и др.);

· устройства для измерения индивидуальных характеристик человека (цвет и строение радужной оболочки глаз, овала лица и др.);

· схемы контроля границ адреса имён для определения законности обращения к соответствующим областям памяти и отдельным программам;

· схемы прерывания передачи информации в линии связи с целью периодического контроля адресов выдачи данных);

· экранирование ЭВМ;

· установка генераторов помех и др.

Программные средства защиты данных в настоящее время получили значительное развитие. По целевому назначению их можно разделить на несколько больших групп:

· программы идентификации пользователей;

· программы определения прав (полномочий) пользователей (технических устройств);

· программы регистрации работы технических средств и пользователей (ведение так называемого технического журнала);

· программы уничтожения (затирания) информации после решения соответствующих задач или при нарушении пользователем определённых правил обработки информации;

· Криптографические программы (программы шифрования данных).

Программные средства защиты информации делятся на средства, реализуемые в стандартных ОС (универсальные), и программные средства защиты в специализированных ИС (специализированные). К первой группе относятся:

· динамическое распределение ресурсов и запрещение задачам пользователей работать с чужими ресурсами;

· разграничение доступа пользователей к ресурсам по паролям;

· разграничение доступа пользователей к информации по ключам защиты;

· защита таблицы паролей с помощью главного пароля и др.

Средства защиты в экономических ИС, в том числе банковских системах, позволяют реализовать следующие функции защиты данных:

· опознавание по идентифицирующей информации пользователей и элементов ИС, разрешение на этой основе работы с информацией на определённом уровне;

· ведение многоразмерных таблиц профилей доступа пользователей к данным;

· управление доступом по профилям полномочий;

· уничтожение временно фиксируемых областей информации при завершении её обработки;

· формирование протоколов обращения к защищаемым данным с идентификацией данных о пользователе и временных характеристик;

· программная поддержка работы терминала лица, отвечающего за безопасность информации;

· подача сигналов при нарушении правил работы с системой или правил обработки информации;

· физическая или программная блокировка возможности работы пользователя при нарушении им определённой последовательности правил или совершения определённых действий;

· подготовка отчётов о работе с различными данными - ведение подробных протоколов работы и т.п.;

Криптографические программы основаны на использовании методов кодировки (оцифровки) информации. Данные методы остаются достаточно надёжными средствами её защиты.

В перспективе можно ожидать развития программных средств защиты по двум основным направлениям:

· создание централизованного ядра безопасности, управляющего всеми средствами защиты информации в ЭВМ (на первом этапе - в составе ОС, затем - вне её);

· децентрализация защиты информации вплоть до создания отдельных средств, управляемых непосредственно только пользователем. В рамках этого направления находят широкое применение методы «эстафетной палочки» и «паспорта», основанные на предварительном расчёте специальных контрольных кодов (по участкам контролируемых программ) и их сравнении с кодами, получаемыми в ходе решения задачи.

Организационные и законодательные средства защиты информации предусматривают создание системы нормативно-правовых документов, регламентирующих порядок разработки, внедрения и эксплуатации информации, а также ответственность должностных и юридических лиц за нарушение установленных правил, законов, стандартов и т.п.

2.2 Определите по содержанию номер реквизита

Вариант 1

Ответ

Содержание реквизита	№ реквизита
Директору ИП «Луч» -	15
№ 5	11
Докладная записка	09
1.03.06	10
Иванову И.И.	15
Отдел сбыта	06
г. Ставрополь	13
В период с 20 февраля....	18
Начальник отдела сбыта	22
О задолженности поставщикам	17
__________ Сидоров В.А.	22

Вариант 2

Содержание реквизита	№ реквизита
Справка	09
1.03.06	10
Директор ЗАО «Луч»	22
№ 10	11
Отделение пенсионного фонда по г. Ставрополю	18
г. Ставрополь, ул. Мира 101, факс 35-01-01	08
ЗАО «Луч»	05
г. Ставрополь, ул. Ленина 151 А	18
Дана Петрову О.П....	18
Сидоров А.В.	22
О стаже работы	17

Морально-этические средства защиты информации основаны на использовании моральных и этических норм, принятых в обществе, и требуют от руководителей всех рангов особой заботы о создании в коллективах здоровой нравственной атмосферы.

2.3 Используя приведенные реквизиты, оформите документ с учетом требований к оформлению и расположению реквизитов на бланках документов

Ответ:

Отдел сбыта

Директору ИП «Луч»

Иванову И.И.

Докладная записка №5 от 1.03.06

г.Ставрополь

О задолженности поставщикам

В период с 20 февраля 2016 года по 27 февраля 2016 года образовалась задолженность перед ООО «Крымплюс» за полученное оборудование в размере ХХ рублей.

С поставщиком заключен договор от 01.03.2016 о рассрочке погашения задолженности на три месяца.

Начальник отдела сбыта __________________ Сидоров В.А.

2.4 Заполните таблицу соответствующими сведениями для следующих реквизитов: «адресат», «справочные данные об организации», «гриф утверждения документа», «гриф согласования»

Наименование реквизита	Виды документов, в которых оформляется реквизит	Расположение реквизита	Пример оформления реквизита (с указанием вариантов, если таковые имеются)
Реквизит 15 -адресат	Реквизит используется при оформлении информационно-справочных документов - деловых (служебных) писем, внутренних (докладных, служебных записок и др.).	Реквизит "адресат" проставляется в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (при продольном расположении реквизитов бланка). Строки реквизита "адресат" выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.	Пример 1 - Федеральное архивное агентство Пример 2 - ООО "Лаванда" Руководителю правового отдела Иванову Л.Л. Пример 3 - Руководителям управлений Россельхознадзора (по списку) Пример 4 - Прокуратура Республики Крым Севастопольская ул., д. 21, г.Симферополь, 295015 Пример 5 - Иванову В.В. Севастопольская ул., д. 5, кв.1 г.Симферополь, 295015 Пример 6 -
Реквизит 08 - справочные данные об организации	Реквизит используется на бланках документов, как органов государственной власти, так и организаций.	Реквизит проставляется под реквизитом «наименование организации-автора документа» и «наименование структурного подразделения -автора документа»	Пример 1 - Служба по земельному и фитосанитарному надзору Республики Крым Юр.адрес: пер.Тихий, 6, г. Симферополь, Республика Крым, 295001 Факт.адрес: пер.Скрипниченко, 3А, г. Симферополь, Республика Крым, 295017 ОГРН 1149102055101; ИНН 9102031692 Пример 2 - Общество с ограниченной ответственностью «ЛАВАНДА» Адрес: 298474, Республика Крым, Бахчисарайский район, село Голубинка,ул.Ленина, дои 7, Литера Э, комн.1 ИНН 1233356995 КПП 665554555 ОГРН 1236984
Реквизит 16 - гриф утверждения документа	Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, решением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа.	Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центруются относительно самой длинной строки.	Пример 1 - УТВЕРЖДАЮ Начальник Службы по земельному и фитосанитарному надзору Республики Крым Подпись В.Б. Ан Дата Пример 2 - (Инструкция) УТВЕРЖДЕНА приказом Крымсельхознадзора от 6 апреля 2015 г. N 101
Реквизит 20 - гриф согласования	Гриф согласования документа проставляется на документах, согласованных органами власти, организациями, должностными лицами.	Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться: - на первом листе документа (если документ имеет титульный лист, - на титульном листе) в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю); - на последнем листе документа под текстом; - на листе согласования, являющемся неотъемлемой частью документа	Пример 1 - СОГЛАСОВАНО Начальник Службы по земельному и фитосанитарному надзору Республики Крым Подпись В.Б. Ан Дата Пример 2 - СОГЛАСОВАНО Советом директоров АО «Лаванда» (протокол от 05.04.2019 №11)

3. «Правовые основы и специфика работы с документами в государственном и муниципальном управлении»

3.1 Представьте сравнительную характеристику ЕГСД, ГСДОУ, Типовой инструкции в виде таблицы, где должны быть выделены следующие графы: предпосылки создания документов, время их разработки, год издания, структура (основные разделы), предлагаемая система работы с документами, практическая значимость отдельных положений в настоящее время. Остальные графы выделите самостоятельно

Ответ

Принципы и методы организации работы с документами, закрепленные в ГСДОУ, мало, чем отличаются от ЕГСД. Особенностью ГСДОУ является то, что в схемы маршрутов движения документов на предприятии должны включаться все пункты, связанные с автоматизированной обработкой документов. Важным является требование совместимости ручной и автоматизированной обработки документов .Кроме этого в ГСДОУ выделены в отдельный подраздел рекомендации по созданию и использованию информационно-поисковой системы (ИПС) по документам предприятия. В этой части рассматриваются правила создания ИПС в условиях и традиционной, и автоматизированной систем. Определен состав ИПС. Она включает в себя регистрацию, индексирование документов, их оперативное хранение, информационно-поисковые массивы (ручные картотеки, массивы на машинных носителях). Это значит, что требования к учету, систематизации и хранению документов основаны на применении единой ИПС, информационные массивы которой должны быть совместимы. Для достижения такой совместимости служат разрабатываемые на предприятии классификаторы, например: номенклатура дел, классификатор корреспондентов, классификатор структурных подразделений (участков деятельности), классификатор видов документов и др.ГСДОУ впервые определила службу ДОУ как самостоятельное структурное подразделение, которое подчиняется непосредственно руководителю организации. В отличие от ЕГСД, в которой рассматривается организация только канцелярии, ГСДОУ предусматривает создание нескольких типовых делопроизводственных служб в зависимости от категории организации или предприятия: управление делами;канцелярия;общий отдел;секретарь руководителя.В разделе формулируется основные задачи службы, требования к должностному составу, нормативному обеспечению работников сферы делопроизводства.Таким образом, анализируя ЕГСД и ГСДОУ с позиции сегодняшнего дня, можно сказать, что оба эти документа представляют несомненный интерес. Конечно же, многие их положения требуют пересмотра. Однако целый ряд правил и рекомендаций по организации документационного обеспечения управления и в крупных учреждениях и организациях, и в небольших фирмах могут оказать неоценимую помощь делопроизводственным работникам. И особенно полезными они могут оказаться для тех, кто только осваивает непростую технологию работы с документацией.

	ЕГСД	ГСДОУ
предпосылки создания документов, время разработки	Создание единой государственной системы делопроизводства (далее - ЕГСД) было вызвано усложнением государственной организации и необходимостью структурирования потоков поступающей информации. За последние десятилетия количество информации в мире удваивается каждые три года. С появлением компьютеров начался новый этап в развитии общества - информационный. В большинстве стран, также как и в России, развитию информатики придается приоритетное значение в государственных программах, принимаются меры по организации информации и документации в различных отраслях народного хозяйства. Такой системой по упорядочению управленческой документации является ЕГСД. Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД) в России в ее современном варианте начинает формироваться в 1970 - 1987 гг. с целью создания единого порядка работы с управленческой информацией и приведения документации всех российских предприятий к единой унифицированной форме.	Наиболее полным межотраслевым документом по документированию управленческих процессов являются изданные в 1990 году рекомендации «Государственная система документационного обеспечения управления» (далее - ГСДОУ). Положения ГСДОУ получили развитие в «Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ», разработанной 1993 г., которая долгое время была основным документом по организации документооборота в государственных организациях и частных фирмах.
год издания	одобрено Государственным комитетом Совета Министров СССР по науке и технике постановлением N 435 от 4 сентября 1973 года	Одобрен коллегией Главархива СССР 27.04.1988, Приказ Главархива СССР от 25.05.1988 №33
структура (основные разделы)	1. Общие положения. 2. Подготовка служебных документов. 3. Организация документооборота. 4. Регистрация документов и построение справочного аппарата. 5. Организация контроля за исполнением документов. 6. Составление номенклатур и формирование дел. 7. Подготовка документов к последующему хранению и использованию. 8. Основы организации труда делопроизводственного персонала. 9. Механизация делопроизводственных процессов.	1. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения 2. Документирование управленческой деятельности. 3. Организация работы с документами. 4. Механизация и автоматизация работы с документами. 5. Служба документационного обеспечения управления.
предлагаемая система работы с документами	рассматривается организация только канцелярии - упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения современных технических средств, ускорение сбора, обработки, анализа, информации, совершенствование работы аппарата управления. При создании этой системы ставились задачи механизированной обработки и быстрого чтения документов, предохранения их от случайных ошибок и пропусков необходимых данных, делающих документ недействительным. Решалась также задача сохранности наиболее важной и исторически ценной информации. Делопроизводство рассматривается в качестве организационно-правового и технологического инструмента построения документационного обеспечения управления.	в схемы маршрутов движения документов на предприятии должны включаться все пункты, связанные с автоматизированной обработкой документов. Важным является требование совместимости ручной и автоматизированной обработки документов .Кроме этого в ГСДОУ выделены в отдельный подраздел рекомендации по созданию и использованию информационно-поисковой системы (ИПС) по документам предприятия. В этой части рассматриваются правила создания ИПС в условиях и традиционной, и автоматизированной систем. Определен состав ИПС. Она включает в себя регистрацию, индексирование документов, их оперативное хранение, информационно-поисковые массивы (ручные картотеки, массивы на машинных носителях).
практическая значимость отдельных положений в настоящее время	Анализируя ЕГСД и ГСДОУ с позиции сегодняшнего дня, можно сказать, что оба эти документа представляют несомненный интерес. Конечно же, многие их положения требуют пересмотра. Однако целый ряд правил и рекомендаций по организации документационного обеспечения управления и в крупных учреждениях и организациях, и в небольших фирмах могут оказать неоценимую помощь делопроизводственным работникам. И особенно полезными они могут оказаться для тех, кто только осваивает непростую технологию работы с документацией.	Анализируя ЕГСД и ГСДОУ с позиции сегодняшнего дня, можно сказать, что оба эти документа представляют несомненный интерес. Конечно же, многие их положения требуют пересмотра. Однако целый ряд правил и рекомендаций по организации документационного обеспечения управления и в крупных учреждениях и организациях, и в небольших фирмах могут оказать неоценимую помощь делопроизводственным работникам. И особенно полезными они могут оказаться для тех, кто только осваивает непростую технологию работы с документацией.

4. «Понятие, виды, юридические особенности документов в органах управления»

4.1 Систематизируйте в таблице особенности составления и оформления организационно-правовых документов

Вид документа	Определение	Обязательные реквизиты	Содержание и оформление обязательных реквизитов	Вступление в действие
Устав организа-ции	свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления, хозяйственной или иной деятельности	- наименование организации - наименование вида документа -дата документа -место составления или издания документа -гриф утверждения документа - текст устава -подпись лица, утверждающего документа	Текст устава состоит из разделов, имеющих заголовки и нумеруемых арабскими цифрами. На титульном листе устава указывают: вид документа (УСТАВ), организационно-правовую форму юридического лица, его индивидуальное название, место составления, гриф утверждения устава учредителями или участниками, который заверяется печатью организации. На подлиннике устава регистрирующий орган вверху слева проставляет отметку о регистрации устава. Отметка о регистрации устава заверяется печатью регистрирующего органа. Предмет и определенные цели деятельности коммерческой организации могут быть предусмотрены учредительными документами и в случаях, когда по закону это не является обязательным. Устав утверждается учредителями (участниками) юридического лица. Гриф утверждения на уставе заверяется печатью организации.	Нормативный правовой акт об утверждении типового устава вступает в силу в срок, установлен-ный этим нормативным правовым актом, но не ранее чем по истечении пятнадцати дней после дня его официального опублико-вания.
Положение	правовой акт, определяющий статус организации, ее задачи и функции, права, ответственность, порядок деятельности	- наименование организации - наименование структурного подразделения - наименование вида документа -дата документа -номер документа -место составления - заголовок к тексту - текст -гриф утверждения документа - печать	Текст положения об организации содержит разделы: 1.Общие положения. 2. Основные задачи. 3. Функции. 4. Права и обязанности. 5. Руководство. 6. Взаимоотношения. 7. Контроль, проверка и ревизия деятельности. 8. Реорганизация и ликвидация. В разделе «Общие положения» даются официальные полное и сокращенное наименования организации, цели и основания ее создания с указанием наименования, даты и номера соответствующего правового акта; указывается, чем руководствуется организация в своей деятельности, кем возглавляется и кому подчиняется, какие печати имеет.	Положение вступает в силу со дня его утверждения (или даты, указанной в распорядительном документе, которым утверждено положение).
Инструкция	правовой акт, содержащий правила, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждении, организаций, предприятий, их подразделений, служб, должностных лиц и граждан	- наименование организации - наименование вида документа -дата документа -номер документа -место составления - заголовок к тексту - текст -гриф утверждения документа - подпись	Инструкции оформляются на общем бланке организации с указанием вида документа. В заголовке к инструкции обозначается объект или круг вопросов, на которые распространяются ее требования, например: «Инструкция (о чем?) о ведении бухгалтерского учета на предприятии». Инструкцию подписывает руководитель структурного подразделения, разработавшего ее. Инструкция подлежит утверждению. Утверждаются инструкции руководителем организации и заверяются печатью. Инструкции визируются руководителями всех заинтересованных подразделений, юридической службой, заместителем руководителя, курирующим то направление деятельности, на которое распространяется содержание инструкции. Текст инструкции состоит из разделов, имеющих заголовки и разбиваемых на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Текст инструкции должен начинаться с раздела «Общие положения», в котором излагаются цели ее издания, область распространения и другие сведения общего характера. Текст инструкции излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте часто используются слова: «должен», «следует», «необходимо», «не допускается», «запрещается» и т. п.	Порядок вступления в силу может быть прописан в заключительных положениях.
Должностная инструкция (разно-видностью инструкции)	правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы	-наименование организации - наименование структурного подразделения -дата - регистра-ционный номер документа -место составления - заголовок к тексту - текст - подпись -гриф утверждения	Должностная инструкция оформляется на общем бланке организации с указанием вида документа. Должностная инструкция подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается заместителем руководителя организации -- куратором данного подразделения или руководителем структурного подразделения, если ему предоставлено это право. Визируются должностные инструкции руководителями заинтересованных подразделений и юридической службой (юристом), а также другими должностными лицами, от действий которых может зависеть ее выполнение. Датой должностной инструкции является дата ее утверждения. Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов. I. Общие положения. II. Функции. III. Должностные обязанности. IV. Права. V. Ответственность.	Порядок вступления в силу может быть прописан в заключительных положениях.
Правила внутрен-него трудового распорядка	правовой акт, регламентирующий порядок работы организации, взаимные обязательства работников и работодателя, предоставление отпусков, командирование сотрудников, внутриобъектный режим и другие вопросы.	-наименование организации - наименование структурного подразделения -дата - регистрационный номер документа - заголовок к тексту - текст - подпись	Правила внутреннего трудового распорядка являются обычно приложением к коллективному договору. В правилах: * указывается круг вопросов, решаемых руководством организации в пределах предоставленных ей нрав; * определяются взаимные обязанности работников; * устанавливается время начала и окончания работы, перерыва для отдыха; * определяется порядок предоставления работникам отпусков; * фиксируются применяемые к работникам меры поощрения за успехи в работе и ответственность за нарушение трудовой дисциплины, за несвоевременное и некачественное выполнение работником должностных обязанностей. Один экземпляр правил внутреннего трудового распорядка должен находиться н кадровой службе, а другой -- вывешиваться на видном месте для ознакомления. Текст правил составляется в соответствии с Типовыми правилами внутреннего распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений, организаций (в той части, которая не противоречит действующему в настоящее время трудовому законодательству).	утверждаются работодателем с учетом мнения представитель-ного органа работников и являются, как правило, приложением к коллективному договору. Следует также учитывать положение ч. 3 ст. 8 ТК, согласно которому принятие локальных нормативных актов по согласованию с представительным органом работников может быть предусмотрено коллективным договором и (или) социально-партнерским соглашением. Во всех иных случаях работодатель при разработке правил внутреннего трудового распорядка должен соблюсти процедуру учета мнения представительного органа работников, предусмотренную ст. 372 ТК.
Регламент	правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа	-наименование организации - наименование коллегиального или совещательного органа -вид документа -дата документа -номер документа -место составления -гриф утверждения - текст - подпись	Регламент оформляется на общем бланке организации. Регламенты утверждаются руководителем организации или руководителем коллегиального, или совещательного органа. В процессе подготовки регламенты проходят стадию обсуждения на заседании членами коллегиального или совещательного органа.	Порядок вступления в силу может быть прописан в заключительных положениях.

4.2 Составьте штатное расписание для государственного предприятия с небольшим количеством сотрудников

Унифицированная форма N Т-3 Утверждена постановлением Госкомстата России
от 05.01.2004 N 1
	Код
	Форма по ОКУД	0301017
Республиканское государственное предприятие «Автодороги Симферополя» Департамент Жилищно-коммунального хозяйства города Симферополя	по ОКПО	3629548
наименование организации
		Номер документа	Дата составления
	ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ	1-шр	01.01.2019		УТВЕРЖДЕНО
		Приказом организации от		29 декабря 2018г. N 89/од
на период	2019	с "	01	"	января	20	19	г.			Штат в количестве	34	единиц
Структурное подразделение	Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации	Количество штатных единиц	Тарифная ставка (оклад) и пр., руб.	Надбавки, руб.	Всего, руб. (гр.5 +гр.6+гр.7+гр.8)	Примечание
наименование	код				За ненормированый рабочий день	За интенсивность работы	За особые условия труда
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
Руководство	1	Начальник	1	45 000	20%			54 000
	1.1	Заместитель начальника	1	35 000	20%			42 000
Аппарат при руководстве	1.2	Помощник	1	25 000	10%			27 500
Отдел оперативного реагирования	2	заведующий	1	25 000	20%			30 000
		специалист	5	23 000	20%			27 000
		механизатор	4	23 000	20%		10%	29 000
		слесарь	3	23 000	20%			27 000
		электрогазосварщик	3	23 000	20%		10%	29 000
		водитель	4	23 000	20%			27 000
		инженер	4	23 000	20%			27 000
Отдел аналитической работы	3	заведующий	1	25 000		10%		26 500
		специалист	1	21 000				21 000
		специалист	1	21 000				21 000
Отдел кадровой службы	4	начальник	1	25 000		10%		26 500
		специалист	1	23 000				23 000
Отдел бухгалтерии	5	Главный бухгалтер	1	25 000		10%		27 000
		бухгалтер	1	23 000				27 000
Итого	34					500 000
Руководитель кадровой службы
	должность		личная подпись		расшифровка подписи
Главный бухгалтер
	личная подпись		расшифровка подписи

4.3 Процедура подготовки и издания распорядительных документов на основе единоличного принятия решений включает несколько этапов, представленных на схеме

Описание каждого из представленных этапов:

Проекты распорядительных документов готовятся на плановой основе (в соответствии с ранее разработанным планом или программой), по поручению руководства организации, по инициативе руководителей структурных подразделений или подведомственных организаций, а также отдельных специалистов.

Обоснование необходимости издания распорядительного документа может излагаться в докладной записке, справке аналитического или информационного содержания, предложении, заключении, акте, служебном письме. Эти документы выступают в качестве инициирующих решение.

Проекты распорядительных документов готовятся специалистами структурных подразделений. Если проект документа затрагивает интересы различных подразделений, по решению руководства организации создается временная комиссия или назначается группа работников для подготовки проекта распорядительного документа.

Сбор и анализ информации для выработки управленческого решения предусматривает сбор объективной, достаточной и своевременной информации.

Для этого необходимо прежде всего определить источники такой информации -- это могут быть законодательные акты и нормативная документация; текущая документация организации; документы, поступающие из вышестоящих и подведомственных организаций; архивные документы; публикации в периодической печати; научные материалы и др.

Итогом сбора и анализа информации по вопросу является выработка управленческого решения, причем, как правило, в процессе анализа информации прорабатываются различные варианты решений и после всесторонней их оценки выбирается одно, наиболее приемлемое.

Оформление выработанного решения в виде проекта распорядительного документа осуществляется не на бланке, а на стандартном листе бумаги по тем же правилам, что и окончательный документ. На верхнем поле справа проставляется слово "Проект". Текст документа оформляется так же, как если бы это был окончательный вариант документа.

Согласование проекта документа подразумевает визирование (если для издания документа достаточно внутреннего согласования) и внешнее согласование (если необходимо провести экспертизу решения в других организациях). Если согласующих инстанций много, внешнее согласование проекта распорядительного документа проводится на отдельном листе -- "Листе согласования".

Внутреннее согласование (визирование) проводится с руководителями заинтересованных подразделений организации, главными и ведущими специалистами (если распорядительный документ касается вопросов их деятельности), профсоюзной организацией (если в проекте документа затрагиваются вопросы организации труда и кадров), главным бухгалтером (если речь идет о финансовых вопросах), юридической службой (на предмет соответствия проекта документа действующему законодательству), а также с заместителями руководителя организации.

В процессе согласования могут быть высказаны замечания и дополнения к проекту документа. Они могут быть внесены непосредственно в представленный проект документа или оформлены на отдельном листе как особое мнение или замечания. В последнем случае при визировании на проекте документа кроме подписи визирующего лица и даты проставляется отметка: "Особое мнение прилагается" или "Замечания прилагаются".

Особое мнение, оформленное на отдельном листе, прикладывается к проекту документа и возвращается разработчикам проекта для доработки документа. При передаче окончательно оформленного документа руководителю на подписание все особые мнения и замечания должны будут поступить вместе с документом на рассмотрение руководителя.

Доработка проекта распорядительного документа по замечаниям предполагает внесение замечаний в проект документа по результатам согласования, окончательное оформление согласованного проекта документа на бланке организации и представление его руководителю на подписание.

Если проект распорядительного документа готовился по поручению вышестоящей организации, проект документа оформляется не на бланке организации, а на стандартных листах бумаги и направляется в вышестоящую орга...