Размещено на http://www.allbest.ru/

СОДЕРЖАНИЕ

• ВВЕДЕНИЕ
• Паблик рилейшнз. Общие принципы
• Подготовка документов к архивному хранению
• Образец акта
• ЗАКЛЮЧЕНИЕ
• СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
• ПРИЛОЖЕНИЕ 1
• ПРИЛОЖЕНИЕ 2

документ архив хранение

ВВЕДЕНИЕ

В настоящее время управление своим информационным полем становится необходимостью для любой организации, функционирующей в обществе, достигшем информационной ступени цивилизации.

Сегодня необходимо управлять тем, что люди думают и чувствуют, формировать общественное мнение и настроение. Такое управление предполагает установление и ведение целенаправленных коммуникаций с различными группами общественности - с партнёрами, с широкой общественностью, с госструктурами, с финансовой общественностью.

Паблик Рилейшнз нередко рассматривают как относительно новое направление маркетинга - как составляющую маркетинговых коммуникаций. Несомненно, компетентность в сфере Паблик Рилейшнз всё более необходима занятым маркетинговой деятельностью - продавцам, дистрибьюторам, дилерам, торговым агентам, маркетинг -менеджерам и директорам компаний по маркетингу, консультантам. Целенаправленная работа в сфере Паблик Рилейшнз - одно из растущих направлений маркетинговых программ ведущих компаний. Дальнейшее развитие рыночной экономики в России делает необходимыми знания, умения и навыки Паблик Рилейшнз всем тем, кто стремится успешно позиционировать себя на огромнейшем и потому всё более конкурентном рынке товаров, услуг и идей.

Паблик рилейшнз. Общие принципы

Специалисты по паблик рилейшнз фактически являются посредниками между представляемой организацией и различными группами общественности, с которыми организация имеет дело. Поэтому на пиэрменов возлагается ответственность и перед организацией, от имени которой они действуют, и перед различными аудиториями общественности. Они призваны распространять информацию, позволяющую заинтересованным группам населения уяснить политику и деятельность данной организации. С другой стороны, пиэрмены внимательно изучают общественное мнение этих групп, информируя о нем руководство организации, обязанное прислушиваться к настроениям населения и реагировать на них.

Такая посредническая деятельность, ее объективно высокое значение в достижении взаимопонимания и налаживании взаимовыгодных, гармоничных отношений между организацией и общественностью определяют основные принципы деятельности института паблик рилейшнз и его специалистов.

Эти основоположные принципы сформулированы Д. Ньюсомом, А. Скоттом, Дж. Турком. Мухина М.К. Изучение стиля жизни потребителей и сегментирование рынка на основе психографических типов. // Маркетинг в России и за рубежом №3 - с. 24-32 - 2016

1. Паблик рилейшнз имеют дело с реальной, а не воображаемой действительностью, с фактами, а не фикцией. Поэтому основой их успешной политики является абсолютная правдивость, тщательное планирование и выполнение программ, главной целью которых выступает удовлетворение общественных интересов.

2. Паблик рилейшнз - профессия, ориентированная на такое оказание услуг, где основное значение имеют интересы общественности, а не собственная выгода. Иначе говоря, паблик рилейшнз - это абсолютно преданное служение общественности.

3. Поскольку пиэрмен обязан обращаться к общественности и искать у нее поддержки программ и политики организации, главным критерием выбора этих программ и направлений политики должен быть общественный интерес. Поэтому пиэрмену необходимо быть мужественным, чтобы не побояться сказать нет своему клиенту или отказаться от выполнения программы, вводящей общественность в заблуждение.

4. Учитывая то, что пиэрмен обращается к различным группам общественности через средства массовой информации, являющиеся по своему характеру общественными каналами коммуникации, он обязан сохранять чистоту этих каналов. Он никогда не должен преднамеренно или невзначай вводить в заблуждение средства массовой информации.

5. Находясь между организацией и окружающей ее общественностью, пиэрмены обязаны быть эффективными коммуникаторами, передавать информацию в обоих направлениях до тех пор, пока не будет достигнуто взаимопонимание.

6. Чтобы содействовать коммуникации в обоих направлениях и быть эффективными коммуникаторами, работники паблик рилейшнз должны хорошо знать мнения и настроения различных групп общественности, широко применяя научные методы изучения общественного мнения. Система паблик рилейшнз не может довольствоваться домыслами.

7. Чтобы глубже понять волнующие общественность организации проблемы и отыскать лучшие пути выхода на них, работники паблик рилейшнз не должны надеяться исключительно на интуицию, они обязаны опираться на выводы таких социальных наук, как психология, социология, социальная психология, широко пользоваться их методологией изучения общественного мнения, процессов коммуникации и семантики.

8. Поскольку научными исследованиями паблик рилейшнз занимаются многие специалисты, практики этой сферы должны постоянно привлекать и адаптировать к своим условиям разработки смежных дисциплин, включая теорию познания, психологию человека, социологические, политологические, экономические и исторические теории. Словом, к сфере паблик рилейшнз необходим междисциплинарный подход.

9. Работники паблик рилейшнз обязаны разъяснять общественности суть проблем заблаговременно, еще до того, как они перерастут в кризис. Это значит, что пиэрмены призваны бить тревогу и давать своевременно советы, чтобы люди не оказались застигнутыми врасплох.

10. Деятельность работников паблик рилейшнз следует оценивать на основании единого критерия - этики поведения. Личностные черты пиэрмена определяются исключительно тем, какой репутацией он пользуется.

Обобщая данные принципы, можно утверждать, что основным в деятельности системы паблик рилейшнз является, во-первых, обеспечение взаимной пользы организации и общественности, а также абсолютная честность и откровенность тех, кто занимается этим видом управленческой деятельности. Во-вторых, особое значение для паблик рилейшнз имеет открытость информации. Известный английский специалист в этой области Сэм Блек вообще считает данный принцип определяющим. «Паблик рилейшнз, - пишет он, - это искусство и наука достижения гармонии с помощью взаимопонимания, основанного на правде и полной информированности». Аги У, Кэмерон, Олт. Самое главное в PR - СПБ - с. 87-90 - 2014

В-третьих, существенным для паблик рилейшнз является опора на объективные закономерности функционирования массового сознания, отношений между людьми, организациями и общественностью, решительный отказ от субъективизма.

Принято считать, что в целом паблик рилейшнз выполняют три основные функции. Паблик рилейшнз. Связи с общественностью в сфере бизнеса./ Под ред. Э.А.Уткина. - М.: ТАНДЕМ - с. 175-180 - 2015

- контроль мнения и поведения общественности с целью удовлетворения потребностей и интересов прежде всего организации, от имени которой проводятся ПР-акции. Эта функция часто критикуется, поскольку в данном случае организация рассматривает общественность как свою жертву. Подобная ситуация во многом напоминает манипулирование сознанием и поведением людей в определенном направлении. Картер Г. Эффективная реклама: Пер. с англ. -- К.: Сирии, Либра - 2014 - 208 с.

- реагирование на общественность, то есть организация учитывает события, проблемы или поведение других и соответствующим образом реагирует на них. Иначе говоря, в этом случае организация стремится прислуживать общественности, рассматривая тех, от кого зависит ее судьба, как своих хозяев.

- достижение взаимовыгодных отношений между всеми связанными с организацией группами общественности путем содействия плодотворному взаимодействию с ними (в том числе со служащими, потребителями, поставщиками, производственным персоналом и т.д.).

Именно эта функция является фундаментом модели компромисса и считается наиболее полезной и плодотворной, поскольку целевые группы общественности тут рассматриваются как партнеры организации, с которыми она вступает во взаимодействие.

Как социальный институт современные паблик рилейшнз предлагают организациям и общественности различные пути согласования общих интересов для преодоления трений и предотвращения неразумных действий. Опытные специалисты по паблик рилейшнз способны стимулировать широкое социальное мышление, помогая руководству организаций осознать их социальную миссию в обществе. Нынешние паблик рилейшнз призваны вооружать руководителей разнообразными и глубокими знаниями о современном обществе, помогая им правильно формулировать цели и видеть перспективы развития.

Выполняя эти функции, паблик рилейшнз способствуют осознанию всеми институтами общества - государственными и общественными, политическими и хозяйственными, благотворительными и сугубо коммерческими - социальной ответственности перед обществом, нынешними и будущими поколениями людей.

Паблик рилейшнз функционируют во всех сферах жизни общества, поскольку их принципы отражают важнейшие человеческие стремления: быть всем понятными, открытыми для широкого сотрудничества в атмосфере взаимной благожелательности.  Василенко А.В. Пиар крупных российских корпораций - Москва - с. 78-81 - 2016 В своей практической деятельности институт паблик рилейшнз как раз и формализирует эти стремления.

Подготовка документов к архивному хранению

Значение и практическая ценность документов организа-ции различны. Одни документы используются длительное вре-мя для справочно-информационной работы, другие очень бы-стро утрачивают свою значимость. Архив подчиняется непосредственно руководителю пред-приятия или его заместителю.

В задачи архива входят: Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. -- М.: ВНИИДАД - 2017

-- прием, учет и хранение документов, законченных де-лопроизводством;

-- информационно-справочная работа по архивным доку-ментам организации;

-- организационно-методическая помощь по ведению де-лопроизводства.

Специалистами установлен оптимальный срок использо-вания документов в делопроизводстве -- 3--5 лет. После исте-чения этого срока решается дальнейшая «судьба» документов -- передать их в архив организации, уничтожить или оставить для дальнейшего использования в делопроизводстве. Порядок подготовки дел к сдаче в архив различается в за-висимости от сроков их хранения. Дела постоянного хранения создаются после их научно-технической обработки: отбора документов, экспертизы ценности документов, формирования дела, оформления обложки дела, нумерации листов и подшивки дела, составления описи дела.

Отбор документов. После того как документы были испол-нены, по окончании календарного года они должны быть под-готовлены к передаче на хранение либо уничтожены. Но перед этим проводится отбор документов.

Отбор проводит постоянно действующая экспертная ко-миссия организации в соответствии с

-- Положением об архивном фонде РФ;

-- Основными правилами работы ведомственных архивов;

-- Типовыми перечнями документов (с указанием сроков хранения);

-- Типовыми положениями об экспертной комиссии;

-- номенклатурой дел организации.

После этого проводится экспертиза ценности документов. Теория и практика референтской деятельности: Учеб. пособие /О.Я. Гойхман, Т.В. Гордиенко, Т.М. Надеина и др.; под редакцией О.Я. Гойхмана. -- М.: Инфра-М, - 272 с. - 2014 Документы, создающиеся в процессе деятельности учреждений, фирм, организаций со-держат информацию, ценность которой различна. Значительная часть документов несет информацию, имеющую разовое значение, после использования которой к документам больше не возвращаются. Другие документы содержат информацию, которая может быть востребованной в течение ряда лет. Но определенная группа документов содержит информацию, цен-ную в научных и практических целях. Такие документы должны храниться постоянно. С экономической точки зрения хра-нить все документы нецелесообразно, так как для них требу-ются большие помещения, оборудование, штат специальных работников. Да и найти нужный документ в таком количестве бумаг будет очень сложно. Поэтому систематически проводят экспертизу ценности документов (ЭЦД). Экспертиза ценности документов -- определение политического, социально-культур-ного, практического и иного значения документов «с целью отбора их на государственное хранение или установления сроков их хранения».

ЭЦД проводится в несколько этапов; Начинается она в те-кущем делопроизводстве и заканчивается в архиве. Первым эта-пом ЭЦД можно считать составление номенклатуры дел. Вто-рой раз ЭЦД уже самих документов проводится через 2 года, когда документы вышли из оперативной работы (при подго-товке к длительному хранению). Третий раз снова уточняется ценность документов при передаче их на постоянное хранение из архива организации в государственный архив.

ЭЦД в организациях проводится под руководством экспер-тной комиссии (ЭК). Альбом унифицированных форм первичной учетной документа-ции. -- М.: НИПИстатинформ Госкомстата России, 1998. Порядок организации работы экспертных комиссий и их функции определены в Основных правилах работы ведомственных архивов. ЭК создается приказом руково-дителя из числа наиболее квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы и хорошо знающих отрасль

Экспертиза научной и практической ценности документов должна проводиться систематически. В течение года члены ЭК должны проверять правильность заведения дел в соответствии с номенклатурой дел. В начале года сотрудники структурных подразделений, ответственные за формирование и хранение дел, просматривают и отбирают документы для дальнейшего хранения, а с истекшим сроком хранения выделяют к уничто-жению. Члены экспертных комиссий проверяют правильность проведения этой работы. В процессе ЭЦД выделяют четыре группы дел:

-- постоянного хранения, подлежащие к сдаче в государ-ственный архив;

-- длительного хранения в архиве организации (свыше 10 лет);

-- временного хранения (до 10 лет);

-- подлежащие уничтожению с истекшим сроком хране-ния. При этом составляется по определенной форме акт о вы-делении документов к уничтожению.

Описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению рассматриваются на заседании ЭК организации и согласовываются с ведомственным архивом.

Не подлежащие сдаче на государственное хранение дела с временным (до 10 лет включительно) сроком хранения по истечении установленного срока хранения включаются в акт о выделении документов к уничтожению. Не допускается уничтожение документов до полного истече-ния срока их хранения. Законченные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу после окончания календарного года, в котором они заведены, должны быть подготовлены к передаче в ведомственный архив. Предархивная подготовка дел включает две процедуры: оформление и описание дел.

Оформление дел проводится лицом, ответственным за работу с документами.  Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Оформление документов. Комментарий к ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Дело- 232 с. - 2015 Полное или частичное оформление дел проводится в зависимости от сроков хранения документов. Опись дел является учетным документом и основной частью научно-справочного аппарата архива, обеспечивающей оперативный поиск документов. Опись составляется в трех экземплярах: один передается вместе с делами в ведомственный архив, второй - прилагается в качестве основания к протоколу заседания экспертной комиссии, третий - остается в качестве контрольного экземпляра в аппарате предприятия.

На дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу составляются отдельные описи. Форма описи унифицирована.

Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения подлежат полному оформлению, дела временного (до 10 лет включительно) хранения - частичному оформлению. Составление описи -- это завершаю-щий этап работы с документами в делопроизводстве (см. ПРИЛОЖЕНИЕ 1)

Таким образом, перед сдачей в архив требуется определенная подготовка дел к передаче на архивное хранение, которая заключается в объединении разрозненных документов в дела.

Образец акта

Акт приема-передачи документов на государственное хранение - документ, применяющийся при приеме или передаче документов или иных единиц хранения в государственный архив с целью постоянного хранения.

Передача документов на хранение в государственный архив происходит по причине истечения срока хранения документов, ликвидации, реорганизации предприятия и т.д. В акте должно быть зафиксировано наименование организации, передающей документы на постоянное хранение, а так же наименование государственного архива, который принимает документы и их страховые копии на хранение. В справочном аппарате следует отобразить информацию о документах, подлежащих приему-передаче: название и номер описи, а так же количество экземпляров описи, количество принятых государственным архивом дел страховых копий. В случае, если в ходе приема-передачи документов в них были выявлены некоторые особенности, их следует зафиксировать в предназначенном для этого поле «Примечания».

Акт приема-передачи документов на государственное хранение должен отображать наименование должностных лиц предприятия, производивших передачу единиц хранения, а так же лиц со стороны государственного архива, осуществляющих прием документов, отображая при этом расшифровку их подписей (см. ПРИЛОЖЕНИЕ 2). Все акты и описи утверждаются в государственном архиве.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В условиях рыночных отношений главным  определяющим фактором экономического благополучия фирмы становится рынок, точнее покупатель её продукции и  услуг. Подвижность внешних условий ни у кого не вызывает сомнений, поэтому фирмам жизненно важно не только учитывать внешние условия, но и иметь вполне определённую ориентацию на формирование благоприятного «внешнего климата», проводить постоянную целенаправленную работу с общественность и пользователями.

Паблик рилейшнз -- один из важных и активно развивающихся элементов современного цивилизованного рыночного механизма, непосредственно связанного с исследованием и формированием непрерывно изменяющегося спроса и предложения на товары, продукцию и услуги во всех отраслях национальной и мировой экономики, повышением на этой основе эффективности производства и коммерческой деятельности, удовлетворением потребностей людей в других сферах общественной жизни.

Главная задача Паблик рилейшнз состоит в наведении мостов между предпринимательской деятельностью и остальной частью населения.

Деятельность паблик рилейшнз -- это теоретическая и аналитическая работа с последовательным оказанием различных услуг для высшего руководящего звена. Паблик рилейшнз включает в себя и практическую работу по оценке двустороннего потока информации с широким использованием финансовых и материально-технических средств, а также специальных форм и методов образовательно-воспитательного воздействия на массовое сознание и поведение людей, социальных групп, объединений и институтов.

СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Доти Д. Паблисити и паблик рилейшенз - Москва: Филинъ - 2014 - 258 с.

2. Житнюк И. В., Боровский Б. И., Тимченко И. В. Этика менеджмента - Симферополь: «Таврида» - 2015 - 72 с.

3. Честара Д. Паблик рилейшнз для всех и для каждого. Москва: ФАИР-ПРЕСС - 2014 - 336 с.

4. Немцов В. Д., Довгань Л. Е., Синиок Г. Ф. Менеджмент организаций: Учеб. пособие - Курск: ООО «УВПК «ЕксОб» - 2016- 392с.

5. Академия рынка. Маркетинг/Пер. с фр. Дайн А., Буркель Ф.А. --Москва: Экономика - 2013 - 358 с.

6. Картер Г. Эффективная реклама: Пер. с англ. -- К.: Сирии, Либра - 2014 - 208 с.

7. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - Москва: ВНИИДАД - 2017

8. Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии организации. Утверждено Приказом Росархива от 19.01.1995 №2.

9. Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Оформление документов. Комменатарий к ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Дело - 2015 - 232 с.

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

ПРИЛОЖЕНИЕ 2

Размещено на Allbest.ru