Механізація та автоматизація діловодних процесів

Размещено на http://www.allbest.ru/

Тема: Механізація та автоматизація діловодних процесів

Зміст

діловодство документообіг документ інформаційний

1. Використання сучасних комп'ютерних засобів для раціональної організації діловодства, підвищення продуктивності праці

2. Уніфікація та скорочення кількості форм використовуваних документів

3. Захист документів та інформаційні технології підтримки документообігу

4. Правова охорона документів

1. Використання сучасних комп'ютерних засобів для раціональної організації діловодства, підвищення продуктивності праці

Вся інформація, яку отримують чи створюють, відповідним чином фіксується. Матеріальними носіями фіксації інформації є документи.

Вміння працювати з документами, правильна побудова діловодства і документообігу прямо впливають на результати діяльності, на її ефективність. Однак сучасний документ є не тільки носієм інформації, він має ще такі "властивості" - губитися, зникати, не виконуватися у строк.

В сучасному діловодстві використовуються традиційні способами створення і обробки документів. Упровадження комп'ютерних технологій відкриває нові перспективи для високопродуктивного документаційного забезпечення у сфері управління.

Використання в управлінні інформаційних технологій, для яких характерні висока гнучкість, мобільність і здатність пристосовуватися до різних умов роботи є неодмінною умовою підвищення ефективності управлінської праці. Ефективність організації діловодства як складової частини управлінської діяльності теж істотно підвищується з переходом на комп'ютерне опрацювання ділової документації.

Документування управлінської діяльності охоплює всі процеси, що відносяться до запису (фіксації) на різних носіях та оформлення за встановленими правилами інформації, необхідної для здійснення управлінських дій. Документування здійснюється природною мовою (рукописні, машинописні документи, у тому числі телеграми, телефонограми), а також штучною з використанням нових носіїв (флеш-карти, дискети, диски та ін.). Склад управлінських документів визначається компетенцією і функціями організації, порядком вирішення питань, обсягом і характером взаємозв'язків з іншими організаціями і закріплюється в табелі документів. Єдність правил документування управлінських дій на всіх рівнях управління забезпечується застосуванням Державної системи документаційного забезпечення.

Розглянемо комп'ютерні технології підготовки текстових документів. Вибір конкретного програмного продукту для обробки тексту є вельми відповідальним моментом. Різноманітні системи підготовки текстів дозволяють ефективно використовувати комп'ютер тим фахівцям, які пов'язані з інформаційними технологіями. Різноманіття пакетів програм дозволяє зупинитися на тому, який забезпечить максимальне задоволення потреб підготовки текстів програм або документів в умовах якнайкращого використовування обмежуючого чинника, особливо при підготовці текстів великих об'ємів.

Для створення й опрацювання документів за допомогою ЕОМ призначені спеціальні програми -- текстові редактори. Існують різні сімейства текстових редакторів. Найбільш часто застосовуються:

· Блокнот (Note Pad);

· Word Pad;

· Microsoft Word пакета офісних програм MS Office;

· Adobe Acrobat;

· Вільно-поширювані пакети, наприклад Open Office, 602.

Відмінності між ними полягають у функціональних можливостях, призначенні, ціні. Крім текстових редакторів, існують спеціальні програми, що дозволяють читати (без можливості редагування) текстові документи. Вони поширюються, як правило, безкоштовно. Наприклад, Acrobat Reader поставляється разом з електронними книгами, звітами, створеними в Adobe Acrobat, і MS Word Reader для прочитання документів, створених у MS Word.

Для створення документів в Україні на підприємствах найбільш часто використовується текстовий редактор Microsoft Wordпакета офісних програм MS Office версії 6.0 і вище.

Розглянемо комп'ютерні технології пошуку документальної інформації. Ціль документального пошуку -- знаходження і видача відповідних запиту користувача документів або їх описів. Документи, які відповідають запиту користувача, називаються релевантними. Поняття «документ» в рамках інформаційних технологій трактується дещо ширше, ніж в традиційному документознавстві. Відповідно до Оксфордського словника «документ -- це текст або зображення, що має інформаційне значення».

Традиційно інформаційно-пошукові системи (ІПС) застосовуються для тематичного пошуку науково-технічної інформації в крупних бібліотеках, науково-технічних центрах, архівах, патентних бібліотеках. В даний час у зв'язку із зростанням об'єму документальної інформації, необхідної для ухвалення ефективного управлінського рішення, і можливостями, новими комп'ютерними технологіями, що надаються, автоматизовані інформаційно-пошукові системи стали широко використовуватися в різних сферах економіки.

Прикладами документальної інформації, для якої ефективно автоматизоване зберігання і пошук, можуть служити: закони, ухвали, коментарі до нормативних актів, тексти контрактів, листування з клієнтами і партнерами, проекти, стенограми переговорів, накази, розпорядження, листи, звіти, плани, програми, записи судових справ, ухвали судів, наукові статті, доклади, конспекти, реферати, періодичні і спеціальні друкарські видання, каталоги фірм, рекламні видання, довідники і інші документи. При автоматизації пошуку документальної інформації найважливішими є задачі формалізації змісту документа і запиту. При рішенні цих задач можуть використовуватися різні підходи.

Перший підхід полягає в тому, що зміст документа, а також його характеристики (дата видання документа, автор тощо.) відображаються в структуровану інформацію, що є, наприклад, записом реляційного файла або рядок в електронній таблиці. В цьому випадку пошук документа зводиться до пошуку структурованої інформації засобами СУБД або табличного процесора.

Другий підхід полягає в тому, що пошук відбувається по всьому тексту документа або по його пошуковому образу. При цьому як запит частіше за все виступають окремі ключові слова або їх логічні комбінації.

Ефективність документального пошуку оцінюють на основі показників повноти і точності. Повнота пошуку визначається як відношення числа виданих у відповідь на запит релевантних документів до числа всіх релевантних документів, що є в пошуковому масиві. Точність пошуку визначається як відношення числа релевантних документів у видачі до загального числа виданих документів. Автоматизований документальний пошук може бути організований на основі різних технологій: пошуку по пошуковому образу документа, пошуку по повному тексту документа, пошуку документів по гіпертекстових посиланнях.

Технологія повнотекстового пошуку є невід'ємною складовою таких сучасних і перспективних інформаційних технологій, як: системи управління документами (Document management system, DMS), технології групової роботи над документами (groupware), технології пошуку в Internet/intranet. На технології гіпертексту базується найвідоміший сервіс Internet -World Wide Web (WWW).

При рішенні різних економічних, фінансових і інших задач в управлінській діяльності доводиться представляти і обробляти інформацію в табличній формі у вигляді різного роду таблиць, бланків відомостей, форм, списків. Створення і обробка табличних документів на основі використовування засобів обчислювальної техніки, спочатку реалізовувалися двома способами: дані розміщуються в таблиці на папері, а їх обробка проводиться за допомогою електронного калькулятора, дані розміщуються в пам'яті комп'ютера, а для їх обробки створюється і використовується програма на одній з мов програмування.

Організація підготовки табличних документів заснована на двох основних категоріях: форма представлення даних на екрані монітора у вигляді таблиці практично необмеженого розміру (власне електронна таблиця як об'єкт обробки); програма (або пакет програм) для обробки таких даних (власне табличний процесор як інструмент обробки).

З переходом діловодства на комп'ютеризовані технології встає питання про впорядкування і організацію зберігання документів, створених в електронній формі. Проте, якщо технологія зберігання традиційних паперових документів вже добре відпрацьована і по ній є достатня кількість нормативно-методичної літератури, то організація зберігання електронних документів в діловодстві часто здійснюється стихійно. Неврегульоване зберігання викликає значні витрати часу на пошук потрібних документів, нерідкий випадки їх втрати.

Документи в електронному вигляді можуть створюватися співробітниками організації на комп'ютерах, бути отриманими по електронній пошті, у вигляді факсу через факс-модем. Крім того, сьогодні все більше число організацій переводить в електронну форму (шляхом сканування) і документи, що поступають у фірму в традиційному паперовому вигляді. Це ще більш загострює проблему впорядкованого зберігання і забезпечення збереження документів в електронній формі.

Створений або отриманий документ необхідно зберегти в пам'яті комп'ютера -- записати у вигляді файла на жорсткому диску. Порядок в зберіганні файлів не менш важливий, ніж порядок в зберіганні традиційних паперових документів. Документи можуть зберігатися на жорсткому диску вашого комп'ютера, на диску іншого комп'ютера, на спеціально виділеному комп'ютері (файл-сервері), на змінних носіях.

Одним з основних питань є надійність зберігання документів в електронній формі. Рішення проблеми збереження електронних документів складається з:

· стійкого електроживлення;

· резервного копіювання;

· антивірусного захисту;

· профілактики і діагностики з використанням спеціальних утиліт (допоміжних програм).

Перша задача, найбільш просто вирішувана, -- це забезпечення надійного безперебійного електроживлення комп'ютерів. Для цього служать пристрої, які так і називаються -- джерело безперебійного живлення (ДБЖ). Друга задача -- забезпечення резервного копіювання документів організації, фірми, відділу, підрозділу і конкретного співробітника, -- покликана забезпечити відновлення втрачених документів.

Під резервним копіюванням розуміється створення копій документів на змінному зовнішньому носії (дискеті, магнітній стрічці, магнітооптичному диску, CD-ROM тощо.). Наявність резервної (страховий) копії дозволяє відновити документи при випадковому їх видаленні або поломці комп'ютера.

Якщо всі комп'ютери організації з'єднані в локальну мережу, то використовують один-два накопичувача великої місткості, здійснюючих копіювання даних зі всіх комп'ютерів мережі. В невеликих фірмах копіювання з комп'ютерів, що окремо стоять, може здійснюватися шляхом використовування зовнішнього пристрою, що підключається.

Не менше важлива організація процесу резервного копіювання. Процедура резервного копіювання не займає багато часу. Але важливо забезпечити її правильну організацію і періодичність. Співробітники іноді нехтують резервним копіюванням, поки не трапиться втрата важливих документів. Необхідно роз'яснювати працівникам, що тільки регулярне збереження всіх створених і змінених протягом дня документів на зовнішньому носії гарантує збереження виконаної ними роботи.

Періодичність копіювання встановлюється з урахуванням об'єму документів, створюваних в організації, їх важливості і наявності паперових копій. Особа, відповідальна за діловодство, зі встановленою періодичністю робить або повну копію тек, виділених для загальних документів, або копіює тільки нові і змінені файли. Для організації копіювання важливо, щоб співробітники поміщали створювані ними документи у встановлені теки. Щоденне проведення архівації даних може займати всього 5--15 мін і повністю окупає себе, забезпечуючи збереження інформації.

Третій напрям забезпечення збереження документів в електронній формі -- використання спеціального програмного забезпечення, що гарантує захист від руйнування вірусами.

Антивірусні програми запобігають проникненню вірусів на комп'ютери організації, виявляють інфіковані файли і здійснюють «лікування» зараженого комп'ютера. Особливо небезпечні віруси в умовах локальної мережі, коли, проникнувши на один комп'ютер, вірус може уразити всі комп'ютери, з'єднані в мережу.

Четверта задача -- здійснення діагностики стану комп'ютера з використанням програм, запобігаючих «зависанню» системи, забезпечуючих збереження даних у разі «краху системи» тощо. Робота таких допоміжних програм направлена на збереження даних навіть у разі збоїв в роботі програмного забезпечення.

В цілому, зберігання документів в електронній формі дозволяє не тільки кардинально прискорити пошук необхідної інформації, але й у разі великих об'ємів документообігу значно скоротити вартість зберігання за рахунок скорочення займаних документами площ.

Таким чином, розглянувши використання комп'ютерних технологій на етапа документування. Можна зробити висновок, що ефективність діловодства як складової частини управлінської діяльності істотно підвищується з переходом на комп'ютерне опрацювання ділової документації.

2. Уніфікація та скорочення кількості форм використовуваних документів

Уніфікація документів полягає у встановленні однаковості складу і форм управлінських документів, що фіксують здійснення однотипних управлінських функцій і завдань.

Уніфікація документів проводиться з метою скорочення кількості застосовуваних документів, типізації їх форм, підвищення якості, зниження трудомісткості їх обробки, досягнення інформаційної сумісності різних систем документації по однойменних та суміжних функцій управління, більш ефективного використання обчислювальної техніки.

Робота з уніфікації включає: розробку УСД, яка здійснюється міністерствами і відомствами, відповідальними за відповідні системи документації; впровадження міжгалузевих (міжвідомчих) УСД в республіканських і галузевих УСД: впровадження розроблених ОКТЕІ; ведення УСД і ОКТЕІ з метою підтримки достовірності інформації та їх подальший розвиток; розробку комплексів галузевих уніфікованих форм документів, що відображають специфіку галузі та не ввійшли в УСД, а також їх державну реєстрацію; розробку галузевих класифікаторів техніко-економічної інформації, що відбивають специфіку галузі.

Організаційне та методичне керівництво уніфікацією та стандартизацією документів, координацію робіт і контроль здійснює головна організація з координації впровадження та ведення УСД і ОКТЕІ в республіці. На галузевому рівні цю роботу веде головна організація з впровадження та ведення УСД і ОКТЕІ в галузі.

Уніфікацію і стандартизацію управлінських документів слід розглядати як один з факторів підвищення продуктивності управлінської праці. Уніфікація документів - це вибір раціональних структур їх побудови, приведення документів однаковості на основі встановлення раціональної кількості їх форм і типізація їх побудови.

Вона застосовується не тільки до управлінських документів, а й до нових систем. Наприклад, уніфіковані проїзні, авіаційні та залізничні квитки.

Основними принципами уніфікації документів є:

· Уніфікація від загального до конкретного. Полягає в побудові формуляра - зразка документів для конкретної системи документації і встановлення на його основі складу реквізитів для даної системи документації, окремих видів документів, конкретного документа і т. д.;

· Однаковість форм документів і правил їх побудови, складання, оформлення. Забезпечується шляхом максимальної типізації та трафаретізаціі документів, уніфікації розташування даних на полі документа, вироблення технологій і умовних скорочень;

· Комплексність уніфікації. При її проведенні повинні передбачатися всі вимоги до документа на всіх стадіях його створення, заповнення, обробки та зберігання. Крім того, повинні враховуватися психофізіологічні можливості людини і параметри технічних засобів;

· Інформативність. Означає включення в документи тільки тих реквізитів, які потрібні для вирішення конкретних завдань, для пошуку і підтвердження юридичної сили документа;

· Скорочення числа видів документів. Досягається за рахунок удосконалення методів управління, наприклад, в напрямку повсюдного застосування оргтехніки; стабільність вимог до документів (встановлені державними та галузевими стандартами);

· Пари з діючими системами класифікації і кодування техніко - економічної інформації; економічність. Досягається за рахунок обгрунтованого включення документів в систему документації, широкого застосування бланків, раціонального компонування форм документів, встановлення оптимального обсягу реквізитів.

3. Захист документів та інформаційні технології підтримки документообігу

Сучасні підприємства, установи, організації повсюдно переходять до безпаперових технологій діловодства. Проте передові ідеї нерідко натрапляють на неприйняття з боку тих, кому доводиться працювати в нових умовах. Часто це пов'язано з побоюванням не справитися з роботою в незнайомій системі, нерозумінням того, що система електронного документообігу дозволить спростити і прискорити процеси роботи з документами. Необхідна певна психологічна підготовка співробітників до роботи в системі електронного документообігу. Безумовно, ключову роль в даній ситуації повинні грати керівники організації в цілому і служби діловодства зокрема.

Документообіг - рух документів в організації з моменту їх створіння або отримання до завершення виконання або відправлення.Забезпечення документації, будучи найважливішою обслуговуючою функцією управління, потребує продуманої організації. Від оперативності обробки і руху документів залежить швидкість отримання інформації, необхідної для вироблення рішення. Тому раціональної організації документообігу, швидкості обробки і передачі документів для виконання завжди приділяється велика увага [9, с. 49].

Як правило, системи електронного документообігу (СЕД) реалізовують майже однакові функції з автоматизації традиційних діловодних процесів і передбачають паралельне функціонування електронного і паперового документообігу. Проте вони успішно можуть забезпечити повноцінний електронний документообіг.

У системі електронного документообігу одиницею зберігання є реєстраційна картка (далі -- РК) документа -- електронний аналог традиційної реєстраційно-контрольної картки. РК містить вичерпні відомості про документ і зберігається в єдиній базі даних. База даних за аналогією з паперовим документообігом називається картотекою, хоча підтримується вона сучасною високопродуктивною системою управління баз даних (СУБД).

Функціональні можливості системи підтримують ведення РК на всіх етапах виконання документа, включаючи його реєстрацію, підготовку резолюцій, оформлення звітів виконавцями, списання документа до справи. Підсистема формування стандартних звітів дає можливість оперативно контролювати виконання документів.

Усі документи, що підлягають реєстрації, поділяються на кілька груп, кожна з яких реєструється окремо, тобто має відмінні від інших груп правила формування реєстраційного індексу і різний набір реквізитів.

Як правило, підтримуються три базові групи документів, що підлягають реєстрації:

· вхідні;

· вихідні (внутрішні);

· звернення громадян.

Кожну з підгруп, у свою чергу, можна розподілити на більш дрібні підгрупи. Порядок розподілу на підгрупи визначається правилами документообігу та потребами довідково-аналітичної роботи, а складпідгруп і правила формування реєстраційних номерів зберігаються в системному довіднику групи документів. Залежно від того, до якої базової групи належить документ, РК містить різний набір реквізитів. Склад реквізитів кожної із груп документів також визначається чинними нормативно-правовими актами з діловодства.

Реєструючи вхідний документ, працівник служби діловодства заповнює екранну форму РК. Система автоматично відповідно до прийнятих в установі правил формує реєстраційний номер документа, а працівник служби діловодства вводить всі необхідні відомості про документ, у тому числі коротку анотацію, і за необхідності приєднує сканований (бажано -- розпізнаний засобом оптичного розпізнавання) електронний образ документа.

Якщо потік вхідних документів досить великий, то працівник служби діловодства передає документ до спеціалізованої дільниці сканування. Там документ буде скановано за допомогою технічних засобів потокового сканування, і образ його автоматично приєднається до вже введеної РК.

Системи електронного документообігу автоматично переадресує реєстраційну картку посадовій особі, яку визначив працівник служби діловодства. До картки можна «прикріпити» будь-яку кількість файлів. Наприклад, факсимільне зображення паперового документа, текстовий файл, аудіо- або відеоматеріал.

Зміст резолюції до документа відображається в РК шляхом внесення прізвищ автора резолюції і виконавців, завдання та дати виконання. Це може робити як сам автор резолюції, так і його помічник, який має доступ до документа та право реєстрації резолюцій. При цьому, незважаючи на те, що резолюція виноситься від імені уповноваженої посадової особи, система повністю зберігає інформацію про користувача, який насправді надрукував текст резолюції в РК документа. Після запису резолюції РК документа стає доступною для посадових осіб, яких визначено як виконавців у резолюції.

Резолюція щодо виконання вхідного документа може містити вказівку виконавцеві вжити певних заходів, а може бути нейтральною -- наприклад: «узяти до відома». Якщо в резолюції передбачено підготовку внутрішнього або вихідного документа, то це завдання виконується в кілька етапів:

· підготовка проекту документа;

· узгодження проекту документа;

· затвердження ( підписання) проекту документа.

Система електронного документообігу дає можливість створювати і зберігати шаблони документів. Коли необхідно узгодити документ, картку проекту документа направляють за визначеним маршрутом ( послідовним або паралельним) посадовим особам, які повинні завізувати документ. Автор проекту документа може простежити хід його візування та підписання. Посадові особи, яким документ направлено на візування, можуть висловити свої зауваження. За необхідності факт візування/підписання засвідчується персональним електронним цифровим підписом (можна також застосовувати систему шифрування).

Підготовлений повністю в електронному вигляді документ необхідно зареєструвати в системі електронного документообігу. Здійснюється це в порядку, схожому з реєстрацією будь-якого іншого паперового документа. Система, як правило, розмежовує також права користувачів на виконання певних функцій з опрацювання документа -- реєстрація, редагування, затвердження, узгодження, списання документа до справи, зняття з контролю тощо відповідно до повноважень користувачів. Співробітник може виконувати різні функції в структурному підрозділі, де він працює, і в проекті, в якому він бере участь. Після узгодження та підписання (затвердження) проект вихідного документа автоматично реєструється в системі електронного документообігу як вихідний документ. Якщо документ передбачає відправлення зовнішнім адресатам, здійснюється контроль відправлення паперових примірників.

За необхідності вихідний документ можна опублікувати в електронному вигляді на загальнодоступному порталі установи. Після реєстрації вихідного документа, його електронна копія та реквізити РК (хто підписав, кому документ надіслано) можуть бути відправлені установі-адресату електронною поштою. Таким чином, скорочується час проходження документа, і співробітники установи-адресата мають можливість ознайомитися зі змістом документа задовго до доставки паперового примірника.

Однак робота з вихідними або внутрішніми документами не обмежується їх розсилкою. Після доведення змісту документа до відома посадових осіб, установ або громадян документ списується до справи відповідно до номенклатури і переміщується (копіюється) в архів.

Поточний контроль виконання резолюцій здійснюється за записами у папці «На контролі» автора резолюції. РК перебувають у цій папці з моменту винесення контрольної резолюції до затвердження автором резолюції звіту відповідального виконавця.

Загальний контроль виконання резолюцій здійснюється за допомогою функції «Пошук» шляхом відбору РК за різними реквізитами резолюцій. При цьому відбір може проводитися:

· для кожної картотеки і для всіх картотек відразу;

· за певний період часу реєстрації РК або накладення резолюцій;

· за авторами і виконавцями резолюцій;

· за резолюціями, що перебувають на контролі, або знятими З контролю;

· за резолюціями, що їх виконано у строк, або з порушенням строку.

Також контроль виконання можна здійснювати за допомогою звітів, що одержуються під час роботи зі звітними формами системи автоматизованого документообігу.

Контрольні строки виконання документа, визначені в резолюції, автоматично доводяться до виконавців у вигляді нагадувань і фіксуються у системі. У системі, як правило, передбачено автоматичну реєстрацію всіх змін, внесених до РК. Із цією метою для кожної картки ведеться протокол змін основного та додаткового розділів РК, а також протоколи змін резолюцій. У протоколі реєструється дата і час, характер виконаних дій і прізвище користувача.

Система електронного документообігу дає можливість швидко одержати відповіді на питання: у кого, де, на якій стадії виконання перебуває документ. У процесі функціонування системи в ній нагромаджується інформаційна база документів установи. Система забезпечує пошук документів у цій базі за сполученням будь-яких реквізитів РК, а також пошук за текстом документа.

Системи електронного документообігу організовують всі процеси життєвого циклу документа, включаючи роботу над проектами, узгодження, твердження (підписання), виконання, відправка в «справу» або архів. Крім того, ці системи забезпечують необхідний сервіс для зберігання, пошуку і систематизації електронних документів, а також розділення прав доступу до них.

Зростання числа упроваджених систем електронного документообігу спостерігається як в комерційних, так і в державних організаціях. Вживані системи електронного документообігу достатньо різноманітні і побудовані на різних підходах. Розвиток електронного документообігу спочатку будувався на дотриманні вимоги захисту інформації -- збереженні від спотворень, втрат і до певної міри від ознайомлення з нею сторонніх осіб.

Як загрози безпеки електронної інформації виступають: внутрішні складові (персонал організації підприємства); зовнішні (хакери, «комп'ютерні віруси»), а також особливості середовища передачі даних (можливе спотворення або перехоплення інформації при використовуванні відкритих каналів зв'язку, у тому числі через Інтернет) і, крім того, можливі збої устаткування (програм). Для вирішення проблем надійного захисту інформації в системах електронного документообігу використовується цілий ряд програмно-апаратних систем і засобів, таких як:

· системи захисту інформації від несанкціонованого доступу;

· системи захисту від атак із зовнішніх мереж, у тому числі через Інтернет;

· засоби криптографічного захисту інформації -- електронний цифровий підпис і шифрування (з використанням алгоритмів з симетричним і несиметричними ключами);

· засоби захисту від «комп'ютерних вірусів» і інші.

Ці системи і засоби розробляються спеціалізованими компаніями, продукція яких сертифікується відповідними державними органами, і в готовому вигляді вбудовуються в системи електронного документообігу. Крім того, всі інформаційні системи державних організацій підлягають обов'язковій сертифікації. При обробці в електронних системах конфіденційних документів вимоги до захисту інформації багато разів зростають. Надійний захист інформації в системах електронного документообігу досягається комплексним застосуванням як програмно-апаратних систем і засобів, так і реалізацією організаційних заходів.

У будь-якому випадку, вибираючи систему електронного документообігу і доповнюючи її програмними і апаратними засобами для обігу конфіденційних документів необхідно чітко представляти можливості цієї системи з погляду захисту від загроз (ризиків) безпеки інформації і не нехтувати традиційними заходами режиму і контролю.

Таким чином, розглянувши використання комп'ютерних технологій при організації документообігу можна зробити висновок, що сучасні системи електронного документообігу успішно вирішують задачі автоматизації діловодства. При цьому вони включають не просто додатки, призначені для перекладу паперових документів в електронний вигляд, а є повноцінним інструментом управління.

4. Правова охорона документів

Особи, відповідальні за роботу з документами, зобов'язані забезпечувати збереження документів, що створюються на підприємствах, в установах, організаціях. Справи з моменту їх заведення і до здачі до архіву установи зберігаються в робочих кімнатах чи в спеціально відведених приміщеннях. Ці приміщення мають відповідати вимогам пожежної безпеки, мати певний температурний режим.

Справи поміщують в шафи канцелярського типу, які обов'язково закриваються. Це допомагає вберегти документи від попадання пилу, впливу сонячного світла та інших чинників. Документи підшиваються в тверді обкладинки чи в папки-реєстратори. Папки встановлюють на полицях шафи в тій послідовності, в якій вони вказані в номенклатурі справ, досить щільно притискаючи одну до одної. Папки встановлюють вертикально, корінцем назовні. При такому зберіганні основний тиск направлений на корінець, а аркуші документів всередині папки тиску не відчувають. Це зручно як для зберігання документів, так і для користування ними.

Якщо довідки підшиті в папки з м'якими обкладинками, ставити їх вертикально не можна, бо від цього псуються нижні краї аркушів документів. Такі довідки зберігаються горизонтально. Забезпеченню фізичного збереження документів сприяє також і правильна підшивка аркушів документів у справі. При підшивці необхідно слідкувати за тим, щоб нижні краї документів були на одному рівні, вище від краю папки приблизно на 1 см.

Вилучення і видача будь-яких документів зі справ постійного збереження не дозволяється. У виняткових випадках (наприклад, на вимогу судово-слідчих органів) таке вилучення робиться з дозволу керівника установи з обов'язковою постановою у справі точно завіреної копії вилученого документу і вкладанням акту про причину вилучення оригіналу.

Протягом справочинного року на видану по службовій необхідності справу заповнюється картка, в якій вказуються структурний підрозділ, номер справи, дата видачі, її заголовок, кому справа видана, дата повернення; передбачаються глави для розписок про отримання і прийом справи.

Використання технічних засобів для забезпечення збереження інформації створює додаткові гарантії того, що документи та інші носії інформації будуть надійно захищені. Технічні засоби захисту можуть бути розділені на наступні види:

· засоби охорони території підприємства, засоби захисту комунікацій;

· засоби захисту комп'ютерних систем і баз даних від несанкціонованого доступу.

Засоби охорони території -- це різноманітні типи обмежень і контролюючих систем (системи телевізійного контролю території, різноманітні електронно-оптичні та інші засоби охорони).

У наш час джерелом витоку інформації у більшості випадків є процеси опрацювання, передачі і збереження інформації, пов'язані з використанням електронних, електромеханічних та електротехнічних засобів. Досить просто використати інформацію, яка зберігається в ЕОМ, аудіо- та відеозаписуючій апаратурі, якщо попередньо не було вжито спеціальних засобів для її захисту.

Основні засоби захисту інформації при використанні технічних засобів:

· забезпечення закритої передачі інформації телефоно-телеграфними каналами шляхом її шифрування;

· спеціальний захист апаратури від опромінення за допомогою захисних балонів;

· використання спеціальних засобів захисту комп'ютерних систем і баз даних;

· створення штучних перешкод перехвату електронних чи акустичних сигналів.

Заходи щодо захисту комерційної таємниці при використанні комп'ютерних систем і баз даних можна поділити на такі групи:

· кодування документів на магнітних носіях, тобто доповнення тексту документів ознакою авторства, що при нормальному прослуховуванні не читається;

· шифрування всього документа чи його частин на машинних носіях, що робить цей документ недоступним для розуміння особам, які не володіють кодом для розшифровки.

Використання комп'ютерів у бізнесі призвело до того, що великі обсяги ділової інформації передаються і отримуються комп'ютерними мережами, які охопили майже увесь світ. Саме через комп'ютерні мережі здійснюється більшість викрадень інформації.

Іншою проблемою є захист інформації, що передається, від підробок та перекручень. З такою метою використовується програма під назвою «електронний підпис». Вона дозволяє засвідчити належність документа, що передається мережею, але його текст при цьому залишається незахищеним.

Щоб захистити всю інформацію, що передається, її краще зашифровувати. Зручніше зробити це за допомогою апаратних засобів, підключивши до комп'ютера додаткову електронну плату.

Просто та ефективно захищають дані в комп'ютері від копіювання механічні або електромеханічні ключі, що входять до комплекту.

Поворот ключа, який легко носити з собою, надійно блокує роботу комп'ютера.

Серед безлічі варіантів захисту і збереження інформації головне -- правильно підібрати носій та якомога найкращий вид захисту. В такому разі інформація буде належати тільки своєму власникові.

Размещено на Allbest.ru