Особенности планирования времени представителя управленческого звена ООО "Демидыч"
Тайм-менеджмент как техника управления временем, включающая в себя правила, которые помогают человеку правильно организовать свое время. Знакомство с основными особенностями планирования времени представителя управленческого звена ООО "Демидыч".
| Рубрика | Менеджмент и трудовые отношения |
| Вид | курсовая работа |
| Язык | русский |
| Дата добавления | 22.01.2020 |
| Размер файла | 404,6 K |
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
Введение
В представленной работе будет рассмотрено планирование времени (тайм-менеджмент).
Актуальность данной темы определяется тем, что в настоящее время одним из важнейших ресурсов и ценностей для каждого человека (особенно, занимающего руководящую должность) является время. От умения эффективно распоряжаться своим временем зависит эффективность трудовой деятельности человека.
Для повышения эффективности использования времени применяется планирование времени или тайм-менеджмент.
Тайм - менеджмент - техника управления временем, которая включает в себя правила и принципы, которые помогают человеку правильно организовать свое время и достичь максимальной эффективности в любом деле.
Целью данной работы является всесторонний анализ планирования времени представителя управленческого звена ООО «Демидыч».
Данная цель определяет последовательную постановку и решение нижеобозначенных задач:
1. Дать общую характеристику тайм-менеджменту.
2. Проанализировать техники и инструменты тайм-менеджмента.
3. Дать общую характеристику ООО «Демидыч».
4. Представить анализ планирования времени (тайм-менеджмента) представителя управленческого звена ООО «Демидыч».
5. Разработать рекомендации по совершенствованию планирования времени (тайм-менеджмента) представителя управленческого звена ООО «Демидыч».
6. Дать экономическую оценку рекомендаций.
Объект исследования - ООО «Демидыч».
В качестве предмета исследования можно выделить особенности планирования времени представителя управленческого звена ООО «Демидыч» и рекомендации по совершенствованию планирования времени данного управленца.
При написании работы применялись такие источники как: научные и учебные материалы, монографические материалы, статьи специализированных периодических изданий, ресурсы Интернет и внутренняя документация компании - объекта исследования.
Структура работы включает в себя введение, основную часть, состоящую из трех глав, заключение, список использованных источников.
1. Теоретические аспекты тайм-менеджмента
1.1 Общая характеристика тайм-менеджмента
управленческий планирование время
Тайм-менеджмент представляет собой совокупность действий, направленных на упорядочение временных затрат на решение различных задач. Простыми словами, под этим понятием скрывается распределение, учет и оперативное планирование данного ресурса.
Тайм - менеджмент также может быть определен как техника управления временем, которая включает в себя правила и принципы, которые помогают человеку правильно организовать свое время и достичь максимальной эффективности в любом деле.
С помощью тайм - менеджмента человек может сам осознанно контролировать время, которое он тратит на разные виды деятельности, увеличивая при этом эффективность и продуктивность своей работы или отдыха. Планирование, распределение, расстановка приоритетов, постановка целей помогает человеку справиться с сумасшедшим ритмом современной жизни. Тайм - менеджмент помогает человеку успевать делать все без стрессов и избежать хронической усталости.
Первоначально методики тайм - менеджмента использовались лишь при ведении бизнеса, организации трудовой деятельности. Но сейчас методы управления временем также применяются и в личной жизни человека, чтобы успевать справляться с бытовыми вопросами, правильно организовывать свой досуг, отдых.
Существует несколько основных принципов управления временем:
- планирование и фиксирование плана действий;
- расстановка приоритетов;
- фокусировка на главном;
- анализ опыта.
Планирование и фиксирование плана действий. Планирование - это фундамент, на котором строится вся технология тайм-менеджмента. Данный принцип позволяет быстрее добиваться решения поставленных задач и освободить время на восстановление сил и отдых.
Важным моментом является фиксирование плана действий. Это можно делать двумя способами:
- в электронном виде (на компьютере или мобильном гаджете);
- на бумаге (в органайзере или блокноте).
При этом не нужно строить планы «в уме». Особенно это актуально для тех, кто только изучает основы тайм-менеджмента. Данный принцип обусловлен тем, что человек, который не записывает свои цели, подсознательно не отвечает за их выполнение.
Наиболее эффективный инструмент для планирования - это диаграмма Ганта. Она представляет собой графический способ отображения порядка достижения целей и продолжительность этого процесса. Диаграмма состоит из полос, каждая из которых отвечает за выполнение отдельной задачи. Конечные точки - начало и завершение работы над проектом.
Расстановка приоритетов. Еще один важный принцип тайм-менеджмента - расстановка приоритетов. Данный процесс подразумевает сортировку задач в порядке убывания уровня их важности. Чтобы расставить приоритеты, обычно используется 3 методики: квадранты Кови; матрица Эйзенхауэра; принцип мишени.
Фокусировка на главном. Рассматривая принципы эффективного тайм-менеджмента, также стоит вспомнить о фокусировке на главном. Другими словами, успешный человек не должен распыляться на выполнение второстепенных задач.
Анализ опыта. Чтобы никогда не задаваться вопросом, как все успевать, успешные люди рекомендуют анализировать время, потраченное на выполнение той или иной работы. Желательно проследить свой опыт хотя бы на протяжении одной недели.
Классифицировать расход времени можно по-разному. Одни группируют дела по важности, другие разделяют их на технические и творческие, третьи - на отдых, работу и т.д. В ходе анализа следует подсчитывать не только время, но и объем сил, потраченных на выполнение цели.
Проанализировав свои действия, можно найти «слабые места», которые в дальнейшем позволят существенно увеличить продуктивность и сэкономить такой ценный ресурс как время.
Большинство людей привыкло измерять время часами, минутами и секундами. Однако основные принципы тайм-менеджмента учат нас измерять жизнь событиями. В соответствии с этим утверждением основным жизненным принципом человека, использующего технику тайм-менеджмента, является расстановка приоритетов. Кроме того, искусство управления временем учит: правильно расставлять цели; анализировать произошедшие события; планировать свои действия; сохранять порядок в делах; постоянно искать мотивацию.
Далее рассмотрим техники и инструменты тайм-менеджмента.
1.2 Техники и инструменты тайм-менеджмента
Человеческой деятельности свойственна парадигма творческого и рационального подходов. Для оперативного достижения целей, с рациональной точки зрения, целесообразно использовать технологии, техники и инструменты эффективного целеполагания и планирования времени.
В литературе по менеджменту и психологии делового общения приводится множество методов и методологий управления временем. Все они разнятся в зависимости от социокультурной картины мира, типа личности и множества других факторов, а также от вида и характера занятости личности, ее мотивации и личной целеустремленности.
Тайм-менеджмент подразделяется на личный тайм-менеджмент, командный тайм-менеджмент и корпоративный тайм-менеджмент.
Согласно концепции Г. Архангельского, можно выделить несколько уровней управления временем: попытка отрывочного упорядочения (записки, памятки); попытка перспективного планирования (календари, ежедневники); расстановка ценностных приоритетов, краткосрочное и долгосрочное стратегическое планирование.
Особый интерес представляет матрица управления временем С. Кови (рис. 1.1). Она содержит четыре квадрата.
Рисунок 1.1 - Матрица управления временем по С. Кови
Первый квадрат - срочные и важные дела (критические ситуации, неотложные проблемы, проекты с горящим сроком исполнения).
Второй квадрат - важные и несрочные дела (профилактические действия, установление связей, поиск новых возможностей, планирование, восстановление сил).
Третий квадрат - неважные и срочные дела (посторонние разговоры и телефонные звонки, неотложные дела, встречи).
Четвертый квадрат - неважные и несрочные дела (мелочи, отнимающие время, корреспонденция, звонки, пустая трата времени).
Результат частого «пребывания» в 1-м квадрате, как правило, - стресс, самосожжение, управление в условиях кризиса. Преимущественное нахождение во 2-м квадрате подразумевает стратегическое видение, равновесие, дисциплину, контроль, редкое возникновение кризисных ситуаций. Деятельность в рамках 3-го квадрата подразумевает концентрацию на краткосрочном, управление в условиях кризиса, ощущение «не владения собой». Нахождение личности в 3-м, 4-м квадратах подразумевает полную безответственность, зависимость в основных вопросах от других лиц и организаций.
Таким образом, для повышения личной эффективности желательно не допускать длительного пребывания в 3-м, 4-м квадратах, и, по возможности, смещать всю основную деятельность ко 2-му квадрату, поскольку он связан с тем, что не является срочным, но является важным. Этот квадрат, согласно концепции С. Кови, включает в себя такую деятельность, как строительство отношений, написание личной миссии, долгосрочное планирование, упражнения, профилактика, подготовка.
Д. Вигер рекомендует следующие действенные приемы для экономии времени и эффективной деятельности:
1) целеполагание (четкие формулировки целей); дифференциация на краткосрочные и долгосрочные, большие и малые цели;
2) учет планов и индивидуальных биоритмов человека;
3) продуктивное использование времени ожидания (в общественном транспорте, в очереди, в пробках);
4) фотографирование, а не переписывание документов, схем, материалов (неплохо бы завести «тетрадь для всего», поскольку заметки на бумажках часто теряются);
5) создание сети контактов (networking).
Таким образом, максимально конкретная постановка целей и задач, краткосрочное ежедневное планирование, учет использованного времени и оценка эффективности помогут успешно претворять в жизнь практически любые планы.
На Западе большую популярность приобретает методика Марка Форстера «Автофокус». Она представляет собой, скорее, не систему организации задач, а способ их выполнения. Суть первой версии «Автофокуса» заключается в составлении списка всех дел на нескольких страницах, которые просматриваются друг за другом.
Как только на странице обнаруживается задача, которая выделяется по ощущениям как дело, которое хочется сделать, то она выполняется. Если задача при этом не завершается до конца, то она вычеркивается и дописывается в конец списка. Работа на странице продолжается до тех пор, пока задачи не перестанут выделяться. Оставшиеся задачи вычеркиваются из списка.
Таким образом прорабатываются все страницы. Данная технология позволяет выполнять те дела, которые действительно хочется сделать, какая-либо задача кажется более легкой, если необходимо совершить выбор между ней и оставшимися задачами. Система позволяет найти баланс между рациональностью и интуицией и хорошо подходит тем людям, которые не любят заранее расписывать крупные планы.
Далее обратимся к анализу планирования времени (тайм-менеджмента) представителя управленческого звена ООО «Демидыч».
2. Анализ планирования времени (тайм-менеджмента) руководителя ООО «Демидыч»
2.1 Общая характеристика ООО «Демидыч»
Объект исследования в данной работе - салон по продаже автомобилей «Демидыч» (ООО «Демидыч»).
Основной вид деятельности ООО «Демидыч» - торговля автотранспортными средствами.
Компания оказывает полный спектр услуг по продаже, гарантийному и постгарантийному обслуживанию автомобилей.
Компания начала продажи автомобилей в г. Перми в 2004 г. С самого начала «Быть на шаг впереди конкурентов» - кредо ООО «Демидыч».
Цель деятельности компании: увеличение доли своего присутствия на рынке и активизация усилий по продажам для максимизации прибыли.
Грамотная работа позволила компании развиваться даже в условиях мирового финансового кризиса. Важнейшей составной частью успеха стало уважение к покупателям. В компании всегда максимально простые и понятные условия покупки автомобилей, чему в т. ч. способствует пул партнеров из финансово-кредитных организаций.
Развиваются в компании сервисная служба и направление по поставкам комплектующих, аксессуаров и запасных частей. ООО «Демидыч» быстро и качественно осуществляет гарантийное и послегарантийное обслуживание автомобилей.
Сейчас ООО «Демидыч» уже выросло из границ Пермского края и начало транслировать свой успешный опыт в соседние регионы.
Компания старается, чтобы быть ее клиентом было и практично, и модно.
ООО «Демидыч» предлагает к услугам клиентов собственный технический центр, где обслуживаются и ремонтируются все модели автомобилей, продаваемых в компании. Квалифицированный персонал, прошедший специальную подготовку в центрах заводов - изготовителей выполняет ремонтные работы любого уровня сложности: по двигателю, ходовой части, кузовные работы и пр. Специальная аппаратура позволяет быстро провести полную диагностику всех основных узлов автомобиля.
Современное оборудование и профессионализм сотрудников авторизованного сервисного центра позволяют выполнять ремонт любой степени сложности в максимально короткие сроки.
Продаваемые автомобили проходят тестирование и специальную предпродажную подготовку.
В таблице 2.1 отражены основные экономические показатели деятельности компании.
Таблица 2.1 - Основные экономические показатели деятельности ООО «Демидыч», тыс. руб.
|
Показатель |
2015 |
2016 |
2017 |
Изменение 2017 к 2015 |
||
|
Абсолютное |
Относительное, % |
|||||
|
Выручка от реализации |
3570430 |
5535261 |
3841675 |
271245 |
7,60 |
|
|
Себестоимость проданных товаров |
3010602 |
5023089 |
3235058 |
224456 |
7,46 |
|
|
Валовая прибыль |
559828 |
512172 |
606617 |
46789 |
8,36 |
|
|
Коммерческие расходы |
63833 |
90877 |
275261 |
211428 |
331,22 |
|
|
Управленческие расходы |
287111 |
333730 |
246074 |
-41037 |
-14,29 |
|
|
Прибыль от продаж |
208884 |
87565 |
85282 |
-123602 |
-59,17 |
|
|
Прочие доходы |
1072628 |
599237 |
1911949 |
839321 |
78,25 |
|
|
Прочие расходы |
1117327 |
667103 |
1927328 |
810001 |
72,49 |
|
|
Прибыль до налогообл. |
164185 |
19699 |
69903 |
-94282 |
-57,42 |
|
|
Налог на прибыль |
44068 |
17126 |
31407 |
-12661 |
-28,73 |
|
|
Чистая прибыль |
120117 |
2573 |
38496 |
-81621 |
-67,95 |
По данным, отраженным в таблице, можно сделать выводы о высокой изменчивости экономических показателей ООО «Демидыч». Так, видно, что выручка от реализации распределена в течение последних трех лет крайне неравномерно. Тем не менее, показатели демонстрируют тенденцию к ее снижению - если в 2015 г. прибыль предприятия по итогам года составила 120117 тыс. руб., то по итогам работы в 2017 г. соответствующий показатель снизился до уровня 38496 тыс. руб.
Удачным с точки зрения деловой активности для компании был 2016 г. - в этом году выручка от реализации выросла в 1,5 раза по сравнению с аналогичным показателем 2015 г., однако за счет опережающего роста затрат по сравнению с темпами роста выручки от реализации итоговое изменение чистой прибыли в 2016 г. оказалось низким.
Эффективность финансово-хозяйственной деятельности ООО «Демидыч» в 2017 г. существенно выросла. Несмотря на снижение выручки от реализации на 30 % по сравнению с соответствующим показателем 2016 г., компании удалось существенно увеличить показатель прибыли, который хотя и не достиг уровня 2015 г., но в условиях снижения доходов показал существенную положительную динамику.
Организационная структура ООО «Демидыч» представлена на рисунке 2.1.
Рисунок 2.1 - Организационная структура ООО «Демидыч»
ООО «Демидыч» возглавляет руководитель, который организует всю работу компании и несет полную ответственность за его состояние и деятельность перед государством и трудовым коллективом. Руководитель представляет компанию во всех организациях, заключает договоры, издает приказы, в соответствии с трудовым законодательством принимает и увольняет работников, применяет меры поощрения и налагает взыскания на работников компании.
Отдел работы с клиентами ведет непосредственно работу с покупателями. Здесь каждый клиент может получить необходимую консультацию по возникшему вопросу (характеристики автомобиля, цена и пр.).
ООО «Демидыч» осуществляет работу с банками в части автокредитования. В соответствии с этим выделяется кредитный отдел.
Вновь приобретенный автомобиль находится на гарантии, в связи с чем необходимым является функционирование сервисного центра. Сервисный центр осуществляет работы по техническому и гарантийному обслуживанию автомобилей.
Управление экономической работой осуществляет финансовая служба, которая включает главного бухгалтера и финансового менеджера. В целом финансовая служба ООО «Демидыч» занимается финансовым анализом, ценообразованием, а также планированием. Главный бухгалтер несет ответственность за организацию и ведение учета, за составление отчетности.
Коммерческий отдел занимается изучением рынка, проведением рекламных акций и продвижением ООО «Демидыч».
Также в рамках коммерческого отдела работает менеджер по персоналу, который занимается вопросами поиска, подбора и найма персонала, адаптации и обучения персонала, вопросами профессионального развития персонала, мотивации персонала и т.д.
Результаты работы службы аппарата управления оцениваются показателями, характеризующими реализацию ими своих целей и задач.
Управленческие решения принимаются единолично, высока концентрация функций, возложенных на руководство, низкая взаимозаменяемость руководителей - «незаменимость» каждого, никто не возьмет на себя ответственность принять решение за другого. При этом уровень ответственности за принятые решения и их исполнение достаточно высок - он не размывается большим их количеством.
Коммуникации между подразделениями имеют в основном вербальный характер, уровень информированности сотрудников находится в тех пределах, какие необходимы для исполнения определенной работы.
Уровень оплаты труда поставлен в прямую зависимость от его результатов, что, видимо, и определяет достаточно высокий уровень ответственности.
Заработная плата работников ООО «Демидыч» состоит из двух частей:
- должностной оклад работника - ежемесячное вознаграждение, установленное в соответствии со штатным расписанием и зафиксированное в трудовом договоре, и, в случае выполнения должностных обязанностей, не зависит от производственных и иных показателей деятельности работника;
- дополнительная часть заработной платы начисляется по результатам деятельности работника в отчетном периоде и выплачивается в виде премии. Порядок и периодичность начисления премий устанавливается Положением о премировании работников.
По отношению к профессионализму управленческого персонала следует отметить его высокий уровень на верхнем уровне «административной пирамиды» и некоторое его снижение на низовых уровнях. Обратимся к анализу численности персонала ООО «Демидыч». Численность персонала на конец 2017 года составляет 68 человек.
Структуру персонала по положению в организации представим в таблице 2.2.
Таблица 2.2 Структуру персонала по положению в ООО «Демидыч»
|
Категория персонала |
205 год |
2016 год |
2017 год |
|
|
Руководители, чел. |
9 |
9 |
9 |
|
|
Специалисты, чел. |
20 |
20 |
21 |
|
|
Служащие, чел. |
12 |
12 |
13 |
|
|
Торговый персонал, чел. |
21 |
23 |
25 |
|
|
Итого |
62 |
64 |
68 |
Численность персонала на протяжении 2016 - 2017 гг. увеличивается, что связано с расширением объемов реализации продукции и расширения рынка. Если в 2016 г. численность персонала составила 64 человека, то в 2017 г. - 68 человек. Преимущественно в состав персонала ООО «Демидыч» входят торговый персонал и специалисты.
Структура персонала ООО «Демидыч» представлена на рисунке 2.2.
Рисунок 2.2 - Структура персонала ООО «Демидыч», %
Представим основные показатели деятельности ОО «Демидыч» (таблица 2.3).
Таблица 2.3 - Основные показатели деятельности ОО «Демидыч».
|
Показатель |
205 год |
2016 год |
2017 год |
|
|
Численность, чел. |
62 |
64 |
68 |
|
|
Средний возраст, лет |
29,1 |
29,2 |
29,4 |
|
|
Текучесть, % |
24,2 |
26,57 |
29,42 |
|
|
Средний стаж работы |
3,2 |
2,9 |
2,7 |
|
|
Производительность труда, тыс. руб. / чел. |
57 588 |
86 488 |
56 495 |
|
|
Итого |
Число уволенных в течение 2015 года - 15 человек.
Число уволенных в течение 2016 года - 17 человек.
Число уволенных в течение 2017 года - 20 человек.
Как мы можем видеть из данных, представленных в таблице 3, численность персонала в компании непрерывно увеличивается. Средний возраст персонала незначительно увеличивается с 2015 по 2017 гг.
Производительность туда существенно меняется за исследуемый период: в 2016 году она значительно увеличивается, в 2017 году снижается и практически приравнивается к уровню 2015 года.
Средний стаж работы за исследуемый период уменьшился на 0,5 лет.
Для ООО «Демидыч» характерен очень высокий уровень текучести кадров.
Далее обратимся к анализу планирования времени (тайм-менеджменту) представителю управленческого звена ООО «Демидыч».
2.2 Анализ планирования времени (тайм-менеджмента) руководителя ООО «Демидыч»
Анализировать планирование времени руководителя ООО «Демидыч» и оценивать эффективность данного планирования мы будем на примере такого руководителя как ведущий менеджер (возглавляет отдел работы с клиентами).
Выбор данного руководителя определяется пониманием автором работы его функционала и специфики деятельности.
Прежде всего, рассмотрим должностные обязанности ведущего менеджера ООО «Демидыч»:
1. Взаимодействие со всеми подразделениями ООО «Демидыч».
2. Организация и координация деятельности подразделения.
3. Участие в рекламной и маркетинговой деятельностью компании.
4. Обеспечение подразделения необходимым объемом продукции в установленные сроки.
5. Обеспечение необходимого качества обслуживания покупателей. Контроль за качеством работы сотрудников.
6. Размещение продукции (автомобилей) в зале.
7. Обеспечение сохранности товара в торговом зале.
8. Помощь покупателям при выборе товара.
9. Стимулирование продаж заданных администрацией видов товара.
10. Участие в инвентаризации.
11. Формирование отчетности.
12. Контроль за поддержанием порядка и чистоты в салоне.
13. Проведение обучения и стажировка принятых на работу менеджеров по продажам.
Рассмотрим взаимодействие ведущего менеджера с другими структурными подразделениями:
Ведущий менеджер является управленцем среднего уровня в отношении компании «Демидыч» в целом и руководителем высшего уровня в отношении своего подразделения - отдела работы с клиентами (ему подчиняются менеджеры по продажам и консультанты).
Также ему подчиняется клининговый персонал (уборщица), данного персонала нет в штате, он работает на условиях аутсорсинга.
Ведущий менеджер полностью контролирует деятельность своего подразделения - отдела работы с клиентами.
Ведущий менеджер подчиняется непосредственно директору. Данный управленец взаимодействует практически со всеми подразделениями компании.
Ведущий менеджер использует такие документы как: Положение об отделении, должностные инструкции, Правила внутреннего распорядка, Стандарты осуществления торговой деятельности в ООО «Демидыч».
Ведущий менеджер разрабатывает системы планов развития подразделения: оперативные планы - сроком до 1 недели (данные планы разрабатывают все сотрудники). Тактические планы развития подразделения - сроком до полугода. Также старшим продавцом разрабатываются стратегические планы развития подразделения (при разработке данных планов он взаимодействует с руководством ООО «Демидыч»).
Ведущий менеджер выполняет все возложенные на него функции, внутренние проверки деятельности рассматриваемого подразделения свидетельствуют о том, что деятельность подразделения ведется с соблюдением всех необходимых внутренних организационных норм.
Далее обратимся к анализу эффективности использования рабочего времени руководителя.
Эффективное использование рабочего времени крайне важно для рассматриваемого нами управленца (ведущего менеджера). У данного руководителя нет заместителей, он самостоятельно контролирует деятельность подразделения, таким образом, он выполняет довольно широкий перечень функций, поэтому важно, чтобы у данного руководителя была организована эффективная системе тайм-менеджмента.
Организация труда ведущего менеджера строится на основе полного учета трудового законодательства. Рабочий день ведущего менеджера составляет 8 часов, перерыв на обед - 1 час, общее число рабочих часов в неделю - 20 часов, пятидневный рабочий день.
Функционал ведущего менеджера прописан в должностной инструкции, хотя на практике часто функционал расширяется.
Проанализируем рабочий день ведущего менеджера:
Рабочий день ведущего менеджера начинается в 9.00, заканчивается - в 19.00.
Весь функционал ведущего менеджера можно разделить следующим образом: административная работа, торговая деятельность, деятельность по взаимодействию с другими подразделениями.
Рабочий день ведущего менеджера начинается с просмотра корреспонденции - электронной почты, факса, почтовых отправлений и т.д.
Данная деятельность продолжается, в среднем 20-30 минут.
Далее ведущий менеджер проверяет функционирование торгового зала, готовность менеджеров по продаже к работе, осуществление ими своих профессиональных функций. В это время ведущий менеджер находится в торговом зале, взаимодействует с менеджерами по продаже, при необходимости - с покупателями. Данная деятельность занимает в среднем 1 час 40 мин. - 2 часа.
Далее в течение двух часов ведущий менеджер занимает внутренней администраторской деятельностью: составляет планы выхода на работу, формирует необходимые отчеты, занимается разработкой системы мотивации, подготовкой планов обучения или повышения квалификации сотрудников, прорабатывает варианты внедрения на базе своего подразделения рекламной или маркетинговой политики и т.д.
Далее у ведущего менеджера обеденное время - с 13.00 до 14.00. После обеда в течение полутора часов ведущий менеджер взаимодействует с персоналом. В это время каждый сотрудник может подойти к ведущему менеджеру с любыми вопросами - данное время выделено для того, чтобы он мог обсудить с подчиненными все необходимые аспекты работы.
Далее в течение 2,5 часов ведущий менеджер взаимодействует с другими подразделениями компании. Последний час работы - взаимодействие с менеджерами по продажам, анализ итогов рабочего дня и т.д.
Данный вариант рабочего дня является «усредненным», естественно, что в разное время возможны разные вариации организации рабочего времени ведущего менеджера. Если по какой-либо причине один из подчиненных (менеджеров по продаже или консультантов) не вышел на работу - ведущий менеджер может выполнять его функции и основную часть времени провести в торговом зале. Фотография рабочего времени ведущего менеджера представлена в таблице 2.4.
Таблица 2.4 - Фотография рабочего времени ведущего менеджера
В целом, трудовой процесс ведущего менеджера является достаточно «отлаженным» и эффективным. В качестве рекомендаций можно предложить сокращение рабочего времени на взаимодействие с персоналом после обеда. На это отведено 1,5 часа. Но как показывает практика, сотрудники не так часто испытывают необходимость придти к ведущему менеджеру с какими-либо вопросами и т.д. К тому же основная часть вопросов решается непосредственно в торговом зале. Таким образом, время на взаимодействие с сотрудниками по различным вопросам можно сократить примерно до 40 минут. Также в качестве рекомендации можно предложить разработку алгоритма взаимодействия с другими подразделениями, поскольку в настоящее время не «системной» основы для взаимодействия.
Некоторым проблемным моментом являются достаточно частые «отвлечения» ведущего менеджера на какие-либо моменты, которые не входят в его функционал (например, на различные ситуации в торговом зале, которые могли быть решены и без участия ведущего менеджера).
Данный вывод подтверждают и проведенные расчеты.
Коэффициент затрат рабочего времени на отдых и личные надобности (Кот): Кот = 138/2400 = 0,575
Коэффициент потерь рабочего времени на нерегламентированные перерывы (Кнп): Кнп = (116+138)/2400 = 0,1058
Таким образом, потери рабочего времени составляют 10,58%, что достаточно много, таким образом, для ведущего менеджера актуальны вопросы более рациональной организации своего рабочего времени.
Далее, в следующей главе, представим рекомендации по повышению эффективности использования рабочего времени ведущего менеджера на основе тайм-менеджмента.
2.3 Разработка рекомендаций по совершенствованию тайм-менеджмента руководителя ООО «Демидыч»
Несмотря на то, что ведущий менеджер в целом осуществляет руководство эффективно, тем не менее, в организации рабочего времени данного управленца имеются определенные недостатки, которые были отмечены нами ранее.
Таким образом, направлением рационализации личного труда руководителя (ведущего менеджера) ООО «Демидыч» должно стать повышение эффективности использования его рабочего времени.
Помимо ранее обозначенных проблемных моментов в организации рабочего дня, можно выделить и ряд дополнительных, обусловленных личными особенностями ведущего менеджера. Из личной беседы с ведущим менеджером (и его самоанализа) были выделены следующие проблемные моменты, препятствующие наиболее эффективной организации рабочего процесса в ООО «Демидыч».
Для ведущего менеджера ООО «Демидыч» характерно такое явление как прокрастинация - откладывание «на потом» наиболее сложного и важного в данный момент дела». Такое явление является достаточно распространенным и очень сильно вредит рабочему процессу.
Кроме того, ведущий менеджер не всегда рационально распределяет обязанности и нередко ему приходится работать в «авральном режиме». Иногда ведущий менеджер необоснованно много времени тратит на проверку почты и социальных сетей.
На наш взгляд, помочь справиться с данными проблемами ведущему менеджеру поможет прохождение обучающей программы - тренинга по тайм-менеджменту.
Далее обратимся непосредственно к рекомендациям. Прежде всего, представим рекомендации наиболее общего характера:
Для рационального использования рабочего времени ведущему менеджеру ООО «Демидыч» необходимо:
- Рационально распределить рабочее время внутри недельного и дневного планов;
- Исключить вмешательство в чужие проблемы и обязанности, при невыполнении собственных задач;
- Добиться улучшения взаимодействия с подчиненными;
- Ориентироваться на долгосрочные цели;
- Научиться расставлять приоритеты работ;
- Повысить самодисциплину.
- Научится не отвлекаться на что-либо при выполнении важного и срочного задания.
- Необходимо сформировать наиболее удобный формат планирования и учета своего рабочего времени.
Меры по устранению потери времени:
- выполнение работ пропорционально их стратегической значимости;
- ведение предварительного планирования рабочего дня;
- ведение дневника рабочего времени;
- изучение и использование нормативов режимов труда и отдыха, установленных в организации.
Далее представим основные рекомендации по повышению эффективности использования рабочего времени ведущего менеджера ООО «Демидыч».
1. Посещение семинара (специальной обучающей программы) «Тайм-менеджмент».
Данный семинар проводит РПЦПК (г. Пермь).
Представим цель данной программы: развитие профессиональной компетенции по управлению временем и эффективное распределение временных ресурсов с учетом индивидуальных особенностей восприятия времени руководителем.
Преимущества программы: практическая направленность, интерактивные формы обучения, интенсивный характер обучения и удобный формат, позволяющий в минимальные сроки повысить уровень профессиональной подготовки.
Программа ориентирована на развитие навыков управления времени с использованием эффективных методик. Программа составлена таким образом, что, помимо получения теоретических знаний, формируются практические навыки их применения. Данная программа состоит из трех моделей, содержание программы представлено в таблице 2.5.
Таблица 2.5 - Содержание программы «Тайм-менеджмент»
|
Название модулей |
Содержание модулей |
|
|
Модуль 1. Понятие «Управление временем» и стратегическое планирование времени |
Законы и принципы тайм- менеджмента. Управление временем в ситуации «от хорошего к лучшему».Планирование времени и целеполагание: определение ценностей, постановка задач, расстановка приоритетов. Принципы и правила рационального планирования времени. Условия хорошо сформулированного результата. Модель SMART. Матрица Эйзенхауэра: «Срочность» и «Важность». Соотношение временных затрат и получаемых результатов (принцип Парето). |
|
|
Модуль 2. Тактический тайм-менеджмент - как управлять своим временем в течение дня |
Организация рабочего дня. Индивидуальные особенности восприятия времени; их взаимосвязь с применяемыми техниками планирования. Индивидуальный ритм работоспособности. Самоменеджмент на основе биоритма (подъемы и спады, саморазгрузка). Как начинать и заканчивать рабочий день. Как экономить время в течение рабочего дня. Составление рамочного плана дня.Контроль и самоконтроль. Анализ прошедшего дня, оценка результатов. Выявление и устранение причин потерь рабочего времени. Нерациональное распределение времени как потенциальный источник стресса.Деловые коммуникации в разрезе тайм-менеджмента. Организация деловых совещаний. Прием посетителей. Ведение деловой корреспонденции. Деловое общение по телефону. Организация рабочего места. |
|
|
Модуль 3. Технический инструментарий эффективного управления временем |
Актуальный тайм-менеджмент: инвентаризация времени. Хронометраж и оценка личной эффективности. Отслеживание показателей в личной работе. Самоменеджмент с использованием дневника времени.Методы «настройки» на выполнение сложных и неприятных задач (Метод «Швейцарского сыра». Метод «Съесть лягушку». Метод «Съесть слона»).Самомотивация как инструмент сокращения временных издержек.Корпоративные стандарты и инструменты в организации времени персонала.Авральный тайм-менеджмент. Анализ «поглотителей» времени и их устранение. Определение продолжительности непродуктивной работы. Выявление резервов времени. Искусство говорить «нет» себе и другим в процессе управления временем. Причины недостатка времени (неэффективное планирование, отсутствие приоритетов в решении задач, неэффективная организация вз. с сотрудниками).Показатели эффективного использования рабочего времени сотрудников. |
Данный курс рассчитан на 3 дня, реализуется в течение 3-х недель (1 раз в неделю). Стоимость курса составляет 12 000 руб.
Также организаторами данной программы предлагается дополнительная услуга - разработка «планинга» конкретно под цели заказчика, учитывая специфику его деятельности и личные особенности. Стоимость такой услуги составляет 5 000 руб. Мы предлагаем воспользоваться и данной услугой.
Также для совершенствования использования рабочего времени ведущего менеджера необходимо:
1. Создать алгоритмы работы с каждым из подразделений ООО «Демидыч», с которыми взаимодействует ведущий менеджер.
2. Проанализировать все возникающие ситуации в торговом зале, к разрешению которых привлекается и ведущий менеджер, на основе проведенного анализа составить алгоритм поведения в наиболее распространенных ситуациях для сотрудников магазина. Это необходимо для того, чтобы ведущий менеджер не участвовал в каждой из данных ситуаций. Чтобы они разрешались сотрудниками самостоятельно, на основании разработанных алгоритмов, а ведущий менеджер привлекался лишь в наиболее сложных ситуациях.
3. Необходимо сокращение рабочего времени, отведенного на коммуникацию с коллегами с 1 часа 30 мин. до 40 минут, так как этого времени достаточно.
Далее оценим экономическую эффективность данных рекомендаций.
Для оценки экономической эффективности проекта необходимо:
1. Составить сводный бюджет затрат.
2. Определить предполагаемый прирост прибыли в связи с реализацией мероприятий.
3. Сравнить уровень затрат с предполагаемым приростом прибыли.
В таблице 2.6 представлены основные затраты на предлагаемые мероприятия (сводный бюджет затрат).
Таблица 2.6 - Бюджет мероприятий
|
Мероприятие |
Затраты, руб. |
Период. |
Итоговая стоимость, руб. |
|
|
Затраты на участие в семинаре (образовательной программе) |
12 000 |
1 |
12 000 |
|
|
Затраты на разработку индивидуального планинга |
5 000 |
1 |
5 000 |
|
|
Оплата консультационных услуг при разработке алгоритмов работы для ведущего менеджера |
4 000 |
1 |
4 000 |
|
|
Итого: |
21 000 |
|||
|
Незапланированные расходы (10% от бюджета) |
2 100 |
|||
|
Общая сумма затрат |
23 100 |
Для расчёта эффективности предлагаемых мероприятий были использованы бухгалтерские данные, а также экспертные оценки предполагаемых результатов. В результате экспертного опроса руководящего состава компании, а также основываясь на мнении сторонних экспертов (специалистов в области управления персоналом, тайм-менеджмента), был сделан вывод, что совокупный прирост от внедрения мероприятий, составит не менее 3%. С учетом возможных негативных факторов (риски) данный показатель был уменьшен до 1%.
Чистая прибыль компании за 2017 год составила 38 496 000 руб.
Чистая прибыль после внедрения мероприятий - 38 880 960 руб.
Увеличение прибыли ООО «Демидыч» в связи с реализацией мероприятий (прирост прибыли) - 384 960 руб. Итоговая стоимость затрат - 23 100 руб. Экономическая эффективность мероприятий рассчитывается по формуле: прирост прибыли - затраты на реализацию мероприятий.
Экономическая эффективность предложенных мероприятий:
384 960 руб. - 23 100 руб. = 361 860 руб.
Маркетинговая эффективность проекта рассчитывается по формуле: прирост прибыли / затраты на реализацию мероприятий, то есть 384 960 руб. / 23 100 руб. = 16,67 руб.
Таким образом, при затрате 1 рубля на реализацию обозначенных в работе мероприятий мы получим 16,67 рубля дополнительной прибыли для компании.
Таким образом, мы можем сделать вывод об эффективности разработанных для ООО «Демидыч» мероприятий по совершенствованию управления и планирования времени управленца - ведущего менеджера отдела работы с клиентами.
Заключение
управленческий планирование время
Тайм-менеджмент представляет собой совокупность действий, направленных на упорядочение временных затрат на решение различных задач. Объект исследования в данной работе - салон по продаже автомобилей «Демидыч» (ООО «Демидыч»).
Анализировать планирование времени руководителя ООО «Демидыч» и оценивать эффективность данного планирования мы будем на примере такого руководителя как ведущий менеджер (возглавляет отдел работы с клиентами). Выбор данного руководителя определяется пониманием автором работы его функционала и специфики деятельности.
В целом, трудовой процесс ведущего менеджера является достаточно «отлаженным» и эффективным. В качестве рекомендаций можно предложить сокращение рабочего времени на взаимодействие с персоналом после обеда. Также в качестве рекомендации можно предложить разработку алгоритма взаимодействия с другими подразделениями, поскольку в настоящее время не «системной» основы для взаимодействия. Некоторым проблемным моментом являются достаточно частые «отвлечения» ведущего менеджера на какие-либо моменты, которые не входят в его функционал.
Для рационального использования рабочего времени ведущему менеджеру ООО «Демидыч» необходимо:
Посещение семинара (специальной обучающей программы) «Тайм-менеджмент».
Создать алгоритмы работы с каждым из подразделений ООО «Демидыч», с которыми взаимодействует ведущий менеджер.
Необходимо сокращение рабочего времени, отведенного на коммуникацию с коллегами с 1 часа 30 мин. до 40 минут, так как этого времени достаточно. Представленные расчеты подтверждают эффективность разработанных рекомендаций.
Список использованных источников
1.Абрамов Р.Н. Российские менеджеры: социологический анализ становления профессии. - М.: Владос, 2017. - 564 с.
2.Абчук В. А. Менеджмент: Учебник. -2-е издание / В.А. Абчук. СПб.: Союз, 2017. - 463 с.
3.Борисова Е.А. Оценка и аттестация персонала. - СПб.: Питер, 2016. - 431 с.
4.Веселов В.Д. Направления повышения эффективности управленческого труда//Штат. 2018. № 7. с.140-143.
5.Веснин В.Р. Практический менеджмент персонала: Пособие по кадровой работе. - 4-е издание. М.: Юристъ, 2016. - 372 с.
6.Горшкова Л. Оценка управленческого персонала: параметры и методы // Человек и труд. 2018. № 3. С. 34-38.
7.Денисов Л.Д. Тайм-менеджмент руководителя.//Кадровые решения. 2017. № 11. С.112-116.
8.Журавлев П.В., Карташов С.А. Технология управления персоналом. Настольная книга менеджера. - М.: Экзамен, 2017. - 532 с.
9.Зайцева А.А. Кадровая служба и управление персоналом предприятия. - М.: ИНФРА-М, 2017. - 362 с.
10.Кротова Н.В. Управление персоналом: Учебник. - 2-е изд. - М.: Высшая школа, 2017. - 611 с.
11.Лукьяненко В. А. Тайм-менеджемнт и его значение. // Солодой ученый. 2017. № 10. С. 44-46.
12.Менеджмент: учебник для бакалавров / под ред. А. Н. Петрова. - 2-е изд., исп. и доп. - М.: Юрайт, 2016. - 645 с.
13.Нестеров К.Л. Специфика содержания управленческого труда.//Вопросы управления. 2018. № 11. С.177-179.
14.Никулин А.Д. Содержание понятия «управленческие кадры» в современных организациях.//Менеджмент в России и за рубежом. 2018. № 6. С.70-74.
15.Одегов Ю.Г., Соловьев Д.П. Стратегическое управление персоналом: Учебное пособие. - Самара, СГЭА, 2016. - 594 с.
16.Онянов В.В. Матрица управления временем С. Кови.//Справочник по управлению персоналом. 2018. № 4. С.71-77.
17.Основы менеджмента / под ред. Д.Д. Вачугова. - М.: Высшая школа, 2017. - 532 с.
18.Прохоров В.Г. Основные направления рационализации процессов труда руководителей.//Кадровые решения. 2018. № 2. С.80-84.
19.Пугачев В.П. Руководство персоналом организации. - 3-е издание. - М.: Аспект Пресс, 2016. - 643 с.
20.Сукнов А.В. Содержание предмета труда управленческих кадров.//Молодой ученый. 2016. № 11. С.88-93.
21.Суханов В.В. Современные методики тайм-менеджмента//HR-Journal. 2017. № 4. С.123-138.
22.Тебекин А. В. Управление персоналом : учеб. пособие. - М.: Юрайт, 2019. - 182 с.
Размещено на Allbest.ru
...Подобные документы
Сущность, принципы, причины использования и современные приемы тайм-менеджмента. Специфика тайм–менеджмента на предприятиях сервиса. Характеристика особенностей управления временем и использования рабочего времени в рекламной компании "Бриз–сервис".
курсовая работа [57,4 K], добавлен 26.04.2015Знакомство с основными особенностями планирования времени проекта. Общая характеристика диаграммы Гантта. Построения сетевых диаграмм и оценка критического пути проекта как самый важный инструмент планирования времени. Анализ метода критического пути.
презентация [179,3 K], добавлен 07.08.2013Анализ эффективности использования рабочего времени. Определение и основные понятия тайм-менеджмента. Его структура: целеполагание, определение приоритетов, знание инструментов планирования, привычки. Характеристика основных техник управления временем.
реферат [84,6 K], добавлен 11.12.2015Тайм-менеджмент: сущность, задачи и принципы. Причины дефицита времени. "Золотые" пропорции планирования времени: его инвентаризация, "поглотители", постановка цели. Техника анализа сложности задач. Делегирование полномочий. Информационная коммуникация.
реферат [34,3 K], добавлен 03.02.2011Тайм-менеджмент: планирование и контроль времени. Понятие времени, причины его дефицита. Правила начала дня. Преодоление трудностей, связанных с тайм-менеджментом. Правила завершения рабочего дня. Рекомендации по обращению с не пунктуальными людьми.
реферат [27,4 K], добавлен 20.10.2012Знакомство с авторами, объект и предмет исследования проблемы организации времени. Главная проблема современных менеджеров - боязнь принятия решений. Основные принципы постановки целей, планирования и расстановки приоритетов. Способы уплотнения времени.
курсовая работа [46,3 K], добавлен 06.01.2011Управление временем как действие или процесс тренировки сознательного контроля над количеством времени, потраченного на конкретные виды деятельности. История изучения науки про управление временем, ее структура. Анализ использования рабочего времени.
презентация [2,2 M], добавлен 20.04.2015Рабочее время и тайм-менеджмент руководителя и специалиста на предприятии: суть, классификация, пути повышения эффективности использования. Современные приемы тайм-менеджмента. Анализ использования рабочего времени МУЗ "Ивановская городская больница № 2".
дипломная работа [836,5 K], добавлен 17.08.2016Функции планирования на предприятии. Основные обязанности руководителя. Организация труда руководителя, планирование его времени (тайм-менеджмент). Рекомендации для составления недельного плана. Планирование времени специалиста, его обязанности.
реферат [52,5 K], добавлен 08.06.2014Тайм-менеджмент как фактор повышения эффективности труда в организации. Анализ использования рабочего времени в Сбербанке России, оценка специфики управления временем. Предложения по совершенствованию корпоративного стандарта по управлению временем.
дипломная работа [243,2 K], добавлен 29.08.2013Сущность и содержание тайм-менеджмента, исторические этапы его развития. Методы изучения трудовых процессов и затрат рабочего времени. Основные способы управления временем в современных организациях. Реализация технологий тайм-менеджмента в ООО "Босфор".
дипломная работа [412,7 K], добавлен 13.07.2015Тайм-менеджмент как тренировка контроля над количеством времени, потраченным на конкретные виды деятельности, оценка его роли в повышении эффективности и продуктивности работы. Анализ использования рабочего времени. Структура и принципы тайм-менеджмента.
реферат [81,4 K], добавлен 24.03.2013Сущность и содержание тайм-менеджмента. Методы изучения трудовых процессов и затрат рабочего времени. Основные способы управления временем в современных организациях. Анализ и пути совершенствования технологий тайм-менеджмента, применяемых в ООО "Босфор".
дипломная работа [744,7 K], добавлен 01.08.2015Сущность планирования рабочего времени. Эффективное обучение тайм-менеджменту. Анализ планирования рабочего времени руководителя на примере OOO "ФЛИНТ-КCИ" и разработка рекомендаций по его оптимизации. Причины дефицита времени и его инвентаризация.
курсовая работа [109,4 K], добавлен 30.10.2012Принцип В. Паретто в управлении рабочим временем, матрица Эйзенхауэра. Концепция управления временем Б. Франклина. Основные приёмы уплотнения времени. Основные поколения методик тайм-менеджмента. Перечень основных способов борьбы с нехваткой времени.
контрольная работа [24,2 K], добавлен 09.01.2012Основные причины дефицита времени. Рабочий день: как организовать его в быстро меняющемся мире. Метод многокритериальной оценки. Идеология тайм-менеджмента. Планирование: как укладываться в сроки. Приоритеты: как отсеять лишнее и найти время на главное.
контрольная работа [100,9 K], добавлен 20.05.2015Сложность управления творческим и управленческим трудом "сверху". Концепции тайм-менеджмента и основные проблемы нехватки как личного, так и рабочего времени. Откуда появляется нехватка времени и как с ней бороться. Этапы внедрения тайм-менеджмента.
контрольная работа [144,2 K], добавлен 08.12.2010Сущность и основные задачи учета рабочего времени. Особенности планирования и распределения рабочего времени руководителя. Управление рабочим временем, его контроль. Контроль за использованием рабочего времени как основной способ управления персоналом.
курсовая работа [41,0 K], добавлен 26.07.2010Структура, классификация, методы изучения затрат рабочего времени и трудовых процессов. Фотография, хронометраж, условия и факторы сокращения потерь. Тайм-менеджмент как система управления временем. Планирование и анализ использования временного ресурса.
курсовая работа [48,2 K], добавлен 08.02.2009Изучение феномена недостающего времени. Рассмотрение проблемы планирования деятельности; определение эффективности использования каждой минуты. Исследования ученых в данной области и основные методики тайм-менеджмента по организации личной работы.
реферат [39,4 K], добавлен 16.02.2014
