Системный подход к управлению изменениями в проекте на предприятиях транспортного строительства

Размещено на http://www.allbest.ru/

Размещено на http://www.allbest.ru/

Сибирская автомобильно-дорожная академия

Системный подход к управлению изменениями в проекте на предприятиях транспортного строительства

Е.А. Голубева

В период реализации проекта на предприятиях транспортного строительства неизбежно возникают проблемы, связанные с изменениями в проекте. Только системный, пошаговый подход поможет успешно справиться с данной проблемой и обеспечить эффективную работу команды управленцев. Рекомендованные разработанные мероприятия по процессу управления изменениями в проекте особенно актуальны для строительных предприятий дорожной отрасли.

Ключевые слова: управление, изменение в проекте, система, документы.

SYSTEMATIC APPROACH TO MANAGING CHANGE IN PROJECT TRANSPORT CONSTRUCTION COMPANIES

During the period of implementation of the project on construction of the transport companies will inevitably have problems related to izmenenieyami in the project. A systematic approach to cope with this problem and to ensure efficiency. the work of the management team.

Keywords: management, changes in project, the system documents.

На предприятиях транспортного строительства в последние годы успешно развивается область деятельности - управление проектом, в ходе которой определяются и достигаются четкие цели при балансировании между объемом работ, ресурсами (такими, как деньги, труд, материалы, энергия, пространство и др.), временем, качеством и риском. Ключевым фактором успеха проектного управления являются наличие четкого, заранее определенного плана, минимизация рисков и отклонений от плана, эффективное управление изменениями (в отличие от процессного, функционального управления, управления уровнем услуг).

Процесс управления проектами - это сочетание науки и искусства, которые используются в профессиональных сферах проекта, чтобы создать продукт, который бы удовлетворил миссию проекта путем организации надежной команды проекта, эффективно сочетающей технические и управленческие методы, демонстрируя эффективные результаты работы [1].

При реализации проекта неизбежно возникают изменения в проекте. Это связано с возможным изменением рыночной ситуации, ошибками в планировании, ротации трудовых и управленческих ресурсов. Это ведет к проблеме «расползания» рамок проекта, когда проект становится нереализуемым из-за неконтролируемого числа внесенных изменений [2; 3].

Чтобы справиться с данной проблемой, команде управленцев предприятия необходимо разработать системный подход управления изменениями в проекте:

- формальную процедуру управления изменениями в проекте;

- документы, которыми участники проекта будут пользоваться;

- распределить роли и зоны ответственности между участниками проекта, чтобы между ними было понимание того, кто имеет право подавать запросы на изменения, без утверждения какого лица изменение не может быть реализовано, кто должен проследить за тем, чтобы изменение было выполнено.

Предположим, на предприятии была внедрена система управления изменениями, но встала проблема изменения деталей проекта. Например, на строящемся участке автомобильной дороги из технических и организационных соображений необходимо заменить конструктивные слои дорожной одежды, используя привозные дискретные материалы на местные укрепленные грунты, модифицированные полимерной добавкой. Такое решение принято группой проектировщиков, исходя из критерия эффективности устройства таких дорожных одежд на данном участке строительства.

Руководствуясь системным подходом, менеджеру проекта, у которого есть система управления изменениями, необходимо действовать поэтапно. Рассмотрим каждый этап процедуры и определим, кто из участников проекта отвечает за эти этапы и какие документы использует.

1-й этап. Подача запроса на изменение. Устный запрос на изменение будет документирован и внесен в базу данных для дальнейшего контроля его статуса. Любой участник проекта имеет право на внесение изменения в проект. Запросы на изменения могут вноситься: на бумаге, электронным сообщением, путем заполнения формы в специализированной системе или другим способом. Предположим, есть утвержденная форма запроса на изменения. В этом документе должна быть следующая информация: название проекта; имя менеджера проекта, к которому поступает запрос; имя участника проекта, подавшего запрос на изменение; дата подачи запроса; порядковый номер запроса на изменение; описание изменения.

Запросы на изменения нужно регистрировать в журнале контроля изменений (таблица). В нем можно учитывать количество поданных запросов по проекту и отслеживать их статус вплоть до снятия с контроля вопроса о внесении изменения.

Журнал контроля изменений

Наименование проекта: Проект строительства участка автомобильной дороги «Амур» федеральной трассы «Чита - Хабаровск», км 1680-1720

2-й этап. Оценка последствий. Будет произведена оценка воздействия предлагаемого изменения на проект.

Всесторонняя оценка последствий внесения изменений предполагает решение следующих вопросов:

- Какая выгода будет получена от внесения изменений?

- Какие риски связаны с проектом, если реализовать предложенные изменения? Какие риски ожидают, если отказаться от изменений?

- Когда подан запрос на изменение? Если запрос поступил в самом начале проекта, то изменения, скорее всего, не окажут сильного воздействия на проект, но если проект уже выполнен на 70%, то изменения приведут к переделкам, а возможно и к переносу сроков.

- Как изменения повлияют на результаты проекта, проектные документы, сроки, бюджет, ресурсы и другие аспекты проекта?

Некоторые изменения настолько велики, что представляют собой «проект в проекте». Одна лишь оценка последствий внесения изменений может вылиться в серьезное исследование, результаты которого необходимо документировать.

3-й этап. Принятие решения об изменении. Будет принято решение о необходимости изменения и его реализации или отказе от предложенного изменения.

Решения по поданным запросам на изменения принимает совет по управлению изменениями. Часто в составе такого совета можно видеть заказчика. Изредка возникают ситуации, когда поступает два взаимоисключающих запроса на изменения, так что приходится решать, какой из запросов выбрать, чтобы устранить конфликт. По запросам, рассматриваемым советом по управлению изменениями, могут быть приняты разные решения:

- утвердить;

- утвердить при выполнении специфических условий;

- отклонить.

Недостаточно утвердить изменение, важно определить сроки, за которые нужно выполнить изменение, и закрепить ответственного за реализацию изменения. Также важно довести до сведения заинтересованных лиц информацию о том, какое именно решение принято. Следовательно, нужно подумать о следующих вопросах:

- Каким способом будет распространяться информация о принятых решениях?

- В каком виде будет доводиться информация об отказах (причина отказа, формат документа)?

4-й этап. Реализация изменения. Если принято решение об утверждении изменения, нужно обеспечить выполнение изменения.

Изменения могут касаться результатов проекта, проектных документов. И те и другие изменения нужно обязательно выполнить. В каких случаях приходится изменять проектную документацию? Например, когда изменения настолько серьезные, что требуется изменить базовый план проекта. Зачастую члены команды управления проектом во главе с менеджером проекта отвечают за изменения в проектных документах. За изменения результатов проекта отвечают назначенные члены команды проекта. Они должны запланировать действия по внесению изменений; протестировать изменения на небольшом участке, прежде чем решаться на полномасштабные изменения; выполнить изменения и сообщить о факте завершения работ.

5-й этап. Контроль. Если изменение выполнено, вопрос может быть снят с контроля. При контроле текущий план сравнивается с базовым, а если базовый план был изменен, то сравнение идет с новым базовым планом. После исполнения изменений желательно документировать все последствия внесения изменений в отдельном отчете. В нем может содержаться следующая информация:

- какие положительные и отрицательные уроки для будущих проектов можно получить от подобных изменений;

- получили ли заинтересованные стороны информацию о том, какие изменения были произведены;

- внесли ли в журнал контроля изменений информацию о снятии вопроса с контроля.

Системный подход к управлению изменениями проекта на предприятиях транспортного строительства экономит время. При внедрении системы управления изменениями менеджер проекта и другие участники проекта действуют эффективно, согласно процедуре управления изменениями. Однако это лишь одна - формальная сторона вопроса.

Для успешного управления изменениями нужна еще одна - неформальная составляющая. Здесь речь идет о навыках менеджера проекта по ведению переговоров, по умению наладить эффективные коммуникации.

Таким образом, управление изменениями - это рискованная деятельность, деликатная, требующая навыков планирования, коммуникационных навыков, логического мышления, опыта и здравого смысла. Документированная процедура управления изменениями может помочь в решении ряда сложных вопросов, но всех вопросов она не решит. Залогом успеха будет личность менеджера проекта.

системный подход изменение проект

Библиографический список

1. Буторин, А.Г. Управление материальными, финансовыми и информационными потоками на промышленном предприятии / А.Г. Буторин. - Челябинск: Изд-во ЮурГУ, 1999, -108 с.

2. Смирнов, Э.А. Разработка управленческих решений / Э.А. Смирнов. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2010, -304 с.

3. Сафронов, А.В. Методика подготовки организационной диагностики в строительных организациях / А.В. Сафронов. - М.: Экономика строительства, 2003. -148 с.

References

1. Butorin A.G. Management of material, financial and information flows at the industrial enterprise. Chelyabinsk, Publishing house YurSU, 1999, p. 108.

2. Smirnov E.A. Development of administrative decisions. Moscow, UNITY-DANA, 2010, p. 304.

3. Safronov A.V. Method of preparation organizational diagnostics in construction organizations. Moscow, Construction Economics, 2003, p. 148.

Размещено на Allbest.ru